Z.04466 INT. 3754-2 Pagina 1 van 7. Concept Onderzoeksopzet t.b.v. presidium Nuth dd. 9 oktober 2013 inzake rekenkameronderzoek formatie gemeente Nuth 1. Aanleiding De rekenkamer ontving dit verzoek van het presidium. Dit verzoek werd door de griffier als volgt gecommuniceerd (mail dd. 4 september 2013): De vraag met betrekking tot een eventueel onderzoek is naar voren gekomen in een discussie over de vergelijking van de organisatie van de gemeente Nuth met andere gelijksoortige gemeenten in de omgeving, zulks in het kader van mogelijke bezuinigingen, het mogelijk opzoeken van samenwerking daardoor en de vraag hoe de nieuwe taken (bijvoorbeeld in het kader van decentralisaties) (qua FTE) ingevuld dienen te worden. Te denken valt dan aan de omvang van FTE in zijn totaliteit maar ook eventueel op taakonderdelen. Daarbij zijn de organisatiestructuur (effectiviteit/efficiency) en de opbouw daarvan (aantal leidinggevenden, coördinatoren etc.) in deze ook van belang (ook in het kader van verantwoordelijkheid van medewerkers in relatie tot de leiding en het aspect tijd/fte dat daarmee verbonden). Op basis van deze vraagstelling formuleerde de rekenkamercommissie een concept onderzoeksopzet die op 11 september in het presidium, samen met de commissie, werd besproken. De uitkomst van deze bespreking was dat het presidium de voorkeur gaf aan een afgeslankte versie van het onderzoek. Dat wil zeggen: Een onderzoek voor 100 uur (door de rekenkamer werd in eerste aanleg 200 uur voorgesteld) Dit jaar nog uit te voeren, in verband met wens presidium: oplevering januari 2014. Géén financiële bijdrage vragen aan andere gemeenten (zoals eerder door RKC voorgesteld) Voor het onderzoek deelname vragen bij rekenkamergemeenten Het onderzoek kan een opmaat zijn voor een mogelijk vervolgonderzoek, dat moet ingaan op denkrichtingen met betrekking tot zaken als samenwerkingen en bezuinigingen. Op 9 oktober besloot het presidium dat het, bij nader inzien, wenselijk is om Nuth te vergelijken met de andere zogenaamde VONSS-gemeenten, dat wil zeggen: Voerendaal, Onderbanken, Simpelveld en Schinnen. Met deze insteken is de onderzoeksopzet aangepast. Deze opzet ligt thans aan u voor. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige onderzoeksopzet betreffen: De ureninzet: was 200, wordt 100 De diepgang: er vindt geen diepgaande clusteranalyse plaats De interviews: er vinden geen gesprekken bij de referentiegemeenten plaats en in Nuth zelf beperken de interviews zich tot de P&O-functie De rapportage: deze wordt lean and mean ingestoken. 1
Z.04466 INT. 3754-2 Pagina 2 van 7. 2. Het onderzoeksonderwerp Onderzoek naar de (omvang van de) Nuthse personeelsformatie in vergelijking tot andere, vergelijkbare gemeenten (benchmark). Dit onderzoek heeft het karakter van een quick scan. De rekenkamercommissie heeft niet de intentie om met dit onderzoek (politiek getinte) adviezen te geven. Te nemen stappen, bijvoorbeeld in de vorm van bezuinigingen en/of het zoeken van samenwerking, dienen door de raad genomen te worden. Het onderzoek beperkt zich louter tot constateringen. Mogelijkerwijs wordt het onderzoek in 2014 (na aantreden nieuwe raad) aangevuld met een vervolgonderzoek. Over de scope, doelstelling en aanpak van een dergelijk onderzoek zal overleg plaatsvinden met het presidium. 3. Aanpak Vergelijkbare gemeenten Om het onderzoek te kunnen doen slagen zal de rekenkamercommissie op zoek moeten naar vergelijkbare gemeenten die in dit onderzoek willen meewerken. Landelijke cijfers met betrekking tot gemeenten in dezelfde grootteklasse als Nuth zullen wellicht te verkrijgen zijn c.q. te koop zijn. Nadeel daarvan is echter dat, mocht een diepgaande analyse, als vervolg van dit onderzoek, nodig zijn, niet of zeer moeilijk mogelijk is. Voorgesteld wordt dan ook om de VONNS-gemeenten (Voerendaal, Onderbanken, Simpelveld en Schinnen) aan te schrijven. Hiertoe roept de rekenkamercommissie de hulp in van het Gemeentebestuur. Een verzoek vanuit het College van de gemeente Nuth om medewerking legt extra gewicht in de schaal. Het voordeel voor de gemeenten die meewerken is dat zij de beschikking krijgen over een rapport. Het nadeel is dat zij enige tijd moeten investeren in verband met het aanleveren van informatie. Er zijn minimaal 3 en maximaal 5 gemeenten nodig om tot goede vergelijkingen met de regiogemeenten te kunnen komen. Eventueel, maar dit heeft niet de voorkeur van de rekenkamercommissie, wordt er verder gezocht naar een of meerdere andere gemeenten in de regio Zuid Limburg. Gesprekken/interviews De onderzoekers van de rekenkamercommissie zullen géén bezoeken afleggen aan de deelnemende gemeenten. De rekenkamercommissie beperkt zich tot het inzien van stukken die door de referentiegemeenten ter beschikking worden gesteld. Hierdoor wordt het benodigde werk van de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk wordt beperkt. In het rapport wordt de Nuthse situatie vergeleken met die bij de andere gemeenten. Het rapport wordt dus vanuit Nuths perspectief geschreven. De formatie wordt afgezet tegen de gemiddelde formatie van de vier vergelijkingsgemeenten. De grootste verschillen worden toegelicht, voor zover dat mogelijk is, zonder gebruik te maken van aanvullende informatie van de referentiegemeenten. Bij de analyse van verschillen wordt alleen gebruik gemaakt van kennis van de bij gemeente Nuth aanwezige P&O-functie. Verdere gesprekken (bijvoorbeeld met leidinggevenden) vinden niet plaats. 2
Z.04466 INT. 3754-2 Pagina 3 van 7. Landelijke cijfers De cijfers van Nuth worden ook vergeleken met landelijk beschikbare informatie, te weten: Het AenO-fonds: de personeelsmonitor van 2012 Berenschot: rapporten inzake formatie van de gemeenten Leusden, Oosterhout, Zevenaar en Goirle (2010/2011) 6 Brabantse gemeenten in de grootteschaal van 26.000 tot 29.000 inwoners (2011) Onderscheid in clusters/taakvelden We vragen van alle gemeenten de formatiegegevens op, zoals opgenomen in de begroting 2014. Deze formatiegegevens worden vervolgens geclusterd; zie bijlage. Onderzocht wordt op basis van de formatie die als uitgangspunt diende voor de begroting van 2014. De formatiegegevens van de verschillende gemeenten worden, per afzonderlijk cluster, met elkaar vergeleken, uitgedrukt in het aantal f.t.e. per 1.000 inwoners. Grote verschillen tussen Nuth enerzijds en het gemiddelde van de andere gemeenten anderzijds worden verklaard gebruik makend van de kennis bij de Nuthse P&O-functie. Bruto- en netto-formatie In het onderzoek wordt onderscheid gemaakt tussen bruto- en netto-formatie. De brutoformatie is de totale formatie waarover de gemeente beschikt. De netto-formatie is de brutoformatie gecorrigeerd voor taken die de gemeenten kunnen verzelfstandigen, uitbesteden of via een gemeenschappelijke regeling kunnen uitvoeren. Hierbij valt te denken aan de buitendienst, sociale zaken etc. Voordeel van deze correctie is dat de netto-formatie beter vergelijkbaar is, aangezien de omvang ervan minder wordt verstoord door activiteiten die bij de ene gemeente zijn uitbesteed en bij de andere niet. Kort gezegd: wij halen dus die taken uit de bruto-formatie die de vergelijking tussen gemeenten kunnen verstoren. Overige vergelijkingen De rekenkamercommissie stelt voor om, naast de formatie, tevens de volgende aspecten in het onderzoek mee te nemen c.q. met andere gemeenten te vergelijken: De loonsom per 1.000 inwoners De loonsom per f.t.e. Ziekte (percentages) Overwerk/verkoop verlofuren Formatie in relatie tot de algemene uitkering De inschaling van medewerkers 3
Z.04466 INT. 3754-2 Pagina 4 van 7. Bezuinigingen De vraag of en in hoeverre op inhuur en/of personeel bezuinigd zou moeten worden is een politieke keuze, waarover de commissie geen uitspraken doet. Bovendien dienen mogelijke bezuinigingen integraal, dat wil zeggen de hele begroting in ogenschouw nemend, benaderd te worden. Indien de raad van mening is dat personeel en/of inhuur gereduceerd moeten worden, dan zal men hierover in gesprek moeten gaan met het college. Inleveren van personeel c.q. reductie van inhuur heeft hoe dan ook gevolgen voor de te leveren productie en heeft daardoor dus onherroepelijk gevolgen voor het al dan niet bereiken van het ambitieniveau van de gemeente. Rapportage Het rapport dat de rekenkamercommissie zal opleveren zal lean and mean zijn, dat wil zeggen: Weinig/zo min mogelijk teksten/analyses Bullet-rapportage Vergelijking van cijfers in de vorm van tabellen 4. Rapportage gemeente Gulpen-Wittem mei 2009 De rekenkamercommissie heeft, in oude samenstelling, reeds eerder een onderzoek uitgevoerd naar de personeelskosten en de formatie van gemeente Gulpen-Wittem. In rapport komt, naast andere aspecten, ook een vergelijking met andere gemeenten aan de orde. Terzake verwijzen wij naar de website. Het rapport werd gepubliceerd in mei 2010 en was gebaseerd op de formatie zoals die voor het jaar 2010 was begroot. Deze formatie werd vergeleken met die van de gemeente Meerssen, Nuth en Beek. (Eijsden en Valkenburg waren destijds niet in staat/bereid om informatie te leveren). Uit deze rapportage blijkt dat de formatie van gemeente Nuth in totaliteit ongeveer gelijk was aan de formatie van de andere gemeenten. Een nieuw onderzoek naar de formatie in Nuth acht de Rekenkamercommissie opportuun, en wel om de volgende redenen: 1. We zijn inmiddels weer 4 jaar verder. In de tussentijd heeft de gemeente Nuth (maar ook andere gemeenten) een organisatieontwikkeling of kanteling (KCC) doorgemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het traject GOAL in Nuth. De omvang en samenstelling van de formatie is ook gewijzigd. Denk bijvoorbeeld aan overgang van milieuambtenaren naar de regionale uitvoeringsdienst (RUD) en de invoering van de regionale brandweer. Tevens zijn er nieuwe taken op de gemeente afgekomen. 2. De formatie-analyse die de Rekenkamercommissie voornemens is voor Nuth uit te voeren is veel diepgaander dan die van 4 jaar geleden. Immers: er vindt analyse op clusterniveau plaats. De analyse van mei 2010 beperkte zich tot het totaalniveau 4
Z.04466 INT. 3754-2 Pagina 5 van 7. 3. De rekenkamer hoopt dat alle vier de VONSS-gemeenten zullen/willen deelnemen. Zicht op de omvang en samenstelling van de formatie is immers voor iedere gemeente relevant. 4. Toenemende bezuinigingen vragen van gemeenten om in toenemende mate kritisch te kijken naar efficiency, de inzet van personeel op verschillende taakclusters, de wijze waarop taakclusters operationeel zijn georganiseerd en (mogelijk) creatieve ideeën voor samenwerking op taakclusters. Deze benchmark biedt inzicht in onderlinge vergelijking en kan een eerste aanzet bieden voor leren van elkaar hoe processen zijn georganiseerd en of samenwerkingsmogelijkheden (shared services) opportuun zijn. 5. De aankomende decentralisaties met een verwachte efficiencykorting van ongeveer 25% zullen bovenstaande onder 4 verder onder druk zetten. 5. Doorlooptijd en uitvoering onderzoek Het onderzoek wordt door de leden van de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd. We gaan uit van oplevering in januari 2014. Hiervoor moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan: Het onderzoek wordt zo spoedig mogelijk na 8 oktober gestart, dat wil zeggen: het presidium besluit tot uitvoering van het onderzoek. Wachten op goedkeuring door de raad (in november) acht de rekenkamer, met het oog op de doorlooptijd, niet wenselijk De ambtelijke organisatie van Nuth is in staat reeds in de maand oktober de door de rekenkamercommissie gewenste gegevens aan te leveren De referentiegemeenten dienen uiterlijk in de maand november hun gegevens aan te leveren. De planning ziet er dan ook als volgt uit: Oktober: Cijfers Nuth laten aanleveren en verwerken en vergelijken met landelijke cijfers en cijfers referentiegemeenten opvragen. November: cijfers referentiegemeenten verwerken December: analyse van verschillen samen met P&O-functie Januari: opstellen rapportage Bij dit onderzoek wordt geen ambtelijk hoor en wederhoor toegepast. Dit acht de rekenkamercommissie niet noodzakelijk aangezien reeds tijdens de uitvoering van het onderzoek, in overleg met de P&O-functie, ervoor gezorgd wordt dat de cijfers die omtrent Nuth worden gepresenteerd, juist zijn. 5
Z.04466 INT. 3754-2 Pagina 6 van 7. 6. Uren/dagenplanning Met het onderzoek zijn 100 uren gemoeid. De griffie c.q. het gemeentestuur van gemeente Nuth doet een verzoek aan de andere gemeenten voor medewerking. 7. Benodigde ambtelijke capaciteit De ambtelijke inzet, zowel in Nuth als bij de vergelijkingsgemeenten, is volledig afkomstig van de P&O-functie. Aanvullende interviews, bijvoorbeeld met afdelingshoofden, vinden niet plaats. De benodigde ambtelijke inzet van Nuth wordt ingeschat op circa 20 uur. De inzet is afhankelijk van de vraag in hoeverre reeds aanwezige documenten, zoals bijvoorbeeld afdelingsplannen, functiebeschrijvingen en personeelsstaten die ten grondslag liggen aan de begroting 2013, voldoende diepgaande informatie bevatten om tot een secure clustering van formatie over te kunnen gaan. De benodigde capaciteit bij de vier vergelijkingsgemeenten wordt ingeschat op 5 uur. De rekenkamercommissie zorgt ervoor dat de clustering van de formatie van de referentiegemeente adequaat gebeurt en voldoende betrouwbaar is om als vergelijking te dienen met de formatie van gemeente Nuth. 6
Z.04466 INT. 3754-2 Pagina 7 van 7. Bijlage: Clusterindeling (indicatief) Bestuur (burgemeester en wethouders) Griffie Gemeentesecretaris Leidinggevenden Projectleiders Totaal Bestuur en Management Burgerzaken (excl. babsen) Marktmeester(s) Receptie/Klant Contact Centrum Openbare Werken (Groen en Grijs) buitendienst Openbare Werken (Groen en grijs) binnendienst Geo/Vastgoed/BAG/landmeting Toezicht en Handhaving Maatschappelijke zaken Gezondheidszorg Sociale zaken WMO Rampen/OOV Milieu Monumenten Ruimtelijke Ordening, Volhuisvesting, Stadsvernieuwing Vergunningen Toerisme WOZ, belastingen Totaal direct personeel Automatisering (I&A) Communicatie/PR/Voorlichting Facilitaire zaken (gebouwenbeheer, bode etc.) Post en archief (DIV) Financien (beleid en beheer) (Concern)control Juridische zaken/bestuurszaken Bestuurlijke samenwerking P&O (beleid/beheer/admin) (bestuurs-)secretariaat Totaal indirect personeel 7