Expositie- en demonstratiereglement GroenTechniek Holland 2013 Dit expositiereglement bevat regels en aanwijzingen die voor alle deelnemers van toepassing zijn krachtens artikel 8.2 van de deelnamevoorwaarden GroenTechniek Holland 2013. Bij strijd tussen het expositiereglement en de deelnamevoorwaarden gelden de deelnamevoorwaarden. Inhoud 1. Definities 2. Expoloket 3. Op- en afbouwschema 4. Algemene Expositie Bepalingen 5. Legionellapreventie 6. Brandweervoorschriften 7. ARBO-richtlijnen 8. Facturatie 1 Definities 1.1. GTH is GroenTechniek Holland BV te Nieuwegein. 1.2. GroenTechniek Holland is de door GTH georganiseerde beurs voor fabrikanten, agenten, importeurs, exporteurs, groothandelsbedrijven, uitgeverijen en overige dienstverleners die actief zijn op het gebied van: - Aanleg en onderhoud van de openbare groene ruimte; - Beheer en onderhoud van de openbare stedelijke ruimte; - Machines, installaties en benodigdheden voor bovenstaande vormen van aanleg en onderhoud dienen direct verband te houden met grondbewerking, bemesting, zaaien/poten/planten, gewasbescherming, snoeien, opslag, reinigen. Uitsluitend nieuwe machines, installaties en producten mogen worden tentoongesteld; Ook toegestaan zijn: - Tractoren met een bovengrens qua vermogen van 60 pk; - Hoogwerkers; - Trikes, quads, bedrijfswagens, pick-ups, (lichte) bestelbus en andersoortige vervoersmiddelen welke gebruikt worden t.b.v. de bedrijfsvoering; - Kleine grondverzetapparatuur; - Bomen-, planten- en bloemenkwekers - Fabrikanten van speeltoestellen en park/stadsmeubilair - Reinigingsmachines. - Goederen en diensten die passen in de bedrijfsvoering van bovengenoemde vormen van groen producten; - Logistieke producten en diensten die nodig zijn om groen producten in op te slaan en/of direct aan andere partijen te leveren; - Producten en diensten voor decentrale (schone) energie opwekking en energie teruglevering, zoals bijvoorbeeld meet- en regelapparatuur, productie- en distributiematerialen; - Producten en diensten gerelateerd aan de diverse thema paviljoens geformuleerd door de beursorganisatie. Het is niet toegestaan tweedehands en/of gebruikte goederen ten toon te stellen. 1.3. Deelnemer is de inschrijver waarmee GTH een overeenkomst heeft gesloten voor deelname aan GroenTechniek Holland 2013. 1.4. Uniforme standbouw is een door GTH tegen betaling aangeboden dienst. Daarbij verzorgt GTH een stand die de deelnemer tijdens de beurs mag gebruiken. 1.5. Het evenemententerrein is het evenemententerrein van Walibi Holland te Biddinghuizen. 1.6. Het expoloket is de online faciliteit, waar GTH alle facilitaire zaken voor beursdeelname aanbiedt. 2. Expoloket Naast toegangsbewijzen, kunnen deelnemers via het expoloket tal van facilitaire zaken bestellen bij GTH. Door collectieve inkoop biedt het expoloket aan deelnemers financieel voordeel, kwaliteitswaarborg, logistieke organisatie ter plaatse en een uniforme uitstraling. Het expoloket is toegankelijk via www.groentechniekholland.nl. U ontvangt uw persoonlijke inlogcode voor het expoloket per e-mail, nadat uw beurslocatie door GTH is bevestigd. Heeft u uw inlogcode op 1 april 2013 nog niet ontvangen of functioneert deze niet, dan kunt u contact opnemen met GTH per e-mail: expoloket@groentechniekholland.nl Via het expoloket worden facilitaire zaken aangeboden zoals tentbouw, standbouw, meubilair, inrichtingspakketten, water, elektra, catering en alle overige facilitaire zaken benodigd voor beursdeelname. 2.1 - Wijziging en Annulering; Annulering van een Overeenkomst dient steeds schriftelijk, per fax of per email, ter kennis van GTH te worden gebracht; de exposant kan een Opdracht kosteloos geheel of gedeeltelijk annuleren tot op de veertiende (14e ) werkdag voorafgaand aan de eerste opbouwdag van het Evenement; Indien de exposant een Overeenkomst annuleert uiterlijk op de (6e) werkdag voorafgaand aan de eerste opbouwdag van GTH is De exposant een annuleringsvergoeding verschuldigd van vijftig percent (50%) van de overeengekomen prijs;
Bij Annulering van een Overeenkomst vanaf de vijfde (5e) werkdag voorafgaand aan de eerste opbouwdag van een Evenement, is De exposant honderd percent (100%) van de overeengekomen prijs verschuldigd. 2.2 Aansprakelijkheid; De exposant die Producten van GTH huurt en/of in gebruik heeft, dient deze Producten te behandelen als een goed huisvader. De Producten komen vanaf het moment van aflevering tot het moment dat deze feitelijk weer in het bezit zijn van GTH voor rekening en risico van De exposant. Eventuele schade aan een Product wegens vermissing, diefstal of beschadiging zal De exposant onverwijld, doch in ieder geval binnen vierentwintig (24) uur schriftelijk melden bij GTH. De exposant is gehouden de schade te vergoeden tegen de nieuwwaarde van het Product, en de gevolgschade te vergoeden die met de reparatie van de schade aan het Product gemoeid is. De exposant dient dit risico voor eigen rekening afdoende te verzekeren. 3. Op- en afbouwschema Het op- en afbouwschema wordt door GTH samengesteld en wordt u begin juni 2013 toegezonden, of eerder indien gereed. Vanaf 04 september 2013 is het evenemententerrein toegankelijk voor deelnemers, waarbij het op- en afbouwschema strikt dient te worden gevolgd. 4. Algemene Expositie Bepalingen Standafmetingen Expositieruimte Outdoor De standruimtes worden nauwkeurig met GPS uitgezet door de organisatie. De Deelnemer dient al zijn zaken binnen de aan hem toegewezen expositieruimte te houden. Gebruik van de ruimte buiten de expositieruimte (waaronder ook de ruimte tussen de stands (standaard 2 m) en de ruimtes tussen de stand en de toegangswegen/paden) is niet toegestaan. Indien Deelnemer alsnog meer standruimte inneemt, dan uitgezet, worden deze extra m2 nagefactureerd. Terplaatse worden de afmetingen gecontroleerd, nadat Deelnemer standruimte heeft ingericht. Het is niet toegestaan om ruimte achter de stands te gebruiken voor opslag van goederen. De breedte/diepte verhouding voor stands zal afhankelijk zijn van het totaal aantal exposanten en het totaal aantal gewenste m2 demo-ruimte. Een indicatie van gehanteerde standformaten staan op het inschrijfformulier weergegeven (dit betreft slechts de expositieruimte). Standafmetingen Demonstratieruimte Outdoor De hoeveelheid vierkante meters demonstratieruimte die kan worden afgenomen is maximaal een verdubbeling van de afgenomen vierkante meters Expositieruimte. Demonstratieruimte dient leeg te blijven en kan slechts tijdelijk gebruikt worden door rijdende werktuigen en machines voor demonstratie. Na de demonstratie dienen werktuigen/machines terug te worden geplaatst op het expositiegedeelte. Demonstratieruimtes kunnen niet worden gebruikt voor het plaatsen van tenten en /of andersoortige bouwwerken. De contouren van het demo-veld kunnen wel worden aangegeven met vlaggen, lintafzetting en/of reclameborden. Bepalingen buitenlocatie 1. Alle stands (expositieruimte) worden met het front geplaatst aan doorgaande verharde wegen. In de regel zal demonstratieruimte achter de expositieruimte worden gesitueerd. 2. Maximale verhouding Exporuimte:Demoruimte is 1:2 3. Elke exposant met een buitenstand dient voor ontvangst van bezoekers, opslag promotiemateriaal en opslag van zitjes gebruik te maken van een pagode tent van minimaal 4x4 meter, met vloer. Deze dienen te worden besteld via het expoloket.; 4. Eigen tenten/caravans zijn niet toegestaan; 5. De tenten mogen niet worden geplaatst op de voorste (gezien vanaf de toegangswegen/paden) helft van de expositieruimte. Bij voorkeur wordt de achterkant van de tent op de achterste grens van de expositieruimte geplaatst; 5.1 Deelnemers die in plaats van vorenbedoelde tenten een andersoortige accommodatie wensen te gebruiken, dienen hiertoe voorafgaand toestemming van GTH te verkrijgen. 5.2 Voor elk soort van eigen constructiebouw (voor bijvoorbeeld podiums, scafftorens, truss systemen, enzovoorts), dient eveneens voorafgaand toestemming van GTH te verkrijgen. 5.3 Een aanvraag voor de toestemming als bedoeld in artikel 5.1 en/of 5.2., dient uiterlijk zes weken voor aanvang van de opbouw bij GTH te zijn ingediend. Aanvragen dienen ten minste constructietekeningen en berekeningen te bevatten en worden in tweevoud in de Nederlandse taal ingediend, onder vermelding van standnummer en naam van de exposant. Constructies dienen onder andere te voldoen aan het Bouwbesluit, raadpleegbaar via www.bouwbesluit.nl. Deel van de goedkeuringsprocedure bestaat uit een technische keuring op basis van de specificaties met betrekking tot constructie, brandveiligheid, deugdelijkheid en aansluiting bij het beursconcept. De door GTH voor deze technische keuring gemaakte kosten worden aan de deelnemer doorberekend. Daarbij geldt een minimum van 450,00. Van dit minimumbedrag kan in een concreet geval worden afgeweken indien de situatie daar aanleiding toe geeft, zulks uitsluitend ter beoordeling van GTH. 6. Etagebouw is niet toegestaan, tenzij schriftelijke toestemming is ontvangen van de organisatie; 7. Het plaatsen van een expositietruck is toegestaan en valt altijd onder expositieruimte; 8. Het gebruik van kavelverharding is voorbehouden aan de GTH; 2
9. Het gebruik van eigen aggregaten en of andere energievoorzieningen is verboden. Bepalingen Standruimte Groenhal Indoor - Alle voertuigen, machines, werktuigen, enzovoorts van de deelnemer dienen te worden geplaatst zonder enige brandstof in de tank. Vanaf twee dagen voor aanvang van de beurs wordt hierop gecontroleerd; - Gebruik van het ophangwerk in de Groenhal is verboden. Ten behoeve van de veiligheid zal uitsluitend GTH hiervan gebruik maken voor praktische signing: routing, secties, catering, gangindeling; - Deelnemers dienen rekening te houden met de maximale vloerbelasting van 800 kg per m 2 in de Groenhal. - Afwijking van de in artikel 15 van de deelnamevoorwaarden GroenTechniek Holland voorgeschreven afmetingen voor standbouw is uitsluitend mogelijk met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van GTH. GTH zal bij een reactie op een dergelijk verzoek rekening houden met de afmetingen van de Groenhal; - Deelnemers die exposeren in de Groenhal en geen gebruik maken van standaard standbouw (zoals aangeboden via het expoloket) adviseren wij om hun standontwerp vóór 1 juni 2013 ter goedkeuring toe te zenden aan GTH, via: expoloket@groentechniekholland.nl Signing - Vlaggenmasten dienen uitsluitend te worden afgenomen via het expoloket; - Gebruik / plaatsing van eigen vlaggenmasten is niet toegestaan ivm ondergronds leidingen netwerk; - Plaatsing van vlaggenmasten vindt uitsluitend plaats door GTH; - Bij plaatsing van vlaggenmasten wordt een minimale tussenruimte aangehouden van 5 m; - Vlaggen worden netjes opgehangen, uitsluitend aan vlaggenmasten en bijvoorbeeld niet aan, op of boven machines gehangen; - Maximumhoogte om vlaggen te plaatsen is 8 meter op de expositievelden; - Het gebruik van Ballonnen, Zeppelins en overige creaties die gebruik maken van edelgassen is niet toegestaan. Dit is slechts voorbehouden aan de organisatie ten behoeve van algemene aanwijzingen en veiligheid; - Het gebruik van radiografisch bestuurde vliegtuigen, helikopters, zeppelins, drones, etc. is boven het beursterrein niet toegestaan - Banners dienen te zijn voorzien van een degelijk framewerk. Demonstraties en speciale activiteiten - Speciale activiteiten op stands of elders op het beursterrein, zoals bijvoorbeeld productpresentaties, optredens en shows, zijn uitsluitend toegestaan met de schriftelijke toestemming van GTH. Een dergelijk verzoek om toestemming dient uiterlijk dertig dagen voor aanvang van de opbouw schriftelijk door GTH te zijn ontvangen. In het geval u een demonstratie op de stand wilt aanmelden, dient u een email te sturen naar expoloket@groentechniekholland.nl onder vermelding van Demonstratie op stand met antwoorden op de volgende 5 vragen: 1. Bedrijfsnaam, merk en type werktuig(en); 2. Type demonstratie (uitgebreide beschrijving wat er te zien is); 3. Frequentie van demonstratie; 4. Genomen veiligheidsmaatregelen (afscheiding van publiek, hoeveel m2, gebruik van instructeur, etc. uitgebreide beschrijving) 5. Te verwachten geluidsbelasting Beveiliging Beveiliging van het terrein wordt door GTH verzorgd. Als exposanten daarnaast van eigen beveiliging gebruik willen maken, dient hiervoor vooraf schriftelijke toestemming van GTH worden verkregen expoloket@groentechniekholland.nl). Branding & promotionele activiteiten Om de GTH uitstraling te bewaken, wordt het terrein door GTH ingericht. Binnen uw standruimte kunt u uw bedrijf en producten presenteren zoals u wenst. Aanbiedingsborden moeten echter professioneel worden geplaatst en mogen niet met de hand geschreven zijn. Het is niet toegestaan buiten uw standruimte reclame te maken zonder schriftelijke toestemming van GTH. Tevens is het niet toegestaan om buiten uw stand folders uit te delen, te samplen, promotieteams rond te laten lopen of andere promotionele activiteiten, in de ruimste zin van het woord, te ontplooien zonder toestemming van GTH. Tentoonstelling van producten - Tentoongestelde producten dienen het doorzicht door de expositieruimte en het zicht op de omliggende stands niet te belemmeren; - Delen die gevaar opleveren, zoals scherpe, uitstekende delen, moeten doeltreffend worden afgeschermd; - Producten mogen tijdens de openingsuren niet zijn afgedekt. GTH heeft het recht om eventuele bedekking te verwijderen voor rekening en risico van deelnemer; - Zichtbaar ontsierende zaken op de stands zijn niet toegestaan; - Tijdens de beurs (10 12 september) mogen deelnemers geen werktuigen toevoegen of verwijderen van de stand, tenzij de organisatie hiermee akkoord is; - Het geëxposeerde is nieuw en voldoet aan de in Nederland geldende wetgeving; 3
- Merken en werktuigen die niet op het inschrijfformulier staan vermeld, mogen niet tentoongesteld worden, tenzij hiervoor toestemming is verleend door de organisatie. Dieren op de stand Wanneer een exposant dieren op zijn stand aanwezig wil hebben of tentoonstellen, dient hij daarvoor vooraf toestemming van GTH te verkrijgen. Een verzoek daartoe dient minimaal drie maanden voor de opening schriftelijk bij GTH te zijn ingediend. Eventueel aan te vragen vergunningen en dergelijke dient de deelnemer voor eigen rekening en risico (tijdig) te verzorgen. Vrijhouden looppaden Voor bezoekers worden looppaden aangelegd. De looppaden zijn van ruime afmetingen om ook grote aantallen bezoekers rustig en comfortabel over het evenement te laten lopen. Om veiligheidsredenen is het niet toegestaan om goederen op het looppad te plaatsen. GTH en de brandweer Dronten zien nauwlettend toe op naleving hiervan. Gebruik van voertuigen op de looppaden is gedurende de openingstijden van GroenTechniek Holland ten strengste verboden. Eventueel noodzakelijke bevoorrading vindt uitsluitend plaats met transportmiddelen van GTH. Toestemming muziekgebruik De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor afdracht en licentieaanvraag voor muziekgebruik (onder andere Buma/Stemra en Sena), filmgebruik (onder andere Videma), enzovoorts. Het geluidsniveau op de stand mag geen hinder veroorzaken voor nabijgelegen standhouders. Catering Alle cateringactiviteiten zijn door de beursorganisatie exclusief uitbesteed aan de beurscateraar. GTH is hiertoe genoodzaakt omwille van stringente eisen met betrekking tot vergunningen, hygiënevoorschriften en voedselveiligheid op semipermanente expositieterreinen. Uitzonderingen hierop zijn slechts mogelijk op nader te bepalen condities en na schriftelijke toestemming van GTH. Controle op afvallozing en beperking van afval Tijdens het evenement en tijdens op- en afbouw ziet GTH toe op tijdige en juiste afvoer van afval. Indien afval van de deelnemer en / of diens toeleveranciers achterblijft dan wel niet afdoende wordt afgevoerd, zal GTH alle maatregelen treffen die zij nodig acht. Alle kosten die GTH daarvoor maakt, worden bij de deelnemer in rekening gebracht. Oppervlaktewater en riolering Het de deelnemer niet toegestaan om water te lozen in het oppervlaktewater van het evenemententerrein dan wel aangrenzende wateren. De deelnemer mag geen schadelijke stoffen, zoals oliën, vetten, en dergelijke laten verlopen op gronden en / of via het rioolsysteem van het evenemententerrein. Als dit toch gebeurt is de deelnemer aansprakelijk voor alle schade die GTH hierdoor lijdt. Verder dient de deelnemer het voorval direct te melden aan GTH. GTH volgt hier de milieu richtlijnen die zijn opgenomen in de Milieuvergunning van Walibi Holland. Aangifte van diefstal / beschadiging Bij diefstal uit uw stand of beschadiging van uw stand kunt u contact opnemen met de Politie Dronten. (0900-8844) of aangifte doen via www.politie.nl/aangifte. Openingstijden Politiebureau Dronten: Maandag t/m vrijdag van 0830u tot 1700u, Zaterdag van 0900u tot 1700u, Adres: Gangboord 62, 8251 HV in Dronten 5 Legionella preventie - De deelnemer mag alleen water gebruiken dat afkomstig is uit één van de aansluitingen die (eventueel na aanvraag) zijn verzorgd door GTH; - Gebruik van water uit andere tappunten (zoals brandslanghaspels) is verboden. Ook het zelf meebrengen van water is verboden; - Gebruik van aërosolvormende apparatuur zoals fonteinen, sproeiers, douches, bubbelbaden, luchtbevochtigers en vernevelaars is verboden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van GTH; - Toestellen of vervolginstallaties van deelnemers die worden aangesloten op de waterleiding van het evenemententerrein, dienen aan de volgende eisen te voldoen: o toegepaste materialen moeten zijn voorzien van een KIWA keur- of attestmerk; o de toestellen mogen geen gevaar opleveren voor het drinkwaternet en moeten voldoen aan het gestelde in de Algemene voorschriften voor leidingwaterinstallaties en de daarop gebaseerde VEWIN werkbladen; o de aansluiting van de toestellen moet afdoende zijn beveiligd; - De deelnemer is verantwoordelijk voor alle schade ontstaan door de gebruikte apparatuur en / of constructie. 6 Brandweervoorschriften Voorwaarden brandweer Dronten worden weergegeven op de website www.groentechniekholland.nl 4
7 ARBO-richtlijnen Gedurende de gehele periode (op- en afbouw en beursdagen) van GroenTechniek Holland 2013 op het Walibi Holland terrein worden arbo-richtlijnen in acht genomen die oa. zijn opgesteld ten behoeve van veilig werken met voertuigen, valbescherming en veilig werken op hoogte. Terplaatse zal hierop worden gecontroleerd. 7.1 Veilig werken met voertuigen Personen dienen zich te houden aan de algemeen geldende veiligheidsmaatregelen: - De veiligheidsvoorschriften van het voertuig in acht nemende; - gordel dragende; - slechts gebruik makende van daarvoor bestemde zitplaatsen (niet meerijden in aanhanger of in cabine); - het vooraf testen van voertuigen en het slechts inzetten voor het daartoe bestemd gebruik; - met extra attentie in acht nemende op veiligheid in geval van bewegende delen. 8 Facturatie a) Tent-/standbouw/signing De factuur voor tent-/standbouw/signing dient voorafgaand aan GroenTechniek Holland te zijn voldaan. De kosten voor uw stand/tent huur worden gefactureerd door GTH. Bestellingen die voor 30 mei ontvangen zijn, worden per 1 juli als geheel gefactureerd. Bestellingen die na 1 juli zijn ontvangen, worden binnen drie weken na ontvangst gefactureerd. Indien niet alle openstaande facturen aan GTH zijn voldaan, wordt de deelnemer toegang tot het evenemententerrein ontzegd, onverminderd de betalingsverplichtingen van de deelnemer. b) Voorzieningen achteraf Voorzieningen die via het expoloket besteld worden na 15 aug of ten tijde van het GTH2013, worden door GTH na het evenement gefactureerd. Prijzen vanuit het expoloket worden na 15 aug met 150% verhoogd. Voor alle voorwaarden omtrent betalingen, zie ook Deelnamevoorwaarden GroenTechniek Holland 2013, zoals te vinden achterop uw inschrijfformulier en op deze site. 5