II. Algemene Ledenvergadering Dinsdag 30 augustus @ 18:00 20:00 The Movies Dordrecht, Nieuwstraat 62, Dordrecht I. ALGEMEEN Dinsdag 30 augustus jl. heeft de derde Algemene Ledenvergadering van POBD plaatsgevonden. Het bestuur en leden van POBD waren hierbij aanwezig. Deze vergadering werd gehouden in The Movies Dordrecht. Tijdens deze vergadering zijn de volgende onderwerpen besproken: Notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering d.d. 23 november 2015; Verantwoording over 2015; Uitvoering jaarplan 2016; Samenwerking met Dordrecht Marketing; Overige zaken en rondvraag. Voordat deze onderwerpen verder aanbod kwamen werd iedereen welkom geheten door Geert ter Steeg (voorzitter POBD). AANWEZIGEN Van de 129 actuele leden zijn er 25 aanwezig op deze vergadering. Zie bijlage 1. Kees Boer wordt door Heinz Lentze voorgesteld. Kees is een nieuwe ondernemer in de Vriesestraat en opent zijn winkel begin januari. III. NOTULEN VAN DE VORIGE VERGADERING D.D. 23 NOVEMBER 2015 Er waren geen op- en/of aanmerkingen op de notulen van de vorige vergadering. Deze notulen zal op de website openbaar geplaatst worden. IV. VERANTWOORDING 2015 2015 was het jaar waarin het bestuur en de werkgroepen gezocht hebben naar een manier van werken en om daadkracht te ontwikkelen. Op verschillende manieren is dit geslaagd en sommige niet. Vanuit POBD wordt er gewerkt met twee niveaus, namelijk straatniveau en binnenstadbreedniveau. Op straatniveau is het eerste half jaar veel aandacht besteed aan het vormen van groepen en oude vormen van winkeliersverenigingen samen te voegen. Het binnenstadbreedniveau is halverwege het jaar begonnen en is er geld besteed aan bestaande evenementen, zoals Big Rivers, Sinterklaasintocht, etc. Het bestuur is vaak gevraagd om deel te nemen binnen verschillende verenigingen. Veel daarvan zijn door het bestuur afgewezen en bij sommige is het bestuur ingestapt. Dit vanwege de opinie in het kernwinkelgebied. In de keuzes hiervan zijn zij selectief gebleven.
In 2016 moet er een meer proactieve manier van werken zijn bij het ontwikkelen van het jaarplan 2016. Er moet meer ingezet worden op het creëren van ledenverbondenheid en transparantie in communicatie. Er wordt namelijk opgemerkt dan de ledengroei en -participatie stagneert. Om meer publiek naar her kernwinkelgebied te trekken en hun besteding te vergroting, is een actieve houding onder alle leden/ondernemers van cruciaal belang. Jaarrekening 2015 Hoofdpunten uit jaarrekening Daadwerkelijke inkomsten Begroot 2015 Baten Reclamebelasting 100.000,-- 149.700,-- Exploitatiesubsidie gemeente Dordrecht 65.000,-- 65.000,-- TOTAAL 165.000,-- 214.700,-- Hoeveelheid inkomsten vanuit de reclamebelasting is lager dan verwacht. De gemeente heeft uiteindelijk een nieuwe schatting gemaakt. Dit komt waarschijnlijk omdat er geen goed beeld is welke ondernemers wel en welke niet reclamebelasting moeten betalen. Gelukkig is er altijd rekening gehouden met een 20% reserve. Wanneer de gemeente meer ontvangt dan die 100.000,-- dan heeft de POBD hier ook recht op. Daadwerkelijke kosten Begroot 2015 Lasten werkgroepen 82.500,-- 107.350,-- Brijdagen binnenstadsbreed 65.388,-- 53.500,-- Organisatiekosten 15.505,-- 23.500,-- TOTAAL 163.393,-- 184.350,-- Saldo/overschot: 1.607,-- Balans Vordering BTW 22.700,-- Liquide middelen 33.400,-- Egalisatiereserve 39.300,-- Schulden 16.800,-- TOTAAL 56.100,--
De 82.500,00 is feitelijk niet helemaal opgemaakt door de werkgroepen. Dat is de egalisatiereserve. We zijn niet bezig met geld te sparen, maar juist uit te geven. De werkgroepen hebben deze reserve gehouden, omdat zij dit in 2016 willen gebruiken om een activiteit groter aan te pakken. De jaarrapportage van 2015 is naar de gemeente gestuurd als verantwoording voor de subsidieschikking en dit is goedgekeurd. Daarnaast is er een goedkeurende verklaring van Finance Corporation Atlagh via Ten Raede groep d.d. 20 juni 2016. Aan de aanwezige leden is goedkeuring gevraagd op de jaarrapportage en om décharge te verlenen aan het bestuurd voor gevoerde beleid. Zij hebben goedkeuring gegeven en hun décharge uitgesproken. V. NIEUWE BESTUURSLEDEN Per 1 december 2015 is Maarten afgetreden, omdat zijn contract bij CBRE niet werd verlengd. Ook heeft het bestuur in het voorjaar van 2016 helaas afscheid moeten nemen van Francis en Marijke. Zij hebben afscheid genomen, omdat zij actiever in de straat willen zijn en de hoeveelheid werk vele malen meer was dan verwacht. Tot nu toe zijn er twee kandidaten die het bestuur aan de leden wilt voorstellen. Dit zijn Huub Elders en Ruud Stellaard. Huub Elders werkzaam bij CBRE als vastgoedadviseur. Hij zit al 16 jaar in het vastgoedmanagement en is centrummanager in Eindhoven. Huub geeft aan dat hij bereid is de rol van Maarten over te nemen voor het gebied Sarisgang, Staten-, Scheffersplein en Augustijn. Ruud Stellaard al 7 jaar eigenaar van De Nieuwe Bloemenwinkel aan de Achterom. Hij is altijd actief binnen de winkeliersvereniging en denkt daarmee een goede koppeling te kunnen maken als bestuurslid van de POBD. Ruud geeft aan dat hij uiteraard met zijn winkel een eigen belang heeft om de stad erop vooruit te helpen. Aan de aanwezige leden is goedkeuring gevraagd om Huub en Ruub het bestuur te laten verstreken. Zij hebben hun goedkeuring gegeven en hun vertrouwen uitgesproken. Het bestuur is nu nog wel opzoek naar één bestuurslid om het gebied Vriesestraat en Voorstraat Midden te vertegenwoordigen. Francis geeft als optie dat zij wel als voorzitter fungeren voor de werkgroep en dat iemand anders vertegenwoordiger kan zijn binnen het bestuur. Zo worden de werkzaamheden ook meer verdeeld. VI. UITVOERING JAARPLAN 2016 Wat in 2015 goed is bevallen is in 2016 meegenomen. Dat houdt in dat er gezocht is naar sterke bestaande evenement in de stad en daarmee samen te werken. Daarnaast kon er op straatniveau
deze evenementen gebruikt worden om hun activiteit een extra boost te geven. Denk hierbij aan Sinterklaasintocht, Big Rivers, Dordt in Stoom, etc. Wat anders is gedaan dan in 2015 is dat het bestuur in gesprek is gegaan met de organisaties van deze evenementen. In deze gesprekken is er gekeken wat zij met ons geld kunnen doen om meer winkelend publiek, besteding en herhaalbezoeken te genereren. Het was dus niet de bedoeling dat zij het geld gebruikten als dekking voor hun eigen begroting, maar om iets extra s toe te voegen aan het evenement. Er zijn een aantal evenementen niet doorgegaan, bijvoorbeeld EI, EI, EI en Shorttrack. Uiteindelijk zijn deze niet doorgegaan omdat er tijd en capaciteit werd gemist in de organisatie. Begin van het jaar is er aan de winkeliers gevraagd of zij ideeën hebben en er zijn een aantal die deze ideeën hebben gepresenteerd. Hieruit kwam bijvoorbeeld ook EI, EI, EI. Wegens omstandigheden is dit niet doorgegaan, maar er is hiervan veel geleerd. Het belangrijkste is tijd en mankracht om een activiteit te laten slagen. Deelgebieden Er was veel variatie van activiteiten in de deelgebieden. Voorstraat West en Grote Spuistraat In de straat is het erg belangrijk om veel te organiseren en de winkeliers goed op de hoogte te stellen. Het inhaken met binnenstadsbrede evenementen op een eigen manier is een succes. Zeker nu met Dordt Pakt Uit. Het ligt wel aan de mensen waarmee je werkt, want je hebt elkaar echt nodig om activiteiten voor elkaar te krijgen. Voor 2016 is er gekozen om veel geld uit te geven aan Dordt Pakt Uit en met Dordt in Stoom. Daarnaast willen we altijd zorgen voor muziek in de straten wanneer er een evenement in de stad is. Helaas is er ook vaak negativiteit vanuit de ondernemers en het is een uitdaging om daar mee om te gaan. Vriesestraat en Voorstraat Midden In dit gebeid zijn ongeveer 85 winkeliers en dat is een aardige club om enthousiast te krijgen. Er is daarom al een paar keer een ondernemersborrel georganiseerd en dat werkt positief. Ookal was de opkomst beperkt. Er zijn een paar acties geweest in het gebied, maar er is vooral veel aandacht besteed aan publiciteit. Eerst redactioneel, bijvoorbeeld het nieuwe winkelen en vervolgens een aantal advertenties geplaats en meer ingezet op Facebook. Hiervoor is ook iemand ingehuurd. Er zit dan nu ook een leuke groei qua volgers. Wat betreft activiteiten hebben we de zinderende zomeravonden gehad en Pop Out the Store. Daar waar de winkeliers enthousiast waren was het ook echt geslaagd. Daarnaast is ook de Ik betaal uw rekening actie geweest. Klanten werden met afrekenen verrast en werd de rekening tot 50,-- betaald. Dat was het eerste half jaar. Toen is er gekeken wat het effect was van al deze activiteiten en is er vorige week een brainstormsessie gehouden. Hiervan moet nog het verslag gemaakt worden. Het belangrijkste was in ieder geval het gezicht van de straat versterken en daarnaast cursussen verlenen aan de winkeliers over hoe zij bijvoorbeeld effectief met Facebook kunnen omgaan. Wat zeker terug komt is de etalage wedstrijd en deze willen wij graag gaan uitbreiden, misschien met Voorstraat West en Grote Spuitstraat?
Vraag vanuit de leden of er bijvoorbeeld een nieuwsbrief vanuit de POBD verstuurd kan worden met best practices. Er wordt aangegeven dat de gebieden te weinig van elkaar weten. Het bestuur geeft dit mee te nemen tijdens de volgende vergadering. Sarisgang, Staten-, Scheffersplein en Augustijn Huub Elders geeft aan dat er tot nu toe weinig is gebeurd in zijn deelgebied. Hij heeft vooral zijn tijd ingestoken in het bestuur en hoe de structuur werkt. Er is wel een nieuw lid bij de werkgroep van Dordts Genoegen en zijn wij vooral bezig met het jubileum van DrieVriendenhof en Statenplein en deze samen te voegen met Dordt Pakt Uit. Ook is er een City Artfair georganiseerd in het gedeelte Augustijn. Achterom, Bagijnhof & Visstraat Zijn nu vooral bezig met Dordt Pakt Uit. Er gebeurd op werkgroep niveau dus er veel en dat is mooi! Begroting op basis van het budget 162.800,--
Kerstverlichting Mark Habets geeft aan dat de gemeente heeft aangegeven dat de kerstdecoratie afgelopen jaar erg sober was. Wat hebben jullie hier aangedaan? Het bestuur heeft hierover een discussie gehad met de gemeente, want dit was altijd onderdeel geweest van de gemeente. Nu zie je hoe de media erop inspeelt door het bij POBD te schuiven. Over het algemeen viel de kerstverlichting wel mee, maar het kon zeker beter. Alleen dit kunnen wij niet alleen, hiervoor is de gemeente ook nodig. Om in 2016 anders aan te pakken, zijn er vanuit POBD verschillende firma s benaderd voor offertes. Hieruit is er gekozen voor een bedrijf genaamd Avontuur. Zij hebben een plattegrond gemaakt en alles uitgewerkt. Uiteindelijk is dit plan verder uit te breiden, maar nu is er gekozen om er eerst voor te zorgen dat het kerngebied één uitstraling heeft. Wat betreft look and feel gaat de voorkeur uit naar een guirlande sfeer. In de bijlage 2 zijn enkele foto s van hoe het eruit komt te zien. Hiervoor heeft het bestuur nu gekozen en de plannen zijn om dit te huren voor een aantal jaren. Hiermee wordt de opslag, ophangen, afhalen en onderhoud ingedekt. Het bestuur werpt nog een laatste blik op de offerte en hopelijk hangt het dit jaar nog in de straten. Met dit plan gaat het bestuur naar de gemeente. Ook met een duidelijk beeld met wat wij betalen en welk bedrag er nog nodig is en wat wij van hen verwachten. Daarnaast wordt er ook nog gekeken naar mogelijk derde partijen om de financiering rond te krijgen. Voor nu eerst de gemeente. VII. SAMENWERKING MET DORDRECHT MARKETING De samenwerking is er op dit moment al, alleen deze samenwerking wilt het bestuur nog intensiever. Waarom POBD heeft gemerkte dat stadsbreed evenementen bijvoorbeeld Dordt Pakt Uit hun pet te boven gaat. Wat betreft tijd, energie en deskundigheid is POBD tegen de muur aangelopen. Er is ook gekeken om het uit te besteden, maar dit kost een hoop geld. Daarnaast is ook geprobeerd daadkracht te krijgen bij de leden voor hulp, maar er is een grotere groep die niet helpt dan wel. Dit is een constatering en zijn dan ook de drie redenen om elkaar op te zoeken. Ook aangezien POBD en Dordrecht Marketing (DM) elkaar vaak tegenkomen met stadsbrede evenementen. Hoe Als wij het stadsbreed budget in de pot stoppen, dan geeft DM hierin ook een deel. Om precies te zijn: 70.000,-- vanuit de POBD en 30.000,-- vanuit DM. Het team zal bestaan uit twee van het bestuur en twee van DM. Zij gaan een stadsbreed plan maken, deze uitvoeren, meten en bijstellen. POBD kan dan de kennis, netwerk en mankracht van DM toevoegen aan de evenementen. Wanneer Met ingang van 2017 willen POBD en DM van start gaan.
Dit alles is gepolst bij het gemeentebestuur en zijn content met het idee. DM wilt dit ook graag doen en gaan er vanuit dat POBD hun partner wordt en dat het POBD dit bij de achterban voorleggen of zij hier ook mee eens zijn. Het waarborgen van het geld wordt gedaan door de twee POBD leden in deze samenstelling. Er moet met alles een unaniem besluit genomen worden, anders gaat het niet door. De aanwezige leden geven goedkeuring voor deze weg. Zij willen nog wel een concreet plan zien met alle afspraken. Daarna geven zij hun volledige goedkeuring. VIII. OVERIGE ZAKEN Werken aan een schone binnenstad Inzet die ook vanuit de POBD gaande is op het gebied van schoon veilig ondernemen. Het gaat om het keurmerk veilig ondernemen. Voor een keurmerk van je stad moet de basis goed zijn. Dit neemt Huub op zich. Gemeente, politie, brandweer, ondernemers en adviseurs lopen als het donker is rond om te zien hoe de binnenstad eruit ziet en wat te verbeteren is. Er is een enquête geweest onder de winkeliers, maar de respons was helaas erg laag. Inspiratiebezoek POBD is uitgenodigd om 6 oktober op bezoek te gaan in Gouda. Zij hebben vorig jaar de prijs gewonnen van de beste middelgrote binnenstad. De gemeente heeft ons uitgenodigd om te kijken hoe zij dat daar doen en de mogelijkheid is er om daar met een bredere delegatie naartoe te gaan. Iedereen is van harte welkom en het kost middag. Mocht iemand interesse hebben dan kan dit gestuurd worden naar secretariaat@pobd.nl Dordtse Puitenprijs Er is gevraagd of iemand vanuit het POBD een bestuurslid als afgevaardigde wilt sturen. Wie vanuit het bestuur gaat is nog niet bekend. Het gaat erom dat een pui een prijs krijgt voor de sfeer van de stad, etc. De winkelpui is hiervan één. IX. W.V.T.T.K EN RONDVRAAG Mark Habets: Fietsers in de straat zijn erg hinderlijk, maar de scooters tussen het winkelend publiek is nog erger. Hier moet meer handhaving komen. Antwoord: Tot op heden heeft POBD zich hier nog niet ingemengd. Wij nemen het mee met de volgende vergadering. Daarnaast leuk nieuws! Habets herenmode was genomineerd voor de Dutch Retail Awards 2016 in de categorie Best Customer Experience - MEN. De winkel heeft de derde prijs gewonnen voor de beste herenzaak van Nederland.
Jaap: 2020 komt eraan. 800 jaar stadsrechten. Moeten we hier niet al wat voor reserveren? In 2016 hebben we nu de Beeldenstorm en daar wordt zonder blikken of blozen 3 ton aan uitgegeven door de gemeente. Misschien iets om bij de afwikkeling van 2018 terug te halen. Kees Boer: Je hebt het over 2018. Is het mogelijk dat POBD dan gaat stoppen? De kerstverlichting wordt dadelijk gehuurd voor 5 jaar. Wat gebeurd daarmee als POBD stopt? Antwoord: Dan wordt alles achtergelaten aan degene die de verantwoording krijgt over de reclamebelasting. Dit nemen wij ook mee in het onderhandelingsgesprek met de gemeente. Els Bouman: Is er al iets meer bekend over het V&D pand? Antwoord: Daar is nu nog geen concreet antwoord op. Er wordt nu gekeken naar een tijdelijke invulling. Voor langere termijn worden vele partijen genoemd. Het is uiteindelijk wel een opgave om zo n enorm pand te vullen. Gemeente wilt zich hier dolgraag mee bemoeien, maar het is een privaat aangelegenheid. Rob Boon: Misschien is het handig dat wij van elkaar weten wie wat doet. Vooral op straatniveau. Ik denk dat het fijner is om meer met elkaar te delen. Antwoord: Daar is het bestuur mee eens en in de volgende vergadering wordt er gesproken om een communicatiestroom daarin te zoeken. Misschien door extra hulpkrachten erbij te halen, bijvoorbeeld gepensioneerden. Geert: zaterdag 24 september en zondag 25 september is Dordt Pakt Uit. Ruud is druk bezig met het organiseren van de veiling en hiervoor zijn nog producten nodig. Ook kan je zelf nog iets extra s doen door bijvoorbeeld de Pop Out the Store concept. Hiervoor kan een kraam aangevraagd worden. Eind volgende week moeten deze besteld worden. Dit alles zit in de vergunning. Over alle activiteiten waaraan je een bijdrage kan leveren wordt deze week nog verstuurd via de mail. Alle aanvragen kunnen gestuurd worden naar secretariaat@pobd.nl X. SLUITING Geert ter Steeg bedankt alle aanwezig voor hun komst en sluit de vergadering om 20.25 uur.
BIJLAGE 1 Presentielijst 0 Bedrijfsnaam Voornaam Achternaam 1 Habets herenmode Mark S. Habets 2 Allure Dick & Agnes Van der Lei 3 Mellow Yellow Els & Jaap Bouman 4 Vriesestaete Roely Bartelts 5 Haarmode Heinz Heinz Lentze 6 Bahlmann Mode Kees van Buchem 7 Bestuur Voorstraat-West & Grote Spuistraat Monique van der Velden 8 Ariane Inden Centre Cosmetique Marja Huisman 9 Lades Smaakvol Francis de Mik 10 Avenue Michel Ardon 11 McDonald's Dordrecht-Centrum Marijke Honing 12 Pipoos Dordrecht Frans Geurts 13 Simon Levelt koffie & thee Isaak Minderhoud 14 Intertoys Dordrecht Centrum Jurian Duijzer 15 Bram Ladage Kris Kok 16 Van Dal mannenmode Sandra de Koning 17 Vreeken's Zaden Ton Vreeken 18 Brilmode Rob Boon Rob Boon 19 Vriesestraat 132 Kees Boer 20 Ariane Inden Jaap Huisman 21 Cinema The Movies Dordrecht BV Geert ter Steeg 22 CBRE Huub Elders 23 De Nieuwe Bloemenwinkel Ruud Stellaard 24 Celesta de Wit
BIJLAGE 2 IMPRESSIE KERSTVERLICHTING