Gewijzigd Rolverdeling bij planvorming Toelichting en praktische handvatten Afdeling Bestuurszaken en Veiligheid, gemeente Sliedrecht Sliedrecht, 19 maart 2009
Inhoud 1 Inleiding 1 2 Burgerparticipatie en wijkgericht werken 2 2.1 Wijkgericht werken als vorm van burgerparticipatie 2 2.2 Wat levert het op? 2 2.3 Wanneer interactieve planvorming? 2 3 Hoe organiseren we het? 4 3.1 Informeren, consulteren of advies vragen? 4 3.2 Vormgeving van de participatie en randvoorwaarden 5 3.3 Belanghebbenden 6 3.4 Wettelijke procedures en inspraak 6 3.5 Bouwplannen en de rol van belanghebbenden 7 3.6 Rol van college en raad 11 4 Conclusies 13 5 Gebruikte bronnen 13
1. Inleiding De gemeente Sliedrecht wil zorgvuldig met inwoners, wijkplatforms en andere belanghebbenden communiceren over ontwikkeling en uitvoering van beleid. Om het aanbod af te stemmen op de vraag wil de gemeente belanghebbenden zo mogelijk al in een vroeg stadium bij planvorming betrekken. De gemeente Sliedrecht zet daarom in op wijkgericht werken en andere vormen van burgerparticipatie. De gemeenteraad heeft in 2006 de visie op burgerparticipatie vastgesteld in de beleidsnotitie Alles is Bespreekbaar, een vervolg op de visienota Wijkgericht Werken uit 2002. Burgerparticipatie betekent dat inwoners en belanghebbenden vroegtijdig worden betrokken bij de ontwikkeling van beleid. Sliedrecht heeft veel ervaring opgedaan met burgerparticipatie. Uit onze ervaring blijkt dat voor succesvolle burgerparticipatie en goede communicatie over ontwikkeling en uitvoering van beleid ieders rol en verantwoordelijkheid duidelijk moet zijn. Duidelijkheid over rollen en verantwoordlelijkheden maakt het mogelijk de verwachtingen van belanghebbenden beter in overeenstemming te brengen met wat mogelijk is. De gemeentelijke organisatie heeft een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het vraag- en wijkgericht werken. Natuurlijk zijn er binnen de gemeentelijke organisatie wél verschillende rollen in de uitvoering. Dit discussiestuk biedt binnen de kaders van Alles is Bespreekbaar concrete handvatten voor het duidelijk maken van ieders rol in projecten en het in goede banen leiden van het verwachtingspatroon. De stroomschema s in deze notitie zijn een concretisering van het stappenplan dat naar aanleiding van het initiatief van gemeenteraadslid Van den Heuvel in februari 2006 is vastgesteld. 1.
2. Burgerparticipatie en wijkgericht werken 2.1 Wijkgericht werken als vorm van burgerparticipatie In beginsel kunnen alle vraagstukken die belanghebbenden belangrijk vinden, door middel van burgerparticipatie worden aangepakt. Overigens worden niet alle vormen van burgerparticipatie in Sliedrecht als wijkgericht werken beschouwd. De burgerparticipatie in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning is hiervan een voorbeeld. Binnen de uitvoering van de WMO staat de zorg voor elkaar centraal, terwijl in het wijkgericht werken de eigen en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de leefbaarheid van de wijken centraal staat. Dit neemt niet weg dat het in de praktijk lang niet altijd wenselijk en mogelijk is af te bakenen wat een wijkgerichte werkwijze is en wat andere vormen van burgerparticipatie zijn. Met wijkgericht werken worden in Sliedrecht vooral die vormen van burgerparticipatie aangeduid die zich richten op de leefbaarheid van de woonomgeving en de wijken. Het bereik van het wijkgericht werken strekt zich uit van de fysieke leefomgeving tot (sociale) veiligheid én sociaal sterke wijken. De fysieke leefomgeving blijkt een uitstekende aanvliegroute te zijn om de eigen verantwoordelijkheid van inwoners te vergroten en daarmee wijken sociaal sterker te maken. Interactieve planvorming is in dit discussiestuk het container begrip voor alle vormen van burgerparticipatie (waaronder wijkgericht werken) die betrekking hebben op planvorming. 2.2 Wat levert het op? De belangrijkste doelstellingen van het wijkgericht werken in Sliedrecht zijn: a. het vraaggericht tegemoet treden van onze klanten; b. het vergroten van de eigen en gezamenlijke verantwoordelijkheid van buurtbewoners voor de kwaliteit van hun woonomgeving. Daarnaast zijn er bij interactieve planvorming vaak nog aanvullende, specifieke procesdoelstellingen. Interactieve planvorming beoogt bijvoorbeeld veelal het draagvlak voor nieuw beleid te verbreden en de kwaliteit van de plannen te vergroten door inbreng van ervaring van belanghebbenden. Wijkgericht werken gaat uit van de vraag. We proberen het aanbod af te stemmen op de wensen uit de wijk. Daarnaast benutten we met het wijkgericht werken de roep van inwoners om meer eigen verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van buurt en wijk. Hoewel de aanvliegroutes daarbij vooral de inrichting en het beheer van de wijk zijn, worden deze ook benut om de eigen en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de sociale kwaliteit van de wijk te vergroten. Wanneer inwoners verantwoordelijkheid nemen voor de leefbaarheid in de wijk, draagt dat bij aan de kwaliteit van de fysieke leefomgeving, het gevoel van veiligheid én de sociale kwaliteit van de wijk. 2.3 Wanneer interactieve planvorming? Er zijn naast baten ook kosten. Interactief werken betekent dat er tijd en energie moeten worden geïnvesteerd, zowel door de inwoners en belanghebbenden als door de gemeente. Interactief werken kost meer tijd. De belanghebbenden moeten immers worden gehoord. Bovendien betekent interactieve planvorming dat de politiek haar invloed moet delen met belanghebbenden. Het is gezien de kosten en baten duidelijk dat zorgvuldig moet worden afgewogen of een interactieve aanpak de beste aanpak is. Voor succesvolle interactieve planvorming moet er aan verschillende criteria worden voldaan: 2.
er moet voldoende vrije beleidsruimte zijn (anders kunnen deelnemers geen ruimte krijgen om inbreng te leveren); er moet goede structuur in de planvorming kunnen worden aangebracht (doelstellingen en de randvoorwaarden moeten duidelijk zijn en ook ieders rol in het planproces moet helder zijn); de interactie in het planproces moet goed gecoördineerd kunnen worden; bestuur en politiek moeten zich binnen de door hen vastgestelde kaders (in zekere mate) committeren aan de uitkomsten van interactieve planvorming (verwachtingen moeten worden nagekomen om het vertrouwen in de gemeente te behouden). Bij interactieve planvorming wordt nagegaan of participatie door omwonenden of de wijk in de planvorming mogelijk en zinvol is. Dat begint met het bepalen van wat we in een project met participatie willen bereiken. 3.
3. Hoe organiseren we het? 3.1 Informeren, consulteren of advies vragen? De participatieladder wordt gebruikt om het niveau van invloed van externe deelnemers aan interactieve planvorming te benoemen. Hierbij geldt dat hoe hoger de trede van de ladder is, hoe groter de invloed van de deelnemers is. In planontwikkeling kan er op de participatieladder worden gekozen uit het informeren van belanghebbenden en het consulteren van belanghebbenden, maar er kan aan de belanghebbenden ook worden gevraagd te adviseren over (onderdelen) van een plan. De participatieladder (zie volgende pagina) helpt ons helderheid aan belanghebbenden te geven over hun rol in de planontwikkeling. Proces De projectverantwoordelijke is ervoor verantwoordelijk dat er altijd een heldere keuze voor een trede op de participatieladder wordt gemaakt. De wijkcoördinator kan de projectverantwoordelijke adviseren over de te kiezen trede op de participatieladder en de aanpak van de communicatie met - of de participatie door - belanghebbenden. Praktijk In de Sliedrechtse praktijk werkt het voorgaande als volgt uit. Inbouwplanontwikkeling wordt doorgaans gekozen tussen het informeren en het consulteren van de omwonenden en de wijk. Bij planvorming met veel vrije beleidsruimte, zoals bij reconstructies van parken en speelplekken het geval kan zijn, wordt veelal gekozen voor het geven van een adviserende rol aan belanghebbenden. Ook bij het ontwikkelen van nieuw beleid wordt interactieve planvorming toegepast, voorbeelden zijn het Verkeerscirculatieplan 2005, en het hondenbeleidsplan Omslag van Gedrag (2008). Ook de uitvoering van beleid kan interactief worden aangepakt, dat gebeurt bijvoorbeeld bij de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (de WMO-adviesraad adviseert over de uitvoering van deze wet en toetst de uitvoering). Ook Sliedrecht Schoon is een voorbeeld van participatie van inwoners in de uitvoering van beleid. Het kiezen van het doel van de communicatie en de rol van belanghebbenden in een project is uiteindelijk een bestuurlijke of politieke keuze, want wanneer belanghebbenden ruimte krijgen, moeten college en gemeenteraad hun invloed met hen delen. De gemeente maakt dus duidelijk of belanghebbenden inbreng krijgen en zo ja, in welke mate en hoe. Het gaat hier niet alleen om duidelijkheid over de rol die we belanghebbenden geven, maar ook over duidelijkheid over de inhoudelijke ruimte die er is om hun inbreng te gebruiken in de planvorming. Door dit consequent te doen, worden de verwachtingen in goede banen geleid. 4.
De participatieladder: hoeveel invloed krijgen belanghebbenden? Informeren Consulteren Adviseren Politiek en bestuur houden burgers op de hoogte van genomen beslissingen. Burgers leveren geen input. Politiek en bestuur bepalen beleidsrichting. Burger is gesprekspartner. Resultaten zijn nietverbindende bouwstenen voor beleid. (een voorbeeld zijn de informatieve bijeenkomsten) Politiek en bestuur laten burgers problemen en oplossingen formuleren. Ideeën hebben volwaardige rol in beleidsontwikkelingen. Toenemende betrokkenheid van omwonenden, wijkplatforms of andere belanghebbenden 3.2 Vormgeving van de participatie en randvoorwaarden Indien wordt gekozen voor interactieve planvorming, dan moeten de kaders worden vastgesteld en goed worden gecommuniceerd met de betrokkenen in het proces. Zo weten belanghebbenden, maar ook de andere partijen, wat hun verantwoordelijkheid in de planvorming is. Het vormgeven van dit interactieve proces is maatwerk. De belangrijkste fases in interactieve planvorming zijn: politiek bestuurlijke inkadering; interactief deel; besluitvorming. In paragraaf 3.6 wordt nader ingegaan op de rol van college en gemeenteraad in inkadering van het interactieve proces en de besluitvorming over het resultaat van de interactieve planvorming. Interactieve planvorming is een dynamisch proces. Dit betekent dat het in complexe projecten toch wel eens nodig kan zijn de vormgeving van het interactieve proces tussentijds bij te stellen, bijvoorbeeld door een extra bijeenkomst in te lassen. Niet alles is van te voren te voorzien. Plan van aanpak Het doel en het beoogde resultaat van de interactie moeten duidelijk zijn. Dat geldt zowel voor het hele proces als voor alle tussenstappen. Bij een uitwerkingsbijeenkomst moet bijvoorbeeld duidelijk zijn wat het doel van de bijeenkomst is, welk resultaat wordt beoogd en wat wordt daar vervolgens mee wordt gedaan. Een plan van aanpak dat duidelijkheid geeft over de volgende aspecten is een goed hulpmiddel: de afbakening van het onderwerp; het vaststellen van de doelgroepen die deel gaan nemen aan de planvorming; duidelijkheid over rolverdeling (raad, college, projectleider, deelnemers etc.); de vrije ruimte (inclusief de financiële randvoorwaarden); de invloed van deelnemers (participatieladder); de vorm van participatie; de planning; terugkoppeling wat met de inbreng is gedaan; de inzet van mensen en middelen. 5.
3.3 Belanghebbenden Bij de ontwikkeling en uitvoering van plannen zijn vaak veel partijen belanghebbend, zoals de direct omwonenden, de wijk of het hele dorp. De belangen van de verschillende partijen zijn verschillend en lopen vaak uiteen van individuele belangen tot algemene belangen. Direct omwonenden van een te reconstrueren straat of park kijken bijvoorbeeld vooral naar hun eigen belang, terwijl een wijkplatform wordt geacht te kijken naar het belang van de wijk. Het is dan ook goed denkbaar dat omwonenden en wijkplatforms een andere mening hebben over een plan. Hier moeten we ons van bewust zijn: we moeten transparant zijn over wie waar invloed op krijgt. Bij veel plannen is het belang van de wijk betrekkelijk klein in relatie tot de belangen van omwonenden. In deze plannen is de mening van bijvoorbeeld een wijkplatform minder belangrijk. Het is dan logisch vooral de omwonenden ruimte te geven voor het leveren van inbreng in de plannen. Anderzijds zijn er voorbeelden van plannen die heel belangrijk zijn voor een wijk of het dorp, in dat soort projecten kan ervoor worden gekozen juist meer ruimte aan een wijkplatform te geven voor inbreng in de planvorming. Natuurlijk kunnen er in de praktijk nog veel meer belanghebbenden zijn, zoals belangenorganisaties. Een goede analyse van het krachtenveld rond een project en bewuste keuzes over ieders rol helpen onnodige teleurstellingen bij belanghebbenden te voorkomen. In de ambtelijke adviesnota s aan het college wordt de communicatieparagraaf gebruikt om aan te geven wie de doelgroepen of deelnemers zijn en voor welke trede op de participatieladder wordt gekozen en waarom. Het college van burgemeester en wethouders heeft onlangs in overleg met de wijkplatforms spelregels opgesteld over de rol van de platforms. Onderdeel hiervan is dat voortaan uit de ambtelijke adviezen aan het college gaat blijken of het wijkplatform bij een advies is betrokken (informeren, consulteren of adviseren) of niet. Indien het wijkplatform een adviserende of consulterende rol krijgt in de planvorming, wordt de visie van het platform in het ambtelijke advies benoemd, zodat deze in de besluitvorming kan worden meegewogen. 3.4 Wettelijke procedures en inspraak versus participatie Naast het betrekken van bewoners bij planvorming, blijven er ook wettelijke bezwaar- en inspraakprocedures bestaan. Het informeren of consulteren van bewoners vervangt de wettelijke procedures niet. Wettelijke procedures zijn vooral gericht op het waarborgen van rechtszekerheid. Ze vinden - in tegenstelling tot interactieve processen - plaats op een moment dat het beleid eigenlijk al is ontwikkeld. In bouwplannen zijn wettelijke bezwaarprocedures altijd van toepassing. De gemeente heeft de keuze om op grond van de Inspraakverordening inspraak te geven. In de praktijk wordt er alleen bij bestemmingsplanherzieningen gekozen voor formele inspraak. In onze communicatie over planvorming maken we duidelijk of het over communicatie, consultatie of adviseren gaat in het kader van interactieve planvorming, of over wettelijke bezwaar- en inspraakprocedures. Omdat in veel gevallen beide aan de orde zijn, wordt de belanghebbenden duidelijk gemaakt hoe een wijkgerichte werkwijze zich verhoudt tot wettelijke procedures. Het informeren van belanghebbenden in het kader van wettelijke procedures beperkt zich soms tot een melding van een bouwvergunning en de mogelijkheden voor bezwaar, in het weekblad Het Kompas en op de gemeentelijke website. Dat is bijvoorbeeld voldoende bij kleinschalige bouwplannen zoals het realiseren van een uitbouw. Bij plannen die echter grote gevolgen hebben voor de omgeving of die om andere redenen gevoelig liggen, is het heel belangrijk bewoners niet alleen te informeren over de wettelijke procedures, maar ook over wat er precies gaat gebeuren en waarom. In dat geval is het in het kader van wijkgericht werken heel goed om voorafgaand aan (noodzakelijke) wettelijke/ procedurele trajecten 6.
goed met belanghebbenden te communiceren. Daarbij wordt dan bewust gekozen worden voor een trede op de participatieladder. 3.5 Bouwplannen en de rol van belanghebbenden Het beheer en de inrichting van de openbare buitenruimte is een belangrijke aanvliegroute voor het realiseren van de doelstellingen op het gebied van wijkgericht werken in Sliedrecht. De ervaring heeft geleerd, dat dit direct raakt aan bouwplanontwikkeling en stedenbouwkundig beleid. Bij belanghebbenden zoals omwonenden en wijkplatforms ontstaat echter regelmatig onduidelijkheid over de invloed die zij al dan niet uit kunnen oefenen op stedenbouwkundige ontwikkelingen en bouwplanontwikkeling. Deze paragraaf biedt handvatten die ons in staat stellen onnodige teleurstellingen als gevolg van onduidelijkheid te voorkomen. Bouwplannen met weinig invloed op omgeving Eenvoudige, reguliere bouwplannen hebben meestal weinig of geen invloed op de omgeving. Ze worden door de gemeentelijke organisatie als bouwaanvraag behandeld. Deze plannen beginnen doorgaans met een bouwaanvraag of principeplan. De gemeente toetst en draagt zorg voor het doorlopen van de wettelijke procedures. De RO-portefeuillehouder is bestuurlijk verantwoordelijk. We kiezen er bewust voor de communicatie met belanghebbenden te beperken tot de publicaties op de gemeentepagina van het weekblad Het Kompas en de gemeentelijke website, omdat de gevolgen van deze plannen voor de omgeving relatief beperkt zijn en er weinig of geen inhoudelijke ruimte is voor belanghebbenden om invloed uit te oefenen op deze plannen. Weinig invloed op omgeving Bouwaanvraag/ principeplan Doorlopen procedures (bouwvergunning etc.), informeren over vergunningen etc. via Het Kompas Uitvoering plan Bouwplannen met veel invloed op omgeving Bij planontwikkeling die wel veel invloed heeft op de omgeving is goede communicatie met de verschillende belanghebbenden het belangrijkst. Wanneer een plan niet in het bestemmingsplan past, is het bovendien mogelijk belanghebbenden te betrekken in de voorbereidende fase van de planvorming, op het moment dat de randvoorwaarden worden opgesteld. De keuze belanghebbenden te informeren, te consulteren of om advies te vragen, het krachtenveld rond het project én andere projectspecifieke zaken zoals de vrije inhoudelijke ruimte, zijn bepalend voor de wijze waarop er met bewoners en andere belanghebbenden wordt gecommuniceerd. De omgeving kan invloed kan krijgen op de stedenbouwkundige kaders (en indien van toepassing het beeldkwaliteitsplan). De omgeving wordt in de uitvoeringsfase van het plan alleen nog maar geïnformeerd, omdat er in die fase te weinig vrije inhoudelijke ruimte is voor participatie. 7.
Bij kleinschalige plannen die veel invloed hebben op de omgeving, ziet het stroomschema er als volgt uit: Kleinschalig: veel invloed op omgeving Initiatief tot (nieuw)bouw Stedenbouwkundige beoordeling Vooroverleg met welstand, opstelling advies over concept stedenbouwkundige kaders, raakvlakken met omgeving en communicatie Raadpleging wijkplatform; beoordeling van gevoeligheid voor directe omgeving Besluitvorming college Betrekken raad/ omgeving: A. Indien grote gevoeligheid 1. Betrekken belanghebbenden/ omgeving (mate van invloed wordt per plan bepaald) COMMUNICATIE MET OMGEVING 2. Ter inzage legging voor opiniërende bijeenkomst van de raad; indien gewenst door één of meerdere fracties: behandeling in eerstvolgende opiniërende bijeenkomst. 3. Afhankelijk van uitkomst opnieuw betrekken belanghebbenden/ omgeving COMMUNICATIE MET OMGEVING B. Indien minder grote gevoeligheid: 1. Ter inzage legging voor opiniërende bijeenkomst van de raad; indien gewenst door één of meerdere fracties: behandeling in eerstvolgende opiniërende bijeenkomst. 2. Na behandeling in opiniërende bijeenkomst betrekken belanghebbenden/ omgeving (mate van invloed wordt per plan bepaald) COMMUNICATIE MET OMGEVING Eindadvies aan college over stedenbouwkundige kaders/ beeldkwaliteitsplan, welstandadvies, procedurele aspecten Besluitvorming college Na instemming: uitwerken plan, doorlopen procedures (Wet ruimtelijke ordening), uitvoering plan INFORMEREN OMGEVING 8.
Bij grootschalige plannen die veel invloed hebben op de omgeving is het stroomschema als volgt: Grootschalig, veel invloed op omgeving Initiatief tot (nieuw)bouw Stedenbouwkundige beoordeling met externe stedenbouwkundige Vooroverleg met welstand, opstelling projectvoorstel met concept stedenbouwkundige kaders, raakvlakken met omgeving, infrastructuur en communicatie Besluitvorming college Informatieve bijeenkomst: presentatie plan aan raadsleden, wijkplatform en direct omwonenden; inventarisatie reacties COMMUNICATIE MET OMGEVING Advies over resultaat informatieve bijeenkomst en eventueel bijstelling projectvoorstel; besluitvorming door college Betrekken belanghebbenden COMMUNICATIE MET OMGEVING (mate van invloed wordt per plan bepaald); opstelling definitieve stedenbouwkundige kaders en beeldkwaliteitsplan; welstandsadvies Behandeling eindresultaat in college Behandeling eindresultaat in opiniërende bijeenkomst; wijkplatform en omwonenden worden hiervoor ook uitgenodigd Eindresultaat en uitkomst opiniërende bijeenkomst in besluitvormende raadsvergadering Na instemming: uitwerken plan, doorlopen procedures (Wet ruimtelijke ordening), uitvoering plan INFORMEREN OMGEVING 9.
Projectmatige aanpak De mate waarin een project projectmatig wordt opgetuigd, is afhankelijk van de complexiteit. De meest ingewikkelde projecten beginnen met een startnotitie en een projectplan. Hieruit blijkt onder andere wat er gaat gebeuren op het gebied van communicatie met belanghebbenden (zoals informeren, consulteren, advies vragen). In grote projecten wordt bijvoorbeeld wel eens gekozen voor het instellen van een klankbordgroep om direct omwonenden, wijkplatformleden of andere belanghebbenden te betrekken bij de planvorming. Bij grote projecten wordt ook een bestuurder aangewezen die verantwoordelijk is voor het project. Er wordt integraal gewerkt, dat is een voorwaarde voor goede inhoudelijke resultaten én goede communicatie met de belanghebbenden. De projectleider is verantwoordelijk voor de integrale aanpak en vraagt de verschillende vakdisciplines daarbij om advies, waarbij onder andere wordt geadviseerd op basis van door de gemeenteraad vastgestelde beleidsplannen zoals het Verkeerscirculatieplan en het Groenbeleidsplan. Hierbij wordt ook advies ingewonnen over de communicatie met omwonenden en de wijk. 10.
3.6 Rol van college en raad Interactieve planvorming heeft niet alleen veel te maken met de rol van belanghebbenden (zie voor de communicatiemomenten met belanghebbenden de stroomschema s op pagina 8 en 9), maar ook met de rol van de volksvertegenwoordiging. Indien de gemeenteraad interactieve beleidsvoering initieert, volgt en beoordeelt, is een goede politieke inkadering van participatie mogelijk. De rol van de politiek hangt samen met de in 3.2 genoemde fases in interactieve planvorming: politiek bestuurlijke inkadering; interactief deel; besluitvorming. De politiek moet dus besluiten over de inkadering aan het begin van het proces en aan het eind van het proces besluiten wat er met het resultaat van de interactieve planvorming wordt gedaan. Zorgvuldige besluitvorming is mogelijk door het interactieve proces goed te volgen. De griffie kan de raad helpen bij de uitvoering van deze voor succesvolle interactieve planvorming belangrijke taken, onder andere door te toetsen of de raad op een goede wijze bij interactieve projecten wordt betrokken. Een actieve houding van de raad in interactieve planvorming, waarborgt dat de raad de resultaten van interactieve planvorming serieus neemt en dat voorkomt teleurstelling bij inwoners en belanghebbenden. Het maakt bovendien goed duidelijk dat interactieve planvorming is ingebed in de vertegenwoordigende democratie. De gemeenteraad bouwt op deze wijze bruggen tussen inwoners en volksvertegenwoordiging. Er mag gezien het belang daarvan een actieve rol van de raad en griffie worden verwacht als het gaat om het initiëren, volgen en beoordelen van de resultaten van interactieve planvorming. De raad stelt de kaders voor de inhoudelijke beleidsontwikkeling vast, maar ook de kaders voor hoe er wordt omgegaan met belanghebbenden. Bij de ontwikkeling van nieuw beleid is het aan de raad om voorafgaand aan de planvorming vast te stellen wat de doelstellingen en inhoudelijke en financiële randvoorwaarden van een (interactief) plan zijn. Dit maakt het mogelijk de raad vast te laten stellen welke inhoudelijke ruimte aan deelnemers van interactieve planvorming wordt gegeven. Wanneer de raad dit voorafgaand aan een interactief proces vaststelt, kan de raad het eindresultaat hieraan toetsen. De volksvertegenwoordiging houdt zo het laatste woord en moet dus bepalen of en in welke mate de resultaten van interactieve planvorming worden overgenomen. Dat laatste kan op een goede manier door naast het meegeven van de kaders voor de planontwikkeling ook het interactieve proces te volgen. Door het volgen van het interactieve proces wordt immers duidelijk wat de kwaliteit van het proces is en in welke mate er consensus is bereikt. Informatieve bijeenkomsten kunnen in verschillende fases van interactieve planvorming worden benut. Voordat de kaders voor interactieve planvorming door de raad worden bepaald, kunnen belanghebbenden immers al worden geconsulteerd, bijvoorbeeld over knelpunten en kansen, zodat de raad dit kan benutten bij het inkaderen van de planvorming. Na afloop van een interactief proces kan een informatieve bijeenkomst door de gemeenteraad worden benut om een beeld te krijgen van hoe er aan de voorwaarden die aan het interactieve proces zijn gesteld is voldaan en in hoeverre er sprake is van consensus. Indien er voorafgaand aan de planvorming nog veel onzekerheden zijn over bijvoorbeeld de inhoudelijke ruimte, kan ook tussentijds gebruik worden gemaakt van informatieve bijeenkomsten om deelnemers aan het interactieve proces te consulteren, waarna de raad desgewenst de door haar gestelde kaders kan veranderen in een besluitvormende vergadering. Interactie tussen raad en deelnemers aan het proces over het wijzigen van de spelregels is belangrijk, want het eenzijdig veranderen van de spelregels is een valkuil in interactieve planvorming.
Een vraag die moet worden beantwoord is wanneer planontwikkeling nieuw beleid betreft en wanneer het om uitvoering van bestaand beleid gaat. Het beantwoorden van deze vraag is maatwerk. Een te ruime definiëring van nieuw beleid zorgt voor onnodige vertraging van projecten, terwijl een te enge definitie afbreuk zou doen aan de kaderstellende taak van de raad. Het is aan de raad planvorming en beleidsuitvoering te controleren. De raad laat binnen de gestelde kaders echter de ruimte aan college en belanghebbenden om plannen en beleid uit te werken. De uitvoering van planvorming en beleid op het gebied van wijkgericht werken is binnen de door de raad gestelde kaders de verantwoordelijkheid van het college. Het college informeert de raad over de uitvoering (verantwoordings- en informatieplicht). Initiatieffase Politiek bestuurlijke inkadering Waar moet het resultaat van de interactieve planvorming aan voldoen? (vaststelling randvoorwaarden door gemeenteraad) Participatieve fase bijeenkomst(en) met belanghebbenden Besluitvorming door college over het resultaat van het interactieve traject (vooral toetsen aan de gestelde randvoorwaarden) Besluitvorming door gemeenteraad over het resultaat van het interactieve traject (vooral toetsen aan de gestelde randvoorwaarden) Fasering interactieve planvorming (politiek bestuurlijke inkadering) 12.
4. Conclusies Er moet in ieder project of plan worden bepaald of en hoe omwonenden, het wijkplatform of andere belanghebbenden betrokken worden en welke rol zij in dat geval krijgen. De deelnemers aan interactieve planvorming moeten bovendien weten hoe hun participatie politiek is ingekaderd: de rol van de gemeenteraad moet dus ook in ieder project duidelijk worden bepaald. De projectverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de advisering over deze keuzes en kan daarbij onder andere gebruik maken van het advies van de wijkcoordinator. 5. Gebruikte bronnen Alles is Bespreekbaar, afdeling Bestuurszaken en Veiligheid gemeente Sliedrecht, 2006 (door gemeenteraad vastgesteld) Interactieve beleidsvorming, de binnenkant van het proces, VNG Uitgeverij, Den Haag, 1999 Voordelen van de voorgestelde aanpak: - duidelijkheid voor iedereen over wie er voor welk plan of project verantwoordelijk is (welke projectverantwoordelijke ambtenaar en welke bestuurder); - wijkgericht werken wordt een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de organisatie, de projectverantwoordelijke is binnen het project verantwoordelijk voor het laten maken van een heldere keuze op het gebied participatie én de uitvoering hiervan; - door bewust en selectief te bepalen in welke project er sprake is van consultatie of het vragen van advies aan de omgeving, wordt het mogelijk een goede regie te voeren over de communicatie met omwonenden, de wijk en het dorp; - belanghebbenden weten waar zij aan toe zijn. Het verwachtingspatroon is hierdoor in overeenstemming met wat mogelijk is, dat voorkomt onnodige teleurstellingen. 13.