Wij houden niet van stilstaan Secretaresses en assistants over de ontwikkelingen in hun vakgebied
ECABO Secretary Plus ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven voor de economischadministratieve, ICT- en veiligheidsberoepen. In deze beroepen werken ongeveer twee miljoen Nederlanders. Bijna 83.500 leerlingen doen een mboopleiding in één van de ECABO-sectoren: dat is zo n 16% van het hele mbo. ECABO is een van de zeventien kenniscentra in ons land. Samen vormen wij de schakel tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven, vanuit één gezamenlijk doel: een arbeidsmarkt in balans voor iedereen. ECABO wil bijdragen aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor de kennissamenleving. ECABO houdt de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in het beroepsonderwijs daarom scherp in de gaten. www.ecabo.nl Secretary Plus is de specialist in het bemiddelen, begeleiden en ontwikkelen van alle ondersteunende professionals op het brede gebied van managementondersteuning, secretarieel, marketing & communicatie, administratie, facilities, human resources, projecten, sales en legal. Secretary Plus verbindt assistent professionals met management en professionals op alle niveaus, in elke werkvorm, in elke werkomgeving en in elke contractvorm. Onderscheidend aan Secretary Plus is de regiekracht om assisting professionals, managers en daarmee organisaties in 'flow' te krijgen, zodat ze zich succesvol ontwikkelen. www.secretary-plus.nl
Wij houden niet van stilstaan Secretaresses en assistants over de ontwikkelingen in hun vakgebied
Inhoud 6 > Leuk om nu zelf eens te vertellen wat ik van mijn vak vind 8 > Wat is er onderzocht? 9 > Hoe heten de 600 respondenten? 11 > Wat hebben ze voor opleiding? 13 > Wat hebben ze voor aanstelling? 14 > Waar werken ze? 15 > Wat doen ze zoal? 19 > Hoe waarderen ze hun werk? 20 > In welke taal werken ze? 21 > Wat is er gaande op social media? 22 > Hoe zit het met het Nieuwe Werken? 24 > Hoe zit het met de zelfstandig professionals? 25 > Wat willen ze? 28 > Wat zien de 600 voor kansen? 30 > en wat voor bedreigingen? 32 > Een paar aanbevelingen voor opleiders en werkgevers 33 > en voor de professionals in secretariële beroepen 34 > Wat is er nog meer aan (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar? 4
Leeswijzer Zo n 600 directiesecretaresses, managementassistenten, projectsecretaresses, assisting professionals en andere vakvrouwen (en vier vakmannen) in secretariële beroepen hebben in februari en maart 2012 deelgenomen aan een onderzoek van Secretary Plus en ECABO. Hoe denken zij over hun werk en wat voor ontwikkelingen zijn er gaande in het vakgebied? Deze publicatie beschrijft de belangrijkste uitkomsten en geeft de mening van de beroepsoefenaars weer. Hier en daar citeren we de visie van werkgevers. Die citaten komen uit Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants, een uitgave van Secretary Plus uit zomer 2011. Als marktleider vindt Secretary Plus het belangrijk om continu de ontwikkelingen in het vakgebied te volgen en aan te jagen. De resultaten van dit onderzoek dragen bij aan de tijdige aanpassing van de dienstverlening aan de behoeftes van onze klantgroepen. ECABO doet continu onderzoek op de arbeidsmarkt en gebruikt ook deze uitkomsten bij het actueel houden van de opleidingen zodat het bedrijfsleven de mensen krijgt die het nodig heeft. Kortom, Secretary Plus en ECABO willen proactief de ontwikkelingen meten en de uitkomsten delen met alle stakeholders. Vakbeoefenaars zien hoe collega s over secretariële beroepen denken. Scholen kunnen hun voordeel doen met de uitkomsten bij het vormgeven van de opleidingen. Bedrijven kunnen er in hun personeelsbeleid op inspelen. 5
Mijn taak? Twee afdelingshoofden Ik ben luisterend oor voor 52 medewerkers Leuk om nu zelf eens te vertellen wat ik van mijn vak vind (ofwel: wat voor algemeen beeld komt er uit het onderzoek?) Ik word nog vaak secretaresse genoemd. Daar ben ik niet ontevreden over maar soms denk ik wel eens dat managementassistent of assisting professional beter is. Dat schrikt mannen ook minder af om voor het vak te kiezen. Ik werk gemiddeld 34 uur in de week en daar komt elke week toch wel een uur of vier extra bij. Dat overwerk is iets meer geworden de laatste tijd. Mijn takenpakket is breed. Ik heb mijn standaardtaken als agendabeheer en correspondentie en ik gebruik regelmatig de Engelse taal. Daarnaast ben ik bezig met het organiseren van bijeenkomsten, het verzorgen van mailings, het regelen van financiële zaken, het schrijven van teksten... Mijn lijst met taken wordt langer én gevarieerder. Dat vind ik prettig, want ik houd niet van stilstaan. Ik heb ook duidelijke loopbaanwensen: ik wil verder 6
komen in het vak. En meer verantwoordelijkheid en coördinerend werk zijn ook welkom. Het lijkt me fijn om beter thuis te raken op terreinen als p&o of communicatie. Ik ben nu ook al heel tevreden met de belangrijkste dingen van mijn werk. Ik heb aardig wat zelfstandigheid en kan zelf mijn werktijden goed regelen. De sfeer in ons bedrijf is aangenaam en aan contacten ontbreekt het me niet. Maar ik zou mezelf nog wel verder willen ontwikkelen. Steeds meer mensen werken deels thuis. Ik snap wel dat dat voor mij lastiger is en ik vind het ook fijn om zo veel mogelijk in de organisatie aanwezig te zijn. Maar af en toe heb ik werk dat ik veel efficiënter thuis kan doen, zoals een rapport uitwerken. Als ik thuis mag werken, maakt dat mijn bedrijf nóg aantrekkelijker. Ik ben steeds meer online actief: ik zit op LinkedIn en Twitter. Dat is handig om op de hoogte te blijven en te netwerken. Sommige collega-secretaresses willen voor zichzelf beginnen. Dat klinkt wel leuk, die vrijheid en dat eigen baas zijn, maar ik zie toch op tegen een onzeker inkomen. Bovendien zie ik in ons bedrijf ook genoeg kansen nu mijn werk verandert van pure ondersteuning in meer zelfstandig taken uitvoeren. Ik hoorde laatst twee mooie nieuwe woorden: snap-snelheid en snap-vermogen. Die twee zijn cruciaal in ons secretarieel werk. Dat spreekt me wel aan. Ik vind het leuk om te laten zien wat ik in huis heb. Misschien dat managers en medewerkers zelf meer gaan regelen nu ze smartphones en andere handige apparaatjes hebben. Maar ons vak blijft belangrijk: we hebben en houden meerwaarde. 7
Wat is er onderzocht? Secretary Plus en ECABO willen weten hoe vakvrouwen in secretariële beroepen denken over hun beroep. Er zijn veel publicaties over de secretariële beroepen. Maar wat vinden de secretaresses eigenlijk zelf van hun vak en hun positie? Hoe waarderen ze het, wat voor ontwikkelingen en trends zien ze in hun vakgebied en hoe zit het met hun loopbaanwensen en scholingsbehoefte? Bijna 600 vakvrouwen (en vier vakmannen) vulden de uitgebreide vragenlijst in. Een deel werkt voor Secretary Plus, een ander deel werkt elders. De helft is tussen de 30 en 50 jaar, een kleine derde tussen de 20 en 30 jaar oud en een zesde deel ouder dan 50. Aantal jaren werkervaring (in %) 25 20 15 10 24 17 18 16 20 5 0 5 korter dan 1 jaar tussen 1 en 5 jaar tussen 5 en 10 jaar tussen 10 en 15 jaar tussen 15 en 20 jaar langer dan 20 jaar De mensen met 1 tot 5 jaar werkervaring vormen de grootste groep in dit onderzoek. De executive secretary/assistant, de personal assistant en de officemanager hebben gemiddeld de meeste jaren werkervaring, de projectsecretaresses en secretaresses gemiddeld de minste. 8
Bijna driekwart van de werkgevers vindt dat de functie van secretaresse evengoed door een man uitgeoefend kan worden. Uit Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants van Secretary Plus Hoe heten de 600 respondenten? De mensen die meededen in het onderzoek, hebben heel verschillende functienamen, maar de meesten werken als managementassistent (18%), directiesecretaresse (16%) of secretaresse (15%). Ook namen als informant, administrative assistant, teamsecretaresse of beleidsondersteuner komen voor. Intussen is er veel discussie over de functiebenaming secretaresse, omdat de inhoud van het beroep aan het veranderen is. Is managementassistent of assisting professional passender bij het toenemend aantal taken en verantwoordelijkheden? Deze namen klinken moderner en schrikken mannen niet zo snel af om voor het beroep te kiezen, vinden de ondervraagden. Desondanks zijn acht van de tien tevreden met hun functienaam. De term secretaresse dekt de lading van de functie niet meer, vindt 40% van de werkgevers die ondervraagd werden in Insights-onderzoek van Secretary Plus. Uit Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants van Secretary Plus 9
Een betere naam voor mijn functie? Noem me maar duizendpoot Welke naam voor je functie is beter? > Managementondersteuner > Allround secretaresse > Executive assistant > Assisting professional 10
Wat hebben ze voor opleiding? Bijna de helft van de 600 respondenten heeft een mbo-diploma. In bijna twee derde is dat een specifieke secretariële opleiding. Dat was bij een eerder onderzoek in 2009 nog 90%. Dat wil zeggen dat nu opvallend meer mbo ers met een ándere opleiding secretariële functies vervullen. Er zitten edelsmeden, bloemisten, mensen met een horecaopleiding of detailhandelachtergrond bij. Een op de drie mensen die de vragenlijst invulden, heeft een hbo-opleiding gedaan. Dat is ook wat meer dan in het onderzoek eind 2009: werkgevers lijken net wat vaker te kiezen voor iemand met een hbo-opleiding voor een baan die wellicht ook iemand met een mbo-diploma prima kan vervullen. De executive secretary/assistant heeft het vaakst een hogere vooropleiding, secretaresses hebben het vaakst een lagere vooropleiding. Respondenten naar vooropleiding (in %) 8 3 5 3 Mbo Hbo 48 Havo/mms 33 Vmbo/mavo VWO/hbs Universiteit 11
En uitgesplitst naar functiegroep (in %) Executive secretary/assistant Directiesecretaresse Officemanager Management assistent Personal assistant Projectsecretaresse Secretaresse 35 65 35 65 53 47 54 46 58 42 60 40 71 29 vmbo/mavo, mbo havo/mms, vwo/hbs, hbo, wo Opleiding? Ik ben in de praktijk opgevoed 12
Wat hebben ze voor aanstelling? Vier op de tien secretaresses die aan het onderzoek hebben meegedaan, hebben een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Een derde heeft een vaste baan. Een deel werkt via een bemiddelingsbureau en werkt op uitzendbasis of is gedetacheerd. Een deel is zelfstandig ondernemer. Het aandeel mensen dat via een uitzendbureau werkt, is 5% hoger dan bij het vorige onderzoek in 2009. Het aandeel met een arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd is 6% lager. Ze werken gemiddeld iets meer dan 34 uur per week en dat is niet veel anders dan in 2009. Ruim de helft werkt fulltime (36-40 uur). Eén op de tien werkt 20 uur of minder (en dat zijn er meer dan in 2009 want toen was het één op de twintig). Er wordt aardig wat overgewerkt: bijna tweederde werkt gemiddeld 4 uur per week over. Dat was drie jaar geleden minder: toen werkte de helft gemiddeld 3 uur per week over. Vooral de executive secretary/assistent draait meer uren, secretaresses hebben gemiddeld de minste overuren. Soort arbeidsrelatie (in %) 17 8 4 38 33 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Tijdelijke uitzendovereenkomst Detacheringsovereenkomst Zelfstandige Twee van de drie respondenten hebben een arbeidsovereenkomst: een even groot deel heeft een overeenkomst voor bepaalde tijd of voor onbepaalde tijd. De flexibele schil is net zo groot als drie jaar geleden. 13
Gemiddeld aantal uren van het dienstverband per week Personal assistant Projectsecretaresse 36,3 36 Directiesecretaresse 35,2 Alle respondenten Executive secretary / assistant Managementassistent 34,2 34 34 Secretaresse 33,5 Officemanager 33 Waar werken ze? Veel van de secretaresses werken in de sectoren zakelijke dienstverlening, gezondheids- en welzijnszorg en industrie en nutsbedrijven. Dat aandeel in de zakelijke dienstverlening (van 20,2% naar 17,6%) en ook in het openbaar bestuur (van 5,6% naar 4,1%) is een paar procent afgenomen vergeleken met het vorige onderzoek in 2009. Vooral in de sector industrie en nutsbedrijven is het aandeel juist een paar procent toegenomen, van 6,4% in 2009 naar 10.1% nu. 14
Wat doen ze zoal? De meesten hebben een breed takenpakket met zowel standaard als niet-standaard secretarieel werk. Mensen doen vanzelfsprekend standaardtaken als agendabeheer, zakelijke correspondentie verzorgen, de post verzorgen en bezoekers ontvangen. Maar dat is wel aan het veranderen: bij sommigen zitten standaardtaken zoals notulen uitwerken en afhandelen, reizen en accommodaties regelen en het relatienetwerk onderhouden, niet meer in het takenpakket. Daarvoor zijn andere werkzaamheden in de plaats gekomen. Welke van de acht? Dan zijn er ook nog acht soorten niet-standaardtaken: p&o-taken, financiële taken, facilitaire taken, taken marketing en communicatie, taken voor intranet en internet, ICT-taken, organiserende taken en coördinerende en leidinggevende taken. Veel organiseren Vrijwel iedereen is wel met organiserende en facilitaire taken bezig: ze regelen bijeenkomsten, werkoverleg, uitjes of complete evenementen. Ze zorgen voor de catering, houden de kantoorvoorraden bij en grijpen in bij storingen van de kantoorapparatuur. Werkgevers hebben behoefte aan meer zelfstandigheid, meer organisatietalent, meer opleidingsniveau en meer kennis van vakgebieden (zoals HR of marketing). Uit Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants van Secretary Plus 15
en minstens zo veel financiën, communicatie en p&o Zo n 80% heeft financiële taken zoals het aanvragen van offertes of het verwerken van facturen en even zo veel hebben taken op het gebied van marketing en communicatie: ze verzorgen mailings en regelen drukwerk en relatiegeschenken. En dan zijn er nog veel met p&o-taken: zeven op de tien is bijvoorbeeld belast met de verlof-, uren- of verzuimregistratie of met het afhandelen van declaraties. Dat aantal is zelfs iets meer dan drie jaar geleden. Werk voor de website Bijna de helft doet taken voor de website of intranet. Ze schrijven teksten of beheren (delen van) intranet of website: dat beheer komt wat vaker voor dan bij het onderzoek van eind 2009. Vier op de tien doen ICT-taken. Ze hebben bijvoorbeeld het super-user -schap of zijn vraagbaak. En dan ook nog coördineren en leiding geven Een derde heeft coördinerende taken, één op de vijf geeft leiding. Dat eerste komt het meeste voor bij de officemanager en de executive secretary/assistant. De officemanager geeft logischerwijs ook vaak leiding en dat geldt eveneens voor de personal assistant. Standaardtaken (in %) Zakelijke correspondentie verzorgen Agendabeheer Post en archief verzorgen Bezoekers ontvangen Vergaderruimten en faciliteiten regelen Bijeenkomsten organiseren Notulen uitwerken en afhandelen Reizen en (hotel)accomodaties regelen Relatienetwerk onderhouden 61 71 94 92 89 88 87 84 77 16
24 uur beschikbaar zijn, dat zit in mijn takenpakket Sommigen doen nog heel andere dingen > Trainingen organiseren > Vertrouwenspersoon zijn > Stagebegeleiding > Functioneringsgesprekken > Resourceplanningen > Vacatures uitzetten > Inhousing regelen > Coaching > Begrotingen maken > Administratie bijhouden > Debiteuren achter de broek aan zitten > Keuken schoonhouden > Servicecontracten afsluiten 17
Niet-standaard taken (in %) Organiseren 90 Facilitair 80 Marketing en communicatie 78 P&O 72 Financieel 71 Intranet of website 50 Leidinggeven/coördineren 39 ICT 36 Hoeveel hebben coördinerende en leidinggevende taken? (in %) Officemanager 45 60 Executive secretary/assistant 28 59 Personal assistant 46 54 Projectsecretaresse Directiesecretaresse Managementassistent Secretaresse 9 2 16 20 23 41 37 48 coördineren leidinggeven 18
Hoe waarderen ze hun werk? De 600 secretaresses die de vragenlijst invulden, zijn (heel) tevreden over belangrijke aspecten van hun werk. Ze zijn het meest te spreken over de mate van zelfstandigheid en over hun flexibele werktijden, de contacten en de sfeer. Vooral de loopbaanmogelijkheden en de mogelijkheden om deels thuis te werken kunnen beter. Welke aspecten zijn het belangrijkst? (in %) Waardering 99 1 Zelfstandigheid in het werk 99 1 (Collegiale) contacten/sfeer 98 2 Salaris 98 2 Nieuwe uitdagingen/taken 96 4 Scholingsmogelijkheden 87 13 Loopbaanmogelijkheden 86 14 Veranderende taken 85 15 Flexibele werktijden 83 17 Korte reistijd 79 21 Partime werken 60 40 Weinig stress Thuiswerken 49 52 48 51 (heel) belangrijk (heel) onbelangrijk 19
Hoe tevreden zijn ze over die belangrijkste aspecten van het werk? (in %) Zelfstandigheid in het werk Flexibele werktijden (Collegiale) contacten/sfeer Korte reistijd Partime werken Waardering Salaris Nieuwe uitdagingen/taken Veranderende taken Weinig stress Scholingsmogelijkheden Thuiswerken Loopbaanmogelijkheden 88 7 5 84 11 5 83 10 7 81 11 8 78 16 6 71 18 11 70 20 10 65 22 13 63 26 11 60 28 12 58 27 15 52 25 23 49 32 19 (heel) tevreden niet ontevreden/niet tevreden (heel) ontevreden In welke taal werken ze? Driekwart gebruikt Engels in het werk en dat is ietsjes meer dan drie jaar geleden. Een derde heeft met Duits te maken en dat was bij het vorige onderzoek ook al zo. Een stuk of vijf geven aan dat ze ook in het Fries werken. Bijna de helft vindt het nodig om meer oog en gevoel te hebben voor andere culturen. Vooral de executive secretary/assistant vindt dit, meer dan de secretaresse. Zij werken wellicht vaker in een internationale context. 20
Social media geven me zichtbaarheid Ik gebruik social media om contacten te onderhouden Wat is er gaande op social media? De helft van de secretaresses is actief op sociale media voor het werk. Ze gebruiken LinkedIn (80%), Facebook (48%) en Twitter (30%). Driekwart van de respondenten doet dat om te netwerken. Tweederde om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen en vier van de tien om in contact te blijven met klanten en leveranciers. Ze gebruiken de sociale media ook om klanten te vinden en om specifieke vragen te stellen en te beantwoorden. 21
Mijn baas verwacht dat ik er altijd ben Bij ons gebeurt alles op kantoor Hoe zit het met het Nieuwe Werken? Een ruime meerderheid van de ondervraagden is het ermee eens dat het Nieuwe Werken de motivatie en productiviteit vergroot. Het plaats- en tijdonafhankelijke werken maakt het bedrijf aantrekkelijker om voor te werken. Vier van de tien respondenten kunnen thuis werken en dat is 10% meer dan eind 2009. Velen van hen doen dat ook. Zes van de tien mogen niet thuiswerken van hun manager: de helft vindt dat niet erg, maar de andere helft heeft daar eigenlijk wel behoefte aan. Het grootste deel van die groep die er wel behoefte aan heeft, vindt dat thuiswerken ook best mogelijk is. Ze zien de mogelijkheden: inloggen kan, alles gaat digitaal, een laptop en telefoon zijn genoeg en ze hebben voldoende klussen om thuis in alle rust te doen. Bij slechts 20% van de werkgevers is het mogelijk om als secretaresse thuis te werken Uit Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants van Secretary Plus 22
Kortom, een vijfde van alle ondervraagden wil én kan thuiswerken als het aan hen ligt, maar krijgt daar geen kans voor. > Ik mag wel thuis werken, maar ik doe het niet want > Ik vind het niet handig voor mijn baan. > Ik vind het zelf prettig om zo veel mogelijk aanwezig te zijn. > Het is een idiote regeling. > Het is lastig in mijn functie. > De middelen zijn niet toereikend. > Het is niet echt nodig. Het nieuwe werken vergroot mijn motivatie en productiviteit en maakt de organisatie aantrekkelijker als eigentijdse werkgever (in %) Managementassistent Executive secretary/assistant Personal assistant 71 75 72 18 4 3 24 4 29 Officemanager Directiesecretaresse Projectsecretaresse Alle respondenten 67 28 5 64 27 7 64 12 20 64 25 7 4 4 2 (helemaal) eens noch mee eens/ noch mee oneens Secretaresse 63 27 3 7 (helemaal) oneens weet niet Volgens bijna tweederde van de ondervraagden vergroot het Nieuwe werken haar productiviteit. Het maakt de organisatie aantrekkelijker als eigentijdse werkgever. De managementassistenten onderstrepen dat het vaakst, de secretaresses net wat minder dan gemiddeld. 23
Hoe zit het met de zelfstandig professionals? Een op de 25 mensen die de vragenlijst invulden, is zelfstandig ondernemer. Dat was in 2009 maar één op de 50. Meer mensen werken al dan niet uit vrije keuze of noodgedwongen voor zichzelf. Een op de zes secretaresses wil eigenlijk wel voor zichzelf beginnen: ze willen graag eigen baas zijn, zelf hun tijd invullen en meer vrijheid om naar eigen inzicht te handelen. Maar ze zien wel obstakels. Ze zijn bang voor onvoldoende werk en voor acquisitie, zien op tegen een onzeker inkomen mochten ze ziek worden of zwanger raken en ze zijn bang voor hoge verzekerings- en pensioenkosten. Al die angsten zijn wel minder dan in 2009. Bijna 30% ziet eigenlijk geen knelpunten. Redenen om als zelfstandige te gaan werken (in %) 2012 Vrijheid om naar eigen inzicht te handelen 60 Eigen baas kunnen zijn 50 Mogelijkheid hebben om zelf tijd in te delen 46 Inzetten specialisatie/vakmanschap 32 Voor verschillende opdrachtgevers werken 32 Financiële motieven 30 (Dreigend) ontslag 8 24
Het lijkt me leuk om steeds weer voor een ander bedrijf te werken Ik wil in meer verschillende projecten meedraaien Wat willen ze? De vakvrouwen die de vragenlijst invulden, houden niet van stilstaan. Negen van de tien hebben loopbaanwensen en willen daar de komende twee jaar iets mee doen. Ze willen zich vooral verder professionaliseren in het vak. Een derde wil wel meer verantwoordelijkheden en een kwart wil meer coördinerende taken. En ze willen ook specifieke taken uitbouwen, bijvoorbeeld op het gebied van p&o en communicatie en voorlichting. En ze hebben nog meer wensen: een kwart wil meer zelfstandigheid en één op de vijf ziet een promotie naar een andere secretariële functie wel zitten. Bijna de helft wil zich verder bekwamen via scholing. Overigens hebben niet alleen de jongere medewerkers die loopbaan- en scholingsbehoeften: alle leeftijdscategorieën hebben dezelfde wensen voor wat betreft doorgroei en ontwikkeling. 25
Ik wil een vaste baan in plaats van steeds maar weer korte projecten Ik wil > meer inhoudelijke taken > groeien in mijn functie > meer specialisatie > meer verdienen > lesgeven > eigen onderneming > leidinggeven > meer uren werken 26
Loopbaan- en opleidingswensen (in %) 2012 Opleiding of cursus volgen 46 Meer verantwoordelijkheden 34 Meer coördinerende taken 26 Meer zelfstandigheid 26 Promotie naar andere secretariële functie 20 Meer werkzaamheden op het gebied van p&o 17 Meer werkzaamheden op het gebied van leidinggeven 16 Meer werkzaamheden communicatie en voorlichting 16 Overgang naar een niet-secretariële functie 12 Meer werkzaamheden in de financiële administratie 5 Meer werkzaamheden in- en verkoop 3 De projectsecretaresse wil vooral meer verantwoordelijkheden, een opleiding of cursus volgen en meer coördinerende taken. Hetzelfde geldt voor de directiesecretaresse, de managementassistent en de personal assistant. De officemanager en de secretaresse willen ook die opleiding en verantwoordelijkheden, maar wensen daarnaast vooral ook meer zelfstandigheid. De executive secretary/assistant noemt meer verantwoordelijkheden, meer coördinerende taken en meer zelfstandigheid het meest. 27
Wat zien de 600 voor kansen? Het takenpakket van de secretaresse verandert steeds meer van het bieden van ondersteuning naar het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden. Daar is een overgrote meerderheid het mee eens. Bijna de helft (48%) herkent zich in de volgende ontwikkeling: Er is een ontwikkeling gaande waarbij traditionele secretariële taken zoals zakelijke correspondentie en het verzorgen van post en archief minder worden. Ook is het Nieuwe Werken in opkomst en worden andere eisen gesteld aan de secretaresse van de toekomst. Competenties als zelfstandigheid, verantwoordelijkheid durven nemen en snap-snelheid en snap-vermogen zijn daarin sleutelbegrippen. Vooral de personal assistants en directiesecretaresses zien dat. De officemanagers, projectsecretaresses en de secretaresses wat minder. Meer dan de helft ziet hierin kansen voor zichzelf: ze kunnen zich beter ontwikkelen, het verdiept het werk, geeft meer verantwoordelijkheden en uitdagingen. Het algemene beeld van de secretaresse als tiepmiep wordt ontkracht Snap-snelheid en snap-vermogen worden steeds belangrijker Kennis van de eigen organisatie en bedrijfsprocessen worden steeds belangrijker 28
Het totale takenpakket van de secretaresse verandert steeds meer van het bieden van ondersteuning naar het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden (in %) Personal assistant Executive secretary/assistant 90 96 4 10 Officemanager 87 8 5 Directiesecretaresse Secretaresse Managementassistent Alle respondenten Projectsecretaresse 87 8 5 86 8 3 3 83 11 6 82 12 5 76 16 8 1 (helemaal) eens noch mee eens/ noch mee oneens (helemaal) oneens weet niet Vier op de vijf ziet hun takenpakket steeds meer veranderen van het bieden van ondersteuning naar het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden. De personal assistants zien dat bijna allemaal (96%), voor projectsecretaresses geldt het relatief het minst vaak (76%). Het takenpakket verandert, dus: > Ik kan mijn manager meer laten zien wat ik in huis heb. > Ik kan meer meedenken met de manager. > Een goed en helder inzicht en snel kunnen schakelen worden belangrijker. > De betrokkenheid wordt groter, we denken ook mee en voeren zelfstandig uit. > We kunnen ons beter profileren, er is meer kans op waardering en respect. > We worden meer sparringpartner. > Ik kan mezelf naar een hoger niveau tillen. > Het vak wordt uitdagender en interessanter als we uit die traditionele rol kunnen stappen. > We kunnen meer toegevoegde waarde leveren. > Door mijn werkmentaliteit kan ik me onderscheiden van de massa. > Het vak van secretaresse gaat over in dat van assistent. 29
en wat voor bedreigingen? Eén op de zes vindt het bedreigend: het collegiaal face to face-contact wordt minder, medewerkers doen via zelfservice steeds meer zelf en dat maakt de secretaresse deels overbodig. Wellicht vallen er ontslagen en worden tijdelijke contracten niet verlengd. Alle veranderingen brengen onrust met zich mee. In het bedrijf waar ik werk voert de manager - onder meer door de ICT - steeds meer secretariële taken zelf uit (in %) Projectsecretaresse Executive secretary/assistant 38 52 24 24 31 31 Personal assistant 37 25 38 Officemanager Managementassistent Alle respondenten Secretaresse Directiesecretaresse 38 35 27 35 26 39 34 26 38 2 30 24 41 5 28 28 43 1 (helemaal) eens noch mee eens/ noch mee oneens (helemaal) oneens weet niet Een op de drie ervaart dat de managers steeds meer secretariële taken zelf doen. Vooral projectsecretaresses signaleren dat. Het geldt het minst voor directiesecretaresses. 30
Ik vrees voor het voortbestaan van mijn baan (in %) Projectsecretaresse Alle respondenten 13 20 24 17 66 4 56 Officemanager 12 10 75 3 Managementassistent Secretaresse Executive secretary/assistant Directiesecretaresse Personal assistant 12 13 68 7 11 17 68 4 7 21 69 3 7 13 78 2 4 33 63 (helemaal) eens noch mee eens/ noch mee oneens (helemaal) oneens weet niet Eén op de zes vreest voor het voortbestaan van haar baan. Personal assistants zijn daar nauwelijks bang voor, maar projectsecretaresses (20%) juist wel. Ruim een kwart van de mensen die via een uitzendovereenkomst ergens werken vreest voor haar werk, wie een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft, maakt zich daar nauwelijks druk om. Veranderingen hebben ook nadelen Er is minder werk. Meer verantwoordelijkheid betekent ook meer druk en spanning. Kan iedereen meekomen? Als iedereen alles zelf gaat doen, gaan banen verloren Het bedrijf lijdt eronder omdat de coördinerende, organiserende en signalerende functie wegvalt Veel competenties liggen op hbo-niveau. Die gaan ons misschien verdringen. Mbo-secretaresses worden deels administratief medewerkers met lage salarissen. Het echte secretaressevak is een mensenvak. Het persoonlijke mag niet verdwijnen. Het wordt steeds lastiger om een goede functie te bemachtigen als de eisen steeds hoger worden. 31
Een paar aanbevelingen voor opleiders en werkgevers > De ontwikkelingen in het vakgebied vragen erom leerlingen Secretarieel breed op te leiden. Laat de diversiteit van het werk en de veelheid aan taken terugkomen in het opleidings - programma. > Doe in de opleidingen recht aan de tweedeling die zichtbaar is in het secretaressevak. Aan de ene kant zijn er de secretaresses (administratief medewerkers) die vooral uitvoerend, repetitief werk doen. Aan de andere kant zijn er de assistenten (assisting professionals) op de hogere niveaus die een sterk inhoudelijke, ondersteunende rol vervullen voor hun managers. Deze groep moet meer kennis hebben van de organisatie, proactief zijn en een grote mate van zelfstandigheid aan de dag leggen. > Blijf Duits aanbieden als aanvulling op het reguliere lespakket. De taal blijft onverminderd belangrijk voor een groot deel van de secretaresses. > Heb aandacht voor ondernemersvaardigheden: veel respondenten overwegen om als zelfstandige te gaan werken. > Leg meer nadruk op timemanagement. Het Nieuwe Werken vereist een goede planning en strakke regie. > Pas de voorlichting naar aspirant-secretaresses aan: leg meer nadruk op de ontwikkelingen in het vak en de competenties die daarvoor nodig zijn. > Zorg dat mensen coördinerende vaardigheden opdoen en leren hoe ze hun netwerken kunnen opbouwen en onderhouden. 32
> Besteed in de opleidingen aandacht aan het gebruik van social media. > Breng loopbaanpaden in kaart: de respondenten houden duidelijk niet van stilstaan. Ze willen zich graag verder ontwikkelen. > Kijk naar de mogelijkheden van thuiswerken: veel medewerkers hebben de wens om een (klein) deel van de werktijd van huis uit te werken. en voor de professionals in secretariële beroepen > Denk gericht na over verdere loopbaanontwikkeling: welke taken en wat voor soort organisatie hebben de voorkeur? > Blijf continu nieuwe kennis opdoen: een leven lang leren geldt ook voor de secretariële beroepen. 33