PROJECTOPDRACHT Naam deelproject : TAKEN EN ORGANISATIE Opdrachtgever : Dick Bresser Projectleider : Gea Koeling Organisatie : Vereniging Groninger Gemeenten (VGG) Datum : 20 maart 2012 Versie : 3 Status : definitief 1. Aanleiding en doel De fasen 1 en 2 van het project RUD zijn op 16 december afgesloten met de ondertekening van de 'Intentieverklaring takenpakket en organisatievorm RUD Groningen'. In de intentieverklaring is afgesproken dat de RUD een nieuwe organisatie wordt met als juridische vorm een openbaar lichaam. De gemeenten en provincie hebben aangegeven welke taken zij in de RUD willen beleggen en welke formatie aan die taken is gekoppeld (bijlage 1). Daar bovenop komt de overhead (leidinggevende functies en PIAFOCH-taken). Uitgangspunt is dat het percentage overhead maximaal 25 is. De overhead wordt, mits kostenefficiënt, ingehuurd bij één of meer van de deelnemers. Het deelproject gaat uit van de basistaken en geeft aan wat de gevolgen zijn van het uitvoeren van de milieu- en/of Wabo-taken voor een aantel gemeenten. Het is belangrijk dat alle deelnemers het basistakenpakket, versie 2.3 op dezelfde wijze interpreteren. In de RUD wordt gewerkt volgens de principes van 'het nieuwe werken'. In het deelproject wordt aangegeven welke gevolgen dit heeft voor de inrichting van de organisatie. Doel Het voorstel voor het organisatorische deel van het bedrijfsplan voor de kostenefficiënte RUD Groningen. 2. Resultaat Het deelproject taken en organisatie levert de volgende bouwstenen, in de vorm van concrete teksten voor het bedrijfsplan RUD: takenpakket knip beleid - uitvoering productencatalogus (input voor deelproject financiën) organisatiestructuur organisatie primair proces en personele overhead (input voor deelproject financiën) toedelen taken aan functies functieboek functieprofiel kwartiermaker / directeur kwaliteit robuustheid, medewerkers (o.a. kaders opleidingsplan) en processen
Er wordt nog geen administratieve organisatie ingericht. Dat hoort thuis bij het implementatietraject, fase 5. 3. Activiteiten De deelprojectgroep maakt uitgaande van de taken die de deelnemers in de RUD willen beleggen een raming van de gewenste formatie. Uitgangspunt voor die raming zijn de landelijke kwaliteitscriteria. De deelprojectgroep confronteert de door deelnemers in te brengen formatie met de gewenste formatie. De taken worden vertaald in functies. De functies worden beschreven in een functieboek. De regionale brandweer heeft aangegeven dat er mogelijk ook brandweertaken in de RUD worden belegd. Afgesproken is de brandweer ad hoc bij het deelproject te betrekken. Daarnaast zal de klankbordgroep RUD (OM, politie, brandweer, waterschappen,.) betrokken worden in de totstandkoming van de gezamenlijke visie op ketensamenwerking. Het maken van een functieprofiel voor de kwartiermaker / directeur heeft prioriteit, omdat de werving voor deze functie in april start. De kwaliteit van de RUD wordt in beeld gebracht als eerste aanzet voor een kwaliteitsmanagementsysteem voor de RUD. Voor het in beeld brengen worden de landelijke kwaliteitscriteria gehanteerd. De deelprojectgroep geeft aan welke overheadtaken nodig zijn voor de RUD-organisatie. De deelprojectgroep doet een voorstel voor de organisatiestructuur, de organisatie van het primaire proces en de personele overhead. De deelprojectgroep brengt de organisatorische voor- en nadelen in kaart van een nevenvestiging in Oost-Groningen, waar in ieder geval de Wabo-taken voor vijf gemeenten worden uitgevoerd. Verschillende activiteiten kunnen parallel aan elkaar worden uitgevoerd. Een apart cluster van activiteiten is bijvoorbeeld toedelen taken aan functies, functieboe en, functieprofiel kwartiermaker / directeur. Relatie met andere deelprojecten: Juridische regeling en kaders mandaatregeling (waaronder de opzet van de DienstVerleningsOvereenkomst DVO) Personeel (levert onder andere het advies voor het functiewaarderingssysteem) Financiën Huisvesting Automatisering en informatisering Relatie RUD latende organisaties. Voor de afkadering van beide deelprojecten + wat moeten de opdrachtgevers in de eigen organisaties nog regelen wordt een aparte sessie georganiseerd die het totaal overzicht moet gaan opleveren. 4. Randvoorwaarden In het projectplan fasen 3 en 4 RUD Groningen staan de volgende randvoorwaarden: De 'Intentieverklaring takenpakket en organisatievorm RUD Groningen' van 16 december 2011; Door de totstandkoming van de RUD wordt de dienstverlening aan bedrijven en burgers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving verbeterd; De RUD wordt een uitvoeringsorganisatie. Provincie en gemeenten blijven verantwoordelijk voor het beleid en als bevoegd gezag; Het Wabo-loket voor burgers en bedrijven bij de gemeenten en provincie blijft: provincie en elke gemeente houden hun eigen loket. De RUD is onderdeel van de back offices van provincie en gemeenten; De RUD voldoet voor de taken aan de kwaliteitscriteria; Voor het uitvoeren van de milieu- en Wabo-taken is een minimum aan kritieke massa nodig. De op te zetten RUD is voldoende robuust om de vereiste kwaliteit nu en in de toekomst te kunnen leveren. 2
Landelijk is tussen het Rijk, IPO en VNG de 'Checklist criteria RUD-vorming' overeengekomen. De resultaten moeten aan deze checklist worden getoetst. Robuustheid van vorm en structuur van de RUD( s) - elke RUD beschikt over voldoende kritieke massa (volgens de KPMG-criteria) voor de aan de RUD opgedragen taken en de bsb-bevoegdheid milieu. - elke RUD beschikt over voldoende capaciteit en kwaliteit om te voldoen aan: o de wettelijke eisen en termijnen, o de eisen van programmatisch handhaven, zoals neergelegd in BOR/MOR, o de eventuele aanvullende eisen van de deelnemers/opdrachtgevers, en o continue kwaliteitsverbetering en innovatie. - elke RUD beschikt over voldoende bezoldigde milieuboa s afgezet tegen werkterrein, takenpakket en de bsb-bevoegdheid milieu. - elke RUD is zo georganiseerd dat de RUD kan functioneren als opdrachtnemer voor de uitvoering van rijkstaken en waterschapstaken en beschikt de RUD ter zake over voldoende organiserend vermogen. - elke RUD is bereid om met het Rijk te overleggen over een uniforme invulling van de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer ten aanzien van de uitvoering van rijkstaken. Robuustheid van werken en werkwijze van de RUD( s) - elke RUD beschikt over een helder vastgelegde administratieve organisatie en de daarin opgenomen processen en procedures zijn voor alle deelnemers/opdrachtgevers eenduidig en hanteerbaar. - er bestaan geen verschillen tussen de administratieve organisaties van de RUD s in de provincie. De RUD-directeur is in staat tot: - het vaststellen van de prioriteiten en het werkprogramma van de RUD, op basis van onder meer het handhavingsarrangement met het OM en de politie, de opdrachten van de betrokken besturen en de vastgestelde landelijke prioriteiten. - de aansturing van de uitvoering van het werkprogramma door de medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de taken van de RUD. - elke RUD is in staat tot goed werkgeverschap en professioneel HRM-beleid. - elke RUD is in staat te functioneren als het milieutoezichtsloket voor in ieder geval de bedrijven die onder het basistakenpakket vallen. - elke RUD is in staat te functioneren als schakel in de interregionale en landelijke samenwerking met andere ketenpartners bij de aanpak van regio-overschrijdende (keten)overtredingen. - Elke RUD is in staat continuïteit te bieden in de uitvoering (en termijnen) ook in piektijdenvan de afspraken die zijn gemaakt met OM en politie en andere RUD s of andere ketenpartners. Met de Bijzondere Voorbereidingscommissie RUD van de ondernemingsraden (BVC) is afgesproken dat in het bedrijfsplan aandacht wordt besteed aan de volgende onderwerpen: Duidelijkheid over de organisatorische, personele en financiële gevolgen voor de latende organisatie; Een aantoonbare verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening door de nieuwe organisatie en hoe die aan de gestelde kwaliteitseisen gaat voldoen. Dit omdat het niet tot de competenties van de ondernemingsraden behoort om de kwaliteitseisen te kunnen beoordelen. Daarbij dient ook expliciet aandacht te zijn voor de validiteit van de 'Groninger Maat'; Een aantoonbare verbetering van de samenwerking met de ketenpartners; Een onderbouwing van het sturingsmodel van de nieuwe organisatie en de gewenste sturing van de medewerkers. Deze onderwerpen moeten in het projectresultaat worden meegenomen. 5. Projectplanning 5.1. Tijdplanning Februari t/m april 2012 Juni t/m september Besluitvorming door gemeenteraden en PS 3
Capaciteitsinzet: projectleider 250 uren assistent-projectleider 250 uren projectgroepleden 100-150 uren De deelprojectgroep wordt ondersteund door een extern adviseur, die de verslagen van de bijeenkomsten en (deel)rapportages maakt. 5.2. Kostenraming Er zijn geen gelden beschikbaar voor dit deelproject. 5.3. Kwaliteit De taken die de RUD uitvoert voldoen aan de landelijke kwaliteitscriteria. 5.4. Informatie en communicatie De kerngroep RUD is verantwoordelijk voor de communicatie over het deelproject. Organisatie De samenstelling van de projectgroep is: Gea Koeling, projectleider VGG Annet Prent, projectondersteuning K+V Marjan Heidekamp De Kompanjie René Brilhuis/Jannes Schoemaker gemeente Groningen Frank Morée gemeente Hoogezand-Sappemeer Dick Bronsema gemeente Leek Jan Polkerman gemeente Oldambt Theo Moltmaker Bos gemeente Stadskanaal Joke Ensing/Jan van Dijk provincie Groningen Piet Tolsma regionale brandweer 6. Conflicthantering Mochten zich conflicten voordoen dan worden die door de projectleider van het deelproject voorgelegd aan de projectleider RUD, Dick Bresser. Hij besluit na consultatie van de projectgroep of het conflict al dan niet hoeft te worden geëscaleerd naar de MT-groep. 7. Overige opmerkingen De projectopdracht wordt door de projectleider RUD besproken met de deelprojectleider. De (aangepaste) projectopdracht wordt vastgesteld door de MT-groep. Het eindresultaat wordt (in verkorte vorm) opgenomen in het bedrijfsplan. Het bedrijfsplan wordt achtereenvolgens vastgesteld door de projectgroep, MT-groep en stuurgroep. Het bedrijfsplan wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de colleges van B&W en GS. Akkoord Naam opdrachtgever: Dick Bresser Naam projectleider: Gea Koeling Handtekening opdrachtgever: Datum: Handtekening projectleider: Datum: 4
5