Management & Organisatie PO Evenement organiseren Lars Reijnders & Willemijn Boere 5V2 & 5V!
Inhoudsopgave: Het tot stand komen van het evenement P 2 4 Begroting. P 5 6 Marketing mix P 6 Samenwerking.. P 7 Taakverdeling P 7 Evaluatie.. P 7 Bijlagen P 8-14 1
Het tot stand komen van het evenement We hebben als evenement een open dag georganiseerd bij de kringloopwinkel Hebbes. Hieronder zullen we toelichten hoe we dat evenement tot stand hebben gebracht. Toen we de opdracht kregen, hadden we al snel het idee om het evenement ook in het echt te organiseren. We hadden een aantal soorten evenementen die ons leuk leek te organiseren. Zo dachten we onder andere aan een sportdag, een karaoke avond of een concert. Uiteindelijk besloten we een concert te organiseren. Lars vader speelt namelijk in een duo genaamd the men unplugged en hij wilde wel optreden. Lars vertelde tegen een vriendin van zijn moeder, die tevens de eigenares van de kringloopwinkel Hebbes is, dat we een evenement voor school moesten organiseren. Het leek haar een heel leuk idee, als we voor haar een soort open dag voor Hebbes zouden organiseren. De locatie van de winkel was namelijk net veranderd. De winkel zat eerst in het centrum en het zit nu op het industrieterrein. Veel mensen zijn nog niet bekend met de nieuwe locatie. Dit was de reden dat zij ons vroeg een open dag te organiseren, hierdoor zou de nieuwe locatie meer bekendheid krijgen en hopelijk zo ook meer bezoekers en inkomsten. Toen we de muziek en de locatie geregeld hadden, kwam het volgende punt: we moesten de datum van het evenement vaststellen. We besloten het op zaterdag 25 april te houden. Dit was het weekend voor koningsdag, zodat hopelijk veel mensen zin zouden hebben om tussen spulletjes te snuffelen. Toen we toestemming van de eigenares van de kringloopwinkel hadden gehad om dan het evenement te organiseren, kwam ons volgende punt aan bod. We moesten mensen uitnodigen voor ons evenement en het evenement bekend maken. We hadden een aantal ideeën, hoe we dit zouden kunnen doen. Dit waren onze ideeën: Flyers rondbrengen Het via de lokale radio laten bekendmaken In de lokale krant een bericht plaatsen Posters ophangen bij winkels in de buurt en in het centrum Bij de locatie een bord uithangen Een bericht op social media plaatsen Een kort tv-spotje op de lokale televisie Een spandoek ergens ophangen Onze kennissen e-mailen met informatie over het evenement Gebruik maken van mond-tot-mondreclame 2
We hebben van een aantal van deze reclame methoden gebruik gemaakt. Zo hebben we bij een drukker een flyer laten ontwerpen (zie bijlage 1) en deze laten afdrukken. Deze flyers hebben we bij verschillende winkels rondgebracht en ze daar op de toonbank neergelegd. Ook hebben we de flyers via de krantenwijk van Willemijns zusje verspreid. Bij dezelfde drukker hebben we een aantal posters laten afdrukken, die hebben we aantal winkels opgehangen. We hebben bij Hebbes zelf ook flyers neergelegd en de posters door de hele winkel heen opgehangen. Hebbes heeft ook het evenement bekend gemaakt via hun facebookpagina en hun website. Zo wisten de vaste bezoekers van Hebbes ook van het evenement af. Verder zijn er veel nieuwsberichten geplaatst in lokale kranten en op websites van die kranten. Zo zijn er berichten geplaatst in het witte weekblad en het Haarlemsdagblad. Ook heeft de lokale radio, meerradio, een bericht geplaatst op hun website. Verder zijn ze ook nog langs geweest op de dag zelf om een aantal medewerkers van Hebbes en ons te interviewen. Daarnaast heeft het facebookaccount van the men unplugged een bericht geplaatst op facebook met de details van het evenement. Tenslotte hebben we ook nog onze kennissen en vrienden uitgenodigd om het evenement te bezoeken. Dit hebben we gedaan via de mail en social media. (Zie bijlage 2 voor de berichten) Toen we de belangrijkste dingen geregeld hadden, moesten we de precieze indeling van de dag gaan bepalen. We besloten het evenement van 12.00-17.00 te houden. We hadden het idee om nog het rad van fortuin te organiseren, dit konden we dan met nieuwe prijzen uit de winkel doen of met gesponsorde producten. Uiteindelijk besloten we er een loterij van te maken. De PR van de kringloopwinkel had een grote kennissenkring en kon zo aardig wat gesponsorde spullen ophalen. Zo hadden we onder andere taarten van bakker Pompe, een cadeaubon voor een APK-keuring en een cadeaubon om het keukenhof te bezoeken met twee personen. Ook wilden we graag de bezoekers van wat drinken en wat lekkers voorzien. We hebben toen bij de Aldi inkopen gedaan. Het lekkers voor erbij hebben we gesponsord gekregen, zo hadden we koekjes van bakker Pompe gekregen en bittergarnituur van de snackbar de Ridderhof. 3
Verder wilden we de spullen wat beter kunnen tentoonstellen. Achter de winkel zit namelijk een hele grote loods waar heel veel spullen staan opgeslagen. Hier mogen de bezoekers normaal niet komen en daarom leek het ons leuk om wat spullen uit te kunnen stallen. We hebben toen drie marktkramen gehuurd om wat spullen op neer te kunnen leggen. We hebben toen aan de eigenaar van het andere stuk van de loods gevraagd of we die ruimte voor een dag zouden mogen lenen en gelukkig gaf hij toestemming daarvoor. Als laatste hadden we nog een partytent nodig. Als het zou regenen, dan zou de muziek wel droog moeten staan. Uiteindelijk heeft Lars een partytent kunnen regelen via kennissen van hem. Toen op vrijdag 24 april moesten we de open dag alvast zo goed mogelijk voorbereiden. Dit zou ons namelijk veel werk schelen de volgende ochtend. We zijn toen uit school naar Hebbes gegaan, waar we alvast meubels naar de andere kant van de loods verplaatsten. Hierdoor hadden we een soort van showroom gemaakt, waardoor we hoopten dat de mensen de spullen sneller zouden kopen. Ook hoopten de medewerkers van Hebbes dat we deze grote meubelen verkopen zouden kunnen, dan zouden ze namelijk meer ruimte hebben in hun eigen opslag. Na alles verplaatst te hebben, hebben we ook nog alle spullen die we de volgende ochtend op de marktkramen kwijt wilden alvast klaargezet, zodat we dat de volgende ochtend snel konden beginnen. De volgende ochtend, op het dag van het evenement, waren we vroeg opgestaan om alles nog goed voor te bereiden. De partytent werd opgezet, de winkel werd gestofzuigd en de marktkramen werden klaargezet met alle spullen erop. Ook hadden we nog wat vlaggetjes en ballonnen opgehangen om het evenement er wat feestelijker uit te laten zien en het voor de mensen duidelijker maken waar het evenement plaatsvond. Tijdens het evenement zelf hebben we vooral met mensen gepraat, geholpen met het verkopen en de loterij. Toen het evenement afgelopen was, hebben we alle spullen weer opgeruimd en zijn we voldaan naar huis gegaan. 4
Begroting Onder normale omstandigheden is de gemiddelde omzet op een zaterdag bij Hebbes 150 euro. Dit komt doordat het een kringloopwinkel is, die hele lage prijzen hanteert en daarom op een dag veel producten moet verkopen om een redelijke omzet te halen. Ons streven was een omzet van 500 euro, zo konden we de kosten dekken van de marktkramen en de flyers. De uiteindelijke omzet was 650 euro. We hadden dus ten opzichte van de normale gemiddelde omzet 433% meer omzet gemaakt, dit is dus ongeveer 4 keer zoveel. De totale kosten bestonden uit de huur van de marktkramen, het drukken van de flyer en de cadeaubonnen die aan het einde van de dag aan de vrijwilligers werden uitgedeeld. De kosten voor het huren van de marktkramen waren 177,50 euro inclusief de BTW. We hadden 1000 flyers afgedrukt en 30 posters. De kosten waren hiervoor 64 euro exclusief de BTW. Zie bijlage 3 voor de offerte hiervan. Ook hadden ze cadeaubonnen gekocht om de vrijwilligers te bedanken. Dit was ongeveer een totale waarde van 80 euro. We hadden als muziek een duo geregeld: the men unplugged. Een normaal optreden hiervan kost 150 euro, maar omdat het Lars vader is en het duo hebbes wilde helpen, besloten ze het gratis te doen. We hadden ook nog wat te eten en te drinken geregeld. Het eten kregen we allemaal gesponsord, dus we moesten alleen maar het drinken bekostigen. We hadden in totaal voor 58,25 euro aan drinken ingeslagen, we hiervan echter op die dag zelf ter waarde van 18 euro opgemaakt. De rest is naar de verzorgingstehuizen gegaan, waar Hebbes aan verbonden is. Voor de loterij hebben we bijna alles gesponsord gekregen. We hebben de rest van de prijzen aangevuld met spullen uit de winkel en hebben als hoofdprijs een bon van het keukenhof voor 2 personen ter waarde van 32 euro verloot. 5
Zie hieronder een lijst met de sponsors van de loterij met hun bijdragen, de loterij bracht in totaal 100 euro op: Slagerij Outshoorn: 3 rookworsten Ron s Bloemenhoek: bloemetje Viswinkel Visvin: cadeaubon van 10 euro Drogisterij Splinter: bon Bakker Pompe: koekjes + 2 taarten Tuincentrum Suidgeest: bloemetje Snackbar Ridderhof: hapjes + bon Dunja: bon voor 10 ijsjes Vester en van Dijk: APK keuring bon Marketing mix De Marketingmix bevat 4 componenten: product, prijs, plaats, en promotie. Product De Hebbes kringloopwinkel krijgt veel verschillende soorten producten binnen. Uit die producten kunnen ze wel selecteren wat verkoopbaar is, maar ze kunnen niet voorspellen welke producten wanneer binnenkomen, omdat alle producten geschonken worden door mensen. Prijs De medewerkers van Hebbes bepalen de prijs zelf. De prijzen verschillen onderling heel erg. Voor het hetzelfde product kan je meer betalen, als het product in een betere staat verkeert. Plaats Mensen kunnen bij Hebbes dingen wegbrengen, maar Hebbes heeft ook ophaal- en bezorgdienst. Promotie De winkel heeft een facebookpagina, hier plaatsen ze de meeste nieuw binnen gekomen producten op. Ook hebben ze een eigen website die de laatste informatie verschaft over de winkel Hebbes. 6
Samenwerking De samenwerking verliep soepeltjes. De taakverdeling was van tevoren voor beiden duidelijk. De afspraken onderling werden goed nagekomen. We hielden ons allebei goed aan de tijdsplanning en we waren goed op tijd begonnen waardoor we weinig last van stress hadden. Taakverdeling Van tevoren zijn de taken verdeeld en we hielden ons allebei goed aan de gemaakte afspraken. (Zie bijlage 4) Evaluatie We hadden van tevoren verwacht dat de hele winkel vol zou staan met mensen, dit viel echter tegen. We hadden een hele middag geflyerd, dus we hadden zelf verwacht dat er meer mensen op af zouden komen. Ondanks dat wij zelf dachten dat er weinig mensen waren, bleek uiteindelijk meer dan 4x zo groot te zijn als op een normale zaterdagmiddag. De medewerkers van Hebbes waren ook erg blij met deze omzet, maar ze waren nog blijer met de bekendheid die ze met deze open dag kregen. Ze zitten namelijk op een nieuwe locatie, die nog niet bij veel mensen bekend is. Op de open dag hadden we ook het magazijn opengesteld voor bezoekers, terwijl dit normaal niet het geval is. Sinds de open dag hebben ze het magazijn elke zaterdag opengesteld voor de klanten, hierdoor maken ze nu over het algemeen meer omzet. 7
Bijlage 1: 8
Bijlage 2: Bericht op de site van Hebbes: Bericht op de website van Meerradio: 9
Bericht op de website van het witte weekblad: 10
Bericht op de website van het Haarlems dagblad: 11
Bijlage 3: Beste Lars en Willemijn, Hierbij een voorbeeld met wat aanpassingen erin zodat ik het geheel en sommige onderdelen uit de tekst die ik wat beter vind opvallen. Ik hoor wel wat jullie daarvan vinden. Reken voor de kosten op : 1000stuks 64 Euro ex BTW 2500stuks 88 Euro ex BTW 5000stuks 125 Euro ex BTW 10000stuks 220 Euro ex BTW Ik kan uiteraard ook posters leveren maar wil wel graag weten om hoeveel stuks dat ongeveer zou gaan en of de opmaak gelijk kan blijven. Ik hoor het graag weer. Met vriendelijke Groet, Robert van der Marel www.signs2c.nl info@signs2c.nl 12
Bijlage 4: 13