Vereniging Dorpshuis Niehove Algemene ledenvergadering 19 april 2013 Tijdens de vergadering zijn 20 leden en 5 bestuursleden aanwezig. 1. Opening en mededelingen De voorzitter heet iedereen hartelijk welkom, in het bijzonder ons erelid, Attie de Boer Vorig jaar vergaderden we 1 juni. Dit jaar is het gelukt om het in april te houden. De bedoeling van de ALV is om verantwoording af te leggen als bestuur over de activiteiten van afgelopen jaar. De ALV is ook bedoeld om van gedachten te wisselen, vragen te stellen en naar elkaar te luisteren. Voorzitter wil de vergadering in goede banen leiden en vraagt aan de aanwezigen om hulp hierbij. Mededelingen Afgemeld: Paulien Pieltjes, Myrabelle Heeroma, Louis vd Walle, Janneke en Fred Hendriks, Mary Overdiep Koffie en thee is voor onze rekening. Dit jaar vindt er geen verloting plaats, vorig jaar ging het geld naar een goed doel en dit jaar hadden we geen goed doel en de vereniging wil geen verloting gebruiken om de kas aan te vullen. Aanmeldingen voor bestuursfunctie. We hebben geen aanmeldingen gekregen, daarvoor is nog ruimte in de pauze. De voorzitter stelt dat er een belangrijke mededeling is. Johan Cruiming heeft in 2012 na de zomer het bestuur verlaten. Johan heeft 24 jaar in het bestuur gezeten. Johan is heel belangrijk geweest in de vereniging, als bouwmeester en als voorzitter. Johan speelde een grote rol in de laatste subsidieronde die er geweest is. De voorzitter stelt: je hebt ook gevochten voor het dorpshuisgevoel, zoals dat ooit is ontstaan in het kleine dorpshuis Suxwerd aan de RIkkerdaweg. Dat gevoel moet, vind je, behouden blijven, ook in het grote pand Eisseshof aan de Kerkstraat. Jij spreekt consequent over Dorpshuis Niehove. We hebben waardering voor jouw vechtlust om voor deze zaak te vechten. We zijn je heel erg dankbaar voor alles wat je hebt gedaan. Applaus van de vergadering. Johan zegt: ik ben niet voor niets uit het bestuur gegaan. We lagen niet op een lijn. Johan vind het jammer dat het niet lukte in dit bestuur om tot overeenstemming te komen, hij had het idee dat hij teveel moest vechten. Johan heeft een rare smaak in de mond over de manier waarop de besluiten worden genomen. Hij vindt de communicatie binnen het bestuur niet goed en heeft het idee dat hij informatie niet krijgt uit de tijd dat hij nog in het bestuur zat. Attie zegt dat het in haar tijd in het bestuur goed ging, dat was open en transparant. Wat ze nu hoort van Johan, daar schrikt ze van, dat is niet goed. Margreet zegt: daar waar Johan nu over spreekt, gaat over de tijd dat Johan net uit het bestuur was gestapt. Kees heeft het idee dat Johan opzij wordt geschoven. Attie kan zich voorstellen dat Johan gefrustreerd is. Rob vraagt zich af waarom Johan uit het bestuur is gestapt. Johan licht nogmaals toe dat hij er geen goed gevoel meer over had. Gertruud zegt dat zij het graag wil hebben over de vereniging en niet over personen. Kees vraagt zich af waar het heen gaat met de vereniging als mensen zo met elkaar om gaan. De voorzitter voegt een extra agendapunt in na de pauze: punt ongenoegen. Margreet zegt: wij hebben ons voorbereid op deze vergadering en zullen op verschillende punten later in de vergadering keuzes van het bestuur toelichten. De vergadering aanvaardt het voorstel van het bestuur om Johan Cruiming Lid van Verdienste te maken. Daarmee wil ik deze mededeling afsluiten.
Hans Harkema vraagt: wat is het verschil met erelid? De voorzitter: erelid is voorbehouden aan één iemand: die vanaf de oprichting van de vereniging 25 jaar betrokken was. 2. Verslag van de ALV 2012. Opmerkingen: Johan zegt dat een stuk tekst (onder: Bouwcommissie en Onderhoud) niet is besproken en dat er dus ook geen besluiten over zijn genomen. Het was toen heel laat, sommige dingen zijn snel even de revue gepasseerd maar niet meer goed besproken. Bovendien meende hij dat, ook in de bouwcommissie, was besproken dat de energiescan vooraf zou gaan aan definitieve besluiten. Verschillende leden, en het bestuur, geven aan dat zij wel herinnering hebben aan het bespreken van dit onderwerp. Het verslag is vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag: de nieuwe huurovereenkomst Enno licht de huurovereenkomst toe. Het bestuur koos ervoor om een nieuwe model- overeenkomst voor horeca en bedrijfsruimten te gebruiken. Hierin staan de meest voorkomende zaken goed geregeld. Het huurbedrag is gewijzigd en wordt jaarlijks geïndexeerd, we werken met een energiespaarregeling en de vereniging kan BTW heffen over de huur. De specifieke zaken uit de oude huurovereenkomst zijn overgenomen, zoals over de dorpshuisfunctie, contract met brouwer, borg. Johan: Er is een nieuwe huurovereenkomst, waarom niet de oude verlengen? Margreet: we hebben dit voor jullie gedaan, het was nodig om de huurovereenkomst te verlengen en te veranderen. Dat is in de jaarvergadering aan de orde geweest en daarover is besloten. De Vereniging Groninger Dorpen heeft de oude huurovereenkomst bekeken en vervolgens geadviseerd om een jurist te betrekken onder andere met het oog op verandering in wetsartikelen waar naar verwezen wordt. Omdat het aangepast moest worden aan nieuwe regelgeving is besloten ook een nieuw model te kiezen. Het nieuwe contract is door een jurist opgesteld. Johan: tot wanneer loopt de huurovereenkomst? Enno: de huurovereenkomst loopt van 1 november 2012 tot en met 30 oktober 2017. Kees: over de huur wordt BTW geheven: dat is heel goed. Wat zijn de gevolgen voor de pachter en het dorp? Enno licht toe: de gevolgen voor de pachter is dat deze de BTW betaling weer terug kan vorderen via het innen van BTW op drank en etenswaren. De gevolgen voor de vereniging is dat wij 21% meer investeringsruimte hebben, omdat we de BTW niet hoeven af te dragen. Johanna: wij hebben wel een BTW administratie vanaf 1 november. Enno licht de specifieke punten nogmaals toe. Tom: contract bierbrouwer hoe zit dat? Enno: mocht er een contract met bierbrouwer worden afgesloten dat moet dat eerst ter goedkeuring aan de vereniging worden voorgelegd. Tom: Is de dorpshuis functie ongewijzigd met oude contract? Enno: Ja, dat is zo. Johan: hier staat dorpshuisfunctie. Maar het is dorpshuis. Margreet: het gebouw heeft een dorpshuisfunctie en is daarmee dorpshuis, en ook café en restaurant. Attie zegt dat we het gebouw altijd een dorpshuis noemen, omdat anders subsidies vervallen (ENNO ZOEKT DIT NA). Enno geeft aan dat de huurovereenkomst nu in de vergadering beschikbaar is voor iedereen die deze wil lezen en vraagt de leden dit in de pauze te doen en in de pauze of daarna in de vergadering met vragen hierover te komen. 4. Financieel jaarverslag Johanna licht het resultaat van boekjaar 2012 toe. De inkomsten kwamen nagenoeg overeen met de begroting ervan. De uitgaven zijn veel lager vanwege lagere onderhoudsuitgaven. De BTW in en uit komt ook tot uiting. Johanna licht ook de begroting van 2013 toe. De inkomsten bestaan bijna geheel uit huur en BTW. De uitgaven voor onderhoud zijn hoger dan in 2012: 12.000,-, doordat onderhoud uit 2012 in 2013 wordt uitgevoerd. 5. Verslag Kascommissie, benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie, bestaande uit Reinier en Myrabelle, heeft de kas en de afschriften uitvoerig bekeken en heeft gezien dat de boeken er goed uit zien en kloppen. Hulde voor de penningmeester. Henk Pieltjes wil graag uitleg over de BTW. Reinier legt uit hoe de BTW heffing op de huur tot meer inkomsten van de vereniging leidt: de vereniging is vrijgesteld van BTW en mag toch een BTW administratie voeren. De ALV verleent de penningmeester décharge. Benoeming nieuwe kascommissie Reinier en Myrabelle zijn weer kascommissie, want in de statuten staat dat een lidmaatschap van de kascommissie van maximaal 2 jaar nog een keer met 2 jaar mag worden verlengd. P A U Z E 6. Ingelast punt: ongenoegen De voorzitter constateerde voor de pauze dat er kennelijk ongenoegen is over het functioneren van het bestuur. Zij vraagt: geef vooral en graag nu dingen aan die je niet bevallen en doe dit zo concreet mogelijk. Corrie zegt: is het mogelijk om de notulen eerder te versturen? En andere stukken ruim voor de vergadering te krijgen? Hans zegt: een maand van tevoren op de website zetten. Rob Vogel: doe het een dag van tevoren. Voorstel: het ALV verslag en het jaarverslag van de secretaris komen naar de leden per mail. (Alle aanwezige leden wordt gevraagd hun emailadres op de aanwezigheidslijst te noteren voor dit doel.) Financiële stukken: niet zonder uitleg laten rouleren in het dorp: deze worden een uur van tevoren in de zaal gelegd. Henk Pieltjes: Als er een barbecue is buiten, dan willen we ook bediend worden. Dat vragen en verwachten we van de pachters. Dit punt wordt nagekeken in de 10 spelregels en gevonden in regel 5. Het is aan de organisatie van de BBQ (dorpsbelangen) om dit goed met de pachters af te spreken. Tom Koning: Het dorpshuis gebeuren: dat gaat niet lekker. De dansavonden zijn gecancelled door Husein. Allerlei mails komen in mijn mailbox. Beeldenmarkt, herfstmarkt, vrijhouden en bezetting van de stamtafel. Tom vindt het al met al storend. Hoe verhoudt zich dit met het bestuur? De pachters willen misschien de energiekosten door berekenen? Tom wil graag weten hoe met initiatieven wordt omgegaan. Bij dansen ging dat niet goed. Janet: Over de dansavond: er is hierover klacht bij het bestuur binnen gekomen. Het bestuur van de vereniging heeft er voor gezorgd dat de dansavonden toch door konden gaan en houdt gesprekken met degene die een klacht indiende en de pachters. Over de uitkomst kunnen we nog niets zeggen. Johan zegt dat het goed staat in de huurovereenkomst. M.u.v. de laatste regel over het overleg over de faciliteiten. Enno: die regel stond ook in de oude huurovereenkomst, daaraan is niets veranderd. Het staat ook in de spelregels, zonder overleg en afstemming van agenda s gaat het niet. Margreet grijpt terug op de Visie op Eisseshof die we vorig jaar hebben besproken. Er zit een gezonde spanning op de as pachters dorpsbewoners. Vaak lijkt het erop dat dorpsbewoners veel wensen en eisen hebben richting de pachters. Rob zegt: in de spelregels moet je iets opnemen over de hoeveelheid bewoners van Niehove die mee kunnen doen. Tom: we hebben een lastige constructie. Rob en Tom discussiëren. Tom vindt dat we pachters moeten hebben die zorgen voor het dorpshuis en op zo n manier dat we als dorp alles kunnen doen wat we willen. Enno zegt dat het staat of valt met het maken van goede afspraken tussen pachters en gebruikers van het dorpshuis uit het dorp. Attie zegt dat Stichting Humerike huur betaalt. Attie vraagt zich af hoe dat zit? Het bestuur van Humerike zoekt dit uit (Paul).
Johan zegt dat hij geen toevoegingen meer heeft op de huurovereenkomst. Joke wil dat de parkeerverbodsborden worden neergezet en opgeruimd, iedere dag / keer dat er een activiteit is in verband met de verkeersveiligheid in het dorp. De voorzitter geeft aan dat zij dit met de pachters bespreekt. 7. verkiezing / benoeming nieuwe bestuursleden: Janet bedankt Johanna namens de ALV voor zes jaar inzet dorpshuis. Johanna begon als secretaris en was daarna penningmeester. Johanna is heel zuiver en kritisch en neutraal. Dat waardeert Janet enorm. Haar vragen brachten altijd wat teweeg, dat zorgde altijd voor verder gesprek. Ze geeft bloemen aan Johanna: we zullen je missen. Johanna bedankt de ALV hartelijk. De voorzitter constateert dat het bestuur nu uit vier personen bestaat. En dat spoedig een nieuwe ALV uitgeschreven zal worden om een nieuwe bestuurslid te kunnen inlijven. Madeleine wordt herkozen met meerderheid van stemmen. 8. Evaluatie spelregels De voorzitter kijkt terug op de vorige ALV. Toen heeft de vergadering 10 spelregels vastgesteld die nu geëvalueerd zullen worden. Deze worden stuk voor stuk behandeld in de vergadering. Regel 4: het probleem is hier dat het maken van een afspraak soms mis gaat. En dat levert klachten en verkeerde verwachtingen op. Daarom voegen we toe: je maakt een afspraak met elkaar en die wordt door bezoeker/gebruiker en pachters bevestigd met een mail. Ook wordt de tip gegeven om als vereniging/pachter een checklist te gebruiken zodat afspraken op alle benodigde punten duidelijk zijn voor iedereen. Kees: de commerciële reservering zou door een onwillende pachter genoemd kunnen worden als beletsel, zonder dat deze er werkelijk is. Kees vindt dit een zwak punt. Rob zegt dat je dit met vertrouwen moet zien. Enno stelt dat dit een theoretisch punt is terwijl niemand er in de praktijk met de huidige pachter tegenaan is gelopen, en stelt daarom voor dat we dit punt opnieuw kunnen bekijken volgend jaar. Tom vraagt zich af: Wat als de pachters niet open kunnen zijn vanwege vakantie / ziekte / etc. Voorzitter: Geplande activiteiten gaan door tijdens vakantie en ziekte. De pachters zorgen dat het dan doorgaat. Joke vat samen: Tom zegt: het kan ook een vrijwilliger zijn. Zou een goede tip zijn. Het bestuur laat dit over aan de pachter. Regel 9: is het mogelijk om de stamtafel op zaterdagen langer gereserveerd te houden voor cafébezoek? Dat was de vraag van de ALV van vorig jaar. Het blijkt dat Husein en Lisalot hier naar hebben gekeken en dat dit betekent dat ze te vaak op een dag dat het wel vol kan zijn met eters een deel van de ruimte leeg moeten laten, want er is niet genoeg café- klandizie. De afspraak blijft zoals die er stond dat de stamtafel op zaterdag tot 19.00 uur niet wordt gedekt. De spelregels worden weer voor een jaar vastgesteld en volgend jaar weer geëvalueerd. 9. Onderhoud a. Enno licht het onderhoud van het afgelopen jaar toe: dat richtte zich op het verhelpen van een aantal gebreken, het tochtvrij maken van deuren en ramen en als laatste op de isolatie van ramen en comfort verhoging in café en zijzaal (met monumenten- glas). Johan vraagt zich af of het isolatie rendement wel hoog genoeg is, vergeleken met HR++. Enno zegt dat het inderdaad minder isoleert, maar dat voor het bestuur de doorslag gaf dat we niet hele ramen met roeden hoefden te vervangen met monumenten glas en dat het aangezicht van het dorpshuis behouden blijft. Ook is er een vraag of deze ramen ook zijn meegenomen in het EPA onderzoek en of er ook een energiespaarregeling komt mbt de ramen? Op beide vragen wordt door het bestuur bevestigend geantwoord, voor de energiespaarregeling zullen de gegevens van het EPA advies worden gebruikt. b. Enno licht kort het Energie Prestatie Advies toe. De vereniging heeft het net een week binnen. Hij wil graag met mensen uit het dorp het Advies doorlezen en bekijken wat de gevolgen zijn uit dit advies voor de onderhoudsplanning.
c. Janet: we hebben gekeken naar vernieuwing van het pand. Daarvoor was een brainstorm nodig met de gebruikers. Reinier heeft tijdens de vorige ALV aangeboden mee te willen denken over financieren van onderhoud en is aanwezig geweest, naast vertegenwoordigers van verenigingen uit het dorp. We hebben twee bijeenkomsten gehad. De brainstorm leidde niet meteen tot nieuwe en vernieuwende ideeën. Het gaat over gehandicapten toilet, traplift, et cetera. Johanna en Reinier zijn bij de gemeente geweest: die geeft niet zomaar groen licht voor het indienen van een subsidie aanvraag binnen 15 jaar na de vorige subsidie. Rob: zet een PC in de bovenzaal. Joke: worden de ideeën eerst voorgelegd aan de vereniging? Janet: Ja, wanneer de ideeën verder zijn en we dit ook kunnen vertalen in een subsidie- aanvraag, dan komen we eerst terug naar de vereniging. En we nodigen leden uit om ideeën aan te leveren. Het bestuur acht de kans aanwezig dat er in de loop van het jaar een extra ALV gepland gaat worden over besluiten ten aanzien van onderhoud en verbetering. 10 Rondvraag - Henk Pieltjes zegt dat hij zich vertegenwoordigd voelt door het bestuur, ook al is hij het niet altijd overal mee eens, er is veel werk verzet. - Dan zegt Hans Harkema dat hij lid van het bestuur wil worden. De voorzitter brengt zijn kandidatuur in stemming. Hans is bij meerderheid van stemmen verkozen als bestuurslid. - Johan Cruiming: vraagt zich af hoe en wanneer de warmtebeelden van de EPA zijn gemaakt en of Husein wel heeft gestookt. We zullen hiernaar navraag doen en Johan helpt ons daarmee. - Kees: ik bied me aan om mee te denken en informatie te verstrekken over energiebesparing en over nieuwe energie / isolatie. - Johan Cruiming: pachtovereenkomst 1.3: horeca, café, restaurant en ontmoetingsruimte. Waarom doen we dat niet andersom: eerst ontmoetingsruimte, dan de rest. - Attie: ik wil graag een vlag, Johanna zal hiervoor zorg dragen.