Wat is Mailworks? Mailworks is een online programma dat het mogelijk maakt zelf snel en eenvoudig professionele nieuwsbrieven aan te maken en te versturen. U hoeft hiervoor over geen enkele technische kennis te beschikken en er worden geen installaties op uw pc uitgevoerd. Ook de impact en respons op uw campagne kan u eenvoudig uit statistieken aflezen. Hoe werkt het? Er wordt een professionele lay-out aangemaakt conform aan uw huisstijl. U kunt dan zelf uw teksten, foto s, hyperlinks, enz. invoegen via de op WORD gebaseerde onderhoudsmodule. Het invoegen van uw materiaal gebeurt via een sjabloon, zodat uw lay-out er altijd professioneel uitziet. U kunt een onbeperkt aantal nieuwsbrieven aanmaken. U kunt een onbeperkt aantal emailadressen invoegen. U kunt uw emailadressen ordenen per map. Rapporten bekijken waarop onmiddellijk de resultaten worden weergegeven van wie, wanneer heeft doorgeklikt op de links op uw nieuwsbrief. Bezoekers kunnen zich uitschrijven, deze adressen worden automatisch uit uw adressenbestand verwijderd. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 1
Inhoudsopgave Handleiding bij de Mailworks-module I. Online inloggen in Mailworks 3 II. Beheren van uw Email-lijsten 4-5 1. Aanmaken van groepen/submappen en verwijderen 4 2. Toevoegen van emailadressen 5 III. Beheren van de nieuwsbrieven 6-13 1. Aanmaken van nieuwsbrieven 6 A. De Layout via menu Initialiseer profiel 6 A.1. Achtergrondkleuren 7 A.2. Profiel 8 A.3. Lettertypen 9 A.4. Bullets 10 A.5. Banner 10 A.6. Preview 10 B. Nieuwe nieuwsbrief aanmaken 11 C. Afwerken van uw nieuwsbrief 12 2. Updaten van Nieuwsbrieven 14-18 2.A. Updaten van nieuwsbrieven via de broncode 14 2.B. Updaten van nieuwsbrieven via de editor 15 2.C. Uitleg menubalk in editor 15 3. Verwijderen van nieuwsbrieven 18 IV. Verzenden van nieuwsbrieven 19 V. Statistieken 20 VI. Geschiedenis 20 VII. Extra 20 VIII. Klanten laten inschrijven op de nieuwsbrief 20. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 2
De Mailworks-module bevindt zich steeds on-line. U typt bij Windows Internet explorer http://www.mailworks-setup.be Eerst en vooral komt u in een scherm terecht waar u het Paswoord en UserID, dat u van ons bij de aankoop of het huren heeft gekregen, dient in te vullen. Vervolgens krijgt u op het scherm een overzicht van alle mogelijkheden die u hebt: Manage E-mail list, Manage Nieuwsbrieven, Verzenden Nieuwsbrieven, Initialiseer profiel, Statistieken, Backup, Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 3
II. Manage E-mail lijst. (In dit onderdeel kan u uw E-mail adressen invoegen en ordenen.) 1. Aanmaken van mappen en verwijderen van bestaande mappen U klikt op de rootmap en krijgt vervolgens het volgende scherm: Hier kunt u een nieuwe submap aanmaken, bijv. klanten en klikt vervolgens op de button GO. Om een bestaande map te verwijderen, kiest u de map die u wilt verwijderen en klik bij verwijder groep op button GO. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 4
2. Invoegen Emailadressen Wanneer u klikt op de submap kan u nieuwe emailadressen toevoegen via het invulformulier. U selecteert de emailadressen uit uw excellijst en kopieert deze naar het invulformulier bij Uploaden van groep en klikt vervolgens op GO. Opgelet! Kopieer maximum 1000 emailadressen gelijktijdig en maak per 1000 adressen een nieuwe map aan. Verder hebt u ook nog de mogelijkheid om mappen te hernoemen of te verwijderen. Opmerking: Om grote bestanden met meerdere emailadressen tegelijk in de lijst te zetten kunt u ook gebruik maken van menu extra: importeer emaillijsten. (zie later). Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 5
III. Beheren van uw nieuwsbrieven 1. Aanmaken van een nieuwsbrief Bij het aanmaken van een nieuwsbrief start u eerst met het kiezen van de lay-out. A. de lay-out Begin in het onderdeel Initialiseer profiel Hier maakt u het profiel, de look van uw nieuwsbrief aan. Deze lay-out wordt automatisch overgenomen voor elk onderdeel dat u aanmaakt en wordt ook bewaard voor de volgende nieuwsbrieven. U kan natuurlijk ook voor elke nieuwsbrief een nieuwe look aanmaken. U kan hier kiezen tussen: achtergrondkleuren, Profiel, lettertypen, bullets, uploaden van banner, preview. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 6
A.1 Achtergrond kleuren U hoeft enkel de kleuren te selecteren die u wenst te gebruiken en vervolgens op save te klikken. In een bijgevoegd venstertje op het scherm kan u zien wat er bedoeld wordt met achtergrond kleur menu, achtergrond kleur titels, enz Als u na het opslaan van uw keuze klikt op preview kan u het resultaat van uw keuze bekijken. TIP: kies voor contrast! Een lichte achtergrond met donkere teksten of vice versa levert het mooiste resultaat op. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 7
A.2 Profiel Hier komt u terecht in een invulformulier waar u de gegevens van uw bedrijf of organisatie kan invoeren. U dient niet alle vakjes in te vullen, maar in de lege vakjes dient u de - markering te laten staan. Klik onderaan op save. In de preview kan u het resultaat van uw keuze bekijken. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 8
A.3 Lettertypen. Hier kunt u de kleuren van uw tekst, lettertypen en lettergrootte selecteren. Klik onderaan op save waarna u het resultaat in de preview kan bekijken. TIP: schreefloze letters (bv. Arial, Verdana) zijn op een beeldscherm beter leesbaar, gebruik geen al te grote letters, kleine letters ogen dikwijls veel properder. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 9
A.4 Bullets (bullets zijn kleine icoontjes, die je gebruikt om een menuonderdeel of een titeltje meer zichtbaarheid te geven) U selecteert de bullet van uw keuze en klikt op de toets submit. In de preview kan u het resultaat van uw keuze bekijken. A.5 Banner Op deze pagina kan u uw banner invoegen, d.w.z. het bovenste gedeelte van uw nieuwsbrief met uw logo, Opgelet! De breedte van de bannerafbeelding dient 610 pixels te zijn. Indien de afbeelding breder is zal deze automatisch tot 610 px verkleind worden A.6 Preview In de preview kan u, na het opslaan van uw nieuwsbrief, het resultaat van uw keuzes betreffende kleuren, lettertypen, lettergrootte enz bekijken. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 10
B. Nieuwe nieuwsbrief aanmaken. U klikt op het onderdeel Manage nieuwsbrieven In het invulvakje bij Maak een nieuwsbrief vult u de titel in van de nieuwsbrief die u wenst aan te maken. U klikt dan op go en komt terecht in een venster met invulformulier. Eerst en vooral kunt u hier een taalkeuze maken. In het invulformulier kan u titels, tekst en foto s invullen van de verschillende onderdelen van uw brief. U hoeft ook niet elk onderdeel in te vullen. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 11
Het uploaden van foto s gebeurt eenvoudig door in de map uw foto aan te duiden. Opgelet! Voor een mooi resultaat is het aangewezen om uw foto s niet te groot in uw nieuwsbrief te plaatsen. Een foto mag max. 35 k groot zijn en niet breder dan 320px. Het beste resultaat krijgt u met foto s tot 200 pixels breedte. TIP: U kunt op onze website het gratis programmaatje Photo Resize Magic downloaden, een ultra-handige tool om uw afbeeldingen te verkleinen. Link: http://www.viva.be/download/photorm.zip Wanneer uw brief klaar is, kan u hem onderaan saven. Klik slechts éénmaal op save en wacht tot de pagina volledig geladen is. C. De nieuwsbrief editor: het afwerken van uw nieuwsbrief Na het saven van uw nieuwsbrief in het invulformulier, komt u terecht in de editor. De bedoeling van de editor is het afwerken van uw brief wat betreft kleuren, het invoegen Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 12
van interactieve links, enz.wanneer u echter extra teksten of foto s wilt invoegen keert u best terug naar het invulformulier, omdat daar automatisch alles volgens uw instellingen in het onderdeel profiel weergegeven wordt. De editor werkt zoals de editor in Windows programma s, bijv. Wordpad, Word, U kunt er kleuren in veranderen, fonts kiezen, links leggen, ook naar pdf files. Tabellen invoeren, enz. Niet-courante knoppen: Invoegen van hyperlinks. U klikt op en komt terecht in een invulformulier. Hier typt u de volledige URL in en kiest vervolgens in welk scherm u de hyperlink wilt laten verschijnen: in hetzelfde venster of in een nieuw venster. Invoegen van tabellen. U klikt op. Hier kan u kiezen hoeveel rijen en kolommen u wenst in te voegen en kan u nadien u tabel ook verder bewerken. Het invoegen van tabellen is zeker nuttig als u teksten en foto s naast elkaar wil schikken Invoegen van pdf-files U klikt op. U kan dan bladeren naar de map met de gewenste pdf-file. I klikt de pdf-file aan en klikt vervolgens op upload. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 13
2. Updaten van Nieuwsbrieven 2.A. Updaten van de nieuwsbrief via de broncode Wanneer u teksten en foto s wil toevoegen of veranderen doet u dat het best in het invulformulier (de broncode). Kleuren, de plaats van teksten, enz.. worden dan automatisch aangepast. U klikt hiervoor op manage nieuwsbrieven. Vervolgens komt u terecht in een keuzeformulier. Hier kan u kiezen of u de nieuwsbrief wilt updaten in de broncode (invulformulier) of in de editor. U klikt de nieuwsbrief aan die u wilt updaten en klikt vervolgens op go. Hier kan u dan de gewenste veranderingen aanbrengen. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 14
2.B. Updaten van nieuwsbrieven via de editor Wanneer u kleine veranderingen wilt uitvoeren, zoals een kleur veranderen, de grootte of lettertypen van bepaalde woorden wil veranderen, dan kan dat gemakkelijk via de editor. U klikt op manage nieuwsbrieven en vervolgens kiest u de nieuwsbrief die u wenst te updaten in de editor. Hier kunt u dan de gewenste veranderingen aanbrengen. TIP: gebruik de editor alléén om kleine wijzigingen aan te brengen, de broncode gebruikt u om structurele aanpassingen te doen. 2.C. Uitleg menubalk in editor Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 15
Invoegen van foto s U kan hier ook nog altijd foto s invoeren. De editor is interessant voor het invoeren van knopjes en kleine afbeeldingen. Grote afbeeldingen voert u beter in via de bron code, omdat ze dan automatisch goed geplaatst worden. Klik in de menubalk op de toets,(invoegen van afbeelding). In het scherm dat er dan verschijnt, kunt u rechtsonder bladeren naar de map waar u afbeeldingen staan. In de map klikt u dan de gewenste foto aan. Nadien kiest u Upload. U krijgt dan een berichtje of uw afbeelding succesvol is opgeladen. U kan nu ook nog kiezen of u de afbeelding wilt omkaderen, in welke kleur enz Tenslotte klikt u op insert. Teksten van kleur veranderen. Vergeet niet op te slaan via de save-toets onderaan. U selecteert de tekst waarvan u de kleur wenst te veranderen en klikt dan op. Nadien duidt u de gewenste kleur aan. Kiezen van lettertypen. U selecteert de tekst en kiest vervolgens het gewenste lettertype en lettergrootte. U kan ook kiezen of u de tekst wilt bold zetten, cursief of wilt onderlijnen. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 16
Invoegen van tabellen. U klikt op. Hier kan u kiezen hoeveel rijen en kolommen u wenst in te voegen. Nadien kan u nog altijd rijen of kolommen samenvoegen, verwijderen, toevoegen, enz.. Het gebruiken van tabellen is zeer handig om uw pagina een mooie schikking te geven. Lees daarom zeker ook onze folder: tips voor een geslaagde site. Invoegen van hyperlinks. U selecteert het woord of afbeelding waarop u een hyperlink wenst te leggen. Nadien klikt u op. U komt terecht in een invulformulier. Een traceerbare link voert u in als volgt: 1: Selecteer een woord of zin 2: Klik op de aangewezen knop 3: Vul het volledige web adres in, beginnend met "http://..." en klik op de Insert knop Hier typt u de volledige URL (webadres) in en kiest vervolgens in welk scherm u de link wilt laten zien: in hetzelfde venster of in een nieuw venster. Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 17
NIET DOEN: - Een link via copy en past direct in de editor invoegen. Deze link zal werken maar het traceer systeem zal niet op deze link toegepast worden. Teksten voorzien van opsommingstekens en nummering. U selecteert de tekst die u wenst te voorzien van een opsommingsteken of nummering en klikt nadien op. Teksten uitlijnen. U selecteert de tekst die u wenst uit te lijnen en klikt vervolgens op. Teksten laten inspringen. U selecteert de tekst die u wenst uit te lijnen en klikt vervolgens op. 3. Verwijderen van nieuwsbrieven Om nieuwsbrieven te verwijderen gaat u naar het onderdeel manage nieuwsbrieven. Vervolgens klikt u in het venstertje de nieuwsbrief aan die u wenst te verwijderen Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 18
IV. Verzenden van nieuwsbrieven. Om nieuwsbrieven te verzenden klikt u op de knop Verzenden Nieuwsbrieven. U krijgt dan de rootmap op het scherm. Klik op deze map en krijgt u een overzicht van de submappen. Melding: Even wachten tot de boomstructuur zich heeft gevormd. Selecteer vervolgens op de gewenste map (naar wie u de nieuwsbrief wenst te versturen). U selecteert de gewenste nieuwsbrief in het keuzevakje. Onder de gekozen nieuwsbrief verschijnt dan de lijst met alle emailadressen die zich onder de root bevinden. Wanneer u dit wenst kan u de gekozen nieuwsbrief met één klik verzenden naar al de opgeslagen emailadressen door onderaan de emaillijst te klikken op de toets verzenden van geselecteerde nieuwsbrief naar deze lijst. Slechts éénmaal klikken op de toets. Wanneer u de nieuwsbrief wenst te verzenden naar een selecte groep uit uw afzenders dan kan u klikken op de submap of zelfs enkel op de naam van de afzender. U selecteert de gewenste nieuwsbrief in het keuzevakje en klikt vervolgens op verzenden van geselecteerde nieuwsbrief naar deze lijst of op verzenden nieuwsbrief. TIP: kijk altijd goed na of u de juiste nieuwsbrief geselecteerd heeft! Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 19
V. Statistieken. Onder deze rubriek kan u de respons van uw E-mail campagne aflezen. Hier kunt u bekijken wie op de interactieve links heeft geklikt en wanneer. Wanneer u klikt op statistieken selecteert u eerst in het keuzevakje van welke nieuwsbrief u de statistieken wenst te bekijken. U kunt vervolgens nog kiezen uit sorteren op URL of DATUM of EMAIL. Vervolgens klikt u op go waarna u op het scherm het rapport krijgt. TIP: Via deze tool kan u doelgericht aan online-marketing doen. VI Geschiedenis. Onder deze rubriek kan u nakijken wanneer en naar wie u welke nieuwsbrief heeft verstuurd. U selecteert de gewenste nieuwsbrief in het keuzevakje en klikt vervolgens op go. U krijgt dan het overzicht op het scherm. VII. Extra Een aantal van de mogelijkheden die u hieronder vindt spreken voor zichzelf: Wis dubbels: Haalt de dubbele e-mailadressen uit uw e-mailbestand Filteren ongeldige adressen: haalt de ongeldige e- mailadressen uit uw e-mailbestand Blokkeren dubbels: De dubbele e-mails worden geblokkeerd zodat er slechts naar 1 e-mailadres een nieuwsbrief wordt verstuurd Activeren dubbels: Alle dubbels worden terug actief gezet. Exporteer e-mail lijst: Een e-mail lijst uit uw bestand wordt geëxporteerd naar excel Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 20
Importeer e-mail lijst: Vanuit excel kan u een e-mail- lijst importeren in uw bestand. U kan hier criteria op toepassen wissen. Wis mappen: U kan mappen in uw bestand aanklikken om te Aanmaak criteria: U kan hier verschillende criteria aanmaken die u op uw e-mail-lijsten kan toepassen. U kan kiezen uit verschillende items: Via de pijltjes kan u de volgorde van de items veranderen U kan items wissen, aanpassen, en er een beschrijving aan toevoegen VIII. Klanten laten inschrijven op de nieuwsbrief Als u ook over een website beschikt kan u hier een invulformulier op (laten) plaatsen waarmee uw bezoekers zich eenvoudig en geheel automatisch kunnen inschrijven op uw nieuwsbrief. Wanneer u nog vragen heeft kan u ons steeds contacteren. Tel. 011-81.48.94 of emailadres: info@mailworks.be Mailworks.be Hamelstraat 16, 3800 Sint-Truiden 011-58.48.94 -info@mailworks.be 21