Reglement provincie Vlaams-Brabant www.vlaamsbrabant.be/reglementen Provinciaal reglement voor duurzame biodiversiteitsprojecten Artikel 1 - Doel Binnen de perken van de daartoe op het budget van de provincie Vlaams-Brabant goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement, kan de deputatie een subsidie toekennen voor duurzame biodiversiteitsprojecten die een bijdrage leveren aan het behalen van de provinciale doelstellingen zoals opgenomen in het actieplan biodiversiteit in de meerjarenplanning. Daarnaast wordt een geïntegreerde aanpak en samenwerking tussen verschillende organisaties gestimuleerd. Art. 2 - Begunstigden De subsidie kan toegekend worden aan: 1 Milieu- en natuurverenigingen met lokale werking in Vlaams-Brabant die door Vlaanderen erkend zijn op grond van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 december 2015 houdende de erkenning en subsidiëring van milieu- en natuurverenigingen. 2 Terreinbeherende natuurverenigingen met lokale werking in Vlaams-Brabant die door Vlaanderen erkend zijn op grond van het Besluit van de Vlaamse Regering van 27 juni 2003 tot vaststelling van de voorwaarden voor erkenning van natuurreservaten en van terreinbeherende natuurverenigingen en houdende toekenning van subsidies. 3 Regionale Landschappen gevestigd in de provincie Vlaams-Brabant. Art. 3 - Voorwaarden 1. Biodiversiteitsprojecten, die uitgevoerd worden of betrekking hebben op het grondgebied van de provincie Vlaams-Brabant en die in aanmerking komen voor subsidiëring, kunnen zijn: 1 Terreinprojecten ter bevordering van de biodiversiteit: bijzondere natuurbeheer- of onderhoudsactiviteiten zoals eenmalige inrichtingswerken, natuurontwikkelingswerken, achterstallige beheeringrepen, investeringswerken, ; 2 Doelgroepgerichte projecten: initiatieven die terreinacties ondersteunen of een bijdrage leveren aan het maatschappelijk draagvlak voor het behoud van de biodiversiteit. 2. De volgende projecten/acties kunnen niet worden aanvaard als biodiversiteitsprojecten: 1 Reguliere natuurbeheer- of onderhoudsactiviteiten; 2 Studies (met uitzondering van toegepast onderzoek ter voorbereiding van projecten onder 1. 1 ). 3. De maximum looptijd van het project bedraagt afhankelijk van de keuze van de subsidieaanvrager: 1 1 jaar, lopende vanaf de toekenningsdatum door de deputatie in het toekenningsjaar x (dd/mm/x) tot en met dezelfde dag en maand van het toekenningsjaar x+1 (dd/mm/x+1); 2 2 jaar, lopende vanaf de toekenningsdatum door de deputatie in het toekenningsjaar x (dd/mm/x) tot en met dezelfde dag en maand van het toekenningsjaar x+2 (dd/mm/x+2). In uitzondering op het voorgaande lid, kan wanneer de deputatie de beslissing tot toekenning neemt na 31 mei van het toekenningsjaar x, het project starten vanaf 1 juni van het toekenningsjaar x en lopen tot uiterlijk 31 mei van het toekenningsjaar x+1 (1-jarige -) of x+2 (2 jarige-projecten). 4. Het project wordt uitgevoerd conform het aanvraagdossier en de eventueel vermelde opmerkingen door het provinciebestuur. 1
5. 1 De vermogensrechten op de projectresultaten worden overgedragen op de provincie Vlaams- Brabant, in hun meest volledige wettelijke omvang, met inbegrip van alle exploitatiewijzen die hieronder vallen. 2 De provincie krijgt onder meer het recht om de projectresultaten te exploiteren, te reproduceren, te bewerken, afgeleide projecten te ontwikkelen, mee te delen aan het publiek onder de naam van de provincie en te distribueren. 3 De overdracht geldt wereldwijd en voor de volledige in de Belgische wetgeving voorziene beschermingsduur van de rechten. 4 De vergoeding voor deze overdracht is begrepen in de toegekende provinciale subsidies voor het project. Art. 4 - Subsidie 1. 1 Loon-, werkings- en investeringskosten worden als subsidiabele uitgaven beschouwd indien deze aan volgende cumulatieve voorwaarden voldoen: a) Ze zijn rechtstreeks toe te wijzen aan het project; b) Ze zijn ontstaan gedurende de projectperiode; c) Ze zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het project; d) Ze zijn effectief gemaakt door de begunstigde van de subsidie, opgenomen in de boekhouding, geïdentificeerd en controleerbaar. Een organisatie of vereniging die volledig de btw kan recupereren, mag enkel het bedrag zonder btw voor subsidiëring indienen. Indien een organisatie of vereniging een gedeelte van de btw kan recupereren, mag enkel het niet-recupereerbare deel van de btw bij het te subsidiëren bedrag opgeteld worden. 2 De loonkosten van personeel van de begunstigde komen slechts in aanmerking voor zover ze behoren tot de volgende categorieën: a) Brutoloon, voor zover deze kosten niet door andere overheden worden gesubsidieerd; b) Werkgeversbijdrage; c) Eindejaarspremie, vakantiegeld. 3 De volgende vergoedingen en kosten worden niet als subsidiabele loon- of werkingskosten beschouwd: a) Reis- en verblijfsvergoedingen, b) vergoeding woon-werkverkeer, c) verplichte verzekeringen, d) kosten van medische en andere controles 4 Kosten voor investeringen komen slechts in aanmerking voor subsidiëring indien zij een directe meerwaarde betekenen voor biodiversiteit. 5 Campagnemateriaal waarbij geen rekening werd gehouden met de voorwaarden opgenomen in artikel 8, 2, komt niet in aanmerking voor subsidiëring. 2. De begunstigde zal steeds minimaal 15 % van de totale kosten via eigen middelen moeten dragen. Subsidies van andere instanties worden beschouwd als eigen middelen. Bij de besteding van het budget voor concrete terreinrealisaties op gronden van derden (dit wil zeggen gronden die geen eigendom zijn van de aanvrager) wordt als uitgangspunt genomen dat het aandeel van de derde minimum 10% bedraagt. De bijdrage van de derde kan ook in natura verstrekt worden, onder voorwaarde dat deze bijdrage wordt omgerekend naar een bedrag zodat het procentuele aandeel van deze bijdrage duidelijk is. 3. Het subsidiepercentage van de aanvaarde kosten van het project is afhankelijk van de ingediende begroting. 2
Ingediende begroting Subsidiepercentage 10.000 euro 85% 10.000 euro < ingediende begroting 25.000 euro 80% > 25.000 euro 75% Het toegekende subsidiebedrag bedraagt minimaal 1.000 euro en maximaal 75.000 euro per project. Wanneer het door de provincie Vlaams-Brabant te subsidiëren aandeel berekend op basis van de in dit artikel gehanteerde regels, minder dan 1.000 euro bedraagt, wordt geen provinciale subsidie toegekend. Het geheel van de subsidies toegekend door de provincie Vlaams-Brabant en andere instanties bedraagt maximaal 100% van het werkelijk betaalde bedrag voor de realisatie van de gesubsidieerde handeling of activiteit. Ingeval van overschrijding wordt de provinciale subsidie verminderd tot dit maximum wordt bereikt. Art. 5 - Aanvraagprocedure 1. Het aanvraagdossier bevat een volledig en correct ingevuld digitaal aanvraagformulier met de volgende gegevens: 1 Een omschrijving waaruit de coherentie blijkt met themata en beleidsaccenten die de deputatie (jaarlijks) kan vastleggen binnen de algemene provinciale biodiversiteitsdoelstellingen; 2 Een beschrijving van de natuurvisie over het projectgebied of over de behandelde thematiek waarin minimaal is opgenomen: a) Een omschrijving van de doelstellingen die de aanvrager wil bereiken en b) de wijze waarop de aanvrager denkt die te bereiken. Indien het project is opgenomen in bestaande plannen of visies zoals een beheerplan, gemeentelijk natuurontwikkelingsplan, goedgekeurd BPA of RUP, gemeentelijk milieubeleidsplan,, wordt hier duidelijk naar verwezen; 3 Een inhoudelijke omschrijving van het project waarbij minstens wordt aangetoond in welke mate wordt voldaan aan de vormelijke en inhoudelijke criteria van dit reglement; 4 Een beschrijving van de manier waarop het project tot stand is gekomen en het dossier werd opgemaakt in samenwerking met betrokken actoren en doelgroepen; 5 Een gedetailleerde begroting van a) alle inkomsten (met inbegrip van andere overheidssubsidies en sponsoring), b) eigen inbreng en c) alle uitgaven. 6 De vermelding van het gevraagde subsidiebedrag en een beschrijving van de aanwending van de te verkrijgen subsidie; 7 Een uitgewerkt stappenplan dat gedurende het project wordt gevolgd; 8 Een gedetailleerde beschrijving van de return voor de provincie Vlaams-Brabant (bijv. logovermelding en zichtbare aanwezigheid bij promotie, tijdens de opstart, in de loop van het project en bij de opening van de realisatie). Minimaal wordt als return voorzien dat de medewerking van de provincie wordt vermeld in alle informatieve en publicitaire communicatie naar derden; 9 Wanneer het ingediende project wordt uitgevoerd op terreinen die geen eigendom zijn van de aanvrager: een intentieverklaring van een overeenkomst met een minimumduur van 10 jaar tussen de aanvrager en de eigenaar van het terrein. 10 Indien de subsidie wordt aangevraagd door een samenwerkingsverband: duidelijke vermelding van de verdeling van de subsidies over de verschillende actoren. 2. De aanvraag wordt uiterlijk voor 1 februari van het toekenningsjaar ingediend om in aanmerking te komen voor de verwerkingsronde van het toekenningsjaar. 3. Het aanvraagdossier wordt ingediend op één van de volgende manieren: 1 Bij voorkeur online via www.vlaamsbrabant.be/subsidies. In dit geval komt de datum van ontvangst overeen met datum van registratie in het provinciaal systeem; 2 Per mail verstuurd naar het e-mailadres vermeld op het aanvraagformulier. In dit geval komt de datum van ontvangst overeen met de datum van ontvangst op de mailserver van de provincie. 3
Art. 6 - Beoordelingsprocedure 1. De deputatie toetst na advies van een beoordelingscommissie duurzame biodiversiteitsprojecten elke aanvraag aan de toepassingsvoorwaarden van het reglement. 2. De beoordelingscommissie duurzame biodiversiteitsprojecten wordt samengesteld uit 3 externe deskundigen m.b.t. biodiversiteit en 2 interne deskundigen van de provinciale dienst leefmilieu. 3. Bij de beoordeling van de aanvragen en de bepaling van de aard en de omvang van de provinciale subsidie wordt rekening gehouden met de volgende elementen: 1 Het realiseren van de provinciale biodiversiteitsdoelstellingen via projecten die meer en betere natuur (= duurzame biodiversiteit) realiseren Invulling geven aan de campagne Koesterburen ( Je hebt meer buren dan je denkt ), en gericht zijn op actie, gecombineerd met communicatie. Een aanpak hanteren die zich richt naar de koesterburen en hun leefgebieden; 2 Het bijdragen tot de basisnatuurkwaliteit; 3 Het bijdragen tot een ontsnipperd landschap waardoor de kans op lokaal uitsterven van fauna en flora wordt verlaagd en de kans op herkolonisatie wordt verhoogd. Dit kan via verbetering van de kwaliteit van leefgebieden, het vergroten van het leefgebied van deelpopulaties of de verbetering van de connectiviteit in en tussen leefgebieden waardoor kolonisatie vergemakkelijkt. 4 De coherentie met themata en beleidsaccenten die de deputatie (jaarlijks) kan vastleggen binnen de algemene provinciale biodiversiteitsdoelstellingen.. 5 Voldoen aan de SMART-criteria: specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realiseerbaar, tijdsgebonden: a) Specifiek: er wordt duidelijk omschreven wat men wil bereiken (doelstelling) en welke stappen hiervoor nodig zijn (acties); b) Meetbaar: er wordt aangegeven hoe kan bepaald worden dat de doelstelling gehaald werd (indicatoren); c) Aanvaardbaar: de doelstelling is beleidsrelevant en er zijn geen externe factoren die de uitvoering van het project onmogelijk maken; d) Realiseerbaar: de voorgestelde acties kunnen met het beschikbare budget en mankracht in het opgegeven tijdsbestek uitgevoerd worden; e) Tijdsgebonden: er wordt duidelijk aangegeven wanneer welke actie uitgevoerd wordt; 6 Bij voorkeur opgemaakt zijn en uitgevoerd worden via een samenwerking met en tussen verschillende lokale actoren (partijen, stakeholders, ), in het bijzonder met gemeenten of projectpartners die traditioneel minder betrokken zijn bij het biodiversiteitsgebeuren (scholen, zorginstellingen, bedrijven, ); 7 Duurzaam zijn: de resultaten van het project blijven voortduren. 4. De deputatie zal na advies van de beoordelingscommissie de aanvragen rangschikken op basis van de beoordelingen. Deze rangschikking zal bepalen welke aanvragen gesubsidieerd worden. 5. Het provinciebestuur kan bijkomende informatie opvragen en/of een plaatsbezoek afleggen. Art. 7 - Betalingsmodaliteiten 1. De subsidie wordt uitbetaald in 2 schijven. a) een voorschot van 50 % wordt vereffend bij toekenning, b) het saldo wordt vereffend na controle van de bewijsstukken. 2. De provinciale subsidie wordt overgeschreven op de door de aanvrager vermelde post- of bankrekening. Art. 8 - Algemene bepalingen 1. Duurzaamheid en opvolging 1 Alle maatregelen worden genomen om het door de provincie ondersteunde biodiversiteitsproject duurzaam in stand te houden. 2 De vorderingen, moeilijkheden en realisaties van het project worden op regelmatige tijdstippen ter bespreking voorgelegd aan de provinciale dienst leefmilieu. De dienst leefmilieu kan voor deze 4
opvolging een meter/peter aanstellen en/of participeren aan de opvolgingsstructuur van een project en/of een opvolgingsstructuur opleggen. 2. Publiciteit en communicatie 1 Op alle campagnemateriaal, actiemateriaal en communicaties (informatieborden, publicaties, pers) digitaal en niet-digitaal, wordt minimaal het provinciaal logo en met de steun van de provincie Vlaams- Brabant vermeld. Indien het project aansluit bij een specifiek Vlaams-Brabant project, wordt dit projectgebonden logo/label ook vermeld. 2 Campagnemateriaal wordt vooraf ter goedkeuring aan het provinciebestuur voorgelegd. 3 Van het campagnemateriaal worden kwaliteitsfoto's of voorbeeldexemplaren toegevoegd. 4 Grotere door de provincie ondersteunde publicaties worden voorzien van een provinciaal voorwoord. 6 Gezamenlijke persinitiatieven worden met het provinciebestuur afgesproken. 7 Indien de provinciale steun niet vermeld wordt in een mediabericht (geschreven pers, website en sociale media ), kan de provincie Vlaams-Brabant als subsidieverstrekker eisen om deze nietvermelding recht te zetten in gelijkaardige media op een gelijkaardige wijze. 8 Op alle (terrein)realisaties (omheiningen, poorten, vlonderpaden, ) dient het plaatje met logo Vlaams-Brabant bevestigd te worden. Het plaatje wordt aangeleverd door de provincie. 9 De projectresultaten worden ten laatste 6 maanden na afronding van het project gecommuniceerd door de projectaanvrager. De communicatie van de projectresultaten gebeurt in samenspraak met de provincie Vlaams-Brabant. 10 Indien de projectresultaten in andere besturen of organisaties worden gebruikt of voortgezet, wordt op alle campagnemateriaal minimum het provinciaal logo en ontwikkeld met steun van de provincie Vlaams-Brabant vermeld. Art. 9 - Verantwoordingsprocedure 1. Met toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen, wordt de in 2 en 3 vermelde regeling opgelegd. 2. Ongeacht het toegekende subsidiebedrag: 1 Wordt de subsidie aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend; 2 Geeft de begunstigde aan de provincie Vlaams-Brabant toegang tot de infrastructuur en inzage in alle relevante stukken om ter plaatse de correcte aanwending van de toegekende subsidie te kunnen controleren; 3 Worden volgende bewijsstukken bezorgd aan het provinciebestuur: a) een overzichtelijke oplijsting van alle gerealiseerde doelstellingen en behaalde resultaten; b) een kort evaluatieverslag over de volledige projectperiode volgens een vooraf ter beschikking gesteld rapporteringssjabloon; c) een gedetailleerde afrekening die alle relevante financiële informatie op een overzichtelijke wijze bevat; d) een digitaal exemplaar van alle rekeningen en facturen die voor subsidiëring werden ingediend; e) een overzicht van alle communicatie over het gesubsidieerde project; f) de bewijsstukken die vermeld worden in het toekenningsbesluit, maar niet in dit reglement beschreven staan. 5
3. Voor subsidies met een toekenningsbedrag van 24.790 euro of meer, wordt de onder 2-3 vermelde lijst met bewijsstukken aangevuld met volgende documenten: 1 een verslag inzake beheer en financiële toestand; 2 een kopie van de balans en de rekeningen van alle projectjaren. 4. Alle bewijsstukken moeten uiterlijk op 1 juli van het laatste jaar van de projectperiode waarvoor de subsidie toegekend wordt, ingediend worden via de wijze beschreven in artikel 5 3. Art. 10 - Sancties 1. De subsidies worden voorwaardelijk toegekend. 2. De deputatie van de provincie Vlaams-Brabant kan de onder 3 vermelde sancties opleggen indien de subsidieaanvrager: 1 één of meerdere bepalingen van dit reglement niet naleeft; 2 onjuiste of onvolledige gegevens aan de provinciale overheid meedeelt; 3 de in artikel 9 voorgeschreven termijn voor het indienen van de bewijsstukken niet naleeft. 3. De volgende sancties kunnen afzonderlijk of cumulatief worden uitgevaardigd: 1 de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitbetaalde subsidie; 2 de stopzetting van de verdere uitbetaling van de toegekende subsidies; 3 de uitsluiting van de subsidieaanvrager voor verdere subsidiëring in het kader van dit reglement gedurende een periode van twee jaar, te rekenen vanaf de datum van schriftelijke betekening van deze sanctie. 4. Indien het werkelijk betaalde bedrag voor de realisatie van de gesubsidieerde handeling of activiteit lager ligt dan de som van de subsidies toegekend door de provincie, andere overheden of sponsoring of lager ligt dan het in de aanvraag vermelde bedrag, dan zal de provinciale subsidie, rekening houdend met de in artikel 4 vermelde berekeningsformules, ambtshalve verminderd worden tot het aandeel van het op basis van de door bewijsstukken aangetoonde reële bedrag. In dat geval moet het te veel ontvangen subsidiebedrag door de begunstigde op eenvoudig schriftelijk verzoek terugbetaald worden aan de provincie. Art. 11 Opheffings- overgangsbepalingen en inwerkingtreding 1. Het provinciaal subsidiereglement voor bijzondere natuurbeschermingsprojecten van 18 juni 2002 wordt opgeheven. 2. De subsidies die op de datum van inwerkingtreding van huidig reglement reeds werden toegekend op basis van het opgeheven subsidiereglement, worden verder afgehandeld overeenkomstig de bepalingen van het opgeheven reglement. 3. Het reglement treedt op 01 januari 2017 in werking. Contact Dienst Leefmilieu, tel. 016-26 72 84, natuur@vlaamsbrabant.be 6