DB-vergadering 27-07-2009 Agendapunt 7 Onderwerp Aanwijzing accountant ten behoeve van controlewerkzaamheden dienstjaar 2009 Portefeuillehouder(s) R.L.M. Sleijpen Afdeling Middelen Bestuursprogramma / Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Instrumenten Routing Dagelijks bestuur 27 juli 2009 Commissie ABA Commissie MFB 25 augustus 2009 Commissie WS Dagelijks bestuur 14 september 2009 Algemeen bestuur 29 september 2009 Voorstel Instemmen met de bijgevoegde concept-notitie aan de commissie Middelen en Financieel Beleid. Toelichting./. Hierbij doe ik u toekomen een concept-notitie aan de commissie Middelen en Financieel Beleid inzake aanwijzing accountant ten behoeve van controlewerkzaamheden dienstjaar 2009. De bijgevoegde concept-notitie spreekt naar mijn oordeel voor zich. Kortheidshalve volsta ik verder dan ook met een verwijzing daarnaar. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef 090853/PDA
DB-vergadering 27-07-2009 Agendapunt: # Sittard, AAN DE COMMISSIE MIDDELEN EN FINANCIEEL BELEID Onderwerp: Aanwijzing accountant ten behoeve van controlewerkzaamheden dienstjaar 2009 Inleiding Ernst & Young accountants is vanaf het dienstjaar 2000 bij ons waterschap belast met de noodzakelijke controlewerkzaamheden ten behoeve van de jaarrekening. Het contract dat in april 2005 voor de controlewerkzaamheden voor de dienstjaren 2005-2007 is afgesloten, is in april 2008 door het algemeen bestuur met één jaar verlengd voor de controlewerkzaamheden van het dienstjaar 2008. Het contract met de accountant is met de afronding van de controle van de jaarrekening 2008 (april/mei 2009) beëindigd. Dat geldt ook voor de contracten van het Waterschapsbedrijf Limburg en Waterschap Peel en Maasvallei (beiden ook Ernst & Young). De afloop van de contracten is in 2008 namelijk op elkaar afgestemd om de mogelijkheid te onderzoeken of hierna gezamenlijk zou kunnen worden aanbesteed. Thans is dan ook bij alle drie de organisaties besluitvorming over aanbesteding c.q. verlenging van de controleopdracht aan de orde. Samenwerking In zijn algemeenheid kan worden opgemerkt dat de wijze van controleren van Ernst & Young accountants door de drie organisaties als zeer positief wordt ervaren. Tijdigheid, nauwkeurigheid, flexibiliteit en klantvriendelijkheid zonder dat het kritische karakter van de controle wordt losgelaten, kunnen in dit verband als positieve aspecten worden genoemd. Daarnaast levert het een duidelijke meerwaarde op dat de controlewerkzaamheden bij alle drie de organisaties door hetzelfde kantoor worden uitgevoerd. Zo kan de accountantsverklaring die jaarlijks wordt afgegeven ten behoeve van de afrekening van de waterschapsheffingen van het waterschapsbedrijf onverkort en integraal worden opgenomen in de jaarrekening van de beide waterschappen. Indien dit niet het geval zou zijn, zou de accountant voor de jaarrekeningcontrole aanvullende werkzaamheden dienen te verrichten, wat zich uiteraard vertaalt in een hoger kostenplaatje. Ook is de afgelopen twee jaar met de drie organisaties en de accountant gezamenlijk opgetrokken in het rechtmatigheidstraject. Afspraken die hierbij zijn gemaakt, gelden dan ook voor alle partijen. Controlewerkzaamheden 2009 Het dienstjaar 2009 is in financieel opzicht een bijzonder jaar. De nieuwe -gewijzigdewetgeving op het gebied van de waterschapsfinanciën is van kracht geworden. 090852/PDA 1/3
Doelen van de wijzigingen zijn: meer transparantie, uitgebreidere verantwoording en versterking van controlerende rol van het algemeen bestuur. De versterking van de controlerende rol van het algemeen bestuur is verankerd in wetgeving en komt onder andere tot uiting in de betrokkenheid van het algemeen bestuur bij de aanbesteding en de formulering van de controleopdracht (via een controleprotocol) voor de jaarrekening. Voor wat betreft de aanbesteding moet een uitgebreide procedure worden doorlopen, waarbij het algemeen bestuur het programma van eisen met de selectiecriteria vaststelt. Dit is vastgelegd in de./. controleverordening ex artikel 109 van de Waterschapswet. Als bijlage treft u de relevante artikelen 3 en 4 uit de Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Roer en Overmaas aan die op 29 september 2008 door het algemeen bestuur is vastgesteld. Gelet op het feit dat de interim-controle (lees: eerste jaarrekeningcontroles) door de/een accountant in november zal worden uitgevoerd, legt een uitgebreid aanbestedingsproces momenteel een druk op het procesverloop. Omdat wij er voorstander van zijn om een normaal proces te doorlopen, waarin voldoende ruimte is voor bestuurlijke discussie, heeft het de voorkeur om het contract met onze huidige accountant met één jaar te verlengen. Deze insteek wordt ook onderschreven door onze beide Limburgse collega s. De argumenten die hieraan ten grondslag liggen, kunnen als volgt worden weergegeven: het creëren van meer ruimte voor de bestuurlijke discussie omtrent het programma van eisen, de selectiecriteria en de weging daarvan, alsook voor het aanbestedingsproces op zich, wanneer we voor langere periode dan één jaar gaan aanbesteden; het behouden van het voordeel dat we hebben behaald/bereikt door samenwerking met de huidige accountant in het voorbereidingstraject voor implementatie van de nieuwe wetgeving (lees: rechtmatigheid); het is niet doelmatig/efficiënt om in een overgangsjaar (introductie rechtmatigheid) van accountant te veranderen. De rechtmatigheid is een belangrijk element in onze onderbouwing. Zoals aangegeven hebben de drie organisaties de afgelopen twee jaar samen met de accountant opgetrokken in het rechtmatigheidstraject. Hierbij zijn afspraken gemaakt en compromissen met de accountant bereikt op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Ernst & Young accountants heeft zich gecommitteerd aan de uitgezette werkwijze en heeft inmiddels ingestemd met het toetsingskader en het concept-controleprotocol van ons waterschap. Bij de overgang naar een andere accountant bestaat het risico dat dit opnieuw zal dienen te worden bediscussieerd. Aangezien 2009 het eerste jaar is waar de financiële rechtmatigheid van toepassing is, zou dit geen wenselijke situatie zijn. Verlenging contract accountant Gelet op bovenstaande argumentatie zijn wij (evenals onze collega-waterschappen) voornemens om het contract met Ernst & Young accountants nogmaals met één jaar, voor de controle van het dienstjaar 2009, te verlengen. Uitgangspunt voor deze verlenging is dat dezelfde condities gelden als het bestaande contract. Voor de uit te voeren werkzaamheden ziet dit er als volgt uit: 1. Interim-controle 2. Beoordeling jaarrekening en afgifte accountantsverklaring 3. Managementletter 4. Overleg met bestuur 090852/PDA 2/3
Gezamenlijke aanbesteding controlewerkzaamheden ná 2009 Zoals aangegeven is het wenselijk om de uitvoering van de controlewerkzaamheden bij de drie organisaties door één accountant te laten uitvoeren. Om dit te bewerkstelligen zal begin 2010 de gezamenlijke aanbesteding van de controlewerkzaamheden voor 2010 en de volgende jaren ter hand worden genomen. Op basis van de huidige bedragen zal dit naar verwachting leiden tot een openbare aanbesteding (eventueel met voorselectie). Het traject hiervoor ziet er als volgt uit: januari-februari 2010: opstellen programma van eisen/selectiecriteria; april 2010: vaststelling programma van eisen/selectiecriteria door algemeen bestuur; mei-juni 2010: offrering; september 2010: opdrachtverlening door algemeen bestuur; november 2010: start nieuwe accountant. Financiële paragraaf De accountantskosten bedroegen in 2008 20.500. Dit bedrag zou, gelet op de wettelijke uitbreiding van de accountantsverklaring en de daarmee samenhangende controlewerkzaamheden op het gebied van financiële rechtmatigheid, bij een aanbesteding wellicht hoger uitvallen. Ernst & Young accountants heeft inmiddels (per mail) de intentie uitgesproken om het contract met alle drie de organisaties met één jaar te verlengen tegen dezelfde condities als het aflopende contract, te weten prijspeil 2008 geïndexeerd op basis van de kostenontwikkeling binnen de dienstverlenende sector. Uitgaande van een indexering van 2,0% bedragen de kosten die hiermee voor ons waterschap gemoeid zijn 20.900 (inclusief btw). Aangezien de kosten van de controlewerkzaamheden in 2009 begroot zijn op 21.000, kunnen deze binnen de begroting worden opgevangen. Tot slot kan nog worden vermeld dat een voorstel met dezelfde strekking (verlenging contract Ernst & Young accountants voor 2009 en gezamenlijke aanbesteding controlewerkzaamheden ná 2009) in september ook in de algemene besturen van Waterschap Peel en Maasvallei en het Waterschapsbedrijf Limburg zal worden ingebracht. Gelet op het vorenstaande zijn wij voornemens het algemeen bestuur voor te stellen: 1. in te stemmen met de verlenging van het controlecontract met Ernst & Young accountants met één jaar voor de controlewerkzaamheden van het dienstjaar 2009; 2. samen met Waterschap Peel en Maasvallei en Waterschapsbedrijf Limburg, ingaande het dienstjaar 2010 de controlewerkzaamheden gezamenlijk aan te besteden. Graag vernemen wij uw advies ter zake. Het dagelijks bestuur, de secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef de voorzitter, dr. J.J. Schrijen 090852/PDA 3/3
BIJLAGE Relevante artikelen 'Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Roer en Overmaas 2009' ex artikel 109 Waterschapswet Artikel 3 (aanbesteding accountantscontrole) 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. 4. In geval van aanbesteding van de accountantscontrole op grond van Europese of Nederlandse wetgeving stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast. Artikel 4 (protocol accountantscontrole) 1. Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt het algemeen bestuur in een controleprotocol in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidtraject is en wat de rol van de accountant ten aanzien van rechtmatigheid is. 2. In het eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op: a. de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidtraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader); b. de rechtmatigheidcriteria die in beschouwing worden genomen; c. de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen; d. de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd; e. de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd; f. de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 090852/PDA