Cursus. Coördinatie en beheertaken uitvoeren

Transcriptie

1 Cursus Coördinatie en beheertaken uitvoeren

2 Colofon Uitgeverij: Edu Actief b.v Auteur: Marcella Spithoven en Fundamentaal. Inhoudelijke redactie: Jo-Anne Schaaf Titel: Coördinatie en beheertaken uitvoeren ISBN: Edu Actief b.v Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht ( Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO ( De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu Actief, te vinden op

3 Inhoudsopgave Over deze cursus 4 Oriëntatie 8 Voorraadbeheer 9 Materiaalbeheer 12 Financiën 14 Planning, coördinatie en timemanagement 17 Vergaderen en continuïteit van hulpverlening 21 Verandermanagement 26 Reflectie 28 Theoriebron Voorraadbeheer 30 Theoriebron Materiaalbeheer 33 Theoriebron Financiën 36 Theoriebron Planning en coördinatie 38 Theoriebron Timemanagement 40 Theoriebron Vergaderen 43 Theoriebron Continuïteit hulpverlening 47 Theoriebron Verandermanagement 50 3

4 Over deze cursus Over deze cursus Inleiding In deze cursus leer je wat er komt kijken bij voorraadbeheer, gebouwbeheer en materiaalbeheer. Je maakt kennis met de financiën en leert een begroting maken. Je leert prioriteiten aanbrengen en de werkzaamheden plannen en verdelen. Coördinatie en procesbewaking zijn hier ook onderdeel van. Je leert vergaderen en overleggen met collega s en hoe dit kan bijdragen aan de continuïteit van de hulpverlening. Tot slot maak je kennis met verandermanagement en een aantal verandermanagementtheorieën. Leerdoelen Je kunt de voorraad van middelen en materialen beheren en bestellingen plaatsen. Je kunt het onderhoud van het gebouw en materialen verzorgen. Je kunt de financiën van een cliëntgroep/woongroep organiseren: begroting kasinspectie afweging kosten en baten. Je kunt prioriteiten aanbrengen in de werkzaamheden, de werkzaamheden plannen en de werkzaamheden verdelen. Je kunt de werkzaamheden van verschillende collega s coördineren en zorgen voor procesbewaking. Je kunt vergaderen en kunt zorgen voor een goede afstemming met andere disciplines, continuïteit van hulpverlening en ondersteuning bij werkzaamheden. Je hebt kennis van verandermanagement. Beoordeling Beoordelingsformulier < Aan het eind van de cursus wordt je parate kennis beoordeeld met een toets. Je praktische beheersing van de leerdoelen wordt getoetst aan de hand van twee beroepsproducten. Deze worden op verschillende punten beoordeeld: op inhoud en op de uitvoering. Andere belangrijke punten bij de beoordeling zijn: actieve deelname aan de lessen, nette uitwerking van de opdrachten in correct Nederlands. Je vindt ze bij elkaar in het beoordelingsformulier. 4

5 Over deze cursus Planning Planningsformulier < Een beroepsproduct maken kost tijd. Daarom moet je dit goed plannen. Lees eerst de opdracht van het beroepsproduct goed door en vul daarna het planningsformulier in. Neem ook de andere opdrachten van deze cursus op in je totale planning. Zo voorkom je dat je in tijdnood komt. Beroepsproduct: Draaiboek vakantieweek De vakantie voor cliënten komt eraan. Elk jaar is het weer een puzzel om dit te regelen. Er moet aan heel veel gedacht worden. Maak tweetallen. Samen maak je een format voor een draaiboek voor het organiseren van de vakantie. Dit format moet bij elke vakantiereis opnieuw gebruikt kunnen worden. Denk aan de volgende zaken: Bepaal voor wat voor soort zorginstelling het draaiboek geschikt is. Houd rekening met cliënten, begeleiders en vrijwilligers die meegaan op vakantie en wat dat voor gevolgen dit heeft voor het thuisfront. Moet er bijvoorbeeld ander personeel worden ingezet? Hoe worden de financiën van de vakantie geregeld? Wie voert welke taken uit? Zorg dat de taken goed verdeeld worden en bepaal wie welke dingen coördineert. Maak een checklist: waar moet allemaal aan gedacht worden bij het organiseren van een vakantie? Houd rekening met een planning: hoe lang van tevoren moet gestart worden met het organiseren van een vakantie? Stappen Bespreek samen de opdracht en de aanpak. Maak een planning en een taakverdeling. Bestudeer de Theoriebronnen: Financiën Planning en coördinatie Timemanagement. Verzamel alle gegevens die je kunt gebruiken om het draaiboek te maken. Bekijk de instructie hiervoor goed. Zet de gegevens om in een duidelijk draaiboek. Presenteer jullie draaiboek aan de groep. Vraag aan de groep of alles duidelijk is. Beantwoord eventuele vragen. Pas daarna het draaiboek aan, aan de hand van de tips van je medestudenten. Laat elke processtap goedkeuren door je docent, voordat je begint aan de volgende processtap. Eisen aan het beroepsproduct De punten waarop het beroepsproduct wordt beoordeeld kun je lezen in het beoordelingsformulier van deze cursus. Neem in je draaiboek op: voor wat voor soort zorginstelling het draaiboek geschikt is welke gevolgen de vakantie heeft voor het thuisfront en wat hiervoor geregeld moet worden hoe de financiën van de vakantie geregeld worden 5

6 Over deze cursus een takenverdeling een checklist een planning. Het draaiboek moet een format zijn. Dit betekent dat het voor elke vakantie opnieuw te gebruiken moet zijn. Het is dus een soort checklist. Beroepsproduct: Controle hulpmiddelen herinvoeren Je merkt dat de hulpmiddelen en materialen in jouw organisatie af en toe gebreken vertonen. De hulpverleners zouden regelmatig de materialen en hulpmiddelen moeten controleren op slijtage en mankementen, maar in de praktijk blijkt dat daar weinig tijd voor is. Je wilt hier verandering in brengen, want de kwaliteit van materialen en hulpmiddelen mag niets te wensen overlaten. Dit beroepsproduct bestaat uit drie delen: 1. Je stelt een checklist en schema op voor het controleren van materialen en hulpmiddelen. Hoe moeten de hulpverleners de materialen controleren? Hoe vaak moet dat gebeuren? 2. Je maakt een plan om deze verandering door te voeren. Hoe kunnen de hulpverleners de controles in hun huidige werkzaamheden integreren? 3. Dit plan bespreek je tijdens een vergadering. Hoe ga je dit communiceren naar de hulpverleners? Maak een agenda voor deze vergadering. Let op de volgende punten: Bepaal voor welke materialen en hulpmiddelen je een checklist maakt. Kies bijvoorbeeld voor tilliften, hoog-laagbedden, enzovoort. Houd rekening met de werkzaamheden van de hulpverleners. Hoe kunnen ze de controles zo efficiënt mogelijk uitvoeren? Houd rekening met eventuele weerstand van de hulpverlener. Hoe zullen ze reageren? Hoe kun je de weerstand wegnemen? Hebben de hulpverleners voldoende kennis van de materialen en hulpmiddelen? Moet er een informatiebijeenkomst of iets dergelijks worden georganiseerd? Of kun je de kennisoverdracht integreren in de vergadering? Bedenk wie bij de vergadering aanwezig moeten zijn. Stappen Bespreek samen de opdracht en de aanpak. Maak een planning en een taakverdeling. Bestudeer de Theoriebronnen: Materiaalbeheer Vergaderen Verandermanagement. Verzamel alle gegevens die je kunt gebruiken om de checklist/het schema, het plan en de agenda te maken. Bekijk de voorgaande instructie goed. Zet de gegevens om in een duidelijk beroepsproduct. Presenteer jullie product aan de groep. Vraag aan de groep of alles duidelijk is. Beantwoord eventuele vragen. Pas daarna jullie product aan, aan de hand van de tips van je medestudenten. Laat elke processtap goedkeuren door je docent, voordat je begint aan de volgende processtap. 6

7 Over deze cursus Eisen aan het beroepsproduct De punten waarop het beroepsproduct wordt beoordeeld kun je lezen in het beoordelingsformulier van deze cursus. Je neemt in je checklist/schema op: voor wat voor soort hulpmiddel(en) of materiaal de checklist geschikt is hoe en hoe vaak de hulpmiddelen of materialen gecontroleerd moeten worden. Je zet in je veranderplan: hoe de hulpverleners de controles kunnen integreren in hun werkzaamheden hoe je de weerstand kunt wegnemen hoe je de hulpverleners het beste kunt informeren over hoe ze de controles moeten uitvoeren en of er scholing nodig is. Je neemt in je vergaderagenda op: wie je wilt uitnodigen wat de agendapunten zijn. 7

8 Oriëntatie Oriëntatie Opdracht 1 Puntje, puntje, puntje Twee leerlingen gaan buiten op de gang staan. De overige leerlingen kiezen een werkwoord dat te maken heeft met het onderwerp van deze les. De twee leerlingen mogen weer binnen komen en krijgen vijf minuten de tijd om met behulp van het stellen van gesloten vragen achter het werkwoord te komen. Ze mogen drie keer naar het werkwoord raden. Als ze het dan nog niet goed hebben moeten ze het werkwoord uitbeelden en gaan zitten. Als ze het werkwoord geraden hebben wijzen zij de volgende twee leerlingen aan die buiten op de gang moeten gaan staan zodat het spel zich kan herhalen. (anders wijst de docent twee andere leerlingen aan). a. Was het moeilijk om werkwoorden bij het les onderwerp te bedenken? b. Werden de werkwoorden geraden? c. Voor als je vragen moest stellen: Kon je genoeg gesloten vragen bedenken? d. Had je een bepaalde strategie bedacht om zo snel mogelijk het antwoord te vinden? Opdracht 2 Ik denk dat ik dit moet leren omdat... Vul onderstaande zin aan. Ik denk dat ik moet leren over coördineren omdat 8