JAARVERSLAG 2015 Commissie bezwaarschriften van de gemeente Heerhugowaard Heerhugowaard, juli 2016
INHOUD JAARVERSLAG 2015 Inleiding 1. Algemeen 4 1.1 Instelling commissie 4 1.2 De commissie.. 4 1.2.1 Samenstelling... 4 1.2.2 Functioneren van de commissieleden.. 5 2. Werkzaamheden commissie in 2015 6 2.1 Algemeen. 6 2.2 Aantal commissievergaderingen.. 6 2.3 Aantal bezwaarschriften. 6 2.3.1 Aantal ontvangen bezwaarschriften. 6 2.3.2 Wijze van afhandeling... 7 2.4 Bezwaarzaken met contraire advisering.. 7 2.5 Adviezen per afdeling 8 2.6 Vervolg bezwaarzaken in (hoger) beroep.. 8 2.7 Kanttekeningen... 10 3. Intrekken bezwaarschrift. 11 3.1 Bezwaarzaken in der minne schikken.. 11 3.1.1 Quick scan in de bezwaarschriftenprocededure 11 3.1.2 Informele aanpak in de bezwaarschriftenprocedure 11 3.2 Ingetrokken bezwaarschriften.. 12 4. Doorlooptijden.. 13 4.1 Tijdige afhandeling bezwaarschriften.. 13 4.1.1 Percentage tijdige afhandeling.. 13 4.1.2 Verantwoordelijkheid tijdige afhandeling. 13 4.2 Dwangsom of rechtstreeks beroep... 14 5. Ontwikkelingen 2016....... 15 5.1 Wijziging bezwaarschriftprocedure (geluidsopname hoorzitting) 5.2 Shared Service Centre en Halte Werk...... 15 6. Samenvatting en aanbevelingen 6.1 Samenvatting..... 16 6.2 Aanbeveling BIJLAGE: Overzicht samenstelling commissie op 31 december 2015 2
Inleiding De commissie voor bezwaarschriften brengt jaarlijks aan de raad, het college en de burgermeester een verslag uit over haar werkzaamheden. Het jaarverslag bevat cijfermatige gegevens over de werkzaamheden van de commissie. Dit verslag beslaat de periode van 1 januari tot en met 31 december 2015. In hoofdstuk 1 wordt aandacht besteed aan het instellen van de commissie, de samenstelling en het functioneren van de commissie. In hoofdstuk 2 en 3 treft u de diverse cijfermatige overzichten aan. In hoofdstuk 4 wordt aandacht besteed aan de tijdigheid van de afhandeling van de bezwaarschriften in relatie tot de Wet dwangsom en rechtstreeks beroep bij niet tijdig beslissen. In hoofdstuk 5 volgt een overzicht van ontwikkelingen in 2015. Tot slot is in hoofdstuk 6 een samenvatting opgenomen. Het concept jaarverslag is voorgelegd aan de voltallige commissie. Het definitieve jaarverslag is onderwerp van gesprek bij het jaarlijkse overleg tussen het college van burgemeester en wethouders, de voorzitters van de commissie en het secretariaat bezwaarschriften op donderdag 28 juli 2016. D.H. Poelman voorzitter G.N. Talsma voorzitter i/o C. Spieker - Heinen K. Verspui E. Woerlee secretaris secretaris secretaris 3
Hoofdstuk 1. Algemeen 1.1 Instelling commissie Op grond van het bepaalde in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in samenhang met artikel 84 van de Gemeentewet kunnen gemeentelijke bestuursorganen een adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften instellen. Deze commissie voor bezwaarschriften (hierna: de commissie) is belast met de voorbereiding (het horen en adviseren) van de beslissing op de bezwaarschriften. Daar er in verband met de rechtszekerheid en rechtsbescherming voor de burger behoefte bestond aan toetsing van ingediende bezwaarschriften door een onafhankelijke commissie, is in de gemeente Heerhugowaard gekozen voor de instelling van een onafhankelijke commissie voor bezwaarschriften. De commissie is onafhankelijk omdat de voorzitters en de leden niet ondergeschikt zijn aan de raad, het college of de burgemeester. 1.2 De commissie 1.2.1 Samenstelling In de Verordening commissie bezwaarschriften (hierna: de verordening) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de samenstelling en de werkwijze van de commissie. Met inachtneming van artikel 3a van de verordening is de commissie voor bezwaarschriften van de gemeente Heerhugowaard ingedeeld in twee kamers, de Sociale kamer en de Algemene kamer. De Sociale kamer behandelt bezwaarschriften naar aanleiding van besluiten (in mandaat) genomen door de afdelingen Halte Werk, Maatschappelijke zaken, Burgerzaken en Advies & Financiën (rechtspositionele besluiten); De Algemene kamer behandelt bezwaarschriften naar aanleiding van besluiten (in mandaat) genomen door de overige afdelingen van de organisatie. De commissie is ingevolge artikel 2 van de verordening niet bevoegd ten aanzien van: Bezwaarschriften die gericht zijn tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken; Bezwaarschriften die kennelijk niet-ontvankelijk zijn; Bezwaarschriften gericht tegen een dwangsombeschikking wegens niet tijdig beslissen; Bezwaarschriften gericht tegen een rentebeschikking; Bezwaarschriften waarvan de rechtbank in beroep de beslissing op bezwaar heeft vernietigd, tenzij door de commissie nog niet op basis van de inhoud werd geadviseerd of indien uit de uitspraak van de rechtbank niet eenduidig de nieuw te nemen beslissing op het bezwaarschrift volgt. De commissie bestond op 31 december 2015 uit twee voorzitters en acht leden (waarvan drie leden tevens plaatsvervangend voorzitter zijn). De voorzitter en de leden van de commissie worden ingevolge artikel 5 van de verordening benoemd voor een maximale termijn van respectievelijk twaalf en acht jaar. Voor een overzicht van de samenstelling van de commissie op 31 december 2015 wordt verwezen naar de bijlage. 4
1.2.2 Functioneren van de commissie Op verzoek van het college van burgemeester en wethouders werden, door de voorzitter en de secretaris, sinds 2007 jaarlijks functioneringsgesprekken gehouden met de leden van de commissie voor bezwaarschriften. Vanuit de gedachte dat functioneringsgesprekken eenzijdig zijn, is de benaming van de gesprekken gaandeweg gewijzigd in evaluatiegesprekken. In 2011 heeft het college ingestemd met het houden van de evaluatiegesprekken om het jaar 1. Doel van de evaluatiegesprekken is het in kaart brengen van de wensen en verwachtingen van de commissieleden, het functioneren van de commissie als geheel en van de individuele leden en het inzichtelijk maken van de ontwikkel- en verbetermogelijkheden. Eind 2013 zijn de evaluatiegesprekken gehouden over de periode 2012-2013. Het was de bedoeling om eind 2015 de eerstvolgende ronde van evaluatiegesprekken over de periode 2014-2015 te laten plaatsvinden. Echter, de commissie twijfelde over nut en noodzaak van de gesprekken. Na afloop van de reeks gesprekken, waarvan verslag wordt gedaan, wordt een samenvatting geschreven van de verslagen in de vorm van een algemeen verslag welk verslag ter kennisname aan het college wordt gebracht. Al met al een arbeidsintensief proces daar waar de leden gewend zijn elkaar tussentijds, tijdens de vergaderingen, van feedback te voorzien en ook tussentijds met het secretariaat te communiceren over (wijzigingen ten aanzien van) de werkwijze. De commissie zag wél het nut van een jaarlijks evaluatiemoment om met elkaar van gedachten te wisselen over de gang van zaken, de eigen werkwijze, recente wijzigingen in het bestuursprocesrecht, etc. Als de commissie jaarlijks een bijeenkomst houdt in het eerste kwartaal, kan de input uit deze bespreking meegenomen worden in het eerstvolgende jaarverslag. De commissie kwam op basis van het voorgaande tot de volgende aanbeveling in het jaarverslag van 2014: Met ingang van 2015 niet langer houden van individuele evaluatiegesprekken met de leden; Met ingang van 2016 jaarlijks in het eerste kwartaal van het jaar een bijeenkomst beleggen van de commissie voor bezwaarschriften waarin de commissie discussieert over haar werkwijze en voorstellen kan doen in het eerstvolgende jaarverslag. In 2015 hebben om bovenstaande reden geen individuele evaluatiegesprekken meer plaatsgevonden. Wegens hoge werkdruk binnen het secretariaat van de commissie bezwaarschriften, het onverwachte vertrek van de voorzitter van de Sociale Kamer, de heer R.G. van der Eijk, begin 2016 én de werving van nieuwe commissieleden is evenmin in het eerste kwartaal van 2016 een bijeenkomst belegd, waarin de commissie kon discussiëren over haar werkwijze en voorstellen kon doen in het eerstvolgende jaarverslag. Wel is door het secretariaat van de commissie bezwaarschriften aan de commissieleden gevraagd of zij een andere opzet met betrekking tot het jaarverslag wensen, dan wel voorstellen hebben die zij in het jaarverslag 2015 willen terugzien. Uit de reacties van de commissieleden kwam naar voren dat zij begrip hadden voor de situatie en om die reden het jaarverslag 2015 op dezelfde wijze willen vorm geven als in 2014. Daarnaast deden zij de aanbeveling om in het eerste kwartaal van 2017 een bijeenkomst te organiseren (waarbij tevens de nieuwe commissieleden aanwezig zullen zijn) waar de opzet van het jaarverslag kan worden besproken en voorstellen van de commissie kunnen worden ingebracht ten behoeve van het jaarverslag. 1 BW12-0122 5
Hoofdstuk 2. Werkzaamheden commissie in 2015 2.1 Algemeen De wijze van behandeling van een bezwaarschrift is vastgelegd in een procedure 2. Op hoofdlijnen komt het erop neer dat na ontvangst van een bezwaarschrift wordt getracht de zaak in der minne te schikken. Als dit niet lukt, organiseert het secretariaat in samenspraak met de vakafdeling een hoorzitting. Na afloop van de hoorzitting beraadt de commissie zich over het uit te brengen advies dat vervolgens aan het betreffende bestuursorgaan aangeboden wordt voor het nemen van de beslissing op het bezwaarschrift. 2.2 Aantal commissievergaderingen De vergaderingen van de commissie vinden plaats in het gemeentehuis. Aantal vergaderingen 2015 2014 2013 2012 2011 Totaal 35 36 32 37 40 Algemene kamer 7 13 10 16 12 Sociale kamer 28 23 22 21 28 2.3 Aantal bezwaarschriften 2.3.1 Aantal ontvangen bezwaarschriften Het aantal bezwaarschriften is in 2015 gestegen ten opzichte van 2014. Ook is een duidelijke toename van het aantal bezwaarschriften van de Sociale Kamer merkbaar. Daarentegen is het aantal bezwaarschriften van de Algemene Kamer gedaald ten opzichte van 2014. Aantal bezwaarschriften 2015 2014 2013 2012 2011 Sociale Kamer 168 133 127 118 139 Halte Werk 95 88 98 77 82 Maatschappelijke Zaken 70 36 24 26 53 Burgerzaken - 1 2 11 2 Advies (cluster HRM) 3 8 3 4 1 Algemene Kamer 38 64 70 65 71 Advies & Financiën - 1 2 - - Omgevingsvergunning 23 17 12 25 25 Sociaal Ruimtelijke Ordening (SRO) - 8 16 13 11 Wijkbeheer 6 17 19 14 14 Handhaving 6 15 14 13 17 Welzijn Onderwijs Cultuur (WOC) - 4 7-4 Overig 3 3 2 - - - Totaal 206 197 197 183 210 2 MT12-0082 (meest recente up-date bezwaarschriftprocedure) 3 Dit betrof een bezwaarschrift bij het Ingenieursbedrijf en twee WOB verzoeken mbt de afdeling Omgevingsvergunning en afdeling ICT. 6
2.3.2 Wijze van afhandeling Afhandeling door de commissie 2015 2014 2013 2012 2011 Totaal aantal bezwaarschriften 206 197 197 186 210 Totaal aantal adviezen 119 113 100 98 109 Algemene kamer Ingediende bezwaarschriften 38 64 70 68 73 Bezwaarschriften waarover geadviseerd 22 29 26 30 40 Sociale kamer Ingediende bezwaarschriften 168 133 127 118 137 Bezwaarschriften waarover geadviseerd 97 84 74 68 69 Overige wijze van afhandeling 2015 2014 2013 2012 2011 Totaal aantal bezwaarschriften 206 197 197 186 210 Totaal aantal overige afhandeling 87 84 97 88 101 Algemene kamer Kennelijk niet ontvankelijk 4 7 12 16 14 9 Ingetrokken 9 23 26 23 21 Nog in behandeling 0 0 0 0 0 Sociale kamer Kennelijk niet ontvankelijk 6 7 13 11 9 Ingetrokken 65 42 40 39 56 Nog in behandeling 0 0 0 0 3 2.4 Bezwaarzaken met contraire advisering Van de in 2015 door de commissie 119 uitgebrachte adviezen is 22 keer het advies gegeven het bezwaarschrift gegrond te verklaren. Door de diverse vakafdelingen is zeven keer ten opzichte van het commissie advies een contrair advies uitgebracht. Het college heeft in alle zeven van deze zaken conform het advies van de vakafdeling beslist. Totaal B&W-besluit conform advies commissie B&W-besluit conform advies vakafdeling 2015 22 15 7 5 2014 3 0 3 2013 4 1 3 2012 6 0 6 2011 17 0 17 4 Ingevolge artikel 2 Verordening commissie bezwaarschriften is de commissie sinds juni 2010 niet langer bevoegd te adviseren over een kennelijk niet ontvankelijk bezwaarschrift (RB2010048). 5 Dit betreft cbzw 15-095, cbzw15-128, cbzw15-147, cbzw14-148, cbzw15-149, cbzw15-154 en cbzw 15-157. 7
2.5 Adviezen per afdeling ALGEMENE KAMER 22 Niet ontvankelijk Ongegrond Gegrond Deels gegrond Omgevingsvergunning 19 0 18 1 0 Sociaal Ruimtelijke Ontwikkeling 0 0 0 0 0 Wijkbeheer 0 0 0 0 0 Handhaving 1 0 1 0 0 Welzijn Onderwijs en Cultuur 0 0 0 0 0 Advies 0 0 0 0 0 WOB verzoeken 6 2 1 0 1 0 SOCIALE KAMER 97 Halte Werk 61 3 46 11 1 Maatschappelijke Zaken 33 2 29 2 0 Advies & Financiën (HRM) 3 1 0 2 0 Burgerzaken 0 0 0 0 0 TOTAAL aantal adviezen 119 2.6 Vervolg bezwaarzaken in (hoger) beroep Naar aanleiding van de toename van het aantal contraire adviezen in 2011 en een toename van het aantal keer dat het college op het bezwaarschrift heeft besloten conform het contraire advies, is dit besproken in het overleg tussen het college en de commissie 7. Afgesproken is dat het secretariaat van de commissie een doorlopende database zal opzetten van bezwaarzaken waarvan de belanghebbende in beroep is gegaan. In onderstaande tabel is dit uitgewerkt waarbij sprake is van uitspraken gedaan door gerechtelijke instanties (Rechtbank, de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State en Centrale Raad van Beroep) in het jaar 2015. Onderwerp 1 Onttrekken van huisnummers Bevelandseweg 2 Beëindiging / intrekking uitkering 3 Beëindiging / intrekking uitkering 4 Beëindiging / intrekking uitkering 5 Last onder dwangsom (rookgasafvoer) 6 Betaling bestuurlijke geldschuld (fraude samenwonen Advies commissie Besluit B&W Uitspraak rechtbank B201500795 B201502131 B201502133 B201503156 B201503703 B201321682 Uitspraak Hoger Beroep Ongegrond B201517578 Ongegrond B201503530 6 Twee WOB verzoeken mbt de afdeling Omgevingsvergunning (cbzw15-066) en afdeling ICT (cbzw15-203). 7 Bespreking jaarverslag 2011 commissie bezwaarschriften d.d. 4 september 2012. 8
Onderwerp 7 Ambtshalve inschrijving GBA wijzigen 8 Hoogte toegekende planschade 9 Boeteoplegging inzake ontruimen hennepplantage Advies commissie Besluit B&W Uitspraak rechtbank B201504825 Gegrond Ongegrond Gegrond B201506677 B201505967 Uitspraak Hoger Beroep 10 Afwijzing WOB verzoek B201508409 11 Beslissing tot ontslag Gegrond Ongegrond Gegrond B201508580 12 Afwijzing van een aanvullende uitkering en volledige loon doorbetaling 13 Beëindiging / intrekking uitkering 14 herzieningsbeschikking en beëindiging uitkering 15 Beëindiging / intrekking uitkering 16 Afwijzing woningaanpassing 17 Beëindiging / intrekking uitkering Gegrond Ongegrond Gegrond B201508581 B201403885 B201510877 B201510877 B201321572 B201511929 Ongegrond B201510268 Ongegrond B201511741 18 Besluit eervol ontslag Gegrond Ongegrond Ongegrond B201512275 19 Afwijzing planschade verzoek B201512339 20 Toekenning planschade B201512604 21 Buiten behandeling stellen aanvraag bijzondere bijstand 22 Buiten behandeling stellen aanvraag uitkering 23 Toekennen hulp in de huishouding 24 Last onder dwangsom (rookhinder) 25 Beëindiging / intrekking uitkering 26 Besluit tot weigering handhavend optreden ivm overlast B201513083 B201318914 B201513736 Ongegrond Ongegrond Gegrond B201413825 B201516356 B201517213 Ongegrond B201531049 Ongegrond B201514552 9
Conclusie Van de in totaal 26 beroepszaken waarin een gerechtelijke instantie (Rechtbank, CRvB en/of RvS) in 2015 uitspraak heeft gedaan is 24 maal besloten conform het commissieadvies 8 (96 %). In twee gevallen heeft de Rechtbank anders besloten dan het commissieadvies waarna in één geval de Raad van State vervolgens heeft geoordeeld conform het advies van de commissie. Bij wijze van leereffect worden de leden in kennis gesteld van de gerechtelijke uitspraken. 2.7 Kanttekeningen De commissie plaatst incidenteel een kanttekening bij een advies. Het gaat dan niet om het signaleren van juridische onvolkomenheden, maar om aanbevelingen van algemene strekking of over de wijze waarop de besluitvorming van de gemeente tot stand kwam. Het commissieadvies met de kanttekening wordt aangeboden aan het betreffende bestuursorgaan, vergezeld van een reactie op de kanttekening van de vakafdeling. De commissie heeft in 2015 geen kanttekening geplaatst naast een advies. 8 In één geval heeft de Rechtbank anders besloten dan het commissieadvies waarna de Raad van State vervolgens conform het commissieadvies heeft geoordeeld (nr. 24 van het overzicht). 10
Hoofdstuk 3. Intrekken bezwaarschrift 3.1 Bezwaarzaak in der minne schikken In artikel 7 van de verordening is opgenomen dat alvorens de bezwaarzaak in behandeling wordt genomen door de commissie onderzocht wordt (vanuit het secretariaat) of de zaak in der minne kan worden geschikt. Op twee manieren wordt invulling gegeven aan artikel 7 van de verordening: 3.1.1. Quick scan in de bezwaarschriftprocedure 3.1.2. Informele aanpak (voorheen: pre-mediation) in de bezwaarschriftprocedure 3.1.1. Quick scan in de bezwaarschriftenprocedure Direct na ontvangst van het bezwaarschrift voert de vakafdeling een quick scan uit waaruit naar voren kan komen dat de vakafdeling nader onderzoek laat plaatsvinden of waaruit een nieuw primair besluit kan volgen waarin de bezwaarde tegemoet gekomen wordt in zijn bezwaar. Indien de quick scan niet leidt tot een intrekking van het bezwaarschrift, wordt de reguliere procedure vervolgd. 3.1.2. Informele aanpak in de bezwaarschriftenprocedure Sinds mei 2010 is de informele aanpak onderdeel van de reguliere bezwaarschriftprocedure. De organisatie streeft vanuit het keten denken ( in één keer goed ) naar een optimale benadering van haar klanten in de primaire fase door middel van: - Inrichting van de werkprocessen: Vanuit het besef van het belang van een klantgerichte benadering boven een proceduregerichte benadering hebben de vakafdelingen in de afgelopen jaren de werkprocessen hierop aangepast en is er de drijfveer om klanten in een vroeg stadium, vóórdat een besluit genomen wordt, bij zaken te betrekken. Tevens wordt de klant (telefonisch) benaderd alvorens de afwijzende of belastende beschikking wordt verzonden en/of wordt de klant in de beschikking gevraagd om contact op te nemen alvorens in bezwaar te gaan. - Beheersen mediationvaardigheden: In de afgelopen jaren heeft een groot aantal collega s een training in de vorm van klantgerichte communicatie gehad, waarin het belang van het beheersen van mediationvaardigheden is uitgelegd en de bewuste toepassing hiervan door de medewerkers is geoefend. Naar aanleiding van een ontvangen bezwaarschrift treedt de vakafdeling, indien dit zinvol wordt geacht, in contact met de bezwaarde om te bespreken of de juridische procedure in die specifieke situatie de aangewezen weg van geschilbeslechting is. 11
3.2 Ingetrokken bezwaarschriften Er zijn in 2015 in totaal 74 (36%) bezwaarschriften ingetrokken (tegen 33% in 2014 en 34% in 2013). Onderstaand een overzicht van de ingetrokken bezwaarschriften en de reden van intrekking. Afdeling 2014 2015 Aantal intrekkingen Reden van intrekking Aantal intrekkingen Reden van intrekking Na een nieuw besluit Uit eigen beweging 9 Na een nieuw besluit Halte Werk 25 (28%) 10 16 9 30 (31%) 14 16 Uit eigen beweging Maatschappelijke Zaken 11 (30%) 8 3 35 (50%) 13 22 Burgerzaken 1 (100%) 0 1 0 (0%) 0 0 Advies en 5 (63%) 2 3 0 (0%) 0 0 Financiën (HRM) Welzijn 3 (75%) 3 0 0 (0%) 0 0 Onderwijs Cultuur Wijkbeheer 9 (53%) 2 7 1 (16%) 0 1 Handhaving 6 (40%) 3 3 5 (83%) 1 4 Omgevingsvergunning 3 (18%) 1 2 2 (8%) 0 2 Sociaal 0 (0%) 0 0 0 (0%) 0 0 Ruimtelijke Ordening Overige afdelingen 11 2 (100%) 1 1 1 (50%) 0 1 Totaal 65 (33%) 36 29 74 (36%) 28 46 9 Onder uit eigen beweging wordt verstaan dat het bezwaarschrift is ingetrokken na verduidelijking van het besluit tijdens een gesprek tussen de vakafdeling en de indiener van het bezwaarschrift of tijdens de hoorzitting. 10 Percentage van het totaal aantal ingediende bezwaarschriften van deze vakafdeling 11 Dit betrof een bezwaarschrift bij het Ingenieursbedrijf. 12
Hoofdstuk 4. Doorlooptijden 4.1 Tijdige afhandeling bezwaarschriften 4.1.1 Percentage tijdige afhandeling De termijn voor het nemen van een beslissing op een bezwaarschrift is opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De beslistermijn voor de beslissing op bezwaar bedraagt 18 weken, gerekend vanaf de dag na bekendmaking van het bestreden besluit. Inclusief de wettelijke verdagingstermijn van zes weken is sprake van een beslistermijn van 24 weken. Periode 2015 2014 2013 2012 2011 Tijdig afgehandeld 175 (85%) 160 (81%) 183 (93%) 181 (97%) 202 (96%) Niet tijdig afgehandeld 31 (15%) 37 (19%) 14 (7%) 5 (3%) 8 (4%) 4.1.2 Verantwoordelijkheid tijdige afhandeling Algemeen De commissie is bekend met de door het Managementteam van de organisatie ingezette fasegewijze verschuiving van de regie over de afhandeling van bezwaarschriften van het secretariaat voor bezwaarschriften naar de vakafdelingen. Het secretariaat houdt zich binnen de bezwaarschriftprocedure in hoofdzaak nog bezig met de correspondentie naar bezwaarde, de organisatie van de hoorzitting en het uitbrengen van het advies en het verslag. De overige stappen in de behandeling van een bezwaarschrift worden vanaf 1 januari 2013 uitgevoerd door de vakafdelingen. 12 Gezien deze ontwikkeling heeft de commissie aangegeven niet langer de verantwoordelijkheid te kunnen dragen voor een tijdige afhandeling van een bezwaarschrift. De commissie acht zich in het kader van de tijdige afhandeling wél verantwoordelijk voor het vlot uitbrengen van een advies. Naar aanleiding van het jaarverslag 2013 is in de bezwaarschriftprocedure een termijn van 14 dagen opgenomen (gerekend vanaf de datum van de hoorzitting) waarbinnen de commissie het advies uitbrengt. Het College van B&W heeft tijdens de bespreking van het jaarverslag van 2014 te kennen gegeven geen termijnoverschrijdingen meer te wensen. Dit is vervolgens tijdens de B&W vergadering van 18 augustus 2015 voor kennisgeving aangenomen. 13 De commissie constateert dat de termijn van 14 dagen waarbinnen het advies wordt uitgebracht in vrijwel alle gevallen is gehaald. De commissie concludeert hieruit dat de stijging van het aantal bezwaarschriften dat niet binnen de termijn is beslist voor rekening komt van de vakafdelingen. Tijdigheid nader beschouwd Afdeling Niet tijdig afgehandeld per vakafdeling Halte Werk 13 Maatschappelijke zaken 9 Omgevingsvergunning 8 Wob verzoek 1 Totaal: 31 12 MT12-0044 / MT12-0082 Vervaardigen van het procesdossier, het verweerschrift, het B&W-voorstel en de beschikking 13 INT15-1681 en NOT15-0235 13
Uit voorgaande tabel is op te maken dat de stijging in het percentage niet tijdig afgehandelde bezwaarschriften voornamelijk voor rekening komt van Halte Werk, de afdeling Maatschappelijke Zaken en de afdeling Omgevingsvergunning. Deze stijging laat zich als volgt verklaren: Per 1 januari 2015 heeft de overstap plaatsgevonden van de afdeling Sociale Zaken van gemeente Heerhugowaard naar de nieuwe organisatie Halte Werk waarbij een stagnatie is opgetreden in de afhandeling van de bezwaarschriften van het eerste kwartaal van 2015. De reden hiervan is dat de positie van ambtelijk vertegenwoordiger(s) nog niet goed geregeld was waardoor binnen Haltewerk achterstand in de afhandeling van bezwaarschriften is opgetreden. Sinds medio april 2015 is er één ambtelijk vertegenwoordiger die alle bezwaarschriften namens Halte Werk behandelt. De commissie heeft geconstateerd dat sindsdien de achterstand in de afhandeling van bezwaarschriften van Halte Werk is ingelopen en thans op orde is. Naar het oordeel van de commissie kan de stagnatie in de behandeling van de bezwaarschriften, met de overschrijding van de beslistermijn tot gevolg, gezien worden als een gevolg van het opstarten van de nieuwe organisatie en beschouwd worden als een incident. Voor wat betreft de niet tijdig afgehandelde bezwaarschriften van de afdeling Maatschappelijke Zaken en Omgevingsvergunning is door de commissie geconstateerd dat de vakafdelingen de bezwaarschriften te laat voor een hoorzitting hebben ingepland waardoor uiteindelijk niet binnen de beslistermijn is beslist. 4.2 Dwangsom of rechtstreeks beroep Op 1 oktober 2009 is de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in werking getreden als onderdeel van de 4 e tranche van de Awb. Deze wet biedt de indiener van een bezwaarschrift de mogelijkheid om de gemeente in gebreke te stellen bij het niet tijdig beslissen op zijn bezwaarschrift of om rechtstreeks in beroep te gaan. 14 De gemeente verbeurt een dwangsom als zij niet binnen 14 dagen na ontvangst van de ingebrekestelling alsnog beslist. De dwangsom kan oplopen tot 1.260,-. Hoewel het aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften in 2015 hoger was dan in 2014, is in 2015 door de gemeente 31 keer te laat beslist op een bezwaarschrift.. Voor zover bekend is de gemeente 10 keer in gebreke gesteld wegens de termijnoverschrijding en heeft dit geleid tot de betaling van dwangsommen tot een totaal bedrag ad 520,-. Ingebrekestelling Hoogte dwangsom 1. Afdeling Omgevingsvergunning Cbzw15-092 15 520,- 2. Afdeling Omgevingsvergunning Cbzw14-142 0,- 3. Afdeling Omgevingsvergunning Cbzw15-028 0,- 4. Afdeling Omgevingsvergunning Cbzw15-066 0,- 5. Afdeling Omgevingsvergunning Cbzw15-148 0,- 6. Afdeling Maatschappelijke Zaken Cbzw15-142 0,- 7. Halte Werk Cbzw14-168 0,- 8. Halte Werk Cbzw14-205 0,- 9. Halte Werk Cbzw15-065 0,- 10. Halte Werk Cbzw15-186 0,- Totaal 520,- 14 De termijn voor de beslissing op een bezwaarschrift bedraagt 24 weken gerekend vanaf de dag volgend op de dag waarop het besluit is verzonden. 15 INT15-1232/ INT15-33 Cbzw15-092 14
Hoofdstuk 5. Ontwikkelingen 2015 5.1. Wijziging bezwaarschriftprocedure (geluidsopname hoorzitting ipv verslag) In artikel 7:13 lid 6 is bepaald dat het advies van de commissie voor bezwaarschriften schriftelijk wordt uitgebracht en dat dit advies een verslag van het horen bevat met het oog op de oordeelsvorming door het bestuursorgaan. De verslaglegging van hoorzittingen was al vaker onderwerp van gesprek. Dit verslag werd uitgewerkt aan de hand van een geluidsopname van de hoorzitting. De verslaglegging is arbeidsintensief 16 en het vermoeden was dat het verslag weinig toevoegde aan de bezwaarschriftprocedure. Met instemming van het Managementteam 17 wordt om die redenen, sinds 1 maart 2014, de hoorzitting enkel nog opgenomen en niet meer schriftelijk uitgewerkt. De geluidsopname van de hoorzitting wordt vervolgens bewaard tót het moment waarop het bestreden besluit rechtens onaantastbaar (lees: onherroepelijk) is geworden. De belanghebbende wordt geïnformeerd over de geluidsopname. (Alleen) op zijn verzoek vindt thans nog een uitwerking van het verslag van de hoorzitting plaats aan de hand van de geluidsopname. In 2015 is slechts een enkele keer door een belanghebbende om een schriftelijk verslag van de hoorzitting verzocht. 5.2.Shared Service Centre (SSC) en Halte Werk Algemeen In het jaarverslag 2014 is gerapporteerd over een tweetal ontwikkelingen die mogelijk van invloed konden zijn op de commissie voor bezwaarschriften. Halte Werk Van de gemeenten Heerhugowaard, Alkmaar en Langedijk zijn de afdelingen Sociale Zaken met ingang van 1 januari 2015 opgegaan in de gemeenschappelijke regeling Halte Werk. Voor het jaar 2015 heeft dat geen invloed gehad op de werkzaamheden van de commissie. De afhandeling van de bezwaarzaken van Halte Werk (van inwoners van de gemeente Heerhugowaard) vindt sinds 2015 plaats conform de bestaande werkwijze. SSC De gemeenten Heerhugowaard, Alkmaar en Langedijk hadden in 2013 een intentieverklaring ondertekend waarin zij de wens tot samenwerking uitspraken in de vorm van het samengaan van de ondersteunende diensten van deze drie gemeenten, waaronder de afhandeling van bezwaaren beroepschriften. Een gedegen oriëntatie van de drie gemeenten leidde tot het inzicht dat voor een gezamenlijke, werkende ICT-omgeving een forse investering noodzakelijk was. Diverse ervaringen in het land laten zien dat aan zo n traject significante risico s kleven en dat het een lange implementatietijd vergt. In de 2 e helft van 2015 is bekend geworden dat de drie gemeenten daarom afzien van de oprichting van een SSC-HAL. 16 Grofweg gemiddeld 3 uur per hoorzitting x 3 hoorzittingen per commissievergadering 17 MT14-0015 15
Hoofdstuk 6. Samenvatting en aanbeveling 6.1 Samenvatting In 2015 heeft de gemeente 206 bezwaarschriften ontvangen en heeft de commissie 35 keer vergaderd ten behoeve van de behandeling van deze bezwaarschriften. De commissie heeft 119 adviezen uitgebracht. De commissie heeft 22 keer het advies gegeven het bezwaarschrift gegrond te verklaren. In 2015 heeft het college zeven keer een keuze moeten maken uit tegengestelde adviezen, aangezien naast het advies van de commissie (gegrond) ook een contrair advies van de vakafdeling werd aangeboden (ongegrond). Het college heeft in alle zeven van deze zaken conform het advies van de vakafdeling beslist. Van alle ingediende bezwaarschriften in 2015 zijn uiteindelijk 15 (7%) bezwaarschriften gegrond verklaard. Gerechtelijke instanties hebben 26 keer een uitspraak gedaan in 2015 in een geschil tussen de gemeente en een bezwaarde waarbij de commissie een advies heeft uitgebracht in de bezwaarfase. In 24 gevallen (96%) heeft de rechtbank uitspraak gedaan conform het advies van de commissie. In twee gevallen heeft de Rechtbank anders besloten dan het commissieadvies waarna in één geval de Raad van State vervolgens heeft besloten conform het advies van de commissie. Door toepassing te geven aan artikel 7 van de verordening commissie bezwaarschriften (het in der minne schikken van een bezwaarzaak) zijn 74 bezwaarschriften in 2015 ingetrokken, dit is 36% van het totale aantal ontvangen bezwaarschriften. In 2015 is 85% van de bezwaarschriften tijdig afgehandeld. De gemeente is tien keer in gebreke gesteld wegens de termijnoverschrijding en heeft één keer een dwangsom verbeurd wegens niet tijdig beslissen van totaal 520,- 6.2 Aanbevelingen De commissie komt op basis van het geschrevene onder hoofdstuk 1.2.2 tot de volgende aanbeveling: Met ingang van 2017 jaarlijks in het eerste kwartaal van het jaar een bijeenkomst beleggen van de commissie voor bezwaarschriften waarin de commissie discussieert over haar werkwijze en voorstellen kan doen ten behoeve van het eerstvolgende jaarverslag. 16
BIJLAGE : Samenstelling commissie voor bezwaarschriften per 31 december 2015 Naam Functie Beroep/specialisatie Zittingsperiode mr. ing. D.H. Poelman Voorzitter AK Hoofd contracting & contract administration Allseas Engineering BV 22 februari 2005-22 februari 2017 mr. R.G. van der Eijk Voorzitter SK Jurist gemeente Purmerend 1 januari 2010-1 januari 2018 mr. B. Koppert Lid en plaatsvervangend voorzitter SK Advocaat bij Adcocatenkantoor Nauta en Lucas 1 januari 2010-1 januari 2018 G.J.M. Meuwese Lid AK / SK Zelfstandig juridisch adviseur 9 september 2008-9 september 2016 mr. M. Schaper Lid AK Bedrijfsjurist gemeente Enkhuizen 10 juni 2008-10 juni 2016 mr. G.N. Talsma Lid en plaatsvervangend voorzitter SK / lid AK Voorheen Jurist bij Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Voorzitter / lid diverse bezwaarschriften- en klachtencommissies 9 september 2008-9 september 2020 J. Schaafsma Lid SK Juridisch beleidsadviseur gemeente Súdwest-Fryslân Lid bezwaarschriftencommissie diverse gemeenten 1 januari 2012-1 januari 2020 drs. M. Dröge MSc Lid SK Promovendus Bestuurskunde; Lid commissie bezwaarschriften van de gemeente Texel 1 januari 2012 1 januari 2020 M.A. de Boer-Wijnhoff Lid SK Juridisch adviseur gemeente Texel Mediator (NMI) 1 januari 2012 1 januari 2020 mr. drs. V.M. Behrens Lid en plaatsvervangend voorzitter SK en AK Jurist gemeente Alkmaar Lid bezwaarschriftencommissie gemeenten Langedijk en Schagen 1 januari 2012 1 januari 2020 17