Incasso Powered by Mister Wolf De invordering van uw onbetaalde facturen Vandenpeereboomstraat 66-68 1500 HALLE 02/331.61.48. www.mister-wolf.be Uw contactpersoon: Mr. Kris DU BOIS
I. INCASSO. Een incassodossier is een dossier waarbij u beschikt over een niet-geprotesteerde factuur, waarvan de vervaldatum reeds voorbij is en waarvoor u de schuldenaar zelf reeds in gebreke heeft gesteld. Elk dossier waarbij er onderling al problemen of onenigheden zijn met betrekking tot bijvoorbeeld de uitvoering van het geleverde werk of de kwaliteit van de geleverde dienst is bijgevolg geen incassodossier en kan op ons kantoor niet volgens dit systeem worden behandeld. Als tijdens de behandeling van een dossier zou blijken dat er inhoudelijk discussie ontstaat tussen partijen, geven wij u de uitdrukkelijke mogelijkheid om over te schakelen naar een andere vorm van begeleiding door ons kantoor, die dan zal worden afgerekend aan ons gebruikelijk uurloon per aanrekenbaar uur. Als u daar niet op wenst in te gaan, wordt het dossier aan het incassotarief afgerekend. Als u daar wel op wenst in te gaan, wordt onze tussenkomst verrekend volgens ons gebruikelijk kantoortarief. II. ONZE PRIJS. Voor de behandeling van incassodossiers werkt ons kantoor aan een forfaitair tarief, waarbij u van tevoren exact weet hoeveel de kost van onze tussenkomst zal zijn. Op die manier kan u de kostprijs voor de invordering inschalen in uw ondernemingsfinanciën en uiteindelijk ook zicht krijgen op de cijfers die met onbetaalde facturen gepaard gaan. Een forfaitair tarief biedt u zekerheid in een ondernemingsklimaat van onzekerheid. Geen enkele ondernemer wordt immers graag verrast. Wij ook niet, trouwens. Er wordt bij de behandeling van incassodossiers doorgaans in twee fases gewerkt. Elk incassodossier start met een minnelijke fase, waarbinnen wij maximaal en in geëigende stijl met een persoonlijke aanpak proberen om uw schuld in te vorderen voor u. Als blijkt dat de schuldenaar onvindbaar is of als hij geen enkel teken van leven geeft, kan een overgang naar de gerechtelijke fase zich opdringen. Het dossier wordt dan voor de rechtbank gebracht, zodat u gedwongen kan overgaan tot invordering van de schuld. U blijft uiteraard altijd vrij om te beslissen of deze overstap ook effectief gemaakt wordt. Aan de hand van de volgende barema s kan u inschatten of de kost van elke fase u de opbrengst waard is. A. Erelonen in minnelijke fase: 1 2.500 20% 2.501 6.250 15% 6.251 50.000 10% 50.001 125.000 8% 125.001 250.000 6% + 250.000 4% De aanrekening gebeurt per schijf op het in onze ingebrekestelling gevorderde bedrag in hoofdsom. Het forfait wordt vermeerderd met 21% BTW. Er geldt steeds een minimum van 350 euro (excl. BTW). Onze kantoorkosten (zoals briefpapier, postzegels, de kost van een aangetekend schrijven, opzoekingen in databases, etc.) zijn in dit forfait begrepen. Uitzonderlijke kosten die aan de Gerechtsdeurwaarder moeten worden betaald, ressorteren niet onder het forfait maar worden rechtstreeks aan voorgenoemde voldaan. Pagina 2 van 6
B. Erelonen in gerechtelijke fase: 1 6.250 25% 6.251 50.000 15% 50.001 125.000 10% 125.001 250.000 7% + 250.000 5% De aanrekening gebeurt per schijf op het in de dagvaarding gevorderde bedrag in hoofdsom. Het forfait wordt vermeerderd met 21% BTW. Er geldt steeds een minimum van 350 euro (excl. BTW). Onze kantoorkosten zijn in de gerechtelijke fase niet in dit forfait begrepen en bedragen 10% van het aangerekende ereloon. Kosten die aan de Gerechtsdeurwaarder moeten worden betaald, ressorteren niet onder het forfait maar worden rechtstreeks aan voorgenoemde voldaan. III. ONZE SERVICE. Het is voor ons belangrijk dat u exact weet wat u krijgt voor dit forfait. Onze uitgebreide ervaring in incassodienstverlening heeft ons geleerd hoe wij op de meest efficiënte wijze incassodossiers kunnen behandelen. Het is deze rijke ervaring die onze service bepaalt. Wij stellen onze methodes dan ook voortdurend bij en laten niet na om onze manier van werken in het voordeel van de cliënt aan te passen. Daar houden wij u uiteraard van op de hoogte. A. Dienstverlening in minnelijke fase. Wij starten met een grondige analyse van de stukken. Dit gaat over de onbetaalde factu(u)r(en), uw algemene voorwaarden, de offerte of bestelbon en de reeds verstuurde rappels en aanmaningen. Wij gaan over naar een grondige analyse van tegenpartij. Wij controleren de juridische, boekhoudkundige en bedrijfsmatige en financiële toestand van tegenpartij aan de hand van een aantal databases waar wij vrij en uitgebreide toegang tot hebben. Zo vermijden we dat u middelen steekt in een invordering die finaal sowieso tot geen resultaat zou leiden (bijvoorbeeld wegens faling van de tegenpartij of iets dergelijks). U krijgt daar een rapport van toegestuurd. Wij maken een persoonlijke en doeltreffende ingebrekestelling op, die zowel per gewone brief als per aangetekend schrijven naar de schuldenaar wordt verzonden. U krijgt het ontwerp van ingebrekestelling ter nazicht en goedkeuring. Ons kantoor verzendt geen enkel document zonder dat wij uw uitdrukkelijke toestemming daartoe voorafgaand gekregen hebben. De deadline voor betaling ligt op één week verder dan de verzending van de ingebrekestelling. De betalingsdeadline uit de ingebrekestelling vervalt. Wij volgen op of u (al dan niet gedeeltelijk) betaald bent. Als er geen (volledige) betaling is gebeurd, starten wij onze ronde per telefoon. Wij contacteren de schuldenaar dan gedurende twee weken minstens één keer per week per telefoon en/of mail om zo alsnog betaling te bekomen. Deze aanpak heeft zijn doeltreffendheid reeds bewezen omdat de schuldenaar het gevoel krijgt dat hij geen kant meer op kan. De druk wordt maximaal. Wij houden u nauwgezet op de hoogte van elke actie die wij ondernemen, zodat u op elk moment geïnformeerd bent over de stand van zaken. Als de drie weken voorbij zijn, nemen wij samen met u standpunt in over het vervolg van dit dossier. Ofwel beslist u dan om de invordering te stoppen, ofwel gaat u over naar de gerechtelijke fase, ofwel Pagina 3 van 6
kiest u voor een verderzetting van de minnelijke fase, maar dan wel tegen ons normaal uurtarief. Uit onze ervaring is immers gebleken dat langere opvolging dan drie weken in de minnelijke fase zelden nog tot voldoening leidt. Het forfait omvat zulke uitgebreidere opvolging bijgevolg niet. Als de schuldenaar om een afbetalingsplan vraagt, dan maken wij een afbetalingsplan voor u op en zorgen wij voor de relevante handtekeningen. De opmaak van zo n plan is begrepen in het forfait. Als u wenst dat wij de opvolging van het afbetalingsplan nadien voor u verder zetten, valt dat niet meer onder het forfait en worden die prestaties aangerekend volgens ons gebruikelijk uurtarief. U kan deze opvolging van de betalingen namelijk ook zelf opnemen en wij willen u niet op nodeloze kosten jagen als u daar zelf niet voor kiest. B. Dienstverlening in gerechtelijke fase. Voorafgaand de gerechtelijke fase controleren wij of het zinvol is om een procedure te starten. Wij doen de nodige controle met betrekking tot de schuldenaar en diens financiën, zoals bijvoorbeeld via de opvraging van een solvabiliteitsonderzoek bij de gerechtsdeurwaarder. Wij willen uiteraard vermijden dat u aan het einde van een gunstige procedure moet vaststellen dat uw schuldenaar onvermogend is, zodat u uiteindelijk toch niets kan recupereren. De gerechtelijke fase start met de opmaak van een dagvaarding, samen met een stukkenbundel. Wij voorzien alle correspondentie met de gerechtsdeurwaarder en vertegenwoordigen u en uw belangen op de inleidingszitting. Wij schrijven desgevallend kort conclusies als de Rechtbank daarom vraagt 1 en doen het nodige voor pleidooien. Ook alle correspondentie met de Rechtbank en een eventuele confrater is in onze dienstverlening begrepen, net zoals de briefings die wij naar u sturen. Wij berichten u op zeer geregelde tijdstippen. De gerechtelijke fase loopt af eens wij het vonnis bekomen hebben. De opvolging van de betekening en gedwongen uitvoering van het bekomen vonnis ressorteert niet meer onder de gerechtelijke fase. U kan deze opvolging immers zelf voorzien als u dat wenst en hoeft dus geen extra kosten te maken als u daar geen noodzaak toe ziet. IV. MISTER WOLF ALS UW PARTNER. Wij willen u ervan verzekeren dat wij zeer goed op de hoogte zijn van de commerciële belangen van uw onderneming. Ook wij hebben, net zoals u, een zaak te runnen en een reputatie te bewaken. Doel of gevolg van een incasso van facturen mag niet zijn uw klanten weg te jagen of af te schrikken. Wij stellen dan ook steeds een kordate doch respectvolle handelswijze voorop, die een later samenwerking tussen uzelf en de wanbetaler niet in het gedrang brengt en die getuigt van professionalisme. U mag ons daar trouwens altijd op aanspreken, zodat uw en onze manier van werken maximaal bij elkaar aansluiten. V. CONCRETE TIPS. Om uw incassodossiers tot een goed einde te brengen is het van fundamenteel belang dat de algemene voorwaarden van uw onderneming voldoende sterk zijn. Wij kunnen u hier uiteraard in bijstaan als u dat zou wensen. 1 Voor zover die conclusies geen betrekking hebben op inhoudelijke onenigheden, want dan is het dossier geen incassodossier meer, zoals onder I. beschreven. Pagina 4 van 6
Voor een vlotte samenwerking overlegt u met ons best de termijnen van facturatie, de opvolging van facturen en het versturen van een eerste ingebrekestelling. Wij opteren voor een gecoördineerde aanpak en een strakke planning, telkens in samenspraak met uw boekhouding. De ideale timing ziet er als volgt uit: Respecteer een wachttijd van één maand na het versturen van de factuur. 40 dagen na factuurdatum: u verstuurt een eerste rappel per e-mail of fax. 55 dagen na factuurdatum: u verstuurt een tweede rappel per aangetekend schrijven. 70-75 dagen na factuurdatum: als er nog geen betaling ontvangen is, nemen wij het dossier over. Wij hebben op basis van onze praktijkervaring een toolkit uitgewerkt, waarmee cliënten allereerst zelf aan de slag kunnen met hun moeilijke betalers. Die toolkit is eigenlijk een interne richtlijn voor incassodossiers. De toolkit geeft enerzijds toelichting over de te nemen stappen en te respecteren timingen, maar anderzijds ook over een optimaal systeem voor de interne boekhouding en opvolging bij de cliënt (= interne organisatie dus, zeker met oog op eventuele doorstroming naar ons kantoor nadien voor verdere afhandeling). Die richtlijnen zijn opgemaakt op basis van onze ervaring. Wij hebben meting gedaan met betrekking tot het succesratio van de invorderingen die wij doen en de historiek die achter die dossiers zit. Zo kunnen wij bijvoorbeeld uiterst zelden op vrijwillige basis (dus buiten procedure) facturen innen die al ouder zijn dan drie jaar. Zo lang mogen facturen dus zeker niet bij de cliënt blijven liggen. Deze toolkit bevat ook een aantal modellen, bijvoorbeeld van rappelbrieven, aanmaningen en afbetalingsplannen, zodat de cliënt maximaal ont-zorgd is en wij hem/haar ook op de best mogelijke manier kunnen helpen eens het dossier toch bij ons belandt. Wij bieden deze toolkit, die het resultaat is van vele uren ervaring, aan voor de zeer democratische prijs van 250 EUR (excl. BTW). Pagina 5 van 6
Hoe kunnen wij u vandaag ont-zorgen? De missie van Mister Wolf bestaat erin om ondernemers snel en efficiënt te ont-zorgen. Ons kantoor verleent daartoe enerzijds proactief de nodige bijstand, bijvoorbeeld bij de opmaak van uw contracten, en anderzijds, door bestaande geschillen zo goed en snel mogelijk te regelen, bij voorkeur buiten de rechtbank. Wij zijn als advocaat uw volwaardige businesspartner. Ontdek wat wij voor u kunnen doen en laat ons weten hoe wij u kunnen ont-zorgen! www.misterwolf.be info@mister-wolf.be 02/331.61.48. Pagina 6 van 6