Doorontwikkeling Bevolkingszorg Zaanstreek- Waterland 2016 Inleiding Bevolkingszorg ten tijde van een crisis of calamiteit zet zich in voor die mensen die betrokken zijn en die niet in staat zijn zichzelf te helpen. Hierbij moet spontane hulp uit de samenleving geaccepteerd worden, door burgers te laten helpen en door gebruik te maken van specialistisch hulpaanbod. Naast directe hulp zorgt Bevolkingszorg ook voor communicatie over de crisis of calamiteit en draagt zorg voor feitelijke informatievoorziening, een eventueel handelingsperspectief en duiding van het incident. In Zaanstreek-Waterland willen we een realistische en eigentijdse Bevolkingszorg. Zelfredzaamheid, vraaggericht werken, voorbereiden op realistische scenario s en aansluiten bij de lokale situatie zijn daarbij belangrijke voorwaarden. Zaanstreek-Waterland heeft de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet op weg naar een kwalitatief goede Bevolkingszorg. In lijn met het rapport Bevolkingszorg op Orde (commissie Bruinooge), de functieprofielen van GROOT/GROOTER, het project Versterking Bevolkingszorg (Strategische Agenda van het Veiligheidsberaad) en de actualisering van het Referentiekader Regionaal Crisisplan is Bevolkingszorg in de regio Zaanstreek-Waterland verbeterd. We willen graag de laatste stappen zetten om de ambitie van eigentijds en realistisch te verwezenlijken. De ambitie is een organisatie van Bevolkingszorg te hebben in Zaanstreek-Waterland binnen de regionale multidisciplinaire crisisorganisatie waarin gemeentelijke crisisfunctionarissen tijdens een incident weten wat er speelt, wat de behoefte is en daarnaar handelen, samen met de partners. Crisisfunctionarissen kunnen snel, adequaat en met improvisatie reageren op de gevolgen van een calamiteit en hebben daarbij de sensitiviteit zich in een bestuurlijke omgeving te bewegen. Ook is het van belang dat de lokale gemeente snel wordt betrokken om gebruik te kunnen maken van de daar aanwezige kennis. En om de gemeente in staat te stellen op een adequate manier aan te haken op de beheersing van de effecten. Het doel is om per 1 januari 2017 te werken met een kleine, snel inzetbare, vakbekwame groep functionarissen voor de eerste uren van de calamiteit met een snelle aanhaking en inzet van de betrokken gemeente. Om dit te bereiken zijn de volgende actiepunten op 30 oktober 2015 met het dagelijks bestuur van Zaanstreek-Waterland besproken: 1. Officier van Dienst stuurt de gemeentelijke processen aan 2. Taken Team Bevolkingszorg uitgevoerd door de stafsectie Bevolkingszorg van het Regionaal Operationeel Team 3. Kwalitatieve en kwantitatieve verbeterslag crisiscommunicatie 4. Sleutelfunctionarissen selecteren op basis van competenties 5. Lerend vermogen van de organisatie en de functionarissen 6. Concreet maken van prestatie-eisen 7. Lokale aansluiting van de gemeenten 8. Samenwerken met de partners (ook de burgers) 9. Back up gemeenten 10. Voorbereiden op realistische scenario s 11. Naar rato verdelen van de piketkosten Naar aanleiding van bovenstaand is de werkgroep Bevolkingszorg Op Orde Zaanstreek-Waterland met daarin de adviseurs crisisbeheersing aan de slag gegaan. De gepresenteerde visie vraagt een andere organisatie van Bevolkingszorg. De besluitpunten 1 en 2, die vandaag ter besluitvorming voorliggen en actiepunt 3 betreffen een voorgestelde wijziging van de huidige werkwijze. De actiepunten 4 tot en met 11 betreffen de voorwaarden om op een goede manier invulling te kunnen geven aan de structuuraanpassingen en te komen tot een realistische en eigentijdse Bevolkingszorg.
Ten aanzien van de actiepunten 3 tot en met 11 staat beschreven op welk moment deze worden uitgevoerd. 1+2+3 Organisatie Bevolkingszorg Om vraaggericht te opereren tijdens een calamiteit is het noodzakelijk dat na alarmering zo snel mogelijk ter plaatse leiding gegeven wordt aan de gemeentelijke processen (o.a. Opvang en verplaatsing, Milieuzorg en Bouwbeheer Crisiscommunicatie en de opstart van de Nafase). De Officier van Dienst Bevolkingszorg is hiervoor de aangewezen functionaris. De Officier van Dienst Bevolkingszorg komt ter plaatse, maakt een inschatting en stuurt dicht op de bron de processen aan in samenhang en in overleg met de andere kolommen. De Officier van Dienst Bevolkingszorg zorgt in overeenstemming met de leider Commando Plaats Incident dat de burgemeester goed en tijdig geïnformeerd blijft en zodoende zijn positie kan bepalen. Bij de meest voorkomende incidenten in onze veiligheidsregio kan de Officier van Dienst Bevolkingszorg het incident zelfstandig afhandelen. Bij een groter incident met een bron- en effectgebied krijgt de Officier van Dienst Bevolkingszorg ondersteuning vanuit de stafsectie Bevolkingszorg. Ook hier is het omwille van de snelheid en ook van de efficiëntie van belang dat aan de taken van de stafsectie door één functionaris leiding wordt gegeven. Dit geschiedt door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg als verantwoordelijke voor Bevolkingszorg in het Regionaal Operationeel Team. Vanaf GRIP 2 houdt de Officier van Dienst Bevolkingszorg contact met de Algemeen Commandant. De Officier van Dienst Bevolkingszorg blijft de processen aansturen. De Algemeen Commandant Bevolkingszorg in het Regionaal Operationeel Team biedt waar nodig ondersteuning en is faciliterend aan de Officier van Dienst Bevolkingszorg binnen de kaders die worden gesteld door de Operationeel Leider. De taken van de Algemeen Commandant (en diens stafsectie Bevolkingszorg) zijn het uitdenken van mogelijke toekomstige scenario s, de opstart van de nafase, het ondersteunen van de Officier van Dienst Bevolkingszorg én de aanhaking van de gemeentelijke organisatie waar het incident zich afspeelt. Bij het ontbreken van een Commando Plaats Incident (bijvoorbeeld bij extreem weer of uitval van vitale functies) stuurt de Algemeen Commandant bevolkingszorg alle processen aan en sluit de Officier van Dienst Bevolkingszorg aan waar nodig. Voorgestelde besluitpunten dagelijks bestuur Zaanstreek-Waterland 1 april 2016 1. De Officier van Dienst Bevolkingszorg vanaf 1 juli 2016 leiding te laten geven aan de gemeentelijke processen. De Algemeen Commandant Bevolkingszorg in het Regionaal Operationeel Team blijft verantwoordelijk voor Bevolkingszorg. 2. De taken van het Team Bevolkingszorg vanaf 1 juli 2016 te laten uitvoeren door de stafsectie Bevolkingszorg in het Regionaal Operationeel Team en het Team Bevolkingszorg in de stafsectie Bevolkingszorg te integreren. 3. Het Regionale Crisisplan Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland bij de eerstvolgende actualisering aan te passen naar aanleiding van besluitpunten 1 en 2. De periode tot 1 juli wordt gebruikt om de betrokken functionarissen op te leiden, te trainen en te oefenen op de veranderde werkwijze. Daarnaast wordt in het kader van de verdere professionalisering van bevolkingszorg na de zomer gestart met het werven, selecteren en examineren van de sleutelfuncties op basis van competenties. Zie ook actiepunt 4. Vervolg: DB VrZW besluit op 1 april 2016; opnemen in (multi) Opleiden, Trainen en Oefenen; afstemming tussen Algemeen Commandant en Officier van Dienst Bevolkingszorg en tussen Bevolkingszorg en andere kolommen, aanpassen planvorming en partners informeren, brief aan Inspectie Veiligheid & Justitie ter informatie, invullen nieuwe crisispoules en wijzigen regionaal crisisplan in samenwerking met VrZW. Crisiscommunicatie Om bij een incident snel en effectief te kunnen communiceren is een vakbekwame en efficiënt ingerichte taakorganisatie voor crisiscommunicatie benodigd. Vooraf en tijdens een incident wordt door de gemeente gestimuleerd dat betrokkenen zichzelf en elkaar informeren. Uiterlijk 30 minuten na aanvang van het incident wordt feitelijke informatie beschikbaar gesteld aan de betrokkenen, zodat zij
zelfredzaam kunnen handelen. Waar nodig worden aanvullend concrete instructies verstrekt en/of handelingsperspectieven geboden aan de betrokkenen. Naast contact met de Officier van Dienst Bevolkingszorg heeft de burgemeester na alarmering spoedig contact met de operationele leidinggevende én de regionale communicatieadviseur om ervoor te zorgen dat binnen een uur door de gemeente of burgemeester een reactie wordt gegeven, die rekening houdt met de lokale impact en de vragen die onder de bevolking leven. Iedere 2 uur daarna duidt de gemeente of burgemeester, afhankelijk van de situatie, opnieuw het incident. De jaarlijkse systeemtesten en ervaringen met daadwerkelijke incidenten laten zien dat de kwaliteit van crisiscommunicatie in Zaanstreek-Waterland nog niet op peil is. Ook zijn er zorgen over een voldoende bezetting van de crisiscommunicatie poules. Eind 2015 is door de coördinerend gemeentesecretaris besloten om de fte voor de crisiscommunicatie adviseur in de voorbereiding uit te breiden. In 2016 wordt samen met een vertegenwoordiging van de regionale crisiscommunicatieadviseurs en met andere veiligheidsregio s gezocht naar mogelijkheden om zowel kwalitatief als kwantitatief binnen de contouren van het regionale crisisplan verbeterslagen te maken conform de wensen van de burgemeesters. Te denken valt hierbij aan een aanpassing van de structuur voor crisiscommunicatie, (her)overwegen van harde piketten als wel het inzetten op het selecteren van de crisiscommunicatieadviseurs op basis van competenties. Vervolg: Samen met de crisiscommunicatieadviseurs, andere veiligheidsregio s én ook de burgemeesters de mogelijkheden van een kwalitatieve en kwantitatieve verbeterslag onderzoeken. DB VrZW besluit tweede helft 2016. 4. Sleutelfunctionarissen selecteren op basis van competenties Naast een eenvoudige structuur van de organisatie van Bevolkingszorg is het van belang dat functionarissen flexibel reageren op hetgeen voorvalt, met improvisatievermogen kunnen handelen en daarbij stressbestendig zijn. Ieder incident is immers anders. Zoals beschreven in de inleiding is het doel een kleine, snel inzetbare, goed opgeleide groep functionarissen voor de eerste uren van de calamiteit met een snelle aanhaking van de betrokken gemeente. De focus ligt niet meer primair op plannen, lijsten en taakkaarten. Het is belangrijk dat ook het bevoegd gezag en het management de medewerkers het vertrouwen geeft dat zij op basis van improvisatie en veerkracht datgene doen wat juist is. Om dit te realiseren moet improvisatie een essentieel onderdeel vormen van het oefenen. Er is een aantal functionarissen dat vanaf GRIP 1 te allen tijde wordt ingezet, dat daarbij een sturende rol heeft en waarbij bestuurlijke sensitiviteit een grote rol speelt. Dit worden ook wel sleutelfunctionarissen genoemd. Bijvoorbeeld de Officier van Dienst Bevolkingszorg. Hier willen we extra op inzetten. Het voorstel is om te bepalen welke functies sleutelfuncties zijn binnen Zaanstreek- Waterland, om vervolgens medewerkers voor deze functies te selecteren op basis van competenties, op te leiden en te trainen en vervolgens een examen te laten afleggen. Door selectie op basis van competenties, examinering volgens normen in lijn met Bevolkingszorg op Orde 2.0 én vervolgens het vakbekwaam houden van de functionarissen wordt het gevraagde kwaliteitsniveau gewaarborgd. Functies die niet als sleutelfuncties worden benoemd volgen hetzelfde opleidings- en trainingsprogramma en hetzelfde vakbekwaamheidstraject als de sleutelfuncties, echter, deze functies worden niet geëxamineerd op basis van competenties. Vervolg: vaststellen sleutelfuncties, aanpassen functieprofielen, DB besluit tweede helft 2016, werving en selectie. 5. Lerend vermogen om vakbekwaamheid te optimaliseren Crisisfunctionarissen dienen zeer goed bekend te zijn met hun crisisrol en zich verantwoordelijk te voelen voor de inhoud van hun proces. Betrokken medewerkers die we voor ogen hebben kennen zelf hun proces goed, zijn leergierig en stappen met hun eigen ontwikkelpunten een oefening in. Door crisisfunctionarissen bewust te maken van eigen ontwikkelpunten, ervaringen te laten delen en op de hoogte te houden van ontwikkelingen zullen zij beter gemotiveerd, opgeleid en betrokken raken. De kwaliteit kan verbeteren als de functionaris met een taak in de crisisorganisatie zich verantwoordelijk voelt voor de inhoud van zijn of haar proces en de bijdrage aan het multidisciplinaire team. Dat vergroot het plezier en zorgt voor meer continuïteit. Om het lerend vermogen van de
crisisfunctionarissen te vergroten wordt een systematiek gebruikt ter ondersteuning van het lerend vermogen. Het lerend vermogen richt zich niet alleen op de persoonlijke ontwikkeling van crisisfunctionarissen, maar geldt ook voor de gehele organisatie van Bevolkingszorg. Incidenten en oefeningen leveren vaak verbeterpunten op en deze worden met behulp van een systematiek ook beter geïmplementeerd. Op dit moment heeft slechts een beperkt aantal crisisfunctionarissen daadwerkelijk ervaring in de praktijk en wordt onvoldoende gebruik gemaakt van deze ervaringen. Vervolg: In de eerste helft van 2016 een hulpmiddel/platform opzetten om kennis te delen, systematiek evaluatiepunten individueel en voor organisatie opzetten. 6. Concreet maken prestatie-eisen Het Veiligheidsberaad heeft in mei 2014 de prestatie-eisen voor Bevolkingszorg vastgesteld. Deze prestatie-eisen gelden als het kader voor de kwaliteit van Bevolkingszorg tijdens en na een calamiteit of crisis. De vraag is nu wat deze eisen betekenen voor Bevolkingszorg in de veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland? Hierbij wordt verder ingezoomd op wat de prestatie-eisen precies betekenen voor de profielen, kennis, vaardigheden van de crisisfunctionarissen en voor de inrichting van de crisisorganisatie. Verder worden deze prestatie-eisen geïmplementeerd in taakkaarten en in de planvorming. Vervolg: In de tweede helft van 2016 samen met de functionarissen en de andere kolommen uitwerken van de prestatie-eisen, opnemen in taakkaarten en opleiden, trainen en oefenen. 7. Lokale aansluiting van de gemeenten De functionarissen in de regionale crisisorganisatie worden opgeleid, getraind en geoefend voor het beheersen van een incident in een gemeente in Zaanstreek-Waterland. Het is van belang dat de getroffen gemeente vanaf het begin van het incident betrokken wordt om een zo goed mogelijke informatiepositie te verkrijgen ten aanzien van het beeld van het incident en de taken die de gemeente in de nafase moet oppakken (ook voor interne communicatie binnen de eigen organisatie). Ook is lokale aansluiting noodzakelijk vanwege de daar aanwezige kennis van de omgeving. Vervolg: in de tweede helft van 2016 uitwerken van hetgeen noodzakelijk is om lokale aansluiting van de gemeenten tijdens een incident te borgen. 8. Samenwerken met de partners (waaronder burgers) Bevolkingszorg werkt naast en samen met de andere hulpverleningsdiensten bij het bestrijden en beheersen van een crisis of incident. Burgers en bedrijven moeten in staat zijn zichzelf bij een ramp enige tijd te redden. Zelfredzaamheid van burgers en bedrijven kan worden gezien als een herverdeling van verantwoordelijkheden. Burgers en bedrijven zijn in eerste instantie verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid. De overheid heeft veiligheid als kerntaak maar kan het niet alleen. Bij grote rampen zijn zelfredzame burgers een feit en een noodzakelijke aanvulling op de capaciteit van de hulpverleningsdiensten. In de samenwerking tussen een zelfredzame burger of bedrijf en professionele hulpverleners is nog een behoorlijke winst te boeken. Vervolg: In 2016 en verder worden brainstormsessies gehouden, ook met andere regio s, over hoe bevolkingszorg nog meer kan samenwerken met de bevolking en bedrijven. Daarbij wordt ook gekeken naar de lessons learned van de andere kolommen. 9. Back-up gemeenten Een bijzonder aspect van crisisfunctionarissen bij Bevolkingszorg is dat zij vaak in het dagelijks leven een functie in een gemeente uitoefenen die weinig verband heeft met crisisbeheersing. Een crisisfunctie is een neventaak, deze functie legt voor medewerkers beslag op hun tijd. Deze tijd wordt besteed aan het opleiden, trainen en oefenen en tijdens een incident wordt verwacht dat de functionaris direct bij alarmering inzetbaar is en gedurende enkele uren een aandeel heeft in de bestrijding van een incident. De afzonderlijke gemeenten hebben een rol in de werving van nieuwe
crisisfunctionarissen en een verantwoordelijkheid als het gaat om de formele aanwijzing van crisisfunctionarissen. Daarnaast is het wenselijk dat de werkzaamheden van de functionaris in de voorbereiding van of tijdens een crisis onderdeel uitmaken van het reguliere beoordelingstraject. Op die manier wordt de neventaak een vast onderdeel van de reguliere functie en kan een zeker kwaliteitsniveau worden gewaarborgd. Vervolg: In de eerste helft van 2016 afspraken maken met de gemeenten in Zaanstreek-Waterland over het beschikbaar stellen van personeel aan Bevolkingszorg in de voorbereiding op en tijdens een incident. Daarnaast afspraken maken over het inbedden van de crisisfunctie in het reguliere beoordelingstraject. 10. Voorbereiden op realistische scenario s Ervaringen in den lande en ervaringen binnen Zaanstreek-Waterland leren dat kleinschalige incidenten (GRIP 1 en GRIP 2) in onze regio het meest waarschijnlijk zijn. Met de focus op een voorbereiding op een realistisch incident en bijbehorend zorgniveau verwachten we ons beter voor te kunnen bereiden op de meest waarschijnlijke incidenten. Het goed opleiden, trainen en oefenen van realistische scenario s leren de functionarissen ook om te gaan met grotere scenario s, mochten deze toch voorkomen. Immers, de basis staat. Bij grotere incidenten moet dan meer worden geïmproviseerd. Vandaar ook bovenstaand besluitpunt om functionarissen van Bevolkingszorg te selecteren op basis van competenties als improvisatievermogen en veerkracht. Uiteraard is afstemming met de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland van belang gezien het regionale risicoprofiel en de landelijk gekozen scenario s. Vervolg: In 2016 samen met de VrZw en de andere kolommen afstemmen wat het voorbereiden van realistische scenario s in de praktijk en in samenhang met het risicoprofiel betekent. 11. Naar rato verdelen piketkosten In de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland werken de 8 gemeenten samen op het gebied van Bevolkingszorg. Verschillende medewerkers uit de 8 gemeenten vormen gezamenlijk de regionale crisisorganisatie. Om de kosten eerlijk te verdelen tussen de gemeenten in Zaanstreek-Waterland wordt in 2016 een voorstel voorbereid om te komen tot een verrekenmodel, waarbij elke gemeente naar rato van het inwoneraantal bijdraagt aan de regionale piketkosten (conform verdeelsleutel gemeenschappelijke regeling VrZW). Vervolg: Voorstel voor verrekenmodel uitwerken in samenwerking met de gemeenten. DB VrZW besluit tweede helft 2016.