GEBRUIKERSHANDLEIDING WASE SCANNER
Stap 1: documenten selecteren en sorteren DOE STAP 1 OP VOORHAND IN DE VERENIGING!! DOCUMENTEN UITSORTEREN PER SOORT EN OP GROOTTE (bij voorkeur op voorhand te doen in de vereniging) zie categorieën hieronder BEPALEN WELKE MATERIALEN JE WILT SCANNEN EN HET FORMAAT VAN DE STUKKEN enkel tekst op losse bladen bulkscanner enkel (losse) foto s of bulk- (in pakketjes dus sneller) flatbedscanner (stuk per stuk) volledig tijdschrift of boek met rug volledig tijdschrift of boek in lossen bladen (zonder rug) gevoelige stukken bv. oude kranten, affiches, dia- of fotonegatieven, slides,... groter dan A3 flatbedscanner bulkscanner flatbedscanner flatbedscanner (met witte achtergrond!!) flatbedscanner zonder deksel (scans samenvoegen) BEPALEN WELK SOORT SCANOPDRACHT JE WIL UITVOEREN SCANNEN VIA: 1 document Smart Touch snelmenu (met basisinstellingen voor foto of pdf) diverse documenten met dezelfde instellingen en 1 bestandsnaam Smart Touch snelmenu diverse documenten met verschillende instellingen en verschillende bestandsnamen Kodak Capture Desktop software BEPALEN HOE JE DE SCANS WIL OPSLAAN: pdf afbeelding (jpg of tiff) OCR-kwaliteit... OCR = (optical character regognition): omzetten naar bewerkbaar tekstdocument (Word of Excel) 2
Enkele tips en info over de scanners en het scannen: Eigenschappen van de scanners: maximale resolutie bulk- en flatbedscanner = 1200 dpi (geïnterpoleerd) / max. 400 dpi (werkelijk). Doe eerst een kleine test met de gekozen instellingen om te controleren of het resultaat van de scan voldoende is. Let erop dat afbeeldingen/foto s in kleur wordt gescand, zelfs als de originele foto in zwart/wit is. Kleine kleurnuances, vlekjes e.d. maken immers deel uit van het beeld. Pas de resolutie aan naargelang de grootte van de te scannen foto, affiche - diapositief of negatief => 1200 dpi - kleiner dan een postkaart (15 x 9 cm) => 600 dpi - even groot als een postkaart => 400 dpi - groter dan een postkaart => 300 dpi De minimumresolutie is dus bij voorkeur 300 dpi. Verschillende bestandsformaten: TIFF, JPEG, JPEG2000. Probeer steeds te digitaliseren in TIFF, wat de hoogste kwaliteit oplevert. JPEG geeft vrij snel fouten in het digitale bestand. Opmerking: Erfgoedbank: bestandsgrootte moet verkleind worden. Indien moge lijk stellen we voor om de bestanden om te zetten naar JPEG2000 met compressie 15. Dit levert bestanden op die kleiner zijn dan zelfs lage kwaliteit JPEG bestanden, maar die visueel bijna identiek zijn aan TIFF. Deze overzetting kan eenvoudig gebeuren met Kodak Capture Desktop software. BULKSCANNER Let op: verwijder op voorhand alle nietjes, paperclips, opgekleefde post-its e.a. zaken die kunnen verstroppen en beschadigen!! Foto s met kromming in het papier: invoeren tegen de richting van de kromming in voor het beste scanresultaat Opgekleefde foto s of knipsels kunnen soms ook met de bulkscanner gescand worden. Doe vooraf een kleine test om te vermijden dat je stukken beschadigen of blijven vastzitten. minimale en maximale papierdikte: 34-413g/m² standaard print/kopiepapier A4 wit = 80g ~ max. ca.110 papiervellen zachte doorvoerscanner: het papier wordt op een zachte manier doorgevoerd 1 rechte doorvoerbeweging dus een kleinere kans op verstropping en beschadiging Scanner kan in 1 beweging recto/verso scannen 3
FLATBEDSCANNER De flatbedscanner is een extra optie bij de bulkscanner en heeft dus ook enkele beperkingen ten opzichte van een professionele flatbedscanner of boekscanner. Bulkscanners halen niet dezelfde hoge resolutie die bij een afzonderlijke flatbed- of boekscanner wel mogelijk is. Voor grotere formaten kan het deksel van de scanner afgenomen worden. Vraag hiervoor om assistentie zodat het toestel niet beschadigd wordt. De flatbedscanner heeft een zwarte plaat op het deksel. De zwarte achtergrond zorgt ervoor dat de achtergrond(bedrukking) van bv. kranten of ander dun papier niet doorschijnt en dus ook niet mee gescand wordt. Doorzichtige materialen zoals slides, dia s en fotonegatieven moeten gescand worden op een witte achtergrond. Leg dus een ondoorzichtig wit papier op je stukken. Bulkscanner Flatbedscanner 4
Stap 2: toestellen opstarten Zet de computer, het scherm en de bulkscanner aan. De flatbedscanner wordt automatisch aan en uitgeschakeld via de bulkscanner. Inloggen op de computer: klik op andere gebruiker 2x (zie schermafbeelding) Let op hoofdletters en kleine letters!! gebruikersnaam: wachtwoord: (vraag aan documentalist) (vraag aan documentalist) (geen netwerkverbinding of bij andere storingen: vraag aan documentalist) 1 3 2 5
Stap 3: starten met scannen Scannen via Smart Touch snelmenu Scannen via Kodak Capture Desktop software SCANNEN VIA SMART TOUCH SNELMENU 6
Vooraf geprogrammeerde instellingen: 1. Kleurenfoto (tiff) 2. Kleuren-PDF 3. Kleurenfoto (jpg) 4. Kleurendocument afdrukken 5. Zwart-wit PDF e-mailen 6. Zwart-wit PDF 7. Zwart-wit document afdrukken 8. Aangepaste PDF 9. Aangepaste bestanden 7
Stap 1: Configureren = instellingen voor het opslaan Codes voor naamgeving bij voorkeur te gebruiken (zie ook Erfgoedbank) Bibliotheca Wasiana: WAS Erfgoedcel Waasland: EGC Gemeentearchief Beveren: GAB Gemeentearchief Temse: GAT Gemeente Zwijndrecht: GZ Heemkundige Kring Braem: HKB Heemkundige Kring De Kluize - De Klinge: HKDKDK Heemkundige Kring De Kluize - Meerdonk: HKDKM Heemkundige Kring De Kluize - Sint-Gillis-Waas: HKDKSGW Heemkundige Kring De Kluize - Sint-Pauwels: HKDKSP Heemkundige Kring Den Dissel: HKDD Heemkundige Kring d'euzie: HKE Heemkundige Kring Moerbeke-Waas: HKMW Heemkundige Kring Nieuwkerken: HKN Hertogelijke Heemkundige Kring Land van Beveren: HKLVB Kantschool Artofil: KA Koninklijke Oudheidkundige Kring van het Land van Waas: KOKW Reynaertgenootschap vzw: RG Rijksarchief Beveren: RAB Stadsarchief Lokeren: SAL Stadsarchief Sint-Niklaas: SASN Stedelijke Musea Sint-Niklaas: STEM Stedelijke Openbare Bibliotheek Sint-Niklaas: SOBSN Volkskunstgroep Boerke Naas: VBN Voor privécollecties is het altijd PC (Particuliere Collectie) en dan de eerste letter van voor- en familienaam. Configureren Via dit snelmenu kunnen bepaalde instellingen en de naamgeving op voorhand ingegeven worden. Tip: Doe dit steeds vooraleer een nieuwe scanopdracht uitgevoerd wordt! 8
soort scanopdracht selecteren (zie opties snelmenu) soort bestand selecteren: - PDF-doorzoekbaar - PDF - RTF - TIFF Multi-page - JPG/TIFF Singlepage -... naamgeving: Kies bij voorkeur de gebruikelijke afkorting voor uw vereniging (erfgoedbankcodes). Deze letters staan vooraan in de naam, die al uw volgende scans krijgen. bevestigen: 1. Klik op toepassen 2. Klik op OK Dit scherm verdwijnt na het bevestigen. 3. Start het scannen via de snelkoppelingen. 9
Stap 2: Scannen via snelmenu s 1. Kleurenfoto (tiff) - Scan bij voorkeur steeds in tiff. In jpg krijg je bij elke kopie kwaliteitsverlies (en mogelijk ook fouten) in je digitale bestanden. - Elke pagina of foto wordt als een apart bestand opgeslagen. - resolutie: 300 dpi - bitdiepte: 24 (= kleur) - Hou er rekening mee dat tiff vrij zware digitale bestanden geeft! 1 kleur A3-scan is al snel > 40 MB. 2. Kleuren-PDF - Alle pagina s of scans komen in 1 pdf-bestand terecht. 3. Kleurenfoto (jpg) - Scan bij voorkeur steeds in tiff. In jpg krijg je bij elke kopie kwaliteitsverlies (en mogelijk ook fouten) in je digitale bestanden. - Tip: Met het programma Kodak Capture Desktop software kan je in 1 beweging hele reeksen digitale bestanden omzetten van tiff naar jpg, zonder kwaliteitsverlies op je oorspronkelijke scans. - Elke pagina of foto wordt als een apart bestand opgeslagen. - resolutie: 300 dpi - bitdiepte: 24 (= kleur) 4. Kleurendocument afdrukken - Scant automatisch recto/verso, kleur. - De scan kan onmiddellijk afgedrukt worden via de kleurenprinter in het bureau: recto/verso A4 printernaam: PR1493 (zwart-wit: 0,15 /print // kleur: 0,50/print) 5. Zwart-wit-PDF e-mailen - Voor pagina s met enkel tekst in zwart/wit (geen foto s ~ slechte fotokwaliteit!). - Scant automatisch recto/verso. - Alle pagina s zitten in 1 bestand (1 bestand <10 pagina s = ca. 200 à 300 kb) - De scan wordt automatisch als PDF-bijlage aan een nieuwe e-mail toegevoegd. Je kan e-mailen via Outlook dat standaard op de pc werd geïnstalleerd. Vergeet niet je verzonden e-mails uit het postvak uit te verwijderen. 6. Zwart-wit-PDF - Voor pagina s met enkel tekst in zwart/wit (geen foto s ~ slechte fotokwaliteit!). - Scant automatisch recto/verso. - Alle pagina s zitten in 1 bestand (1 bestand <10 pagina s = ca. 200 à 300 kb). 10
7. Zwart-wit document afdrukken - Scant automatisch recto/verso, zwart-wit. - De scan kan onmiddellijk afgedrukt worden via de kleurenprinter in het bureau: recto/verso A4 printernaam: PR1493 (zwart-wit: 0,15 /print // kleur: 0,50/print) 8. Aangepaste PDF - Basisinstellingen van PDF veranderen en zelf aanpassen via een uitgebreid keuzemenu (zie punt 9 hieronder). 9. Aangepaste bestanden - Basisinstellingen van een scan veranderen en zelf aanpassen via een uitgebreid keuzemenu. a) keuzemenu standaard zwart-wit document zwart-wit document (OCR-kwaliteit) kleurendocument kleurendocument (OCR-kwaliteit) kleurenfoto b) recto/verso/rectoverso c) instellingen scannen als: kleur (24-bits) grijstinten (8-bits) zwart-wit (1-bit) documenttype: tekst met grafieken tekst foto afdrukmateriaal: normaal papier dun papier glanzend papier kaarten tijdschrift resolutie: 75 / 100 / 150 / 200 / 240 / 250 / 300 / 400 / 600 / 1200 compressie: geen of jpg (tip: kies bij voorkeur geen compressie ) kwaliteit: concept / goed / beter / best / superieur andere extra opties: gaten vullen, detectie blanco pagina s, scherper maken, (gaten vullen: Op sommige plaatsen zitten er gaten in het papier. Het programma vult deze gaten neutraal op met de achtergrondkleur van het document.) (detectie blanco pagina s: Een heel pakket documenten wordt recto/verso gescand, maar mogelijk zit er hier en daar een witte pagina tussen. Het 11
programma gaat deze blanco pagina s automatisch opsporen om ze eventueel te verwijderen.) 12
SCANNEN VIA KODAK CAPTURE DESKTOP SOFTWARE: BATCH Deze werkwijze is aan te raden voor grotere scanreeksen, omdat de instellingen opgeslagen worden in een batch die op de computer bewaard wordt. De batch kan op een later moment opnieuw gebruikt worden. Geef elke batch een specifieke naam en gebruik daarvoor de codes zoals vroeger in dit document vermeld, gevolgd door een liggend streepje (underscore) en een volgnummer. Bijvoorbeeld: Gemeentearchief Beveren = GAB_1. Zo vindt iedereen gemakkelijk zijn batches terug. Je kan ook extra info opnemen in de naam. Bijvoorbeeld: scannen in kleur, in 400 dpi, tiff = GAB_1_kl_400_tiff. Maak hierover goede afspraken binnen de vereniging en maak het voor jezelf en anderen ook niet te complex. Afbeeldingen opgeslagen in een batch kunnen achteraf ook nog in groep bewerkt of verwerkt worden. Volg de aparte handleiding voor het werken met de Kodak Capture Desktop Software. 13
Contactgegevens Bibliotheca Wasiana bewaarbibliotheek & documentatiecentrum over het Waasland Bibliotheca Wasiana bevindt zich op de tweede verdieping van de Bib van Sint-Niklaas. Hendrik Heymanplein 3-9100 Sint-Niklaas 03 760 47 65 / 03 760 47 61 bibliotheca.wasiana@sint-niklaas.be www.bibliothecawasiana.be 14