362-07 -0t IMPLEMENTATIEPLAN VOOR HET PROTOCOL VOOR DE INZET VAN ONDERSTEUNENDE TECHNOLOGIE
Colofon Het Protocol voor de inzet van Ondersteunde Technologie in de zorg voor verstandelijk gehandicapten, alsmede het bijbehorende Invoeringsplan en Evaluatieplan, zijn gezamenlijke uitgaven van de Stichting Pepijn en Paulus en de Stichting Vilans. Met vragen of opmerkingen over deze publicaties kunt u zich wenden tot de Stichting Vilans, Postbus 8228, 3503 RE Utrecht, info@vilans.nl. Voorts tot de Stichting Pepijn en Paulus, Postbus 40, 6100 AA Echt, info@pepijnenpaulus.nl. Auteurs Dick van der Pijl, Manon Verdonschot Stichting Vilans Léon Adriaens Stichting Pepijn en Paulus Eindredactie Afd. Communicatie Stichting Pepijn en Paulus Lay-out Bureau communicatie en vormgeving Stichting Pepijn en Paulus Eerste druk: december 2007 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Ondanks alle zorg die aan de samenstelling van deze uitgave is besteed, kunnen de uitgevers geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Stichting Pepijn en Paulus, Stichting Vilans en de auteurs. 2
IMPLEMENTATIEPLAN Ondersteunende Technologie INLEIDING Dit ondersteunt een optimale inbedding van het protocol Ondersteunende Technologie. In dit plan worden allereerst de beleidsmatige uitgangspunten geformuleerd. Deze dienen ten grondslag te liggen aan het gehele proces. Vervolgens wordt een aanpak voorgesteld die moet leiden tot de verdere ontwikkeling van het Protocol Ondersteunende Technologie op maat voor uw instelling. Structuur en elementen van het protocol worden uitvoerig beschreven evenals de gewenste betrokkenheid van medewerkers binnen de organisatie en de randvoorwaarden. Implementatieplan voor de optimale inbedding van het protocol Ondersteunende Technologie Het doel Dit heeft als doel om te komen tot een structurele inbedding van het protocol Ondersteunende Technologie (OT) binnen uw organisatie. Het gaat in op de voorbereiding en randvoorwaarden om te komen tot een Protocol Ondersteunende Technologie, op maat voor de organisatie. Voor wie? Het is van belang voor bestuur, directie en management. Wil de systematische inzet van OT goed opgepakt worden, dan moet hier binnen de organisatie een éénduidige visie op bestaan. Specifieke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdgebonden (SMART) gedefinieerde doelen dienen geformuleerd te worden. Op basis hiervan moet de organisatie aan de voorwaarden voor de invoering van het protocol Ondersteunende Technologie, waarmee OT op systematische wijze kan worden ingezet, gaan voldoen. Dit met name op de terreinen scholing, financiering en personele inzet. Het gebruik van het is dus een belangrijke stap waarin beleid en management allereerst het initiatief nemen. Indien goed aangepakt, wordt dit plan éénmalig gebruikt. Het kent tien stappen. Deze tien stappen creëren voorwaarden voor de implementatie van het protocol Ondersteunende Technologie. De tien stappen zijn: 1. Definieer bestuurlijke uitgangspunten 2. Schrijf een Beleidsdocument Ondersteunende Technologie 3. Stel een projectgroep samen 4. Definieer het belang van het protocol 5. Definieer de positie van het protocol 6. Definieer de functie van het protocol 7. Keuzes maken door Directie of Bestuur 8. Integreer in de instrumenten waarmee het Zorgplan tot stand komt 9. Voorbereiding voor de systematische toepassing van OT: het samenspel tussen begeleiders, hulpmiddelspecialisten en eindverantwoordelijken 10.Voorbereiding voor de systematische toepassing van OT: reik kennis aan en stel kennisbronnen beschikbaar 3
DE IMPLEMENTATIE STAPPEN Hieronder worden de tien stappen weergegeven die nodig zijn voor de implementatie van het protocol Ondersteunende Technologie Actie: Formuleer samen met de betrokken geledingen de bestuurlijke uitgangspunten. 1 Definieer bestuurlijke uitgangspunten Bestuur of directie dient de bestuurlijke uitgangpunten bij de invoering van OT te formuleren. Voor de beantwoording is tijdige inbreng en interactie met in- en externe groeperingen nodig zoals: cliëntenraad, paramedici, zorgverzekeraars. Toename van autonomie en maatschappelijke participatie van de cliënt dient het eerste uitgangspunt te zijn. Andere uitgangspunten kunnen hieraan toegevoegd worden. Denk hierbij aan: Plaats van OT in de opinie van de cliënt. Welke positie kent de cliëntenraad of een cliëntenorganisatie toe aan? Gewenste plaats OT vanuit missie en visie van de organisatie. OT hoort als maatschappelijke verworvenheid in elke organisatie thuis. Het is evenwel mogelijk om accenten te leggen zoals: - OT helpt ons om een innovatieve uitstraling te hebben; - Wij willen bezien of de inzet van OT een extra impuls kan geven aan het intreden van onze cliënten op de arbeidsmarkt. Substitutie effecten. Op enige termijn mogen substitutie effecten van de inzet van OT verwacht worden. Dit betreft met name de vervanging van de inzet van personeel door de inzet van. Voorbeelden zijn het uitluisteren van cliënten in plaats van geregeld te gaan kijken, gebruik van een communicatie hulpmiddel waardoor ongewenst gedrag vermindert. Hooggespannen verwachtingen zijn, zeker bij aanvang, niet op hun plaats. Ook zal training aanvankelijk tijd vergen. In hoeverre kan een voorinvestering gedaan worden om op termijn substitutie effecten te bereiken? Beschikbaarheid financiële middelen. De financiering van OT voor personen met verstandelijke beperkingen is nog niet op orde. Dit geldt met name voor de bewoners van AWBZ woonvormen. Zij kunnen niet profiteren van mogelijkheden in het kader van de WMO en de ZVW. Welke mogelijkheden kent de instelling vanuit eigen budgetten, wat zijn de mogelijkheden van het regionale Zorgkantoor, wat zijn financiële mogelijkheden van cliënten, bestaan er aanvullende fondsen? Ook de inzet van professionals op hulpmiddelgebied, met name paramedici, moet goed geregeld zijn. Indicaties voor hun inzet dienen tijdig aangevraagd te worden, opdat een vergoeding van hun uren mogelijk is. 2 Schrijf een Beleidsdocument Ondersteunende Technologie De onder 1 geformuleerde bestuurlijke uitgangspunten dienen vervat te worden in een bestuurlijk beleidsdocument. Dit beleidsdocument vormt de fundering voor de systematische werkwijze, geeft er een eigen kleur en invulling aan en past de werkwijze aan op de eigen identiteit. Het beleidsdocument komt allereerst ter beschikking van de interne projectgroep (zie hieronder). Het geeft de projectgroep een heldere leidraad. Het kan voorts andere interne en externe doelen dienen, zoals het 4
bereiken van consensus, het geven van informatie. Op het beleidsdocument is het nader te ontwikkelen, eigen protocol gebaseerd. Procedures en instructies zijn op het eigen protocol gebaseerd. 3 Stel een projectgroep samen De introductie van een werkwijze voor systematisch inzetten van OT vraagt veel voorbereiding. Het protocol Ondersteunende Technologie dient op maat voor de organisatie gesneden te worden en hiernaast moeten veel vastleggingen plaats vinden. Spoedig zal duidelijk worden dat veel werk eerder niet gedaan is: dit bijvoorbeeld met betrekking tot het regelen van bevoegdheden, informatieverstrekking, het beschrijven van veel voorkomende processen. De projectgroep die zich met de voorbereiding bezig houdt legt verantwoording af aan directie of bestuur. Voor het realiseren van een protocol Ondersteunende op maat voor uw organisatie dient de werkgroep te bestaan uit: 1. (Vertegenwoordiger van) bestuur of directie; 2. Twee vertegenwoordigers van de paramedische afdelingen, bijvoorbeeld een ergotherapeut en een logopedist of een ergotherapeut en een fysiotherapeut; 3. Een ervaren cliëntenbegeleider op het niveau van een persoonlijk vertegenwoordiger of zorgcoördinator; 4. Een persoon die ervaring heeft en goed bekend is met zorgplan systematiek; 5. Een vertegenwoordiger uit de financieel/ economische hoek, bij voorkeur ook bekend met vergoedingen en regelgeving. Actie: schrijf een beleidsdocument Ondersteunende. Actie: De werkgroep definieert nader de positie van het protocol De kerngroep dient te bestaan uit de eerste twee disciplines. De overige disciplines kunnen bij behoefte of in specifieke stadia optreden Het opstellen van een protocol Ondersteunende Technologie op maat voor uw organisatie duurt circa één jaar. In deze periode vinden ook noodzakelijke nevenactiviteiten plaats zoals scholing en het ontwikkelen van formulieren en software. 4 Definieer het belang van het protocol Is eenmaal een werkgroep ingesteld, dan dient deze meer specifieke SMART geformuleerde doelen op te stellen voor alle betrokkenen. De navolgende groepen hebben een belang bij het protocol: Cliënten Medewerkers Management De werkwijze van de projectgroep kan het houden van gesprekken of interviews met deze geledingen met zich mee brengen. Actie: De werkgroep definieert nader het belang van het protocol voor groepen belanghebbenden. 5
Actie: In de lijsten, gebruikt om zorgplannen op te stellen, dient aan elk domein de inzet van nader gedefinieerde, mogelijk inzetbare hulpmiddelen gekoppeld te worden. Actie: Stel, om de werklast te verdelen èn om zoveel mogelijk relevante kennis te benutten, een interne werkgroep samen. Uit het midden van deze personen kan een kerngroep worden samengesteld. 5 Definieer de positie van het protocol De positie van het protocol Ondersteunende Technologie dient nader vastgelegd te worden. Het gaat hier met name om de status ervan binnen de organisatie. Dit kan gebeuren door de Wie - Wat - en Waarom vragen te beantwoorden: Wat is de positie binnen het Zorgplan? Binnen dit protocol wordt ervan uitgegaan dat de inzet van OT integraal in het Zorgplan vermeld wordt. Op wie is het protocol van toepassing: op gedeeltes of op alle delen van de organisatie? Zijn er uitzonderingen? Wie zijn de eigenaren van het protocol en wie moeten ermee werken? Waarop heeft het protocol betrekking? Dit protocol heeft betrekking op alle vormen van. Vaak bestaan evenwel al protocollen voor bepaalde categorieën hulpmiddelen. Dit is met name het geval bij tilliften en rolstoelen Deze protocollen kunnen een plek vinden binnen dit totaalprotocol, Wat is de plaats van het protocol binnen de kwaliteitszorg? Het is ideaal wanneer het protocol een rol kan vervullen in het kwaliteitszorg traject, en hierbinnen beschreven wordt. Waarom wordt het ingezet; zijn er ook situaties waarin het niet ingezet moet worden? De auteurs suggereren de inzet van dit protocol, met bijbehorende documenten, elke keer wanneer de inzet van OT overwogen wordt. Dus ook bij de inzet van een eenvoudig hulpmiddel, of als een hulpmiddel vervangen wordt. Op deze wijze wordt aan vastlegging gedaan, kan altijd verantwoording worden afgelegd en zijn ook middelen beschikbaar om met elkaar te communiceren over de inzet van OT bij een bepaalde cliënt. 6 Definieer de functie van het protocol Vermeld werd al dat het protocol Ondersteunende Technologie wordt ingezet om de navolgende functies te vervullen: Optimale inzet van OT realiseren, Lokaal doen wat kan, Toename kennis rond OT, ook decentraal, Toename efficiency Meer en betere zorg kunnen leveren; Kwaliteit van de geleverde zorg verhogen, Cliënten keuzes kunnen bieden, Desgewenst bijdragen aan het profiel van de organisatie. Er zijn evenwel meer functies mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar krijgen van gegevens voor onderzoek, scholing van het personeel ( learning by doing ). Specifieke eigen doelen kunnen toegevoegd worden. 6
7 Keuzes maken door Directie of Bestuur De uitkomsten van de bovenvermelde stappen worden door de werkgroep gerapporteerd aan haar opdrachtgevers: bestuur of directie. Deze maken in overleg keuzes en stellen het document vast. Daarna is het document maaten richtinggevend voor de organisatie! 8 Integreer in de instrumenten waarmee het Zorgplan tot stand komt Zorgverleners zijn gehouden om met hun cliënt of zijn/ haar wettelijk vertegenwoordiger een Zorgplan op te stellen. Het Zorgplan is sedert 2007 noodzakelijk ingevolge de Zorgzwaartebekostiging. De cliënt (of zijn vertegenwoordiger) en zorgverlener maken samen een Zorgplan, waarin duidelijk is opgeschreven welke zorg, wanneer en met welk doel wordt geboden. In het Zorgplan staan concrete doelen vermeld op de specifieke terreinen waarop de cliënt een ondersteuningsvraag heeft. Voorts wordt niet- gedetailleerd aangegeven hoe men de gestelde doelen denkt te bereiken. Om ook OT consequent een rol te laten spelen in het bereiken van cliëntdoelen, dient de mogelijke inzet ervan aangegeven te kunnen worden in de Zorgplannen voor de verschillende vormen van zorg. Speelt een voorname rol in het bereiken van overeengekomen doelen, dan dient dit nu in het Zorgplan vermeld te worden. De inzet van Ondersteunende Technologie dient in de zorgplansystematiek dezelfde plaats te hebben als de inzet van personeel en bedrijfsmiddelen. Deze inzet kan aanvullend zijn op of in de plaats treden van de inzet van personeel en bedrijfsmiddelen. Actie: de werkgroep rapporteert haar antwoord op de bovenvermelde vragen aan directie of bestuur. Directie of bestuur maakt nadere keuzes en geeft de werkgroep haar fiat om op basis van vastgelegde afspraken de voorbereidingen concreet voort te zetten en tot instrumenten te komen die de werkvloer in de uitvoeringsfase nodig heeft. Uit het bovenstaande komt naar voren dat er behoefte is aan integratie van Ondersteunende Technologie in de lijsten die gebruikt worden om het zorgplan op te stellen. Bij elk domein waarop ondersteuning gevraagd kan worden dienen op hoofdlijnen de inzetbare, relevante vormen van Ondersteunende Technologie genoemd te worden. Het op de inzet van OT aangepaste Zorgplan is een belangrijke bouwsteen van het protocol. Voorbeeld:vermeld bij Huishoudelijke taken óók de inzet van hulpmiddelen voor het huishouden als oplossingsrichting. Ondersteunde wordt in Nederland geclassificeerd volgens de norm NEN-ISO 9999 (hulpmiddelen voor personen met functiebeperkingen). De classificatie kent een indeling in klassen. Zo zijn er hulpmiddelen voor oefening en behandeling, voor communicatie en interactie en er zijn hulpmiddelen voor de mobiliteit. Het is goed mogelijk om deze hulpmiddelcategorieën te koppelen aan de domeinen waarvoor een Zorgplan wordt opgesteld. Aan de functie Wonen kunnen zodoende huishoudelijke hulpmiddelen gekoppeld worden, aan begeleiding kunnen hulpmiddelen voor behandeling en oefening worden gekoppeld enzovoorts. Door dit op een niet- gedetailleerde wijze (op het derde niveau) te doen binnen de lijsten waarmee zorgplannen worden opgesteld, komt OT consequent aan de orde. Bovendien brengt dit begeleiders, die aanvankelijk nog niet zo n kennis van OT zullen hebben, op Actie: pas de vormgeving van het Zorgplan zodanig aan dat de inzet van Ondersteunende Technologie vermeld kan worden. Instrueer medewerkers hieromtrent. 7
Actie: In de lijsten, gebruikt om zorgplannen op te stellen, dient aan elk domein de inzet van nader gedefinieerde, mogelijk inzetbare hulpmiddelen gekoppeld te worden. de gedachte dat voor bepaalde doelen ook de inzet van OT nuttig kan zijn. Er bestaan ook hulpmiddelen die binnen allerlei domeinen hun nut bewijzen. Voorbeelden hiervan het gebruik van protheses of ortheses, die de gebruiker doorgaans overal draagt. Of de inzet van een communicatiehulpmiddel, hetgeen doorgaans niet gebonden is aan bepaalde plaatsen. De inzet van dergelijke hulpmiddelen, naast de specifieke hulpmiddelen, dient eveneens in elk zorgplan aan de orde te komen. Let op: Ook de inzet (het leren gebruiken en evalueren van) een hulpmiddel zelf kan een doel zijn! Gerelateerde activiteiten voor de werkgroep kunnen zijn: Bestudeer belangrijke zorgverleningtrajecten en bezien hoe daarbinnen het Zorgplan tot stand komt; Introduceer een koppeling in de zorgplansystematiek waarin OT conform NEN-ISO 9999 aan doelen/ activiteiten gekoppeld is. Maak het mogelijk dat ook het bereiken van doelen middels OT in het Zorgplan tot uitdrukking kan komen; In het project OT van A tot Z werd de introductie van OT gekoppeld aan een eigen versie van de zogenaamde WOI- lijst. Deze op de domeinen van de AWBZ gebaseerde lijst wordt door de Stichting Pepijn en Paulus gebruikt voor het opstellen van het Zorgplan. Alle mogelijke domeinen waarop zorg verleend kan worden komen erin aan de orde. Aan de lijst werd de mogelijke inzet van OT voor allerlei taken en activiteiten toegevoegd. Naast specifieke hulpmiddelen per domein, bevat de lijst ook een overzicht van algemeen inzetbare OT. Instellingen blijken zeer gevarieerde instrumenten te gebruiken om tot zorgplannen te komen. In het kader van de herstructurering van de AWBZ én de verplichting een zorgplan op te stellen, lijkt de zorgplansystematiek in beweging te zijn. Ook de introductie van Zorgzwaartepakketten brengt de behoefte aan nieuwe systematiek met zich mee. Zo oriënteren diverse instellingen zich anno 2007 op het gebruik van een aangepaste versie van de Support Intensity Scale (SIS) om tot een nieuwe zorgplansystematiek te komen. Ook wordt gekeken naar het gaan gebruiken van de Kwaliteitsindicatoren gehandicaptenzorg als basis voor een moderne zorgplansystematiek. Om het even welke zorgplansystematiek gebruikt wordt, hierbinnen dient altijd een systematische verwijzing naar de mogelijke inzet van OT te bestaan. 8 9 Voorbereiding voor de systematische toepassing van OT: het samenspel tussen begeleiders, hulpmiddelspecialisten en eindverantwoordelijken Het protocol Ondersteunende kent een aantal belangrijke uitgangspunten met betrekking tot het proces waarlangs OT de cliënt bereikt: Het vertrekkingenproces dient allereerst dient allereerst effectief te zijn. Het verstrekkingenproces dient kwalitatief hoogwaardig te zijn: het dient de beste uitkomsten te geven en hiertoe van alle beschikbare kennis
gebruik te maken, Het verstrekkingenproces dient tevens hoogwaardig te zijn in de zin dat bij verstrekkingen met een vergroot of hoog risico (bijvoorbeeld vallen, zich verslikken bij hulpmiddelgebruik) optimaal op veiligheid gelet wordt, Het verstrekkingenproces dient toetsbaar te zijn: er dient vastlegging en rapportage te bestaan van de belangrijke stappen zodat verantwoording kan worden afgelegd en kwaliteit kan worden gemonitord, Het verstrekkingenproces dient efficiënt te zijn: lokaal dient gedaan te worden wat kan en experts dienen vooral in actie te komen rond expertvragen; Het verstrekkingenproces is een verantwoordelijkheid van alle betrokken zorgverleners, niet slechts van een zorgcoördinator/ persoonlijk begeleider of van de hulpmiddel expert; Het verstrekkingenproces dient zodanig georganiseerd te worden dat ook hieromtrent een lerende organisatie ontstaat. Scholing is belangrijk, de werkvloer dient al doende haar kennis te verhogen, de gehele organisatie gaat steeds hoogwaardiger met OT verstrekking om. Het verstrekkingenproces kan niet plaats vinden zonder de beschikbaarheid van gemakkelijk te raadplegen kennisbronnen. Hierbij kan gedacht worden aan bekendheid met/ het beschikken over interne en externe infopunten, databases en gedrukte informatieproducten. Het verstrekkingenproces dient plaats te vinden op basis van nader gedefinieerde verantwoordelijkheden. Veelal houdt de directe begeleider zich bezig met eenvoudige, tamelijk risicoloze verstrekkingen. Voorbeelden zijn herhaalrecepten bij een onveranderde toestand, hulpmiddelen voor de recreatie, kleine ADL artikelen. Experts, met name de paramedici, worden betrokken bij complexe, riskante en/ of dure voorzieningen. Voorbeelden zijn zitortheses, tilliften, communicatiehulp middelen. Voor deze zogenaamde cascadeaanpak (aanpak met stapsgewijze gedefinieerde verantwoordelijkheden en taken) wordt steeds dit protocol met de bijbehorende instrumenten gebruikt. Om de hulpmiddelverstrekking gebaseerd op de bovenstaande uitgangspunten optimaal te laten plaats vinden, dient deze op een erkend procesmodel voor de verstrekking van OT gebaseerd te zijn. Voor dit doel is de Procesbeschrijving Hulpmiddelenzorg van het College voor Zorgverzekeringen, CVZ, gebruikt. Dit Procesmodel is een wijd geaccepteerd model in zeven stappen, dat op haar beurt gebaseerd op een aantal gangbare modellen in de hulpmiddelen verstrekking. De stappen van dit procesmodel zijn één op één vertaald in een zogenaamd Ondersteunende Technologie Stappenplan. Het OT Stappenplan dat zo ontstond is in de praktijk uitgeprobeerd en bijgesteld. Het moet nu ingepast worden in de eigen organisatie. Uit het voorgaande wordt duidelijk dat een aantal instrumenten vervaardigd moet worden. Dit zijn de verdere bouwstenen van het protocol. Ook zijn aanpassingen aan instructies nodig. Het betreft met name: 9
Een lijst genaamd Hulpmiddelen Stappenplan Op de nieuwe situatie aangepaste instructies en handleidingen van de dienstverlener. Deze instructies en handleidingen hebben met name betrekking op betalingen, taakverdelingen, en op de afstemming met andere protocollen bijvoorbeeld het Tilprotocol. Beschikbaar stellen van informatiebronnen met betrekking tot hulpmiddelen en verwante regelingen Actie: Verzorg een eigen versie van het Hulpmiddelen Stappenplan Neem het Hulpmiddelen Stappenplan over onder eigen logo van de organisatie. Gebruik de in de organisatie gebruikelijke termen Maak werkafspraken binnen de cascade- aanpak Leg werkafspraken over interne verantwoordelijkheden en rollen vast Definieer wie competent is ten aanzien van categorieën hulpmiddelen (bijvoorbeeld: ET doet bij ons de rolstoelen, Fysiotherapie de loophulpmiddelen ). Spreek af wie de gangbare proceseigenaar is wanneer de mogelijke inzet van OT, en daarmee gebruik van het Hulpmiddelen Stappenplan, aan de orde is. De proceseigenaar bewaakt het hele proces: hij of zij coördineert, bewaakt termijnen, en is aanspreekpunt. De proceseigenaar hoeft geen inhoudelijk deskundige te zijn, maar kan wel doorverwijzen. Er is een proceseigenaar voor elk in een Hulpmiddelen Stappenplan vast te leggen traject (dus elke keer als de inzet van OT overwogen wordt). De proceseigenaar is het vaste aanspreekpunt, dit kan bijvoorbeeld de zorgcoördinator of persoonlijk begeleider zijn. Definieer voor welke categorieën hulpmiddelen doorverwezen wordt naar een inhoudsdeskundige (de zogenaamde cascade- aanpak). Is dit onduidelijk, dan kan gekeken worden naar wat binnen collegainstellingen gebruikelijk is. Voorts naar deskundigheden per discipline, en naar de te bereiken efficiency. Kijk ook binnen categorieën hulpmiddelen wat zo mogelijk door directe begeleiders afgehandeld kan worden (bijvoorbeeld: wandelstokken voor comfort bedoeld door directe begeleiders, overige loophulpmiddel door de fysiotherapeut) Informeer betalende partijen. Het gaan toepassen van dit protocol leidt waarschijnlijk tot een grotere vraag naar hulpmiddelen en daarmee frequenter tot verzoeken tot vergoeding. In de huidige situatie komen deze verzoeken vaak bij het regionale zorgkantoor terecht. Betrek hen, maar ook andere partijen die frequent financieren (WMO) bij de introductie van dit protocol. Betrek hen er tijdig bij, en besteed voldoende tijd aan uitleg van de achtergronden! 10
Maak werkafspraken met de financiële administratie. Bestaande procedures rond centrale inkoop, tekenbevoegdheid, voorfinanciering en beheer van budgetten moeten wellicht veranderen. Werk op basis van het protocol en de cliëntbehoeften nieuwe afspraken uit samen met een vertegenwoordiger van de financiële administratie. Bedenk dat cliënten die hulpmiddelen uit eigen beurs financieren zelf consument en beslisser zijn. Maak afspraken met regionale leveranciers. De samenwerking met regionale leveranciers behoeft wellicht vernieuwing. Bespreek met hen hoe hulpmiddelen en voorzieningen op locatie uitgeprobeerd kunnen worden. Bespreek met leveranciers wat hun rol in de informatievoorziening aan cliënt en begeleiders kan zijn (bijvoorbeeld bezoek aan een winkel in de woonplaats van de cliënt om materialen te zien). Kies zonodig eerder onbekende leveranciers die bij deze vernieuwde, niet- gecentraliseerde werkwijze passen! 10 Voorbereiding voor de systematische toepassing van OT: reik kennis aan en stel kennisbronnen beschikbaar Het systematisch gaan toepassen van OT doet een beroep op de kennis van disciplines die eerder niet over passende kennis beschikten. Er moet dus gedurende langere tijd aandacht worden gegeven aan kennisoverdracht en scholing. Om zich te kunnen oriënteren en om keuzes voor individuele cliënten kunnen maken is er echter ook behoefte aan informatieve brochures en dergelijke. Een compleet overzicht van categorieën hulpmiddelen, hun leveranciers, en de verschillende merken en types bestaat in de vorm van enkele databanken. Tenminste één systeem dient lokaal ingezien te kunnen worden. Actie: Zorg voor de beschikbaarheid van informatiematerialen - Voor professionals: boekjes, keuzewijzers. Goede, niet te complexe materialen zijn nu nog beperkt beschikbaar. Zorg er niettemin voor dat de beschikbare materialen lokaal aanwezig zijn. - Voor cliënten: rond sommige categorieën hulpmiddelen (bijvoorbeeld hoorapparaten) zijn al informatieproducten in eenvoudig lezen- versies beschikbaar. Zorg ervoor dat cliënten hier toegang toe hebben. Elke organisatie kan bovendien (bijvoorbeeld in de vorm van studentenprojecten) een bijdrage leveren aan het beschikbaar krijgen van meer en beter materiaal! Systematische informatie voor professionals bestaat in de vorm van digitale informatiesystemen. In Nederland betreft dit de Hulpmiddelenwijzer (www.vilatech.nl), en de Handy-Wijzer (www. vilatech.nl). Beide systemen zijn abonnementensystemen. 11
Eenvoudige versies van beide systemen zijn evenwel ook via bovenvermelde links op het internet beschikbaar. Het beschikbaar hebben van een dergelijk systeem is vrijwel onontbeerlijk. Zorg ervoor dat bekend is waar men bij derde partijen meer informatie kan verkrijgen rond bepaalde hulpmiddelen en voorzieningen. Er bestaan hiertoe enkele informatiepunten. De informatie is veelal gratis. Zie de verwijzing. Organiseren van een backoffice van deskundigen in de organisatie en/ of een infocentrum. Het is mogelijk om in de eigen organisatie een informatiecentrum in te richten waar de medewerkers met eerste, algemene vragen terecht kunnen. Er kan ook voor gekozen worden om een backoffice in te richten waar deskundigen, nog voordat zij gekoppeld zijn aan een bepaalde cliënt, op vragen ingaan. Met de deskundigen kunnen directe begeleiders dan uitfilteren of zij een specifieke vraag al dan niet zelf kunnen afhandelen. Het backoffice is tevens een meedenker die op grond van ervaring oplossingsrichtingen kan helpen aangeven. Het backoffice ontslaat de lokale medewerkers niet van de noodzaak om zelf voldoende kennis te hebben en zich eerst zelf in een probleem te verdiepen! Verzorg scholing Verzorg de scholing van directe begeleiders. Belangrijke onderwerpen zijn: - Wat is OT - Hoe ga ik ermee om in het kader van de zorgplansystematiek - Hoe werkt het Hulpmiddelen Stappenplan - Welke mogelijkheden bestaan er voor vergoeding - Classificatie van hulpmiddelen - Leren opzoeken van hulpmiddelen in een informatiesysteem - Verschillende rollen binnen de organisatie bij de hulpmiddelenverstrekking Scholing van inhoudsdeskundigen. Zorg ervoor dat de inhoudsdeskundigen nieuwe kennis opdoen die past bij hun nieuwe werkwijze. Denk aan onderwerpen als: - De inhoudsdeskundige in de rol van regisseur van het hulpmiddel verstrekkingenproces - De inhoudsdeskundige in de rol van opleider en coach - Positie van OT binnen recente visies op participatie en autonomie van de cliënt - Recent overheidsbeleid en bewegingen in de sector ten aanzien van OT - Evidence based werken bij de inzet van OT 12
Scholing kan verzorgd worden door deskundige medewerkers, bijvoorbeeld de paramedici. Kennisverspreiding kan voorts gedaan worden door voorlopers, tijdig geschoolde medewerkers die op hun beurt collega s instrueren. Ook is het mogelijk om Vilans, medeontwikkelaars van dit protocol, te benaderen voor instructie aan medewerkers en voor begeleiding van de organisatie. Scholing is essentieel bij de invoering van een nieuwe werkwijze. Niet genoeg benadrukt kan worden dat er voor scholing tijdig tijd en budget uitgetrokken moet worden. 13