Gebruiksaanwijzing Safescan Tijdregistratiesystemen TA-900 series English Nederlands Deutsch Français Español Italiano Português 1
Inhoudsopgave 1.0 Overweging 1.1 Milieu-overwegingen 2.0 De montage en verbinding van de terminal 2.1 Sluit de TCP/IP-netwerkkabel aan wanneer u de terminal via het netwerk wilt synchroniseren 2.2 Functietoetsen en display 2.3 Functietoetsen 3.0 Ingebruikneming 4.0 Identiteitscontrole 5.0 GEBRUIKER 5.1 Inklokken 5.1.1 Een nieuw ID- NUM toevoegen 5.1.2 Een nieuwe gebruikersnaam 5.1.3 Hoe u een gebruikersnaam kunt creëren 5.1.4 Een vingerafdruk van een nieuwe gebruiker registreren (VP) 5.1.5 Een nieuwe gebruiker met wachtwoord registreren (PWD) 5.1.6 Een nieuwe gebruiker met RFID-badge registreren (RF) 5.1.7 Controle ID-badge 5.1.8 De bevoegdheid van de gebruiker instellen (Purview) 5.1.9 Registratie van een nieuwe gebruiker opslaan/verlaten 5.2 Gebruiker(s) beheren 5.2.1 Zoek naar gebruiker(s) 5.2.2 Aanwezigheidsbestanden van gebruiker(s) 5.2.3 Gebruiker(s) bewerken 5.2.4 Gebruiker(s) wissen 5.2.5 Gebruiker(s) toevoegen 5.3 Short Message Service (bericht) - berichtendienst 5.3.1 Hoe u een bericht kunt creëren 5.3.2 Hoe u een tekst voor een bericht kunt schrijven 5.3.3 Algemeen toegankelijke berichten lezen 5.3.4 Persoonlijke berichten lezen 5.4 Werkcodes 5.4.1 Werkcodes toevoegen 5.4.2 Hoe u een werkcodenaam kunt creëren 5.4.3 Bewerken en wissen van werkcodes 5.4.4 Werkcodes gebruiken 2
6.0 Communicatie-instellingen 6.1 Netwerk (Ethernet) 6.2 RS232/485 6.3 Veiligheidsinstellingen voor RS 232-communicatie 7.0 Overzicht systeeminstellingen 7.1 Systeeminstellingen 7.1.1 Voorgestelde drempel-instellingen 7.1.2 Datumformaat 7.2 Databeheer 7.2.1 Fotoformaten 7.3 Toetsenbord 7.4 Display-instelling 7.5 Reset 7.6 Belinstelling 7.7 Overige instellingen(over. instelling) 7.7.1 Sleeptimer (inactief) 7.7.2 Vingerafdrukafbeelding (VP-afbeelding) 7.7.3 Aan/Uit Knop 7.7.4 Taal 8.0 Datum en tijdinstelling 8.1 Datum- en tijdinstellingen wijzigen 9.0 USB 9.1 Aanwezigheidsbestanden / Logs downloaden 9.2 Hoe u aanwezigheidsbestanden kunt downloaden 9.3 Gebruikersgegevens downloaden (dat wil zeggen vingerafdrukken, RFID-badge en PWD) 9.4 Bericht (Short Message) downloaden 9.5 Gebruikersgegevens uploaden (sjablonen) 9.6 Bericht (Short Message) uploaden 9.7 Foto's uploaden 10.0 Autotest 10.1 Tft-testscherm 10.2 Audiotest 10.3 Toetsenpaneeltest 10.4 Vingerafdruktest op de sensor 10.5 Realtime klok (RTC)-test 11.0 Bestanden (aanwezigheid-/auditlogs) 12.0 Systeeminformatie 12.1 Recordgegevens 12.2 Informatie over de apparatuur 3
13.0 Herkenningstechnologie vingerafdrukken 13.1 Hoe de herkenningstechnologie voor vingerafdrukken functioneert 13.2 Goede vingerafdrukafbeeldingen maken 13.3 Natte of droge vingerafdrukafbeeldingen corrigeren 13.4 Correcte plaatsing van de vinger 13.5 Vingerafdruk matchen 13.5.1 1:N Vingerafdruk matchen 13.5.2 Hoe u 1:N vingerafdrukken kunt matchen 13.5.3 1:1 Vingerafdruk matchen (ID- NUM + vingerafdruk) 13.5.4 Hoe u 1:1 Vingerafdrukmatchen kunt gebruiken 13.6 Wachtwoord matchen 13.6.1 Hoe u wachtwoordmatchen kunt gebruiken 14.0 Vertrouwd worden met het toetsenpaneel 15.0 Toegang gebruiker tot aanwezigheidsbestanden 16.0 Typen met het Safescan TA-900 Series toetsenpaneel 16.1 Hoe u een 'woord' kunt creëren 17.0 Data synchroniseren met software 17.1 Via een USB-stick 17.2 Via een lokaal TCP- IP-netwerk 17.2.1 Terminal aansluiten met Safescan Tijdregistratiesoftware 17.3 Gebruikersgegevens synchroniseren met Tijdregistratiesoftware 4
Handleiding Safescan Tijdregistratiesystemen TA-900 series Inhoud pakket: Safescan tijdregistratieterminal (model 910 of 955) Installatie-cd met Safescan Tijdregistratiesoftware en quick guide Adapter met verwijderbare Euro- en UK-stekker Metalen bevestigingshaak voor bevestiging aan de muur (incl. 2 speciale schroeven en schroevendraaier) Montagemateriaal (4 schroeven, 4 pluggen) 5 x RFID-badges De Safescan tijdregistratiesystemen TA-900 registreren het tijdstip waarop uw personeel in- en uitklokt. De geregistreerde tijd voor elke gebruiker wordt opgeslagen op de Safescan registratieterminal en kan rechtstreeks naar uw pc via het (TCP/IP) netwerk getransfereerd worden of indirect door uw gegevens te uploaden op uw USBstick. Op uw pc kunt u de gegevens vervolgens verwerken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de Safescan Tijdregistratiesoftware. De TA-900 series zijn uitgevoerd in de 2 volgende modellen: Safescan TA-910, registratie via de RFID-aanwezigheidsbadge (of keyfob) en/of wachtwoord Safescan TA-955, registratie via vingerprint, de RFID-aanwezigheidsbadge (of keyfob) en/of wachtwoord Met de Safescan Tijdregistratiesoftware die geleverd wordt bij elke TA-900-terminal, kunt u aanwezigheidsbestanden selecteren gesorteerd op werknemers, op werknemersgroep of op tijdsbestek. De rapporten kunnen afgedrukt worden of geëxporteerd worden voor verdere werking in andere programma s. Gebruikerslogs en records kunnen gemakkelijk aangepast of verwijderd worden, en nieuwe logs kunnen toegevoegd worden. Deze handleiding werd opgesteld om u instructies te geven voor de installatie en de bediening van TA-900 series apparatuur. Indien van toepassing werden verwijzingen naar de Safescan Tijdregistratiesoftware toegevoegd. Alle in dit document behandelde functies zijn van kracht vanaf november 2011. Alles is gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit document compleet en consistent is met de Safescan TA-900 Series die u hebt gekocht. Aangezien de Safescan TA-900 Series voortdurend verbeterd wordt, is het in de toekomst mogelijk dat dit document niet exact overeenstemt met de Safescan TA-900 die u hebt gekocht. Safescan neemt geen verantwoordelijkheid voor direct of indirect financieel verlies dat voortvloeit uit onjuistheden of weglatingen die in dit document vastgesteld zijn. Hebt u na het lezen van deze handleiding nog vragen/opmerkingen, suggesties, enz. met betrekking tot de inhoud van deze handleiding, de TA-900 series of andere Safescan producten? Of hebt u meer hulpmiddelen voor de installatie en/of de bediening van uw Safescan-product nodig? Bezoek dan gerust onze website op www.safescan.com/support 5
1.0 Overweging De Safescan Tijdregistratieterminals TA-900 Series zijn ontworpen om gebruikt te worden met Safescan Tijdregistratiesoftware voor pc's. 1.1 Milieu-overwegingen De Safescan TA-900 Series mag niet geïnstalleerd worden of functioneren bij scherp licht. Scherp licht heeft een negatieve impact op het vermogen van de sensor om de vingerafdrukken correct te lezen. De werktemperatuur van de Safescan TA-900 Series varieert van 0 tot 40 C (32 tot 105 F). Gebruik de Safescan TA-900 Series niet op plaatsen met een hoge temperatuur. Houd de Safescan TA-900 Series op afstand van directe warmtebronnen en zorg voor voldoende ventilatie om oververhitting van de Safescan TA-900 Series te voorkomen. 2.0 Montage en aansluiting van de terminal Monteer de metalen bevestigingshaak op de muur op een hoogte van 1,4 à 1,5 m. Screw 3x Security screw Sluit de hoofdadapter aan de onderkant van de terminal aan. De terminal is nu gebruiksklaar. TA Terminal - Back TA Terminal - Left side USB TYPE B TCP/IP DC 5V USB TYPE A 2.1 Sluit de TCP/IP-netwerkkabel aan wanneer u de terminal via het netwerk wilt synchroniseren. Wanneer u niet beschikt over een TCP/IP-netwerkkabel, kunt u de data door middel van een USB-stick (PenDrive) uitlezen en later deze inlezen in de Safescan Tijdregistratie software. TCP/IP Switch TA 800 series PC 6
2.2 Functietoets en weergave TA-910 1. Functietoetsen 2. Tft-scherm 3. Ledlampje 4. Navigatietoetsen 5. Sensorgebied RFID-badge 6. Toetsenpaneel 7. USB-upload-/downloadpoort TA-955 1. Functietoetsen 2. Tft-scherm 3. Ledlampje 4. Navigatietoetsen 5. Sensorgebied RFID-badge 6. Vingerafdruk sensor 7. Toetsenbord 8. USB-upload-/downloadpoort 2.3 Functietoetsen: <Aan/Uit>: druk 3 seconden in om de terminal uit te schakelen. <T9 input>: om over te schakelen naar de inputmodus voor T9-tekst op het menuscherm. <Escape>: om de handelingen te annuleren, om (sub)menu's of de inputmodus voor T9-tekst te verlaten. <Menu>: voor toegang tot de menu-items. <Backspace> <OK>: voor bevestiging. <F1... F8>: functietoetsen (door de gebruiker te definiëren). Standaard: F1=Inklokken, F2=Uitklokken, F3=Uitklokken bij pauze, F4=Inklokken bij pauze, F5=Overuren aan, F6=Overuren uit, F7=Werkcode, F8=Sms <Omhoog/Omlaag/Links/Rechts> 7
3.0 Ingebruikneming Stap 1: installeer de Safescan TA-900 Series en sluit deze aan op het stroomnet. Stap 2: wijzig de standaardtaal (Engels) in de taal van uw keuze zie hoofdstuk 7.7.4 Stap 3: registreer gebruikers door zijn/haar vingerafdrukken, RFID-badges of wachtwoorden te registreren. Wanneer de Safescan TA-900 Series in de standalone modus functioneert, moet u de veiligheidsrechten aan gebruikers rechtstreeks toekennen op de Safescan TA-900 Series. Stap 4: na de gebruiker(s) te hebben geregistreerd, moet u controleren of zijn/haar geregistreerde vingerafdruk, RFIDbadge en/of wachtwoord herkend wordt door de Safescan TA-900 Series. Stap 5: configureer de Safescan TA-900 Series communicatie-instellingen en download de zojuist geregistreerde vingerafdrukken van gebruikers, de RFID-badge en het wachtwoord van de Safescan TA-900 Series op een computer. Data kunnen via TCP/IP of een USB flash-eenheid worden getransfereerd. NB: Maak altijd een back-up van de vingerafdruksjablonen in de op uw computer geïnstalleerde Safescan Tijdregistratiesoftware. Een 'sjablonenback-up' bespaart u veel tijd. Wanneer de Safescan TA-900 Series niet meer werkt of vernield wordt, kunt u met een back-up voorkomen dat al uw gebruikers opnieuw geregistreerd moeten worden. Stap 6: controleer of de Safescan TA-900 Series de juiste dag en tijd weergeeft. De terminal is nu gebruiksklaar. 4.0 Identiteitscontrole De Safescan TA-900 Series registreert GEEN aanwezigheid van werknemers TOTDAT de identiteit van de persoon gecontroleerd is. De Safescan TA-900 Series gebruikt verschillende methoden om de identiteit van de gebruiker te controleren: Vingerafdruk matchen (alleen op de TA 955) Wachtwoord matchen Badges matchen 5.0 Gebruiker Met het gebruikersmenu kunt u: Gebruikers toevoegen/bewerken/wissen Toegang verkrijgen tot de aanwezigheidsbestanden van gebruikers De RFID-badges registreren Gepersonaliseerde 'Inlogberichten/Inklokberichten/korte berichten' creëren Werkcodes creëren 5.1 Een nieuwe gebruiker toevoegen Start op het inlog-/inklokscherm. Druk op de menutoets om het hoofdmenu te openen. Kies en selecteer in het hoofdmenu Gebruikers Beh om (een) vingerafdruk(ken), RFID-badges, een wachtwoord of toestemming van gebruikers toe te voegen, te wijzigen of te wissen (Admin. of gebruiker). Scrol in het gebruikersmenu met de toetsen / / / totdat de Nieuwe Gebruiker oplicht. Druk op OK voor bevestiging. 8
De volgende 'Nieuwe Gebruiker'-instellingen zijn beschikbaar. ID- NUM (Rekeningnummer). Uniek identificatienummer dat aan elke gebruiker is gekoppeld. Naam. maximaal 24 tekens kunnen worden ingevoerd. Vingerafdruk (VP) (alleen op de TA 955). Een gebruiker kan met maximaal 10 vingerafdrukken worden geregistreerd. Wachtwoord (PWD). Een gebruiker kan met maximaal 1 à 8 tekens worden geregistreerd. RFID-badge (Badge). Een gebruiker kan met één RFID-badge worden geregistreerd. Veiligheid/Bevoegdheid (Purview). Identificeert een gebruiker als een gewone gebruiker of een beheerder. NB: beheerders hebben onbeperkt toegang tot het volledige systeemmenu van de Safescan TA-900 Series en kunnen gebruikersinformatie naar eigen goeddunken wijzigen. Beheerder(s) kunnen ook andere 'Beheerders' registreren. Niet-beheerders (dat wil zeggen gewone gebruikers) hebben geen toegang tot het menusysteem van de Safescan TA-900 Series. Niet-beheerders kunnen gebruikersinformatie niet wijzigen; Niet-beheerders kunnen geen systeemwijzigingen aanbrengen in de Safescan TA-900 Series. In het menu 'Nieuwe Gebruiker' scrolt u met de toetsen / totdat 5.1.1 Een nieuw ID- NUM toevoegen de cursor in het ID- NUM-veld staat. NB: De Safescan TA-900 Series kent automatisch het eerstvolgende beschikbare standaard ID-nummer toe. Druk op OK om het standaard ID-nummer te bevestigen. Als u liever een ander ID-nummer wenst, gebruikt u de Backspace toets en/of de scroltoetsen / en typt u een ander ID-nummer (max. 9 cijfers) in. 5.1.2 Een nieuwe gebruikersnaam toevoegen Op de Safescan TA-900 Series kunt u maximaal 24 'letters' (of 'symbolen') invoeren om een gebruiker aan te duiden. In het menu 'Nieuwe Gebruiker' scrolt u met de toetsen / totdat de cursor in het naamveld staat. 9
Elke keer wanneer u op de asterisk- toets van het toetsenpaneel drukt, kunt u 'letters' of 'symbolen' invoeren. De 'lettermodus' [Engels] verschijnt onderaan op het scherm. Druk opnieuw op * en [symbool] vervangt [Engels] onderaan op het scherm. In de 'symboolmodus' drukt u op de rechterscroltoets voor toegang tot andere symbolen. 5.1.3 Hoe creëert u een gebruikersnaam Het volgende voorbeeld illustreert hoe u de gebruikersnaam 'John' kunt aanmaken. In het menu 'Nieuwe Gebruiker' drukt u op de * toets totdat [Engels] onderaan op het scherm verschijnt. U kunt nu beginnen met 'letters' in te voeren. Voer bijvoorbeeld 'John' in Druk op <5> (JKL). Het display toont: 0=j, 1=k, 2=l, 3=J, 4=K, 5=L. Druk op <3> (J). Druk op <6> (MNO). Het display toont: 0=m, 1=n, 2=o, 3=M, 4=N, 5=O. Druk op <2> (o). Druk op <4> (GHI). Het display toont: 0=g, 1=h, 2=i, 3=G, 4=H, 5=I. Druk op <1> (h). Druk op <6> (MNO). Het display toont: 0=m, 1=n, 2=o, 3=M, 4=N, 5=O. Druk op <1> (n). Nadat u de gewenste 'letter' hebt ingevoerd, keert het display terug naar de prompt [Engels]. U hebt nu de gebruikersnaam ingevoerd en kunt beginnen om de vingerafdruk(en), de RFID-badge en/of de instelling van het wachtwoord- en toestemming van 'John' in te voeren. NB: Druk op <#> om een spatie in te voeren tussen woorden. In de tekstinputmodus drukt u op <*> om de symbolen te selecteren. Druk op <ESC> om de tekstinputmodus te verlaten. 5.1.4 Een vingerafdruk van een nieuwe gebruiker registreren (VP) In het menu 'Nieuwe Gebruiker' scrolt u met de toetsen / totdat de cursor in het VP-veld staat. NB: 'VP Registreren' oplicht. Druk op OK om de selectie te bevestigen. Plaats de vinger die u wilt registreren op de sensor, en zorg ervoor dat de vinger plat en gecentreerd is. Druk gedurende minimaal twee volle seconden, totdat de Safescan TA-900 Series met een pieptoon u vraagt om de vinger te verwijderen. Daarna wordt u gevraagd om het proces 2 keer te herhalen, en elke keer DEZELFDE vinger gebruiken. 10
U zult zien dat telkens als de Safescan TA-900 Series succesvol de vingerafdruk van de gebruikers heeft geregistreerd, elke balk van de 3 groene balken oplicht totdat alle 3 de balken mogelijk oplichten. Zoals aangegeven geeft de Safescan TA-900 Series elke keer met een pieptoon aan wanneer een vingerafdruksjabloon succesvol geregistreerd is. Wanneer alle drie de vingerafdruksjablonen succesvol geregistreerd zijn, verschijnt naast de drie groene balken een vinkje. Na 3 keer succesvol vingerafdrukken te hebben 'geregistreerd', wordt de vingerafdruksjabloon nu succesvol geregistreerd in de database van de Safescan TA-900 Series. Druk op OK wanneer u nieuwe vingerafdrukken/sjablonen wilt registreren. NB: Wij raden gebruikers ten zeerste aan ten minste een vinger van elke hand te laten registreren. Aangezien de vingerafdruksensor vingers met insnijdingen of schrammen mogelijk slecht kan lezen, is een 'back-up' van een vinger (vingers) de garantie dat de gebruiker altijd herkend wordt door de Safescan TA-900 Series. Wanneer een vinger tijdelijk 'onleesbaar' is omwille van insnijdingen of schrammetjes, kan de gebruiker zijn back-upvinger gebruiken. Nadat de vingerafdruk geregistreerd is, drukt u op de ESC-toets om terug te keren naar het menu 'Nieuwe Gebruiker'. 5.1.5 Een nieuwe gebruiker met wachtwoord registreren (PWD) NB: Een wachtwoord is NIET vereist. 1 Maar een wachtwoord kan worden gebruikt wanneer een gebruiker problemen heeft om zijn/haar vingerafdruk te registreren of wanneer deze niet herkend wordt door de Safescan TA-900 Series. In het menu 'Nieuwe Gebruiker' scrolt u met de toetsen / totdat de cursor in het PWD-veld (wachtwoord) staat. U ziet dat PWD Registreren oplicht. Druk op OK om de selectie te bevestigen. In het 'Input PWD'-veld voert u een wachtwoord in tussen 1 en 8 tekens. Daarna scrolt u omlaag naar het 'PWD Beves.'-veld en voert u opnieuw het hetzelfde wachtwoord in. Na dit te hebben ingevoerd, scrolt u met de / toetsen totdat OK oplicht. Druk vervolgens op de OK-toets voor bevestiging. Na het wachtwoord te hebben opgeslagen, keert het scherm terug naar het menu 'Nieuwe Gebruiker' en het pictogram wordt naast PWD Registreren weergegeven. Dit betekent dat een wachtwoord voor die gebruiker opgeslagen en geregistreerd is. 11
5.1.6 Schrijf uw nieuwe gebruiker in met een RFID-badge (Badge) In het menu 'Nieuwe Gebruiker' scrolt u met de toetsen / om de cursor op 'ID-badge' te plaatsen. Selecteer 'Badge registreren' en druk op OK. Druk op OK om de selectie te bevestigen. Dit scherm wordt weergegeven Scan uw badge op 5 à 7,5 centimeter van de Safescan TA-900 series ingebouwde kaartlezer. De terminal leest en registreert vervolgens uw badge. Druk op OK om de registratie van uw badge te bevestigen. Na de RFID-badge te hebben opgeslagen, keert het scherm terug naar het menu 'Nieuwe Gebruiker' en het pictogram wordt naast RFID Registreren weergegeven. Dit betekent dat een RFID-badge voor die gebruiker opgeslagen en geregistreerd is. 5.1.7 Controle ID-badge Scan uw badge op 5 à 7,5 cm van de Safescan TA-900 Series. Wanneer de badge al geregistreerd is door de Safescan TA-900 series, worden de gegevens van de kaarthouder op het scherm weergegeven. De Safescan TA-900 series laat het u weten wanneer de badge niet wordt herkend. 5.1.8 De bevoegdheid van de gebruiker instellen (Purview) De Safescan TA-900 series herkent twee (2) types gebruikers: Gebruiker GEEN beheerrechten; Alleen Inloggen/Inklokken/uitklokken en/of Nood aan toegang via de deur. Admin ONBEPERKTE Safescan TA-900 series systeemrechten; Kan een gebruiker toevoegen, wijzigen en wissen. NB: Totdat een beheerder feitelijk geregistreerd is op de Safescan TA-900 Series, hebben ALLE gebruikers onbeperkt toegang tot de menu-instellingen van de Safescan TA-900 series (dat wil zeggen Gebruikers toevoegen/bewerken/ wissen). Daarom adviseren wij om een 'beheerder' te registreren na de initiële installatie zodat de Safescan TA-900 series beveiligd is. 12
In het menu 'Nieuwe Gebruiker' scrolt u met de toetsen / totdat de cursor in het Purview-veld staat. 'Purview' is de afkorting voor 'bevoegdheid'. Scrol met de / toetsen naar Gebruiker of Admin. 5.1.9 Registratie van een nieuwe gebruiker opslaan/verlaten Na de nieuwe gebruikersgegevens te hebben ingevoerd, scrolt u met de / toetsen totdat OK Druk op OK voor bevestiging. U ontvangt de waarschuwing 'Wijzigingen Opgeslagen! Doorgaan?' Druk vervolgens op OK om op te slaan. Om te annuleren en terug te keren naar het vorige menu, scrolt u naar Annuleren of drukt u op ESC. oplicht. 5.2 Gebruiker(s) beheren In het Gebruikersbeheermenu kan (kunnen) de systeembeheerder(s) alle gebruikersgegevens lezen die opgeslagen zijn op de Safescan TA-900 Series. Inclusief de ID- NU's (nummers), namen, het aantal geregistreerde vingerafdrukken en of RFID-badges of wachtwoorden geregistreerd zijn. 5.2.1 Zoek naar gebruiker(s) Beheerders kunnen naar elke geregistreerde gebruiker zoeken. Start in het Gebruikersmenu. Scrol in het gebruikersmenu met de toetsen / / / totdat beheren oplicht. Druk voor selectie op OK. NB: Op de afbeelding geeft het pictogram aan dat de bijzondere gebruiker een systeembeheerder is. Het pictogram geeft aan dat een wachtwoord geregistreerd werd voor de respectieve gebruiker(s). Het pictogram geeft aan dat een RFID-badge geregistreerd werd voor de respectieve gebruiker(s). 13
Druk op de menutoets waarna het volgende dropdown menu verschijnt NB: De 'Attlog'-optie kan in plaats daarvan weergegeven worden als 'Record'. Gebruik de / scroltoetsen en selecteer 'gebruiker zoeken'. Druk voor selectie op OK. Voer het ID-nummer in en/of de naam van de gebruiker waarnaar u wilt zoeken. Druk op OK om het zoeken te starten. Na een succesvolle zoekopdracht lichten de gebruikersgegevens op in het blauw. Als de gebruiker niet geregistreerd is op de Safescan TA-900 Series, wordt het bericht 'Niet ingeschreven!' weergegeven. 5.2.2 Aanwezigheidsbestanden van gebruiker(s) Beheerders kunnen alle recentelijk geregistreerde aanwezigheidsbestanden van gebruikers ophalen. Start in het gebruikersmenu 14
Scrol in het gebruikersmenu met de toetsen / / / totdat Beheren oplicht. Druk voor selectie op OK. Selecteer de aanwezigheidsbestanden van de gebruiker die u wilt zien door te scrollen met de / toetsen om zijn/haar gegevens te laten oplichten. Druk vervolgens op de Menutoets zodat het dropdown menu verschijnt. Gebruik de / scroltoetsen en selecteer 'record (Attlog)'. Druk voor selectie op OK. De geselecteerde aanwezigheidsbestanden van de gebruiker worden weergegeven. Druk op ESC om te annuleren en terug te keren naar het vorige menu. 5.2.3 Gebruiker(s) bewerken Beheerders kunnen alle geregistreerde gebruikersprofielen bewerken. Start in het Gebruikersmenu. Scrol met de / toetsen en selecteer Beheren. Druk vervolgens op OK om het Gebruikersbeheerscherm te openen. 15
Selecteer de gebruiker waarvan het profiel bewerkt moet worden door middel van de / scroltoetsen. Druk vervolgens op de Menutoets zodat het dropdown menu verschijnt. Gebruik de / scroltoetsen en kies Bewerken. Druk voor selectie op OK. Het menu Bewerken wordt weergegeven. Alle beschikbare 'bewerk'-opties zijn dezelfde als die in het menu 'Gebruiker toevoegen'. Beheerders kunnen meer vingerafdrukken toevoegen, een naam registreren wanneer de gebruiker geen naam heeft ingevoerd, een wachtwoord of RFID-badge toevoegen of zijn/haar gebruikersbevoegdheidstatus wijzigen in 'Gebruiker' of 'Admin'. Na de nodige wijzigingen te hebben aangebracht selecteert u met de / scroltoetsen OK. Druk op ESC om de wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het vorige menu. 5.2.4 Gebruiker(s) wissen Beheerders kunnen de geregistreerde gebruikersgegevens op een Safescan TA-900 Series geheel of gedeeltelijk wissen. Wissen kan nodig zijn wanneer: Een vingerafdruk van een gebruiker niet langer herkend wordt (mogelijk veroorzaakt door letsel) of wanneer hij/zij het wachtwoord vergeten is. De gebruiker niet langer een werknemer is en zijn/haar vingerafdruk(en)/wachtwoord en gebruikersgegevens om veiligheidsredenen gewist moeten worden op de Safescan TA-900 Series. Start in het Gebruikersmenu. Scrol met de / toetsen en kies Beheren. Druk vervolgens op OK om het Gebruikerbeheerscherm te openen. 16
Selecteer de gebruiker die gewist moet worden met behulp van de / scroltoetsen. Druk vervolgens op de Menutoets zodat het dropdown menu verschijnt. Gebruik de / scroltoetsen en kies Gebruiker Wis. Druk voor selectie op OK. Het Gebruikerswisscherm verschijnt. U kunt de gebruiker, de vingerafdruk, de RFID-badge of het wachtwoord wissen. Scrol met de / toetsen om uw selectie aan te geven. Druk op OK om uw selectie te wissen. De Safescan TA-900 Series vraagt u 'WisOK'? Druk opnieuw op OK om het wissen te bevestigen. 5.2.5 Gebruiker(s) toevoegen Beheerders kunnen ook gebruikers toevoegen in het Gebruikersbeheermenu. Start in het Gebruikersmenu. Scrol met de / toetsen en kies Beheren. Druk vervolgens op OK om het Gebruikerbeheerscherm te openen. 17
Druk op de Menutoets zodat het dropdown menu verschijnt. Gebruik de / scroltoetsen en kies de nieuwe gebruiker. Druk voor selectie vervolgens op de OK-toets. De opties 'toevoegen' zijn gelijk aan die in het menu 'Nieuwe gebruiker toevoegen'. Beheerders kunnen een nieuwe gebruiker toevoegen en zijn/ haar vingerafdrukken, naam, wachtwoord RFID-badge en bevoegdheidsstatus registreren. Na alle nieuwe gebruikersgegevens te hebben ingevoerd, scrolt u met de / toetsen totdat OK oplicht. Druk op OK voor bevestiging. U ontvangt de waarschuwing 'Wijzigingen Opgeslagen! Doorgaan?' Druk vervolgens op OK om op te slaan. Om te annuleren en terug te keren naar het vorige menu, scrolt u naar Annuleren of drukt u op ESC. 5.3 Short Message Service (bericht) - berichtendienst Een kort bericht is gelijk aan een 'prikbord in een onderneming'. Beheerders van de Safescan TA-900 Series kunnen berichten versturen naar werknemers. Berichten kunnen gecreëerd worden voor alle personeelsleden ('publiek') of voor één werknemer ('persoonlijk'). Wanneer een bericht gecreëerd is voor alle personeelsleden, wordt het pictogram onderaan het inklokscherm gedurende een vooraf gedefinieerde periode weergegeven. Werknemers moeten op de # toets drukken om de publieke berichten te kunnen lezen. Wanneer een bericht gecreëerd is voor één werknemer, wordt het bericht uitsluitend weergegeven wanneer deze werknemer op de Safescan TA-900 Series 'Inlogt/Inklokt'. 18
5.3.1 Hoe u een bericht kunt creëren Start op het Inlog-/inklokscherm. Druk op de Menutoets om het hoofdmenu te openen. Kies en selecteer in het hoofdmenu Gebruikersbeheer. Scrol in het Gebruikersbeheermenu door middel van de / / / toetsen totdat een bericht oplicht. Druk op OK voor bevestiging. Druk vervolgens op de toets. Scrol en selecteer met de / toetsen Nieuw in het dropdown menu. Druk dan op OK. Een soortgelijk scherm verschijnt. Begintijd: Tijd waarop het bericht wordt weergegeven. Geldigheidsduur: Hoelang de boodschap weergegeven wordt. Boodschaptypes: Persoonlijk: alleen de geadresseerde werknemer kan het bericht lezen. Publiek: alle werknemers kunnen het bericht lezen. 19 Om 'content' voor het bericht te creëren scrolt u met de / toetsen totdat de cursor zich in het hokje 'bericht' bevindt. Elke keer wanneer u op het * van het toetsenpaneel drukt, kunt u 'letters' of 'symbolen' invoeren. In de 'lettermodus' ziet u [Engels] onderaan op het scherm verschijnen. Druk opnieuw op het * en [symbool] verschijnt onderaan op het scherm. In de 'symboolmodus' drukt u op de rechter scroltoets voor toegang tot andere symbolen.
5.3.2 Hoe u een tekst voor een bericht kunt schrijven Het volgende voorbeeld illustreert hoe u de gebruikersnaam John kunt creëren. In het menu 'Nieuwe Gebruiker' drukt u op de * U kunt nu beginnen met 'letters' in te voeren. toets totdat [Engels] onderaan op het scherm verschijnt. Voer bijvoorbeeld 'John' in 4.5 Druk op <5> (JKL). het display toont: 0=j, 1=k, 2=l, 3=J, 4=K, 5=L. Druk op <3> (J). 4.6 Druk op <6> (MNO). Het display toont: 0=m, 1=n, 2=o, 3=M, 4=N, 5=O. Druk op <2> (o). 4.7 Druk op <4> (GHI). het display toont: 0=g, 1=h, 2=i, 3=G, 4=H, 5=I. Druk op <1> (h). 4.8 Druk op <6> (MNO). Het display toont: 0=m, 1=n, 2=o, 3=M, 4=N, 5=O. Druk op <1> (n). Nadat u de gewenste 'letter' hebt ingevoerd, keert het display terug naar de prompt [Engels]. U hebt nu de gebruikersnaam ingevoerd en kunt beginnen om de vingerafdruk(en), de RFID-badge en/of de instelling van het wachtwoord- en toestemming van 'John' in te voeren. NB: Druk op <#> om een spatie in te voeren tussen woorden. In de inputmodus voor tekst drukt u op <*> om de symbolen te selecteren. Druk op <ESC> om de inputmodus voor tekst te verlaten. De content van het bericht is nu klaar. Scrol met de / toetsen om de datum en het tijdstip van het bericht te wijzigen. Gebruik de / toetsen om de waarde van elke instelling te wijzigen, of gebruik het toetsenpaneel om handmatig de gewenste waarde in te voeren. Selecteer hoelang de boodschap Geldig is (weergegeven wordt). Selecteer het 'gebruikerstype' dat de boodschap ontvangt (persoonlijk, publiek of gereserveerd). Voor een 'persoonlijk' bericht (niet voor iedereen), is de optie 'Toekennen' beschikbaar. Kies Toekennen en druk op OK. Scrol met de / toetsen om regel per regel van werknemer naar werknemer te scrollen. Scrol met de toetsen * of # om u tussen de werknemerpagina's te verplaatsen. Druk op OK om het aantal gewenste werknemer(s) te selecteren die het bericht zullen ontvangen. Druk op de toets om de selectie op te slaan en terug te keren naar het menu Nieuw bericht. Wanneer u de volledige content van het bericht geschreven hebt en wanneer de boodschap weergegeven wordt, kiest u de OK toets en drukt u op OK. Het bericht is nu opgeslagen. NB: u kunt verschillende boodschappen opslaan en zelf beslissen door wie en wanneer deze ontvangen worden. 20
5.3.3 Publieke berichten lezen Wanneer een 'publiek' bericht gecreëerd is, verschijnt onderaan op het 'Inlog-/inklokscherm' het envelop-pictogram. Om een publiek bericht te kunnen lezen, drukt u op de # toets. 5.3.4 Persoonlijke berichten lezen Wanneer de geadresseerde werknemer een bericht heeft ontvangen, wordt het bericht ALLEEN weergegeven wanneer die werknemer 'Inlogt/inklokt'. Het persoonlijk bericht wordt 30 seconden weergegeven. 5.4 Werkcodes In sommige gevallen kan dezelfde werknemer verschillende taken/jobs uitvoeren. In een restaurant kan bijvoorbeeld dezelfde werknemer zijn/haar ploegendienst als kelner beginnen en vervolgens achter de bar werken. Aangezien verschillende posities verschillende salarispercentages genereren, kan in de Safescan TA-900 Series voor een werknemer verschillende werkcodes worden ingevoerd voor het 'inloggen/inklokken'. Ook handig om bijvoorbeeld doktersbezoeken aan te geven. NB: zorg dat de werkcodematch overeenkomt met de geselecteerde codes in de Safescan Tijdregistratiesoftware of vice versa. Start op het Inlog-/inklokscherm. Druk op de menutoets om het hoofdmenu te openen. Kies en selecteer in het hoofdmenu Gebruikersbeheer. Scrol in het Gebruikersbeheermenu door middel van de / / / toetsen totdat Werkcode oplicht. Druk op OK voor bevestiging. Druk vervolgens op de menu wordt weergegeven. toets. Het volgende dropdown 21
5.4.1 Werkcodes toevoegen Scrol met de / toetsen en kies Toevoegen in het dropdown menu. Druk dan op OK. Het scherm Nieuwe werkcode TOEVOEGEN verschijnt. Code: het nummer is de werkcode. Naam: omschrijving van de werkcode: Scrol met de / toetsen en plaats de cursor in het veld Naam. Creëer met behulp van het toetsenbord Safescan TA-900 Series een 'Werkcodenaam'. Elke keer wanneer u op het * van het toetsenpaneel drukt, kunt u 'letters' of 'symbolen' invoeren. In de 'lettermodus' ziet u [Engels] onderaan op het scherm verschijnen. Druk opnieuw op de * toets en [symbool] verschijnt onderaan op het scherm. In de 'symboolmodus' drukt u op de rechterscroltoets voor toegang tot andere symbolen. 5.4.2 Hoe u een werkcodenaam kunt creëren In het volgende voorbeeld ziet u hoe u een gebruikersnaam voor een werkbalk kunt creëren. In het menu Nieuwe gebruiker drukt u op de * toets totdat [Engels] onderaan op het scherm verschijnt. U kunt nu beginnen met 'letters' in te voeren. Inputvoorbeeld 'Bar' Druk op <2> (ABC). Het display toont: 0=a, 1=b, 2=c, 3=A, 4=B, 5=C. Druk op <4> (B). Druk op <2> (ABC). Het display toont: 0=a, 1=b, 2=c, 3=A, 4=B, 5=C. Druk op <0> (a). Druk op <7> (PQRS). Het display toont: 0=p, 1=q, 2=r, 3=s, 4=P, 5=Q, 6=R, 7=S. Druk op <2> (r). Nadat u de gewenste 'letter' hebt ingevoerd, keert het display terug naar de prompt [Engels]. U hebt nu de gebruikersnaam ingevoerd en kunt beginnen om de vingerafdruk(en), de RFID-badge en/of de instelling van het wachtwoord- en toestemming van 'John' in te voeren. NB: Druk op <#> om een spatie in te voeren tussen woorden. In de tekst inputmodus drukt u op <*> om de symbolen te selecteren. Druk op <ESC> om de inputmodus voor tekst te verlaten. U hebt nu een werkcode toegevoegd. 22