Notulen ALV maandag 28 januari 13 Opening 17.17 Aanwezigen Pim van Schöll, Mathijs Broekhuizen, Guido Jetten, Peter Blesgraaf, Michèle de Reus, Janne de Hoop, Jord de Kat Angelino, Maaike Stoops, Maik de Rooij, Manon Kühne, Steffen de Jonge, Ad van der Veer, Jaap Gerritsen, Aimée van der Schoor, Duco van Dijk, Saskia Klok, Joost van Leeuwen, Tim Pijning, Dorian Kingma, Stephan Ackermans, Renée Toussaint, Roeland Reitsema, Annemieke Groeneveld, Vincent Laagland, Wouter Potma, Ruben Verbaan, Marloes Koenraads, Mark van Paassen, Adinda de Lange, Niels van Hasselt, Killian Poolmans, Joep van de Klundert, Florian Mesch, Inge Boon Afwezig met berichtgeving Fleur van Uffelen (Steffen de Jonge gemachtigd), Mischa Meekes (Aimée van der Schoor gemachtigd), Marijn Goemans (Aimée van der Schoor gemachtigd), Carlo den Dekker (Mitra Smit gemachtigd) Notulen wissel ALV 2 goedkeuring Sommige punten beter uitleggen of in ieder geval de naam noemen in plaats van een nummer en iets korter en bondiger over het algemeen. Stemming Tegen: 0 Neutraal: 12 Voor: 24 Goedgekeurd Mededelingen Ad gaat eerder weg. Jord gaat eerder weg, machtigt Michele. Onderwijs-update Nationaal Mensen die langer dan 6 jaar studeren, moeten hun ov stopzetten, omdat je dat niet meer vergoed krijgt. TU 29 november uitreiking beste Docent TUDelft. Wolf is het niet geworden, docent van EWI wel. Volgend jaar gaan we dit niet meer doen, met de pluim-uitreiking wordt het anders opgezet en hopelijk komt er dan een andere docent uit. Harde knip, maximaal half jaar uitloop bij missen enkel vak. Fietsreparatiepaaltjes bij Aula en Sportcentrum. VSSD heeft binnenkort check-je-huurcontract dag. IO Resultaten eerstejaars is binnen, niet significant anders dan vorige jaren. Cijfers mogen niet openbaar zijn, dus als dat het geval is, meld het even. De elektronica leerlijn is bekeken en verbeterd. Sinds twee jaar een nieuwe IPD master, moeite met het vak ACD. Zijn nog veel verbeterpunten. Veel vernieuwingen in het MT en de OD. Decentrale selectie, volgende week kunnen scholieren zich daarvoor inschrijven. Klankboordgroep bestaat omdat de faculteit in September worden geaccrediteerd, de stukken zijn nu opgesteld. i.d-onderwijs Aantal weken geleden onderwijsweek geweest, was gezellig. Er is nu ook een brievenbus en onderwijs-koffiebekers. Je kunt product in werking gaan leren in kafee. FSR heeft een hoe-overleef-ik-io en er zijn tabletdrivers geïnstalleerd op de computers. Er komt een computer bij de snijmachines. Gaat er nog een revisie over het FSR-boekje. Hij wordt nu door Ellen Bos en de faculteit goedgekeurd. Vertalen voor Engelse studenten, nu staan er alleen maar bachelor vakken in. Er komen ook mastervakken in. OKIO Gesprekken gehad in de faculteit. OD Bezig met keuzevakkenbeleid en aan het overleggen over specialisaties.
Beleid, begroting en HR 12/13 (1) Kaders: IOFestival, Most, Jaarboek IOFestival Er is een werkgroep geweest. De werkgroep heeft een lange-termijnsvisie opgesteld. Samenwerking Exposid en Actid wordt doorgezet. Er wordt een vast format in de promotie geïntroduceerd. Het inspiratiemoment dat wordt genoemd in het kader is het presentatiemoment. Er is niet door de werkgroep naar sponsortarget gekeken, maar er is een duidelijk advies gegeven door de vorige IOF-commissie. Het target is 1500 euro omlaag. Uit de inputborrel is gebleken dat er verbeterd kon worden op dit punt van festivalgevoel. Stemming Tegen: 0 Neutraal: 3 Voor: 56 Aangenomen Masters Of Strategy Trip Het gaat om een pilot, we willen wel het kader behandelen. Als het een succes wordt en het doorgezet wordt, is er een kader voor het volgende jaar. Een trip van 4 dagen langs bedrijven om kennis te maken met op strategie gerichte bedrijven. De regel over de 5 dagen die de trip duurt in het kader moet worden geschrapt, hij duurt namelijk 4 dagen. Er zijn bedragen vastgesteld voor de verschillende mogelijkheden voor bedrijven, dit is gebaseerd op de bedragen van cases on tour en i.d-profession. Het is waarschijnlijk minder waard voor bedrijven dan bij bijvoorbeeld cases en daar is de begroting al zo dat je al het geld van de bedrijven en een deelnemersbijdrage nodig hebt om rond te komen, daar moet wel op gelet worden. De naam wekt nog steeds de indruk van een trip gericht op uitsluitend SPD ers, als er suggesties zijn, zijn die altijd welkom. Het is gaaf dat de vereniging op deze manier een platform is voor studenten. Het kader is nog een beetje vaag. Betere omschrijvingen zij nodig Hoe past dit in de jaarkalender? Nu loopt hij langs andere commissies. Bij de evaluatie zal er gekeken worden naar hoe het wordt ingepland. Is drie maanden realistisch voor de organisatie? Nu zijn ze al drie maanden bezig, dus ze zijn langer bezig dan dat. Dit is ook omdat het de eerste keer is, het kader is gericht op volgend jaar. Stemming Tegen: 1 Neutraal: 29 Voor: 16 Aangenomen Jaarboek Alleen eerstejaars en medewerkers in het smoelenboek. Het jaarboek wordt dan wel dunner als er minder smoelen in komen, maar de bijdrage wordt niet minder, omdat de commissie het geld hard nodig heeft. Meer met IO en haar vakken. Mensen voor in het jaarboek met vakken kunnen ook in de wall of fame misschien? Als je projecten van vakken er in zet, kun je ook sponsoring werven van de faculteit misschien. Hoe bepaal je de projecten die in het jaarboek komen? Voor BEP wordt sowieso altijd een soort winnaar gekozen. Voor de andere vakken, zullen vakcoördinatoren worden gecontacteerd. De commissie duurt een jaar lang, september uitkomen en opstarten in februari, dat is redelijk tegenstrijdig. Dus eerder opstarten. Door mensen duidelijk in te lichten van tevoren en op tijd proberen de commissie op te starten, zal ervoor gezorgd worden dat het op tijd af kan komen. Vroeger kon de datum in september niet i.v.m. de foto s. Dat hoeft nu niet omdat je zelf de foto s maakt. Ook is handig in het kader dat hij uit komt in september, niet dat je ernaar streeft. Hoe gaan mensen verslagleggen van een half jaar dat ze nog geen commissie waren? Zoals vorig jaar wordt het materiaal door bestuur en commissies geschreven. De oplage zal worden bepaald aan de hand van het komend jaarboek en hoeveel er over zijn. Het is ook belangrijk te kijken hoe je het jaarboek bij mensen thuis kunt krijgen. Als er echt ieder jaar minder mensen een jaarboek willen, moeten we echt kijken naar de overige edities. Waarom ga je niet dit jaar tijdens dat het jaarboek loopt, het jaarboek wordt geëvalueerd. Het wordt steeds overgedragen dat het anders moet. Er wordt zeker gekeken naar hoe we het jaarboek willen veranderen.
Iedereen die ervoor betaalt, heeft het recht op een jaarboek, maar mensen weten helemaal niet dat je betaalt voor dat jaarboek, daar zit ook een ander probleem dan alleen het jaarboek. Geen stemming IOFestival commissiepresentatie Visie i.d wordt 40! Grootsere Kaartverkoop Kickoff. Sfeercontrast en Verbinding tussen ruimtes. Focus op variatie binnen bands en acts. Samenwerking met Exposid. Kijken of buitenpodium langer doorgaan. Inrichting focus op licht, schaduw, reflecties en sfeer door licht. Extra investeren in Technische Inrichting. Week eerder dan normaal. Eerder poster met alleen huisstijl, daarna poster met line-up. Aftellen tot kaartverkoop en op het festival tot verjaardag. Reverse graffiti was top, gaat weer gebeuren. IOF week, niet zoals vorig jaar, wel commissies betrekken. IOF verbeteren. Feedback van de bezoekers en doelgroep beter leren kennen. Begroting Geld naar de kick-off. Bedrag IOFweek is weg, maar er is een kopje voor ondersteunende commissies kopjes waar dat geld heen is. Security is meer, want de tu-bijdrage moet met meer mensen gedeeld worden. Minder aankleding, meer technisch. Meer omzet door btw verlaging. Sponsortarget gaat omlaag door advies van vorige commissies. Thema IOFestival 2013 Illumination (mysterieus en verlicht) Discussie Phillips als sponsor zou gaaf zijn. Contrast tussen ruimtes en verbinden lijkt een tegenstelling, maar de ruimtes moeten dus verschillend zijn, maar wel verbonden door de weg die je ernaartoe aflegt? Door licht te variëren kun je met sfeer spelen. Wat is jullie idee over ruimtes? Veel kleine ruimtes of liever minder grote? IOF wil graag nog een kleine binnenruimte vinden. Hou je niet te hard vast van een enorm podium in de hal. Begroting is gebaseerd op vorig jaar en niet helemaal opnieuw naar gekeken, wat wel het idee was vanuit de werkgroep volgens Peter. Hij hoopt dat de commissie daar nog naar wil kijken. Er zijn veel dingen die je niet weet en je moet je keuzes wel baseren op wat er voorgaande jaren is gebeurd, omdat er veel vaste posten blijven. Sponsortarget ligt lager, jullie willen wel veel dingen, dus denk daar goed over na. Beveiligingskosten? Dat is dus verandert vanaf vorig jaar. We hebben meer beveiligingskosten als vereniging maar krijgen niet meer geld, dus het moet gedeeld worden onder de commissies die het nodig h ebben? Meerdere posters, er wordt gekeken naar hoe dat in de begroting past. Extra geld voor exposid, actid en vidio. Waarom vidio? Live-beelden is het plan, maar dat is nog in een vroeg stadium. Voor de activiteiten zijn er vorig jaar fondsen aangevraagd, dus doe dat ook. Er wordt hard aan gewerkt. Probeer meer kleine fondsen. Er was met de kick-off altijd wel een dj. Komt er iets ander of ergens anders? De invulling is nog niet bekend, maar er wordt wel meer aandacht aan geschonken. Een feestje op zich. Earlybird tickets zijn wel tof. Bepaal wanneer de kaartverkoop van start gaat. Band- en djcontest is wel dichtbij, dus maak er één feestje van. BK-beats heeft een huisstijl die altijd meegaat. Daar is over gepraat. IOF wordt ook gemaakt door het sterkte thema, dus een vaste huisstijl komt er niet. Logo komt er waarschijnlijk wel, dus een aantal vaste huisstijl elementen. Illumination, niet veel verstand van licht, maar als je licht wilt zien, moet het reflecteren of je kijkt er recht in. We hebben wel nog decor. Of heel veel kleine dingen of grote dingen, dat kost gewoon materiaal, dat heeft ook budget nodig. Afgelopen jaren waren plannen heel vet, maar dat vertalen naar iets in de hal is lastig. Kijk dus ook wat je gaat belichten. Vergeet niet dat je als publi erg vette dingen mag doen. Aandacht aan lustrum en verjaardag, overleg met Lustrum? We zijn nu het bewustmakingsproces gestart door te zeggen dat de verjaardag tijdens IOF is. Maaike was verbaast dat het tijdens IOF viel, maar samenwerking staan ze altijd voor open. Goed idee dat feedbackmoment, maar denk daar wel over na.
Als je nu mag kiezen, wie komt er dan? Prodigy gemaild, maar jammer genoeg nog geen antwoord. Grote namen die nu hip zijn. Arne wil Justin Bieber, maar liever Aaron Carter. Stellingen, feedback in de brievenbus! Beleid, begroting en HR 12/13 (2) Begrotingsherziening Lunches met verenigingen en commissies worden vergoed, KTV niet. Komen geen nieuwe computers nu. 1000 euro is per jaar teveel om te reserveren. Verbruik food gaat omhoog, dit is vooral koffie en koekjes tijdens de koffieweek. Website kosten zijn omhoog door leelo. Dat moet worden onderhouden en DiGiD had iets nodig van 7 dollar per jaar. Meer bijdrage aan ons eigen vermogen voor de liquiditeit. Je mag geen winst maken, maar je mag er wel voor zorgen dat je er financieel goed voorstaat, dus dit is te verantwoorden. Er is nagedacht over het nieuwe biercontract, wordt later behandeld in een volgende bijeenkomst. Er komt een algemeen plan voor meer vergoedingen voor het bestuur. Dit jaar is de bestuurskleding iets omhoog gegaan, verder niets. 41 wordt het aangeraden een extra postje te maken voor beleids- en evaluatieweekenden. Het postje reiskosten met betrekking tot langstudeerboete die er niet meer is, wordt teruggedraaid en wat overblijft gaat naar de bijdrage aan eigen vermogen. Stemming Tegen: 0 Neutraal: 1 Voor: 37 Aangenomen HR wijzigingen Aantal wijzigingen van artikelnummers. Artikel 27: 150 mensen in i.d-kafee. Er staat 170, dit moet worden gewijzigd. Artikel 31: Moet dit zo streng worden gehandhaafd? Meestal als er na 3 maanden nog niets is gebeurd, gebeurd het ook niet meer. Ook meer een aanmoediging voor QQ ers. Uitzonderingen mogen altijd. HR is er voor als het fout gaat. Artikel 38: Er moeten twee mensen verantwoordelijk zijn. Onder verantwoordelijken vallen bestuursleden en kafee-commissieleden. kafee-commissieleden moet betrokken commissieleden worden, zodat het ook bij andere evenementen goed gaat. Artikel 39: toevoeging: ook deelnemers aan activiteiten die punten krijgen goed werk moeten leveren. Selectieschema s moeten nog naar gekeken worden. 22 januari is een inputborrel voor Research Project. Wat er nu staat over persoonlijke kredieten wordt niet gehandhaafd. Stemming Tegen: 0 Neutraal: 1 Voor: 30 Aangenomen Exploitatie 39 Eigenlijk is de exploitatie af, op een paar dingen na van kafee. Er wel nog geen financieel jaarverslag en het stond niet online, dus er kan niet over gestemd worden en mensen hebben zich niet in kunnen lezen. Er wordt een financiële ALV ingepland. Hier worden onder andere de exploitatie, financieel jaarverslag, update over de debiteurenjacht en het nieuwe biercontract behandeld. Nu komen de exploitaties ongeveer in december. Ook omdat mensen de penningcomputer nodig hebben waar dan een nieuwe penningmeester op zitten. In het nieuwe programma kunnen twee mensen tegelijk werken en van eigen computer. Er moet niet teveel worden vertrouwd op het nieuwe programma, dus de KVC en Mitra controleren actief op fouten. SpoRa update Nu 11.629,- euro. Er zijn een aantal nieuwe bedrijven via oud-bestuurders en oud-commissieleden, maar ook gewoon gebeld. VPS wil niet meer. De nieuwe sponsor voor de voorkant van het IOF shirt is dus weer vrij, wat door de commissie of de SpoRa verkocht kan worden.
ALV herstructurering Peter is er niet gelukkig mee dat de commissiebegrotingen van B5-commissies niet op de ALV worden behandeld. Alle begrotingen worden wel gecontroleerd door de KVC. Begrotingen kunnen voortaan wel inzichtelijk worden tijdens ALV en er kan een mogelijkheid gegeven worden tot vragen. 38 is met de herstructurering begonnen, maar daarna is er niets meer mee gebeurd. Het was toen een experiment, wat nu moet worden geëvalueerd en eventueel veranderd. Er zullen hier mensen van vorige jaren bij betrokken moeten worden. Deze herstructurering moet worden vastgelegd en opgenomen worden in of als een officieel document. Dit document moet worden opgesteld met hulp van meerdere besturen voor het einde van ons jaar, hopelijk kan er over gestemd worden met de laatste ALV. Aan het einde van het jaar een ALV is een goed idee. Begin de ALV s verder niet om vijf uur en zorg dat vragen vooraf schriftelijk indient zijn. Probeer aan de agendapunten een tijd te koppelen en dat openbaar te maken. Misschien is het een idee om met voorgaande voorzitters de ALV indeling te bespreken. Tussendoor een vraag aan de commissieleden die zijn blijven zitten Waarom zijn jullie hier gebleven? Mathijs uit interesse. Maaike heeft ook ALV s met commissies meegemaakt en die waren wel wat leuker. Er moeten posters voor de ALV opgehangen worden. Het is ook de vraag of je wel wilt dat er meer mensen zijn die er eigenlijk niet zo veel van afweten, maar een frisse blik is juist fijn. Goed dat de link naar de stukken online stond. Financiële zaken Leuke mededeling, er is geld van één bedrijf van Research Project binnen. Er zijn op het moment drie fondsen: UfD, VSSD, CvB. Voor de vakantie kwam het bericht dat RP geld niet binnen kon komen. Exid X heeft wel weer geld van UfD. Naar alle faculteiten is er een groter potje. Er moet rekening gehouden worden met de geld van sponsoren van bijvoorbeeld IOF. Het moet voor het festival binnen zijn, zodat het uitgegeven kan worden. Als je nog andere vragen hebt, mail dat alsjeblieft voor de volgende ALV. WVTTK IOB Eind oktober is er een beslismoment geweest, waar is besloten dat er 70% begroting zal worden gehandhaafd. Ondertussen begint het er op te lijken dat de 70% niet wordt gehaald. Vanaf 50% is de beurs haalbaar, zoveel is er al wel. Bij bedrijven die vorig jaar kwamen is de grootte tegengevallen, dit kan een oneindige cirkel worden. Vorig jaar viel echter voor bedrijven waarschijnlijk het aantal bezoekers tegen en niet het aantal bedrijven. Dit jaar komen er waarschijnlijk wel bussen vanuit Twente en Eindhoven. Richt je ook niet alleen op studenten. Ook naast docenten, zijn mensen vanuit het bedrijfsleven ook interessant. BNO kan daar misschien iets in betekenen. Kijk ook naar de Zuster, bedrijven die daar zitten, die willen vast langskomen. De Delftse bedrijvendagen overlappen met IOB, kan een reden zijn dat er minder bedrijven komen. De reden voor bedrijven om af te zeggen is vaak geen beschikbaar budget. Ook zijn er bedrijven waar stagiaires en studenten toch wel naartoe komen en daarvoor dus niet perse op een beurs hoeven te gaan staan. Met betrekking tot het tijdstip deze editie zijn er wel zeker bedrijven die zijn benadert in 2012 en liever in 2013 weer worden benaderd als er nieuwe potjes beschikbaar zijn. Er kan waarschijnlijk meer gehaald worden uit de evaluaties die plaatsvinden na elke IOB door middel van formulieren die de bedrijven invullen. Kijk naar waar bedrijven behoefte aan hebben. Espressolounge Wie het meerjarenplan van de faculteit heeft gelezen, zal hebben gezien dat ze een espressolounge willen maken in i.d-kafee. Ze zijn bezig om te kijken naar de veranderingen. Kasper heeft volgende
week en Sander over twee weken een afspraak met Paul om te bespreken wat er aan de hand is op het moment. FSR gaat dus volgende week met Paul en Ena om de tafel zitten. Er is wel al een officieel verzoek van Paul naar FMVG centraal ingediend. De FSR heeft wel duidelijk gemaakt dat een half miljoen er in gestopt zou moeten worden, waar Ena een beetje van geschrokken is. Dat plan wat toen door ons is ingediend, is wel een stap achteruit voor ons, maar een minder grote dan in eerste instantie het plan was van FMVG. We gaan kijken wat de plannen zijn en laten dat horen op de volgende ALV. Jan Buijs Zorg dat er vervanging voor Jan Buijs komt. Vraag het aan Jan Buijs. Jan Buijs gaat met pensioen, hij tekent voor onze vakken en heeft allemaal goede dingen gedaan voor het vakgebied. Oud-bestuursleden die hier zijn, zouden voor Jan Buijs stemmen. Rondvraag Maik: Update van de B5-commissies is wel een goed idee voor in de ALV. Joost: Hoe was het ereledenuitje? Is nog niet geweest, we wilden Kees de Bont er het liefste bij hebben, maar dat is lastig. Lucas en Sander gaan morgen naar Nico Vink, koffie drinken. Zorg dat het gebeurt. Jaap: Mededeling: Als je meer mensen op de andere ALV s wilt hebben, die weten nog minder dan Jaap, dus hou daar rekening mee met hoe je met de ALV s wilt omgaan? Aimee (eigenlijk Marijn): Waar is de nieuwsbrief? Komt eraan. Steffen: Waar is het jaarboek? Gisteren klaar, 13 februari is de release. Waarom zo laat? Verschuivingen in commissieleden. Zorg dat mensen weten wat het jaarboek is. Peter: Planning van de TTP, loopt die zoals die hoort te lopen? Ja Bedenk je dat de laatste twee maanden een grote chaos wordt, want er gaan heel veel commissies dingen met elkaar doen. Sluiting 21.12 Er komt op korte termijn nog een ALV voor jaarboek, de exploitatie van 39 en andere financiële zaken.