Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING VAN DIENSTEN BESTEK nr. VIPA/2014/BVO BESTEK Brandveiligheid in ouderenvoorzieningen: onderzoek naar de doelmatigheid van alternatieve brandveiligheidsmaatregelen in nieuwe zorgconcepten. Uiterste indieningsdatum offertes: op woensdag 27 augustus 2014 om 14 u.
I. ALGEMENE BEPALINGEN 2 I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door het intern verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid VIPA, Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden, vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Karine Moykens, secretaris-generaal. 2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Departement Welzijn, Volksgezondheid & Gezin Afdeling VIPA Beusen Ann Koning Albert II laan 35, bus 34 1030 Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna. 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de leidend ambtenaar van het IVA met rechtspersoonlijkheid VIPA, Koning Albert II laan 35, bus 34, 1030 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. I.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. Zij beantwoordt aan de categorie 73000000-6 Uitvoeren van onderzoek van de CPV-classificatie. De titel van de opdracht luidt: Brandveiligheid in ouderenvoorzieningen: onderzoek naar de doelmatigheid van alternatieve brandveiligheidsmaatregelen in nieuwe zorgconcepten. Op basis van de resultaten van het onderzoek zal de aanbestedende overheid een beoordelingskader formuleren als ondersteuning van de adviezen bij mogelijke afwijkingen enerzijds en als basis voor een aanpassing van de regelgeving anderzijds. De gedetailleerde beschrijving is terug te vinden in hoofdstuk III Technische voorschriften. I.3. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, 2, 1, d, van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in combinatie met artikel
3 105, 2, 2, van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011. I.4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: - Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013. U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten I.5. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 1. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen op kosten van de inschrijver. I.6. LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn: - 45;
II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 4 A. PLAATSING VAN DE OPDRACHT A.1. SELECTIE A.1.1. UITSLUITING, RSZ-VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61 TOT EN MET 64 KB PLAATSING) Art. 61,62 en 63. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest, het fiscaal attest, de jaarrekeningen en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, 1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, 2. Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Art. 64. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING) De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: - De inschrijver beschikt over voldoende financiële en economische draagkracht om gedurende de volledige looptijd van de opdracht de
nodige studiekosten voor te schieten opdat de continuïteit verzekerd kan worden. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: - de jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen. 5 De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: - De inschrijver beschikt over voldoende technische of beroepsbekwaamheid om brandproeven uit te voeren; - De inschrijver beschikt over voldoende knowhow, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid om computermodellen op de stellen op basis van brandproeven waarin brandscenario s kunnen geladen worden. De inschrijver beschikt tevens over het nodige personeel dat deze scenario s correct kan interpreteren. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: - De studie- of beroepskwalificaties van de opdrachtnemer of het kaderpersoneel van de onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening kunnen worden belast; - Een beschrijving van de technische uitrusting van de opdrachtnemer, van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen en de mogelijkheden die zijn onderneming biedt op het vlak van studie en onderzoek. A.1.2. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) a) De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. b) De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing. A.2. MODALITEITEN A.2.1. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van vrije varianten is verboden. A.2.2. OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) Het indienen van vrije opties is verboden. A.3. OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD
A.3.1. OPENING EN INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 KB PLAATSING) 6 De uiterste indieningsdatum van de offertes is woensdag 27 augustus 2014 om 14 uur. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd, via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, 1 van het KB plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht, ). Een gescande handtekening is onvoldoende. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kan u gebruik maken van de handleiding e-tendering. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. A.3.2. VORM EN INHOUD OFFERTE De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende offerteformulier. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle bij de offerte te voegen documenten: - de documenten gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria (zie punt A.1.2) - de documenten gevraagd in het kader van de gunningscriteria (zie punt A.5.1) - het offerteformulier (zie bijlage) - indien van toepassing, de documenten in het licht van de uitsluiting en sociale zekerheidsverplichtingen (zie punt A.1.1) A.3.3. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. A.3.4. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte tot en met 29 december 2014. 7 A.4. PRIJS A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht tegen globale prijs. De globale prijs mag niet hoger zijn dan 195.000 euro inclusief BTW, zoniet is de offerte onontvankelijk. A.4.2. PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) a) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. Indien er verschillende percentages zijn, moet er voor elk percentage een afzonderlijke post worden voorzien. A.4.3. INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19, 3 KB PLAATSING) In de prijs dienen alle kosten begrepen te zijn. De prijs bevat onder andere werkingskosten, verplaatsingskosten, overhead, personeelskosten, In de prijs dient ook de vergoeding voor intellectuele eigendomsrechten te zijn begrepen. Alle heffingen welke de opdracht belasten, met uitzondering van de BTW, vallen ten laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn begrepen in de globale prijs van de opdracht. A.4.4. PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) Op het moment van facturatie wordt de prijs aangepast aan de schommeling van het gezondheidsindexcijfer. Als basis wordt het gezondheidsindexcijfer genomen van de maand augustus 2014, op basis 2004. De aanpassing gebeurt wanneer het indexcijfer een stijging of een daling met vijf punten vertoont op het moment van facturatie ten opzichte van het aanvangsindexcijfer van de maand augustus 2014, volgens de formule : prijs x nieuw indexcijfer ------------------------------------ aanvangsindexcijfer Het nieuwe indexcijfer is het cijfer van de maand voorafgaand aan de facturatie. De aangepaste bedragen worden naar boven afgerond tot twee decimalen na de komma. A.4.5. PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van
de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. 8 A.5. GUNNINGSCRITERIA A.5.1. ONDERHANDELINGSPROCEDURE GUNNINGSCRITERIA (ART. 107 KB PLAATSING) De aanbestedende overheid zal de offertes beoordelen aan de hand van de volgende gunningscriteria, met bijhorend gewicht: De kwaliteit van het onderzoeksvoorstel (40 %) met inbegrip van: o Een plan van aanpak (hoe het project wordt aangepakt, met inbegrip van de methodiek die zal gehanteerd worden om tot een inventarisatie te komen van mogelijke alternatieve brandveiligheidsmaatregelen en de methodiek die zal gehanteerd worden om de impact van mogelijke alternatieve brandveiligheidsmaatregelen te synthetiseren in conclusies en aanbevelingen voor een aangepaste regelgeving brandveiligheid); o Een stappenplan, (voorstel timing); o De afbakening van het onderzoeksgebied in welke landen worden regelgeving en alternatieve brandveiligheidsmaatregelen onderzocht.; o De wijze waarop met de aanbestedende overheid zal worden samengewerkt. De globale prijs (inclusief BTW) en de kostprijsberekening; (40 %) Kwaliteit van het ingezette team; (20 %) De inschrijver dient elk van deze criteria degelijk te motiveren. 1. Kwaliteit van het onderzoeksvoorstel: De inschrijver toont aan de hand van volgende documenten de kwaliteit van het onderzoeksvoorstel aan: o Een gedetailleerd inhoudelijk plan van aanpak dat minimaal volgende gegevens bevat: Een bondig en volledig overzicht van de belangrijkste aspecten waarmee de inschrijver rekening denkt te moeten houden bij de uitvoering van de opdracht; Een beschrijving van de methodiek die zal gehanteerd worden om tot een inventarisatie te komen van mogelijke alternatieve brandveiligheidsmaatregelen; Een beschrijving van de methodiek die zal gehanteerd worden om de impact van mogelijke alternatieve brandveiligheidsmaatregelen te synthetiseren in conclusies en aanbevelingen voor een aangepaste o regelgeving brandveiligheid. Een voorstel van een tijdslijn in waarin men aangeeft welke onderdelen van de studie men tegen welke termijn plant te realiseren en welke medewerkers voor welke onderdelen zullen ingezet worden. (voorstel timing) o De beschrijving van de afbakening van het onderzoeksgebied, in welke landen worden regelgeving en alternatieve brandveiligheidsmaatregelen onderzocht.
o 9 Een document waarin wordt aangegeven op welke wijze er met de aanbestedende overheid zal worden samengewerkt. In dit document wordt verduidelijkt hoe de organisatie, coördinatie en sturing van de opdracht zal verlopen. 2. De globale prijs inclusief BTW en de kostprijsberekening: o Hierbij is minimaal aangegeven hoeveel mandagen er gebudgetteerd zijn met een opsplitsing per ingezette expert en een opsplitsing tussen junior en senior experten. o De studieopdracht zal in 3 fases worden opgedeeld zoals hieronder beschreven onder III. Technische voorschriften. In de prijsopgave dient duidelijk een opsplitsing tussen de budgetten voor deze fases worden gegeven. o De globale prijs inclusief BTW wordt duidelijk vermeld. 3. Kwaliteit van het ingezette team: o De offerte dient de namen van de ingezette teamleden te vermelden. Dit gunningscriterium zal worden beoordeeld op basis van de referenties en de cv's van de ingezette teamleden. Indien beroep wordt gedaan op onderaannemers worden ook de referenties en cv s van het personeel dat voor de opdracht wordt ingezet vermeldt. o Dit gunningscriterium is belangrijk gezien de aard van de opdracht specifieke competenties vereist en kwaliteit van het ingezette team een bijzonder belang vertoont bij de uitvoering van de opdracht. o De offerte geeft de relevantie aan van de opleiding, kwalificaties en/of ervaring waarover de teamleden beschikken inzake: kennis van de Belgische, internationale en Europese wetgeving en standaarden (normen) inzake brandpreventie, brandbestrijding en evacuatie; de nodige kennis van (bouw)materialen die een invloed hebben op het ontstaan van een brand en/of brandvoortplanting in gebouwen; referenties van door de teamleden uitgevoerde studies, brandproeven en publicaties. De nodige kennis en vertrouwdheid bij het evalueren, valideren en interpreteren van computermodellen voor de simulatie van brandscenario s. o Enkel de voorgestelde teamleden kunnen worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. Een wijziging van de samenstelling van het team of van de opdracht van een teamlid, kan enkel mits voorafgaand, schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De keuze van de projectverantwoordelijke wordt verantwoord. Tevens wordt de beschikbaarheid van de teamleden tijdens de contractduur aangegeven evenals de mate waarin teamleden vervangen kunnen worden door andere personen met minstens dezelfde competenties en ervaring in het kader van het waarborgen van de kwaliteit en continuïteit van de uitvoering van de opdracht De inschrijver is er toe gehouden na de inschrijving desgevraagd onverwijld aan de aanbestedende overheid alle nodige inlichtingen ter verduidelijking te verstrekken. Gelieve bij de offerte aan te geven wie de eventuele onderhandelingen zal voeren en hoe deze persoon gecontacteerd kan worden.
10 Het bestek is de gemeenschappelijke basis op grond waarvan de onderhandelingen met de verschillende inschrijvers kunnen worden gevoerd. Alle ingediende offertes zijn de basis op grond waarvan de aanbestedende overheid zal vergelijken en kan onderhandelen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen. B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING) De startdatum van de opdracht zal in de sluitingsbrief worden bekendgemaakt. Deze startdatum zal vermoedelijk liggen tussen de twee en vier weken na de sluitingsbrief. De uitvoeringstermijn van deze opdracht bedraagt maximaal 18 opeenvolgende kalendermaanden. Binnen de eerste maand na de aanvang van het onderzoek wordt door de aanbestedende overheid een startvergadering (eerste stuurgroepvergadering) georganiseerd. Ten laatste 7 kalenderdagen voor de startvergadering plaatsvindt, dient de opdrachtnemer het voorbereidend rapport in bij de aanbestedende overheid. Dit voorbereidend rapport omvat de concrete uitwerking van het plan van aanpak met bijhorend stappenplan en voorstel van timing. Uiterlijk 7 kalenderdagen na de startvergadering wordt het verslag van de vergadering tezamen met de eventuele presentatie aan de aanbestedende overheid bezorgd. Ten laatste 14 kalenderdagen voor elke stuurgroepvergadering dient de opdrachtnemer een tussentijds rapport in bij de aanbestedende overheid. Uiterlijk 14 kalenderdagen na elke stuurgroepvergadering bezorgt de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid op elektronische wijze de presentatie en een verslag van deze vergadering. Een eerste tussentijdse stuurgroepvergadering wordt georganiseerd na de eerste onderzoeksfase (zie hoofdstuk 3). Pas na fiat van de stuurgroep wordt de tweede fase aangevat. Een tweede tussentijdse stuurgroepvergadering wordt georganiseerd na de tweede onderzoeksfase (zie hoofdstuk 3). Pas na fiat van de stuurgroep wordt derde fase aangevat. Uiterlijk 5 weken vóór de overeengekomen termijn voor uitvoering van het project dient de opdrachtnemer een ontwerpeindrapport in bij de aanbestedende overheid. De finale stuurgroepvergadering is te beleggen uiterlijk 14 dagen na indienen van het ontwerpeindrapport.
11 Uiterlijk 14 kalenderdagen na de finale stuurgroepvergadering bezorgt de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid op elektronische wijze de presentatie en een verslag van deze vergadering. Het finale eindrapport zal uiterlijk de dag dat de termijn voor uitvoering van het project afloopt worden ingestuurd door de opdrachtnemer. B.1.2. DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING) De dienstverlening gebeurt in de eigen accommodatie van de opdrachtnemer en in de lokalen van de Vlaamse Overheid (hoogstwaarschijnlijk in het Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel). B.1.3. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) het opstellen van de processen-verbaal; e) de opleveringen; f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. De leidend ambtenaar voor deze opdracht is Ann Beusen, ingenieur van het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden. B.1.4. BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) a) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW. b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1 in speciën; 2 in publieke fondsen; 3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4 via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving.
Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. 12 c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. d) De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering. B.1.5 NON-DISCRIMINATIE De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid) De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.
De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden. 13 B.2. BETALINGEN B.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING) De diensten worden betaald in schijven: - Na goedkeuring door de stuurgroep van het verslag van de eerste tussentijdse stuurgroepvergadering en goedkeuring van het eerste tussentijdse rapport (zie punt B.1.1) wordt de eerste schijf van 20 procent op het totale bedrag van de studie uitbetaald; - Na goedkeuring door de stuurgroep van het verslag van de tweede tussentijdse stuurgroepvergadering en goedkeuring van het tweede tussentijdse rapport (zie punt B.1.1) wordt een tweede schijf van 40 procent uitbetaald; - Het resterende saldo wordt betaald na de oplevering. Er wordt enkel uitbetaald na geleverde en aanvaarde diensten. B.2.2. PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING) a) De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen. De opdrachtnemer dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties. b) De factuur geldt als schuldvordering. c) De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn c) Facturen moeten verder de volgende gegevens bevatten: BIC-code (SWIFT-adres of SWIFT-code van de bank) IBAN-code (identificatiecode van de individuele bankrekening) Factuurnummer Factuurdatum Btw-tarief Ondernemingsnummer Facturen moeten worden geadresseerd aan: VIPA Departement Welzijn, Volksgezondheid & Gezin De Boom Ivan Koning Albert II laan 35, bus 30 1030 Brussel De factuur kan pas betaald worden na verstrekte en aanvaarde diensten B.2.3. OVERIGE BEPALINGEN
a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. b) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID 14 B.3.1. INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING) a) De resultaten van deze opdracht worden eigendom van de aanbestedende overheid. b) De vergoeding voor de overdracht van alle resultaten en voor het commercieel of ander gebruik van deze rechten is inbegrepen in de globale prijs. c) Vrijgave of gebruik van de onderzoekresultaten door de opdrachtnemer, kan enkel mits expliciete schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. B.3.2. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. B.3.3. VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING) De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning en de uitvoering van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) a) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf.
15 Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, 2, 1 en 2 van het KB Uitvoering. b) De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de opdrachtnemer niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende opdrachtnemer mogelijk is. B.4.2. VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING) De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Dit geldt ook voor de laattijdige indiening van de tussentijdse rapporten (zie punt B.1.1). Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering. B.4.3. RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) Elke rechtsvordering van de opdrachtnemer wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. B.5. KEURINGEN EN OPLEVERING B.5.1. OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING) Er vindt één definitieve oplevering plaats. De diensten kunnen pas definitief worden opgeleverd indien zij volledig beantwoorden aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht, meer bepaald aan de eisen zoals vermeld in dit bestek en de relevante regelgeving en indien zij werden verleend volgens de regels van de kunst. In het tegenovergestelde geval dienen de diensten door de opdrachtnemer te worden herbegonnen, zo niet kan de aanbestedende overheid dit van ambtswege laten gebeuren op kosten en op risico van de opdrachtnemer. B.5.3. KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING) De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de opdrachtnemers aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs.
De kosten van de prestaties die de opdrachtnemer in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijner laste. 16
III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 17 1. Situering van het project De bestaande federale algemene regelgeving en de Vlaamse specifieke regelgeving voor brandveiligheid in ouderenvoorzieningen zijn gebaseerd op een typologie waarbij een reeks individuele kamers uitgeven op een gang die functioneert als circulatieweg en als vluchtweg ingeval van brand. In deze typische schikking, die zeer verwant is aan de lay-out van een verpleegeenheid in een ziekenhuis, zijn ruimten voor gemeenschappelijk gebruik zoals leefruimten, zitruimten, tv-ruimten, gescheiden van de circulatieen evacuatiewegen die over het algemeen twee onafhankelijke trapzalen verbinden. In recente ontwerpen voor woonzorgcentra merkt men een snelle evolutie naar een schikking waarbij de bovengenoemde gemeenschappelijke ruimten deel uitmaken van de circulatie- en vluchtwegen, in een zeer open configuratie. Deze gemeenschappelijke ruimten omvatten tv-toestellen, zetels, drankautomaten, koelkasten, tot en met elementaire keukenuitrusting zoals kookplaten en koffiezetmachines. Dergelijke schikking is niet mogelijk binnen het concept van de huidige regelgeving brandveiligheid en bovendien beschikt men niet over een onderbouwd beoordelingskader om mogelijke alternatieve brandveiligheidsmaatregelen doelmatig in te zetten. 2. Doelstelling en projectomschrijving De studie moet de doelmatigheid van alternatieve brandveiligheidsmaatregelen in bestaande en nieuwe vormen van ouderenvoorzieningen onderzoeken. Op basis van de resultaten van het onderzoek zal men een beoordelingskader formuleren als ondersteuning van de adviezen bij mogelijke afwijkingen enerzijds en als basis voor een aanpassing van de regelgeving anderzijds. De aanpassing van de regelgeving is erop gericht de tegenstellingen tussen het veiligheidsconcept onder de huidige regelgeving brandveiligheid en de nieuwste zorgconcepten zoveel mogelijk weg te werken, zonder daarbij afbreuk te doen aan de veiligheid van personen in ouderenvoorzieningen in geval van brand. 3. Onderzoeksmethodologie Het onderzoek omvat een eerste algemeen luik waarin de beschikbare alternatieven voor brandveiligheid, de tendensen inzake woonvormen in binnenen buitenland en de specifieke parameters van een brandscenario in kaart worden gebracht. In een tweede deel van het onderzoek worden voor 2 verschillende typologieën (enerzijds een klassieke, eerder gesloten planopbouw anderzijds een modernere, meer open planopbouw) het effect van de alternatieve brandveiligheidsmaatregelen onderzocht op een nagebouwde situatie in laboomstandigheden waarbij op voorhand gedefinieerde brandscenario s in de praktijk getest worden. Op basis van de testresultaten worden mogelijke computermodellen geëvalueerd. Na validatie van de computermodellen op basis van de praktijktesten kunnen simulaties worden uitgevoerd. Aansluitend worden de resultaten van computersimulaties gesynthetiseerd in conclusies en aanbevelingen.
18 4. Onderzoeksfases FASE 1: In een eerste fase worden de te verwachten evoluties in typologie/planopbouw voor ouderenvoorzieningen of zorgvoorzieningen in Vlaanderen in kaart gebracht. Hoe verhoudt dit zich tot de typologie/planopbouw van bestaande ouderenvoorzieningen of zorgvoorzieningen in Vlaanderen? Dit wordt ook onderzocht over de grenzen heen waarbij minstens wordt gekeken naar volgende landen: Nederland, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Er wordt een voorstel gegeven voor de afbakening van het onderzoeksgebied. Er wordt onderzocht hoe binnen het onderzoeksgebied de brandveiligheid gegarandeerd wordt voor enerzijds een klassieke, gesloten planopbouw en anderzijds een modernere, meer open planopbouw. Er wordt een inventarisatie gegeven van mogelijke alternatieve brandveiligheidsmaatregelen. Er worden specifieke parameters vastgelegd voor een representatief brandscenario in enerzijds een gesloten planopbouw en anderzijds een open planopbouw. FASE 2: In een tweede fase wordt de impact van de mogelijke alternatieve brandveiligheidsmaatregelen (die in het onderzoek van fase 1 naar boven kwamen) getest in de praktijk. Hiervoor worden de 2 verschillende typologieën (enerzijds een klassieke, eerder gesloten planopbouw en anderzijds een modernere, meer open planopbouw) nagebouwd op schaal 1/1 in laboomstandigheden. De stuurgroep dient formele goedkeuring te geven voor: - De opbouw van de 2 typologieën. - De alternatieve brandbeveiligingsmaatregelen die in de praktijk getest zullen worden. Na fiat van de stuurgroep worden op voorhand vastgelegde brandscenario s op de 2 nagebouwde typologieën in de praktijk getest. De resultaten van deze testen dienen als evaluatie en validatie van geschikte computermodellen. Met de computermodellen kunnen de effecten van de alternatieve brandveiligheidsmaatregelen afgetoetst worden. FASE 3: Er worden computersimulaties uitgevoerd met de gevalideerde computermodellen uit fase 2. De resultaten van deze simulaties worden gesynthetiseerd in conclusies en aanbevelingen. Er wordt een voorstel gedaan hoe deze resultaten en conclusies geïmplementeerd kunnen worden in het BVR van 09/12/2011 tot vaststelling van de specifieke brandveiligheidsnormen waaraan ouderenvoorzieningen en centra voor herstelverblijf moeten voldoen en tot bepaling van de procedure voor de uitreiking van het attest van naleving van die normen, inclusief bijlage 1.
19 De eventuele aanpassing van de regelgeving heeft als doel in de mate van het mogelijke oplossingen aan te reiken voor het huidige spanningsveld tussen bestaande en nieuwe zorgconcepten en de door de wet verplichte brandbeveiligingsmaatregelen. Er wordt daarnaast ook onderzocht hoe de resultaten van deze studie geëxtrapoleerd kunnen worden naar andere aanverwante functionele eenheden binnen het beleidsdomein WVG. De voorgestelde aanbevelingen worden getoetst aan de codes en standaarden van de NFPA (National Fire Protection Association) en aan de reglementering en de praktijk in de landen binnen het afgebakende onderzoeksgebied. 5. Regelgevend kader De Vlaamse specifieke regelgeving voor brandveiligheid in ouderenvoorzieningen werd opgenomen in het besluit van de Vlaamse regering van 9 december 2011 tot vaststelling van de specifieke brandveiligheidsnormen waaraan ouderenvoorzieningen en centra voor herstelverblijf moeten voldoen en tot bepaling van de procedure voor de uitreiking van het attest van naleving van die normen. Het is de bedoeling van de aanbestedende overheid om de huidige invulling van de brandveiligheidsnormen zoals opgenomen in de technische bijlage van het besluit, verder te actualiseren zodat op korte termijn de toepassing van nieuwe concepten of technieken kan geïntegreerd worden. De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtname van de anti-discrimininatiewetgeving. 6. Het eindproduct van de studieopdracht De rapportering gebeurt in het Nederlands. De opdrachtnemer verbindt er zich toe om volgende documenten aan de aanbestedende overheid te leveren, volgens bovenvermelde timing (zie deel II Administratieve voorschriften, deel B1.1): - Een voorbereidend rapport; - Een verslag en presentatie van de startvergadering; - Een verslag en presentatie van de tussentijdse stuurgroepvergaderingen; - Een tussentijds rapport voor elk van de tussentijdse stuurgroepvergaderingen; - Een verslag en presentatie van de finale stuurgroepvergadering; - Het finale eindrapport; - Het videomateriaal uit de testfase als bijlage bij het finale eindrapport; - Een verwijzing naar de relevante referentiewerken als bijlage bij het eerste tussentijdse rapport. Alle voorbereidende, tussentijdse en (ontwerp)eindrapporten en alle onderzoeksresultaten (videomateriaal, computersimulaties, ) worden op elektronische wijze (ann.beusen@wvg.vlaanderen.be) aan de opdrachtgever bezorgd (in overeen te komen formaat). Dit geldt tevens voor de verslagen en presentaties.
20 Het definitieve eindrapport wordt ingediend bij de administratieve entiteit belast met de opvolging van deze opdracht in 1 papieren exemplaar en 1 digitaal exemplaar via mail (ann.beusen@wvg.vlaanderen.be). De gevraagde documenten worden in de mate van het mogelijke dubbelzijdig afgedrukt. Een eventuele kaft bestaat uit papier/karton. Indien de documenten gebundeld worden, gebeurt dit : - d.m.v. een herbruikbare kaft (bv. een kartonnen ringmap kartonnen map met flappen ) - d.m.v. lijm met water of ethanol oplosmiddel - d.m.v. ringen die eenvoudig van het rapport verwijderd kunnen worden. De aanbestedende overheid wil papierverspilling tegengaan en vraagt daarom haar opdrachtnemers om bij het opmaken van documenten te kiezen voor een milieuvriendelijke lay-out. Door een normale lettergrootte te kiezen, de regelafstand te beperken en geen onnodige witruimtes of volvlakdrukken te gebruiken kan de milieu-impact heel wat teruggedrongen worden. 7. Begeleiding van het project Het onderzoek wordt begeleid door de aanbestedende overheid, bijgestaan door een stuurgroep. Het voorbereidend rapport, de tussentijdse rapporten en het ontwerpeindrapport worden voor advies voorgelegd aan de stuurgroep die wordt samengeroepen en samengesteld door de aanbestedende overheid. Voor de samenstelling van de stuurgroep wordt gedacht aan vertegenwoordigers van onder meer: Twee vertegenwoordigers van de afdeling VIPA van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, waarvan één optreedt als voorzitter van de stuurgroep; Een vertegenwoordiger van het kabinet van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin; Vier vertegenwoordigers van de technische commissie brandveiligheid van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin; Een extern expert inzake brandveiligheidstechnologie aan te duiden door het VIPA. Vertegenwoordigers van de opdrachtnemer wonen de vergaderingen van de stuurgroep bij. De opdrachten van de stuurgroep bestaan uit: Het samenkomen op startvergadering en stuurgroepvergaderingen, conform punt B.1.1, om het proces van het onderzoek op te volgen; Het verlenen van advies en sturing bij de uitvoering van het onderzoek. De leden van de stuurgroep kunnen vragen om aanwezig te zijn bij de testfase. Het secretariaat van de stuurgroep gebeurt door de opdrachtnemer, onder leiding en toezicht van de voorzitter van de stuurgroep. Dit omvat onder meer: de agenda van de vergaderingen opstellen en versturen, de deelnemers aan de stuurgroepvergadering(en) uitnodigen, het verslag van de stuurgroepvergadering(en) opstellen, waarbij rekening wordt gehouden met de opmerkingen van de afdeling VIPA, en het bezorgen van het verslag aan de afdeling VIPA en de leden van de stuurgroep.