UITVOERINGSAGENDA SSNT 2013/2014 mei 2013 Kring van Twentse secretarissen De gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Regge & Dinkel, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente.
Voorwoord Na een reeks van bijeenkomsten met bestuurders en secretarissen de Zenderen conferenties - is op 12 februari 2013 het Communiqué van Zenderen ondertekend door de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Regge & Dinkel, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente. Een convergentiemodel staat hierin centraal, waarbij we als Twentse partners samen de stip aan de horizon gaan inkleuren en waarbij ruimte is voor eigen tempo en keuzes aan welke onderdelen deelgenomen wordt. Het samenwerken is ons in Twente niet vreemd, maar zorgt juist voor de uitvoeringskracht die we nodig hebben om de opgaven waar de overheden voor staan goed te kunnen uitvoeren. Opgaven die stevig zijn: meer taken naar gemeenten en bezuinigingen in een periode waarin Twente meer dan de gemiddelde regio in Nederland geraakt wordt door de economische crisis. We sturen samen op de 4 K s (kwaliteit van dienstverlening, kostenbesparing, verminderen van kwetsbaarheid, kansen benutten het werk slimmer/nog beter te doen en medewerkers gelegenheid geven een aantrekkelijke loopbaan binnen de overheid te doorlopen) en bouwen aan een platform om in de bedrijfsvoering en uitvoering samen zaken effectiever op te pakken. Voor u ligt de Uitvoeringsagenda 2013/2014, een dynamisch document waar de zaken in staan die we de komende twee jaar willen realiseren. Hier staan de mijlpalen van de verschillende projecten waar we als Kring van secretarissen voor staan en tot uitvoering willen brengen. We kunnen de mouwen opstropen en aan de slag! Met vriendelijke groet, Trudy Vos Gedelegeerd opdrachtgever namens de Twentse secretarissen voor het programma Shared Services Netwerk Twente 2
Inhoudsopgave Voorwoord...2 Inhoudsopgave...3 1 Inleiding...4 1.1 aanleiding... 4 1.2 doelstellingen samenwerking... 4 1.3 condities/risico s... 4 2 Programma en projecten...5 2.1 algemeen... 5 2.2 uitwerking convergentiestrategie: inhoud en vorm... 5 2.3 projecten... 7 3 Raakvlakken met primaire dienstverlening...8 4 Gerelateerde samenwerkingsinitiatieven en arrangementen bedrijfsvoering...8 5 Programmaorganisatie...10 5.1 structuur... 10 5.2 programma vertegenwoordiging... 11 6 Financiering programma en methodiek...11 6.1 algemeen... 11 6.2 kosten programmasturing en projectleiding... 12 6.3 financieringsmodellen... 12 7 Communicatie...13 7.1 doelgroepen... 13 7.2 in actie... 13 8 Projectfiches en activiteiten 2013-2014...14 8.1 programma: algemeen... 14 8.2 programma: convergentiestrategie... 15 8.3 werken voor de twentse overheid... 17 8.4 basisregistraties bag/woz... 19 8.5 basisregistratie topografie... 21 8.6 informatisering & automatisering... 23 8.7 financiën & verzekeringen... 25 8.8 communicatie... 26 8.9 juridische zaken... 28 8.10 facilitaire zaken... 29 8.11 raakvlakken primaire dienstverlening... 31 Bijlage 1. Onderzoeksvoorstel Universiteit Twente...32 Bijlage 2. Programmasturing 2014, kostenverdeling...33 Bijlage 3. Projectleiding 2013 en 2014 raming inzet...33 Bijlage 4. Funding en financiering programma en projecten SSNT...34 3
1 Inleiding 1.1 aanleiding Op 12 februari 2013 is het Communiqué van Zenderen ondertekend. In het Communiqué van Zenderen zijn afspraken vastgelegd over de intensivering van de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering door de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Regge & Dinkel, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente. In de kern zijn de volgende afspraken zijn gemaakt: 1 We initiëren, ontwikkelen en onderhouden, met als doel een slanke bedrijfsvoering, een robuust Shared Services Netwerk Twente 2 Dit doen we via een ontwikkelingsgerichte convergentiestrategie, telkens met partijen die dat willen, waarbij kansen voor samenwerking worden onderzocht, regie op de totstandkoming van een robuust netwerk plaats vindt en samenwerkingsarrangementen worden gefaciliteerd in hun functioneren. 3 Hiervoor wordt, binnen de contouren van het Communiqué van Zenderen, jaarlijks een Uitvoeringsagenda vastgesteld 4 We kiezen voor een programmatische aanpak met een looptijd van 2013-2020 5 Wij stellen een bestuurlijk platform in met bestuurlijke vertegenwoordigers afkomstig uit de deelnemende partners 6 We organiseren het ambtelijk opdrachtgeverschap in de vorm van het kernteam SSNT dat werkt in opdracht van de Kring van Twentse secretarissen 7 Regio Twente faciliteert, als gastheerorganisatie, het programma Shared Services Netwerk Twente (SSNT) Een van de afspraken is het opstellen van een Uitvoeringsagenda 2013 2014. De Uitvoeringsagenda is een dynamisch document en geeft de beoogde activiteiten en verwachte resultaten weer. Voor 2013 in concrete termen en voor 2014 vooral als basis voor de begroting van 2014. De Uitvoeringsagenda omvat enerzijds een set van projectfiches (hoofdstuk 8) en anderzijds een algemeen gedeelte over aanpak, raakvlakken, organisatie en financiering. 1.2 doelstellingen samenwerking Voorop staat het voortdurende streven naar een blijvend goede en betaalbare dienstverlening aan burgers en bedrijven. Hiernaast is er de ambitie om een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven voor de (toekomstige) medewerkers. Als ambitie geldt dat de netwerkpartners zich willen meten met de best presterende, vergelijkbare organisaties in Nederland. Shared Services Netwerk Twente heeft als operationele doelstellingen: beperking van de Kwetsbaarheid van de netwerkpartners, een besparing van de Kosten van de bedrijfsvoering, het behouden van een goede en betaalbare Kwaliteit van dienstverlening, en het bieden van Kansen voor onze (toekomstige) medewerkers. Via een ontwikkelingsgerichte convergentiestrategie wordt gestreefd naar het maximaliseren van deze 4 K s. 1.3 condities/risico s Uitvoeringskracht is het adagium. In termen van samendoen in verschillende vormen (bijvoorbeeld loopbaancentrum, rekencentrum) kunnen belangrijke stappen en mijlpalen worden gezet. Onder voorwaarden. In de eerste plaats de beschikbaarheid van mensen. Afgelopen jaar heeft geleerd dat de beschikbaarheid van mensen voor projecten heeft moeten concurreren met interne prioriteiten. Er ligt ook veel op de borden. 4
Meters maken vraagt echter om structureel capaciteit beschikbaar te hebben voor de uitvoering van de onderzoeken en het maken van voorstellen voor samenwerking. Cruciaal hierbij is ook de beschikbaarheid van projectleiders. Dit laatste raakt ook aan een tweede belangrijke voorwaarde en dit is geld. De financiering van de projectleiders en enkele programmamedewerkers is om niet geregeld. En is niet langer houdbaar. Samenwerken beperkt de kwetsbaarheid en vergroot de kansen voor medewerkers en organisaties. Ook gaan kosten uit voor de baat. Hierover bestaat weinig verschil van mening. Ook is er consensus waar het gaat om verwachtingen ten aanzien van financiële voordelen uit bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop (inkoop volume honderden miljoenen), van gezamenlijke ontwikkeling (vermijden van ontwikkelingskosten basisregistraties; vele tonnen), beperking inhuur door een gezamenlijke arbeidsmarkt en een gezamenlijk rekencentrum. In de onderzoeks- en ontwerpfasen zijn echter de financieel technische voordelen gedifferentieerd naar partners vaak niet goed aanwijsbaar en aantoonbaar. Bovendien leveren veel projecten die in uitvoering zijn genomen pas op termijn een financieel voordeel op. Bovenstaande maakt het lastig, zo niet onmogelijk, om voor 2013 en 2014 in de meeste gevallen concrete dekkingsvoorstellen te maken en te rekenen met terugverdientermijnen. Kortom, zeker voor 2013 en 2014, is voorfinanciering van programma en projecten onvermijdelijk. Een derde punt is de bekendheid van het programma binnen de verschillende organisaties en organisatieonderdelen. De bekendheid neemt toe blijkt uit bezoeken aan de website, maar verdient een verdieping. Naast het scheppen van condities spelen proceseigenaren en programmamanagement hierbij een belangrijke rol. 2 Programma en projecten 2.1 algemeen De SSNT-aanpak kent een 2-tal aanvullende benaderingen. De projectenaanpak en de programmasturing. De projectenaanpak betreft onderzoeken naar en inhoud- en vormgeving van voordelen van samenwerking aan de bedrijfsvoering. Enerzijds via eigenstandige projecten en anderzijds door aansluiting te zoeken en verbinding te maken met initiatieven en ontwikkelingen die anders en elders zijn ontstaan. SSNT is echter meer dan een verzameling van projecten. In het Communiqué van Zenderen is een programmatische aanpak afgesproken om te komen tot een robuust netwerk van samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering, het Shared Services Netwerk Twente. Op programmaniveau wordt in de eerste plaats gestuurd op doelen, samenhangen en convergentie (inhoud en vorm). Het programma omvat een veelheid aan onderwerpen, raakvlakken en samenhangen. Veel activiteiten, veel stakeholders en een dynamische omgeving. Het is complex en is geen rechte weg naar de stip op de horizon (robuust netwerk, situatie waarbij 4 K s gemaximaliseerd). Veel hangt af van verbinden, kansen zien, overzicht, stimuleren en faciliteren. Hierom is aanvullend op de projectenaanpak gekozen voor programmasturing. Het programmamanagement ondersteunt ook de projectleiders, het kernteam van secretarissen SSNT en het bestuurlijk platform SSNT. Daarnaast zorgt het programmamanagement voor monitoring op de voortgang van het programma en ondersteunt zij waar gewenst organisaties en/of (deel)allianties in het ontwerp en de opzet van projecten. De dynamische Uitvoeringsagenda 2013 en 2014 laat op dit moment een 8-tal eigenstandige projecten (definitie, onderzoek, ontwerp en implementatie samenwerking) zien, een groot aantal raakvlakken met andere ontwikkelingen, zoals de decentralisaties en RUD en gewenste afstemming met ontwikkelingen bij de subregionale allianties. Zie Projectfiche 8.1 voor activiteiten en planning. 2.2 uitwerking convergentiestrategie: inhoud en vorm In het visiedocument Shared Services Netwerk Twente, een ontwikkelingsgerichte aanpak (1 december 2011), in de houtskoolschets Twents model van oktober 2012 en het Communiqué van Zenderen (12 februari 2013) is de convergentiestrategie op hoofdlijnen en in termen van afspraken beschreven. 5
Het programma Shared Services Netwerk Twente beoogt de ontwikkeling en instandhouding van een robuust netwerk van samenwerking op het terrein van de bedrijfsvoering. Het programma Shared Services Netwerk Twente wordt uitgevoerd volgens het Twentse convergentiemodel. De lijnen van het convergentiemodel monden, zowel qua inhoud als vorm, uit in een stip op de horizon waar de 4 K s (kwaliteit, kosten, kwetsbaarheid, kansen) maximaal zijn (figuur 1). In termen van inhoud kan de stip worden beschreven als: - 1 sociaal statuut / 1 set van arbeidsvoorwaarden - 1 interne arbeidsmarkt - 1 processengebouw - 1 applicatielandschap - ------------------------- - In termen van vorm naar de idee als: - een netwerk en netwerksturing, - met uitvoerende onderdelen. Inhoud- en vormgeving zijn veelal parallelle processen vergelijkbaar met bergbeklimmen naar een nog deels onbekende top (stippen op de horizon waarvan we de invulling nu nog niet geheel kennen); na elke stap vastzetten, opnieuw hoogte en richting bepalen voor de volgende stap. Het proces naar de inhoudelijke stip verloopt via harmonisatie en standaardisatie van processen en systemen. Het vormgevingsproces kent stollingsmomenten waarop arrangementen ontstaan, zoals een rekencentrum, een inkoopcombinatie, een loopbaancentrum, beheerplatform basisregistraties, platform communicatie, deskundigenpool, gezamenlijke salarisadministratie en dergelijke. Deze modaliteiten worden opgehangen binnen het netwerk dat nog nader vorm dient te krijgen (next level) en dat bestuurd (netwerksturing) moet worden. Dit is de hoofdlijn van denken (figuur 1). Figuur 1. Convergentie op inhoud en vorm Zie Projectfiche 8.2 voor activiteiten en planning. TWENTSE CONVERGENTIESTRATEGIE SaPa Rekencentrum?? Verzekeringen BGT oegst na >9. na >12 nden....na? jaren?? BAG/WOZ?? Loopbaancentrum Communicatieplatform Inkoopplatforms?? SSNT, een robuust netwerk Stip op horizon! 15-04-2013 3 Shared Services Netwerk Twente 6
2.3 projecten Projecten of deelprojecten betreffen onderzoeken naar voordelen van samenwerken, het harmoniseren van processen en systemen en het ontwerp van samenwerkingsvormen. De tien projecten in vogelvlucht en verwijzing naar projectfiches in hoofdstuk 8. Tabel 1. Overzicht projecten SSNT Domein Project Deelnemers Personeel &Organisatie >>Projectfiche 8.3 Mobiliteit en Arbeidsmarktcommunicatie Informatisering & Automatisering Harmonisatie arbeidsvoorwaarden / Regeling Uitwisseling Personeel Regie I&A >>Projectfiche 8.6 Basisregistratie Topografie >>Projectfiche 8.5 Financiën & Verzekeringen Basisregistraties Adressen, Gebouwen, WOZ >>Projectfiche 8.4 Financiële Administratie, verzekeringen, BTW >>Projectfiche 8.7 Juridische Zaken Communicatie Deskundigen >>Projectfiche 8.9 Deskundigen >>Projectfiche 8.8 Facilitaire Zaken Inkoop >>Projectfiche 8.10 Documentaire Informatievoorziening >>Projectfiche 8.10 7
3 Raakvlakken met primaire dienstverlening Bedrijfsvoering betreft de bovenstaande domeinen (tabel 1) van ondersteunende processen. Daarnaast spreekt men over bedrijfsvoering op strategisch/tactisch niveau als het gaat om de sturing, beheersing, inrichting en organisatie van alle werkprocessen. Door de intrinsieke verwevenheid van primaire processen met de ondersteunende processen ontstaan er ook altijd koppelvlakken. In de uitvoering van het programma Shared Services Netwerk Twente wordt aangesloten bij de dynamiek van een aantal nieuwe ontwikkelingen in het primaire proces. decentralisaties jeugdzorg en awbz De 14 Twentse gemeenten bereiden gezamenlijk de decentralisaties van de AWBZ-functie en de Jeugdzorg voor. Een kopgroep van vier wethouders ondersteund door hun eigen organisaties bereiden het een en ander voor besluitvorming voor. Regio Twente faciliteert de bestuurders en ambtelijke werkgroepen. De decentralisaties gaan gepaard met een substantiële korting op de budgetten. De vanuit het sociale domein aangestuurde voorbereidingsgroep werkt aan een actieplan 2013 e.v. waarbinnen ook facilitaire zaken zijn geagendeerd, zoals ICT, inkoop en communicatie. Naast deze operationele raakvlakken op het niveau van de ondersteunende processen zijn er meer strategische vraagstukken, zoals het efficiënt organiseren van informatiesystemen en de grote administratieve bulkprocessen. De raakvlakken worden gezamenlijk in beeld gebracht en afspraken worden gemaakt over het samenspel. vergunningverlening & handhaving wabo (rud) De regionale uitvoeringsdienst (RUD) Twente is sinds 1 januari 2013 operationeel. De RUD is een netwerkorganisatie op het gebied van het omgevingsrecht (vergunningen en handhaving). De RUD moet op 1 januari 2015 voldoen aan de landelijke kwaliteitscriteria. De diensten en producten worden gestandaardiseerd en de processen worden geharmoniseerd. Het netwerkmodel waarbinnen partners gewenste diensten en producten afnemen en middelen, bestaande uit capaciteit en/of geld, leveren is eigentijds en bottom-up ontstaan. Raakvlakken zijn er met het ICT-vraagstuk (project I&A). Tevens met de ontwikkeling en opleiding van de medewerkers en de uitwisseling van personeel (project Werken voor de Twentse Overheid). waterketen In de waterketen levert samenwerking geld op. Op 9 mei 2012 hebben de bestuurders van de 14 Twentse gemeenten en het Waterschap Regge en Dinkel samen een het document Waterwinst TAAK 2.0 ondertekend. Daarmee verklaren de Twentse bestuurders dat zij het noodzakelijk vinden om de samenwerking op het gebied van riolering en waterzuivering te intensiveren. Overeenkomstig het Bestuursakkoord Water wordt daarom gewerkt aan besparing op de kosten, verbetering van de kwaliteit en verminderen van de kwetsbaarheid. De uitdaging wordt het aangegaan om het afvalwatersysteem te beheren in één systeem. Op Twentse schaal spreken we in totaal over een mogelijke 14 mln. waterwinst door samen te werken. beheer openbare ruimte Beheerders van de openbare ruimte (groen en wegen) maken intensief gebruik van kaartmateriaal en gegevens over de openbare ruimte. Anderzijds inventariseren en registreren de beheerders wijziging in deze informatie. Beheerders van deze informatie (deels wettelijke verplichte registraties) en de beheerders van de openbare ruimte werken hieraan samen. In het SSNT-project Basisregistratie Grootschalige Topografie staat dit bekend onder BGT-plus (op weg naar een Twentse standaard). Zie Projectfiche 8.11 voor koppelingen en planning. 4 Gerelateerde samenwerkingsinitiatieven en arrangementen bedrijfsvoering SSNT staat voor regie op convergentie. Via een open informatie uitwisseling en consultatie vindt afstemming plaats met de initiatieven en ontwikkelingen betreffende de bedrijfsvoering in de subregionale allianties. Ook vindt op het niveau van directeuren en hoofden bedrijfsvoering afstemming plaats. 8
West Twente 4 West Twente 4 bestaande uit de gemeenten Hellendoorn, Wierden, Rijssen-Holten en Twenterand zij werken samen op het vlak van kennis uitwisseling, ICT, juridische zaken en gezamenlijke inkoop. Voor de salarisadministratie is er een samenwerkingsverband tussen Wierden, Rijssen-Holten en Twenterand. De programmaleider SSNT stemt periodiek af met de projectgroep samenwerking WT-4. Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen Noaberkracht is de vergaande samenwerking tussen de gemeente Dinkelland en de gemeente Tubbergen. De twee organisaties hebben hun ambtelijk apparaten samen gevoegd in Noaberkracht Dinkelland Tubbergen. De doorontwikkeling betreft in elk geval de volgende thema s: Informatievoorziening, Juridische Zaken, Financiën, HRM/Personele zaken, Facilitaire Zaken en Huisvesting. Enschede-Losser Losser heeft haar bedrijfsvoering ondergebracht bij de gemeente Enschede. Losser heeft een front-office voor dienstverlening aan haar burgers en bedrijven. De back-office voor een efficiënte en minder kwetsbare uitvoering is ondergebracht bij Enschede. In de SSNT-projecten laat Losser zich vertegenwoordigen door Enschede. Netwerkstad Netwerkstad is een samenwerking die al 10 jaar bestaat tussen de gemeenten Enschede, Oldenzaal, Hengelo, Borne en Almelo. De samenwerking van de netwerksteden (bedrijfsvoering) heeft resultaten laten zien (innovatie, kostenbesparing). Zo zijn er de afgelopen jaren succesvolle traineeprogramma s geweest, is er een glasvezelnetwerk aangelegd, zijn er gezamenlijke aanbestedingen geweest en doen de netwerkstad-partners aan een benchmark Vensters op de Bedrijfsvoering (VNG/KING) mee. De samenwerking staat onder regie van de Stuurgroep Bedrijfsvoering Netwerkstad. Regio Twente participeert hierin. Hiernaast is er ook een beleidsagenda voor de verdere ontwikkeling van de samenwerking op het gebied van Onderzoek & Statistiek, Ingenieursdiensten en Vastgoedadvies en beheer. De programmaleider SSNT is voor afstemming met het programma agendalid / deelnemer aan de Stuurgroep Bedrijfsvoering Netwerkstad. IBO (Intergemeentelijke BedrijfsvoeringsOrganisatie) IBO betreft het initiatief van de gemeenten Almelo-Enschede-Borne-Losser (Hengelo is betrokken bij de voorbereiding van het plan van aanpak; planning juli 2013) om de bedrijfsvoeringsonderdelen per 1 januari 2015 samen te voegen. In de fase van het opstellen van de bestuursopdracht IBO is in verband met het Communiqué van Zenderen (convergentiestrategie en projecten) afgestemd met SSNT. De programmaleider is agendalid van de regiegroep IBO voor afstemming. We benadrukken, dat onze gemeenten zich in het kader van dit initiatief niet terugtrekken uit bestaande allianties (Regio, SSNT, GBT enz.). We blijven onze bijdrage leveren aan al lopende verplichtingen en dienstverlening. Die bijdrage gaan we wel bundelen vanuit een gezamenlijk uitvoeringsgedachte. We richten ons ook naar de afspraken, onder andere op het terrein van open consultatie, standaardisatie van werkwijzen op termijn en het accepteren van regie, die in het kader van de ontwikkelingsgerichte convergentiestrategie op Twents niveau gemaakt worden in het programma SSNT, met als doel interoperabiliteit tussen de verschillende samenwerkingsarrangementen te bevorderen ( klonteren ). We beogen met dit initiatief deze convergentiestrategie een extra impuls te geven. Daarom voeren we het bouwproces met een open mind naar andere samenwerkingsinitiatieven en projecten op het terrein van de bedrijfsvoering binnen het programma SSNT uit en gaan we telkens op zoek naar mogelijkheden om verbindingen te maken waar dat een bijdrage levert aan de beoogde interoperabiliteit. Hengelo-Oldenzaal De gemeenten Hengelo en gemeente Oldenzaal gaan samenwerken op het gebied van informatievoorziening. Bij Oldenzaal staat voor ogen ICT onder te brengen bij de gemeente Hengelo. Beide gemeenten (al dan niet in vertegenwoordiging) nemen ook deel aan het SSNT-project I&A. 9
Haaksbergen - Hof van Twente De gemeenten Haaksbergen en Hof van Twente hebben een convenant gesloten over samenwerking. Een uitvoeringsagenda wordt samengesteld. Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT) De gemeenten Hengelo, Borne, Enschede, Losser, Haaksbergen, Almelo en Oldenzaal hebben via een gemeenschappelijke regeling het opleggen en invorderen van belastingen ondergebracht bij het GBT. Ook de WOZ-taak van deze gemeenten is ondergebracht bij GBT. In deze samenwerking bestaat er een nauwe relatie met het SSNT-project BAG/WOZ. Regio Twente Regio Twente is de facilitator van het overleg van de Twentse gemeenten en is namens de Twentse partner belangenbehartiger en uitvoerder als het gaat om de onderwerpen GGD, mobiliteit, recreatieve voorzieningen, programma Innovatiesprong en dergelijke. Daarnaast is de Regio Twente dienstverlener voor de bedrijfsvoering aan de Veiligheidsregio Twente en voor de salarisadministratie aan Netwerkstad. Regio Twente is tevens gastheerorganisatie en expert op een aantal thema s in Twente waaronder bijvoorbeeld mobiliteit. Veiligheidsregio Twente De Veiligheidsregio Twente (VRT) verzorgt veiligheid (samenwerking brandweer, politie, ambulance, gemeenten) en een efficiënte crisisbeheersing en rampenbestrijding. Zij is partner in SSNT. In samenwerking tussen Netwerkstad en met de VRT worden projecten gerealiseerd als een glasvezelnet. De brandweer neemt de dienst verzekeren af van Regio Twente. Waterschap Regge & Dinkel Het Waterschap Regge & Dinkel (WRD) is partner is SSNT. Het WRD is betrokken in een fusie met het Waterschap Velt & Vecht. De waterketen verbindt WRD met gemeenten. WRD is deelnemer aan een aantal SSNT-projecten waaronder Basisregistraties. 5 Programmaorganisatie 5.1 structuur Het Shared Services Netwerk Twente wordt gevormd door de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Regge & Dinkel, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente. In de Kring van Twentse secretarissen zijn alle vertegenwoordigd en vormen zo het opdrachtgeversforum. Andere partners, zoals GBT en Provincie, zijn agendalid. Het Kernteam SSNT bestaat uit een afvaardiging van de Kring van Twentse secretarissen en is een afspiegeling van de verschillende subregionale allianties. Het kernteam fungeert als stuurgroep voor het programma. Voorzitter is de secretaris van Regio Twente, tevens opdrachtgever voor de programmaleider. De programmaleider is ondergebracht bij Regio Twente als gastheerorganisatie. Regio Twente levert ook de ondersteuning van de programmaleider. Het bestuurlijke platform wordt gevormd door het boegbeeld van het programma en de boegbeelden van de twee randvoorwaardelijke projecten. De andere partners van het Shared Services Netwerk Twente zijn agendalid. 10
5.2 programma vertegenwoordiging Bestuurlijk platform Shared Services Netwerk Twente Bestuurder Rol Namens Rob Welten Voorzitter / boegbeeld programma Bestuurders Twente Erik Lievers Lid / boegbeeld P&O Bestuurders Twente Lid / Boegbeeld I&A Bestuurders Twente Kernteam Shared Service Netwerk Twente Secretaris Rol Namens Trudy Vos Voorzitter / opdrachtgever Kring van Twentse secretarissen programma Hennie van Rinsum Lid Netwerkstad Hans Ridderinkhof Lid WT-4 Gerald de Haan Lid Netwerkstad / IBO Robert Baveld Lid Netwerkstad / IBO Lid Noaberkracht Dinkelland Tubbergen Gerrit Stam Lid Hof van Twente / Haaksbergen Programmaorganisatie Shared Service Netwerk Twente Programma / project Secretaris - eigenaar Programmaleider / projectleider Programma SSNT Trudy Vos Gert Jan Eikenaar Personeel & Organisatie Gerald de Haan, Bjørn van den Brink, Alain Smit Marianne Langeslag Informatisering & Automatisering Robert Baveld Anya Smits Basisregistratie Topografie Gerrit Stam Henk Achterkamp Basisregistratie BAG/WOZ Gerrit Stam Rob Melenhorst Financiën & Verzekeringen Jelmer van Dam Martin van der Ham Communicatie Alex Damer Birgit Boode Juridische Zaken Wimjoost Licht Henk Wolsink Inkoop Bjørn van den Brink Janke Boskma Documentaire Informatievoorziening Jelmer van Dam Janke Boskma Programmaondersteuning Shared Service Netwerk Twente Rol Medewerker Via Communicatie Karin Effing Regio Twente Financiën Katja Broekhuis Regio Twente Programmasecretaris Ank Stumpel (tot 1 juli 2013) Marike Bezema Regio Twente Hengelo Secretariaat Vacant Het kernteam wordt op de randvoorwaardelijke projecten / processen geadviseerd door de betrokken projectgerelateerde stuurgroepen. Per project wordt bepaald hoe de indeling van stuurgroep, verschillende werkgroepen en een projectgroep het beste kan aansluiten. 6 Financiering programma en methodiek 6.1 algemeen Zoals onder 1.3 is opgemerkt is, zeker voor 2013 en 2014, voorfinanciering van programmakosten en kosten van projectleiders onvermijdelijk. De kosten zijn van verschillende aard: - programmaleiding / ondersteuning - projectleiders - projectmedewerkers - out of the pocket kosten - kosten van investeringen en in de benen houden van modaliteiten/faciliteiten (bv. loopbaancentrum, webmaster,..) 11
Begin 2012 is een budget van 2 x 200.000 euro voor de programmaleiding, de ondersteuning en het initiëren van projecten is door de netwerkpartners beschikbaar gesteld voor geheel 2012 respectievelijk voor 2013. De dynamische Uitvoeringsagenda 2013 en 2014 laat op dit moment een 8-tal eigenstandige projecten (definitie, onderzoek, ontwerp samenwerking) zien en een groot aantal raakvlakken met andere ontwikkelingen zoals de decentralisaties en RUD. Ten tijde van de vaststelling van het Communiqué van Zenderen is ten aanzien van de financiering het volgende besloten (model collegevoorstel; gedeeltelijk): II.4 een programmatische aanpak met een looptijd van 2013-2020; II.7 het faciliteren, waaronder het programmanagement, door Regio Twente, als gastheerorganisatie, van het programma Shared Services Netwerk Twente; IV de kosten van de inzet van Regio Twente, als bedoeld onder II.7, via inverdieneffecten te financieren binnen de reguliere begrotingen van de partners en de Kring van Twentse secretarissen op te dragen dit vanaf 2014 via een aanvaardbare verdeelsleutel te effectueren; V de kosten van projecten per geval van een dekkingsvoorstel te voorzien; VI in te stemmen met een evaluatie van de voortgang en de financiering eind 2015. 6.2 kosten programmasturing en projectleiding In de eerste plaats wordt hierbij het bovenstaande onderscheid programmasturing 2014 en projectleiding 2013 en 2014 aangehouden. i) De kosten van programmasturing in 2014 worden begroot op totaal 200.000 euro (bruto loonkosten; loongebouw en kosten huisvesting Regio Twente) Programmaleider (schaal 14, 32 uur) 88.000,- Programmasecretaris (schaal 10, 20 uur) thans om niet Hengelo (36 uur) 38.000,- Communicatie (schaal 10, 4 uur) thans om niet Regio Twente 8.000,- Secretariaat (schaal 6, 20 uur) thans om niet Regio Twente 24.000,- Huisvesting / werkplek thans om niet Regio Twente pm Budget initiële kosten projecten pm Totaal 200.000,- ii) De kosten van projectenleiding in 2013 en 2014 bedragen naar verwachting opgeteld ruwweg 250.000 euro / jaar. De uitvoeringsagenda is dynamisch en projecten kennen een begin en een eind. Dit is dus een ruwe gemiddelde benadering op basis van de huidige situatie 1). Zie ook bijlage 3. 1) = De huidige inzet varieert van ruwweg 0,+ - 3dgn/week. Uitgaande van gemiddeld 3500 uur voor 7 projecten per jaar = 3500 uur x 75 2) euro = 262.500 euro. 2) = 75 euro per uur brutoloonkosten als rekeneenheid. 6.3 financieringsmodellen In bijlage 4 over funding en financiering programma en projecten SSNT van adviesbureau KokxDeVoogd worden alternatieven voor de financiering van programmasturing en onderscheidenlijk projectleiders weergegeven. In deze agenda wordt voor programmasturing uitgegaan van het solidariteitsbeginsel en bij projecten van het profijtbeginsel: Programmasturing 2014 i) Kosten verdeeld over alle partners naar inwoneraantal (of equivalent). Is voorzetting van de bestaande systematiek gezien de bedoelingen van het Communiqué van Zenderen te komen tot een robuust netwerk (verdeling kosten in bijlage 2). Projectenleiding 2013 en 2014 ii) Kosten verdeeld over partners betrokken bij de projecten. Begroten per projectfase gecombineerd met dekkingsvoorstel. Verdeelsleutel per situatie bepalen. 12
7 Communicatie 7.1 doelgroepen Als programma Shared Services Netwerk Twente hebben we een communicatieplan (maart 2012) dat in de uitvoeringsagenda tot concrete actie moet leiden. Doelgroepen programma: Bestuurders partners Twente. Kring van secretarissen Twente. Projectdoelgroepen bestaande uit de verschillende vakdisciplines per project. Aanspreekpunten bij projectuitvoer namens partnerorganisatie. Medewerkers werkzaam in de bedrijfsvoering. Programmabureau met projectleiders. Ondernemingsraden. Samenwerkingsallianties in Twente. Burgers en bedrijven. Partners, belangstellenden buiten Twente. 7.2 in actie In de communicatie zal eerst ingezet worden op een digitaal kantoor waar iedereen stukken kan delen en ophalen. Er is al een centraal communicatieplatform waar iedereen zijn informatie kan halen. Een volgende belangrijke activiteit is communiceren in de regio Twente over het programma SSNT. Dit zal op verschillende manier gebeuren: Nieuwsbrief Periodiek, in de drie a vier weken wil het programma zorgen voor nieuwsbrief waar de laatste stand van zaken op hoofdlijnen staat beschreven. Iedereen die aangemeld is op het platform www.sharedservicesnetwerktwente.nl ontvangt de nieuwsbrief. Dit zijn de medewerkers die in één van de projecten werken, secretarissen, bestuurders, maar dit kunnen ook andere medewerkers en externen zijn die zich hebben aangemeld voor de nieuwsbrief. Platform Het platform www.sharedservicesnetwerktwente.nl dient als een informatieplatform waar de laatste stand van zaken te vinden is. Het platform is de koffiemachine van Shared Services Netwerk Twente waar medewerkers elkaar kunnen zoeken en bijgepraat worden of informatie geven over het programma Shared Services Netwerk Twente en alle andere samenwerking in Twente. Roadshows Het programma Shared Services Netwerk Twente wil doelgroepen actief betrekken bij de samenwerking om betrokkenheid te creëren en goede ideeën te ontlokken. Daarbij is er ook oog voor belangendoelgroepen als bijvoorbeeld de ondernemingsraden. SSNT is hier een technisch informatieplatform en de officiële lijnen lopen via de eigen WOR-bestuurder. SSNT haakt ook aan bij primaire processen die reeds in uitvoering zijn en de bedrijfsvoering raken. Voorbeelden zijn hier de decentralisatieprojecten en de regionale uitvoeringsdienst. Ook worden presentaties verzorgd in de managementteams van de betrokken partners. In projecten Het grootste deel van de communicatie ligt in de projecten. Het programma steunt de communicatie in en over de projecten en zorgt voor de juiste verbindingen met andere projecten en communicatie(vormen). 13
8 Projectfiches en activiteiten 2013-2014 8.1 programma algemeen Domein Programma Naam project Algemeen Deelnemers Stuurgroepleden Kernteam SSNT Bestuurlijk boegbeeld Rob Welten Eigenaar Trudy Vos, secretaris directeur Regio Twente Programmaleider Gert Jan Eikenaar Externen Relatie met Alle projecten Projectopdracht en beoogde resultaten Sturing, scheppen van condities en het bieden van ondersteuning aan programma en projecten Activiteiten planning Programmasturing Ondersteuning kernteam Ondersteuning bestuurlijk platform Ondersteuning projectleiders Projectleidersoverleg Communicatie (advies, website, etc) Programmasecretariaat Initiëren van onderzoeken en ontwerpen van samenwerkingsarrangementen Evaluatie 2013 evaluatie van de verschillende overlegplatforms om drukte te voorkomen. Actief en passief communiceren over het programma Shared Services Netwerk Twente en de samenwerkingen in de regio. Doelgroepen en belanghebbenden leden betrekken bij de ontwikkelingen van SSNT door middel van bijeenkomsten en verzorgen van een periodieke nieuwsbrief. Eind 2013 doelstelling 2000 platform leden. o OR informatieplatform instellen Evaluatie programma-aanpak Link www.sharedservicesnetwerktwente.nl doorlopend Q1 2014 2013 Continue Q2 2013 Q1 2014/Q1 2015 14
8.2 programma convergentiestrategie Domein Programma algemeen Naam project Convergentiestrategie Deelnemers Stuurgroepleden Kernteam SSNT Bestuurlijk boegbeeld Rob Welten Eigenaar Trudy Vos, secretaris directeur Regio Twente Projectleider Gert Jan Eikenaar Externen Universiteit Twente, Saxion, KING Relatie met Alle projecten en deelallianties Projectopdracht en beoogde resultaten Concretiseren afspraken Communiqué van Zenderen over convergentie en regie: Operationaliseren convergentiestrategie (inhoud en vorm) Regie op de convergentie Het bewaken van de grenzen en het (verder) ordenen van het landschap Regie op het ontwikkelen van standaarden Het bevorderen van het laden van de grenspalen met door de deelnemers zelf ontwikkelde en vastgestelde afspraken Het borgen dat de grenspalen worden gerespecteerd Het regisseren van open consultaties en het bij elkaar brengen van partijen Het regisseren en organiseren van de besluitvorming. Vormgeven van netwerk en netwerksturing / alliantiemanagement Stand van zaken Visiedocument, december 2011 (Vastgesteld januari 2012) Notitie Houtskoolschets Twents model (concept september 2012) Expertmeeting samenwerking in de regio Twente in samenwerking met Kennisinstituut Stedelijke Samenleving (KISS), UT en de Radboud Universiteit Nijmegen (verslag 13 september 2012) Communiqué van Zenderen, februari 2013 (Vastgesteld 12 februari 2013) Activiteiten planning Uitwerken basisafspraken Communiqué van Zenderen over: convergentie, personele aspecten, Q2/Q4 2013 financiële aspecten, besluitvorming, vormgeving en regie. Uitwerking basisafspraak personeel Regeling uitwisseling personeel Fiscale (o.a. BTW) en aanbestedingsrechtelijke aspecten publiek-publieke samenwerking (EU, artikel 11) Uitwerking basisafspraak financiën Voorstel financiering programma en projectleiding Financiële regeling uitwisseling personeel Uitwerking basisafspraak vormgeving en governance: Uitwerking dimensie 3 van Communiqué van Zenderen Visie stip op de horizon (WGR wetsvoorstel lichte constructen, horizontale sturing, alliantiemanagement) Uitwerking basisafspraak besluitvorming Vormgeving regie, open informatieuitwisseling en open consultatie Heroriëntatie op structuur programma SSNT Uitwerking basisafspraak uitwisselbaarheid en interoperabiliteit Onderzoek standaardisatiepotentieel (UT, J. Meijerink) Ontwikkeling grondplaat I&A en P&O Basisgemeente (KING) Harmonisering en standaardisatie Convergentie vraagt om harmonisatie en standaardisatie van processen en systemen. Dit geldt met name voor de randvoorwaardelijke thema s Werken voor de Twentse 15
Overheid en een Informatiehuishouding zonder belemmeringen. Harmonisatie en standaardisatie zijn geen doelen op zich. Het is o.a. bedoeld om te komen tot optimale interoperabiliteit en efficiënte sharing. Onderzoek De Universiteit Twente en Saxion hebben aangeboden onderzoeken uit te voeren naar o.a. het standaardisatiepotentieel van processen en bij te dragen aan het uitwerken van de Twentse convergentiestrategie. mei 2013 de Universiteit Twente heeft voorstel aangeboden voor een onderzoek het standaardisatiepotentieel van ondersteunende processen (bijlage 1) september 2013 met Saxion (Governance of the future) / UT studenten gaan convergentiemodel verder handen en voeten geven. link Q2/3 2013 Q3/4 2013 16
8.3 werken voor de twentse overheid Domein Personeel en Organisatie Naam project Werken voor de Twentse overheid Deelnemers Stuurgroepleden Gerald de Haan (Almelo); Bjørn van den Brink (Wierden) Marianne Langeslag (Waterschap R&D) Bestuurlijk boegbeeld Erik Lievers (Hengelo) Eigenaar Gerald de Haan, gemeentesecretaris Almelo; Bjørn van den Brink, gemeentesecretaris Wierden; Marianne Langeslag, directeur bedrijfsvoering Waterschap R&D Projectleider Alain Smit Project team Klankbordgroep WvdTO : Hoofden P & O (regionaal) Projectteam mobiliteit en ontwikkeling: Alain Smit (WvdTO) Kathinka Anholt (WvdTO) Saskia Tenberge (Hengelo) Stefanie Bode (Hof van Twente Ivo Platvoet (Enschede) Henriette Oosterhuis (Enschede School) Simone Hammink (Twenterand) Projectteam arbeidsmarktcommunicatie en branding Alain Smit (WvdTO) Kathinka Anholt (WvdTO) Henriëtte Oosterhuis (Enschedese School) Carlina Hendriks (Hellendoorn) Karin Effing (regio Twente) Annerike Wermers (Almelo) Projectteam regionaal opleidingsaanbod ( Twentse School ) Anneke Kuiper (Noaberkracht Dinkelland) Anne Engelbertink (Wierden) Willy Bronsgeest (Almelo) Henk Kamp (Hengelo) Henriëtte Oosterhuis (Enschedese School) Projectteam harmonisatie arbeidsvoorwaarden i.o. Relatie met Project Communicatie Projectopdracht en beoogde resultaten Het realiseren van een gezamenlijke regionale arbeidsmarkt voor Regio Twente. Het project Werken voor de Twentse overheid omvat activiteiten die bijdragen aan het realiseren van een gezamenlijke regionale arbeidsmarkt voor de regio Twente, een arbeidsmarkt die binnen en buiten de regio herkenbaar is. Samen wordt gebouwd aan een sterk merk, waarin medewerkers flexibel kunnen worden ingezet om de doelstellingen binnen de overheidsorganisaties en overstijgend op regionaal niveau waar te kunnen maken. Algemene doelen: - de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en borgen - de kwetsbaarheid van organisaties verminderen - de kosten verlagen Er wordt een concrete uitvoeringsagenda voor de realisatie van een arbeidsmarkt, inclusief monitorsystematiek ontwikkeld, waarbij 2 thema s centraal staan (bij de 18 partners): 1. Mobiliteit, loopbaan- en talentontwikkeling 2. arbeidsmarktcommunicatie en branding Werken voor de Twentse Overheid Daarnaast zullen in kleiner verband (op basis van geïnventariseerde wensen tot samenwerking) de volgende onderwerpen 17
verkend worden: 3. Inrichten shared services voor salaris- en personeelsadministratie; 4. Doorontwikkeling van P&O en mobiliteitsinstrumenten (opleidingen, talentenanalyses etc.) en dit via een gezamenlijke inkoop- en aanbestedingstraject realiseren; 5. Opzetten samenwerking op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsrechtrecht; 6. Samenwerking op het gebied van ARBO-aangelegenheden; 7. Standaardiseren en harmoniseren (lean) van werkprocessen; 8. Harmoniseren arbeidsvoorwaarden (te beginnen met gezamenlijke werkkostenregeling); 9. Toewerken naar één sociaal statuut voor de deelnemende organisaties. Stand van zaken 27 juni 2012 instemming Kring met projectopdracht 6 juli 2012 Zenderen III Sept/okt 2012 instemming Kring met uitvoeringsagenda en plannen van aanpak 1 en 2 Okt/nov. 2012 instemming bestuurders met uitvoeringsagenda Inventarisatie samenwerkingswensen gereed op 1-1-2013 Activiteiten planning Vanaf 12 februari 2013 arbeidscommunicatie door de 18 partners onder de vlag van Werken voor de Twentse Overheid 1 mei Twentse school Loopbaancentrum per 1 september 2013 Deelproject 8 Inventarisatie arbeidsvoorwaarden (i.v.) link www.internearbeidsmarkttwente.nl en www.werkenvoordetwentseoverheid.nl Q1 2013 Q2 2013 Q3 2013 Q2/3 2013 18
8.4 basisregistraties bag/woz Domein Basisregistraties BGT, BAG/WOZ Naam project Samen werken aan een optimaal beheer van de BAG/WOZ Deelnemers Stuurgroepleden G. Stam (Ambtelijk opdrachtgever), Gert Jan Eikenaar (Programmamanager SSNT), Henk Achterkamp (Projectleider BGT), Rob Melenhorst (Projectleider BAG WOZ), Rob Toet (GBT), E. Bosma (Noaberkracht), S. de Bruin (Oldenzaal), M. Fleer (Hengelo), D. Bosveld (IBO) Vertegenwoordiger Haaksbergen en/of Hof van Twente. Eigenaar Gerrit Stam, gemeentesecretaris Hof van Twente Projectleider Rob Melenhorst Project team Rob Melenhorst Specialist basisregistraties Herman Broekhuis (GBT) Vertegenwoordiger samenwerkingsverband Almelo- Enschede-Borne-Losser Vertegenwoordiger Dinkelland - Tubbergen Marco Hoendervangers (Hengelo) Herman Schultz (Oldenzaal) Vertegenwoordiger Haaksbergen Hof van Twente NB: een deel van de namen moet nog worden ingevuld Relatie met Basisregistratie Topografie (BGT), Inkoop en Informatisering en Automatisering Projectopdracht en beoogde resultaten In 2020: Worden BAG, WOZ en BGT-registraties integraal beheerd Wordt het beheer van zowel de BAG, de WOZ als de BGT-registraties op één uniforme wijze uitgevoerd door alle 14 Twentse gemeenten Wordt voor het uitvoeren van de beheertaak gebruik gemaakt van 1 (beheer)applicatie per type registratie Worden BAG, WOZ en BGT registraties gemeenschappelijk beheerd Is er een keuze gemaakt ten aanzien van de organisatievorm van het gemeenschappelijke beheer en is die keuze geïmplementeerd DE WOLK In bovenstaand kader is de ambitie geformuleerd. Twee termen verdienen een nadere toelichting: Integraal beheer: het zodanig beheren van de BAG, WOZ en BGT registraties dat zowel de samenhang tussen de drie registraties alsook de (structurele) koppeling met relevante gemeentelijke processen is gewaarborgd Gemeenschappelijk beheer: het beheer van de basisregistraties wordt op Twentse schaal georganiseerd. De vorm en nadere invulling ervan wordt na 2017 verder onderzocht Deze ambitie zal op termijn bijdragen aan: Het verbeteren van de kwaliteit; Het verkleinen van de kwetsbaarheid van de individuele organisatie; Het vergroten van de efficiency. Procesinrichting gegevensbeheer Incldelen kennis / capaciteit Informatiearchitectuurstandaarden Implementatie standaarden (m.n. StUF3.10) Implementatie koppelingen (BAG-WOZ-Geo) Nu Basis Infrastructuur Convergentie Informatisering / processen Meer invulling, betere uitwerking, beter ingebed Doel-oplossing Meer systemen, beter geïntegreerd, beter beheerd Convergentie Automatisering over 7-10 jaar 19
In het project maken we onderscheid tussen de lange en korte termijn. Op de lange termijn streven we naar een gemeenschappelijk beheer (organisatorische convergentie) op de korte termijn zoeken we de inhoudelijke convergentie waarin verhoging van de kwaliteit, de integraliteit en de uniformiteit van (het beheren van) de BAG- en WOZ-registraties (werkprocessen, systemen en applicaties) centraal staan. Tegelijk gaan we investeren in de samenwerking, in relaties, in vertrouwen om op de lange termijn een gemeenschappelijk beheer mogelijk te maken (bottom up). Stand van zaken 1. Startdocument: wordt naar verwachting in mei 2013 ter besluitvorming aan kernteam en kring van secretarissen aan geboden 2. Uitvoeringsagenda BAG WOZ 2013-2014: mei 2013 3. Workshops ten behoeve van realisatie: mei 2013 december 2014 (resultaten worden voorgelegd aan de stuurgroep) Planning activiteiten Q2 2013 (start van de activiteiten) Workshop 1: Terugmeldingen standaardiseren Workshop 2: gestructureerde aansluiting / koppeling tussen BAG- en WOZ registraties Workshop 3: opzetten en inrichten beheerderspool 2013 Q3 2013 Workshop 4: gestructureerde aansluiting / koppeling tussen BAG- en GEO registraties Workshop 5: gegevensuitwisseling tussen de diverse applicaties mogelijk maken Workshop 6: verkenning applicatielandschap Workshop 7: gezamenlijke intake (het maximale halen uit een bouwaanvraag) Q4 2013 Workshop 8: gestructureerde aansluiting / koppeling tussen GEO- en WOZ registraties (opmaat naar de WOZ kaart) Workshop 9: gestructureerde aansluiting / koppeling tussen BAG- en GBA registraties Workshop 10:gestructureerde koppeling tussen BAG- en vergunningverlening en handhaving Q1 2014 Workshop 11: uniform proceshandboek Workshop 12: koppeling (bestaande) applicaties Workshop 13: toewerken naar 1 applicatie (per registratie) 2014 Q2 2014 Workshop 14: de WOZ kaart Workshop 15: gezamenlijk veldwerk Q3 2014 Workshop 16: aanbestedingstraject applicaties (optioneel) Workshop 17: implementatietraject uniform beheerproces (optioneel) 2015 Realiseren van een kostenvoordeel door centrale gegevensopslag Gezamenlijke keuze voor beheerapplicaties en implementatie systemen binnen de gemeenten zodra afschrijvingstermijn oude systeem is verstreken Meerdere functionele samenwerkingsverbanden (samenwerking op 1 specifiek onderdeel) 2018 Onderzoek naar en afweging (integraal!) van de diverse samenwerkingsmodaliteiten met de (politieke) keuze voor een der modaliteiten Link http://new.kinggemeenten.nl/operatie-nup/i-versneller-bag-woz https://new.kinggemeenten.nl/operatie-nup/nieuws/inspiratie-opdoen-voor-de-koppeling-bag-woz 2015 2018 20
8.5 basisregistratie topografie Domein Basisregistraties BGT, BAG/WOZ Naam project Basisregistratie Grootschalige Topografie Deelnemers Stuurgroep Ambtelijk opdrachtgever; G. Stam (Hof van Twente), Programmamanager SSNT; Gert Jan Eikenaar, Projectleider BGT; Henk Achterkamp, Projectleider BAG WOZ; Rob Melenhorst, Directeur GBT; Rob Toet (uitsluitend voor BAG-WOZ deel), Vertegenwoordiger samenwerkingsverband Almelo-Enschede-Borne-Losser, Vertegenwoordiger Hengelo, Vertegenwoordiger Oldenzaal, Vertegenwoordiger Haaksbergen Hof van Twente Eigenaar Gerrit Stam, gemeentesecretaris Hof van Twente Projectleider Henk Achterkamp (Enschede). Projectgroep bestaat verder uit Herman Schultz (Oldenzaal), Marco Hoendervangers (Hengelo) en André Weenink (Almelo). Relatie met BAG/WOZ, Inkoop en Informatisering & Automatisering Projectopdracht en beoogde resultaten Er komt een nieuwe wettelijke verplichting op gemeenten en ander overheidsorganisaties af om een Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) te realiseren en te beheren. Per 1 januari 2016 dient de basisregistratie topografie operationeel te zijn. De BGT kent naast de gemeenten andere bronhouders: Provincie, Waterschap, Prorail, Rijkswaterstaat en het Ministerie van E.L.&I. Partijen moeten samenwerken om te komen tot één gemeenschappelijke BGT. Er zijn drie fasen vastgesteld: initiatiefase, transitiefase en beheerfase. In de initiatiefase is er een inventarisatie bij de 10 gemeenten geweest en een Plan van Aanpak opgesteld voor de transitiefase en te komen tot een beheersituatie van de GBT. Het Plan van Aanpak is bestuurlijk geaccordeerd door de 10 gemeenten. Voor 10 gemeenten in Twente is onderzocht hoe we de kosten kunnen minimaliseren door samen te werken. Als alle gemeenten effectief samenwerken kunnen voordelen behaald worden door: Beperking van Kosten; Verbetering van Kwaliteit; Vermindering van de Kwetsbaarheid; Kostenbesparingen door: Optimale benutting van voorzieningen, capaciteit, kennis en kunde, Meer efficiëntie bij de uitvoering van werkzaamheden Minder overhead Beperking van de doorlooptijd Strakke aansturing Gegeven het feit dat structurele voordelen bereikt worden in de beheerfase, is het van belang om op snel deze situatie bereikt te hebben. De voordelen zullen met name gevonden worden in de betere integratie met Beheer Openbare Ruimte (BOR). De kwaliteitsverbetering is te vinden in een verbeterde geografische informatievoorziening. Hier heeft de gehele gemeentelijke organisatie baat bij. De samenwerking leidt tot vermindering van kwetsbaarheid door capaciteit, kennis en faciliteiten meer te delen. Daardoor zijn risico s van uitval of vertraging sterk verminderd. In de opbouwfase van de BGT werken de gemeenten samen in een project, gebaseerd op onderlinge afspraken. In de loop van dit traject wordt gewerkt aan de inrichting van een (formele) centrale beheerorganisatie. Samen met het landelijke samenwerkingsverband SVB-BGT zal het Plan van Aanpak worden uitgevoerd. De BOR is een belangrijk onderdeel in het project. Stand van zaken Regionale Basisregistratie Grootschalige Topografie Twente Initiatiefase Onderzoeksrapport (Hans van der Meij, Geo4kant - Roland van de Boel, IntAct) Projectnummer TW201103 Versie 04 November 2011 (Vastgesteld) Regionale Basisregistratie Grootschalige Topografie Twente Plan van aanpak (Hans van der Meij, Geo4kant- Roland van de Boel, IntAct) Projectnummer TW201103 Versie 04 November 2011 (Vastgesteld) Projectopdracht Regionale Implementatie Basisregistratie Grootschalige Topografie in 21
Planning activiteiten Programmaorganisatie Regionale BGT Bepalen gezamenlijke inhoud BGT+ Opstellen ICT-architectuur Inrichten centrale werkomgeving Opbouw BGT+ Inrichten centrale GEO-viewer Uitwerken/ implementeren werkprocessen BGT+/BOR Link Twente, d.d. 27/9/12, versie 1.1 Vastgesteld kernteam 13 september 2012 en kennisneming in Bestuurlijke conferentie SSNT 17 oktober 2012 Plan van aanpak in uitvoering Q4 2012 Q1 2013 Q2 2013 Q2/Q3 2013 Q2 2013 Q2 2014 Q3/Q4 2013 Q4 2013- Q2 2014 22