Topicus Zorg Topicus KIS Gebruikershandleiding voor ketenpartners Topicus Zorg, oktober 2015
Inhoudsopgave Inleiding... 4 1. Inloggen in het KIS... 5 1.1 Rechtstreekse verbinding vanuit EPD/HIS (SSO)... 5 1.1.1 Medicom... 5 1.1.2 MicroHIS... 5 1.1.2 Promedico ASP... 5 1.2 Inloggen via het Zorgportaal... 6 1.2.1 Inloggen met de Digipass... 6 1.2.2 Inloggen met de UZI- pas... 7 1.2.3 Inloggen met de Mydigipass... 7 2. Patiënten inzien... 9 2.1 Ontvangen van een verwijzing... 9 2.2 Patiënt zoeken... 9 3. Dossieroverzicht... 10 3.1 Patiëntenpaspoort... 11 3.1.1 Actieve zorgprogramma s / dossier status inzien... 11 3.1.2 Dossierstatussen... 11 3.1.3 Contra-indicaties... 12 3.1.4 Gerelateerde episoden... 12 3.1.5 Actuele Medicatie... 12 3.2 Aandachtsgebieden... 12 3.3 Individueel zorgplan: actieve doelen... 13 3.4 Zorgnetwerk... 13 4. Protocollen... 14 4.1 Een protocol uitvoeren... 14 4.2 Protocollenwizard... 15 4.3 Opties in het formulier... 15 4.4 Wisselen tussen pagina s... 15 4.5 Tussentijds opslaan... 16 4.6 Afronden... 16 4.6.1 SOEP-registratie... 17 4.6.2 Contactsoort en rolselectie... 18 5. Bevindingen... 19 6. Meetwaarden & Spirometrie... 20 6.1 Meetwaarden... 20 6.2 Spirometrie... 20 2
7. Individueel Zorgplan... 22 7.1 Aandachtsgebieden... 22 7.2 Doelen... 22 7.2.1 Nieuw doel opstellen... 23 7.2.2 Activiteit toevoegen... 23 7.2.3 Evalueren en sluiten van de doelen... 24 8. Medicatie... 25 9. Voorlichting... 26 10. Rapportages... 27 11. Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken... 29 12. Openstaande protocollen... 30 13. Wat te doen bij foutmeldingen... 31 13.1 Errors... 31 13.2 Praktijk heeft geen edi-mailadres... 32 13.3 Dossier niet compleet... 32 Versiebeheer Versie Datum Opmerking 1.0 07-09-2015 Gebruikershandleiding voor Topicus KIS 5.11 voor ketenpartners. Grotendeels overgenomen van de algemene Gebruikershandleiding voor KIS, versie 1.2. 1.1 22-09-2015 Toevoeging patiëntverwijzing 1.2 14-10-2015 Wijziging patiënt zoeken 1.3 23-10-2015 Wijziging uitvoeren protocol en spirometriesoftware (vs. 5.13) 3
Inleiding In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de verschillende onderdelen binnen Topicus KIS kunt gebruiken. Met behulp van deze handleiding nemen wij stapsgewijs de mogelijkheden van het Topicus KIS door. Het kan zijn dat specifieke onderdelen van het KIS niet voor u van toepassing zijn omdat onderdelen verschillen per gebruiker en zorggroep. 4
1. Inloggen in het KIS Er zijn twee mogelijkheden om in te loggen in Topicus KIS, namelijk via het Zorgportaal van Topicus of via een rechtstreekse verbinding (SSO) met uw EPD/HIS. 1.1 Rechtstreekse verbinding vanuit EPD/HIS (SSO) Als u inlogt in Topicus KIS via een rechtstreekse verbinding vanuit uw EPD/HIS, bent u direct ingelogd in Topicus KIS. U logt rechtstreeks in via het Zorgportaal in Topicus KIS. Klik eventueel op het tabje Topicus KIS. Inloggen via SSO is mogelijk voor Medicom, Microhis en Promedico ASP. Soms dient u contact op te nemen met Topicus Zorg, bereikbaar via 088-7768600. 1.1.1 Medicom Neem contact op met Topicus voor de exacte gebruikersnaam en het wachtwoord zoals deze binnen het zorgportaal zijn opgezet. Wanneer u deze informatie heeft kunt u de configuratie binnen Medicom afronden. Hiervoor heeft u (of een collega) beheerrechten nodig binnen Medicom. 1. Log als beheerder in op Medicom 2. Ga links boven in naar praktijkbeheer 3. Dan naar onderhoud instellingen 4. Vervolgens ziet u een drop down box kies hier Externe toegang 5. U zult nu aan de linker kant de praktijk naam zien. klik hierop om deze te openen. 6. Zoek vervolgens de betreffende medewerker op 7. Zodra u de medewerker aan klikt, ziet u rechts in beeld een link van zorgportaal staan met daarin een ser en password blok 8. Voer hier de account gegevens in die u van Topicus ontvangen heeft. 9. De configuratie is nu klaar. Als de medewerker opnieuw inlogt zal hij/zij de beschikking hebben over de externe toepassing knop. 1.1.2 MicroHIS De MicroHIS SSO-knop werkt automatisch op basis van AGB-code en/of UZI-nummer. Mochten deze niet aanwezig zijn, dan kunt u contact opnemen met Topicus voor uw zorgportaal-id. 1.1.2 Promedico ASP Neem contact op met Topicus voor het exactezorgportaal-id, dat u nodig heeft om vanuit Promedico- ASP verbinding te maken met het zorgportaal. Wanneer u deze informatie heeft kunt u de configuratie binnen Promedico-ASP afronden. Hiervoor heeft u (of een collega) beheerrechten nodig binnen Promedico-ASP. 1. Klik linksboven op het Promedico-logo 2. Ga naar onderhoud 3. Kies hier voor onderhoud medewerkers 4. Selecteer de betreffende medewerker 5. Onder het AGB code veld staat Zorgportaal ID, vul hier het Zorgportaal-ID in dat u van Topicus heeft ontvangen. 5
1.2 Inloggen via het Zorgportaal Topicus KIS maakt gebruik van het Zorgportaal om een veilige omgeving te creëren en te waarborgen. Het zorgportaal is toegankelijk via https://zorgportaal.protopicszorg.nl/. Vanuit het Zorgportaal kunt u op een drietal verschillende manieren veilig inloggen: - Digipass login; - UZI-pas login; en - Mydigipass.com login. 1.2.1 Inloggen met de Digipass 1. Ga naar https://zorgportaal.protopicszorg.nl/ 2. Klik met de linkermuisknop op Digipass 3. Zet de digipass aan Dit doet u door op het driehoekje rechtsonderaan uw digipass te drukken 4. Voer eerst uw persoonlijke pincode in op de digipass. Indien u voor het eerst inlogt met uw digipass voer de pincode 3439 of 74173 in Hij vraagt nu om 2x uw (zelfbedachte) persoonlijke pincode in te voeren 5. Voer uw gebruikersnaam in (in het zorgportaal) 6. Voer de Challenge in door deze op uw digipass in te toetsen De challenge is een 4-cijferige code die door het zorgportaal wordt getoond en is altijd anders. 7. Voer de 7 cijferige Response in (in het zorgportaal) 6
8. Klik met de linkermuisknop op Inloggen 9. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Topicus KIS Let op: indien u 5 keer de verkeerde pincode opgeeft zal de digipass blokkeren. Via de helpdesk van Topicus (088-77 686 00) kunt u de digipass deblokkeren. Hiervoor heeft u de code achterop de digipass nodig. 1.2.2 Inloggen met de UZI- pas Voor deze functie heeft u Safesign-software nodig. Hiervoor gaat u naar www.uziregister.nl en kiest u rechtsonderin Installeren software. Hier kunt u de software en de handleiding downloaden. 1. Voer de UZI pas in de houder 2. Ga naar https://zorgportaal.protopicszorg.nl/ 3. Klik op UZI-Pas 4. Wacht tot het groene lampje niet meer knippert. 5. Het certificaat wordt getoond. Selecteer uw naam. 6. Voer uw eigen pincode in 7. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Topicus KIS 1.2.3 Inloggen met de Mydigipass Voor deze functie dient u een MyDigipass-account te hebben dat gekoppeld is aan uw zorgportaal. 1. Ga naar https://zorgportaal.protopicszorg.nl/ 2. Klik op MyDigipass 3. Er wordt een nieuw venster geopend. Rechtsbovenin kunt u de aanmeldvorm kiezen. 4. Maakt u gebruik van de Mydigipass App op uw mobiel/tablet (voor de Hardware token, zie volgende pagina) - Klik op Smartphone of Tablet. - Voer uw code in op de app op uw mobiel/tablet. 7
- Scan met de camera van uw mobiel/tablet de QR-code. (Indien u niet over een camera beschikt kunt u kiezen voor een One-Time Password.) - U krijgt een bevestiging in uw scherm dat er een eenmalig wachwoord is verstuurd. U kunt nu direct verder op uw pc; u bent ingelogd. 5. Maakt u gebruik van de Hardware token: - Kies voor Hardware token - Vul uw e-mailadres in. - Zet uw token aan. - Vul bij Eenmalig wachtwoord de code in die op het scherm van uw token verschijnt en klik op Aanmelden. 6. Het Zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Topicus KIS. 8
2. Patiënten inzien 2.1 Ontvangen van een verwijzing Bij een verwijzing ontvangt u een notificatiemail op het e-mail adres dat ingesteld is door de instantie/ zorggroepbeheerder. In de mail staat: De verwezen patiënt staat nu bij de doorverwezen patiënten onder de tab Home. 2.2 Patiënt zoeken In KIS kan men zoeken in de naar u verwezen patiënten. Het scherm ziet er als volgt uit: Bij het zoeken in de verwezen patiënten kunt u filteren op nieuwe verwijzingen door het vinkje Toon alleen nieuwe verwezen patiënt aan te vinken. Onder een nieuwe verwijzing wordt verstaan dat het dossier van de patiënt nog niet is geopend zoals hieronder beschreven. 1. Klik op de naam van de patiënt om de verwijzing te openen. (Indien u een verwezen patiënt wil verwijderen kunt u klikken op het kruisje, de verwijzing van de desbetreffende patiënt wordt vervolgens verwijderd). 2. Vervolgens krijgt u een digitale verwijsbrief te zien (opent bovenin het scherm). Hierin staat de afzender, de ontvanger en de zorggroep (zorgprogramma). De verwijzer kan een hulpvraag toevoegen. 3. Indien u de verwijsbrief wilt printen, klik op de knop Print. 4. Klik op Open dossier om het dossier van de desbetreffende patiënt te openen. 9
3. Dossieroverzicht Als u een dossier van een patiënt hebt geopend ziet u het dossieroverzicht van de patiënt. In dit overzicht staat alle relevante informatie rondom te patiënt. Zo kunt u de geregistreerde meetwaarden inzien, het paspoort van de patiënt, aandachtsgebieden, Individueel Zorgplan en het zorgnetwerk. In dit hoofdstuk worden deze onderdelen stap voor stap behandeld. 10
3.1 Patiëntenpaspoort In het paspoort van de patiënt is een aantal gegevens inzichtelijk omtrent een patiënt. Vanuit het paspoort kunt u bijvoorbeeld direct verwijzen, patiëntgegevens afdrukken of de dossierstatus inzien. - Actuele medicatie - NAW-gegevens - COV, BSN, WID controle - Verwijzen - Patiëntgegevens afdrukken - Actieve zorgprogramma s / dossier status - Contra-indicaties - Gerelateerde episoden 3.1.1 Actieve zorgprogramma s / dossier status inzien In het paspoort zijn de actieve zorgprogramma s van een patiënt inzichtelijk. U kunt op zorgprogramma filteren door het vinkje aan of uit te vinken. Tevens kunt u de voortgang van het ophalen van de gegevens vanuit het HIS inzien per zorgprogramma. Tijdens het ophalen van het dossier ziet u twee pijltjes die ronddraaien. 3.1.2 Dossierstatussen Dossier ontvangen. Dossierverzoek verzonden. Er is een verzoek verzonden naar het HIS om het patiëntdossier op te halen. Het KIS wacht op antwoord. Fout bij aanvragen van dossier. Geen OZIS-dossier ontvangen binnen 240 seconden. Binnen 240 seconden heeft het HIS niet geantwoord op het verzoek om een patiëntdossier terug te sturen. De gegevens zullen nu middels MEDLAB en MEDVRY teruggekoppeld worden indien het EDI-mailadres gevuld is. U ziet mogelijk niet de meest recente meetwaarden! Indien het dossier is opgehaald zal er een groen vinkje verschijnen. Kan er geen koppeling gelegd worden dan verschijnt er een rood kruis. De status van het dossier bepaalt wat er inzichtelijk is in het dossier. 11
3.1.3 Contra-indicaties Onder de kop contra-indicaties zijn de relevante contra-indicaties van een patiënt in te zien. 3.1.4 Gerelateerde episoden Onder de kop gerelateerde episoden is te zien welke ICPC-codes aanwezig zijn voor de patiënt. Niet alle gerelateerde episoden worden getoond, maar een door de zorggroep bepaalde selectie. 3.1.5 Actuele Medicatie Onder actuele medicatie vindt u de actuele medicatie terug die wordt opgehaald uit het HIS. Onder actuele medicatie wordt de medicatie van de laatste 100 dagen gerekend en de medicatie voor chronisch gebruik. Door op FK te klikken kunt u snel naar het farmaceutisch kompas gaan voor het betreffende medicament. 3.2 Aandachtsgebieden U kunt relevante Aandachtsgebieden (voorheen risicofactoren) inzien. Deze bieden een snel overzicht hoe het gaat met de patiënt. Aandachtsgebieden worden gekoppeld aan NHG-meetwaarden. Tevens kunnen aandachtsgebieden gekoppeld worden aan het Individueel Zorgplan van de patiënt. 12
3.3 Individueel zorgplan: actieve doelen Indien men in de zorggroep werkt met een Individueel Zorgplan worden de actieve doelen direct op het dossieroverzicht getoond. 3.4 Zorgnetwerk Het zorgnetwerk laat zien welke zorgverleners betrokken zijn bij de zorg van de patiënt. Tevens toont het de laatste activiteit van de betrokken zorgverleners. Een zorgverlener naar wie verwezen is komt automatisch in het zorgnetwerk te staan. 13
4. Protocollen Een protocol (ook wel contact) voert u uit op het moment waarop u de patiënt ziet. Tijdens het uitvoeren van een protocol kunt u meerdere formulieren bij een patiënt afnemen. Er zijn standaard protocollen waar aanvullende formulieren aan toegevoegd kunnen worden. Welke protocollen voor u als zorgverlener beschikbaar zijn hangt af van uw rol. Daarnaast zijn er per zorgprogramma verschillende protocollen beschikbaar. De getoonde protocollen hangen dus af van uw rol en voor welke zorgprogramma s de patiënt in de keten zit. De optie bestaat ook om zelf direct een protocol samen te stellen door zelf formulieren te kiezen (een Vrij protocol). 4.1 Een protocol uitvoeren 1. Klik in het linkermenu op Protocollen 2. Het onderstaande scherm wordt geopend Hier is te zien welke contacten beschikbaar zijn (in dit geval 5 vooraf gedefinieerde protocollen). Daarnaast is ook te zien of er eerdere consulten zijn uitgevoerd (Historische protocollen). Voor welk zorgprogramma de protocollen beschikbaar zijn is te zien achter het contact. Tevens zijn historische contacten terug te zien door te klikken op het desbetreffende afgeronde historische protocol. 3. Klik op de regel van het uit te voeren protocol om het protocol te openen, u komt nu in de protocollenwizard (zie hoofdstuk 4.2 Protocollenwizard). 14
4.2 Protocollenwizard U komt nu in de protocollenwizard, hier kunt u het protocol vormgeven. Een protocol bestaat meestal uit een aantal voorgeselecteerde formulieren die verplicht, standaard geselecteerd of standaard getoond maar niet geselecteerd zijn. U heeft soms ook de mogelijkheid om een extra formulier toe te voegen aan het protocol, bijvoorbeeld als u aanvullend onderzoek verricht en deze wilt registreren. Protocol uitgevoerd voor: geeft aan voor welk zorgprogramma u het protocol uitvoert i.v.m. facturatie/rapportages Formulieren: Voeg eventueel extra formulieren toe aan het uit te voeren protocol - Om een extra formulier toe te voegen aan een protocol doorloopt u de volgende stappen: 1. Klik op Nog een formulier toevoegen 2. Selecteer het juiste formulier 3. Klik op Toevoegen - Ook kunt een formulier verwijderen uit een protocol, dit doet u door het formulier uit te vinken Datum meetwaardenregistratie: datum die de ingevulde meetwaarden meekrijgen Antwoorden overnemen uit vorig protocol: antwoorden van vorige keer dat het protocol ingevuld is worden al voor-ingevuld 4.3 Opties in het formulier In het formulier zitten een aantal iconen die het invullen van een formulier vergemakkelijken. De volgende iconen zijn te vinden in het formulier: De waarde die de vorige keer is ingevuld in het formulier wordt getoond in een mouseover als u over dit icoon gaat. Gaat u over dit icoon dan zult u een hulptekst zien die wat zegt over de vraag die bij dit icoon hoort. Klikt u op dit icoon dan zal er een berekening worden uitgevoerd. Tonen van de laatste ingevulde waarde. Door te klikken op de twee dossiers kunnen de antwoorden worden overgenomen. Voor WCIA vragen zullen ook meetwaarden uit het HIS getoond worden als het dossier is opgehaald. 4.4 Wisselen tussen pagina s Door met de cursor op een ander onderdeel in de overzichtsbalk te gaan staan, wordt de naam van het betreffende formulier zichtbaar. 15
In het protocol kunt u wisselen tussen de pagina s. Dit kan door onderaan op vorige en volgende te klikken, maar ook door in de overzichtsbalk bovenin het protocol een andere pagina aan te klikken. 4.5 Tussentijds opslaan Om de gebruiksvriendelijkheid van het KIS te vergroten slaat KIS tussentijds het protocol dat u invult op. Uw consult op de volgende momenten opgeslagen: Als u klikt op volgende om naar de volgende pagina te gaan binnen het protocol. Als u de melding krijgt dat u binnen 5 minuten wordt uitgelogd Als de applicatie crasht Als u tussentijds navigeert naar een andere pagina/patiënt in het KIS Als u klikt op de knop tussentijds opslaan Heeft u tussentijds opgeslagen dan kunt u het contact op twee plekken terugvinden in het KIS: 1 Onder Protocollen bij de desbetreffende patiënt ; 2 Onder Home Open contacten. (Zie hiervoor hoofdstuk 3012. Openstaande protocollen) Het kan zijn dat u tijdens uw consult een andere patiënt in het KIS heeft moeten openen. U kunt dan weer terug gaan naar de patiënt waar u mee bezig was omdat deze patient geopend blijft staan in het KIS. U kunt naar het dossier van de desbetreffende patient door in de balk bovenin het KIS op het tabje met de naam van de patiënt te klikken. 4.6 Afronden Aan het eind van een protocol komt u in het afrondscherm. In dit scherm kunt u de SOEP-velden invullen, contactinformatie inzien en aangeven of u de meetwaarden wilt terugrapporteren. Indien niet alle verplichte vragen zijn beantwoord, wordt op de afrondpagina een rode popup-melding zichtbaar, waarin staat dat nog niet alle verplichte vragen zijn ingevuld. Ga naar de betreffende pagina die in de overzichtsbalk roodgekleurd is om de vraag alsnog te beantwoorden. 16
Op de betreffende pagina wordt zichtbaar welke verplichte vragen nog niet beantwoord zijn (in dit geval Risico voetulcera (SIMM s). Beantwoord de vraag om het formulier alsnog af te kunnen ronden. Ga hiervoor terug naar de laatste afrondpagina. 4.6.1 SOEP-registratie Vrije tekst kan worden teruggestuurd naar het HIS, dit gaat door middel van SOEP. De zorggroep bepaalt of bepaalde teksten n.a.v. het onderzoek al vooringevuld worden. Het hangt van uw rol af of u de de P-regel (Plan) daarnaast nog apart kunt bewerken. 17
De informatie die u in de SOEP zet is uw terugkoppeling naar de huisarts, waardoor het kort dient te worden gehouden. Bovenaan de SOEP staat tevens aangegeven met welke ICPC-code de informatie teruggeschreven wordt richting het HIS. Met welke ICPC-code teruggeschreven wordt hangt af van het zorgprogramma. 4.6.2 Contactsoort en rolselectie Aan een contact zit standaard een contactsoort gekoppeld. U kunt deze wijzigen. Op de pagina Terugrapportage kunt u hiervoor kiezen uit een drop-down-lijst. 1. Selecteer de gewenste contactsoort. 2. Vul uw rol in (dit hoeft alleen als u meerdere rollen heeft binnen het KIS). 18
5. Bevindingen Hier treft u de (automatisch gegenereerde) conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van de doorlopen protocollen in het KIS. Dit zijn alle conclusies die door de verschillende zorgverleners zijn getrokken. Hierdoor krijgt u een goed beeld van de stand van zaken rondom de patiënt. Niet alle gegevens die u invult tijdens het uitvoeren van een contact/protocol komen hier terug. Samen met de zorggroep is een selectie gemaakt om bepaalde bevindingen weer te geven. Klik in het linkermenu op Bevindingen om bevindingen van afgeronde protocollen terug te zien. 19
6. Meetwaarden & Spirometrie Onder het kopje Meetwaarden in het linkermenu worden relevante meetwaarden getoond. Per zorgprogramma worden de relevante meetwaarden weergegeven. Tevens ziet iedere zorgverlener uitsluitend meetwaarden die voor hem of haar relevant zijn. De referentiewaarden zijn bepaald door de NHG. 6.1 Meetwaarden Meetwaarden zijn onderverdeeld in subgroepen. Tevens kunt u selecteren hoever u wilt terugkijken in de tijd. Indien het zorgprogramma gebruik maakt van de spirometerkoppeling wordt deze mogelijkheid ook getoond. Door op een specifieke meetwaarde te klikken kunt u het verloop van de meetwaarde inzien via een grafiek. Alleen voor numerieke meetwaarden zal een grafiek getoond worden. 6.2 Spirometrie Het doel van de spirometrie koppeling in het KIS is om de onderzoekuitslagen in de keten te kunnen delen. Denk aan consultatie van een longarts. Een voorwaarde hiervoor is dat het onderzoek vanuit KIS wordt uitgevoerd. De koppeling maakt dit mogelijk. Om de spirometer vanuit KIS te kunnen blijven gebruiken is het noodzakelijk om het hulpprogramma LAOS te installeren. Wanneer u in KIS een nieuw spirometrie onderzoek uitvoert, ziet u een melding met een link naar het installatiebestand. Er is een handleiding beschikbaar waarin de stappen van de installatie worden beschreven. Indien u werkt met de spirometer wordt u binnenkort benaderd en ontvangt u meer informatie. 20
Door een spirometrie-onderzoek aan te vinken en vervolgens op Details te klikken zijn de verdere gegevens en de curves (flow-volume en volume-tijd) van het onderzoek in te zien. 21
7. Individueel Zorgplan Het Individueel Zorgplan (voorheen Behandelplan) is bedoeld om gezamenlijk met de patiënt en andere zorgverleners de patiënt optimaal te behandelen. Het plan bestaat uit aandachtsgebieden, doelen en activiteiten. Het behandelplan is te benaderen via het linkermenu en het tabje Individueel Zorgplan. 7.1 Aandachtsgebieden Per zorgprogramma kan de zorggroep aandachtsgebieden (voorheen risicofactoren) specificeren. Deze gebieden zullen bovenaan de pagina Individueel Zorgplan te zien zijn. De zorggroep kan bepaalde afkapwaarden aangeven waardoor het risico automatisch wordt bepaald. Bijvoorbeeld: een man met een BMI >30 heeft een hoog risico op BMI. De kleur van het driehoekje geeft de hoogte van het risico aan en de drie streepjes de mate van motivatie om te werken aan het verlagen van het risico. Laag risico Gemiddeld risico Hoog risico 7.2 Doelen Samen met de patiënt kan een huisarts doelen opstellen die vervolgens weer aan meetwaarden en aandachtsgebieden gekoppeld worden. Actieve doelen zijn doelen waaraan de patiënt, soms onder begeleiding van een ketenpartner, werkt. Historische doelen zijn doelen die ooit zijn opgesteld, maar zijn afgesloten doordat het doel behaald is, er een nieuw doel gesteld is, of het doel is stopgezet. 22
7.2.1 Nieuw doel opstellen Een doel toevoegen wordt in eerste instantie gedaan door een huisarts. Mocht u als ketenpartner dit recht ook hebben, dan voegt u een doel als volgt toe. 1. Klik onderaan op het Voeg een doel toe. 2. Vul het doel van de patiënt in, bijvoorbeeld Stoppen met roken. 3. Geef concreet aan wanneer dit doel behaald is. 4. Geef aan wat de onderliggende reden van het doel is. 5. Selecteer de termijn waarvoor het doel gesteld wordt. 6. Koppel het doel aan één of meerdere aandachtsgebieden. 7. Het is mogelijk om direct een actie toe te voegen (zie 7.2.2 Activiteit toevoegen). 8. Klik op Opslaan. 9. Het doel is nu opgesteld. 7.2.2 Activiteit toevoegen Het doel is nu opgesteld, maar om het doel te behalen zal de patiënt activiteiten moeten uitvoeren. Klik op Actie toevoegen bij een bestaand doel om een activiteit toe te voegen. Zie volgende pagina voor een screenshot 1. Vul de activiteit in die de patiënt gaat volgen. 2. Voeg eventuele belemmeringen toe. 3. Geef aan wat de patiënt nodig heeft om de belemmeringen 4. Geef aan wie deze activiteit zal begeleiden (monitoren). 5. Geef aan wanneer de evaluatie plaats zal vinden. 6. Kies een methode voor de evaluatie. 23
1 2 3 4 5 6 7. Klik op opslaan. 7.2.3 Evalueren en sluiten van de doelen Voor de evaluatie met de patiënt gaat u weer naar het betreffende doel. 1. De activiteiten kunnen worden geëvalueerd door middel van de duimpjes. Hiermee kan worden aangegeven of de activiteit wel of niet behaald is. 2. Het doel kan worden geëvalueerd door middel van het open tekstvak onder de activiteiten. 3. Vervolgens kan het doel worden afgesloten door op Doel gehaald of Doel niet gehaald te klikken. Hiermee wordt het doel afgesloten. Het doel is niet meer te zien bij de gestelde doelen. Klik op Historische doelen voor de afgesloten doelen. Het doel wordt nu zichtbaar. Door op Meer informatie te klikken kunt u de eerder ingevulde informatie terug zien. 24
8. Medicatie Op dit scherm vindt u meer informatie omtrent de medicatie. Naast actuele medicatie wordt ook de Historische medicatie getoond (grijs gearceerde medicatie), allergieën, contra-indicaties en comorbiditeiten. Door op de medicatie te klikken verschijnt er aanvullende informatie. 25
9. Voorlichting Op dit scherm is de voorlichting die door de zorggroep is opgesteld in te zien. De voorlichting bestaat categorieën met een algemene toelichting. Per categorie zijn er veel-gestelde-vragen met antwoorden, websites en documenten. U ziet welke voorlichting door wie is klaargezet en is verstrekt voor de patiënt. 26
10. Rapportages U kunt vooraf gedefiniëerde rapportages uitdraaien in het KIS. Het is afhankelijk van uw rol of en welke rapportages beschikbaar zijn. 1. Ga in het bovenmenu naar Home. 2. Ga in het linkermenu naar Rapportages. 3. U ziet de beschikbare rapportages. Klik op de rapportage die u wilt aanvragen. 4. Selecteer in het gewenste formaat van uw rapportage (PDF of Excel 5. Selecteer eventueel de begin- en einddatum en het zorgprogramma. 6. Klik op Aanvragen. 7. De rapportage zal na enige tijd beschikbaar zijn onder het kopje Aangevraagde rapportages. U kunt tussendoor gewoon verder werken in het KIS; u hoeft niet op de rapportagepagina te blijven. 27
8. Door opnieuw op Rapportages te klikken ververst u de pagina. De rapportage is aangevraagd en wordt voorbereid. Verwijder de rapportage verwijderd uit de lijst met aangevraagde rapportages. Download de rapportage. 9. Klik op de button achter het rapport onder Download om het rapport te downloaden. 10. Klik eventueel op een aangevraagde rapportage om in een pop-up de criteria van de aangevraagde rapportage te zien. 28
11. Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken De contactlijst kan een lijst genereren van de door u afgenomen onderzoeken in een geselecteerde periode. Hierdoor kunt u zien wat u de vorige keer heeft ingevuld. 1. Klik op Home 2. Klik op Contactenlijst 3. Vul een begindatum in 4. Vul een einddatum in 5. Klik op Toon lijst 6. Klik op een gewenst onderzoek om een historisch contact in te zien 7. Hier kunt u tevens het historische contact afdrukken 29
12. Openstaande protocollen In het KIS bestaat de mogelijkheid om uw openstaande protocollen in te zien. U kunt verder gaan in het protocol waar u gebeleven was en het protocol voor de desbetreffende patiënt afronden. 1. Klik op Home 2. Klik op Open contacten 3. Klik op de regel van de patiënt waar het protocol/contact nog van open staat 4. U komt weer in het protocol/contact waar u gebleven was Let op: wanneer een protocol bij Openstaande contacten staat is er nog geen terugkoppeling geweest naar het HIS. Andere zorgverleners zullen dus nog geen gegevens zien van het consult. Ook kunt u bij de patiënt geen andere contact/protocol uitvoeren indien het vorige contact/protocol nog open staat. 30
13. Wat te doen bij foutmeldingen Het is belangrijk voor softwareleveranciers om foutmeldingen te ontvangen. Hierdoor kunnen ze het product stabieler maken wat het gebruik verbetert. U kunt altijd naar help.protopics.nl waar u een melding kunt aanmaken of e-mailen naar meldingen@topicus.nl. De meest voorkomende foutmeldingen en de acties die hierop moeten volgen worden hieronder besproken. 13.1 Errors Krijgt u een error, dan verschijnt er een melding met een crashveld. Uw gegevens staan hier vermeld met een errorid, een unieke code voor de error. Het wordt erg gewaardeerd als u het tekstveld gebruikt om duidelijk aan te geven wat u aan het doen was en waar het fout ging. Door op verstuur te klikken komt uw melding automatisch bij de softwareontwikkelaars terecht. U kunt nu zelf direct weer verder gaan. 31
13.2 Praktijk heeft geen edi-mailadres Om MEDLAB- en MEDVRY-berichten te kunnen versturen moet er een edi-mailadres bekend zijn van de praktijk. Indien dit niet ingesteld is zullen er geen gegevens in het HIS terecht komen. Krijgt u deze melding geef dan het edi-mail adres door aan uw zorggroepbeheerder. Dit is meestal een lifeline of uzorg adres. Weet u het adres niet, maak het dan wel bekend in uw zorggroep zodat hier actie op ondernomen kan worden. 13.3 Dossier niet compleet Krijgt u bovenstaande icoon te zien na het openen van een patiënt, dan is het niet gelukt om het dossier van de patiënt op te halen uit het HIS. Hierdoor kan er geen actuele medicatie getoond worden en zullen niet de meest recente meetwaarden worden weergegeven. Maakt u gebruik van OZIScommunicatie dan wordt dit niet automatisch teruggeschreven naar het HIS, maar zal er een MEDLAB en MEDVRY verstuurd worden. Komt het vaker voor dat de dossiers niet binnen komen meld dit dan bij de zorggroep of maak een melding aan bij Topicus. Geef hierbij aan bij welke patiënt u het dossier niet binnen kreeg en rond welk tijdstip dit was. (Zie ook hoofdstuk 3.1.2 Dossierstatussen voor de verschillende dossierstatussen.) 32