Kwaliteitshandboek Meander en Prokino Stichting Meander en Stichting Prokino vormen een personele unie en werken nauw met elkaar samen. Om deze reden hebben zij een gemeenschappelijk kwaliteitssysteem. Het kwaliteitssysteem is vervat in een kwaliteitshandboek welke is beschreven in dit document. Vindbaarheid Het handboek is onderdeel van een digitaal documentmanagementsysteem (DMS) dat beschikbaar is op het volgende adres: www.meander-prokino.nl. Een inlog en wachtwoord is noodzakelijk. Deze zijn aan te vragen bij de personeelsafdeling in Amsterdam. Alle documenten zijn direct online te raadplegen door erop te klikken. Ook zijn zij te downloaden via de downloadbutton. Inrichting kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek is ingericht op basis van vier categoriesoorten: 1. de activiteiten, 2. beleidsdomein, 3. type document en 4. centraal of lokaal van toepassing. Elk document is gecategoriseerd aan de hand van deze vier dimensies. Activiteiten Elke activiteit heeft specifieke documenten die alleen van toepassing zijn op die activiteit. Daarnaast is er een sectie met documenten die voor alle activiteiten gelden. De indeling is als volgt: Alle activiteiten: documenten voor alle activiteiten in de organisatie. Internaten: internaten en gezinshuizen van Meander. Kinderopvang: hele dagopvang, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen. Jeugdzorg. geïndiceerde en gemeentelijk gefinancierde jeugdzorgactiviteiten. GGZ-zorg. AWBZ activiteiten die worden gefinancierd door het zorgkantoor. Beleidsdomeinen Het kwaliteitssysteem bevat zes beleidsdomeinen: 1. Algemeen Onder het domein Algemeen vallen de stukken die de algemene inrichting en werkwijze van de organisatie beschrijven. Naast beleidsdocumenten zijn er diverse reglementen te vinden. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 1 van 7
2. Bedrijfsvoering Dit domein bevat alle documenten die betrekking hebben op de financiën, administratieve processen en automatisering. 3. Facilitair en veiligheid Dit domein gaat over een veilige en gezonde leefomgeving. De documenten hebben te maken met het gebouw, vergunningen, schoonmaak en veiligheid. 4. Kwaliteit De documenten van dit domein gaan over de werking van het kwaliteitssysteem. 5. Pedagogisch beleid Dit domein bestrijkt alle documenten die te maken hebben met de directe zorg voor ouders en kinderen 6. Personeelsbeleid Alle documenten betrekking hebbend op het personeel en het personeelsbeleid zijn te vinden in dit domein. Type documenten Het kwaliteitssysteem bevat zes type documenten: 1. en beschrijven hoe wij als organisatie tegen bepaalde zaken aankijken en hoe wij deze willen regelen. 2. Reglementen bevatten de spelregels die wij hanteren in een bepaalde situatie. 3. Protocollen/processen geven stapsgewijs aan hoe iemand in een bepaalde situatie dient te handelen. 4. Formulieren worden gebruikt om gestandaardiseerd informatie aan een ander over te dragen. 5. Toelichtingen zijn er om een van bovengenoemde documenten of een specifieke situatie toe te lichten. 6. Overige documenten is de restcategorie die niet in een van bovenstaande categorieën valt. Centraal of lokaal Een onderscheid dient gemaakt te worden tussen centrale en lokale documenten. Centrale documenten zijn voor alle regio s en locaties geldig. Lokale documenten hebben betrekking op een bepaalde regio of locatie. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 2 van 7
Codering Alle documenten hebben een codering en deze is als volgt: Activiteit-domeinnummer-typedocumentnaam, bijvoorbeeld: A-1.01-B-Missie en Visie. Dit voorbeeld betreft een centraal document dat geldt voor alle regio s en locaties en betrekking heeft op alle activiteiten. Activiteit A = van toepassing op alle activiteiten; I = Internaten; K = Kinderopvang en peuterspeelzalen J = Jeugdzorg; G = GGZ-zorg Pr = Prokino (documenten die voor alle activiteiten van Prokino gelden, maar niet van toepassing zijn op de Internaten). Documenten die betrekking hebben op de internaten beginnen dus met een A of met een I. Lokaal document Zodra het gaat om een document dat alleen van toepassing is op een regio of locatie, dan krijgt het document na de activiteitsaanduiding een afkorting van de locatie in de code. Bijvoorbeeld I-Zwol-5.01-B-groepswerkplan betreft een beleidsdocument dat betrekking heeft op het internaat in Zwolle en groepswerkplan is genoemd. Domein Alle beleidsdomeinen hebben een nummer en een subnummer voor een onderdeel van het domein: 1.xx = Algemeen; 2.xx = Bedrijfsvoering 3.xx = Facilitair en Veiligheid 4.xx = Kwaliteit 5.xx = Pedagogisch beleid 6.xx = Personeelsbeleid Wanneer een document duidelijk bij een ander document hoort en eronder valt, bijvoorbeeld een formulier of een toelichting dat hoort bij een beleidsdocument, dan krijgt dat document hetzelfde nummer als het hoofddocument waar het bij hoort, aangevuld met a, b, c, enzovoort. Type document Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 3 van 7
Naar het type document krijgt de code één van volgende letters mee: B = Beleid; R= Reglement; P = Protocol/proces; F = Formulier; T = Toelichting; O = Overig. Documentnaam De documentnaam is een specifieke duiding van het document. Zoeken Op 2 manieren kan gezocht worden naar een document: 1) De zoekfunctie. Op www.meander-prokino.nl/web/guest/documenten bevindt zich een zoekbalk. Door hier een woord uit de titel of tekst van een document in te vullen en op zoeken te klikken verschijnt een lijst met documenten met de zoekterm in de titel of tekst. Naast het zoekresultaat staan de bovenstaande categorieën die betrekking hebben op de documenten in het zoekresultaat. Door te klikken op een van deze categorieën wordt het zoekresultaat verkleind. Zoekinstructies Normaal zoeken Vul een woord of meerdere woorden in en de zoekfunctie zal gaan zoeken in zowel de naam van het document als in de inhoud, categorie en eventuele tags. Zoekwoord Exacte woorden zoeken Gebruik aanhalingstekens voor het zoeken van een specifieke deeltekst. Zoek een woord De zoekmachine zal dan zoeken waar bovenstaand stuk tekst aaneengesloten aanwezig is. Zoeken met wildcards (Automatisch aanvullen) Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 4 van 7
Wildcards zijn aanvullingen op zoektermen en vullen woorden zelf aan met alle mogelijke variaties. Een wildcard krijg je door * voor of achter een woord toe te voegen. Bijvoorbeeld: zoek op alle woorden die beginnen met "voor" voor* Bijvoorbeeld: zoek op alle woorden die beginnen met "voor" en eindigen op "tekst" Voor*tekst Het woord voorbeeldtekst zou dan een resultaat kunnen zijn. Zoeken op woorden in de titel Voor het zoeken van alleen een titelwoord laat het zoekwoord vooraf gaan door de tekst: title: zoekwoord. Let op het woord dat vooraf gaat is het Engelse woord title. Bijvoorbeeld: zoeken naar een document waar het woord missie in de titel voorkomt. Title: missie Alle documenten met het woord missie in de titel komen tevoorschijn. Gebruik "aanhalingstekens" om op meerdere woorden in een titel te zoeken. Title: missie visie Alleen documenten met de woorden missie en visie in de titel komen als resultaat tevoorschijn. Ook is het mogelijk het zoeken op titel te combineren met een wildcard: Title: missie* Zoeken op twee termen die voor moeten komen in een document Als een tekst twee of meerdere woorden of woordcombinatie moet bevatten moeten de volgende tekens tussengevoegd worden: && Bijvoorbeeld: zoeken op "voorbeeld zin" en "andere woorden" gaat als volgt: "voorbeeld zin" && "andere woorden" Zoeken op woorden die op elkaar lijken Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 5 van 7
Voor woorden die op elkaar lijken gebruik het ~ teken, bijvoorbeeld: Heel~ Dit resulteert in woorden als geel, keel, meel, etc. 2) Het documentenoverzicht. Op de link www.meander-prokino.nl/web/guest/[activiteitnaam] is de inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek van de betreffende activiteit te vinden. Naast de inhoudsopgave bevindt zich een overzicht van de betreffende documenten. De documenten zijn in drie delen gesplitst: a. Centrale documenten die gelden voor alle regio s en locaties en betrekking hebben op alle activiteiten. b. Centrale documenten die gelden voor alle regio s en locaties en betrekking hebben op een specifieke activiteit. c. Lokale documenten. Versiebeheer en toegang Documenten die onderdeel uitmaken van het kwaliteitsmanagementsysteem worden periodiek geëvalueerd en wanneer aan de orde aangepast. (verbetercyclus) Documenten van het kwaliteitsmanagementsysteem zijn in digitale vorm aanwezig op www.meander-prokino.nl, de digitale portal van Meander en Prokino en optioneel in papieren vorm op de locatie Wanneer documenten gewijzigd worden, wordt de vorige versie nog 1 jaar bewaard en is op aanvraag beschikbaar. Bij twee of meer wijzigingen wordt alleen het meest recente oude document bewaard. Beheer van documenten De documenten die op www.meander-prokino.nl geplaatst worden zijn uitsluitend door de Raad van Bestuur vastgestelde documenten. De documenten worden aangeleverd bij het directiesecretariaat, deze plaatst de documenten op de portal. Bij vervanging van een document door een nieuwe versie worden alle betrokkenen hierover geïnformeerd door het directiesecretariaat. Wanneer op locatie gebruik wordt gemaakt van een papieren versie van het handboek, is de directeur verantwoordelijk voor vervanging van de documenten in het handboek. Bevoegdheid tot wijzigen of aanmaken van documenten Degene die verantwoordelijk is voor het beleids- of werkterrein, waarop het betreffende document van toepassing is (de proceseigenaar ), is bevoegd om binnen dat beleids- of werkterrein een voorstel te doen het bestaande document te wijzigen of een nieuw (concept) document te maken. Wijziging van documenten kan aan de orde zijn naar aanleiding van o.a. interne audits, incidenten/klachten, resultaten van tevredenheidonderzoeken. De Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 6 van 7
nieuwe/aangepaste documenten worden waar relevant besproken in het managementteam en aan de Raad van Bestuur voorgelegd ter vaststelling. Na vaststelling volgt plaatsing op Liferay. Tevens wordt de inhoudsopgave aangepast. Elke medewerker heeft zelf de verantwoordelijkheid zich op de hoogte te houden van informatie over nieuwe documenten en nieuwe versies van documenten zoals geplaatst op meander-prokino. Geldigheid van documenten Ter bevordering van continue kwaliteitsverbetering en kwaliteitsborging hebben alle documenten in het kwaliteitshandboek een uiterste geldigheidsdatum, aangegeven in de inhoudsopgave van het handboek. Bij de eerste versie van het handboek is de geldigheid van alle documenten twee jaar; van 1-11-2012 tot 1-11-2014 De proceseigenaar heeft de taak zijn documenten vóór verloop van de uiterste geldigheidsdatum te toetsen op functionaliteit, actualiteit en wijzigingen in wet- en regelgeving. Documentencodering De documenten zijn voorzien van een codenummer dat overeenkomst met het domein waartoe ze behoren. De documenten zijn verder voorzien van de datum van vrijgave en het versienummer. Vragen of opmerkingen Op de site: www.meander-prokino.nl is in de kennisdatabase informatie te vinden over de werking van het DMS. Van belang is dat het DMS up-to-date is en goed functioneert. U kunt opmerkingen kwijt over documenten op de pagina s onder de tab Documenten. Ook kunt u een mail sturen naar DMS@prokino.nl. Geregeld worden de opmerkingen doorgenomen en indien noodzakelijk worden documenten aangepast. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 7 van 7