CO2 prestatieladder Belanghebbenden en communicatieplan 2015
Wijzigingsblad Versie Datum Auteur Wijzigingen 0.1 28-02-2011 Marije de Vreeze Opzet structuur 0.2 02-03-2012 Marije de Vreeze Consistentie plan met InTraffic marketing plan 2012 0.3 03-04-2012 Maxim Luttmer Opmerkingen op opzet en invulling 1.0 05-04-2012 Marije de Vreeze Afronding 1.1 07-10-2013 Frits Wuts Update m.b.t. 2013 2.1 23-09-2014 Kees de Waard Update m.b.t. 2014 2.2 13-04-2015 Peter Lamers Update m.b.t. 2015 3.0 29-04-2015 Peter Lamers Review commentaar verwerkt 2
Inhoudsopgave Wijzigingsblad... 2 Inhoudsopgave... 3 1. Inleiding... 4 2. Belanghebbenden... 5 3. Communicatieplan... 6 3.1 Communicatiedoelen... 6 3.2 Verantwoordelijken... 6 3.3 Communicatiemiddelen... 7 3.4 Planning en middelen... 8 4. Ondertekening... 9 3
1. Inleiding Slimme ICT voor betere bereikbaarheid De uitdaging voor de komende jaren ten aanzien van verkeer & vervoer is het slimmer benutten van onze infrastructuur voor een betere bereikbaarheid. Informatie- en besturingssystemen spelen hierin een cruciale rol: informatie moet actueel, betrouwbaar, volledig en continu beschikbaar zijn. InTraffic werkt aan slimme ICT-oplossingen om een betere bereikbaarheid te realiseren: personen en goederen komen sneller, veiliger, goedkoper, duurzamer en voorspelbaar op de plaats van bestemming. InTraffic richt zich hierbij op de keten van vervoersmodaliteiten en helpt deze optimaal in te zetten. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn een centraal onderdeel in de bedrijfsvoering van InTraffic. De projecten die InTraffic uitvoert dragen bij aan een beter bereikbaar Nederland, en in onze eigen bedrijfsvoering proberen wij de uitstoot zoveel mogelijk te beperken, onder andere door een spaarzaam leasebeleid, stimulering van het gebruik van het openbaar vervoer en energiebesparing binnen het gebouw. Actief beleid InTraffic voert in het kader van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen een actief klimaatbeleid uit. Onderdeel hiervan is deelname aan de CO2 prestatieladder. Naast het ontwikkelen, vastleggen en realiseren van CO2-beleid en doelstellingen, is communicatie met interne en externe belanghebbenden van belang. Intern om bewustzijn en betrokkenheid van medewerkers bij de CO2 reductie te vergroten, extern voor het uitdragen van de betrokkenheid van InTraffic bij duurzaamheid. Communicatieplan In dit communicatieplan worden de verschillende doelgroepen voor communicatie geïdentificeerd, en wordt een overzicht gegeven van de communicatiedoelen, middelen, planning en uitvoering. Dit plan is gebaseerd op het Marketingplan 2012, zoals dat voor InTraffic gehanteerd wordt. 4
2. Belanghebbenden Intern Medewerkers van InTraffic Extern(stakeholders) Opdrachtgevers: o ProRail B.V. o Rijkswaterstaat o Arriva Personenvervoer Nederland B.V. o NS o RET o Movares Nederland B.V. o Connekt o Connexxion Openbaar Vervoer o Gemeente Amsterdam o Siemens Nederland N.V. Media o (regionaal en landelijk) Bedrijven in de branche die met vergelijkbare CO2-reductie bezig zijn: o Capgemini o Initiatiefnemers Duurzame leverancier; Movares, Grontmij en Strukton Kennisinstituten in de branche o Beco, EY o Connekt Onderaannemers en leveranciers o ICT o Movares o EcoSmart o Athlon o Century o Etc. Belangenverenigingen natuur, klimaat, energie o Connekt o Stichting Zero Emissie Busvervoer Energieleveranciers o Greenchoice o Eneco 5
3. Communicatieplan 3.1 Communicatiedoelen Communicatiedoelen Intern: Medewerkers van InTraffic kennen de duurzaamheidsambitie en weten hoe ze zelf kunnen bijdragen aan CO2-reductie. Medewerkers voelen zich betrokken bij het duurzaamheidsbeleid. Medewerkers dragen concreet bij aan CO2-reductie. De directie en het MT kennen en onderschrijven de duurzaamheidsambitie en geven ruimte om deze ambitie te realiseren. Minimaal 2 keer per jaar zal er op de intranet site CO2-prestatieladder een update komen van de stand van zaken. Dit zal in veel gevallen tezamen vallen met het bekend worden van de halfjaar-uitstoot. Communicatiedoelen Extern InTraffic positioneren als duurzame organisatie: Opdrachtgevers kennen de duurzaamheidsambitie en zien InTraffic als duurzame organisatie. Externe belanghebbenden kennen de duurzaamheidsambitie, zijn geïnformeerd over hoe deze wordt gerealiseerd (reductiedoelstellingen, footprint etc.) en zien InTraffic als duurzame organisatie. Media kennen de duurzaamheidsambitie. 3.2 Verantwoordelijken De verantwoordelijke duurzaamheid draagt de formele verantwoordelijkheid voor de communicatie over duurzaamheid. De uitvoering van de communicatie wordt verzorgd door de afdeling communicatie. Deze afdeling zorgt voor de interne en externe communicatie-uitingen, en ondersteunt, adviseert en bewaakt de communicatie-uitingen van beleidsvorming tot en met daadwerkelijke uitvoering en beheer. 6
3.3 Communicatiemiddelen Intern: Intranet Bijeenkomsten MT Vakpraat Zeepkist Extern: Interviews en publicaties in vakbladen Commercieel materiaal: product sheets Website Twitter Klanten dagen Jaarverslagen 7
3.4 Planning en middelen Onderwerp Eindverantwoordelijk Levert input / voert uit Medium Intern/ extern Frequentie Rapporteren in maand CO2 footprint, Verantwoordelijke duurzaamheid Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Jaarlijks februari Scope 1 en scope 2 CO2-emissies Verantwoordelijke communicatie Website www.intraffic.nl Extern Voortgangsrapportage Verantwoordelijke duurzaamheid Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Jaarlijks juli Scope 1 en 2 CO2 emissies Verantwoordelijke communicatie Kwartaalbijeenkomst Intern Eerste halfjaar Website www.intraffic.nl Extern Voortgangsrapportage Verantwoordelijke duurzaamheid Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Jaarlijks januari Scope 1 en 2 CO2 emissies Verantwoordelijke communicatie Kwartaalbijeenkomst Intern Tweede halfjaar Website www.intraffic.nl Extern Voortgangsrapportage Verantwoordelijke duurzaamheid Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Jaarlijks juli Scope 3 CO2 emissies Verantwoordelijke communicatie Kwartaalbijeenkomst Intern Eerste halfjaar Website www.intraffic.nl Extern Voortgangsrapportage Verantwoordelijke duurzaamheid Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Jaarlijks januari Scope 3 CO2 emissies Verantwoordelijke communicatie Kwartaalbijeenkomst Intern Tweede halfjaar Website www.intraffic.nl Extern CO2 reductiebeleid (ook projecten) Directie Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Jaarlijks januari Verantwoordelijke communicatie Kwartaalbijeenkomst Intern Directieverslag Directie Verantwoordelijke duurzaamheid MT Intern Jaarlijks januari Verantwoordelijke communicatie Energie management programma Verantwoordelijke duurzaamheid Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Jaarlijks januari Verantwoordelijke communicatie Website www.intraffic.nl Extern (indien nodig) Kwartaalbijeenkomst Intern Overige CO2 gerelateerde Verantwoordelijke duurzaamheid Verantwoordelijke duurzaamheid Intranet Intern Ad hoc Ad hoc onderwerpen Verantwoordelijke communicatie Website www.intraffic.nl Extern Kwartaalbijeenkomst Intern 8
4. Ondertekening Aldus opgemaakt: Verantwoordelijk Naam: Functie: Datum: Handtekening: Gecontroleerd Naam: Functie: Datum: Handtekening:.. 9
Iepenhoeve 11 3438 MR Nieuwegein Postbus 7095 3430 JB Nieuwegein T + 31 (0)88 345 5000 info@intraffic.nl www.intraffic.nl 10