Jaarverslag 2015 Vrijwilligers Informatie Punt Het VIP voor iedereen!
Inhoudsopgave Voorwoord 1 Het VIP voor iedereen! 1 Team 2 Personele inzet 3 Vrijwillige medewerkers 3 Bemiddelen, Informeren, Promoten 3 Nieuwe vacaturebank 3 Informatie en promotie 4 Ondersteuning en advisering 4 Deskundigheidsbevordering 4 Implementatie project Gewoon Doen 5 Netwerkontwikkeling 5 NLdoet 6 Platform Vrijwilligersorganisaties Zorg & Welzijn Heiloo 6 Tip Heiloo 6 Ontwikkeling en extra projecten 7 Jongerenparticipatie 7 Sociale veiligheid bij (vrijwilligers)organisaties 7 Vrijwilligersbeleid BUCH gemeenten 8 Vrijwilligerswaardering 8 Aandachtspunten 2016 9 Bijlagen- de cijfers 10 1
Voorwoord Het VIP voor iedereen! Voor u ligt het jaarverslag 2015 van het Vrijwilligers Informatie Punt (VIP). Het VIP ressorteert onder Stichting Welzijn Heiloo. Een korte samenvatting is in het jaarverslag van Stichting Welzijn Heiloo opgenomen. Het was een energiek jaar betreft nieuwe ontwikkelingen en nieuwe projecten. Het hoogtepunt van 2015 is met recht de weg naar en de lancering van de nieuwe vacaturebank op 17 augustus. Het resultaat is een gebruiksvriendelijke vacaturebank voor iedereen! Onder de indruk ben ik van de inzet van de vrijwillige medewerkers die voor ruim 1600 uur aan vrijwilligerswerk deden voor het VIP. Zonder deze vrijwilligers is er geen ruimte om te werken aan nieuwe ontwikkelingen, projecten en nieuwe plannen. Ik nodig u uit om ons jaarverslag te lezen. Sigrid Wijsman, coördinator Vrijwilligers Informatie Punt. februari 2016 2
Team VIP Personele inzet Het VIP heeft één betaalde kracht. Deze coördinator is voor 0,8 fte in dienst bij Stichting Welzijn Heiloo. Vrijwillige medewerkers VIP Het VIP functioneert voor een groot deel door de inzet van een enthousiaste groep vrijwilligers. Naast de betaalde coördinator waren er in 2015 verschillende vrijwilligers actief voor diverse taken en projecten 5 vrijwilligers voor de openstelling van het VIP en de daarbij behorende activiteiten en taken: 900 uur 1 medewerker project Gewoon Doen (vanaf oktober): 50 uur 1 stagiaire 6 uur per week vanaf september 2015: 100 uur 2 vrijwilligers voor onderhoud website en vacaturebank: 90 uur 2 vrijwilligers voor onderhoud ict: 45 uur 1 vrijwilliger voor hand- en spandiensten o.a. ontwikkelen PR materialen: 10 uur 1 vrijwilliger PR rubriek Wat doe jij nou?!: 8 uur 5 vrijwilligers voor Tip Heiloo: 400 uur 1 vrijwilliger ter ondersteuning Platform Vrijwilligersorganisaties Zorg & Welzijn Heiloo: 24 uur 19 vrijwillige medewerkers 1627 uur 23.591,50 Economische waarde van vrijwillige medewerkers: 1627 uur x 14,50 p/u = 23.591,00 in 2015. Het team vrijwilligers van het VIP is een stabiele en zelfstandig werkende groep. De coördinator had hierdoor dit jaar meer ruimte om nieuwe projecten te ondersteunen en te ontwikkelen. Vrijwilligers waren naast de openstelling en het bemiddelen ook betrokken bij de algehele organisatie. Zij waren o.a. betrokken bij; implementatie nieuwe vacaturebank, start Gewoon Doen, NLdoet, organisatie bezoek, organisatie vrijwilligersmarkt, organisatie Vrijwilligers bedankt!, deelname Uit&ZO, Tip Heiloo, Platform Vrijwilligersorganisaties Zorg & Welzijn Heiloo en bij verschillende PR uitingen. Bemiddelen, infomeren en promoten Nieuwe vacaturebank Het VIP is in mei 2011 opgericht en gestart met een vacaturebank die zelf samengesteld was met digitale formulieren. In de afgelopen 4 jaar is vraag en aanbod via de vacaturebank zo gegroeid dat het matchingsysteem niet meer voldeed. Na een onderzoek bij verschillende vrijwilligerscentrales is ervoor gekozen om het matchingsysteem dat ook gebruikt wordt in 3
Utrecht en Leiden, aan te schaffen. Het systeem is aangeschaft met financiering uit verschillende fondsen. Het nieuwe systeem biedt voordelen zoals goede zoekfilters voor verschillende doelgroepen vrijwilligers; een duidelijke en overzichtelijke lay-out; de mogelijkheid om je als organisatie te profileren; de mogelijkheid om je als vrijwilliger te profileren; verbeterde gebruiksvriendelijkheid voor organisaties, vrijwilligers en VIP medewerkers; tijdsbesparing voor de VIP medewerkers betere matches; de mogelijkheid cijfers over vraag en aanbod automatisch te genereren. De ontwikkelingsfase is in de zomer van 2015 afgerond en 17 augustus is de nieuwe vacaturebank gelanceerd. Door de overgang op het nieuwe systeem is de registratie van organisaties en vrijwilligers goed opgeschoond zodat we vanaf 2016 een beter zicht krijgen wat betreft de bemiddelingen en aantallen registraties. 110 geregistreerde organisaties gemiddeld 170 vacatures 411 geregistreerde vrijwilligers Informatie en promotie Een groot deel van de werkzaamheden bestaat uit het promoten van vrijwilligerswerk. Het VIP zoekt steeds naar mogelijkheden om vrijwilligerswerk in Heiloo onder de aandacht te brengen. Dit doen we o.a. door het organiseren van of deelnemen aan verschillende activiteiten zoals: organisatie NLdoet; publiceren in de Uitkijkpost en andere lokale kranten; rubriek Wat doe jij nou?! waar vrijwilligers uit Heiloo aan het woord komen; vacature van de week via verschillende media; up-to-date houden van website en sociale media; raamvacatures in de ramen van de bibliotheek; uitgave Nieuwsbrief; deelname Uit&Zo; organisatie vrijwilligersmarkt; gerichte mailing over ontwikkelingen in vrijwilligerswerk. Ondersteuning en advisering Deskundigheidsbevordering In 2015 organiseerde het VIP een aantal cursussen en workshops ter bevordering van de deskundigheid van vrijwilligers in Heiloo. Er werd daarbij gebruik gemaakt van de Stimuleringsregeling Deskundigheidsbevordering Vrijwilligers van de gemeente Heiloo. Hierdoor konden de prijzen laag gehouden worden. Dit jaar werden aangeboden: 2 x Snelcursus EHBO i.s.m. Rode Kruis Heiloo; op maat begeleiden van vrijwilligers i.s.m. Training with a twist; workshop Van idee naar project i.s.m. vrijwilligerscentrale Haarlem e.o.; workshop Fondsenwerving i.s.m. vrijwilligerscentrale Haarlem e.o.; 4
workshop Sociale veiligheid bij vrijwilligersorganisaties en verenigingen i.s.m. De Vertrouwenspersoon. Hiernaast geeft het VIP, via de website en andere media, informatie over mogelijkheden van online cursussen en landelijk/regionaal georganiseerde trainingen en cursussen op het gebied van vrijwilligerswerk. In mei 2016 zal er weer een inventarisatie gehouden worden onder organisaties en sportverenigingen naar de behoefte van ondersteuning. Implementatie project Gewoon Doen In 2013-2014 heeft het pilot project Gewoon Doen gedraaid. Na een onderbreking van ruim een jaar is er in november 2015 een start gemaakt met het implementatietraject. De praktijk laat zien dat het geen eenvoudige opgave is om voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt passend vrijwilligerswerk te vinden. Belangrijke knelpunten zijn beeldvorming bij cliënten en (vrijwilligers-)organisaties en onvoldoende toerusting met betrekking tot begeleiding. (Vrijwilligers)organisaties hebben veelal geen (bewust) vrijwilligersbeleid en zijn gewend aan en geïnteresseerd in vooral zelfstandige mensen die weinig begeleiding vragen. Daardoor staat men vaak nogal huiverig tegenover de doelgroep van Gewoon Doen. Men is bang dat de inzet van een vrijwilliger uit deze doelgroep tot (veel) extra werk leidt in plaats van dat deze een bijdrage levert aan de organisatie. Wat gaan we doen om vrijwilligers met afstand tot de arbeidsmarkt te laten participeren in Heiloo? In het plan Implementatie project Gewoon Doen is beschreven hoe we: drempels gaan verlagen; het aanbod gaan versterken; infrastructuur gaan ontwikkelen. In de maanden november en december is vooral ingezet op het aanbod versterken. De samenwerking is gezocht met Welzijn Castricum. In het voorjaar 2016 zal er een gezamenlijke training Vrijwilligerscoaches georganiseerd worden. Deze training is voor vrijwilligers die al bij een organisatie werken en vrijwilligers willen gaan begeleiden die extra ondersteuning nodig hebben. De training is ook voor vrijwilligers die nog niet bij een organisatie werken maar die aangegeven hebben vrijwilligers te willen gaan begeleiden, die extra ondersteuning nodig hebben ongeacht de werkplek. De training wordt verzorgd door de vrijwilligerscentrale Haarlem. Zij hebben veel ervaring en kennis op het gebied van deze doelgroepen. Begin 2016 zal er een werkbezoek afgelegd worden. Netwerkontwikkeling Het VIP heeft een groot netwerk en is sterk in het leggen van verbindingen. Het VIP onderhoudt het contact met de geregistreerde organisaties (111), legt contact met nieuwe organisaties waar nodig en bezoekt regelmatig verschillende bijeenkomsten waar het inhoudelijk raakt met vrijwilligerswerk. Regelmatig was er contact met, werd er samengewerkt met of werden bijeenkomsten bijgewoond van: geregistreerde organisaties bij het VIP; de SportRaad Heiloo; Noord Hollandse Vereniging voor Vrijwilligerscentrales (NHVV); Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV); bijeenkomsten over ontwikkeling nieuw vrijwilligersbeleid in BUCH verband; bijeenkomsten met welzijnsorganisaties en vrijwilligerswerksteunpunten uit de BUCH en gemeenten betrokken bij campagne Dat is heel normaal i.h.k.v. vrijwilligerswaardering; bijeenkomsten Platform Vrijwilligers Organisaties Zorg & Welzijn Heiloo (PVZWH); steunpunt Vrijwilligerswerk van Welzijn Castricum. 5
NLdoet: Heiloo doet mee Ook in 2015 was het VIP intermediair in Heiloo wat betreft NLdoet. NLdoet dient meerdere doelstellingen in de ondersteuning van het vrijwilligerswerk in Heiloo: jong geleerd is oud gedaan. Door het wegvallen van de verplichte maatschappelijke stages heeft het VIP de landelijke NLdoet actie aangegrepen om de jeugd in Heiloo kennis te laten maken met vrijwilligerswerk. Meer informatie hierover is te vinden in het Plan Jongerenparticipatie bij (vrijwilligers)organisaties dat in 2015 aangeboden is aan het college. In 2015 heeft het VIP zo n 80 leerlingen van twee basisscholen bemiddeld naar een leuke klus; Om vrijwilligerswerk onder de aandacht te brengen is het voor organisaties een kans om een klus te klaren, financiële ondersteuning hier bij te krijgen en om nieuwe vrijwilligers te werven en hun organisatie onder de aandacht te brengen. Het VIP ondersteunde door promotie te maken. Platform Vrijwilligers Organisaties Zorg & Welzijn Heiloo (PVZWH) Het PVZWH wordt door VIP ondersteund door invulling te geven aan het voorzitterschap en het bieden van een vrijwillige notulist. Daarnaast wordt de kleine (financiële) administratie gevoerd. Eind 2014 heeft het platform een evaluatie gehouden en de missie en visie aangescherpt. Er is door de gemeenteraad Heiloo een motie aangenomen waarin vastgelegd is dat het platform meer verbonden en betrokken wordt met het Sociaal team van de gemeente Heiloo. In 2015 is het platform voortvarend aan de slag gegaan: er werden drie themabijeenkomsten georganiseerd door verschillende leden van het platform. Aan de orde zijn geweest: Vrijwilligersmanagement, Grenzen aan vrijwilligerswerk, Sociale veiligheid en Verklaring Omtrent Gedrag (VOG); er zijn afspraken gemaakt met het WMO platform over uitwisseling met en ondersteuning van elkaar; een van de leden van het platform is ook betrokken bij het Sociaal team. Het doel was dat deze persoon de link zou zijn van sociaalteam naar platform en vice versa. Mede door overlappende vergaderingen is dit niet goed van de grond gekomen en in 2016 zal er gewerkt worden aan een betere borging; Tip Heiloo Tip Heiloo is in de basis een online ontmoetingsplaats voor Heilooënaren die hulp nodig hebben of hulp aanbieden. Wie via deze marktplaats een dorpsgenoot hulp biedt, verdient Tippies. Deze Tippies zijn inwisselbaar voor kortingen bij zogenaamde Verzilverpunten, een aantal ondernemers en organisaties in Heiloo (per 31 december 2015 waren dat er 15 in getal). In mei 2014 werd de website gelanceerd. Een groep burgers van Heiloo heeft dat jaar gewerkt aan de website, het zoeken van sponsors, fondsen en lokale ondernemers & organisaties die wilden participeren. In dat werk werden zij ondersteund door de coördinator van het VIP. 6
In 2015 is het werk van de burgers en de coördinator onverminderd voortgezet. Steeds meer mensen kennen Tip Heiloo. Per 31 december 2015 heeft Tip Heiloo 127 geregistreerde gebruikers. Het aantal matches heeft echter de 10 niet gehaald. Gaande het jaar kwamen er twee obstakels bovendrijven: 55-plussers willen wel gebruik maken van Tip Heiloo, maar niet via de website; dit bezwaar wordt ondervangen door de medewerkers van het VIP, die telefonisch en persoonlijk hulp bieden bij het gebruik van Tip Heiloo; veel mensen vinden het bezwaarlijk dat zij niet weten wie zij in huis halen als zij hulp accepteren vanuit Tip Heiloo; dit bezwaar wordt in 2016 ondervangen door: a. op de website de gebruikersnaam te vormen uit de echte voor- en achternaam en de leeftijd van de geregistreerde; b. een publiciteitscampagne te organiseren rond de mensen die hulp bieden. In 2016 hoopt Tip Heiloo door te groeien, enerzijds door de gesignaleerde bezwaren op genoemde wijze te ondervangen, anderzijds door het genereren van extra publiciteit. Daarnaast wil Tip Heiloo aanhaken en samenwerken met de campagne Dat is heel normaal waar in 2016 het thema Vraag verlegenheid centraal staat. Ontwikkeling en extra projecten Jongerenparticipatie bij vrijwilligersorganisaties In het voorjaar 2015 heeft het VIP samen met Stichting Welzijn Jeugd en Jongeren Heiloo de notitie Jongerenparticipatie in Heiloo aangeboden aan het college. In het plan wordt beschreven hoe we gezamenlijk jongerenparticipatie vorm willen geven. De hoofdpunten zijn: ontwikkeling Jongerenraad; scholing en training voor vrijwilligersorganisaties; basisscholieren doen vrijwilligerswerk tijdens NLDoet;. jongeren van SWJJH doen vrijwilligerswerk tijdens NLdoet; jongeren doen individueel vrijwilligerswerk bij organisaties in Heiloo; gemeentelijke waardering voor jonge vrijwilligers; verbindingen en koppeling aan bestaande participatieprojecten. In juli 2015 heeft de gemeente een reactie geschreven. Door de omstandigheden op dat moment binnen SWJJH is de voortgang minder snel gegaan dan gedacht. Een aantal activiteiten heeft zich wel verder ontwikkeld; op 29 juni 2015 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen met als onderwerp onderzoeken mogelijkheden jeugdgemeenteraad; de vrijwilligerswaardering voor jonge vrijwilligers wordt in 2016 i.s.m. Stichting Jeugd Heiloo opgepakt; basisscholieren doen vrijwilligerswerk tijdens NLdoet. Sociale veiligheid bij (vrijwilligers)organisaties en verenigingen Sociale veiligheid speelt een steeds groter wordende rol in onze samenleving. En dat is voor (vrijwilligers)organisaties en verenigingen niets anders. Bij steeds meer vrijwilligersorganisaties en verenigingen staat sociale veiligheid op de agenda. Een (vrijwilligers)organisatie die de veiligheid goed organiseert en toezicht houdt, is immers minder kwetsbaar voor ongewenst (seksueel) gedrag. 7
Het is goed voor organisaties om te weten wat ze moeten doen als zich zoiets voordoet en waar ze terecht kunnen voor informatie, raad en daad. De Wmo baseert zich onder andere op vrijwillige inzet als vorm van maatschappelijk participatie. Daarbij zijn onderlinge hulp van mensen en het versterken van de eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid belangrijke pijlers. Vrijwillige inzet, gericht op het ondersteunen van mensen in een kwetsbare positie, vormt een essentiële bijdrage aan de participatiesamenleving. Vrijwilligers bieden ondersteuning in de volgende omstandigheden: administratieve ondersteuning voorafgaand aan bijvoorbeeld schuldhulpverlening, ondersteuning bij belastingaangifte, vrijwillige chauffeurs, bezoek aan medisch specialisten of andere beroepsgroepen en netwerkversterking. Kortom omstandigheden waarin vrijwilligers mensen ondersteunen binnen de persoonlijke levenssfeer en er sprake van een ongelijke (machts)verhouding kan zijn. Het gaat bijna altijd om een-op-een contacten waardoor de situatie risicovol is. Dit maakt het belangrijk om vanuit de gemeente veiligheid bij (vrijwilligers)organisaties en verenigingen te ondersteunen. Het VIP heeft n.a.v. een inventarisatie in het Platform Vrijwilligersorganisaties Zorg & Welzijn Heiloo een plan van aanpak Sociale veiligheid bij (vrijwilligers)organisaties geschreven. Op dit plan is vanuit de gemeente positief gereageerd en het wordt meegenomen in de ontwikkeling van het nieuwe vrijwilligersbeleid van de BUCH gemeenten. Vrijwilligersbeleid BUCH gemeenten In de periode van oktober t/m november 2015 hebben de BUCH gemeenten een aantal bijeenkomsten georganiseerd ter voorbereiding op het nieuw te ontwikkelen vrijwilligersbeleid. Na de startbijeenkomst was het VIP samen met Welzijn Castricum, de VCRA en de communicatiemedewerker van de BUCH gemeenten betrokken bij de voorbereidingen van de bijeenkomst Vrijwilligers die extra begeleiding nodig hebben. Het nieuwe vrijwilligersbeleid zal vooral gericht worden op ondersteuning van maatschappelijke initiatieven en vrijwilligers die extra begeleiding nodig hebben. Aandachtsgebieden waar het VIP in de laatste twee jaar ervaring mee heeft opgedaan in de projecten Gewoon Doen en Tip Heiloo Vrijwilligerswaardering De gemeente Heiloo organiseerde vóór 2015 jaarlijks een feest voor vrijwilligers i.h.k.v. de dag van de vrijwilliger op 7 december. De feestavonden bestonden uit een dankwoord vanuit de gemeente, theater/ muziek, een hapje en een drankje. Deze avonden werden door de oudere vrijwilligers gewaardeerd en door deze groep goed bezocht. Opvallend is dat het veelal dezelfde vrijwilligers waren die de avonden bezochten en dat er weinig vrijwilligers onder de 60 jaar zich aanmeldden. In 2015 wilden we het anders aanpakken. Een breder programma voor verschillende doelgroepen. Het idee om de vrijwilligerswaardering met verschillende gemeenten op te pakken met ondersteuning vanuit de campagne Dat is heel normaal sloot prima aan bij de nieuwe plannen voor Heiloo. 8
Het VIP heeft in 2015 de opdracht van de gemeente Heiloo gekregen om de vrijwilligerswaardering te organiseren. In de BUCH gemeenten en de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard werden in de week van 14 t/m 22 november alle vrijwilligers bedankt. In Heiloo deden 190 vrijwilligers mee aan 8 verschillende workshops en activiteiten bij verschillende organisaties. Een succes. Er is een evaluatie gehouden onder de deelnemers en de bevindingen hieruit zullen in 2016 worden meegenomen. De welzijnsorganisaties en steunpunten vrijwilligerswerk uit genoemde gemeenten maken een gezamenlijke evaluatie en een plan voor 2016. Daarna zal per gemeente een begroting ingediend worden en afspraken gemaakt worden over de voortzetting van deze vorm van vrijwilligerswaardering. Aandachtspunten 2016 extra netwerkmogelijkheden creëren voor organisaties; jongerenparticipatie bij (vrijwilligers)organisaties; nieuw vrijwilligersbeleid BUCH gemeenten; sociale veiligheid bij (vrijwilligers)organisaties; uitvoering Implementatie project Gewoon Doen ; vrijwilligerswaardering. 9
Bijlagen: De Cijfers Vrijwillige medewerkers VIP 2015 2014 2013 Team overleg 10x 10x 10x Uren inzet 1200 1000 800 Deskundigheidsbevordering Training werking vacaturebank NOV bijeenkomst symposium vrijwilligerswerk 2 x gesprekstechnieken 1 x congres maatschappelijk ondernemen Matchen van vraag en aanbod 2015 2014 2013 Aantal geregistreerde organisaties 111 109 89 Aantal nieuw geregistreerde organisaties 13 25 21 Aantal geregistreerde vrijwilligers 411 337 225 Aantal nieuw geregistreerde vrijwilligers 127 146 121 Openstelling 2015 2014 2013 Aantal uur open 700 699 697 Aantal bezoekers individueel 189 197 207 Aantal bezoekers namens organisaties 23 22 24 Informatie en advies 2015 2014 2013 (Kennismakings)gesprekken (nieuw)geregistreerde organisaties 17 13 14 Voorlichting over VIP aan groepen 1-1 Advies gesprekken 13 25 Aantal Nieuwsbrieven 6 6 - Aantal website bezoekers 10.541 11.812 9470 Deskundigheidsbevordering 2015 2014 2013 Van idee naar project 9 deelnemers - - Op maat begeleiden van vrijwilligers 12 - - Snelcursus EHBO (2x) 24 - - Workshop fondsenwerving 11 - - Sociale veiligheid bij vrijwilligersorganisaties 13 - - Voorlichting Vergeetachtig of iets anders? - 20 21 Persberichten schrijven - 10 14 Vrijwilligers in de participatiesamenleving (ihkv Gewoon Doen) - 30 - Voorlichting Tip Heiloo 6 20 - NLdoet 2015 2014 2013 Aantal deelnemende organisaties 16 11 8 Deelname aantal leerlingen basisscholen 81 30 - Deelname B&W en VIP vrijwilligers 10 8 - Schatting deelname Rotary, Lionsclub, individuele vrijwilligers 120-10