Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006

Inhoudsopgave Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006 1 Inleiding 4 1.1 Voor wie is deze handleiding? 4 1.2 Over GAIA 4 1.3 Twee fasenproject 4 1.4 ABMS 5 1.5 Verantwoordelijkheden van aanbieders van nascholing 5 2 Als u voor het eerst gaat werken met GAIA 6 2.1 Voordat u begint 6 2.2 Toegang tot GAIA en het nascholingsoverzicht 6 2.3 Algemene aanwijzingen voor het gebruik van GAIA 6 2.4 Als u nog geen logingegevens heeft 8 2.5 Eénmalig aanvragen van autorisatie 12 3 Functionaliteit binnen GAIA 17 3.1 Inloggen in GAIA 17 3.2 Het Hoofdscherm 18 3.3 Accreditatieaanvragen 19 3.3.1 Een nieuwe aanvraag, stap 1 20 3.3.2 Een nieuwe aanvraag, stap 2: uitvoeringen en bijeenkomsten toevoegen 25 3.3.3 Een nieuwe aanvraag, stap 3: het aanvraagformulier 30 3.3.4 Een nieuwe aanvraag, stap 4: controleer nascholing details 34 3.3.5 Een nieuwe aanvraag, stap 5: overzicht accreditatieaanvragen 35 3.3.6 Verdere verloop van uw accreditatieaanvraag 36 3.3.7 Uw aanvraag wijzigen of informatie toevoegen 38 3.3.8 Uw aanvraag verwijderen 39 3.3.9 Een herhalingsaanvraag indienen 40 3.4 Presentie 41 3.5 Autorisatie 42 3.6 Organisatiegegevens 43 3.7 Uitloggen 44 4 Waar kan ik terecht met mijn vragen? 45 4.1 De helpdesk 45 4.2 Heeft u andere vragen? 45 2 / 47

5 Bijlagen 46 5.1 Afkortingen en begrippen 46 5.2 Overzicht beroepsverenigingen werkzaam binnen GAIA 46 5.3 E-mailberichten die u kunt ontvangen van GAIA 47 3 / 47

1 Inleiding Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006 1.1 Voor wie is deze handleiding? Deze handleiding is bedoeld voor aanbieders van nascholing die gaan werken met de internetapplicatie GAIA. 1.2 Over GAIA Nascholing is essentieel voor een arts om de juiste competenties en vaardigheden van zijn beroep te behouden. Met ingang van 1 januari 2006 worden er voor de herregistratie van specialisten wettelijke kwalitatieve eisen gesteld. Elke 5 jaar vindt er een toetsmoment plaats, waarbij de specialist moet kunnen aantonen dat hij 200 punten heeft behaald met geaccrediteerde nascholing. In april 2005 is door de beroepsverenigingen, verzameld in het Accreditatie Overleg, besloten te kiezen voor een gezamenlijk geautomatiseerd systeem, ten behoeve van het proces van accrediteren en herregistreren. Een en ander is uitgewerkt in het project GAIA. GAIA staat voor: Gemeenschappelijke Accreditatie Internet Applicatie. GAIA ondersteunt op eenvoudige wijze het proces rondom accrediteren en herregistreren. GAIA is/wordt toegankelijk voor een grote groep gebruikers: artsen, beroepsverenigingen, registratiecommissies en aanbieders van nascholing. GAIA kent een uniforme werkwijze, resulterend in een hoge mate van efficiency en overzichtelijkheid. - de arts (professional) heeft de mogelijkheid binnen GAIA te zoeken naar geaccrediteerde nascholing. Punten toegekend aan deze nascholing worden automatisch bijgeschreven aan het persoonlijk dossier wanneer de arts de nascholing heeft bijgewoond. - beroepsverenigingen (beroepsgroepen / accrediterende verenigingen) gebruiken GAIA t.b.v. het proces rondom accreditatie van nascholing. - aanbieders van nascholing (opleiders) kunnen middels GAIA nascholing aanbieden ter accreditatie. 1.3 Twee fasenproject Het project GAIA bestaat uit twee fasen waarin de functionaliteit wordt ontworpen, ontwikkeld, getest en na een pilot geïmplementeerd. Fase 1: Accreditatie van bij- en nascholing en aanbod tonen In deze fase realiseren we de behandeling van accreditatieverzoeken, tot en met het tonen van aanbod aan de artsen. Deze fase is vooral een activiteit voor de accrediterende verenigingen en aanbieders van bij- en nascholing. Fase 2: Registratie van deelname en dossiervorming In deze fase komen artsen en de registratiecommissies ook nadrukkelijk in beeld. Het gaat hierbij primair om het inschrijven voor deelname bij de aanbieders, het registreren van deelname aan bijof nascholing, dossiervorming voor de artsen en dit digitaal aanleveren aan de Registratiecommissie. Deze fase zal eind 2006 / begin 2007 gereed zijn. 4 / 47

1.4 ABMS Eén loket voor accreditatie algemene nascholing medisch specialisten Het Accreditatie Bureau Medisch Specialisten (ABMS) is het centrale loket voor het aanvragen van accreditatie van algemene nascholing voor medisch specialisten. De algemene nascholing betreft de niet-medisch inhoudelijke nascholing op het gebied van: gezondheidsrecht medische ethiek communicatie zorgstelsel, e.d. Op dit moment zijn bijna alle medisch specialismen aangesloten bij het ABMS. Meer informatie is te vinden op www.knmg.nl/accreditatie 1.5 Verantwoordelijkheden van aanbieders van nascholing Het is de verantwoordelijkheid van de aanbieder van nascholing om de accreditatieaanvraag op de juiste wijze via GAIA in te dienen, met een juiste en volledige inhoud. Heeft u problemen met het invoeren van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk. Tijdens het invoeren van uw gegevens zal het systeem enkele controles uitvoeren, bijvoorbeeld of een datumveld correct is ingevuld, of dat u alle verplichte gegevens heeft ingevuld. Nadat u uw accreditatieaanvraag heeft ingediend, zal de accrediterende vereniging uw aanvraag controleren op inhoud en volledigheid. U wordt hierover bericht, met eventueel het verzoek gegevens aan te passen of informatie toe te voegen. In alle gevallen blijft u als aanbieder van nascholing verantwoordelijk voor het wijzigen en indienen van uw aanvraag. Zodra de accreditatieaanvraag is ontvangen door de accrediterende vereniging zal er een factuur worden aangemaakt. Het verschuldigde bedrag dient u te betalen alvorens de accrediterende vereniging start met het beoordelen van de aanvraag. Als aanbieder van nascholing bent u zelf verantwoordelijk voor het tijdig en op de juiste wijze betalen van het verschuldigde bedrag. Tijdig betekent in dit geval binnen de termijn die op de factuur staat. Op de juiste wijze betekent dat u het juiste bedrag overmaakt op het juiste bankrekeningnummer, met het juiste betalingskenmerk. 5 / 47

2 Als u voor het eerst gaat werken met GAIA 2.1 Voordat u begint Voordat u begint is het raadzaam de beschikbare demo te doorlopen. Deze demo is te vinden via URL http://www.pe-online.org/demo/opleider/demoopleider.htm. Heeft u meer algemene vragen over GAIA, dan kunt u via verschillende kanalen informatie krijgen: a. De website van de betreffende beroepsvereniging b. De website van KNMG www.knmg.nl/accreditatie 2.2 Toegang tot GAIA en het nascholingsoverzicht Aanbieders van nascholing kunnen toegang krijgen tot GAIA middels de onderstaande URL: https://www.pe-online.org/edu/?taalid=7&orgid=19 Indien u problemen heeft met bovenstaande link, wordt dat mogelijk veroorzaakt door McAfee. In dat geval kunt u onderstaande link gebruiken: https://www.pe-online.org/edu/?taalid=7&calendarpopup=0&orgid=19 Elke beroepsvereniging heeft een nascholingsoverzicht, welke met een rechtstreekse link kan worden benaderd: CvAH NIV NVK NVvP ABMS https://www.pe-online.org/public/index.aspx?pid=54 https://www.pe-online.org/public/index.aspx?pid=55 https://www.pe-online.org/public/index.aspx?pid=62 https://www.pe-online.org/public/index.aspx?pid=57 https://www.pe-online.org/public/?pid=66 (Dit overzicht is een momentopname, deze lijst wordt vanzelfsprekend steeds meer uitgebreid.) 2.3 Algemene aanwijzingen voor het gebruik van GAIA - GAIA is een web-based applicatie welke gebruikt kan worden met een standaard Internet Browser. Enkele rapporten worden gemaakt in PDF-formaat. Hiervoor heeft u Acrobat Reader nodig. - In verschillende schermen wordt tekst onderstreept en verschijnt een handje zodra de muis over deze tekst beweegt. Dit zijn de zogenaamde hyperlinks waarop geklikt kan worden. - In de meeste schermen wordt extra uitleg gegeven. Deze uitleg is te vinden door het aanklikken van het vraagteken [?]. - Verplicht in te vullen gegevens worden aangegeven middels een asterix: *. Als u verzuimt een verplicht gegeven in te voeren, zal een foutmelding verschijnen. GAIA laat u pas verder gaan als u deze gegevens heeft ingevoerd. - Velden waarbij een staat zijn zichtbaar in de publieke nascholingsoverzichten van de beroepsverenigingen - Middels de TAB-toets kunt u de verschillende invoervelden bereiken. 6 / 47

- Gegevens die in kolommen worden gepresenteerd, kunnen worden gesorteerd door te klikken op de kolomnaam. - Bij grote pagina s kan naar tekst worden gezocht met de standaard zoekfunctie van de Browser CTRL+F. - Omdat GAIA een internet-applicatie is, kan het voorkomen dat de verbinding wordt onderbroken. Wij raden u daarom aan bij het aanvragen van accreditatie de gegevens tussentijds op te slaan. Gebruik daarvoor de button Opslaan welke in de meeste schermen bovenin aanwezig is. 7 / 47

2.4 Als u nog geen logingegevens heeft Na het aanklikken van de URL https://www.pe-online.org/edu/?taalid=7&orgid=19 verschijnt het inlogscherm van GAIA: Als u nog geen logingegevens heeft, kunt u in het loginscherm de link vraag dan hier een account voor uw organisatie aan. aanklikken om een account aan te laten maken. Er volgt een scherm waarin u de gegevens van uw organisatie kunt invullen. 8 / 47

Voor het goed kunnen registreren van uw organisatie heeft GAIA enkele gegevens nodig. Deze gegevens kunt u nadat u zich heeft aangemeld terugvinden en desgewenst wijzigen via het menu Organisatiegegevens. U kunt via dit menu tevens uw organisatielogo opladen, welke gebruikt kan worden in het nascholingsoverzicht en op certificaten. Opmerking: Uitgangspunt binnen GAIA is dat een organisatie slechts éénmaal wordt geregistreerd. Indien uw organisatie reeds bekend is in GAIA wordt u daarop geattendeerd door de foutmelding De naam van organisatie dient uniek te zijn. Krijgt u deze melding, dan adviseren wij u om eerst navraag te doen in uw organisatie. U kunt gebruik maken van de eerder ontvangen logingegevens. Uitzondering hierop vormen grote organisaties bestaande uit verschillende locaties en/of afdelingen. Vermeld in dat geval achter de naam van de organisatie de afdeling of de locatie om onderscheid te kunnen maken. Mocht het onduidelijk zijn hoe/waarom uw organisatie reeds in GAIA is opgenomen, neemt u dan contact op met de helpdesk. Toelichting bij enkele in te vullen gegevens: - De naam van uw organisatie (verplicht): deze dient uniek te zijn. - Bezoekadres (verplicht) - Postcode, plaats en land (verplicht) 9 / 47

- Factuuradres: wilt u hier slechts het adres vermelden (dus niet opnieuw de naam van uw organisatie). - Telefoonnummer (verplicht) - Omschrijving (verplicht): korte omschrijving van uw organisatie (u kunt de door u ingevoerde tekst enigszins opmaken: vet, cursief, gebruik opsommingstekens etc.). - E-mailadres van de organisatie: dit e-mailadres wordt gebruikt voor het toezenden van boekingen welke via GAIA worden gedaan (dus als een arts zich via GAIA aanmeldt voor een nascholing) - E-mailadres van de contactpersoon (verplicht): op dit e-mailadres ontvangt u de logingegevens. Opmerking: U kunt bij het indienen van de accreditatieaanvraag een afwijkend e-mailadres opgeven, voor inhoudelijke vragen met betrekking tot een nascholing. - Naam contactpersoon (verplicht) - E-mailadres contactpersoon (verplicht) - Herhaal e-mailadres contactpersoon (verplicht) - Standaard inschrijfprocedure: u kunt hier aangeven of de cursist zich via e-mail kan aanmelden voor nascholing. Na het klikken op de button OK bovenin het scherm krijgt u een bevestiging dat uw aanvraag is verstuurd. 10 / 47

Nadat uw aanvraag is verwerkt, ontvangt u op het opgegeven e-mailadres een bericht met uw logingegevens. Het e-mailbericht met uw logingegevens ziet er als volgt uit: Van: <info@pe-online.org> Verzonden: Vrijdag 30 juni 2006 15:05:13 Aan: Onderwerp: <hier staat uw e-mailadres> Aanvraag logingegevens Uw inlogaccount voor GAIA is aangemaakt. Na de eerste keer inloggen moet eerst autorisatie worden aangevraagd via de button 'autorisatie'. Dit is een eenmalige handeling en voor volgende toekomstige accreditatie-aanvragen niet meer noodzakelijk. U kunt daarna met uw logingegevens aanvragen direct indienen. Vanaf heden kunt u inloggen op https://www.pe-online.org/edu/?taalid=7&orgid=19 met de volgende logingegevens: Gebruikersnaam: XXXXX9 Wachtwoord: XXXXXX 11 / 47

2.5 Eénmalig aanvragen van autorisatie Nadat u toegang heeft gekregen tot GAIA, dient u zich éénmalig aan te melden bij de in GAIA aangesloten beroepsverenigingen. Hierbij wordt onder andere vastgesteld welke tariefstructuur gehanteerd zal gaan worden. Ook wordt gecontroleerd of uw organisatie reeds is opgenomen in GAIA. Zodra u inlogt met uw gebruikersnaam en wachtwoord staat in het Hoofdscherm de volgende melding: U bent nog niet geautoriseerd om accreditatie aan te vragen voor nascholing. Klik in het menu autorisatie. Klik op menu Autorisatie. In het scherm dat nu volgt vindt u een tweetal overzichten: 1. Accrediterende verenigingen waarvoor u geautoriseerd bent accreditatieaanvragen in te dienen (dit overzicht is leeg totdat autorisatie is toegekend). 2. Organisaties waarvoor u niet geautoriseerd bent accreditatieaanvragen in te dienen. 12 / 47

Het scherm ziet er als volgt uit: U kunt in dit scherm autorisatie aanvragen door in het tweede overzicht in de regel met GAIA te klikken op de tekst Klik hier voor autorisatie 13 / 47

In het vervolgscherm kunt u uw organisatiegegevens aanvullen. Verplicht in te vullen gegevens zijn: - Toelichting voor accreditatiecommissie - Soort organisatie (Profit, Non-profit of Centraal Bureau Fondsenwerving) - Worden nascholingen gesponsord? (Ja of Nee) Na het klikken op de button OK bovenin het scherm krijgt u een bevestiging dat uw aanvraag is verstuurd met de melding: Uw verzoek is verzonde. U ontvangt binnen één werkdag bericht. Uw aanvraag voor autorisatie wordt in behandeling genomen. Opmerking: Uitgangspunt binnen GAIA is dat een organisatie slechts éénmaal wordt geregistreerd en geautoriseerd. Indien uw organisatie voor een tweede maal wordt aangemeld, waarbij een enigszins afwijkende naam wordt ingegeven, kan de autorisatie worden geweigerd. Wij vragen u in dat geval gebruik te maken van de eerder ontvangen logingegevens. Mocht het onduidelijk zijn waarom uw organisatie niet wordt geautoriseerd, neemt u dan contact op met de helpdesk. 14 / 47

Nadat uw aanvraag voor autorisatie is verwerkt, ontvangt u op het opgegeven e-mailadres een bevestiging. Dit e-mailbericht ziet er als volgt uit: Van: <noreply@pe-online.org> Verzonden: dinsdag 4 juli 2006 9:25:02 Aan: Onderwerp: <hier staat uw e-mailadres> Er zijn 1 nieuwe berichten Geachte heer/mevrouw, Er zijn nieuwe berichten aanwezig in GAIA: U bent nu geautoriseerd om accreditatieaanvragen in te dienen. U kunt direct uw accreditatieaanvraag indienen conform de criteria van de accrediterende vereniging(en). U kunt ook later inloggen met de aan u verstrekte logingegevens en uw accreditatieaanvraag indienen. Ga naar https://www.pe-online.org/edu/?taalid=7&orgid=19 en log in om de berichten te bekijken. Dit bericht is automatisch gegenereerd. 15 / 47

Ga naar GAIA. In het Hoofdscherm ziet u de melding staan betreffende de autorisatie. U kunt de melding openen door erop te klikken. Zolang de melding vet is afgebeeld, is deze niet geopend. Na openen wordt de melding in normale letters afgebeeld. Desgewenst kunt u de melding verwijderen door te klikken op het prullenbakje. 16 / 47

3 Functionaliteit binnen GAIA 3.1 Inloggen in GAIA Na het aanklikken van de URL https://www.pe-online.org/edu/?taalid=7&orgid=19 verschijnt het loginscherm van GAIA: Uw organisatie is nog niet bekend in GAIA? 1. U heeft nog geen logingegevens? Klik de betreffende link; er verschijnt een nieuw scherm waarin u uw organisatiegegevens kunt invoeren. Zie voor meer informatie hoofdstuk 2. Uw organisatie is reeds bekend in GAIA? 1. Met uw logingegevens kunt u inloggen in GAIA. 2. Wachtwoord vergeten? Klik de betreffende link; de logingegevens worden verstuurd naar het eerder opgegeven e-mailadres. Heeft u problemen met inloggen? 1. U heeft geen logingegevens ontvangen? Mogelijk is het opgegeven e-mailadres onjuist. Neemt u contact op met de helpdesk. 2. Bij het aanmelden van uw organisatie krijgt u de melding organisatie niet uniek. Mogelijk is uw organisatie reeds bekend in GAIA. Neemt u contact op met de helpdesk. 17 / 47

3.2 Het Hoofdscherm Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006 In het hoofdscherm staan alle berichten van uw organisatie vermeld. U kunt deze inzien door op de melding te klikken. Desgewenst kunt u de melding verwijderen middels het prullenbakje. In het hoofdscherm voor u als aanbieder van nascholing zijn de volgende menu s beschikbaar: 1. Hoofdscherm 2. Accreditatieaanvragen 3. Presentie 4. Autorisatie 5. Organisatiegegevens 6. Evaluaties 7. Uitloggen 18 / 47

3.3 Accreditatieaanvragen U kunt accreditatieaanvragen indienen zodra u bent geautoriseerd door GAIA. Via het menu Accreditatieaanvragen kunt u een nieuwe nascholing aanbieden ter accreditatie. U kunt op deze plek ook eerder ingediende aanvragen wijzigen. Klik op het menu Accreditatieaanvragen. Het volgende scherm verschijnt: Wilt u een nieuwe aanvraag indienen? Klik op de button Aanvraag indienen om de aanvraag in te dienen. Wilt u een eerder ingevoerde aanvraag wijzigen? Klik daarvoor op de Titel van de nascholing welke u wilt wijzigen. Met de button Terug keert u terug naar het Hoofdscherm. 19 / 47

3.3.1 Een nieuwe aanvraag, stap 1 Bij het indienen van een nieuwe aanvraag klikt u in het menu Accreditatieaanvragen op de button Aanvraag indienen. Het volgende scherm verschijnt: Met de button Sluiten stopt u de aanvraag. Er verschijnt dan een melding: Uw aanvraag is nog niet volledig. Weet u zeker dat u wilt stoppen?. Klik hier op Ja als u wilt stoppen, klik op Annuleren als u wilt doorgaan. In het scherm staat de link Voor aanvragen algemene na- en bijscholing medisch specialisten (communicatie, management, ethiek en wetgeving) klik hier voor meer informatie. Door te klikken op deze link opent een nieuw scherm met informatie over het Centraal loket voor het aanvragen van accreditatie van algemene nascholing voor medisch specialisten. Het Centraal loket staat ook bekend onder de afkorting ABMS, Accreditatie Bureau Medisch Specialisten. Selecteer [nieuwe nascholing]. Met de button Volgende gaat u verder met uw aanvraag. 20 / 47

In het scherm dat volgt kunt u aangeven voor welke beroepsvereniging(en) u de aanvraag wilt indienen. Kies de beroepsvereniging(en) waar u uw aanvraag wilt indienen. Klik daarvoor met de muis in het hokje voor de naam van de betreffende beroepsgroep(en). Momenteel kunt u kiezen voor de volgende beroepsgroepen: Beroepsgroepen binnen GAIA Accreditatie Bureau Medisch Specialisten (ABMS) - alleen voor algemene na- en bijscholing medisch specialisten College voor Accreditering Huisartsen (CvAH) Nederlandsche Internisten Vereeniging (NIV) Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie (NVvP) Alleen voor test-doeleinden Nederlandse Vereniging voor Kindergeneeskunde (NVK) Nederlandse Vereniging voor Obstetrie en Gynaecologie (NVOG) Nederlandse Vereniging voor Neurologie (NVN) Nederlandse Vereniging voor Heelkunde (NVvH) Beroepsvereniging van verpleeghuisartsen en sociaal geriaters (NVVA) 21 / 47

Let op: De beroepsgroepen NVOG, NVN, NVvH en NVVA worden hier al wel vermeld maar werken nog niet met GAIA. Accreditatieaanvragen dienen buiten GAIA te worden ingediend. Let op: Voor algemene na- en bijscholing voor medisch specialisten is een centraal loket aanwezig. U kunt uw aanvraag indienen bij ABMS. Aanvragen voor algemene na- en bijscholing voor huisartsen dient u in bij het CvAH. Aanvragen voor algemene na- en bijscholing voor verpleeghuisartsen en sociaal geriaters dient u in bij de NVVA. Om verder te gaan klikt u op de button Volgende. In het vervolgscherm vindt u informatie over accreditatie bij de door u gekozen beroepsverenigingen(en). Meer informatie over accreditatie bij aangesloten verenigingen van de KNMG kunt u krijgen door te klikken op de tekst klik hier. Wilt u meer informatie over accreditatie bij de door u gekozen beroepsvereniging, klik dan op de tekst achter de betreffende beroepsvereniging klik hier voor meer informatie. Klik op de button Volgende om verder te gaan met uw aanvraag. 22 / 47

In het vervolgscherm kunt u de nascholingsgegevens invoeren: Toelichting op de in te vullen gegevens: - Titel nascholing (verplicht invullen; zichtbaar in het nascholingsoverzicht). - Interne code: dit is uw referentie of inkoopordernummer (voor eigen gebruik, niet verplicht) welke op de factuur zal worden vermeld. - Soort nascholing (verplicht invullen); u kunt kiezen uit: o o Nascholing met (fysieke) bijeenkomst(en) / cursorische nascholing Individuele nascholing / E-learning - Omschrijving en leerdoelen (verplicht invullen; zichtbaar in het nascholingsoverzicht): met de verschillende buttons kunt u de tekst opmaken (lettertype, grootte, vet of cursief, aangeven met bullits etc.). U kunt de gegevens tussentijds opslaan door te klikken op de button Opslaan. Klik op de button Volgende om verder te gaan met uw aanvraag. 23 / 47

In het vervolgscherm kunt u aanvullende informatie invullen. Toelichting op de in te vullen gegevens: - E-mailadres voor inhoudelijke vragen: voor correspondentie over de nascholing wordt standaard het e-mailadres van uw organisatie gebruikt. U kunt deze hier wijzigen. Vul daarvoor het e-mailadres voor inhoudelijke vragen met het juiste e-mailadres. - De standaard inschrijfprocedure kunt u hier aangeven. U kunt hier kiezen voor: o o cursisten kunnen NIET boeken via de website cursisten mogen boeken via de website en de boeking wordt per e-mail doorgestuurd (s.v.p. deze optie nog niet gebruiken) - Standaard tekst bij boeking (zichtbaar in het nascholingsoverzicht). U kunt de gegevens tussentijds opslaan door te klikken op de button Opslaan. Klik op de button Volgende om verder te gaan met uw aanvraag. 24 / 47

3.3.2 Een nieuwe aanvraag, stap 2: uitvoeringen en bijeenkomsten toevoegen In stap 1 van uw aanvraag heeft u het soort nascholing aangegeven: - nascholing met (fysieke) bijeenkomsten / cursorische nascholing - individuele nascholing / e-learning Stap 2 is bedoeld voor het invoeren van uitvoeringen en bijeenkomsten. Heeft u aangegeven dat de nascholing individuele nascholing / e-learning betreft, dan hoeft u geen uitvoeringen en bijeenkomsten aan te geven. U slaat in dat geval stap 2 over (dit gebeurt automatisch) waarna u verder gaat met stap 3: het aanvraagformulier. Meer hierover vindt u in paragraaf 3.3.3. Heeft u aangegeven dat de nascholing uit fysieke bijeenkomsten bestaat, dan verschijnt na het toekennen van het ID en u voor Volgende heeft gekozen een vervolgscherm waarin u de uitvoering(en) en bijeenkomst(en) van de nascholing kunt ingeven. In GAIA worden de volgende begrippen gehanteerd: Begrip Uitvoering Bijeenkomst Herhaling Uitleg Nascholing (kan bestaan uit meerdere bijeenkomsten) Dag (of dagdeel) De nascholing vindt in ongewijzigde vorm nogmaals plaats 25 / 47

Klik op de button Uitvoering toevoegen. Er verschijnt een pop-up venster, waarin u kunt aangeven of de nascholing uit meerdere bijeenkomsten bestaat. Kies Ja om aan te geven dat de nascholing uit meerdere dagen of dagdelen bestaat. Bijvoorbeeld als het gaat om een congres van 3 dagen, of als het gaat om een nascholing die op 10 zaterdagen plaatsvindt. Kies Nee als de nascholing slechts uit een dag (of dagdeel) bestaat. Klik vervolgens op de button Gereed. 26 / 47

Indien de nascholing niet bestaat uit meerdere bijeenkomsten krijgt u het volgende scherm: U kunt hier de nascholingsgegevens invoeren, zoals locatie, startdatum, einddatum, aanvangstijd, eindtijd, uitvoeringscode en eventueel opmerkingen. Opmerking: Als u heeft aangegeven dat de uitvoering niet uit meerdere bijeenkomsten bestaat, dan dienen de start- en einddatum gelijk te zijn. Indien dat niet zo is krijgt u hierover een waarschuwing. Let op: Klik op het groene vinkje achter de regel indien u de wijzigingen wilt opslaan. 27 / 47

Indien u heeft aangegeven dat de nascholing bestaat uit meerdere bijeenkomsten, dan kunt u het aantal bijeenkomsten aangeven in het pop-up venster: Door te klikken op de button OK krijgt u een vervolgscherm waarin u de bijeenkomsten kunt instellen. 28 / 47

U kunt hier een omschrijving invullen plus het aantal uren van de bijeenkomst. Desgewenst kunt u hier ook bijeenkomsten toevoegen. Gebruik daarvoor de button Toevoegen. Nadat u op de button Gereed heeft geklikt, verschijnt het overzicht uitvoeringen en bijeenkomsten. Hier kunt u de gegevens van de bijeenkomsten ingeven. Door te klikken op het teken met de pen achter de regel, kunt u de gegevens van de bijeenkomst aanvullen en/of wijzigen. Let op: Achter de regel verschijnt een groen vinkje. Deze dient u aan te klikken om de gegevens van de bijeenkomst op te slaan. U kunt via dit scherm bijeenkomsten verwijderen door op de prullenbak te klikken. U kunt bijeenkomsten toevoegen door te klikken op de button Bijeenkomsten. Zodra u de gegevens van de uitvoering en de bijeenkomst(en) heeft ingegeven dient u deze te bewaren. Klik daarvoor op de button Opslaan bovenin het scherm. Vervolgens kiest u voor Volgende om verder te gaan. In het nu volgende scherm vindt u het aanvraagformulier. Meer hierover vindt u in paragraaf 3.3.3. U kunt in bovenstaand scherm ook een uitvoering toevoegen. GAIA neemt de bijeenkomsten van deze nieuwe uitvoering automatisch over. U dient de detailgegevens van deze bijeenkomsten nog aan te vullen. 29 / 47

3.3.3 Een nieuwe aanvraag, stap 3: het aanvraagformulier Het aanvraagformulier verschijnt automatisch nadat u de algemene gegevens van de nascholing heeft ingevoerd. Zoals u ziet heeft de nascholing een nummer gekregen. Deze staat tussen haakjes achter de titel van de nascholing. We noemen dit nummer ook wel het ID. Toelichting op enkele in te vullen gegevens: Type nascholing (verplicht invullen; zichtbaar in het nascholingsoverzicht); u kunt kiezen uit: o o o o o o o o o (Mini)symposium Regeling individueel leertraject Duocursus huisarts/assistent(e) (Meerdaags) congres Workshop (Meerdaagse) cursus Refereerbijeenkomst Wetenschappelijke bijeenkomst werkgroep Internationaal congres 30 / 47

o o Individuele nascholing E-learning (Concept) Programma uploaden (verplicht invullen; zichtbaar in het nascholingsoverzicht) Klik in het aanvraagformulier op de button Bijlagen om het programma te uploaden in GAIA. Een pop-up venster verschijnt waarin u het programma kunt opzoeken op uw computer en in GAIA kunt zetten. Klik op de button Bladeren om het juiste bestand op te zoeken. Zoek het juiste bestand, klik deze aan en klik vervolgens op de button Openen. U komt nu terug in het pop-up venster, waar u het bestand met de knop Toevoegen, kunt toevoegen aan de lijst met geuploade bestanden. U kunt meer bestanden uploaden door opnieuw te kiezen voor Bladeren, het juiste bestand te selecteren en opnieuw te klikken op Toevoegen. Heeft u alle bestanden toegevoegd, klik dan op de button OK. Opmerking: per aanvraag kunt u maximaal 99 bestanden uploaden, waarbij de maximale omvang per bestand 5 MB mag zijn. Let op: voor de huisartsen moet u het complete cursusmateriaal of abstracts daarvan uploaden. De voorkeur gaat er naar uit deze bestanden te verpakken als.zip bestand. Website met informatie (niet verplicht; zichtbaar in het nascholingsoverzicht) Inschrijfgeld per deelnemer (in euro s) (verplicht invullen; zichtbaar in het nascholingsoverzicht) Aantal scholingsuren exclusief pauzes (verplicht invullen) 31 / 47

Is deze cursus al eerder geaccrediteerd? (verplicht invullen: Ja of Nee) Leden organisatiecommissie (verplicht invullen) Leden en voorzitter van de programmacommissie (verplicht invullen); hier a.u.b. de volgende gegevens invullen: naam, instelling/organisatie, geregistreerd als specialist bij HVRC/MSRC/SGRC met de toevoeging van het specialisme Erkende specialismen die tot de doelgroep behoren. U kunt meerdere specialismen selecteren door de CTRL-toets ingedrukt te houden (verplicht invullen); U kunt kiezen uit een lijst met erkende specialismen. Wordt er literatuur verstrekt? (Ja of Nee) Leggen deelnemers van de bij- nascholing een schriftelijke toets af? (Nee, Ja alleen aan het begin, Ja alleen aan het einde, Ja zowel aan het begin als het einde) Ontvangt u sponsorgelden voor de cursus?: (Ja of Nee) Voldoet de na- en bijscholing aan CGR-voorwaarden?: (Ja of Nee) Zoekcriteria t.b.v. nascholingsoverzicht (onderwerpen/aandachtsgebieden/subspecialismen etc.): door te klikken op de tekst verschijnt een pop-up venster waarin u de nascholing kunt koppelen aan verschillende onderwerpen/aandachtsgebieden: vakgebied, thema, type en regio. De aandachtsgebieden die u aanklikt worden gebruikt als zoektermen in het nascholingsoverzicht. Door te klikken op het + teken onder het hoofdniveau verschijnen de verschillende criteria. Nadat u alle onderwerpen/aandachtsgebieden heeft aangegeven klikt u op de button OK. U komt nu terug in het aanvraagformulier, waar u de resterende gegevens kunt invullen. Indien u klaar bent klikt u op de button Opslaan, vervolgens op de button Verstuur. 32 / 47

U krijgt nu een bevestiging dat de aanvraag is verwerkt. Op korte termijn wordt u geïnformeerd over de vervolgprocedure van uw accreditatie-aanvraag. Klik op de button Gereed. U komt nu in het scherm Nascholing details. 33 / 47

3.3.4 Een nieuwe aanvraag, stap 4: controleer nascholing details In het scherm Nascholing details vindt u alle gegevens van de door u ingevoerde nascholing: - vermelding van de beroepsvereniging waar de aanvraag is ingediend - vermelding van de status: aangevraagd - algemene gegevens van de nascholing (titel, omschrijving en leerdoelen, standaard tekst bij boeking, type nascholing, e-mailadres voor inhoudelijke vragen, interne code, standaard inschrijfprocedure). Controleer uw gegevens. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, kunt u terugkeren naar het menu Accreditatieaanvragen middels de button Terug. 34 / 47

3.3.5 Een nieuwe aanvraag, stap 5: overzicht accreditatieaanvragen In het scherm Accreditatieaanvragen kunt u zien dat de zojuist aangevraagde accreditatie is opgenomen in het totale overzicht accreditatieaanvragen. De status geeft aan dat accreditatie is aangevraagd voor de nascholing: aangevraagd. Opmerking: indien de accreditatieaanvraag niet is verstuurd, is de status nog niet aangevraagd. 35 / 47

3.3.6 Verdere verloop van uw accreditatieaanvraag De accrediterende vereniging ontvangt automatisch bericht van de door u ingediende accreditatieaanvraag. Uw aanvraag wordt beoordeeld en waar nodig zal om extra informatie worden gevraagd. Vragen De accrediterende vereniging kan u via GAIA een vraag stellen. Mogelijk ontbreekt er informatie of u wordt verzocht om bijlagen toe te voegen aan de aanvraag. Van alle vragen ontvangt u bericht op het door u opgegeven e-mailadres (dit is het e-mailadres dat is opgegeven bij de aanvraag). Ga naar GAIA. In het Hoofdscherm ziet u een overzicht van alle meldingen. Klik op de melding met de vraag. Door in de melding te klikken op hier gaat u naar de accreditatieaanvraag. Onder het aanvraagformulier staan de vragen en antwoorden die betrekking hebben op de aanvraag. Klik op de betreffende vraag. Het is nu mogelijk om antwoord te geven op de vraag. Desgewenst kunt u na het beantwoorden van de vraag de betreffende melding in het Hoofdscherm verwijderen. Alle vragen en antwoorden met betrekking tot een aanvraag blijven bewaard. Factuur Na het indienen van een aanvraag voor accreditatie zal de accrediterende vereniging een factuur aanmaken. Heeft u de aanvraag gedaan bij meerdere beroepsgroepen, dan zult u ook meerdere meldingen over aangemaakte facturen ontvangen. Hiervan ontvangt u bericht op het door u opgegeven e-mailadres. Ga naar GAIA. In het Hoofdscherm ziet u een overzicht van alle meldingen. Klik op de melding met de factuur. Door in de melding te klikken op hier gaat u naar de accreditatieaanvraag. U kunt nu de factuur (in pdf-formaat) inzien en zonodig printen. Let op: Voor enkele beroepsverenigingen geldt dat uw aanvraag pas in behandeling wordt genomen nadat de betaling is ontvangen. Nascholingsoverzicht De accrediterende vereniging kan meteen na ontvangst van uw aanvraag de nascholing toevoegen aan het nascholingsoverzicht. Omdat de beoordeling dan nog niet is gedaan verschijnt de nascholing met een? in de lijst. Betalen Het is mogelijk om rechtstreeks, via GAIA, de factuur te voldoen. U kunt ook via een bankoverboeking betalen. Wilt u erop letten dat bij al uw betalingen het juiste bedrag, het juiste rekeningnummer en de juiste betalingsreferentie wordt vermeld. Wij vragen u dringend om geen deelbetalingen of betalingen voor meerdere facturen tegelijk te doen. Deze worden in GAIA niet goed verwerkt. Beoordelen De accrediterende vereniging ontvangt automatisch bericht van uw betaling. Er wordt meteen gestart met de beoordeling van uw aanvraag. Gedurende de beoordeling kan u gevraagd worden om nadere toelichting of aanvullende informatie. Wilt u rekening houden met een beoordelingstermijn van 5 à 6 weken. 36 / 47

Blokkeren accreditatieaanvraag Zodra de beroepsvereniging een beoordelaar toekent aan de accreditatieaanvraag, wordt de aanvraag geblokkeerd. Het is nu niet meer mogelijk om informatie te wijzigen of toe te voegen. Heeft u de accreditatieaanvraag ingediend bij meerdere beroepsverenigingen, en wilt u na het blokkeren van de aanvraag toch informatie toevoegen, dan dient de blokkade bij alle beroepsverenigingen te worden opgeheven. Accreditatie U ontvangt automatisch bericht zodra uw aanvraag is geaccrediteerd. Het resultaat van de beoordeling kunt u vinden bij de aanvraag. Zoek de betreffende aanvraag in het menu Accreditatieaanvragen. De aanvraag is nu geblokkeerd. Het is niet meer mogelijk om de aanvraag te wijzigen of om informatie toe te voegen. Wel kunt u nieuwe uitvoeringen (in de toekomst) toevoegen. Hiervoor ontvangt u overigens een nieuwe (aangepaste) factuur. Uw aanvraag wordt afgewezen (niet geaccrediteerd) Het is mogelijk dat uw aanvraag wordt afgewezen, bijvoorbeeld omdat de nascholing op kwalitatieve punten niet voldoet aan de criteria. In de meeste gevallen zal de accrediterende vereniging een toelichting geven op deze afwijzing. De status van uw aanvraag is nu afgewezen. Uw aanvraag wordt verwijderd Het is mogelijk dat uw aanvraag wordt verwijderd door de accrediterende vereniging, bijvoorbeeld omdat de nascholing algemene nascholing betreft welke niet bij ABMS is ingediend. Het is ook mogelijk dat u een accreditatieaanvraag voor vakinhoudelijke nascholing heeft ingediend bij ABMS. ABMS zal deze accreditatieaanvraag verwijderen. Als een accreditatieaanvraag wordt verwijderd ontvangt u daarvan een melding. In deze melding vindt u ook de reden van verwijdering. De reden wordt niet opgenomen in het dossier. Verwijderd u de melding, dan is de reden van afwijzen dus niet meer zichtbaar. De status van uw aanvraag is nu verwijderd. 37 / 47

3.3.7 Uw aanvraag wijzigen of informatie toevoegen Zolang uw aanvraag nog niet is verstuurd, kunt u deze wijzigen en/of informatie toevoegen. Ga hiervoor naar het menu Accreditatieaanvragen en klik op de betreffende nascholing. Nadat de aanvraag in behandeling is genomen door de accrediterende vereniging, zal de aanvraag worden geblokkeerd. U kunt de aanvraag dan niet meer wijzigen en/of informatie toevoegen. Wijzigen van nascholing details Nadat u op de betreffende nascholing heeft geklikt, verschijnt het scherm Nascholing details. U kunt meteen de nascholing details wijzigen en/of informatie toevoegen. Wilt u wijzigingen aanbrengen in de uitvoeringen en/of bijeenkomsten, klik dan op Wijzigen in het schema onderin het scherm. Wilt u een uitvoering toevoegen, klik dan op de button Uitvoering toevoegen. Klik op de button OK om de gegevens te bewaren. Het toevoegen van een uitvoering of bijeenkomst Nadat u op de betreffende nascholing heeft geklikt, verschijnt het scherm Nascholing details. Onderin het scherm vindt u de button Uitvoering toevoegen. Indien u op deze button klikt komt u opnieuw in het scherm met het overzicht uitvoeringen en bijeenkomsten. Klik op de button Uitvoering toevoegen als u een uitvoering wilt toevoegen, klik op de button Bijeenkomsten om een bijeenkomst toe te voegen. Heeft u per abuis aangegeven dat een uitvoering niet uit meerdere bijeenkomsten bestaat, dan kunt u deze uitvoering verwijderen. Kies vervolgens voor uitvoering toevoegen. U kunt nu opnieuw aangeven uit hoeveel bijeenkomsten de uitvoering bestaat. Wijzigingen in het aanvraagformulier aanbrengen Wilt u gegevens in het aanvraagformulier wijzigen en/of informatie toevoegen, klik dan in het scherm Nascholing details op de naam van de accrediterende vereniging. Deze is te vinden in de tabel onder het kopje Specialisme. Wijzig de gegevens, voeg eventuele nieuwe bijlagen toe (of verwijder foute bijlagen) en klik daarna op de button OK bovenin het scherm. U krijgt nu een bevestiging dat de gegevens zijn opgeslagen. Aanvragen accreditatie bij andere beroepsgroepen U kunt een aanvraag bij andere beroepsgroepen indienen. Vanuit het menu Accreditatieaanvragen klikt u eerst op de betreffende nascholing. In het scherm Nascholing details kunt u klikken op de button Aanvraag indienen bij accrediterende verenigingen. Nu volgt een overzicht van alle beroepsgroepen waarbij nog geen accreditatie is aangevraagd. Vink de juiste beroepsgroep aan en vervolg uw aanvraag. Na het afronden van de aanvraag ziet u in de Nascholing details dat de beroepsgroep is toegevoegd in de kolom met het kopje Specialisme. 38 / 47

3.3.8 Uw aanvraag verwijderen U kunt zelf uw aanvraag verwijderen, zolang u de accreditatieaanvraag nog niet heeft verstuurd. U doet dit door in het menu Accreditatieaanvragen de betreffende nascholing aan te klikken. Het scherm Nascholing details verschijnt. Wilt u de aanvraag verwijderen, klik dan de button Verwijderen. 39 / 47

3.3.9 Een herhalingsaanvraag indienen Nadat een nascholing is geaccrediteerd is het gedurende een bepaalde termijn mogelijk om herhalingen toe te voegen. Deze termijn (accreditatietermijn) is vastgesteld door de accrediterende vereniging. Een herhalingsaanvraag kunt u alleen indienen bij de beroepsvereniging die eerder accreditatie heeft verleend. Bijvoorbeeld: u heeft een nascholing welke is geaccrediteerd door de NIV. U kunt nu geen herhalingsaanvraag doen voor betreffende nascholing bij ABMS. U moet dus een nieuwe aanvraag indienen bij ABMS. Op het aanvraagformulier kunt u aangeven dat de nascholing eerder is geaccrediteerd. Een herhalingsaanvraag is niet meteen geaccrediteerd. Voor een herhalingsaanvraag zal een aangepaste factuur worden gestuurd. 40 / 47

3.4 Presentie Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006 Via het menu Presentie kunt u de aanwezigheid bevestigen die door deelnemers is aangevraagd. Dit onderdeel van GAIA is nog niet actief. 41 / 47

3.5 Autorisatie Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006 In het menu Autorisatie kunt u nagaan bij welke accrediterende verenigingen u geautoriseerd bent om accreditatieaanvragen in te dienen. 42 / 47

3.6 Organisatiegegevens In het menu Organisatiegegevens vindt u de gegevens van uw organisatie zoals deze zijn vastgelegd in GAIA. De gegevens zijn overgenomen uit uw aanvraag logingegevens. Desgewenst kunt u uw organisatiegegevens op deze plek wijzigen. U kunt op deze plek tevens uw logo uploaden, voor het GAIA web of ten behoeve van certificaten. U kunt in dit menu tevens aangeven hoe meldingen vanuit GAIA aan u worden gestuurd. Standaard staan deze op Direct, voor zowel hoge als normale prioriteit meldingen. Wij raden u aan deze instelling te handhaven. Desgewenst kunt u deze instelling wijzigen in 1X per 24 uur of 1X per week. 43 / 47

3.7 Uitloggen Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006 U kunt uitloggen uit GAIA door in het menu voor Uitloggen te kiezen. 44 / 47

4 Waar kan ik terecht met mijn vragen? 4.1 De helpdesk Voor vragen aangaande een accreditatieaanvraag, raadpleegt u de betreffende accrediterende vereniging. Voor problemen en storingen in GAIA kunt u via e-mail contact opnemen met de helpdesk: accreditatie@fed.knmg.nl 4.2 Heeft u andere vragen? Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen, dan kunt u op verschillende manieren contact met ons opnemen: Vragen over: Algemene vragen over GAIA Contact opnemen middels: Esther van Wissen, projectsecretaris. Telefoon: 030 28 23 827 Algemene vragen over het ABMS Inhoudelijke vragen over het accreditatieproces Vragen over ingediende aanvragen bij het ABMS Accreditatie@fed.knmg.nl E-mail aan de betreffende beroepsvereniging kwaliteit@nvvc.nl 45 / 47

5 Bijlagen Handleiding voor aanbieders van nascholing September 2006 5.1 Afkortingen en begrippen Afkorting/begrip Omschrijving GAIA PE-Online Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3 Voorlopers MSRC HVRC SGRC ABMS Uitvoering Bijeenkomst Herhaling Gemeenschappelijke Accreditatie Internet Applicatie Basisapplicatie; PE staat voor Permanente Educatie Huisartsen, verpleeghuisartsen en artsen voor verstandelijk gehandicapten Medisch specialisten Sociaal geneeskundigen De pilot verenigingen CvAH, NVvP, NIV, (NVOG) Medisch Specialisten Registratie Commissie Huisarts en Verpleeghuisarts Registratie Commissie Sociaal Geneeskundigen Registratie Commissie Accreditatie Bureau Medisch Specialisten Nascholing (kan bestaan uit meerdere bijeenkomsten) Dag of dagdeel Reeds bekende uitvoering 5.2 Overzicht beroepsverenigingen werkzaam binnen GAIA Afkorting ABMS CvAH NIV NVvP NVK NVOG NVN NVH NVVA Naam Accreditatie Bureau Medisch Specialisten College voor Accreditering Huisartsen Nederlandsche Internisten Vereeniging Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie Nederlandse Vereniging voor Kindergeneeskunde Nederlandse Vereniging voor Obstetrie en Gynaecologie Nederlandse Vereniging voor Neurologie Nederlandse Vereniging voor Heelkunde Beroepsvereniging van verpleeghuisartsen en sociaal geriaters 46 / 47

5.3 E-mailberichten die u kunt ontvangen van GAIA Vanuit verschillende processen worden e-mailberichten aangemaakt. Deze zijn: a. Aanvraag logingegevens b. Ter bevestiging van het autoriseren c. Nadat de beroepsvereniging een factuur heeft aangemaakt d. Ter bevestiging van de ontvangst van de betaling e. Vanuit vraag/antwoord 47 / 47