(concept) Beleidsregels digitale vervanging Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 0.6, 26 februari 2007 Documentgeschiedenis Versie Datum Opmerkingen 0.1 Juni 2006 Initiële versie 0.2 22-06-2006 Opmerkingen PAI Noord-Brabant verwerkt; document op 22 juni 2006 op papier uitgedeeld bij BHIC-overleg 0.3 07-08-2006 Waar mogelijk en relevant gelijkgetrokken met Procedure machtiging vervanging cf. artikel 7 Archiefwet, concept versie 1.4, 05/04/06 van het NA: overgenomen hoofdstuk 3 Uitgangspunten, 4 Aard van de aanvraagprocedure, 5 Inrichting van de aanvraagprocedure. Hoofdstuk 2 en 3 van Handboek Digitalisering gewijzigd. Verwijderd hoofdstuk 4 Machtiging van Gedeputeerde Staten en hoofdstuk 5 Besluit en verklaring van de zorgdrager. Toegevoegd hoofdstuk 2.2 Toelichting op Handboek Digitalisering; hoofdstuk 6.1 Checklist Handboek Digitalisering en hoofdstuk 6.4 Modellen. 0.4 11-08-2006 Opmerkingen PAI Noord-Brabant verwerkt. 0.5 03-01-2007 Titel en bestandsnaam gewijzigd. Inleiding verplaatst. Hoofdstuk 6.4 Normen aangepast (verwijzing naar ISO/TR 15081:2004); Opmerkingen PAI Drenthe, Gelderland en ROPAI verwerkt; Hoofdstuk 2 Handboek digitalisering verplaatst naar 6.1; hoofdstuk 4 Aard van de aanvraagprocedure naar 3; Verwijderd: verwijzingen naar het toetsen van beheersysteem waar de reproducties in terecht komen, audit, referenties naar vervanging van v- stukken; Checklist Handboek digitalisering (6.2) toegevoegd. 0.6 26-02-2007 Opmerkingen RAN en GAA, provincie Gelderland verwerkt; hoofdstuk 4 aangepast; kwaliteitseisen reproducties (hoofdstuk 3.2 uit het Handboek Digitalisering) aangepast. Tekst omgezet in PNB-sjabloon voor beleidsregels en naar Bureau Regelgeving gestuurd. 1 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Verantwoordelijkheden en taken... 3 2.1 Zorgdrager... 4 2.2 Archivaris... 4 2.3 Gedeputeerde Staten... 4 3 Aard van de aanvraagprocedure... 4 3.1 De machtiging... 4 3.2 Aanvraag... 5 4 Uitgangspunten machtigingsverzoek bij Gedeputeerde Staten... 6 4.1 Afwijzingsgronden... 6 5 Inrichting van de aanvraagprocedure... 6 5.1 Algemeen... 6 5.2 Stap 1 Ontvangst en marginale toetsing van een aanvraag... 7 5.3 Stap 2 Inhoudelijke toetsing en nader overleg... 8 5.4 Stap 3 Verlening machtiging... 8 5.5 Stap 4 Nazorg... 8 6 Bijlagen... 9 6.1 Handboek Digitalisering... 9 6.2 Checklist Handboek Digitalisering... 13 6.3 Stroomschema verkrijgen vervangingsmachtiging bij Gedeputeerde Staten... 15 6.4 Handreikingen, literatuur... 16 6.5 Modellen... 17 2 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
1 Inleiding De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig. Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten hanteert bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin analoge documenten worden gedigitaliseerd, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase) gebeurt. De beleidsregel vindt zijn grondslag in algemene zin in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet. Voor een goed begrip van de procedure is het volgende van belang: Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Reproductie door middel van digitalisering betekent niet altijd vervanging in de zin van de wet. Indien men bijvoorbeeld papieren documenten digitaliseert om een digitaal werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigd, dan is er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden. Wel kunnen de ontstane digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden, doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden. Op de machtigingsprocedure is de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) van toepassing en dan vooral afdeling 10.2.1 (Goedkeuring). 2 Verantwoordelijkheden en taken Bij de vervanging van archiefbescheiden kunnen drie partijen onderscheiden worden: 1. De zorgdrager Dit zijn het college van burgemeester en wethouders bij gemeenten, de korpsbeheerder bij politieregio s en het dagelijks bestuur bij gemeenschappelijke regelingen en waterschappen. De zorgdrager is op grond van de Archiefwet 1995 verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de onder hem ressorterende onderdelen. 2. De archivaris Op grond van artikel 32 / 37 van de Archiefwet 1995, kunnen gemeenten en waterschappen een archivaris benoemen. Deze is belast met het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats. Een derde taak van de archivaris is toezicht houden op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet bij het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 3. Gedeputeerde Staten Op grond van artikel 33 / 38 / 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45, lid 6 van de Politiewet 1993 ziet het college van Gedeputeerde Staten toe op de zorg voor de archieven bij onder 1 genoemde overheden. Hiertoe bedient hij zich van de Provinciaal Archiefinspecteur. 3 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
2.1 Zorgdrager De zorgdrager heeft in verband met deze procedure de volgende verantwoordelijkheden en taken: 1. Indien de te vervangen documenten niet als te vernietigen zijn aangemerkt, een machtiging tot vervanging aanvragen bij Gedeputeerde Staten (artikel 7, Archiefwet 1995; afdeling 10.2.1 Awb) 2. Zorgen dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens (artikel 6, Archiefbesluit 1995) 3. Vaststellen wat de waarde van de archiefbescheiden is als bestanddeel van het cultureel erfgoed (Artikel 6, Archiefbesluit 1995) 4. Vaststellen wat het belang is van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek (Artikel 6, Archiefbesluit 1995) 5. Een formeel besluit tot vervanging nemen en publiceren (artikel 6, Archiefbesluit 1995; hoofdstuk 3, Algemene Wet Bestuursrecht) 6. Een verklaring van vervanging opstellen (artikel 8, Archiefbesluit 1995) 7. Zorgen dat de archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen uit de Regeling goede en geordende staat en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. 8. Voorafgaand aan de vervanging advies inwinnen bij de archivaris, indien deze op grond van artikel 32.1, 37.1 van de Archiefwet 1995 is benoemd (artikel 27 van (Model) Besluit Informatiebeheer) 9. Op basis van deze beleidsregels in een zogenaamd Handboek Digitalisering vastleggen op welke manier aan het bovenstaande is voldaan. 2.2 Archivaris De archivaris (indien benoemd op grond van 32.1, 37.1 van Archiefwet 1995) heeft de volgende verantwoordelijkheden en taken: 1. Toetsen of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht (artikel 32.2 / 37.2 Archiefwet 1995) 2. Advies uitbrengen aan de zorgdrager over de voorgenomen vervanging (artikel 27 van (Model) Besluit Informatiebeheer) Indien er geen archivaris benoemd is, dient de provinciaal archiefinspecteur extra aandacht te besteden aan het in goede, geordende en toegankelijke staat beheren van de reproducties. 2.3 Gedeputeerde Staten Het college van Gedeputeerde Staten heeft de volgende verantwoordelijkheden: 1. Verzoek tot machtiging honoreren of (met redenen omkleed) afwijzen (artikel 7, Archiefwet 1995 en afdeling 10.2.1 Awb) 2. Voorafgaand aan het honoreren of afwijzen van het verzoek, advies inwinnen bij de provinciaal archiefinspecteur (artikel 21 van de Provinciale Archiefverordening) Het is mogelijk dat Gedeputeerde Staten het afhandelen van een machtigingsverzoek hebben gemandateerd aan de provinciaal archiefinspecteur. 3 Aard van de aanvraagprocedure 3.1 De machtiging De machtiging door het college van Gedeputeerde Staten dient beschouwd te worden als een goedkeuring in de zin van artikel 10:25 van de Awb. Op grond van artikel 10:29 van de Awb is het niet toegestaan dat een machtiging (goedkeuring) voor bepaalde tijd of onder voorwaarden wordt 4 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
verleend, of dat deze wordt ingetrokken. In het geval van een incidentele machtiging ten aanzien van een afgesloten bestand zijn deze voorschriften geen probleem vanwege het projectmatige karakter, de welomschreven omvang en de beperkte tijdsduur van de vervanging. Bij goedkeuring van structurele, routinematige vervanging voor in beginsel onbepaalde tijd ten aanzien van nog te vormen archiefbescheiden ligt dit anders. Onder deze omstandigheden mag een machtiging geen blanco cheque zijn. Zij is alleen verantwoord als duidelijk is dat de zorgdrager geacht mag worden tot in lengte van dagen kwaliteit te leveren. Uiteraard is een verleende machtiging beperkt tot de in de aanvraag omschreven categorieën bescheiden en is zij uitsluitend van toepassing op de in de aanvraag vermelde organisatie(s). Voor de vervanging van andere categorieën bescheiden of voor de vervanging van bescheiden van andere organisaties dan in de aanvraag vermeld is het nodig dat een nieuwe machtiging wordt aangevraagd. Omdat een machtiging voor onbepaalde tijd wordt verleend, is het van belang dat het besluit tot vervanging van de zorgdrager (dat genomen wordt als de machtiging is afgegeven) aangeeft dat de vervanging plaatsvindt conform de door Gedeputeerde Staten vastgestelde Beleidsregel. Voldoet de vervanging (op termijn) niet meer aan het in het besluit gestelde, dan dient dus een nieuw besluit te worden genomen, wat inhoudt dat ook een nieuwe machtiging moet worden aangevraagd. Het is de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om erop te letten dat hij binnen het kader van het vervangingsbesluit blijft werken. Indien dit niet meer mogelijk is, dient hij een nieuwe machtiging aan te vragen. 3.2 Aanvraag De procedure is er op gericht te bepalen of de zorgdrager voldoet aan de kwaliteitseisen ten aanzien van het digitaliseringproces. Daartoe dient de zorgdrager bij zijn aanvraag twee producten te leveren: een zogenoemd Handboek digitalisering (zie hoofdstuk 6.1 voor een productbeschrijving) en een conceptbesluit tot vervanging (zie paragraaf 6.5). Indien er op grond van artikel 32 of 37 van de Archiefwet 1995 bij de organisatie een archivaris is benoemd, dan dient ook zijn advies over de voorgenomen vervanging meegezonden te worden. Het Handboek digitalisering dient exact te beschrijven welke categorieën bescheiden op welke wijze worden gescand, door wie dat gebeurt, hoe vernietiging is geregeld, etc. Het Handboek beschrijft de werkprocessen en kwaliteitsprocedures voor de vervanging en dient ook een verantwoording te bevatten van de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. De gegeven specificaties worden beschouwd als minimale kwaliteitsaanduidingen. Dat wil zeggen dat als op basis van de kwaliteit van gegeven specificaties een machtiging is afgegeven, er bij vervanging van bijvoorbeeld software geen nieuwe machtiging behoeft te worden aangevraagd als de kwaliteit van de functionele specificaties van het nieuwe softwarepakket minimaal gelijk is aan die van het oude. Bij twijfel dient contact opgenomen te worden met de provinciaal archiefinspecteur. De inhoud van het Handboek wordt getoetst aan de hand van een Checklist (zie bijlage 6.2). De provinciaal archiefinspecteur toetst op deze wijze of de zorgdrager ten aanzien van de in zijn Handboek te vermelden technische en procedurele aspecten van de digitalisering een voldoende kwaliteitsniveau scoort. 5 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
4 Uitgangspunten machtigingsverzoek bij Gedeputeerde Staten 4.1 Afwijzingsgronden Het afgeven van een machtiging is een goedkeuring zoals bedoeld in Afdeling 10.2.1 van de Algemene wet bestuursrecht. De Awb schrijft voor dat goedkeuring slechts kan worden onthouden dus machtiging niet verleend wegens strijd met het recht of op een grond, neergelegd in de wet waarin of krachtens welke de goedkeuring is voorgeschreven. Gezien het laatste wordt geen machtiging verleend in gevallen waarbij het volgende van toepassing is: a. Indien op grond van Archiefbesluit 1995 art. 6, lid 1 blijkt dat de vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Juiste en volledige weergave wordt opgevat overeenkomstig het in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden bepaalde: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, één en ander voor zover de inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c. de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. b. Indien op grond van Archiefbesluit 1995 art. 6, lid 2 blijkt dat het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Behalve met een juiste en volledige weergave van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens, moet rekening gehouden worden met de culturele waarde van de archiefbescheiden: de waarden en belangen bedoeld in onderdeel c van artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin de vervanging weliswaar tot een juiste en volledige weergave van de gegevens leidt, maar geen of onvoldoende rekening houdt met de culturele, intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen onvervangbaar en onmisbaar zijn, in de betekenis die artikel 2 van de Wet tot behoud van cultuurbezit daaraan toekent, dat wil zeggen dat de bescheiden door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben. De waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed brengt met zich mee dat de originelen duurzaam behouden en raadpleegbaar moeten blijven. Bij het concept-besluit of in het Handboek Digitalisering zal daarom een toelichting moeten worden opgenomen die (vergelijkbaar met de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 voor een selectielijst voorgeschreven toelichting) een verantwoording bevat van de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. 5 Inrichting van de aanvraagprocedure 5.1 Algemeen De Awb hanteert termijnen voor het verlenen van een goedkeuring. Wordt binnen de gestelde termijn van 13 weken geen besluit omtrent machtiging gegeven, dan wordt de machtiging geacht te zijn 6 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
verleend. De termijn van 13 weken mag overigens met nog eens 13 weken worden verdaagd. Dit middel zal Gedeputeerde Staten altijd gebruiken als ten gevolge van nader overleg met de zorgdrager of intern overleg bij de zorgdrager de behandeling tijdelijk stokt. In de volgende paragrafen wordt dit per procedurestap uitgewerkt. 5.2 Stap 1 Ontvangst en marginale toetsing van een aanvraag Aanvraag Ten aanzien van de aanvraagbrief gelden de volgende formele vereisten: Hij is ondertekend door de zorgdrager of diens gemandateerde ter zake en er wordt een contactpersoon in genoemd Hij is gericht aan het college van Gedeputeerde Staten Er wordt expliciet verzocht om machtiging tot vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in art. 7 van de Archiefwet 1995 en art. 6, lid 2 van het Archiefbesluit Hij bevat een beknopte toelichting met in elk geval: o de aanleiding voor de aanvraag o de aard van de vervanging o een globale aanduiding van de categorieën bescheiden die vervangen zullen worden (bijv. alle ingekomen en uitgaande stukken ; alleen bouwvergunningen ) o de gronden waarop is gebaseerd dat de reproductie mede een vervanging inhoudt als bedoeld in art. 7 Archiefwet 1995 o de organisatorische reikwijdte van de aanvraag: tot welke organisatie(s) behoren de bescheiden (bijv. gemeente A, gemeenschappelijke regeling B ) o welk organisatieonderdeel belast is met de vervanging Er wordt vermeld op welke wijze toepassing is gegeven aan art. 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit; dit kan kortheidshalve door verwijzing naar de twee bijlagen: o Concept Handboek digitalisering; o Conceptbesluit tot vervanging. Indien bij de aanvragende organisatie een archivaris is benoemd op grond van artikel 32.1 / 37.1 van de Archiefwet 1995, wordt zijn advies over de voorgenomen vervanging meegezonden. Het advies van de archivaris dient positief te zijn, waarbij hij vooral dient aan te geven dat de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen en zullen worden beheerd en overgebracht. Marginale toetsing Zo spoedig mogelijk na ontvangst wordt vastgesteld of het college van Gedeputeerde Staten het orgaan is dat de machtiging dient af te geven. Indien dit niet het geval is, zal de aanvraag worden doorgezonden naar de Minister van OCW i.c. de Algemeen Rijksarchivaris. Gedeputeerde Staten zullen de aanvrager hiervan op de hoogte brengen. Daarna zal worden vastgesteld of de aanvraag volledig en duidelijk is. Indien dit niet het geval is, zal de aanvrager worden verzocht de aanvraag binnen twee weken te complementeren. Wanneer de aanvraag niet, niet tijdig of niet voldoende wordt aangevuld, dan wordt de aanvraag binnen vier weken na het verstrijken van de twee wekentermijn zonder inhoudelijke motivering buiten behandeling gesteld. Wanneer de aanvraag eerder dan de uiterste datum onvoldoende is aangevuld, dan gaat de vier wekentermijn lopen vanaf dat moment. Komt de aanvraag door de marginale toetsing, dan wordt ook dit binnen twee weken na ontvangst aan de zorgdrager meegedeeld. Tevens wordt hem toegezegd dat binnen drie weken na dato contact zal worden opgenomen om de uitkomst van de inhoudelijke toetsing te bespreken en wordt hij verzocht 7 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
vertegenwoordigers aan te wijzen (uit DIV en ICT) voor een nader overleg en een globale termijn voor overleg te benoemen. 5.3 Stap 2 Inhoudelijke toetsing en nader overleg De Provinciaal Archiefinspecteur voert aan de hand van de Checklist Handboek Digitalisering (zie bijlage 6.2) de inhoudelijke toetsing uit. De contactpersoon van de zorgdrager ontvangt aansluitend een lijst van te bespreken punten met het verzoek het aangekondigde overleg in te plannen. Zaken die niet tijdens het overleg kunnen worden opgehelderd, worden binnen twee weken na het overleg schriftelijk afgedaan. Het concept Handboek digitalisering wordt naar aanleiding van het overleg in een tweede versie opgestuurd. Komt de inhoud van de tweede versie van het Handboek digitalisering overeen met de eisen van de provinciaal archiefinspecteur, zoals in het overleg nader uiteengezet, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten. Voldoet de inhoud van de tweede versie van het Handboek nog niet aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de checklist, dan kan geen machtiging worden verleend en wordt per brief meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens is de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht. Hieraan wordt opnieuw strikt de hand gehouden. Komt er binnen de gestelde termijn een acceptabele derde versie van het Handboek, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten. 5.4 Stap 3 Verlening machtiging Als er niet binnen de gestelde termijn een acceptabele versie van het Handboek digitalisering wordt overlegd, zal Gedeputeerde Staten de machtigingsvraag per brief afwijzen. Wanneer het Handboek digitalisering en het concept-vervangingsbesluit wel voldoen, zal Gedeputeerde Staten de machtiging zo spoedig mogelijk per brief afgeven. 5.5 Stap 4 Nazorg De zorgdrager dient de provinciaal archiefinspecteur te informeren over de publicatie van het vastgestelde besluit tot vervanging. Het Handboek Digitalisering (en de machtiging van Gedeputeerde Staten) maken integraal deel uit van het vervangingsbesluit van de zorgdrager. Het definitieve besluit mag niet afwijken van het eerder goedgekeurde conceptbesluit. Mocht dat wel het geval zijn, dan is de machtiging niet geldig. Ook dient met de zorgdrager te worden afgesproken dat tijdig overleg plaatsvindt, mocht als gevolg van wijzigende technische en/of procedurele omstandigheden de geldigheid van de machtiging in het geding komen. 8 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
6 Bijlagen 6.1 Handboek Digitalisering De zorgdrager stelt bij iedere vervanging een Handboek Digitalisering samen, waarin de punten uit paragraaf 2.1 en 2.2 beschreven worden. Indien de te vervangen archiefbescheiden zijn aangemerkt als permanent te bewaren, dient het handboek ook bij het verzoek tot machtiging overlegd te worden aan Gedeputeerde Staten. Het Handboek Digitalisering dient wat betreft zijn vorm te voldoen aan een aantal vormvereisten: titelpagina; datum; versie; naam van de opsteller(s); inhoudsopgave. Inhoud Handboek Digitalisering Hieronder volgt een opsomming van de onderdelen van het Handboek Digitalisering. De noten verwijzen naar de toelichting in de volgende paragraaf. 1. Verantwoording 1.1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden 1 a Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces 2 b Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt c De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden d Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed 3 e Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, rechten bewijszoekenden en historisch onderzoek 4 2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces 2.1. Voorbereiding documenten / dossiers 5 2.2. Scanproces 6 2.3. Registratieprocedure 7 2.4. Opname in beheerssysteem 8 2.5. Kwaliteitsprocedures 9 a Juistheid b Volledigheid c Leesbaarheid d Terugvindbaarheid 2.6. Vernietigingsprocedure van vervangen analoge originelen 10 3. Technische inrichting 3.1. Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat 11 3.2. Kwaliteit van de reproducties 12 a Gedrukte teksten b Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc 9 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
Toelichting op Handboek Digitalisering 1 A, b en c zijn gebaseerd op artikel 2 uit de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; d en e zijn gebaseerd op artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. 2 In deze paragraaf dienen de vorm, structuur en inhoud van originele archiefbescheiden beschreven te worden en in hoeverre deze van belang zijn voor een juiste interpretatie van de reproducties. Wanneer de originele bestanden onderverdeeld kunnen worden in verschillende documenttypen, kan hier volstaan worden met een opsomming en beschrijving van de verschillende typen. 3 Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het analoge document. 4 Het gaat hierbij om de waarden en belangen zoals bedoeld bij c en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. Aspecten waar aandacht aan besteed dienen te worden zijn onder andere: De betekenis van het kleurgebruik in de originelen De wijze waarop de originele maatvoering en schaal kunnen worden gereproduceerd, wanneer tekeningen vervangen worden 5 Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het scannen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met archiefbescheiden die niet direct gescand kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid). 6 Gebeurt de scanning enkelzijdig of dubbelzijdig, via automatische doorvoer, welke correctietechnieken (deskew, despeckle etc) worden toegepast? 7 Welke metadata worden wanneer door wie toegekend? 8 Op welke wijze worden de gescande documenten opgenomen in een DMS/RMA? Hoe verloopt de importprocedure? Wie is hiertoe geautoriseerd? 9 Uitgangspunt bij de vervanging is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurt als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties). Uitgangspunt hierbij zouden de Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren van Het Geheugen van Nederland kunnen zijn. 10 Een machtiging van Gedeputeerde Staten voor de vervanging van archiefbescheiden, is tevens een machtiging tot vernietiging van de documenten die vervangen zijn. Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn gescand en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht. 11 Specificatie van het bestandformaat, waarin de documenten gescand worden, plus het eventuele omzettingsproces. 12 De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (= Quality Index). De bepaling van de QI voor gedrukte teksten wijkt af van de bepaling van de QI voor afbeeldingen. Daarnaast moet bij de berekening ook de bidiepte waarin gescand wordt, verdisconteerd worden. Wanneer de reproducties in zwart-wit (bitonaal) gemaakt worden, moet er meer rekening gehouden worden met het wegvallen van details (door tresholding) dan bij scanning in grayscale of kleur. QI voor gedrukte teksten Voor gedrukte teksten wordt de kwaliteit gerelateerd aan lettergrootte (h = de hoogte van de 10 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
kleinste letter e van de onderkast in het originele document in mm) en resolutie (dpi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen: QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar) Formule gedrukte tekst zwart-wit De formule om de kwaliteit van bitonale scans van gedrukte teksten te berekenen luidt: dpi 0,039h QI 3 Formule gedrukte tekst grayscale en kleur De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van gedrukte teksten te berekenen luidt: dpi 0,039h QI 2 QI voor afbeeldingen Bij afbeeldingen (kaarten, tekeningen etc) is de kwaliteit gerelateerd aan resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Ook hierbij is sprake van een driedeling: QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar) Formule afbeeldingen zwart-wit De formule om de kwaliteit van bitonale scans van afbeeldingen te berekenen luidt: dpi 0,039w QI 1,5 Formule afbeeldingen grayscale en kleur De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van afbeeldingen te berekenen luidt: QI dpi 0, 039w Voor meer informatie over het gebruik van de Quality Index zie onder andere Moving theory into practice. Digital Imaging Tutorial van Cornell University Library en Benchmarking Image Quality: From Conversion to Presentation van Anne R. Kenney. 11 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
12 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
6.2 Checklist Handboek Digitalisering Hoofdstuknummer 1. Verantwoording 1.1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden a Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces b Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt Eis Het belang van de inhoud van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven Het belang van de structuur van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven Het belang van de vorm van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven De periode waarin de archiefbescheiden zijn of worden ontvangen of opgemaakt is duidelijk afgebakend De taken, handelingen of werkprocessen op grond waarvan de archiefbescheiden zijn of worden opgemaakt zijn beschreven De relatie met andere (eventueel niet vervangen) archiefbescheiden is duidelijk beschreven c De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden d Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed De intrinsieke waarde van de analoge archiefbescheiden is beschreven De intrinsieke waarde is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft e Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Het belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek is beschreven Het belang is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek 2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces 2.1. Voorbereiding documenten / dossiers De procedure die gehanteerd wordt bij het voorbereiden van de archiefbescheiden is beschreven 2.2. Scanproces De procedure die gehanteerd wordt bij het digitaliseren van de 13 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
Hoofdstuknummer Eis archiefbescheiden is beschreven 2.3. Registratieprocedure De procedure die gehanteerd wordt bij het registreren van de archiefbescheiden is beschreven 2.4. Opname in beheerssysteem De procedure die gehanteerd wordt bij het opnemen van de metadata en archiefbescheiden in het beheersysteem is beschreven 2.5. Kwaliteitsprocedures a Juistheid De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op juistheid van de reproducties is beschreven b Volledigheid De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op volledigheid van de reproducties is beschreven c Leesbaarheid De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op leesbaarheid van de reproducties is beschreven d Terugvindbaarheid De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op terugvindbaarheid van de reproducties is beschreven De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op de kwaliteit van de metadata is beschreven 2.6. Vernietigingsprocedure van vervangen analoge originelen De procedure die gehanteerd wordt bij het vernietigen van de originelen is beschreven 3. Technische inrichting 3.1. Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat Het gebruikte bestandsformaat is afdoende beschreven De manier waarop de reproducties uiteindelijk tot stand komen is afdoende beschreven 3.2. Kwaliteit van de reproducties De reproducties dienen te voldoen aan de volgende minimum eisen: a Gedrukte teksten QI 5 b Afbeeldingen QI 1,5 14 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
6.3 Stroomschema verkrijgen vervangingsmachtiging bij Gedeputeerde Staten Opstellen concept-handboek Zorgdrager neemt initiatief Advies van archivaris digitalisering en tot vervanging (indien benoemd) Vervangingsbesluit Zorgdrager dient verzoek machtiging in bij Gedeputeerde Staten Controle machtigingsaanvraag Aanvraag volledig en ontvankelijk? NEE Overleg met zorgdrager Aanvraag aangevuld <2 weken?a NEE JA JA Beoordeling Handboek Digitalisering Handboek juist en volledig? NEE Overleg met zorgdrager JA NEE Afwijzen aanvraag Machtiging door Gedeputeerde Staten Besluit tot vervanging door de zorgdrager Publicatie vervangingsbesluit Kennisgeving Machtiging Vervanging (door reproductie en vernietiging van originelen) Verklaring van vervanging door zorgdrager Versie 05, februari 2007 15 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
6.4 Handreikingen, literatuur Hieronder een niet-uitputtende opsomming van relevante wet- en regelgeving en overige publicaties met betrekking tot (digitale) archivering en vervanging. Wet- en regelgeving Archiefwet 1995 Archiefbesluit 1995 Regeling duurzaamheid archiefbescheiden 2001 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 2002 Algemene Wet Bestuursrecht Model Archiefverordening Provincies (LOPAI) Model Archiefverordening Gemeenten (LOPAI) Model Besluit Informatiebeheer Gemeenten (LOPAI) Normen NPR-ISO/TR 15081:2004, IDT (en) Electronic imaging - Information stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability NEN-ISO 15489-1:2001 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer NEN-ISO 23081-1:2006, IDT (en) Information and documentation Recordsmanagement processes Metadata for records Vervanging Beleidsregel Criteria voor vervanging van originele voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden door reproducties, 29 juni 2005, LOPAI, www.lopai.nl Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand, Centrale Justitiële Informatiedienst, april 2000 Leidraad voor vervanging van archiefbescheiden, Gemeentearchief Rotterdam, November 2004, www.gemeentearchief.rotterdam.nl Richtlijnen en procedures voor de uitvoering van projecten in het kader van Het Geheugen van Nederland, versie 4.1, maart 2006, www.geheugenvannederland.nl Richtlijnen Preservation Microverfilming Metamorfoze, versie III, februari 2006, www.metamorfoze.nl Digitale archivering Benchmarking Image Quality: From Conversion to Presentation, Anne R. Kenney, http://www.uky.edu/~kiernan/dl/kenney.html Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, DAVID, www.antwerpen.be/david Digitalisering ontrafeld. Technische aspecten van digitale reproductie van archiefstukken, Gemeentearchief Amsterdam, april 2006, www.gemeentearchief.amsterdam.nl Kosten digitale bewaring, Testbed Digitale bewaring, versie 1.2, juni 2005, www.digitaleduurzaamheid.nl Moving Theory into practice. Digital imaging tutorial. Cornell University Library, februari 2003, http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/ Standaarden voor digitale archiefdocumenten, DAVID, versie 4.8, februari 2005, www.antwerpen.be/david The digital black hole, Jonas Palm, TAPE, http://www.tape-online.net/docs/palm_black_hole.pdf 16 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
6.5 Modellen De volgende modellen zijn met enkele aanpassingen overgenomen uit Modellen archiefregelingen, [Haarlem], 1996 van het Landelijk Overleg Provinciaal Archiefinspecteurs. Model verzoek om machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden Burgemeester en wethouders van de gemeente / het dagelijks bestuur van het waterschap / het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling verzoeken / verzoekt Gedeputeerde Staten om een machtiging tot vervanging als bedoeld in art. 7 van de Archiefwet 1995 en art. 6, lid 2 van het Archiefbesluit ten einde over te kunnen gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge (titel selectielijst invullen) voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen: (opsomming) Waarborging van belangen 1. Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: 2. Reproductie is noodzakelijk wegens 3. Reproductie geschiedt op de volgende wijze 4. Het belang van de gegevens voor de gemeente / het waterschap / het openbaar lichaam ex Wgr en de overige overheidsorganen is als volgt gewaarborgd: 5. Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: Plaats: Datum: Ondertekening: Model besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden Burgemeester en wethouders van de gemeente / het dagelijks bestuur van het waterschap / het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam ex Wgr / de korpsbeheerder van de regio hebben/heeft besloten na verkregen machtiging van Gedeputeerde Staten over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen: (opsomming) Waarborging van belangen 17 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
1. Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: 2. Reproductie is noodzakelijk wegens 3. Reproductie geschiedt op de volgende wijze 4. Het belang van de gegevens voor de gemeente / het waterschap / het openbaar lichaam ex Wgr en de overige overheidsorganen is als volgt gewaarborgd: 5. Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: Plaats: Datum: Ondertekening: Model bekendmaking van het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden Burgemeester en wethouders van de gemeente / het dagelijks bestuur van het waterschap / het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam ex Wgr / de korpsbeheerder van de regio delen / deelt mee dat ter inzage ligt op / in (plaats) een gemotiveerd besluit tot vervanging van de navolgende categorieën archiefbescheiden door reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden: (globale opsomming) Waarborging van belangen 1. Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: 2. Reproductie is noodzakelijk wegens 3. Reproductie geschiedt op de volgende wijze 4. Het belang van de gegevens voor de gemeente / het waterschap / het openbaar lichaam ex Wgr en de overige overheidsorganen is als volgt gewaarborgd: 5. Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel 3.13 van de Algemene Wet Bestuursrecht schriftelijk aan burgemeester en wethouders / het dagelijks bestuur / de korpsbeheerder uiterlijk op (termijn 8 weken) dan wel mondeling op de zitting van (tijd) op / in (plaats) zijn / haar zienswijze naar voren brengen. 18 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
Plaats: Datum: Ondertekening: Model verklaring tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden Ondergetekende, burgemeester en wethouders van de gemeente / het dagelijks bestuur van het waterschap / het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam ex Wgr / de korpsbeheerder van de regio verklaren / verklaart dat na het besluit daartoe van en na machtiging van gedeputeerde staten d.d. vervangen zijn door reproducties en vernietigd door versnippering (dan wel anderszins) door (bedrijf) op (datum) de navolgende archiefbescheiden: (opsomming) Plaats: Datum: Ondertekening: 19 Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant