Vrijwilligersbeleidsplan AR & TV De Adelaar Samen op weg naar.? 22
Titel: Samen op weg naar.? Dit is het vrijwilligersbeleidsplan van AR & TV De Adelaar. Auteur Tom Spijker Verenigingscoördinator Opdrachtgever Bestuur AR & TV De Adelaar 2
Voorwoord Voor u ligt het vrijwilligersbeleidsplan van wielervereniging AR & TV De Adelaar. Vanuit het bestuur is er opdracht gegeven om een vrijwilligersbeleidsplan te schrijven voor de vereniging. Het vrijwilligersbeleidsplan geeft richting aan het vrijwilligersbeleid voor de komende drie jaar. Tom Spijker Verenigingscoördinator AR & TV De Adelaar Apeldoorn, 8 juni 2016 3
Inhoudsopgave Voorwoord... 3 Management samenvatting... 5 Hoofdstuk 1: Algemene informatie... 6 1.1 AR & TV De Adelaar... 6 1.2 Organisatie... 6 1.3 Ledenopbouw en doelgroepen... 7 Hoofdstuk 2 Huidige situatie... 8 2.1 SWOT analyse... 8 2.2 Categorieën... 8 Hoofdstuk 3 Aanleiding... 9 Hoofdstuk 4 Missie, Visie en doelstelling... 10 3.1 Missie... 10 3.2 Visie... 10 3.3 Doelstellingen... 10 Hoofdstuk 5: 5 x B... 11 5.1 Binnenhalen... 11 5.2 Werving en selectie... 12 5.2 Begeleiden... 13 5.3 Belonen... 14 5.4 Behouden... 14 Hoofdstuk 6 Implementatieplan... 17 Bronvermelding... 22 Bijlage 1 Resultaten enquête... 23 4
Management samenvatting AR & TV De Adelaar (in het vervolg de vereniging) is een wielervereniging in Apeldoorn en is opgericht in 1933. De vereniging heeft ongeveer 550 leden die actief zijn binnen verschillende disciplines (weg, baan, tour, cross/atb) van het fietsen. De vereniging heeft een regiofunctie en haalt haar leden uit Apeldoorn en de omliggende regio. Net als andere verenigingen kampt de vereniging met het probleem dat er steeds minder vrijwilligers beschikbaar zijn om de verschillende vrijwillige functies binnen de vereniging in te vullen. Vooral voor bestuurs- en afdelingsfuncties wordt het steeds lastiger om vrijwilligers te vinden. Dit resulteert dat niet alle afdelingen volledig bezet zijn of dat bepaalde commissies niet bestaan, omdat er geen vrijwilligers voor zijn. Het bestuur van de vereniging heeft opdracht gegeven om een vrijwilligersbeleidsplan op te stellen om meer richting en sturing te geven aan het vrijwilligersbeleid. Voor dit vrijwilligersbeleidsplan is er een missie, visie en doelstellingen ontwikkeld. De missie en de visie staan in het teken van samenwerken en alle leden betrekken bij het vrijwilligerswerk. De vereniging is van mening dat met elkaar de vereniging sterker en vitaler gemaakt kan worden. De volgende doelstellingen zijn geformuleerd. 1. In januari 2019 zijn 80% van de leden actief betrokken bij het vrijwilligerswerk en is het clubgevoel versterkt. 2. In januari 2019 zijn alle functies ingevuld en is er geen tekort meer aan enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers. In dit vrijwilligersbeleidsplan is gebruik gemaakt van de 5 x B methode. De 5 x B methode staat voor binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden en beëindigen. Deze vijf onderwerpen zijn van essentieel belang om een goed vrijwilligersbeleid neer te zetten. Bij binnenhalen wordt er stil gestaan bij het werven van nieuwe vrijwilligers. Welke stappen moeten worden genomen om de vrijwilliger binnen de vereniging te krijgen. Doormiddel van het wervingsmodel kan een wervingsactie worden opgestart. Begeleiden is belangrijk om de vrijwilliger niet te laten zwemmen binnen de organisatie. Een goede begeleiding zorgt er voor dat de vrijwilliger het gevoel krijgt dat de vrijwilliger serieus wordt genomen. Belonen en behouden hebben veel met elkaar te maken. Het is belangrijk om vrijwilligers te behouden voor de vereniging. Dit kan de vereniging doen door de vrijwilliger de erkennen, waarderen en te belonen. De vereniging kan op verschillende manieren vrijwilligers belonen voor de werkzaamheden die de vrijwilliger heeft gedaan. Beëindigen is een belangrijk onderdeel omdat de vrijwilliger met een goed gevoel weg moet gaan bij de vereniging, daarnaast begint het proces van het zoeken naar nieuwe vrijwilligers weer opnieuw. Het is belangrijk dat de verenging bij de vrijwilliger die wil gaan stoppen informeert wat de redenen zijn waarom de vrijwilliger stopt. De vereniging kan dan in spelen op de verbeterpunten om te voorkomen dat andere vrijwilligers om dezelfde redenen gaan stoppen. In het implementatieplaan worden de actiepunten beschreven van het vrijwilligersbeleid. Per categorie (binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden en beëindigen) worden verschillende suggesties gedaan om structuur op het gebied van het vrijwilligerswerk binnen de vereniging te verbeteren. Enkele voorbeelden van suggesties zijn: Het maken van een overzicht van alle vrijwillige taken binnen de vereniging en functieprofielen. Ontwikkelen van een belonings-, opleidings-, evaluatieprotocol. Aanstellen van een algemene vrijwilligerscoördinator. 5
Hoofdstuk 1: Algemene informatie Hieronder wordt de algemene informatie over De Adelaar beschreven. 1.1 AR & TV De Adelaar AR & TV De Adelaar (in het vervolg de vereniging) is een wielervereniging uit Apeldoorn en is opgericht op 2 maart 1933. De vereniging telt op dit moment ± 550 leden afkomstig uit Apeldoorn en de omgeving van Apeldoorn. De vereniging is een omni-vereniging waar leden verschillende disciplines van de wielersport kunnen beoefenen op verschillende niveaus. De vereniging is actief in het baanwielrennen, toerfietsen, wegwielrennen, mountainbike en jeugdwielrennen. 1.2 Organisatie Hieronder kun je een organogram vinden van de organisatie. Hoofdbestuur Ledenadministatie Dagelijk Bestuur PR & Communicatie Sponsorwerving Evenementen: Ronde van Gelderland 11 Bergentocht Beheer en Onderhoud Accommodaties Afdeling Jeugdwielrennen Afdeling Wegwielrennen Afdeling B aanwielrennen Afdeling Mountainbike en Cyclecross Afdeling Toerfietsen Afdeling BMX Adelaar Cycling Team Adelaar Talenten Team Apeldoornse Heuvelentocht 55+ fietsen Adelaar Ladies Cycling Team Stefan Harms Toertocht Fietsen met het Loo Erf 6
Aantal leden Aantal leden 1.3 Ledenopbouw en doelgroepen Hieronder kun je een overzicht vinden van de ledenopbouw van de vereniging. Aantal leden per leeftijdscategorie 140 120 100 80 60 40 20 0 0 t/m 10 11 t/m 20 21 t/m 30 31 t/m 40 41 t/m 50 51 t/m 60 61+ leeftijd in jaren Grafiek 1: Aantal leden per leeftijdscategorie Uit grafiek 1 kan opgemaakt worden dat de vereniging veel volwassenen leden heeft en relatief weinig jeugdleden. Dat betekend dat vereniging voldoende potentiele vrijwilligers in huis heeft. In de onderstaande grafiek worden de verschillen nog duidelijker. Aantal leden per leeftijdsfase 350 300 250 200 150 100 50 0 Schoolkind 6-11 jr. Puber 12-17 jr. Adolescent 18-22 jr. Jong volwassen 12-30 jr. Volwassen 31-64 jr. Ouder mens 65+ Leeftijdsfase + leeftijden Grafiek 2: Aantal leden per leeftijdsfase Grafiek 2: laat zien dat de grootste groep van de leden onder de volwassenen (31 64 jaar) vallen. De volwassenen hebben vaak een baan en hebben daarom vaak minder vrije tijd over. De vrije tijd die deze doelgroep vaak heeft, willen ze liever besteden aan familie of zelf sporten. Deze doelgroep heeft vaak minder tijd over voor vrijwilligerswerk. De vereniging zal op deze factoren in moeten spelen om deze potentiele vrijwilligers binnen de vereniging te halen. 7
Hoofdstuk 2 Huidige situatie In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de huidige situatie is m.b.t. de vrijwilligers binnen de vereniging. Doormiddel van een SWOT analyse is de huidige situatie in kaart gebracht. 2.1 SWOT analyse Hieronder wordt de SWOT analyse weergeven. Kansen 1. Gebruik maken stagiaires 2. Gebruik maken van participatie plekken 3. Bewust gebruik maken van competenties en de kwaliteiten van de leden Bedreigingen 1. Externe factoren (tijd, leeftijd, gezondheid) 2. Intrinsieke motivatie Sterktes 1. Enthousiaste groep vrijwilligers 2. Eigen accommodatie/ontmoetingspek 3. Voldoende potentiele vrijwilligers in huis Zwaktes 1. Geen duidelijk vrijwilligersbeleid 2. Geen algemene vrijwilligerscoördinator 3. Niet alle afdelingen zijn volledig bemand 4. Kleine vaste groep actieve vrijwilligers 5. Interne communicatie 6. Eilandencultuur (waardering, erkenning) 2.2 Categorieën De vrijwilligers van De Adelaar kun je onderverdelen in twee verschillende categorieën namelijk bestuurlijke vrijwilligers, uitvoerende vrijwilligers. Bestuurlijke vrijwilligers Bestuurlijke vrijwilligers zijn actief in het bestuur of een afdeling. Bestuurlijke vrijwilligers houden zich voornamelijk bezig met maken van plannen voor de korte en lange termijn. Bestuurlijke vrijwilligers zorgen voor de uitvoering van de plannen en dragen de verantwoordelijkheid van de vereniging. Uitvoerende vrijwilligers De uitvoerende vrijwilligers is de grootste groep vrijwilligers binnen de vereniging. Deze vrijwilligers doen vaak incidenteel dan structureel activiteiten voor de vereniging. Deze groep vrijwilligers zijn de basis voor de vereniging en vallen vaak onder een afdeling of commissie. 8
Hoofdstuk 3 Aanleiding Net als andere verenigingen kampt De Adelaar met het probleem, dat het steeds lastiger wordt om enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers te vinden om bepaalde vrijwillige taken binnen de vereniging uit te voeren. Vooral voor de vaste taken zoals bestuurs-, afdelings- of commissiefuncties wordt het steeds lastiger om vrijwilligers te vinden die zitting willen nemen in het bestuur, afdeling of een commissie. De vereniging organiseert jaarlijks een aantal evenementen waar veel vrijwilligers nodig zijn. Tot nu toe lukt het de vereniging om voldoende vrijwilligers te krijgen om van de evenementen een groot succes te maken, maar ook voor de evenementen wordt het steeds lastiger om vrijwilligers te krijgen. De vereniging is daarnaast van mening dat leden méér dan alleen contributie moeten bijdragen aan het voortbestaan van de vereniging. Elk lid behoort zijn vrijwillige steentje bij te dragen. Zonder vrijwilligers kan een vereniging niet bestaan. De leden van de Adelaar moeten meer betrokken worden bij het vrijwilligerswerk. Omdat de vereniging verschillende disciplines kent en op allerlei verschillende plekken wordt getraind, merk je de verschillende afdelingen op hun eigen eilandje werken. Er is weinig sprake van clubgevoel. Het betrekken van de leden bij het vrijwilligerswerk moet er toe lijden dat de vereniging meer verenigd, het clubgevoel verhoogt en er samen gewerkt wordt aan een sterker en vitaler vereniging. 9
Hoofdstuk 4 Missie, Visie en doelstelling In dit hoofdstuk worden de missie, visie en doelstellingen van het vrijwilligersbeleid beschreven. 3.1 Missie Het betrekken van alle leden bij het vrijwilligerswerk binnen de vereniging. 3.2 Visie AR & TV De Adelaar is een bloeiende vereniging, waar de leden samen één passie delen, namelijk samen fietsen. Samen sta je sterk en samen kun je die ene berg bedwingen, die je nodig hebt om je doel te bereiken. AR & TV De Adelaar streeft er naar om alle leden te verenigen om samen de schouders onder de vereniging te zetten om de vereniging in de toekomst sterker en vitaler te maken. 3.3 Doelstellingen Hieronder worden de doelstellingen van het vrijwilligersbeleid beschreven. Doelstelling 1. In januari 2019 is 80% van de leden actief betrokken bij het vrijwilligerswerk en is het clubgevoel versterkt. a. In januari 2017 is 40% van de leden actief betrokken bij het vrijwilligerswerk b. In januari 2018 is 60% van de leden actief betrokken bij het vrijwilligerswerk 2. In januari 2019 zijn alle functies ingevuld en is er geen tekort meer aan enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers. a. In januari 2017 zijn alle bestuursfuncties volledig bezet b. In januari 2018 zijn alle afdelings- en commissiefuncties volledig bezet 10
Hoofdstuk 5: 5 x B Binnen het vrijwilligersbeleid staan er vijf speerpunten centraal, namelijk binnenhalen, belonen, begeleiden, behouden en beëindigen. In dit hoofdstuk worden de vijf speerpunten verder uitgelegd. 5.1 Binnenhalen Bij het binnenhalen, of anders gezegd werving gaat het om het aantrekken van vrijwilligers die passen bij de organisatie en de taken die de vrijwilliger gaat uitvoeren. (Gast, 2009) Veel organisaties hebben problemen met het werven van vrijwilligers. Vrijwilligerswerk is geen betaalde baan, maar wordt er een vorm van vrijetijdsbesteding geboden. Aan potentiele vrijwilligers wordt vaak gevraagd of ze een paar uur van hun vrijetijd willen besteden aan vrijwilligerswerk, wat het oplevert wordt pas later duidelijk. Bij het werven van de deelnemers is het belangrijk om de nadruk te leggen op de opbrengsten voor de vrijwilliger. Het is daarom belangrijk dat de vereniging inspeelt op de motieven van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te gaan doen. 5.1.1 Organisatiebeeld Voordat er gestart kan worden met de werving van de vrijwilligers is het belangrijk om eerst intern alles op orde te hebben. Bij het werven van vrijwilligers kan de vereniging een bepaald beeld voorschetsen, die in de werkelijkheid niet klopt. Dit kan er voor zorgen dat de vrijwilliger snel weer afhaakt. Ook is het belangrijk hoe de eigen leden over de vereniging denken. Een positief imago zorgt er voor dat leden zich meer verbonden voelen met de vereniging en eerder geneigd zijn om iets terug te doen voor de vereniging. 5.1.2 Overzicht van de doelgroepen en haar kwaliteiten en interesses Het is belangrijk om vooraf goed naar je eigen ledenbestand te kijken. Wat voor type leden heeft de vereniging in huis? Ieder lid heeft haar eigen kwaliteiten, interesses en belemmeringen. Door de verschillende doelgroepen in kaart te brengen, ontstaat er een goed beeld van de eigen leden. De vereniging kan hier op inspringen. 5.1.3 Overzicht van alle vrijwillige functies binnen de vereniging Om een duidelijk beeld te krijgen welke vrijwilligers- functies en taken binnen de vereniging zijn is het handig om een overzicht te maken van alle functies en taken. De vereniging krijgt een duidelijk beeld van de verschillende functies en taken binnen de vereniging. 5.1.4 Functieprofielen Er zijn duidelijke functieprofielen nodig zodat de vrijwilliger weet wat een functie inhoudt, wat er van de vrijwilliger wordt verwacht en hoeveel tijd de vrijwilliger met de werkzaamheden kwijt is. Eén duidelijk functieprofiel is handig om de vrijwilliger een duidelijk beeld te geven van de functie. 11
5.2 Werving en selectie Het werven van vrijwilligers gaat niet vanzelf. Het is belangrijk om de vrijwilliger te overtuigen om vrijwilligerswerk te gaan doen. Voor het werven van nieuwe vrijwilligers kan er gebruikt gemaakt worden van de wervingscirkel. (Gast, 2009) De wervingscirkel is een handig instrument om een wervingsactie voor te bereiden. 1. Wat wil je bereiken? 2. Wie wil je bereiken? 6. hoe ga je het organiseren 3. Wat zijn jouw unieke punten? 5. Welke weg volg je 4. Wat en hoe wil je het vertellen? Figuur 1: Wervingsmodel Stap 1 Doel Voordat je een wervingsactie start is het belangrijk om te bepalen wat je precies wilt bereiken met de actie. Met wie wil je in contact komen, hoeveel vrijwilligers wil je werven en waarvoor. Stap 2 Doelgroep Als je een specifieke vacature hebt, dan is het makkelijker om je doelgroep te bepalen. Bepaal daarom de doelgroepen, dit kan je doen door de doelgroepen in leeftijd, achtergrond of opleiding te selecteren. In feite ga je op zoek naar mensen die met hun eigenschappen en kwaliteiten het beste passen bij de functie. Stap 3 Jouw unieke punten Wat maakt de vereniging uniek? Waarom zou iemand bij deze De Adelaar vrijwilligerswerk willen doen en niet bij een andere vereniging? Het is belangrijk om te beschrijven wat de unieke punten van de vereniging zijn. Voorbeeld van unieke punten zijn. Het doel van de organisatie. De mensen die bij de organisatie betrokken zijn. Het maatschappelijk belang. Betrokkenheid bij een doel of doelgroep, die de organisatie uitstraalt. Sfeer binnen de vereniging. 12
Stap 4 Boodschap Wat wil je vertellen? Het is belangrijk om in je boodschap niet alleen te vertellen dat je vrijwilligers zoekt, maar benoem ook vooral de sfeer binnen de vereniging en wat de voordelen zijn voor de vrijwilliger. Probeer de boodschap zo te formuleren dat het past bij de doelgroep die je zoekt. Stap 5 Kanalen en middelen Om te bepalen of de boodschap overkomt bij de doelgroep, is het belangrijk om de juiste kanalen en middelen in te zetten. Bedenk vooraf met welke kanalen en middelen je potentiele vrijwilliger kunt gebruiken. Jongeren zijn vaak te bereiken via Social Media, terwijl de oudere doelgroep via het clubblad te bereiken zijn. Stap 6 Organisatie Hoe ga je de werving organiseren? Wie gaat wat doen etc.? Het is belangrijk om de organisatie rondom de werving goed op orde te hebben. Zorg voor een duidelijk overzicht met de verschillende acties en de personen die daar verantwoordelijk voor zijn. 5.2 Begeleiden Het begeleiden van vrijwilligers is net zo belangrijk als de werving en selectie van nieuwe vrijwilligers. (Gast, 2009) Goede begeleiding zorgt voor een goede sfeer binnen de vereniging en dat de vrijwilliger beter functioneert, waardoor de kwaliteit van de werkzaamheden verbeterd. Ook krijgt de vrijwilliger het gevoel dat de vereniging vrijwilligers serieus neemt. 5.2.1 Vrijwilligerscoördinator De algemene vrijwilligerscoördinator van de vereniging is het eerste aanspreekpunt van de vrijwilliger. De vrijwilliger kan bij de vrijwilligerscoördinator terecht met alle vragen die te maken hebben met het vrijwilligerswerk. De vrijwilligerscoördinator zorgt er voor dat de vrijwilliger gekoppeld wordt aan een afdeling waar de vrijwilliger vrijwilligerswerk gaat doen. 5.2.2 Rol van de afdelingen Binnen de verschillende afdelingen zal er een persoon aangewezen moeten worden die de nieuwe vrijwilligers opvangt en wegwijs maakt binnen de afdeling en werkzaamheden. Daarnaast fungeert deze persoon als contactpersoon voor de vrijwilligerscoördinator. 5.2.3 Tussentijdse- en/of eindevaluatie Het is zinvol om ieder jaar een evaluatie te houden met alle vrijwilligers. Afhankelijk van het type vrijwilliger kan er gekozen worden voor een tussentijdse evaluatie of alleen een eindevaluatie. Een evaluatie zorgt er voor dat de vereniging een beeld krijgt hoe de vrijwilliger over het vrijwilligerswerk denkt. De vrijwilliger kan bijvoorbeeld aangeven wat er goed ging, wat er minder goed ging en wat de behoeftes zijn van de vrijwilliger. De vereniging kan hier dan op in spelen. 4.2.4 Wet- en regelgeving Voor bepaalde vrijwilligers is de wet- en regelgeving van toepassing. De wet- en regelgeving kan voor de vrijwilliger stimulerend, maar ook belemmerend werken. De vereniging moet op de hoogte zijn van de wet- en regelgeving m.b.t. vrijwilligers om problemen te voorkomen. 13
5.2.4 Ontwikkelingsmogelijkheden Tijdens het begeleiden of de evaluatie kan de vrijwilliger aangeven dat een taak minder uitdagend begint te worden of dat een vrijwilliger behoefte heeft aan een opleiding of cursus. Er zijn diverse cursussen voor vrijwilligers, die vrijwilligers kunnen volgen om hun zelf te ontwikkelen. In Apeldoorn zijn een aantal organisaties die diverse cursussen aanbieden voor vrijwilligers namelijk het Verenigingsbureau en Vrijwilligersacademie Veluwe. 5.2.6 Opleidingsplan De verenging stelt een opleidingsplan op waarin staat welke cursussen een vrijwilliger kan volgen, wie de kosten betaalt en wat de voorwaarden zijn voor de vrijwilliger. 5.3 Belonen Zonder vrijwilligers kan de vereniging niet bestaan. Vrijwilligers krijgen niet betaald voor hun werkzaamheden, daarom is waardering des ter belangrijker. Belonen en waarderen zorgt voor erkenning van de vrijwilliger (Gast, 2009) en geeft de vrijwilliger het gevoel dat werkzaamheden niet voor niets zijn gedaan. 5.3.1 Beloningen per afdeling Iedere afdeling kan zelf bepalen of er iets gedaan wordt voor de vrijwilligers. Dit kan iets kleins zijn in de vorm van een klein cadeautje of een etentje. De kosten komen uit de begroting van de adeling. 5.3.2 Vrijwilligersavond Alle vrijwilligers die op welke manier dan ook het afgelopen jaar het steentje hebben bijgedragen, worden uitgenodigd voor een vrijwilligersavond. De vereniging betaalt de kosten en zorgt voor een leuke invulling van de avond. 5.3.3 Kortingen of speciale privileges Met sponsoren kan worden afgesproken dat vrijwilligers korting krijgen bij de winkels of bedrijven. Ook kan de vereniging afspraken maken dat de vrijwilligers mogelijkheid hebben om gebruik te maken van verschillende faciliteiten op de accommodatie. Bijvoorbeeld het huren van het clubhuis voor een feest. 5.3.4 Jubilarissen Vrijwilligers die bijvoorbeeld langer dan 10 jaar vrijwilliger zijn bij de vereniging worden in het zonnetje gezet door de vereniging. De vereniging zorgt voor een klein presentje. 5.4 Behouden Nadat de vrijwilligers zijn geworven, is het belangrijk om de vrijwilliger te behouden voor de vereniging. (Gast, 2009) Om een vrijwilliger te kunnen behouden is het belangrijker om de vrijwilliger beter te leren kennen. Waarom is de vrijwilliger vrijwilligerswerk gaan doen? Hoe lang wil de vrijwilliger vrijwilligerswerk gaan doen? Wat zijn de kwaliteiten van de vrijwilliger en voelt de vrijwilliger voldoende gewaardeerd. 5.4.1 Interesse verlies Eén van de oorzaken waarom een vrijwilliger stopt met vrijwilligerswerk is, dat de vrijwilliger de interesse verliest om vrijwilligerswerk te doen. Dit kan te maken hebben dat een taak te ééntonig wordt. Wanneer de vereniging de vrijwilliger als vrijwilliger wil behouden, dan zal de vereniging hier op in moeten spelen. De vereniging moet er voor zorgen dat de taak weer interessant wordt voor de vrijwilliger. 14
5.4.2 Sfeer De sfeer binnen de vereniging is van essentieel belang om de vrijwilliger te behouden voor de vereniging. Als de sfeer binnen de vereniging niet goed is, dan zal de vrijwilliger eerder geneigd zijn om te stoppen met vrijwilligerswerk. Zorg als vereniging er voor dat er geen ons kent ons sfeer ontstaat. Nieuwe vrijwilligers vinden dit vaak niet prettig. Zorg er voor dat de vereniging open staat voor nieuwe vrijwilligers met nieuwe kwaliteiten en ideeën. 5.4.3 Binden Vrijwilligers die zich verbonden voelen met de vereniging zullen langer actief zijn als vrijwilliger binnen de vereniging, als vrijwilligers die zich niet verbonden voelen met de vereniging. Zorg als vereniging voor een goede sfeer en geef de vrijwilliger voldoende waardering. De vereniging moet er voor zorgen dat de vrijwilliger het gevoel krijgt dat het zijn vereniging is. 5.4.4 Belonen en waardering Omdat vrijwilligers een stukje van hun vrijetijd inleveren om iets terug te doen voor de vereniging is het belangrijk om de vrijwilliger te belonen en te waarderen voor hun werkzaamheden. Door de vrijwilliger te belonen en te waarderen wordt de vrijwilliger meer verbonden aan de club. 5.5 Beëindigen Vrijwilligers zullen niet eeuwig verbonden blijven aan de vereniging. Tegenwoordig is het normaal dat de vrijwilligers vooral korte taken willen doen en niet te lang vast willen zitten aan één vaste taak. Zo wel voor de vrijwilliger als de vereniging is het van belang dat de samenwerking goed wordt beëindigd. 4.5.1 Oorzaken om te stoppen Er zijn verschillende redenen waarom vrijwilligers stoppen met vrijwilligerswerk. De oorzaak van het stoppen kan liggen bij de vrijwilliger of bij de organisatie. In de onderstaande figuur worden er verschillende oorzaken benoemd. Oorzaken om te stoppen met vrijwilligerswerk Oorzaken vrijwilliger Oorzaken organisatie - Verhuizing - Sfeer binnen de vereniging - Privé omstandigheden - Voldoende vrijwilligers - Tijdsgebrek - Geen uitdaging - Leeftijd - Ontevredenheid functioneren - Lichamelijke klachten - Andere organisatie omstandigheden Het is belangrijk om te weten wat de motieven van de vrijwilliger zijn om te gaan stoppen. Als organisatie kun je hiervan leren en kun je de volgende keer hierop in spelen. 15
5.4.2 Proces van het beëindigen Als een vrijwilliger stopt met het doen van vrijwilligerswerk, dan is het belangrijk om op een goede manier uit elkaar te gaan. Voor de vereniging is het belangrijk om na te gaan wat de reden is waarom de vrijwilliger stopt met vrijwilligerswerk. De vereniging kan dan namelijk inspelen op de feedback die de vrijwilliger geeft, zodat de vereniging zich op deze punten kan verbeteren. De vereniging kan de vrijwilliger belonen voor de verrichte werkzaamheden. Een beloning zorgt er voor dat de vrijwilliger het gevoel krijgt dat de inzet van de vrijwilliger gewaardeerd wordt. Zowel de vereniging als de vrijwilliger wil met een goed gevoel uit elkaar gaan. 16
Hoofdstuk 6 Implementatieplan In dit hoofdstuk wordt het implementatieplan beschreven. In het implementatieplan worden de actiepunten van het vrijwilligersbeleid weergeven. Er wordt omschreven wat de exacte actie inhoudt, wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de actie en wat de randvoorwaarden zijn om de actie uit te kunnen voeren. Binnenhalen Nr. Actie Beschrijving Wat Wie Randvoorwaarden 1 Overzicht maken van alle vrijwillige taken binnen de vereniging. 2 Maken van duidelijke functieprofielen. 3 Overzicht maken van de verschillende kanalen om de boodschap over te brengen aan de leden. 4 Algemene vrijwilligerscoördinator Er moet een overzicht komen waarin alle vrijwillige taken staan van de vereniging. Een duidelijk overzicht geeft een goed beeld welke taken er binnen een vereniging zijn, welke taken zijn ingevuld en welke niet. Een duidelijk functieprofiel zorgt er voor dat de vrijwilliger een duidelijk beeld krijgt van de functie/taak, wat er verwacht wordt van de vrijwilliger, en welke vaardigheden en competenties nodig zijn. Het kan handig zijn om een overzicht te maken welke kanalen er ingezet kunnen worden om een bepaalde doelgroepen te bereiken. Per doelgroep kan er gekeken worden welke kanaal het beste ingezet kan worden. Binnen de vereniging zal één of meerdere algemene vrijwilligerscoördinatoren actief moeten worden die alle zaken rondom de vrijwilligers regelt. Overzicht van alle taken binnen de vereniging. Ontwikkelen van functieprofielen. Overzicht maken welke kanalen je per doelgroep kunt gebruiken en hoe het kanaal in te zetten is. Proces doorlopen van het wervingsmodel. Bestuur/afdelingen/ vrijwilligerscoördinator Bestuur/ vrijwilligerscoördinator Bestuur/ Vrijwilligerscoördinator Bestuur n.v.t. Overzicht van alle taken binnen de vereniging. n.v.t. Duidelijk functieprofiel 22
5 Intake gesprekken. Als een nieuwe vrijwilliger zicht meldt om zitting te nemen in het bestuur of afdeling, dan is het handig om vooraf een intakegesprek te houden. Tijdens het intakegesprek kunnen de wensen en behoefden van de vrijwilliger besproken worden. 6 Aanmeldformulier nieuwe leden. Vermeld op het inschrijfformulier wat het beroep, hobby s en interesses zijn van een nieuw lid. Hierdoor kan de vereniging gericht mensen benaderen die passen binnen het functieprofiel van een vacature. 7 Vacaturebank Richt op de website, in het clubhuis een centrale plek in waar alle vacatures binnen de club op staan vermeld. Op dit moment worden alle vacatures op de website van de vereniging vermeld, maar de vacatures kunnen een prominentere plek krijgen. 8 Wervingsactie De vereniging kan er voor kiezen om een wervingsactie op te starten om vrijwilligers te benaderen om vrijwilligerswerk te gaan doen. Een wervingsactie kan bijvoorbeeld een belronde zijn etc. 9 Contactgegevens Een overzicht van contactgegevens van alle vrijwilligers, kan er voor zorgen dat de communicatie tussen de vrijwilligers onderling snel en soepel verloopt. Er moet daarom een duidelijk overzicht komen met de contactgegevens van de vrijwilliger. Plannen van gesprekken. Protocol maken wat er besproken gaat worden. Aanpassen van het aanmeldformulier. Plek inrichten waar alle vacatures in komen te staan. Wervingsactie op touw zetten doormiddel van het wervingsmodel. Overzicht maken met contactgegevens van de vrijwilligers. Bestuur/ afdeling/ vrijwilligerscoördinator ICT Bestuur/ ICT/ vrijwilligerscoördinator Bestuur/ afdelingen vrijwilligerscoördinator Afdelingen n.v.t. n.v.t. Goed werkende website Duidelijk protocol waarin staat hoe de wervingsactie eruit komt te zien. n.v.t 18
Begeleiden 10 Opleiding/cursussen Sommige vrijwilligers willen graag een opleiding of cursus volgen, die belangrijk kunnen zijn voor hun werkzaamheden. Een opleidingsprotocol zorgt er voor dat er een duidelijke lijn is hoe deze faciliteiten binnen de vereniging geregeld zijn, wat de voorwaarden zijn voor de vrijwilliger om voor een opleiding of cursus in aanmerking te komen. 11 Evaluatie Het is belangrijk om na ieder seizoen aan de vrijwilliger te vragen hoe de vrijwilliger het vrijwilligerswerk heeft ervaren. Dit kan doormiddel van een korte vragenlijst. Door een evaluatieprotocol op te stellen krijgt de vereniging een overzicht welke stappen de vereniging moet nemen om tot 12 Verbeterpunten uit de evaluatie. een goede evaluatie te komen. Uit de evaluatie met de vrijwilligers zullen verbeterpunten komen. Alle verbeterpunten worden verzameld en behandeld in het bestuur. De verbeterpunten kunnen de vereniging verder helpen. Daarnaast laat de vereniging zien dat het luistert naar haar vrijwilligers. Opleidingsprotocol ontwikkelen. Evaluatieprotocol ontwikkelen Actielijst maken Bestuur/ vrijwilligerscoördinator Bestuur/ vrijwilligerscoördinator Bestuur/ Afdelingen vrijwilligerscoördinator n.v.t. n.v.t. Resultaten van de evaluatie moeten goed verwerkt worden. 13 Aanspreekpunten voor vrijwilligers. Het is handig om binnen de vereniging een aantal personen (per afdeling) aan te wijzen die binnen de afdeling het eerste aanspreekpunt is voor de vrijwilliger. Deze persoon staat in contact met de vrijwilligerscoördinator. Per afdeling een persoon aanwijzen die aanspreekpunt is voor de vrijwilligers en de vrijwilligerscoördinator. Afdelingen/ vrijwilligerscoördinator n.v.t 19
Belonen en Behouden Nr. Actie Beschrijving Wat Wie Randvoorwaarden 14 Belonen Een beloningsprotocol geeft de vereniging een duidelijk overzicht hoe de vereniging om gaat met beloningen. 15 Vrijwilligersavond Jaarlijks wordt een vrijwilligersavond georganiseerd in het clubhuis, waar alle vrijwilligers worden bedankt voor hun inzet. Dit kan doormiddel van een hapje en een drankje dat wordt aangeboden door de vereniging. Beëindigen Opstellen van een beloningsprotocol Organiseren van een vrijwilligersavond Bestuur/ vrijwilligerscoördinator Bestuur n.v.t. n.v.t. Nr. Actie Beschrijving Wat Wie Randvoorwaarden 16 Beëindigen werkzaamheden. Als een vrijwilliger stopt met vrijwilligerswerk, dan is het belangrijk om te weten waarom de vrijwilliger gaat stoppen. Het is belangrijk om alle redenen in kaart te brengen zodat de vereniging hierop kan inspelen. In het protocol kunnen alle stappen beschreven worden die nodig zijn om een vrijwilliger op een goede manier de werkzaamheden te laten beëindigen. 17 Verbeterpunten. Nadat er een eindgesprek of evaluatie heeft plaats gevonden worden alle actiepunten verzameld. De vereniging kan dan gaan kijken of er punten zijn waar de vereniging op in moet spelen om te voorkomen dat andere vrijwilligers om dezelfde redenen gaan stoppen. Protocol opstellen voor beëindigen werkzaamheden Actielijst maken met verbeterpunten. Bestuur/ Vrijwilligerscoördinator Bestuur/ Vrijwilligerscoördinator Goede rapportage waarom vrijwilligers stoppen met vrijwilligerswerk. 20
Bronvermelding Boeken Gast, W.-J. D. (2009). Basisboek vrijwilligersmanagement. Bussum: Coutinho. Website Huisman. (2016, mei 10). SV Twello. Opgehaald van svtwello.nl: www.svtwello.nl Vrijwilligersbeleid. (2016, mei 10). Opgehaald van nocnsf.nl: http://nocnsf.nl/cms/showpage.aspx?id=10812 22
Bijlage 1 Resultaten enquête In de bijlage kun je de resultaten vinden van de enquête. In totaal hebben 89 leden de enquête ingevuld. Vraag Ja (%) Nee (%) Ja (aantal) Nee (aantal) Bent u op dit moment actief als vrijwilliger binnen de vereniging? 50.6% 49.4 % 45 44 Bent u in het verleden vrijwilliger geweest voor de Adelaar? 20.5 % 79.5 % 9 35 Bent u op de hoogte van de openstaande vrijwilligersfuncties en taken binnen de vereniging? 31.8 % 68.2 % 14 30 Weet u waar u zich moet melden, als u vrijwilliger wilt worden? 56.8 % 43.2 % 25 19 Bent u bereidt om vrijwilligerswerk te doen? 52.3 % 47.7 % 23 21 Heeft u als vrijwilliger behoefde aan (bij)scholing, cursussen of themabijeenkomsten? 11.1 % 88.9 % 5 40 Krijgt u voldoende begeleiding en ondersteuning bij uw werkzaamheden? 73.3 % 26.7 % 33 12 Weet u bij wie u terecht kan met vragen en/of opmerkingen? 91.1 % 8.9 % 41 4 Zou u uw mede leden aanraden om als vrijwilliger aan de slag te gaan bij de Adelaar? 91.1 % 8.9% 41 4 Krijgt u voldoende waardering voor uw vrijwilliger inzet? 60 % 40 % 27 18 Stel u fietst bij de baan,- toer,- weg of jeugdafdeling. Bent u bereid om voor een andere 57.3 % 42.7 % 51 38 afdeling vrijwilligerswerk te doen? Hoe kijkt u er tegenaan als de vereniging vrijwilligerswerk gaat verplichten? 39.3 % 60,7 % 35 54 Moet de vereniging een algemene vrijwilligerscoördinator aanstellen? 87.6 % 12.4 % 78 11 22
Toelichting op de enquête resultaten De enquête is door 89 leden ingevuld. Van de 89 leden geeft 50.6% aan vrijwilliger te zijn bij De Adelaar. 49.4% (44 leden) van de respondenten geeft aan op dit moment geen vrijwilliger te zijn. Van de 49. 4 % die geen vrijwilliger is heeft 79.5% aangeven ook in het verleden geen vrijwilligerswerk te hebben gedaan. De voornaamste reden waarom de respondenten geen vrijwilligerswerk doen is het gebrek aan tijd. Ook geeft 45.5% een overige reden aan om geen vrijwilligerswerk toe doen. Van de 44 respondenten is 68,2% niet op de hoogte van de openstaande vacatures. Wel weet 56, 8% bij welke persoon ze zich kunnen melden om vrijwilligerswerk te doen. Van de respondenten die op dit moment geen vrijwilligerswerk doet is 52,3% van de respondenten bereidt om vrijwilligerswerk te doen. Op de vraag wat voor vrijwilligerswerk iemand zou willen doen geeft ruim 69.6% aan te willen helpen bij evenementen. Ruimt 71.1% van de respondenten die wel vrijwilligerswerk doet geeft aan dat dat ze dit doen om iets terug te kunnen doen voor de vereniging. Een andere reden die wordt opgegeven is dat vrijwilligerswerk leuk is om te doen. Op de vraag of de vrijwilliger behoefte heeft aan bijscholing o.i.d. geeft 88.9% aan geen behoefte hebben aan bijscholing of een cursus. De huidige vrijwilligers 73.3% geeft aan voldoende begeleiding te krijgen bij het uitvoeren van de werkzaamheden. 91.1% van de vrijwilligers geeft aan dat ze weten waar de vrijwilliger terecht kan met vragen en opmerkingen. Ruim 91.1% van de respondenten zouden hun mede leden van De Adelaar aanraden om ook vrijwilligerswerk te gaan doen. 60% van de huidige vrijwilligers vindt dat ze voldoende waardering krijgen voor hun vrijwillige inzet. Ruim 40% vindt dat ze te weinig waardering krijgen voor hun inzet. Ruim 77.5% van alle respondenten geeft aan de vrijwilligers belangrijk zijn voor de vereniging. Ruim 67.4% van de respondenten geeft aan dat een vereniging niet zonder vrijwilligers kan bestaan. Het grootste deel van de respondenten vindt dat alle leden hun steentje bij moeten dragen binnen de vereniging. Op de vraag of vrijwilligerswerk onderdeel moet worden van het lidmaatschap wordt wisselend gereageerd. 48.2% van alle respondenten is het eens of helemaal eens dat vrijwilligerswerk onderdeel moet worden van het lidmaatschap. 25.8% is neutraal en 25.9% vindt dat vrijwilligerswerk geen onderdeel moet worden van het lidmaatschap. 57.3% van de leden is bereidt om vrijwilligerswerk te doen voor een andere afdeling. 60.7% van alle respondenten vindt het geen goed plan als de vereniging vrijwilligerswerk gaat verplichten. 87.6% van alle respondenten vindt dat de vereniging een algemene vrijwilligerscoördinator moet aanstellen. 22