KONINKLIJK WEST-VLAAMS VOLLEYBALVERBOND STATUTEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT

KONINKLIJK WEST-VLAAMS VOLLEYBALVERBOND STATUTEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT Laatste aanpassing: Algemene vergadering KWVBV dd. 5 maart 2015

Inhoudsopgave DEEL I Statuten KWVBV... 3 DEEL II Huishoudelijk Reglement... 7 Hoofdstuk I Raad van Bestuur... 8 Hoofdstuk II Bevoegdheden van de leden van de raad van bestuur... 12 Voorzitter... 12 Ondervoorzitter... 12 Secretaris... 13 Financieel Bestuurder... 13 Competitie en Ontmoetingen... 14 Scheidsrechters en arbitrage... 15 Jeugd Selecties en Techniek... 15 Promotie en Media... 16 Hoofdstuk III De Provinciale Algemene Vergadering... 17 Hoofdstuk IV De juridische commissies... 22 Samenstelling... 22 Aard van de klachten... 23 Bevoegdheid... 23 Iedere klacht moet... 23 Borgsom of Remgeld... 24 Overmaken van de klacht... 24 Behandeling van de klacht... 24 Disciplinaire maatregelen... 25 Overmaken van de beslissingen... 25 Beroep aantekenen... 26 Cassatie... 26 Spoedprocedure... 26 Algemeenheden... 27 Hoofdstuk V De competitie- en organisatiecommissie... 28 Hoofdstuk VI De scheidsrechterscommissie... 31 Hoofdstuk VII Decreet van de Vlaamse gemeenschap van 19 december 2014 betreffende medisch verantwoorde sportbeoefening... 39 Hoofdstuk VIII - Allerlei... 40 2

DEEL I STATUTEN VAN HET KONINKLIJK WEST- VLAAMS VOLLEYBALVERBOND vzw 3

Artikel 1 - Benaming De vereniging neemt de benaming aan: Koninklijk West-Vlaams Volleybalverbond v.z.w. KWVBV. Artikel 2 - Zetel De maatschappelijke zetel is gevestigd in de Capucienenstraat 134, 8900 Ieper, ressorterend onder het gerechtelijk arrondissement Ieper met als ondernemingsnummer 0413.671.148 Artikel 3 - Doel De vereniging heeft tot doel, in overeenstemming met de statuten en reglementen van de Vlaamse Volleybalbond VVB- met maatschappelijke zetel te Vilvoorde, Beneluxlaan 22 bij te dragen in de provincie West-Vlaanderen tot de bevordering van de lichamelijke opvoeding in het algemeen en het VOLLEY- BAL in het bijzonder. Clubs die voorheen hun zetel in de provincie West-Vlaanderen hadden, maar door de staatshervormingen tot het Franse Gemeenschap behoren, blijven lid van het K.W.V.B.V. Eenmaal zij kiezen voor de aansluiting bij het A.I.F., is deze keuze onomkeerbaar. Artikel 4 - Duur De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan op elk ogenblik ontbonden worden. Artikel 5 - Leden Het aantal leden is onbeperkt, zonder kleiner te mogen zijn dan drie. Mogen slechts als leden aangenomen worden de personen, zijnde de secretarissen van de West-Vlaamse clubs, die door de Algemene Vergadering van de West-Vlaamse clubs, aangesloten bij de V.V.B., aangeduid worden. Een clubsecretaris kan zich echter op de Algemene Vergadering van de West-Vlaamse clubs laten vertegenwoordigen door: - ofwel een ander persoon, aangesloten bij dezelfde club van de afwezige clubsecretaris, - ofwel een ander persoon, aangesloten bij een andere West-Vlaamse club, mits voorleggen van een volmacht, ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de club van de afwezige clubsecretaris. Artikel 6 - Bijdrage De bijdragen van de leden worden bepaald door de Algemene Vergadering, maar zullen de 50,00 niet mogen overschrijden. Artikel 7 - Uittreding De voorwaarden in verband met de uittredende leden worden geregeld volgens artikel 12 van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 (publicatie in Westvolley en/of website KWVBV dd. 08-10-1991 nr. 07-790). 4

Artikel 8 - Raad van Bestuur De vereniging wordt geleid door een Raad van Bestuur, waarvan de bestuurraadsleden benoemd worden door de Algemene Vergadering, na verkiezing, dit voor een functie en voor een bepaalde termijn en volgens een bepaalde beurtrol. De modaliteiten hiertoe zijn vermeld in het Huishoudelijk Reglement. Het bestuurdersmandaat eindigt door overlijden, ontslag of afzetting, het verstrijken van de voorziene termijn, door onbekwaamheid of kennelijk onvermogen of door de ontbinding van de vereniging. De leden van de Raad van Bestuur dienen: ofwel lid te zijn van een volleybalvereniging aangesloten bij de Vlaamse Volleybalbond vzw waarvan het stamnummer begint met het prefix W ofwel individueel aangesloten te zijn bij de Vlaamse volleybalbond vzw en gedomicilieerd te zijn in de provincie West-Vlaanderen De Raad van Bestuur bestaat uit: - de voorzitter - de ondervoorzitter - de secretaris - de financieel bestuurder - De voorzitters van de Commissies zijnde: o Verantwoordelijke Competitie en Ontmoetingen o Verantwoordelijke Scheidsrechters o Verantwoordelijke Jeugd, selecties en techniek o Verantwoordelijke Promotie en Media Artikel 9 - Bevoegdheid Raad van Bestuur Naast deelname aan het algemeen bestuur van de vereniging heeft ieder lid van de Raad van Bestuur een aantal specifieke taken die omschreven worden in het huishoudelijk reglement. De Raad van Bestuur leidt de zaken van het K.W.V.B.V. en vertegenwoordigt deze bij elke gerechtelijke en buitengerechtelijke actie. De Raad is bevoegd om alle handelingen van bestuur te verrichten die wettelijk of statutair niet toekomen aan de Algemene Vergadering. De beslissingen van de Raad van Bestuur worden getroffen in college De mandaten van de Raad van Bestuur zijn onbezoldigd en hun mandaat is op elk ogenblik herroepbaar door de Algemene Vergadering mits naleving van de voorziene procedure. De Raad van Bestuur wordt samengeroepen door de Provinciale Secretaris in naam van de Voorzitter, en eveneens wanneer drie leden van de Raad van Bestuur er schriftelijk om verzoeken. Artikel 10 - Dagelijks Bestuur De Raad van Bestuur draagt het Dagelijks Bestuur van de vereniging over aan de Voorzitter, de Ondervoorzitter, de Secretaris. De mandaten van het Dagelijks Bestuur zijn onbezoldigd en hun mandaat is op elk ogenblik herroepbaar door de Algemene Vergadering. Het Dagelijks Bestuur wordt samengeroepen door de Voorzitter. 5

Artikel 11 - Algemene Vergadering De Algemene Vergadering heeft als machten, deze zoals vermeld in de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002. Een statutaire Algemene Vergadering moet gehouden worden in de maand februari of maart. Jaarlijks wordt een gewone Algemene Vergadering georganiseerd in de loop van de maand juni of juli. Een Algemene Vergadering kan ook samengeroepen worden wanneer tenminste één vijfde deel van de leden schriftelijk hierom verzoekt. De leden worden voor deze Algemene Vergaderingen opgeroepen door de Secretaris en de Voorzitter. Die oproepingen gebeuren per post, via Westvolley en/of website KWVBV of per e-mail en vermelden de dagorde. De minimale termijn voor de oproeping van de Algemene Vergadering bedraagt dertig (30) dagen. De beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 en geboekt in het register van de verslagen, waarvan de leden kennis kunnen nemen. De wijziging van de statuten, moet gebeuren in overeenstemming met de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002. Artikel 12 - Balans - Begroting Ieder jaar worden de rekeningen van het voorbije jaar afgesloten en de begroting van het volgend jaar wordt opgesteld en voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Bij aankoopbedragen hoger dan 350,00 dient de bestelbon mede ondertekend voor akkoord, door minstens 2 leden van het Dagelijks Bestuur. Het maatschappelijk jaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december. Artikel 13 - Ontbinding De Algemene Vergadering die de ontbinding van de vereniging uitspreekt, bepaalt de bestemming van het maatschappelijk bezit. Artikel 14 - Niet voorziene gevallen Voor al wat niet uitdrukkelijk voorzien is in deze statuten, gelden de voorschriften van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002, en dient men zich te schikken naar het Huishoudelijk Reglement of naar de beslissingen van de Raad van Bestuur. Voorschriften van deze statuten die tegenstrijdig zijn of worden met de wet, dienen als ongeldig beschouwd zonder dat daarom onderhavige akte in zijn geheel als nietig dient te worden aanzien. (Laatste aanpassingen ter gelegenheid van de Algemene Vergadering dd. 05-03-2015) 6

DEEL II HUISHOUDELIJK REGLEMENT 7

HOOFDSTUK I RAAD VAN BESTUUR Raad van Bestuur. Territoriale bevoegdheid De bevoegdheid van de Raad van Bestuur geldt voor alle clubs waarvan de zetel gevestigd is in West-Vlaanderen. Clubs die voorheen hun zetel in de provincie West-Vlaanderen hadden, maar door de staatshervorming nu tot de Franse gemeenschap behoren, blijven lid van het KWVBV. Eenmaal zij kiezen voor de aansluiting bij het A.I.F., is deze keuze onomkeerbaar. Samenstelling Het K.W.V.B.V. wordt bestuurd door een Raad van Bestuur West-Vlaanderen, meer bepaald: - Voorzitter - Ondervoorzitter (commissieverantwoordelijke Statuten en Reglementen) - Secretaris - Financieel bestuurder - Voorzitters van de provinciale commissies, zijnde:. Verantwoordelijke Competitie en Ontmoetingen. Verantwoordelijke Scheidsrechters. Verantwoordelijke Jeugd, Selecties en Techniek. Promotie en media Indien een andere commissie wordt opgericht, moet de Raad van Bestuur de taakomschrijving bepalen en die laten verschijnen in Westvolley en/of website KWVBV, het officieel orgaan van het K.W.V.B.V. Bij beslissing van het Dagelijks Bestuur kunnen twee of meer functies tijdelijk samengevoegd worden. Deze beslissing geldt tot de eerstvolgende Algemene Vergadering. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur is samengesteld uit: - de Provinciale Voorzitter - de Provinciale Ondervoorzitter - de Provinciale Secretaris Het Dagelijks Bestuur leidt de zaken en vertegenwoordigt de provincie bij elke gerechtelijke en buitengerechtelijke actie. Het Dagelijks Bestuur staat in voor de beslissingen die snel moeten genomen worden en waarvoor de bijeenroeping van de hele Raad van Bestuur niet opportuun zou zijn. Het Dagelijks Bestuur is voor de genomen beslissingen rekenschap verschuldigd aan de volledige Raad van Bestuur op de eerstvolgende bijeenkomst. Taken en vervanging leden Raad van Bestuur Alle leden zijn verplicht de maandelijkse bijeenkomsten bij te wonen. De Voorzitter en/of Secretaris maken de agenda van de bijeenkomst Raad van Bestuur bekend aan de leden. De besprekingen tijdens de vergadering zijn vertrouwelijk. Beslissingen genomen op deze bijeenkomsten of andere informatie hierover, worden dan ook niet aan derden doorgegeven, tenzij de Voorzitter hiervoor toelating heeft gegeven en nadat de officiële mededeling verschenen is in het officieel orgaan, nl. Westvolley en/of website KWVBV. Alle genomen beslissingen tijdens een bijeenkomst Raad van Bestuur moeten te allen tijde door alle leden geëerbiedigd worden. Telkens wordt door een lid van de raad van bestuur een verslag van de vergadering opgemaakt. Alle leden van de Raad van Bestuur ontvangen dit verslag ten laatste één week voor de volgende vergadering. 8

Dit verslag wordt ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende bijeenkomst van de Raad van Bestuur. Een lid dat tijdens een maatschappelijk jaar afwezig is op de meerderheid van de vergaderingen van de Raad van Bestuur, wordt ambtshalve ontslag opgelegd. De bepaling is niet toepasselijk op afwezigheden ten gevolge van opdrachten uitgaande van het K.B.V.B.V., de V.V.B. of het K.W.V.B.V. of één van hun commissies, met uitsluiting van elke clubactiviteit. Wanneer voor het einde van het lopende mandaat een functie open komt, wordt door het Dagelijks Bestuur in de vervanging van de titularis voorzien door het toewijzen van deze functie aan een lid van de Raad van Bestuur K.W.V.B.V. of een derde Op de eerstvolgende bijeenkomst van de Raad van Bestuur wordt deze vervanging voorgelegd als agendapunt. Deze toewijzing is slechts geldig tot de volgende Algemene Vergadering, die een nieuwe titularis aanstelt. De Raad van Bestuur West-Vlaanderen kan een lid van een commissie toelaten aanwezig te zijn op de bijeenkomsten van de Raad van Bestuur, echter zonder stemrecht, teneinde een goede gang van zaken te verzekeren De commissies. Alle commissies moeten tenminste uit drie leden bestaan met een maximum van acht leden. Alle commissieleden moeten; Ofwel lid te zijn van een volleybalvereniging aangesloten bij de Vlaamse Volleybalbond vzw waarvan het stamnummer begint met het prefix W Ofwel individueel aangesloten te zijn bij de Vlaamse volleybalbond vzw en gedomicilieerd te zijn in de provincie West-Vlaanderen Er mogen geen twee leden aangesloten bij een zelfde club deel uitmaken van eenzelfde commissie. De samenstelling evenals het werkplan van elke commissie wordt jaarlijks op de eerste bijeenkomst van de Raad van Bestuur van het nieuwe seizoen bekendgemaakt, en aan de Raad van Bestuur voorgelegd ter goedkeuring. Ingeval van wijziging in de samenstelling van een commissie wordt dit onmiddellijk medegedeeld via de secretaris aan het Dagelijks Bestuur. Deze wijziging wordt dan ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende Raad van Bestuur. Eenzelfde persoon kan en mag geen deel uitmaken van twee commissies. Enkel de voorzitter van de commissie kan beslissingen nemen in de zaken, die verband houden met zijn commissie. Gedurende een eventuele afwezigheid van de voorzitter van de commissie kan de plaatsvervanger uitgenodigd worden op de bijeenkomst van de Raad van Bestuur, waar hij deelneemt aan de bespreking van de agendapunten, handelend over de betrokken commissie. Elke voorzitter van een commissie moet alle ontvangen briefwisseling zo spoedig mogelijk beantwoorden en/of behandelen. Van alle officiële en gedateerde briefwisseling die namens het K.W.V.B.V. door de commissies verstuurd wordt, moet een afschrift gestuurd worden naar het provinciaal secretariaat. Op de bijeenkomsten van de Raad van Bestuur kan een bepaalde commissie een maandtaak opgedragen worden. Deze moet zo spoedig mogelijk afgewerkt worden. De leden van de raad van bestuur en de voorzitters van de provinciale commissies kunnen voor officiële mededelingen gebruik maken van Westvolley en/of website KWVBV. De voorzitter van een commissie kan in zijn eigen commissie een subcommissie oprichten of ontbinden, indien dit noodzakelijk is en mits goedkeuring van de Raad van Bestuur. De taken van de subcommissie moeten vooraf worden vastgelegd. 9

Een subcommissie kan bestaan uit de voorzitter of leden van de commissie of de voorzitter(s) of leden van andere commissies en/of anderen. De voorzitter van de commissie blijft de uiteindelijke verantwoordelijke tegenover de Raad van Bestuur voor de werking van de subcommissie. Elke voorzitter legt aan de Algemene Vergadering, aan het einde van het speelseizoen, een verslag voor. Bij ontstentenis van het jaarverslag, dient het lid van de Raad van Bestuur ontslag te nemen. Op de laatste bijeenkomst van de Raad van Bestuur voor de Algemene Vergadering, waarop de commissievoorzitter uittredend en niet-herkiesbaar is, brengt hij alle commissiedocumenten en informaticabestanden bij de Provinciale Secretaris binnen. Verkiezing of niet-aanvaarding De leden van de Raad van Bestuur worden verkozen door de Algemene Vergadering voor een periode van vier jaar. De verkiezingen worden gehouden volgens een welbepaalde beurtrol. 2016 e.v. : op de gewone vergadering: Secretaris Voorzitter scheidsrechterscommissie 2017 e.v. : op de gewone vergadering: Voorzitter jeugdcommissie Financieel bestuurder 2018 e.v. : op de gewone vergadering: Ondervoorzitter Voorzitter promotie en media 2019 e.v. : op de gewone vergadering: Voorzitter Voorzitter competitieleiding Onkostenstaat. Maandelijks dienen de commissieleden een gedetailleerde onkostenstaat in bij hun voorzitter, die deze, na controle en goedkeuring, doorstuurt naar een lid van het dagelijks bestuur tot betaling. De voorzitters van de diverse commissies stellen een budget dat ingediend wordt bij het dagelijks bestuur. Geen enkel lid van de Raad van Bestuur mag een buitengewone uitgave doen en/of bestelling plaatsen, zonder vooraf het Dagelijks Bestuur of de Raad van Bestuur geraadpleegd te hebben. (Artikel 12 van de statuten KWVBV) Bij het afsluiten van ieder boekjaar, wordt een inventaris van het materiaal der onderscheiden commissies opgemaakt. Vertegenwoordiging - Verplaatsingen Een verkozen lid van de Raad van Bestuur kan geen club vertegenwoordigen op de A.V. Algemene Vergadering). Wanneer leden van de Raad van Bestuur zich verplaatsen in opdracht van deze Raad, vallen de kosten ten laste van de Raad van Bestuur West-Vlaanderen. Gebeurt de verplaatsing in opdracht van het VVB/KBVBV, dan zijn de kosten ten laste van de K.B.V.B.V. of de V.V.B. Een lid van de Raad van Bestuur, aanwezig op een of andere bijeenkomst van het K.B.V.B.V. of de V.V.B., moet hierover verslag uitbrengen op de eerstvolgende bijeenkomst van de Raad van Bestuur. Commissies kunnen opdrachten geven aan hun leden, zoals bijwonen vergaderingen, manifestaties, plechtigheden, vieringen, controles, De verplaatsingen worden in dit geval vergoed, indien de opdracht komt van de voorzitter van de commissie 10

Ereleden K.W.V.B.V. De kandidaat-ereleden worden jaarlijks op de eerste vergadering van het nieuwe seizoen van de Raad van Bestuur, voorgedragen door de K.W.V.B.V. secretaris. De Raad van Bestuur beslist over de aanvaarding, rekening houdend met de opgelegde voorwaarden. De nieuwe ereleden worden geregistreerd in het verslag van de vergadering. Ze worden uitgenodigd op en voorgesteld aan de A.V. van februari. Ereleden hebben de status van niet-werkende leden, behalve indien ze nog actief zijn als clubsecretaris. Aan volgende voorwaarden dient voldaan: minstens 20 jaar dienst hebben als werkend lid (secretaris van een club aangesloten via het K.W.V.B.V. bij het overkoepelend orgaan.) of minstens 20 jaar de taak van voorzitter bekleden of bekleed hebben bij een club aangesloten via het K.W.V.B.V. bij het overkoepelend orgaan. of minstens 20 jaar dienst als bestuurder K.W.V.B.V. of het overkoepelend orgaan of als commissielid bij een van beide, of samen, kunnen aantonen. of zich op een uitzonderlijke wijze verdienstelijk hebben gemaakt voor het K.W.V.B.V. steeds een positieve houding tegenover het West-Vlaams Volleybalverbond hebben aangenomen. zelf een aanvraag met pasfoto richten aan de Raad van Bestuur via het Provinciaal Secretariaat, eventueel met bewijsstukken of verwijzingen naar de dienststaat. de leeftijd van 55 jaar bereikt hebben op het ogenblik van de aanvraag in de toekomst de doelstellingen van het K.W.V.B.V. blijven promoten. bereid zijn, op vraag van de bestuurders, advies te verstrekken in bepaalde aangelegenheden. Het erelid ontvangt een kaart van erelid K.W.V.B.V., welke gratis toegang geeft tot alle wedstrijden van de provinciale competitie. Het erelid wordt uitgenodigd door de Raad van Bestuur op bepaalde evenementen ingericht door het K.W.V.B.V. of met de samenwerking van het K.W.V.B.V. 11

HOOFDSTUK II BEVOEGDHEDEN VAN DE LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR 1.De Provinciale Voorzitter. 1.1. Hij vertegenwoordigt West-Vlaanderen op alle officiële en sportieve plechtigheden, die hij van rechtswege of na uitnodiging bijwoont. 1.2. Hij delegeert indien noodzakelijk bepaalde opdrachten naar de leden Raad van Bestuur. 1.3. Hij bepaalt samen met de secretaris de data en dagorde van de bijeenkomsten van de Raad van Bestuur en van het Dagelijks Bestuur en hij leidt de werkzaamheden ervan. 1.4. Hij coördineert alle activiteiten van de provinciale commissies. 1.5. Hij heeft het recht de vergaderingen bij te wonen, behalve deze van de juridische commissies. 1.6. Hij zetelt ambtshalve in de Raad van Bestuur van de Vlaamse Volleybalbond. 1.7. Hij woont alle vergaderingen, samenkomsten, enz. bij, waarvoor hij een officiële uitnodiging heeft ontvangen. 1.8. Hij ontvangt op regelmatige basis kopie van de informaticabestanden van de diverse commissies. 2. Ondervoorzitter. 2.1. Hij vervangt, op verzoek van de Voorzitter, deze laatste op alle officiële en sportieve plechtigheden. 2.2. Hij leidt bij afwezigheid van de Voorzitter, de Algemene Vergadering, of de bijeenkomsten van de Raad van Bestuur of van het Dagelijks Bestuur. Hij onderhoudt contacten met of vertegenwoordigt West-Vlaanderen bij provinciale en officiële organisaties of instanties. 2.3. Hij kan de zittingen van de provinciale klachten- en beroepscommissie bijwonen als waarnemer, zonder stemrecht. 2.4. De ondervoorzitter stelt zijn commissie statuten en reglementen samen met als doel hem bij te staan in al zijn opdrachten. 2.5. Hij waakt over de juiste toepassing van de reglementen op elk niveau. 2.6. Hij ontvangt een afschrift van elke opdracht toevertrouwd aan de juridische commissies, opdat bij vaststelling van onregelmatige uitspraak met betrekking tot toepassing van de reglementen, hij in naam van de Raad van Bestuur en in hun opdracht kan optreden als partij ter zake. 2.7. Hij onderzoekt de ontvankelijkheid van de ingediende voorstellen en stelt ze in een reglementair aanvaardbare vorm. 2.8. Hij past de teksten van Statuten en Reglementen aan, volgens de beslissingen van de bevoegde instanties. Hij legt bij het vaststellen van een inbreuk ten opzichte van de reglementen K.W.V.B.V., gepleegd door de clubs, hun leden of enig orgaan van het verbond, deze voor aan de Raad van Bestuur. 2.9. Hij kan geraadpleegd worden door de Raad van Bestuur, het Dagelijks Bestuur, de verschil- 12

lende commissies en clubs, lid van het K.W.V.B.V., wanneer zich moeilijkheden voordoen of onduidelijkheden rijzen bij de toepassing van de reglementen, en in zoverre ze niet gevat zijn door een juridische commissie. 2.10. Hij waakt samen met het Provinciaal Secretariaat over het respecteren van de in de statuten en reglementen voorziene termijnen en data. 2.11. Hij kan de zittingen van de provinciale klachten- en beroepscommissie bijwonen als waarnemer zonder stemrecht 3. Secretaris. 3.1. Hij is verantwoordelijk voor de goede werking van het secretariaat. 3.2. Hij ontvangt alle briefwisseling, mails, faxen en geeft er het nodige gevolg aan. 3.3. Hij houdt het archief van het K.W.V.B.V. bij. 3.4. Hij roept in naam van de Voorzitter (Algemene Vergaderingen, Raad van Bestuur en Dagelijks Bestuur) bijeen. 3.5. Hij is verantwoordelijk voor de redactie en uitgave van Westvolley en/of website KWVBV op geregelde tijdstippen tijdens de competitie. 3.6. Hij maakt van de Algemene Vergaderingen en de Raden van bestuur, een verslag op en neemt dit op in Westvolley en/of website KWVBV. 3.7. Hij maakt voor alle leden van de Raad van Bestuur afschriften (fotokopieën) van verslagen, vergaderingen en andere officiële documenten. 3.8. Hij verzendt onmiddellijk alle officiële documenten naar de betrokken commissies (ontvangst en verzending klachten, beroep, en dergelijke). 3.9. Hij is verantwoordelijk voor het beheer van de K.W.V.B.V.-website. 3.10. Hij maakt jaarlijks de subsidiëringaanvraag op en stuurt deze door naar de nodige instanties. Hij kan binnen het secretariaat een cel oprichten en zich bij de uitoefening van zijn taken laten bijstaan door de leden van deze cel. 4. Financieel Bestuurder. 4.1. Het financieel beheer. 4.2. Bijhouden van de boekhouding in samenwerking met een extern aangestelde boekhouder aangeduid door de raad van bestuur. 4.3. Verzekeren van de betalingen van alle gewone uitgaven in opdracht van de Raad van Bestuur en de goedgekeurde werkingskosten van de verschillende commissies. In overleg met het Dagelijks Bestuur worden uitzonderlijke uitgaven, inningen en beleggingen uitgevoerd. 4.4. Afsluiten eind december van het verlopen boekjaar en de opmaak van de jaarrekening in samenwerking de extern aangestelde boekhouder. Op de eerstvolgende statutaire vergadering, in de loop van februari of maart wordt de jaarrekening aan de Algemene vergadering ter goedkeuring voorgelegd. 4.5. Opstellen van de jaarlijkse begroting voor het volgende boekjaar welke op de eerstvolgende statutaire vergadering, in de loop van februari of maart aan de Algemene vergadering wordt voorgelegd ter goedkeuring. 4.6. Bijwonen vergaderingen van de financiële commissie V.V.B. 13

4.7. Facturen opgemaakt door het KWVBV aan de aangesloten clubs worden via e-mail opgestuurd aan de voorzitter en financieel bestuurder, en per brief aan de secretaris van de betreffende club. 4.8. Verzorgt aan-, verkoop en levering van bestelde wedstrijddocumenten. 5. Competitie en Ontmoetingen. 5.1. Hij organiseert de provinciale, regionale en recreatieve kampioenschappen, eindronden, testwedstrijden en waakt over het regelmatig verloop ervan. Na elke competitie deelt hij aan de V.V.B. de ploegen mee die in aanmerking komen voor de eindronden. 5.2. Hij is verantwoordelijk voor, en organiseert de manifestaties zoals vermeld in hoofdstuk V punt 3. De competitie- en ontmoetingscommissie - Organisaties. 5.3. Hij stelt in samenspraak met de Raad van bestuur het competitiereglement op en legt het ter goedkeuring voor aan de Raad van Bestuur West-Vlaanderen. Hij zorgt eveneens voor de reglementen van de overige organisaties. 5.4. Hij treft binnen het kader van de reglementen de voorziene maatregelen en / of sancties, wanneer overtredingen worden vastgesteld. 5.5. Hij zorgt in het kalenderboekje en / of in Westvolley en/of website KWVBV en website, voor de tekst van het competitiereglement seniores, jongeren en bijkomende ploegen, plus alle bekercompetities. Hij maakt deze teksten vóór 1 juni aan de Provinciale Secretaris over. 5.6. Hij onderzoekt en geeft de toelating tot het inrichten van tornooien en / of vriendschappelijke wedstrijden van alle West-Vlaamse ploegen, voor zover er geen ploegen uit divisie of nationale afdelingen of buitenlandse ploegen betrokken zijn. 5.7. Hij kan bij slechte weersomstandigheden de competitie uitstellen, hetzij volledig, hetzij gedeeltelijk in overleg met het dagelijks bestuur. Deze mededeling zal gebeuren op de website KWVBV vanaf vrijdagavond 18.00 u. In geval van uitstel wordt een nieuwe datum vastgelegd door de competitieleider. 5.8. Hij maakt dadelijk na de definitieve samenstelling van de kalender de officiële kalender van competitie en beker West-Vlaanderen over aan de Provinciale Scheidsrechterscommissie. 5.9. Hij woont alle landelijke vergaderingen van de competitie bij of wordt vertegenwoordigd door een afgevaardigde uit zijn commissie en brengt verslag uit aan de raad van bestuur. 5.10. Hij belegt een kalendervergadering met de clubs deelnemend aan de provinciale competities, en dit tijdens de maanden juni of juli. 5.11. Hij stelt de diverse kalenders samen van de provinciale kampioenschappen. 5.12. Hij is verantwoordelijk voor opvolging gehomologeerde terreinen. 5.13. Hij is verantwoordelijk voor het bijhouden van uitslagen en rangschikking. 5.14. Hij controleert de wedstrijdbladen in verband met de administratieve gegevens: opgelegde boeten worden voor publicatie in Westvolley en/of website KWVBV meegedeeld aan de Provinciale Secretaris 5.15. Hij duidt in samenspraak met de Raad van Bestuur de zalen aan, waarin de jaarlijkse eindronden, de diverse trofeeën en jeugdorganisaties zullen plaats grijpen. Hij staat in voor de bestelling en levering van alle drukwerken en trofeeën (bekers - medailles - vlaggen), samen met dagelijks bestuur, indien deze bestellingen niet meer bedragen dan 350,00. 14

6. Scheidsrechters en arbitrage. 6.1. Administrative opdrachten 6.1.1. Tegen uiterlijk 15 maart doet hij de nodige voorstellen aan de competitieleiding voor de opmaak van het reglement voor het volgend seizoen. 6.1.2. Hij zorgt voor de administratieve opvolging van de scheidsrechters. 6.1.3. Hij voert controle uit op de ingediende onkostenstaten door de scheidsrechters en zijn (sub)commissieleden. 6.2. Uitvoerende opdrachten 6.2.1. Hij staat in voor de aanduidingen en vervangingen van de scheidsrechters op provinciaal vlak alsook voor de aanduidingen op hoger niveau volgens de gemaakte afspraken met de Landelijke Arbitrage. 6.2.2. Hij neemt deel aan de vergaderingen van de Landelijke Arbitrage en brengt verslag uit aan de Raad van Bestuur. 6.2.3. Hij treft de nodige maatregelen ingeval de scheidsrechters, waarnemers en zijn (sub)commissieleden de geldende richtlijnen onjuist of niet toepassen. 6.2.4. Hij staat in voor de werving, opleiding, begeleiding en de vorming van de scheidsrechters en belegt hiervoor de nodige cursussen en bijeenkomsten. 6.2.5. Hij regelt alle geschillen op het vlak van de arbitrage en de naleving van de deontologie. 6.3. Informatieve opdrachten 6.3.1. Hij staat in voor de publicatie van de aanduidingen en alle nuttige informatie betreffende arbitrage op de website KWVBV 6.3.2. Hij informeert alle betrokkenen ingeval van een wijziging van spelregels en reglementen. 6.3.3. Hij organiseert op regelmatige tijdstippen opleidingssessies voor markeerders. 7. Jeugd - Selecties - Techniek. 7.1. De verantwoordelijke stelt een commissie samen, met als doel hem bij te staan in het vervullen van al zijn opdrachten. 7.2. Samenstelling commissie Jeugd, Selecties en Techniek: - verantwoordelijke Jeugd, Selecties en Techniek - de leden van de commissie - subcommissie met provinciale trainers en medewerkers. 7.3. Hij is verantwoordelijk voor het inrichten van en de controle op alle stages en andere activiteiten van de West-Vlaamse jeugdselecties en moet toezien op de strikte naleving van deze planning. 7.4. Hij controleert de goede uitvoering van de technische opdrachten van de aangestelde trainers en van de taken van de medewerkers 7.5. Hij organiseert het transport (bus - reisroute - begeleiding) bij deelname van de provinciale selecties aan tornooien, en dergelijke. 7.6. Hij moet een verslag opstellen over iedere activiteit. Dit verslag dient hij over te maken aan de Provinciale Secretaris, ten laatste twee weken na afloop van de activiteit. 7.7. Hij mag binnen het kader van de budgettaire mogelijkheden aan het Dagelijks Bestuur projecten voorleggen, die tot doel hebben het jeugdvolleybal in de provincie te stimuleren. Hij voert de nodige propaganda om aan jeugdwerking te doen. 7.8. Hij waakt over de goede organisatie van de verschillende West-Vlaamse activiteiten, specifiek gewijd aan de jeugd (vb. stages, trainingen, wedstrijden, IPJOT-tornooien, schoolactiviteiten, enz.). 15

7.9. Hij zorgt voor jeugdtrainersopleiding, wat betekent, het zoeken naar en kenbaar maken van organismen die zulke opleidingen verzorgen, of ze eventueel zelf organiseren. 7.10. Hij is verantwoordelijk, in samenwerking met de competitieleider, voor het opstellen van het wedstrijdreglement voor de jeugdreeksen, dat verschijnt in het kalenderboekje. 7.11. Hij neemt desgevraagd deel aan de vergaderingen van de Landelijke jeugdcommissie en brengt hierover verslag uit. 8. Promotie en Media. 8.1. De voorzitter stelt een commissie samen, met als doel hem bij te staan in al zijn opdrachten. 8.2. Hij is verantwoordelijk voor het verspreiden van berichtgeving nuttig voor het K.W.V.B.V. - beleid en de propaganda van onze volleybalsport in de media. 8.3. Hij adviseert het Dagelijks Bestuur en de Raad van Bestuur West-Vlaanderen over het houden van persconferenties en legt de agenda hieromtrent voor. 8.4. Hij werkt nauw samen met de andere commissieleden om de nodige ruchtbaarheid te geven aan activiteiten, op het getouw gezet door het K.W.V.B.V. 8.5. Bijhouden van de historiek van het verbond. 8.6. Hij neemt desgevraagd deel aan de vergaderingen van de Landelijke commissie Promotie en communicatie en brengt hierover verslag uit. 16

HOOFDSTUK III DE PROVINCIALE ALGEMENE VERGADERING Samenstelling De provinciale Algemene Vergadering is de bijeenkomst van de vertegenwoordigers van de clubs van het Koninklijk West-Vlaams Volleybalverbond (K.W.V.B.V.). Rechten en plichten van de vertegenwoordigers. De clubs kunnen op de Provinciale Algemene Vergadering vertegenwoordigd worden door hun respectievelijke voorzitter, secretaris of financieel bestuurder zoals deze voorkomen op het schutblad van de club bij de VVB mits voorlegging van hun lidkaart. Ingeval een ander aangesloten lid zijn club wenst te vertegenwoordigen dient hij/zij een geschreven volmacht voor te leggen van zijn club (model op de website). De vertegenwoordigers van de clubs moeten op de provinciale Algemene Vergadering drager zijn van hun lidkaart geldig voor het lopende seizoen. Elke aangesloten club bij het K.W V.B.V. heeft recht op één stem. Elke afgevaardigde mag, naast zijn eigen club, slechts één andere club vertegenwoordigen, en dit bij geschreven volmacht, ondertekend door voorzitter en secretaris van die andere club. Blanco document volmacht is te downloaden op de website en vormt het enig toegelaten document. Elk ander of onvolledig document wordt niet aanvaard. Een secretaris van een club die een bestuurdersmandaat bekleedt bij het K.W.V.B.V., dient de Algemene Vergadering in zijn functie van bestuurder bij te wonen. Deze bestuurder dient zich voor zijn functie van secretaris van een club, te laten vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering door een ander persoon conform de statuten art. 5. Op de agenda van iedere Algemene Vergadering zal een punt vraagstelling voorzien worden. De vraagstelling moet wel schriftelijk ingediend worden hetzij bij de provinciale secretaris of ten laatste bij de aanmelding van de afgevaardigden van de clubs op de Algemene Vergadering. Het staat de geinterpelleerde vrij die vraag op de Algemene Vergadering te beantwoorden ofwel via Westvolley en/of website KWVBV. De vraagstelling kan nooit een aanleiding tot discussie zijn. Data - Oproepingen. Volgens artikel 11 van de statuten Interpellaties en voorstellen. De vragen tot interpellatie uitgaande van één vijfde van de werkende leden tegenover één of meerdere leden van de RVB KWVBV moeten ten laatste dertig (30) kalenderdagen vóór de datum van de AV KWVBV schriftelijk worden ingediend op het KWVBV-secretariaat t.a.v. de RVB KWVBV; het voorwerp moet duidelijk omschreven zijn. De geïnterpelleerde(n) is niet verplicht te antwoorden op laattijdig ingediende interpellaties. Na het antwoord van de geïnterpelleerde hebben de interpellanten het recht een stemming van vertrouwen of wantrouwen te eisen. Indien twee derden van de aanwezige werkende leden het wantrouwen stemt, moet de geïnterpelleerde ontslag nemen. De voorstellen moeten schriftelijk ingediend worden bij de Provinciale Secretaris ten laatste 30 (dertig ) dagen voor de provinciale Algemene Vergadering en deze moeten ondertekend zijn door minstens één twintigste van de werkende leden (clubs). Zij moeten op straffe van onontvankelijkheid duidelijk vermelden hoe de bestaande teksten moeten gewijzigd worden, dit wil zeggen dat ten overstaan van de vroegere tekst, de vooropgestelde nieuwe tekst integraal vermeld wordt. 17

Een verklarende nota of motivering moet de tekst begeleiden. Beslissingen - Quorum. De beslissingen worden bij gewone meerderheid der stemmen getroffen. Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen worden niet in aanmerking genomen. Beslissingen welke betrekking hebben op de wijziging van statuten van de vzw moeten een meerderheid halen van twee derden van de stemmen en een aanwezigheid of vertegenwoordiging van twee derden van de leden. Beslissingen welke betrekking hebben op de wijziging van het doel van de vzw of een vrijwillige ontbinding ervan, moeten een meerderheid halen van vier vijfden van de stemmen en een aanwezigheid of vertegenwoordiging van twee derden van de leden. Stemmingen. De stemming gebeurt met opgeheven hand, met naamafroeping ofwel met stembrieven. De stemming is geheim op aanvraag van minstens 1/5 van de aanwezige stemgerechtigden. De stemming is altijd geheim, wanneer ze personen betreft. Indienen van kandidaturen. De kandidaturen voor de te begeven mandaten moeten aangetekend bij de Provinciale Secretaris toekomen, uiterlijk 30 (dertig) dagen voor de provinciale Algemene Vergadering. Een lid mag zijn kandidatuur indienen voor slechts één mandaat. Indien een lid van de Raad van Bestuur West-Vlaanderen zich kandidaat stelt voor een andere functie, moet de Provinciale Secretaris de clubs hiervan via Westvolley en/of website KWVBV op de hoogte brengen, binnen de kortst mogelijke tijd, doch uiterlijk zes weken voor de provinciale Algemene Vergadering. Tegelijkertijd moet hij kandidaturen oproepen voor het door het lid van de Raad van Bestuur betrokken functie. Het lid van de Raad van Bestuur moet onmiddellijk ontslag nemen uit zijn vroegere functie en er wordt overgegaan tot de verkiezing van een nieuwe titularis voor de vrijgekomen functie. Wanneer een lid van de Raad van Bestuur tijdens zijn mandaat ontslag neemt, duidt de Raad van Bestuur een plaatsvervanger aan, welke de verantwoordelijkheid van de functie op zich neemt tot de eerstvolgende Algemene Vergadering. Vertegenwoordiging in de Raad van Bestuur van het V.V.B. De vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur V.V.B. worden aangesteld door de Raad van Bestuur West-Vlaanderen. Deze brengen maandelijks verslag uit aan de Raad van Bestuur K.W.V.B.V. Verkiezingen, bekrachtiging, stemming. De stemming is geheim en gebeurt met stembriefjes wanneer het om personen gaat: Bij verkiezing bestuurraadsleden Bij bekrachtiging juridische commissies Op aanvraag van minstens 1/5 der aanwezige stemgerechtigden Bij beslissing van de Voorzitter van de Algemene Vergadering. De stembriefjes moeten na de verkiezingen openbaar vernietigd worden. In alle andere gevallen gebeurt de stemming met handopsteking of bij naamafroeping. 18

Verkiezing van bestuursleden De leden van de Raad van Bestuur West-Vlaanderen worden verkozen door de provinciale Algemene Vergadering. Elk jaar zijn welbepaalde functies herkiesbaar volgens een beurtrol, vervat in art. 3 van hoofdstuk I van het Huishoudelijk Reglement. Per verkiesbaar mandaat zijn er afzonderlijke stembriefjes, bij voorkeur in een andere kleur. De stembriefjes moeten 3 vakjes vertonen, namelijk: voor een ja-stem naast elke kandidaat, per stembriefje één vakje, voor een neen-stem indien men niet akkoord gaat met de voorgestelde kandidatuur /kandidaturen, voor een onthouding. De volgorde der kandidaten op de stembriefjes wordt bepaald door het Dagelijks Bestuur. Een stemgerechtigde mag per te begeven mandaat maar 1 (één) stem uitbrengen. Ontbrekende stemmen, ongeldige, blanco en onthoudingen worden niet meegerekend voor de verkiesbaarheid. Stemming ingeval van één kandidaat: o is verkozen indien de kandidaat bij de geheime stemming, de gewone meerderheid behaalt; o is niet verkozen, indien de kandidaat hieraan niet voldoet. Stemming ingeval er twee kandidaten zijn: o is verkozen de kandidaat die bij de geheime stemming, de gewone meerderheid behaalt; o is niet verkozen de kandidaat die hieraan niet voldoet Indien beiden hieraan NIET voldoen zal de Voorzitter der Algemene Vergadering een onderbreking van een vijftal minuten inlassen vooraleer een bijkomende stemronde te laten aanvangen tussen de kandidaten. o is dan verkozen de kandidaat die bij de geheime stemming, de gewone meerderheid behaalt. o is niet verkozen de kandidaat die hieraan niet voldoet. Indien beiden hieraan niet voldoen, zullen opnieuw kandidaturen opgevraagd worden volgens de geldende procedure. Trekt één der kandidaten zijn kandidatuur terug vóór de bijkomende stemronde, is er stemming zoals voorzien voor één kandidaat. Stemming ingeval er drie of meer kandidaten zijn o is verkozen de kandidaat die bij geheime stemming, de gewone meerderheid behaalt. Behaalt geen der kandidaten deze vereiste, dan mogen alleen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden tijdens de eerste ronde, deelnemen aan een tweede stemronde. Indien wegens gelijkheid van stemmen meer dan twee kandidaten hieraan voldoen, volgt opnieuw een stemronde, enkel met de kandidaten met de twee hoogste scores, zoals in deze paragraaf omschreven. Resten ten slotte twee kandidaten: zie stemming tussen twee kandidaten. 19

Stemming voor een bekrachtiging De stembriefjes moeten 3 vakjes vertonen, namelijk één voor een ja-stem, één voor een neen-stem één voor een onthouding. Is bekrachtigd, indien de commissie de gewone meerderheid behaalt (ontbrekende stemmen, blanco, ongeldige en onthoudingen worden NIET meegerekend). Bij niet bekrachtiging, stelt de Raad van Bestuur in toepassing van de statuten, in zijn eerstvolgende vergadering een nieuwe voorzitter van die commissie aan, die zelf zijn commissie samenstelt. Deze commissie zetelt tot de eerstvolgende Algemene Vergadering. Stemming over voorstellen tot wijziging van de statuten Quorum: een aanwezigheid van 2/3 van de leden is nodig om geldig te kunnen stemmen. Een meerderheid van 2/3 der stemmen is nodig tot aanvaarding. Elke niet-positieve stem wordt in dit geval als een negatieve stem aangezien. Gaat de statutenwijziging over een aanpassing van de doelstellingen, dan is er een 4/5 meerderheid van de stemmen nodig tot aanvaarding. Alle andere stemmingen Verlopen eveneens volgens de bestaande vzw-wetgeving. Proces-verbaal. Het proces-verbaal van de Algemene Vergadering wordt binnen de 30 (dertig) dagen via Westvolley en/of website KWVBV gepubliceerd. Het wordt ambtshalve als goedgekeurd beschouwd, behoudens schriftelijke opmerkingen, binnen de maand, bij de Provinciale Secretaris ingediend. Tenzij de provinciale Algemene Vergadering hiervoor expliciet uitspraak heeft gedaan, hebben de beslissingen van de Algemene Vergadering uitwerking 30 (dertig) dagen na publicatie van het proces-verbaal in Westvolley en/of website KWVBV. Het mandaat van een verkozen bestuurder of een bekrachtigde juridische commissie vangt aan de dag na de Algemene Vergadering. In geval van betwisting of onmogelijkheid tot uitvoering, mag het Dagelijks Bestuur de aangevochten beslissing in beraad houden tot de volgende bijeenkomst van de Raad van Bestuur, die beslist. Deze beslissingen zijn onherroepelijk, tenzij bewezen wordt dat de reglementen van de K.B.V.B.V. of de V.V.B. overtreden werden. Leiding en ruchtbaarheid der debatten. De leden van de Raad van Bestuur West-Vlaanderen vormen het bureau van de Algemene Vergadering, die door de Voorzitter wordt geleid. De leden van de Raad van Bestuur hebben geen stemrecht. 20

Bevoegdheid der provinciale Algemene Vergadering. Alleen de Algemene Vergadering is bevoegd om: - de statuten van het K.W.V.B.V. te wijzigen, - de leden van de Raad van Bestuur te benoemen of af te zetten, - vrijwillig de vereniging te ontbinden, - leden uit te sluiten, - de begroting en de jaarrekening goed te keuren of te verwerpen - de kwijting aan de bestuurders en rekeningnazichters te verlenen, - het budget, de commissieverslagen en rekeningen goed te keuren of te verwerpen, - de samenstelling van de diverse juridische commissies te bevestigen of te verwerpen, - voorstellen of amendementen goed te keuren of te verwerpen, - elke beslissing te nemen, die de wettelijke of statutaire macht van de Raad van Bestuur te buiten gaat. 21

HOOFDSTUK IV DE JURIDISCHE COMMISSIES Er bestaan op provinciaal vlak twee juridische commissies: De provinciale klachtencommissie (P.K.C.) De provinciale beroepscommissie (P.B.C.) 1. Samenstelling Iedere juridische commissie is samengesteld uit: een voorzitter, maximum 7 leden In een juridische commissie mag slechts één lid van eenzelfde club zetelen. Een lid van de Raad van Bestuur West-Vlaanderen mag niet zetelen in een juridische commissie. Een lid van de provinciale juridische commissie mag niet zetelen in een zaak, die hemzelf, een familielid, zijn club of enig orgaan van het verbond waar hij deel van uitmaakt, zelfs onrechtstreeks, aanbelangt. De ondervoorzitter of de verantwoordelijke statuten en reglementen mag de zittingen van de klachten- en beroepscommissie bijwonen als waarnemer, echter zonder stemrecht. Niemand mag lid zijn van meer dan één provinciale juridische commissie, noch van een andere commissie. De Raad van Bestuur West-Vlaanderen gaat over tot de aanstelling van een voorzitter van een juridische commissie op basis van de door de raad aanvaarde criteria met betrekking tot deze functie. Op een Algemene Vergadering stelt hij zijn commissie volgens de geldende regels in haar geheel ter bekrachtiging voor. Pas dan is de nieuwe commissie geïnstalleerd na bekrachtiging van de algemene vergadering. De samenstelling van de provinciale juridische commissies wordt ieder jaar ter goedkeuring voorgelegd aan de provinciale Algemene Vergadering. De afzetting van een voorzitter van een juridische commissie is aan volgende procedure onderworpen: de Raad van Bestuur stelt een dossier samen dat de feiten vermeld, welke de betrokken voorzitter ten laste worden gelegd. Dit dossier wordt aan betrokkene ter kennis gebracht. De Raad van Bestuur voorziet een hoorzitting met de betrokkene ten vroegste 10 (tien) dagen na de kennisgeving. Indien de Raad van Bestuur na de hoorzitting beslist dat de betrokkene in functie kan blijven, wordt dit geacteerd in het verslag van de Raad. Indien de Raad van Bestuur na de hoorzitting beslist dat betrokken voorzitter niet in functie kan blijven, dan wordt deze voorlopig geschorst tot de zaak aan een Algemene Vergadering wordt voorgelegd. Betrokkene krijgt schriftelijk kennis van deze beslissing. Op de betreffende Algemene Vergadering draagt de Raad van Bestuur het gemotiveerde voorstel tot afzetting ter bekrachtiging voor aan de Algemene Vergadering, ook de betrokken voorzitter kan zijn visie aan de Algemene Vergadering voorleggen. Uiteindelijk neemt de Algemene Vergadering haar beslissing bij geheime stemming. Indien de Algemene Vergadering de schorsing bekrachtigt, is de betrokken commissie in haar geheel ontbonden en dient een nieuwe voorzitter aangesteld. De voorzitter van een provinciale juridische commissie duidt in overleg met zijn commissieleden een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris aan. Ingeval de voorzitter van een juridische commissie door om het even welke reden inactief wordt (onder inactiviteit van de voorzitter dient men te verstaan ziekte, reis, en dergelijke), of rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken is bij de aanhangig gemaakte zaak, zal de plaatsvervangende voorzitter de procedure leiden teneinde de normale werking van de commissie te verzekeren. Om rechtsgeldig te kunnen beslissen, moeten minimum vier leden aanwezig zijn. 22

2. Aard van de klachten 2.1. Administratieve klachten Dit zijn klachten die ertoe strekken een beslissing van een orgaan van het Provinciaal Verbond of de uitslag van een wedstrijd op provinciaal vlak te doen vernietigen. De beslissingen van de juridische commissies zijn evenwel vatbaar voor de verhalen vermeld in huidig hoofdstuk. 2.2. Disciplinaire klachten Dit zijn klachten die ertoe strekken disciplinaire maatregelen te doen uitspreken tegen leden of organen van het Provinciaal Verbond. De disciplinaire maatregelen mogen ook getroffen worden door de Raad van Bestuur en zijn in dit geval vatbaar voor een administratieve klacht. De disciplinaire maatregel wordt opgeschort, wanneer de klacht voldoet aan de punten 4 en 5 van dit hoofdstuk. 2.3. Dagvaarding door een club Een lid of club van het K.W.V.B.V. welke een gerechtelijke procedure inspant tegen een orgaan of een club van het K.W.V.B.V., zonder eerst de voorziene juridische procedures van het K.W.V.B.V. te hebben uitgeput, kan op de eerstvolgende Algemene Vergadering door de Raad van Bestuur West-Vlaanderen worden voorgesteld tot schrapping. Dit artikel is niet van toepassing bij gevallen van aantasting van fysieke integriteit. 2.4. Toepassing internationale spelregels Ingeval van een klacht en/of beroep betrekking hebbende op de toepassing of interpretatie van de Internationale spelregels of specifieke uitzonderingen hierop dient voorafgaand advies gevraagd te worden aan de provinciale scheidsrechterscommissie. Dit gemotiveerd advies moet verplicht binnen de drie kalenderdagen schriftelijk (of per mail) overgemaakt worden aan de vragende commissie. 3. Bevoegdheid. De klachten die een provinciaal orgaan, het kampioenschap of bekercompetities in de provincie betreffen, worden voorgelegd aan de provinciale klachtencommissie. Wanneer een klacht tegelijk een nationaal of divisie en een provinciaal karakter vertoont, of meer dan één provincie aanbelangt, is enkel de nationale of divisie klachtencommissie bevoegd. Betwistingen over de bevoegdheid die rijzen tijdens een procedure, worden beslecht door de voorzitter van de cassatiecommissie, op verzoek van de commissie van wie de bevoegdheid wordt betwist. De juridische commissies zijn niet bevoegd betreffende het Decreet Medisch Verantwoorde Sportbeoefening van de Vlaamse Gemeenschap van 19 december 2014, zoals later gewijzigd en de bijhorende uitvoeringsbesluiten. (publicatie staatsblad 2 februari 2015) link naar decreet: http://www.volleyvvb.be/wpcontent/uploads/20150202_decreet_houdende_aanpassing_van_ het_antidopingdecreet_van_25_mei_2012.pdf 4. Iedere klacht moet: - de feiten aanduiden, waarop deze gesteund is; - duidelijk vermelden, waartoe ze strekt: vernietiging van bepaalde beslissing of uitslag of disciplinaire maatregel; - ondertekend zijn door de aanklager (ingeval van individuele klacht); o wanneer een klacht uitgaat van een club, zijn de handtekeningen, en van voorzitter, en van secretaris, volgens schutblad, vereist. Voor uitzondering zie administratief reglement: Regeling delegatie volleybalclubleiding o indien een klacht uitgaat van een commissie, tekent de voorzitter en neemt hij enkel de 23

verantwoordelijkheid op van zijn commissie. o indien de commissievoorzitter handelt in naam van de Raad van Bestuur West- Vlaanderen, moet hij voor zijn verschijning een volmacht hebben van het Dagelijks Bestuur. - in één enkel exemplaar opgesteld zijn; - aangetekend EN kopie per gewone post of mail verzonden worden naar de Provinciale Secretaris met de vermelding dat de klacht bestemd is voor de klachten- of de beroepscommissie; - in een postkantoor gedeponeerd worden ten laatste de tiende kalenderdag (postdatumstempel is bewijsmateriaal) na de aangeklaagde feiten. Bovendien moet binnen de termijn zoals hierboven is vermeld, de voorziene borgsom van 50,00 gestort zijn op de rekening van het KWVBV wanneer de klacht bestemd is voor de provinciale klachtencommissie. De voorzitter van de juridische commissie doet navraag ná de in punt 4 voorziene termijn, om na te gaan of de borgsom, wanneer deze voorzien is, gestort werd. De voorzitter van de commissie of zijn plaatsvervanger beslist over de ontvankelijkheid van de klacht. - In geval van onontvankelijkheid van de klacht, is hij niet verplicht zijn commissie samen te roepen, maar verwittigt hij de klager per behoorlijk gemotiveerd aangetekend schrijven binnen een termijn van vijftien kalenderdagen na ontvangst van de klacht vanwege het provinciaal secretariaat. - De Provinciale Secretaris evenals de andere voorziene verantwoordelijken (zie hoofdstuk IV, punt 9) worden hiervan door de commissieverantwoordelijke schriftelijk en onmiddellijk op de hoogte gebracht. Tegen deze beslissing kan beroep aangetekend worden, zoals voorzien in punt 10 van hoofdstuk IV. In verband met het indienen van klachten over de beker van West-Vlaanderen, dient het bekerreglement in het kalenderboekje te worden geraadpleegd 5. Borgsom of remgeld. De borgsom wordt aan de klager teruggestort, wanneer zijn klacht door een definitief geworden beslissing gegrond wordt verklaard. Alle kosten door de rechtspleging veroorzaakt, worden door de verliezende partij(en) van het behandelde dossier gedragen. Worden er ter zitting meerdere dossiers behandeld dan dienen de kosten evenredig verdeeld te worden. Zij staan onafhankelijk van het remgeld. De leden van het Dagelijks Bestuur noch de voorzitters van de diverse commissies, wanneer zij handelen in naam van hun ambt, dienen een borgsom te storten, wanneer zij de klachtencommissie van hun provincie vatten met een klacht. Een scheidsrechter die een disciplinair verslag maakt moet volgens de reglementen van de V.V.B., geen borgsom storten. 6. Overmaken van een klacht. Binnen de 5 (vijf) dagen na ontvangst van de klacht maakt de Provinciale Secretaris er voldoende exemplaren van over aan de voorzitter van de provinciale klachtencommissie of zijn vervanger. Tevens maakt hij een exemplaar over aan alle leden van de raad van bestuur en betrokken partijen. 7. Behandeling van een klacht. De klachtencommissie onderzoekt de klacht binnen de 30 (dertig) kalenderdagen, volgend op het ontvangen van de klacht door de voorzitter van de betrokken juridische commissie. Indien de voorziene termijn niet kan geëerbiedigd worden licht de voorzitter van de betrokken juridische commissie de klager en de provinciale secretaris in met vermelding van de reden. De aanklager, de persoon of de organen die betrokken zijn, worden tijdig opgeroepen (minimum zeven kalenderdagen voor de zitting) en hebben de mogelijkheid hun middelen voor te dragen. De bewijslast van de aangeklaagde feiten berust bij de klager, de tegenpartij is steeds gerechtigd het tegenbewijs te leveren. De juridische commissies mogen van ambtswege alle nuttige onderzoeksmaat- 24