Analoge telefoontoestellen met drktoetsen voor MX-ONE en MD110 Gebrikershandleiding Afbeelding voorpagina Plaats de afbeelding rechtstreeks op de pagina, zonder rekening te hoden met de tekstdoorloop. Selecteer Graphics > Properties en voer de volgende instellingen in: Width: 15,4 cm (belangrijk!) Height: 11,2 cm (mag ook kleiner) Top: 5,3 cm (belangrijk!) Left: -0,3 cm (belangrijk!)
Title NL/LZT 103 77 R3A Aastra Telecom Sweden AB 2008. Alle rechten voorbehoden.
Inhodsopgave Inhodsopgave pagina Welkom... 5 Beschrijving... 7 Free seating (optie)... 10 Inkomende gesprekken... 12 Uitgaande gesprekken... 14 Tijdens een gesprek... 25 Gesprek doorschakelen... 28 Afwezigheidsinformatie (optie)... 39 Berichten... 41 Groepsfncties... 46 Andere nttige fncties... 48 Woordenlijst... 53 Index... 55 3
Inhodsopgave 4
Welkom Welkom Welkom bij de gebrikershandleiding voor alle typen analoge telefoontoestellen met drktoetsen voor MD110 of MX-ONE. In sommige landen worden voor bepaalde fncties afwijkende codes gebrikt. In deze handleiding worden alle fncties beschreven met de gebrikelijke code. De landen en de afwijkende codes worden vermeld in een aparte opmerking. In de gebrikershandleiding worden de mogelijkheden van de systeemfncties beschreven zoals deze zijn geprogrammeerd bij levering it de fabriek. Uw toestel kan anders zijn geprogrammeerd. Raadpleeg de systeembeheerder als hierover meer informatie wenst. De meest actele versie van deze gebrikershandleiding kan worden gedownload van: http://www.aastra.com. 5
Welkom Copyright Alle rechten voorbehoden. Volledige of gedeeltelijke reprodctie van deze pblicatie, opslag in een elektronisch zoeksysteem of bekendmaking in enige vorm of op welke wijze dan ook, elektronisch, mechanisch, via fotokopie, opname of anderszins, is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de itgever, tenzij in overeenstemming met de volgende voorwaarden. Wanneer deze pblicatie toegankelijk wordt gemaakt via Aastramedia, geeft Aastra toestemming om kopieën van de inhod van dit bestand te downloaden en af te drkken, echter itslitend voor eigen gebrik en niet voor verspreiding. Volledige of gedeeltelijke aanpassing of wijziging van deze pblicatie of gebrik ervan voor commerciële doeleinden is niet toegestaan. Aastra kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade voortvloeiend it het gebrik van een onwettig gewijzigde of aangepaste pblicatie. Aastra is een gedeponeerd handelsmerk van Aastra Technologies Limited. Alle andere genoemde handelsmerken zijn het eigendom van de betreffende eigenaren. Garantie AASTRA BIEDT GEEN ENKELE GARANTIE VOOR DIT MA- TERIAAL, INCLUSIEF MAAR NIET BEPERKT TOT IMPLICIETE GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID OF GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL. Aastra kan niet aansprakelijk worden gesteld voor foten in deze docmentatie, noch voor incidentele of gevolgschade in verband met de itrsting, de werking of het gebrik van dit materiaal. 6
Beschrijving Beschrijving In deze handleiding wordt beschreven hoe via een willekerig type analoog telefoontoestel knt gebrik maken van de fncties van het MD110 of MX-ONE. Fncties worden bediend via het toetsenbord (de toetsen 0 9, * en #) en de R-toets. Opmerking: raadpleeg de gebrikershandleiding die met het toestel is meegeleverd voor fncties die zijn ingebowd in w toestel. 7
Beschrijving Tonen en signalen De centrale strt de volgende verschillende tonen en signalen naar w toestel. Kiestoon Toonkarakteristieken De hier beschreven tonen worden over de hele wereld het meest gebrikt. In veel landen wordt in bepaalde gevallen een afwijkende toon gebrikt. Speciale kiestoon Beltoon of wachtrijtoon om de 4 seconden Ingesprektoon Overbelasttoon Toon bij nmmer niet beschikbaar Toon bij oproep in wacht Tssenkomsttoon Conferentietoon om de 15 seconden (voor alle deelnemers) Verificatietoon Waarschwingstoon, dre rote 8
Beschrijving Intern belsignaal Belsignalen Er zijn drie verschillende belsignalen waarmee wordt geïnformeerd over het type inkomend gesprek. De hier beschreven signalen worden over de hele wereld het meest gebrikt. In veel landen worden signalen gebrikt die zijn aangepast aan de plaatselijke normen. Als een signaal te horen krijgt dat niet beschreven staat of dat niet knt thisbrengen, knt contact opnemen met de systeembeheerder. Extern belsignaal Tergbelsignaal (herinnering voor tergbellen) 9
Free seating (optie) Free seating (optie) De fnctie Free seating wordt gebrikt voor personen die wel een toestelnmmer hebben maar geen eigen telefoontoestel. Dit geldt bijvoorbeeld voor kantoormedewerkers zonder vaste werkplek, voor personen die voornamelijk biten kantoor werken, enzovoort. Wanneer als gebriker van Free seating op kantoor werkt, meldt zich aan op een willekerig telefoontoestel waaraan dan tijdelijk w toestelnmmer en w systeembevoegdheden worden toegewezen. Aanmelden *11* Toets dit in. z* Voer de atorisatiecode in gevolgd door *. z# Voer w telefoonnmmer in gevolgd door #. d Leg de hoorn op de haak om de procedre te beëindigen. Op het scherm wordt w telefoonnmmer weergegeven. Opmerking: wanneer beschikt over een eerdere versie van de fnctie Free seating, volgt een andere procedre. Wanneer zich wilt aanmelden, toetst het volgende in: *10* toestelnmmer #. 10
Free seating (optie) Afmelden #11# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak om de procedre te beëindigen. Opmerking: wanneer beschikt over een eerdere versie van de fnctie Free seating, volgt een andere procedre. Wanneer zich wilt afmelden, toetst het volgende in: #10#. 11
Inkomende gesprekken Inkomende gesprekken Een belsignaal geeft een inkomend intern of extern gesprek aan. Gesprekken aannemen z Op een ander toestel U knt een oproep voor een ander toestel aannemen op een willekerig toestel in w kantoor. Neem de hoorn van de haak en bel naar het toestel dat overgaat. U hoort de ingesprektoon. 8 Drk hierop. Een tweede gesprek aannemen Een wachttoon stelt tijdens een gesprek op de hoogte van een tweede gesprek dat in de wacht staat. U hebt twee opties. d Optie 1 Beëindig het lopende gesprek: Leg de hoorn op de haak. Het niewe gesprek wordt aangekondigd op w toestel. Neem de hoorn van de haak om het niewe gesprek aan te nemen. 12
Inkomende gesprekken Rd d Optie 2 Vraag degene waarmee in gesprek bent even te wachten: Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Het gesprek dat in de wacht staat, wordt aangekondigd op w toestel. Neem de hoorn van de haak om het niewe gesprek aan te nemen. Nadat het niewe gesprek hebt beëindigd: Leg de hoorn op de haak. Het eerste gesprek wordt aangekondigd op w toestel. Neem de hoorn van de haak om het eerste gesprek weer aan te nemen. 13
Uitgaande gesprekken Uitgaande gesprekken z 0z d Gesprekken plaatsen Intern en extern bellen: Neem de hoorn van de haak en kies een toestelnmmer voor een intern gesprek; of het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn en het externe nmmer. Opmerking: welk(e) cijfer(s) moet kiezen voor externe toegang is afhankelijk van de configratie van het systeem. Leg de hoorn op de haak om het gesprek te beëindigen. Opmerkingen: U knt gesprekken sneller plaatsen door gemeenschappelijke snelkiesnmmers te gebriken en door w eigen snelkiesnmmers te programmeren. Zie Snelkiezen op pagina 20. Als een wachtrijtoon hoort wanneer het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn intoetst (de optionele fnctie Least Cost Roting wordt in het systeem gebrikt), blijft wachten. Zodra een lijn vrijkomt, hoort een kiestoon. Als een waarschwingssignaal hoort, is de geselecteerde lijn aangedid als dr. 14
Uitgaande gesprekken Beperkte nmmerweergave Als niet wilt dat w naam en nmmer zichtbaar zijn voor degene die belt, knt de volgende procedre aanhoden. Opmerkingen: Deze fnctie is alleen beschikbaar op de niewste versies van de centrale en kan zijn geblokkeerd voor gebrik op w toestel (geprogrammeerd door de systeembeheerder). Beperkte nmmerweergave is alleen van toepassing op het lopende gesprek, met andere woorden, de procedre moet worden herhaald als een volgende keer w naam en nmmer niet wilt laten weergeven. *42# Toets dit in en wacht op een niewe kiestoon. z Kies het nmmer. Uw naam en nmmer worden niet weergegeven op het scherm van de gebelde persoon. Individele bitenlijn Een gesprek plaatsen via een bepaalde bitenlijn: *0* Toets dit in. z# Kies het nmmer van de individele bitenlijn gevolgd door #. z Kies het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn en kies het externe nmmer. 15
Uitgaande gesprekken Laatst gekozen extern nmmer opniew kiezen Wanneer een extern gesprek plaatst, slaat het systeem atomatisch alle gekozen cijfers op, ongeacht of het gesprek wel of niet wordt beantwoord. *** Toets dit in om het laatste externe nmmer opniew te kiezen. Ingesprektoon Als bij het bellen van een toestel een ingesprektoon krijgt, er niet wordt opgenomen of alle bitenlijnen bezet zijn, knt het volgende doen: d Tergbellen Als het toestel dat belt in gesprek is of niet wordt opgenomen: 6 Drk hierop. Leg de hoorn op de haak om de procedre te beëindigen. U wordt terggebeld (tergbelsignaal) als het hidige gesprek wordt beëindigd of de volgende keer dat een niew gesprek wordt beëindigd. U moet binnen acht seconden opnemen, anders wordt de tergbelaanvraag geannleerd. Neem de hoorn van de haak als wordt terggebeld. Het systeem belt het toestel. Opmerking: tergbelaanvragen knnen worden geactiveerd op verschillende toestellen tegelijkertijd. 16
Uitgaande gesprekken Als alle bitenlijnen bezet zijn (nadat het cijfer of de cijfers voor een lijn hebt gekozen): 6 Drk hierop. z# Kies het externe nmmer gevolgd door #. d Leg de hoorn op de haak om de procedre te beëindigen. Zodra er een bitenlijn vrijkomt, wordt terggebeld (tergbelsignaal). U moet binnen acht seconden opnemen, anders wordt de tergbelaanvraag geannleerd. Neem de hoorn van de haak als wordt terggebeld. Het systeem belt het externe nmmer. Opmerking: er kan slechts één tergbelaanvraag worden geactiveerd op een bitenlijn die bezet is. #37*z Individele tergbelaanvraag annleren Toets dit in en kies het toestelnmmer. Opmerking: knt een individele tergbelaanvraag op een bepaalde bitenlijn annleren door in plaats van het toestelnmmer het cijfer of de cijfers voor een lijn te kiezen. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Alle tergbelaanvragen annleren #37# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. 17
Uitgaande gesprekken Wachttoon activeren Als dringend verbinding wilt maken met een toestel dat bezet is of met een bitenlijn die bezet is, knt dit aankondigen met een wachttoon. 5 Drk hierop. Hod de hoorn van de haak. Zodra het toestel of de bitenlijn vrijkomt, wordt atomatisch verbinding gemaakt. Opmerkingen: Het is mogelijk dat de fnctie Wachttoon op w toestel is geblokkeerd (geprogrammeerd door de systeembeheerder). Als Wachttoon is geblokkeerd, blijft de ingesprektoon horen. Tssenkomst op een toestel dat in gesprek is U knt tssenbeide komen op een toestel dat al in gesprek is. 4 Drk hierop. Voordat interrmpeert, wordt een waarschwingstoon verzonden naar de partijen in het lopende gesprek. Er klinkt een waarschwingstoon en knt het gesprek n met drie partijen voortzetten. Opmerkingen: Het is mogelijk dat de waarschwingstoon voor w systeem is itgeschakeld. Het is mogelijk dat de fnctie Tssenkomst op w toestel is geblokkeerd (geprogrammeerd door de systeembeheerder). Als deze fnctie is geblokkeerd, blijft de ingesprektoon horen. 18
Uitgaande gesprekken *44*z Tssenkomst op een bitenlijn die bezet is U knt tssenbeide komen op een bitenlijn die bezet is. Toets dit in en kies het nmmer van de individele bitenlijn. #z Drk hierop en kies het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn. Ingesprektoon. 4 Drk hierop. Voordat interrmpeert, wordt een waarschwingstoon verzonden naar de partijen in het lopende gesprek. Er klinkt een waarschwingstoon en knt het gesprek n met drie partijen voortzetten. Opmerkingen: Het is mogelijk dat de waarschwingstoon voor w systeem is itgeschakeld. Het is mogelijk dat de fnctie Tssenkomst op w toestel is geblokkeerd (geprogrammeerd door de systeembeheerder). Als deze fnctie is geblokkeerd, blijft de ingesprektoon horen. Doorschakeling negeren *60*z Als deze fnctie op w toestel is toegestaan, knt de volgende instellingen op een bepaald toestel negeren: geactiveerde doorschakeling, geactiveerde volgstand en geactiveerde afwezigheidsinformatie. Toets dit in en kies het toestelnmmer. # Drk hierop en wacht op antwoord. 19
Uitgaande gesprekken Snelkiezen z Gemeenschappelijke snelkiesnmmers Met gemeenschappelijke snelkiesnmmers hoeft slechts op enkele toetsen te drkken om een gesprek te plaatsen. De gemeenschappelijke snelkiesnmmers bestaan it 1 tot 5 cijfers die worden opgeslagen in de centrale (door de systeembeheerder). Neem de hoorn van de haak en kies het gemeenschappelijke snelkiesnmmer. Individele snelkiesnmmers U knt maximaal tien veelgebrikte telefoonnmmers programmeren onder de cijfertoetsen 0 tot en met 9 en deze toetsen vervolgens gebriken als individele snelkiesnmmers (als deze fnctie is toegestaan). Gebrik: ** (0 9) Toets dit in en drk op de betreffende cijfertoets. Individele snelkiesnmmers programmeren en wijzigen: *51* (0 9) Toets dit in en drk op de geselecteerde cijfertoets. *z Drk hierop en kies het telefoonnmmer. Het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn moeten worden toegevoegd aan het begin van externe telefoonnmmers. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Opmerking: het geprogrammeerde nmmer mag it maximaal 20 cijfers bestaan, gevolgd door * waarmee de tweede kiestoon van het pblieke netwerk wordt aangegeven. 20
Uitgaande gesprekken Eén geprogrammeerd nmmer wissen: #51* (0 9) Toets dit in en drk op de geselecteerde cijfertoets. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. #51# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. Alle geprogrammeerde nmmers wissen: Atorisatie Gegevensbeveiliging Hiermee knt een gesprek voeren zonder te worden gestoord (tssenkomst is niet toegestaan). Deze fnctie wordt atomatisch geannleerd wanneer het gesprek wordt beëindigd. *41#z Instellen: Toets dit in en kies het nmmer. 21
Uitgaande gesprekken Niet storen (DND) Als Niet storen activeert, worden inkomende gesprekken naar w toestel niet aangegeven. U knt nog steeds op dezelfde manier als altijd itgaande gesprekken laten plaatsvinden. *27# Toets dit in om deze fnctie te activeren; Speciale kiestoon. of #27# toets dit in om deze fnctie te deactiveren. d Leg de hoorn op de haak om het activeren/deactiveren te beëindigen. Atorisatiecode, gemeenschappelijk (optie) Als een gemeenschappelijke atorisatiecode moet gebriken (een code van 1 tot 7 cijfers), knt ieder op de centrale aangesloten telefoontoestel tijdelijk het atorisatienivea geven dat aan deze code is gekoppeld. U knt de code gebriken voor één gesprek, maar knt het toestel ook vrijmaken voor meerdere gesprekken en daarna opniew vergrendelen. Voor één gesprek: *72* Toets dit in. z# Voer de atorisatiecode in gevolgd door #. Verificatietoon. z Kies het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn en kies het externe nmmer. Een toestel vrijmaken voor meerdere gesprekken: #73* Toets dit in. z# Voer de atorisatiecode in gevolgd door #. Verificatietoon. 22
Uitgaande gesprekken Een toestel blokkeren: *73* Toets dit in. z# Voer de atorisatiecode in gevolgd door #. Verificatietoon. Atorisatiecode, individeel (optie) Als een individele atorisatiecode hebt gekregen (1 tot 7 cijfers, gekoppeld aan w eigen toestel), knt w eigen toestel vergrendelen op een gemeenschappelijk atorisatienivea, bijvoorbeeld wanneer niet op kantoor bent. Bovendien knt elk ander toestel dat op de centrale is aangesloten tijdelijk hetzelfde atorisatienivea geven als op w eigen telefoontoestel. De individele code kan worden gewijzigd vanaf w eigen toestel. Uw toestel blokkeren: *76* Toets dit in. z# Voer de atorisatiecode in gevolgd door #. Verificatietoon. Gesprekken voeren met w atorisatienivea wanneer w toestel is geblokkeerd: *75* Toets dit in. z# Voer de atorisatiecode in gevolgd door #. Verificatietoon. z Kies het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn en kies het externe nmmer. 23
Uitgaande gesprekken Uw toestel deblokkeren: #76* Toets dit in. z# Voer de atorisatiecode in gevolgd door #. Verificatietoon. Uw eigen atorisatienivea op een ander telefoontoestel toepassen: *75* Toets dit in. z* Voer de atorisatiecode in gevolgd door *. z# Verificatietoon. Kies w eigen toestelnmmer gevolgd door #. z Verificatietoon. Kies het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn en kies het externe nmmer. Uw individele atorisatiecode wijzigen: *74* Toets dit in. z* Voer de ode atorisatiecode in gevolgd door *. z# Voer de niewe atorisatiecode in gevolgd door #. Verificatietoon. 24
Tijdens een gesprek Tijdens een gesprek R z Rggespraak Tijdens een lopend gesprek wilt rggespraak voeren met een interne of externe partij. Drk hierop. Kiestoon. De eerste partij wordt in de wacht gezet. Bel de derde partij. Als de andere partij het gesprek aanneemt, knt schakelen tssen de gesprekken (tergverwijzen), het gesprek doorzetten, een conferentiegesprek beginnen of een van de gesprekken beëindigen. 2 Drk hierop om terg te keren naar de eerste partij. Tergverwijzen 2 Drk hierop om terg te keren naar de andere partij. De partij met wie in gesprek was, wordt in de wacht gezet en er wordt verbinding gemaakt met de andere partij. 25
Tijdens een gesprek R z d Doorzetten U wilt een lopend gesprek doorzetten. Drk hierop. Kiestoon. Bel de derde partij. U knt het gesprek doorzetten voordat de andere partij opneemt of wachten op antwoord. Leg de hoorn op de haak. Het hidige gesprek wordt doorgezet. Opmerking: als meerdere gesprekken in de wacht hebt gezet, wordt het laatste gesprek dat in de wacht is gezet, doorgezet. Als het gekozen toestelnmmer in gesprek is of doorzetten niet is toegestaan, hoort opniew een belsignaal. Wachttoon Als tijdens een lopend gesprek de wachttoon hoort die een tweede inkomend gesprek aangeeft, probeert iemand anders te bereiken. d Lopend gesprek beëindigen en het inkomende gesprek beantwoorden: Leg de hoorn op de haak om het lopende gesprek te beëindigen. Het inkomende gesprek wordt aangekondigd op w toestel. Neem de hoorn van de haak om het niewe gesprek aan te nemen. Opmerking: het is mogelijk dat de fnctie Wachttoon op w toestel is geblokkeerd (geprogrammeerd door de systeembeheerder). 26
Tijdens een gesprek Conferentie Er knnen maximaal zeven partijen deelnemen aan een conferentiegesprek. Alleen de leider van het conferentiegesprek mag deelnemers toelaten. Tijdens de conferentie hoort om de 15 seconden een toon. Opmerking: het is mogelijk dat de conferentietoon voor w systeem is itgeschakeld. R z Tijdens een lopend gesprek wilt een conferentiegesprek beginnen. U wordt de leider van de conferentie. Drk hierop. Bel de derde partij. Wacht op antwoord. d 3 Drk hierop om een conferentiegesprek te plaatsen. Herhaal de procedre om andere personen te betrekken in de conferentie. Leg de hoorn op de haak om de conferentie te verlaten. In de wacht zetten Rd z U knt het lopende gesprek tijdelijk in de wacht zetten. U knt gesprekken die in de wacht staan, hervatten op w eigen toestel of op een ander toestel. Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Het gesprek hervatten op w eigen toestel: Het gesprek hervatten op een ander toestel: Bel het toestel waar het gesprek in de wacht is gezet. 8 Drk hierop. 27
Gesprek doorschakelen Gesprek doorschakelen Doorschakelen Als niet wilt worden gestoord of niet op kantoor bent, knt alle inkomende gesprekken naar w toestel doorschakelen naar een voorgeprogrammeerde antwoordpositie. Tijdens een doorschakeling hoort een speciale kiestoon. U knt nog steeds op normale wijze gesprekken plaatsen. U knt direct doorschakelen, bij geen gehoor, bij bezet of knt doorschakelen naar een andere informatiedienst. Direct doorschakelen vanaf w eigen toestel instellen Het gesprek wordt doorgeschakeld naar een individele positie of naar maximaal drie voorgeprogrammeerde algemene antwoordposities (afhankelijk van het type inkomend gesprek). Geprogrammeerd door de systeembeheerder. *21# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. Opmerking: doorschakelen kan ook worden ingesteld en geannleerd vanaf de antwoordpositie. Volg hiervoor de procedre beschreven in Interne volgstand op pagina 30. 28
Gesprek doorschakelen Direct doorschakelen vanaf w eigen toestel annleren #21# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. Opmerking: doorschakelen kan ook worden ingesteld en geannleerd vanaf de antwoordpositie. Volg hiervoor de procedre beschreven in Interne volgstand op pagina 30. Doorschakelen bij niet antwoorden *211# Toets dit in om de doorschakeling in te stellen. d Leg de hoorn op de haak. Het inkomende gesprek wordt na 3 signalen doorgeschakeld. Annleren: #211# Toets dit in om de doorschakeling te annleren. d Leg de hoorn op de haak. Doorschakelen wanneer de bellende partij een ingesprektoon hoort *212# Toets dit in om de doorschakeling in te stellen. d Leg de hoorn op de haak. Annleren: #212# Toets dit in om de doorschakeling te annleren. d Leg de hoorn op de haak. 29
Gesprek doorschakelen Doorschakelen naar een andere informatiedienst *218# Toets dit in om de doorschakeling in te stellen. d Leg de hoorn op de haak. Annleren: #218# Toets dit in om de doorschakeling te annleren. d Leg de hoorn op de haak. Interne volgstand Alle inkomende gesprekken naar w toestel worden doorgeschakeld naar een ander door gekozen toestel (binnen het eigen netwerk). Tijdens de volgstand hoort een speciale kiestoon. U knt nog steeds op normale wijze gesprekken plaatsen. *21*z Instellen vanaf w eigen toestel Toets dit in en kies het antwoordpositienmmer. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Annleren vanaf w eigen toestel #21# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. 30
Gesprek doorschakelen *21*z Doorschakelen vanaf de antwoordpositie Zelfs als zich in een andere rimte bevindt, knt gesprekken beantwoorden door deze door te schakelen naar de rimte waar verblijft. Toets dit in en kies w eigen toestelnmmer. *z Toets dit in en kies het doorschakelnmmer. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. De gesprekken worden doorgeschakeld naar de antwoordpositie. Opmerking: voordat knt doorschakelen vanaf de antwoordpositie, moet interne volgstand worden ingesteld op w eigen toestel. #21*z Annleren vanaf antwoordpositie Toets dit in en kies w eigen toestelnmmer. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. 31
Gesprek doorschakelen Externe volgstand Als Externe volgstand is toegestaan, knt alle inkomende gesprekken naar w toestel doorschakelen naar een extern nmmer van w keze. U hoort een speciale kiestoon. U knt nog steeds op normale wijze gesprekken plaatsen. *22#z Instellen Toets dit in, kies het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn en kies het externe nmmer. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Annleren #22# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. 32
Gesprek doorschakelen Persoonlijk nmmer (optie) Met deze fnctie bent altijd bereikbaar op w normale telefoonnmmer op kantoor, zelfs als zich in een andere rimte bevindt, niet op kantoor, this, enzovoort. Afhankelijk van de fnctionaliteit van de centrale op kantoor hebt een individeel zoekprofiel of knt kiezen it vijf individele zoekprofielen (optioneel). Een zoekprofiel kan voor elke sitatie op maat worden gemaakt, bijvoorbeeld op kantoor, op reis, this, enzovoort. U knt zowel interne als externe telefoonnmmers gebriken in een profiel. Op w verzoek kan de systeembeheerder zoekprofielen programmeren of aanpassen. Zie Uw zoekprofielen samenstellen en instellen op pagina 35. Als de fnctie is geactiveerd, worden inkomende gesprekken doorgezet naar verschillende telefoontoestellen of andere back-pdiensten in de door gekozen volgorde. Als een antwoordpositie in het profiel in gesprek is, kan het gesprek worden doorgezet naar een andere vooraf bepaalde positie in het profiel, bijvoorbeeld voicemail of een collega. U knt de fnctie activeren vanaf w eigen toestel op kantoor of via de fnctie DISA (Direct Inward System Access) als niet op kantoor bent. Een (ander) profiel activeren vanaf het toestel op kantoor *10* Toets dit in. (1 5) Toets het cijfer in van het zoekprofiel. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Opmerking: wanneer een andere partij in het geactiveerde profiel is opgenomen (een collega, een operator, enzovoort), moet deze altijd op de hoogte stellen wanneer afwezig bent. Pas w welkomsttekst aan met afwezigheidsinformatie als voicemail deel itmaakt van het geactiveerde profiel. 33
Gesprek doorschakelen Annleren vanaf de telefoon op kantoor #10# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. z Een (ander) profiel activeren vanaf een extern telefoontoestel Het externe toestel moet beschikken over drktoetsen, inclsief hekje-toets (#) en ster-toets (*) of het externe toestel moet een mobiel telefoontoestel zijn dat DTMF-tonen kan prodceren. Bel de DISA-fnctie op kantoor. Kiestoon. *75* Toets dit in. z* Voer de atorisatiecode in gevolgd door *. z# Kies w eigen toestelnmmer gevolgd door #. *10* Kiestoon. Toets dit in. z* Kies w eigen toestelnmmer gevolgd door *. (1 5) Toets het cijfer in van het zoekprofiel. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Opmerking: wanneer een andere partij in het geactiveerde profiel is opgenomen (een collega, een operator, enzovoort), moet deze altijd op de hoogte stellen wanneer afwezig bent. Pas w welkomsttekst aan met afwezigheidsinformatie als voicemail deel itmaakt van het geactiveerde profiel. 34
Gesprek doorschakelen z Annleren vanaf een extern telefoontoestel Het externe toestel moet beschikken over drktoetsen, inclsief hekje-toets (#) en ster-toets (*) of het externe toestel moet een mobiel telefoontoestel zijn dat DTMF-tonen kan prodceren. Bel de DISA-fnctie op kantoor. Kiestoon. *75* Toets dit in. z* Voer de atorisatiecode in gevolgd door *. z# Kies w eigen toestelnmmer gevolgd door #. #10* Kiestoon. Toets dit in. z# Kies w eigen toestelnmmer gevolgd door #. d Leg de hoorn op de haak. Uw zoekprofielen samenstellen en instellen De zoekprofielen worden geïnstalleerd of gewijzigd door de systeembeheerder. Kopieer het instellingenformlier, vl w niewe of gewijzigde profielen in en geef het formlier aan de systeembeheerder, zodat hij w profielen kan opstellen. Opmerking: als een toepassing voor profielen is aangesloten op w systeem, knt profielen wijzigen via w intranet. Raadpleeg de afzonderlijke instrcties voor deze toepassing. 35
Gesprek doorschakelen Belangrijke opmerkingen voor het samenstellen van w zoekprofielen: Zorg er bij het samenstellen van w profielen voor dat de telefoon niet langer dan 45 seconden overgaat. De beller hangt meestal na 3 tot 6 belsignalen op. Als het toestel langer wilt laten overgaan, is de maximmtijd 60 seconden. Hod rekening met de tijd die nodig is om op elke antwoordpositie in w profiel te reageren. U hebt ongeveer 15 seconden nodig om te reageren op een inkomend gesprek op een vaste of draadloze telefoon en 20 tot 25 seconden op een mobiele telefoon. Er moet een antwoordpositie zijn aan het eind van elk profiel (voicemail of operator/secretaresse). Als dit niet het geval is, blijven gesprekken wellicht onbeantwoord. Stel dat in gesprek bent. De beschikbare opties zijn dan: Doorschakelen naar voicemail; Doorschakelen naar de operator. Als een antwoordapparaat, een fax of een andere antwoorddienst al eerder als antwoordpositie in het zoekprofiel is opgenomen, zo dit het zoeken knnen belemmeren. Schakel de antwoorddienst it of stel het aantal keren dat het toestel overgaat zo in dat het zoeken niet wordt belemmerd. Als w systeem slechts één persoonlijk profiel toelaat, gebrikt in het profiel alleen de 2 tot 3 posities die het meest gebrikt. Als meer nmmers toevoegt, bestaat het risico dat de beller ophangt voordat een positie die wat later is ingesteld, wordt gebeld. Als w systeem 1 tot 5 persoonlijke profielen toelaat, knt de posities die het meest gebrikt in w profielen opnemen. Zorg ervoor dat in elk profiel zo weinig mogelijk antwoordposities gebrikt. Voorbeelden van profielen: Op kantoor This Op reis Afwezig/niet bereikbaar 36
Gesprek doorschakelen Voorbeeld: Het instellingenformlier voor zoekprofielen invllen: Profiel 1 Op kantoor Type toestel of antwoordpositie* Telefoonnmmer 1 Vast 1234 10 2 Draadloos 5234 15 3 Voicemail Tijd dat toestel overgaat (seconden) *Voorbeelden: vast, draadloos, mobiel, extern, voicemail, operator, enzovoort. Profiel 2 This Zoekvolgorde Zoekvolgorde Type toestel of antwoordpositie* Telefoonnmmer 1 Externe lijn 222222 20 2 Mobiel 0706666666 25 3 Voicemail Tijd dat toestel overgaat (seconden) 37
Gesprek doorschakelen Instellingenformlier voor zoekprofielen Naam: Afdeling: Telefoonnmmer: Rekening: Profiel 1... Type toestel of antwoordpositie* Telefoonnmmer Tijd dat toestel overgaat (seconden) *Voorbeelden: vast, draadloos, mobiel, extern, voicemail, operator, enzovoort. Profiel 2... Type toestel of antwoordpositie* Profiel 3... Type toestel of antwoordpositie* Profiel 4... Type toestel of antwoordpositie* Profiel 5... Zoekvolgorde 1 2 3 4 Zoekvolgorde 1 2 3 4 Zoekvolgorde 1 2 3 4 Zoekvolgorde 1 2 3 4 Zoekvolgorde 1 2 3 4 Type toestel of antwoordpositie* Telefoonnmmer Telefoonnmmer Telefoonnmmer Telefoonnmmer Tijd dat toestel overgaat (seconden) Tijd dat toestel overgaat (seconden) Tijd dat toestel overgaat (seconden) Tijd dat toestel overgaat (seconden) 38
Afwezigheidsinformatie (optie) Afwezigheidsinformatie (optie) Met afwezigheidsinformatie worden bellers geïnformeerd over de reden waarom afwezig bent en wanneer weer terg bent. Als daartoe bevoegd bent, knt vanaf w eigen toestel ook afwezigheidsinformatie invoeren voor een ander toestel. Instellen Voorbeeld: Terg op 15 september (=0915). *23* Toets dit in. ( 0 9 ) Voer de afwezigheidscode in. Opmerking: de afwezigheidscodes bestaan it één cijfer, afhankelijk van het systeem dat is verbonden met de centrale. Neem voor de mogelijke afwezigheidscodes contact op met de systeembeheerder. *0915 Toets dit in en voer de datm (MMDD) of de tijd (UUMM) van w tergkomst in. Opmerkingen: Als de tijd of datm van tergkomst niet relevant is, knt deze stap overslaan. De volgorde waarin de datm moet worden ingevoerd, is systeemafhankelijk. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. 39
Afwezigheidsinformatie (optie) Annleren #23# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. De geprogrammeerde informatie wordt verwijderd. Instellen voor een ander toestel *230* Toets dit in. z* Kies het toestelnmmer gevolgd door *. ( 0 9 ) Voer de afwezigheidscode in. *0915 Toets dit in en voer de datm of de tijd van tergkomst van de andere persoon in. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Annleren voor een ander toestel #230* Toets dit in. z# Kies het toestelnmmer gevolgd door #. d Opmerking: als de speciale kiestoon hoort, moet de atorisatiecode voor het andere toestel invoeren. Voer de code in en drk op # voordat de hoorn op de haak legt. Leg de hoorn op de haak. 40
Berichten Berichten Niew bericht (handmatig) Als het toestel dat belt niet wordt opgenomen, knt een niewberichtsignaal naar dat toestel verzenden (als deze fnctie is toegestaan). Aannemen Er wordt een gesprek geplaatst naar het toestel waarvandaan de aanvraag is gedaan. Niew bericht (handmatig) op w eigen toestel annleren #31# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. Niew bericht (handmatig) op een ander toestel instellen *31* Toets dit in. z Kies het toestelnmmer. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. 41
Berichten Niew bericht (handmatig) op een ander toestel annleren #31* Toets dit in. z Kies het toestelnmmer. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Voicemail (optie) Met deze geïntegreerde fnctie knt een voicemailbericht op w toestel achterlaten wanneer geen gesprekken knt aannemen, bijvoorbeeld wanneer niet op kantoor bent, in bespreking bent, enzovoort. De beller kan vervolgens een bericht in w postbs achterlaten. Zodra weer op kantoor bent, knt w postbs openen en de ontvangen berichten belisteren. U knt alle inkomende gesprekken, alle onbeantwoorde gesprekken of alle gesprekken die binnenkomen wanneer w toestel in gesprek is, naar w postbs doorschakelen. Wanneer w postbs opent, hoort gesproken instrcties voor het belisteren, inspreken, opslaan en verwijderen van berichten en hoe w beveiligingscode knt wijzigen. Uw postbs activeren en deactiveren Voor alle inkomende gesprekken: Zie Doorschakelen op pagina 28 (fnctiecode 21). Gebrik het nmmer van het voicemailsysteem als antwoordpositienmmer. Wanneer inkomende gesprekken niet worden aangenomen: Zie Doorschakelen op pagina 28 wanneer er niet wordt opgenomen (fnctiecode 211). Wanneer inkomende gesprekken een ingesprektoon krijgen: Zie Doorschakelen op pagina 28 wanneer de beller een ingesprektoon krijgt (fnctiecode 212). 42
Berichten z z Uw postbs openen Vanaf het toestel op kantoor: Kies het nmmer van het voicemailsysteem. Als om w beveiligingscode wordt gevraagd: Voer w beveiligingscode in. Bij een niew systeem is dit wachtwoord gelijk aan w toestelnmmer. Volg de opgenomen instrcties. z Vanaf een ander toestel: Kies het nmmer van het voicemailsysteem. Als om w beveiligingscode wordt gevraagd (het gebrikte toestel heeft een eigen postbs): # Drk hierop. z z Kies w postbsnmmer. (Normaalgesproken is dit w toestelnmmer op kantoor.) Voer indien vereist w beveiligingscode in. Volg de opgenomen instrcties. 43
Berichten z De postbs van iemand anders openen Kies het nmmer van het voicemailsysteem. Als om w beveiligingscode wordt gevraagd (het gebrikte toestel heeft een eigen postbs): # Drk hierop. z z Kies het postbsnmmer. (Normaalgesproken is dit het toestelnmmer van de andere persoon.) Voer indien vereist de beveiligingscode in van de andere persoon. Volg de opgenomen instrcties. 44
Berichten Instrcties voor de postbs De opgeslagen informatie geeft inlichtingen over het aantal niewe en opgeslagen berichten. Als te veel berichten hebt opgeslagen, wordt eerst gevraagd opgeslagen berichten te verwijderen. U wordt gevraagd om verschillende cijfers in te toetsen voor de diverse taken: ontvangen berichten belisteren, w eigen welkomsttekst inspreken, w wachtwoord wijzigen, w postbs verlaten, enzovoort. De volgende figr geeft een overzicht van het postbssysteem en de cijfers die moeten worden gebrikt. 45
Groepsfncties Groepsfncties Groepsoproep aannemen Mensen die samenwerken in een team, knnen hn telefoon door de systeembeheerder zo laten programmeren dat een groep wordt gevormd waarin het mogelijk is om elkaars gesprekken over te nemen. In een dergelijke groep kan elk groepslid de gesprekken aannemen voor de andere leden van de groep. 8 Toets dit in gevolgd door Yes om het gesprek aan te nemen. Opmerking: een groep voor het overnemen van elkaars gesprekken kan een alternatief zijn voor een andere groep. Gesprekken voor een alternatieve groep knnen alleen worden aangenomen als er geen gesprekken zijn voor w eigen groep. Groep met gemeenschappelijk belsignaal Gesprekken worden aangekondigd met een gemeenschappelijk belsignaal. 8 Toets dit in gevolgd door Yes om het gesprek aan te nemen. 46
Groepsfncties Groepsschakeling *21*z Als lid van een groep toestelnmmers dat onder een gemeenschappelijk nmmer kan worden bereikt, hebt de mogelijkheid tijdelijk it de groep te stappen. Toets dit in en kies w eigen toestelnmmer. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Tergkeren bij de groep #21# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. Als daartoe bevoegd bent, knt alle gesprekken doorschakelen naar een ander toestel of een andere groep: *24* Toets dit in. z* Voer het nmmer in van de groep die moet worden doorgeschakeld gevolgd door *. z Kies het toestelnmmer van de niewe antwoordpositie. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. Doorschakeling annleren: #24* Toets dit in. z Kies het nmmer van de groep die is doorgeschakeld. #d Drk hierop en leg de hoorn op de haak. 47
Andere nttige fncties Andere nttige fncties Rekeningcode (optie) Deze fnctie wordt gebrikt om een gesprek te boeken op een bepaald rekeningnmmer of om ongeoorloofde gesprekken vanaf w toestel tegen te gaan. De rekeningcode kan bestaan it 1 tot 15 cijfers. *61* Toets dit in. z# Voer de rekeningcode in gevolgd door #. Kiestoon. z Kies het cijfer of de cijfers voor een bitenlijn en kies het externe nmmer. Rd Lopend extern gesprek Wanneer deze fnctie wordt gebrikt voor de aanrekening van gesprekskosten, is het ook mogelijk om een extern gesprek dat al aan de gang is, te koppelen aan een rekeningcode. Tijdens het gesprek: Drk hierop en leg de hoorn op de haal om het gesprek in de wacht te zetten. *61* Toets dit in. z# Voer de rekeningcode in gevolgd door #. Kiestoon. Neem de hoorn van de haak om het gesprek te hervatten. 48
Andere nttige fncties Algemene deactivering De volgende fncties knnen tegelijkertijd worden geannleerd: Tergbellen (alle tergbelaanvragen worden geannleerd). Doorschakelen/interne en externe volgstand. Niew bericht (handmatig)/doorschakelen naar bericht. Niet storen. Instellen #001# Toets dit in. d Leg de hoorn op de haak. Nachtdienst Wanneer de centrale in nachtdienst staat, worden alle inkomende gesprekken naar de operator doorgezet naar een geselecteerd toestel of een groep toestellen. De centrale heeft drie verschillende nachtdienststanden: Gemeenschappelijke nachtdienst Alle inkomende gesprekken naar de operator worden doorgezet naar één specifiek toestel. Neem de gesprekken op de normale manier aan. Individele nachtdienst Bepaalde geselecteerde externe gesprekken naar de operator worden doorgezet naar één specifiek toestel. Neem de gesprekken op de normale manier aan. 49
Andere nttige fncties Universele nachtdienst Alle inkomende gesprekken naar de operator worden doorgezet naar een algemene oproeppositie, bijvoorbeeld de gemeenschappelijke bel. Neem het gesprek aan zoals beschreven bij Groep met gemeenschappelijk belsignaal op pagina 46. Hotline Neem contact op met de systeembeheerder als gebrik wilt maken van deze fnctie. Vertraagde hotline Wanneer de hoorn van een toestel met vertraagde hotline van de haak wordt genomen, wordt de teller voor de gespreksdr gestart. Als geen cijfer wordt ingedrkt voordat de time-ot optreedt, wordt atomatisch een gesprek geplaatst naar een bepaald toestel of een bepaalde bitenlijn. Als een cijfer wordt ingedrkt binnen de toegestane tijd, werkt het toestel als een gewoon telefoontoestel. Opmerking: deze fnctie is alleen beschikbaar op de niewste versies van de telefooncentrale. Directe hotline Dezelfde fnctie zoals hiervoor beschreven, maar zonder vertraging. Op deze lijn knnen alleen hotlinegesprekken worden geplaatst. Wordt bijvoorbeeld gebrikt als alarmtoestel, dertelefoon, enzovoort. Alarmtoestel De systeembeheerder kan een toestel programmeren als alarmtoestel. Een inkomend gesprek naar een alarmtoestel krijgt atomatisch voorrang. Het lopende gesprek wordt onderbroken. Er knnen maximaal zeven bellers tegelijkertijd zijn verbonden. 50
Andere nttige fncties Noodmods Bij noodgevallen kan de operator de centrale in de noodmods zetten. In dat geval knnen alleen de voorgeprogrammeerde toestellen nog gesprekken plaatsen. Datacommnicatie U knt w toestel in combinatie met een pc gebriken als een geïntegreerde spraak- en gegevensterminal. Neem contact op met de systeembeheerder als gebrik wilt maken van deze fnctie. DISA = Direct Inward System Access (optie) Als deze fnctie mag gebriken en werkt extern, knt naar kantoor bellen en langs die weg een bitenlijn aanvragen voor w zakelijke gesprekken. Deze gesprekken worden geboekt op w toestelnmmer op kantoor of op een rekeningnmmer. U hoeft dan zelf alleen maar voor het gesprek naar kantoor te betalen. Het externe toestel moet beschikken over drktoetsen, inclsief hekje-toets (#) en ster-toets (*) of het externe toestel moet een mobiel telefoontoestel zijn dat DTMF-tonen kan prodceren. Wanneer een DISA-gesprek beëindigt, moet eerst ophangen voordat een niew DISA-gesprek knt voeren. De te volgen procedre hangt af van het type atorisatiecode en het al dan niet gebrikmaken van een rekeningcode: z Met gemeenschappelijke atorisatiecode Bel de DISA-fnctie op kantoor. Kiestoon. *72* Toets dit in. z# Voer de atorisatiecode in gevolgd door #. Kiestoon. z Kies het externe nmmer. 51
Andere nttige fncties z Met individele atorisatiecode Bel de DISA-fnctie op kantoor. Kiestoon. *75* Toets dit in. z* Voer de atorisatiecode in gevolgd door *. z# Kies w eigen toestelnmmer gevolgd door #. Kiestoon. z Kies het externe nmmer. 52
Woordenlijst Woordenlijst Centrale Derde partij Least Cost Roting Rststand Snelkiesnmmer Geschakelde centrale. Uw telefooncentrale (bijvoorbeeld MD110 en MX-ONE ). Een derde verbinding (persoon) die kan worden opgenomen in een lopend gesprek tssen twee personen. De verbinding kan intern of extern zijn. Een fnctie waarmee atomatisch de goedkoopste wijze wordt geselecteerd om een extern gesprek te plaatsen (niet noodzakelijkerwijs ook de kortste afstand). De toestand van het toestel wanneer niets is geactiveerd (er wordt niet gebeld, het toestel gaat niet over, er zijn geen gesprekken doorgeschakeld, enzovoort). Verkort nmmer of kort nmmer om veelgebrikte nmmers sneller te kiezen. 53
Woordenlijst 54
Index Index A Afwezigheidsinformatie 39 Alarmtoestel 50 Algemene deactivering 49 Andere nttige fncties 48 Atorisatie 21 Atorisatiecode Gemeenschappelijk 22 Individeel 23 B Belsignalen 9 Beperkte nmmerweergave 15 Berichten 41 Niew bericht (handmatig) 41 Voicemail 42 Beschrijving 7 Tonen 8 C Conferentie 27 Copyright 6 D Datacommnicatie 51 DISA = Direct Inward System Access 51 Doorschakelen 28 Doorschakeling negeren 19 Doorzetten 26 E Externe volgstand 32 F Free seating 10 G Garantie 6 Gegevensbeveiliging 21 Gemeenschappelijke snelkiesnmmers 20 Gesprek doorschakelen 28 Doorschakelen 28 Externe volgstand 32 Interne volgstand 30 Persoonlijk nmmer 33 Gesprekken aannemen 12 Gesprekken plaatsen 14 Groep met gemeenschappelijk belsignaal 46 Groepsfncties 46 Groepsoproep aannemen 46 Groepsschakeling 47 H Hotline 50 I In de wacht zetten 27 In wacht 27 Individele bitenlijn 15 Individele snelkiesnmmers 20 Ingesprektoon 16 Inkomende gesprekken 12 Gesprekken aannemen 12 Instellingenformlier voor zoekprofielen 38 Interne volgstand 30 K Korte nmmers 20 L Laatst gekozen extern nmmer opniew kiezen 16 N Nachtdienst 49 Niet storen (DND) 22 55
Index Niew bericht (handmatig) 41 Noodmods 51 P Persoonlijk nmmer 33 Postbs 45 R Rekeningcode 48 Rggespraak 25 S Snelkiezen 20 T Tergbellen 16 Tergverwijzen 25 Tijdens een gesprek 25 Conferentie 27 Doorzetten 26 In de wacht zetten 27 Rggespraak 25 Tergverwijzen 25 Wachttoon 26 Tonen 8 Tssenkomst 18 U Uitgaande gesprekken 14 Atorisatie 21 Beperkte nmmerweergave 15 Doorschakeling negeren 19 Gesprekken plaatsen 14 Individele bitenlijn 15 Ingesprektoon 16 Laatst gekozen extern nmmer opniew kiezen 16 Snelkiezen 20 Tergbellen 16 Tssenkomst 18 Wachttoon 18 V Voicemail 42 W Wachttoon 18, 26 Welkom 5 Woordenlijst 53 56
Kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Neem voor vragen over het prodct contact op met w Aastra Certified Sales Partner. Bezoek ons ook op http://www.aastra.com Aastra Telecom Sweden AB 2008. Alle rechten voorbehoden. NL/LZT 103 77 R3A