Informatiebeleidsplan 2015-2018 Gemeente Aalburg en de gemeente Woudrichem Auteur : Jacob Ubbels (Telengy Management & Advies) Versie : 2.0 Datum : 16 februari 2016 Pagina 1
Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Strategisch kader : Visie & richting... 4 2.1 Landelijke visie op dienstverlening 2020... 4 2.2 Rijksbeleid informatievoorziening... 4 2.3 Lokale ontwikkelingen... 5 2.4 Visie op ICT samenwerking... 6 3 Tactisch kader : Aanpak... 8 3.1 Uitgangspunten aanpak 2015-2018... 8 3.2 Dienstverlening... 10 3.3 Bedrijfsvoering... 11 3.4 Informatiebeveiliging... 12 3.5 Personeel en organisatie... 13 4 Operatie : Planning, middelen en aansturing... 16 4.1 Projectenplanning... 16 4.2 Middelen... 17 4.3 Aansturing programma... 17 Bijlage 1 : Huidige stand van zaken... 18 Bijlage 2 : Samenvatting informatiebeleidsplan (poster)... 19 Pagina 2
1 Inleiding Dit informatiebeleidsplan 2015-2018 is opgesteld in opdracht van zowel de gemeente Aalburg als de gemeente Woudrichem. Het beschrijft de visie en aanpak voor de komende jaren op het terrein van de informatievoorziening voor beide gemeenten. Dit document is mede tot stand gekomen met input uit een gezamenlijke MT sessie (Aalburg-Woudrichem) en een bestuurlijke bijeenkomst met de betrokken portefeuillehouders. Deze sessies hebben in het eerste helft van 2015 plaatsgevonden. Dit document heeft de onderstaande opbouw: Strategisch kader : In dit hoofdstuk wordt de visie en richting voor de komende jaren beschreven. Hierbij wordt eerst kort ingegaan op relevante landelijke en regionale ontwikkelingen op het terrein van de informatievoorziening. Ook is aandacht besteed aan de mogelijke toekomstige (regionale) ontwikkelingen en de keuzes die daarin door Aalburg en Woudrichem op het terrein van de ICT-voorzieningen gemaakt kunnen worden; Tactisch kader : In dit hoofdstuk wordt de aanpak beschreven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de visie en welke doelstellingen in deze periode gerealiseerd gaan worden. Operationeel kader : Tot slot is een globale planning uitgewerkt waarin het tijdspad voor de nog uit te voeren projecten is weergegeven. Tevens is voor de nog uit te voeren projecten een kostenoverzicht opgesteld. De huidige stand van zaken voor de ICT projecten is weergegeven in bijlage 1 van dit document. In bijlage 2 is op een poster de samenvatting van dit document schematisch weergegeven. (Poster in groot formaat afdrukken!) Pagina 3
2 Strategisch kader : Visie & richting In dit hoofdstuk wordt de visie en richting voor de komende jaren beschreven. Hierbij wordt eerst kort ingegaan op de relevante landelijke en regionale ontwikkelingen op het terrein van de informatievoorziening. Naast deze ontwikkelingen zijn er ook nog de ontwikkelingen per gemeente. Op dit moment is er nog geen eenduidige politiek bestuurlijke keuze die vanuit beide gemeenten unaniem wordt gedragen. Met de wel bekende informatie is echter wel getracht een aantal mogelijke keuzes en ontwikkelingen in dit plan weer te geven. 2.1 Landelijke visie op dienstverlening 2020 In 2013 is op initiatief van de Vereniging Directeuren Publieksdiensten (VDP) met tientallen organisaties (gemeenten, uitvoeringsinstellingen, koepelorganisaties en ministeries) gestart met de dienstverleningsambities voor 2020 en de uitwerking van een gezamenlijke uitvoeringsstrategie en uitvoeringsagenda. In januari 2014 is deze visie op dienstverlening vastgelegd in het document Overheidsbrede dienstverlening 2020 van organisaties naar organiseren. De belangrijkste punten uit deze visie staan hieronder weergegeven. Digitale zelfservice waar het kan, persoonlijk waar het moet; Dienstverlening op maat als dat meerwaarde heeft voor klant; Participatie: burger participeert, overheid biedt faciliteiten; Eén overheidspoort : alle zaken betrouwbaar via mijn overheid.nl; Standaardisatie : Eén overheid, één basis infrastructuur. 2.2 Rijksbeleid informatievoorziening Het Rijksbeleid op dit terrein wordt hoofdzakelijk bepaald door de Visiebrief digitale overheid 2017 (Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijkrelaties, 23 mei 2013) en het Digiprogramma 2015 (bureau Digicommissaris, versie 1.0, januari 2015). De belangrijkste punten uit deze documenten zijn: Afronden van het huidig NUP programma (basisregistraties NHR/kadaster/WOZ/BGT, E- herkenning, Digilevering, Digimelding, Digikoppeling e.d.); Recht op elektronisch zakendoen met de overheid voor burgers en ondernemers; Voorkeurkanaal is digitaal, tenzij,..; Betrouwbare en veilige informatie : Samenwerken met informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD); Aansluiten op berichtenbox (ondernemers en burgers) en mijn overheid.nl e.d. Pagina 4
2.3 Lokale ontwikkelingen Meer taken en verantwoordelijkheden. Overdracht van Rijk/Provincie naar de gemeenten (o.a. decentralisaties); Minder geld (bezuinigingen); Taken uitbesteden aan regionale uitvoeringsdiensten (SVHW, RUD, Loket Altena e.d.); Discussie/besluitvorming gemeentelijke herindeling c.q. aansluiting bij samenwerkingsverbanden (Werkendam, Aalburg en Woudrichem). De gemeentelijke informatievoorziening is in de laatste jaren steeds complexer geworden doordat het Rijk nieuwe taken heeft neergelegd bij de gemeenten. Een voorbeeld is de decentralisatie binnen het sociaal domein. Aalburg doet WMO en participatiewet zelf, Woudrichem via Loket Altena. De Jeugdzorg CJG worden in beide gemeenten zelfstandig uitgevoerd. Voor een efficiënte uitvoering van deze taken dienen de gemeenten te beschikken over de juiste gereedschappen, zoals op de gemeenten toegesneden software, maar ook dient men te beschikken over de juiste mix van kennis en ervaring om efficiënt te kunnen werken. Daarnaast hebben de gemeente Aalburg en Woudrichem in het recente verleden uitvoeringstaken ondergebracht bij regionale uitvoeringsdiensten (SVHW, RUD e.d.). Dit heeft als gevolg dat er tussen deze uitvoeringsorganisatie en de gemeenten informatie-uitwisseling moet plaatsvinden. Een concreet voorbeeld is bijvoorbeeld het uitwisselen van de BAG (Adres en gebouwgegevens) en WOZ gegevens met het SVHW. Tenslotte komen gemeenten voor de vraag of ze ICT-voorzieningen zelfstandig blijven beheren, dan wel deze deels of geheel gaan uitbesteden. In het kort zijn vooral onderstaande onderwerpen van invloed op de informatievoorziening. Een belangrijk punt is natuurlijk ook de mogelijke herindelings- of nieuwe samenwerkingsvormen. In paragraaf 2.4 zijn de consequenties voor de informatievoorziening nader uitgewerkt. Pagina 5
2.4 Visie op ICT samenwerking Op dit moment worden vrijwel alle aspecten met betrekking tot de informatievoorziening en ICT door de gemeente Aalburg en Woudrichem gezamenlijk uitgevoerd. De laatste jaren is er een trend, dat gemeenten steeds meer taken op het terrein van ICT gaan uitbesteden. Hierbij worden allerlei oplossingen gezocht, variërend van gemeentelijke herindeling tot het volledig outsourcen bij een private partij of het aansluiten bij een Shared Service Center. In de volgende figuur zijn de voor- en nadelen weergegeven van het uitbesteden van ICT taken. Omdat op dit moment nog niet duidelijk is of gemeenten op weg zijn naar een herindelings- of samenwerking is het niet verstandig om in dit stadium een keuze te maken over het wel of niet uitbesteden van ICT taken. Immers deze keuze kan pas goed genomen worden zodra er meer helderheid is over de politieke toekomst van beide gemeenten. In feite dient aangesloten te worden op de keuzes en besluitvorming binnen de stuurgroep en gemeenteraden. In dit plan gaan we er vanuit dat de eerstkomende twee jaar nog zeker in de huidige vorm zal worden samengewerkt. Op basis van gemaakte bestuurlijke keuzes dient de ICT zich in de jaren daarna te richten op de nieuwe situatie. Dit leidt er toe dat het ICT beleid in de komende 2 jaar erop gericht zal zijn om lokale ambities en naleving van wet en regelgeving te realiseren. Uitgangspunt is dat beide gemeenten medio 2017 de ICT-handen vrij hebben voor de omschakeling naar een definitieve keuze. De ambitie is tevens dat gemeenten vanuit hun huidige ICT-voorziening - en daarbij opgedane kennis- en ervaring - als volwaardige gesprekspartner kunnen fungeren. De voorkeur zal in de eerstkomende 2 jaar uitgaan naar het uitnutten van bestaande middelen. Is vervanging in deze fase noodzakelijk dan zal de voorkeur uitgaan naar SAAS oplossingen (deze zijn grotendeels architectuur onafhankelijk). De looptijd van nieuwe contracten zal in principe een termijn hebben van maximaal 3 jaar. Pagina 6
Een overzicht van de mogelijke scenario s: Pagina 7
3 Tactisch kader : Aanpak In dit hoofdstuk wordt de aanpak beschreven hoe de visie en bijbehorende doelstellingen in de komende jaren gerealiseerd gaan worden. 3.1 Uitgangspunten aanpak 2015-2018 Op basis van de visie en ambities (zie hoofdstuk 2) zijn bij de aanpak onderstaande uitgangspunten van toepassing: De huidige ICT samenwerking Aalburg en Woudrichem t/m 2017 voortzetten; Zorgen dat Aalburg en Woudrichem medio 2017 op ICT gebied hun handen vrij hebben om een keuze te maken op welke wijze ICT moet worden georganiseerd; Na 2017 een keuze maken m.b.t. het volledig outsourcen, een regionaal samenwerkingsverband, shared service center of zelfstandig of een combinatie van deze mogelijkheden;; De gemeente Aalburg en de gemeente Woudrichem blijven t/m 2017 vanuit de huidige ICT architectuur werken. Dit betekent dat nieuwe applicaties, modules en dergelijke moeten passen binnen deze architectuur; Bij vervanging van applicaties voorkeur voor SAAS oplossingen en daarbij geen onomkeerbare beslissingen nemen, dus looptijd contracten maximaal 3 jaar; Investeringen in 2015 t/m 2017 zijn vooral gericht op het verbeteren van de dienstverlening, optimaliseren van de bedrijfsvoering en het realiseren van wettelijke verplichtingen; Belangrijke projecten zijn daarbij het aansluiten op de landelijke basisregistraties, implementeren landelijke ICT componenten, voldoen aan recht van ondernemers en burgers om digitaal zaken te doen met de overheid, organiseren van het gegevensbeheer, voldoen aan de aansluitvoorwaarden van de Informatie Beveiligingsdienst (IBD) en het inrichten van goed opdrachtgeverschap en de regiefunctie. De doelstellingen die in het kader van dit informatiebeleidsplan moeten worden gerealiseerd zijn onder te verdelen in 4 categorieën, te weten: 1. Dienstverlening 2. Bedrijfsvoering 3. Informatiebeveiliging 4. Personeel & organisatie In de volgende figuur staan de doelstellingen per categorie kort uitgewerkt. Pagina 8
Pagina 9
3.2 Dienstverlening Als burgers en ondernemers in de komende jaren hun zaken veilig en makkelijk digitaal af kunnen handelen bij de gemeente Woudrichem en de gemeente Aalburg dan zal dat de relatie tussen de gemeenten en de samenleving verbeteren. Voor burgers staan nu verschillende kanalen open om met de overheid in contact te treden: op locatie, aan de balie, per telefoon, per post en digitaal via internet of via e-mail. Dit wordt aangeduid als de multikanaal benadering. In de toekomst krijgen burgers meer mogelijkheden om voor het digitale kanaal te kiezen. Daartoe krijgen zij het recht (wetgeving vanuit de Rijksoverheid) op elektronisch zaken doen 1. Daarnaast levert de overheid steeds meer diensten wanneer en waar de klant dat wenst, maar ook in het kader van efficiency daar zijn aanbod op afstemt, bijvoorbeeld dienstverlening op afspraak (gemeentekantoor) of op locatie of zelf bij de mensen aan de keukentafel. Feit is dat in beide gemeenten nog relatief vaak wordt gekozen voor de niet digitale weg. Concreet moet in de komende jaren daarom onderstaande activiteiten/projecten worden uitgevoerd. Hierbij wordt opgemerkt dat een specifieke gemeentelijke visie op bedrijfsvoering & dienstverlening, deels beschikbaar in Woudrichem (Uitvoeringsagenda Woudrichem FIT ) en nog in ontwikkeling bij de gemeente Aalburg, de nodige impact kan hebben op de informatievoorziening. Het beleid dient dan ook gezien te worden als een kapstok. Tegelijkertijd dient het informatiebeleid dynamisch te zijn. Op nieuwe ontwikkelingen moet worden ingespeeld. Een voorbeeld hiervan is het locatieonafhankelijk werken en projecten als Samen Doen. De verwachting is dat de inhoud van dit plan aansluit bij nog te ontwikkelen visies of dat aangesloten kan worden op eventuele nieuwe uitgangspunten. Eventueel - kan indien nodig - het plan geactualiseerd worden. Dienstverlening Noodzakelijk in 2015-2017 E-herkenning (DIGID voor bedrijven) Website verbeteren/uitbreiden digitaal loket, toptaken, vraaggeleiding en monitoring Cipers vervangen door I-burgerzaken Realiseren in de (mogelijke) nieuwe ICT samenwerking > 2017 Invoering van KlantContactSysteem (KCS) Invoering van zaaksysteem (zaakgericht werken) Aansluiten op de berichtenbox voor bedrijven Aansluiten op de berichtenbox voor burgers Aansluiten op mijn overheid.nl Persoonlijke Internet Pagina (PIP) op gemeentelijke website De basis voor bovenstaande projectenlijst is de keuze om projecten welke niet heel erg urgent zijn, maar wel een relatief grote impact hebben op de ICT architectuur, na 2017 op te pakken wanneer de nieuwe keuze voor de ICT samenwerking bekend zal zijn. Tegelijkertijd wordt invulling gegeven aan het beleid om ervoor te zorgen dat beide gemeenten in 2017 hun handen vrij hebben. 1 Voor bedrijven is dit recht al aangekondigd in de Digitale Agenda.nl en de Digitale Implementatie Agenda.nl Pagina 10
De motivatie van deze keuze is gebaseerd op 2 onderdelen: 1. De projecten zijn landelijk nog niet volledig uit ontwikkeld waardoor er op dit moment slechts nog maar enkele koploper gemeenten bezig zijn met de realisatie van deze projecten (voorbeelden : mijn overheid.nl, berichtenbox, bedrijven Internet Pagina ). 2. De investeringen voor de uitvoering van het project zijn leveranciersafhankelijk waardoor deze wellicht na 2017 al moeten worden afgeschreven. Dit betekent dat de investeringen binnen een termijn van maximaal 3 jaar al rendabel moeten zijn (voorbeeld : implementatie van een Klant Contact en zaaksysteem); 3.3 Bedrijfsvoering De samenleving verandert in hoog tempo en de manier waarop burgers en overheden met elkaar communiceren verandert mee. Het traditionele verkeer per post is op zijn retour. Digitale communicatie gaat vaak sneller, is makkelijker en goedkoper dan communicatie via papier. Hierbij past een transparante overheid die de digitale mogelijkheden inzet voor betere dienstverlening en gegevensuitwisseling, en een overheid die de klantwensen centraal stelt in de informatiestromen. Door het zaakgericht registreren van documenten wordt de samenhang vanuit het oogpunt van de klant geborgd en kan de klant in de toekomst zijn eigen dossier via internet raadplegen. De mogelijkheden om een klant proactief te informeren worden groter. Naast deze ontwikkelingen wordt ook de burgerparticipatie (het samen doen) een belangrijke ontwikkeling. Het ontwikkelen van forums, inspraakmogelijkheden, de uitvoering van overheidstaken door burgers zijn hier voorbeelden van. Het digitaliseren van de bedrijfsvoering maakt het, samen met de recente technologische ontwikkelingen, ook mogelijk voor interne medewerkers om plaats en tijd onafhankelijk te werken. Het plaats- en tijdonafhankelijk werken wordt namelijk steeds gebruikelijker binnen de overheid en kan in sommige situaties bijdragen aan een verbetering van de arbeidsproductiviteit, de kwaliteit van het werk en aan de balans tussen werk en privé van medewerkers. Het draagt natuurlijk ook bij aan besparing van de kosten van huisvesting. Dit hangt samen met de modernisering van werkplekken en de nieuwe mogelijkheden die ICT biedt om slimmer te werken, in het bijzonder over de grenzen van organisaties heen. Ook biedt het plaats en tijdonafhankelijk werken voordelen voor de burgers en ondernemers. Zo kan de dienstverlening indien nodig ook bij de klant thuis plaatsvinden (mits dit ook door de wetgeving wordt toegestaan). Voorwaarde is wel dat beschikt kan worden over een tijd- en plaatsonafhankelijke informatievoorziening en app(licatie)s die hier op inspelen Verder is er vanuit het bestuur, en de organisatie, de behoefte om relevante sturingsinformatie te kunnen genereren en te ontsluiten zodat deze overzichtelijk gepresenteerd kan worden. Hierbij is ook het structureel monitoren van prestatie indicatoren en het benchmarken van (management)informatie een aandachtspunt. Daarom zal in ieder geval gebruik gemaakt gaan worden van landelijke monitoringen benchmarkinstrumenten. Ook kan gedacht worden aan het ontwikkelen van een zogenaamd dashboard-achtige functionaliteiten. Voorwaarde is een eenvoudige presentatie van relevante sturingsgegevens, die actueel zijn, maar ook een trend aangeven. Om in de komende jaren de bedrijfsvoering te laten aansluiten op de nieuwe ICT ontwikkelingen, en om de genoemde doelstellingen te realiseren, is een opsomming gegeven van de activiteiten/projecten in het volgende kader. Opgemerkt wordt dat nieuwe landelijke ontwikkelingen, zoals de nieuwe omgevingswet (gepland voor 2018) en eid op dit moment nog buiten de scope gelaten van dit informatiebeleidsplan. (Het eid stelsel wordt ontwikkeld als dé standaard voor online identificatie en uitwisseling van persoonlijke informatie.) Pagina 11
Hiervoor is gekozen omdat deze ontwikkelingen nog niet concreet genoeg zijn om de impact goed te kunnen duiden. Mocht dit in de komende jaren concreet worden dan zullen deze projecten alsnog worden opgenomen in de scope. Bedrijfsvoering Wettelijk verplicht (basisregistraties) t/m 2017 Basisregistratie Kadaster (BRK); Basisregistratie Handelsregister (NHR); Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT); Noodzakelijk in 2015-2017 Volledig digitaal werken in de organisatie (optimaliseren van de huidige situatie); Volledig zaakgerichte documentregistratie (optimaliseren van de huidige situatie); Implementatie landelijke ICT componenten (digilevering, digimelding, digikoppeling); Plaats & tijd onafhankelijk werken (24*7, op externe locatie op gemeentelijk netwerk inloggen e.d.); Ontsluiten, presenteren en monitoren / benchmarken van (management)informatie; Koppeling BGT met openbaar ruimte beheer systeem onderzoeken en op haalbaarheid toetsen; Realiseren in de (mogelijke) nieuwe ICT samenwerking > 2017 Koppeling BAG (SVHW) met de gegevensmakelaar (gemeente). De investeringen voor de bovengenoemde koppelingen (BGT-openbaar beheer systeem en SVHW met de gemeente) hebben een relatie met bestaande leverancierskeuzes. De vraag is of gemeenten hun verouderde beheerssystemen in deze periode nog moeten aanpassen. Alaternatief kan zijn om hier al voor een SAAS-oplossing te kiezen of te anticiperen op de meest waarschijnlijke toekomstige vorm van samenwerking. De haalbaarheid van oplossingen dient gewogen te worden en zullen moeten voldoen aan de criteria zoals opgenomen in het plan, namelijk geen onomkeerbare besluiten, de handen vrij houden en voor zover mogelijk het uitnutten van bestaande middelen. Vooralsnog wordt voor deze zaken in dit plan nog geen raming opgenomen van de benodigde financiële middelen. 3.4 Informatiebeveiliging Door de toenemende digitalisering is het zorgvuldig omgaan met de informatie en gegevens van burgers en organisaties voor gemeenten van groot belang. Informatiebeveiliging is daarom een belangrijk onderdeel dat steeds meer aandacht en inspanning vraagt van de gemeente. Om de informatie adequaat te beschermen, moet een samenhangend stelsel van organisatorische, fysieke en ICT maatregelen operationeel zijn. Zo kunnen problemen worden voorkomen, opgespoord, beperkt en hersteld. Informatiebeveiliging binnen de Nederlandse gemeenten wordt nu vormgegeven en gecoördineerd door de Informatie BeveiligingsDienst (IBD) van KING/VNG. Door de IBD is een Baseline Informatiebeveiliging Pagina 12
Nederlandse Gemeenten (BIG) opgesteld. De BIG is een stappenplan om tot een sluitend informatiebeveiligingsbeleid te komen. Dit stappenplan dient onder regie van een Chief Security Officer (CISO), die voor elke gemeente is aangesteld, te worden uitgevoerd. In de samenwerking kan dit ook een CISO zijn, die deze taak voor beide gemeenten behartigt. Informatiebeveiliging is een continu verbeterproces. Plan, do, check en act vormen samen het management systeem van informatiebeveiliging. Deze kwaliteitscyclus is in onderstaande figuur weergegeven. De cyclus start met informatiebeveiligingsbeleid ( Plan ), gebaseerd op wet- en regelgeving en landelijke normen zoals de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Uitvoering ( do ) geschiedt op dagelijkse basis en maakt integraal onderdeel uit van het werkproces. Control ( check ) is onderdeel van het werkproces met als doel: waarborgen van de kwaliteit van informatie & ICT en compliance aan wet- en regelgeving. De resultaten uit de controles worden geëvalueerd (act )en dienen als input voor het aanpassen van het beleid en de uitvoering. In de figuur is de externe controle weergegeven. Dit betreft de controle buiten het primaire proces door een auditor. De activiteiten die uit bovenstaand overzicht naar voren komen moeten binnen het uitvoeringsprogramma (zie hoofdstuk 4) worden gecoördineerd en bewaakt. 3.5 Personeel en organisatie Gemeenten maken op het terrein van de informatievoorziening een verandering door om van een lokaal georganiseerde informatievoorziening over te stappen naar een netwerkorganisatie. Waar in het verleden de informatie meestal alleen voor de eigen gemeente van toepassing was, wordt de informatie nu vaak binnen de overheidsketen gedeeld (denk bijvoorbeeld aan de landelijke voorzieningen basisregistraties of de gegevensuitwisseling met regionale uitvoeringsinstanties). Dit vraagt ook om veranderingen in functie die zich met de informatievoorziening bezig houden. In de volgende figuur is deze verandering schematisch weergegeven. Pagina 13
Daarnaast wordt het, vanwege de steeds omvangrijkere kosten, belangrijker om een goed rendement uit ICT investeringen te halen. Vaak blijkt dat een gekochte applicatie veel meer kan dan in de praktijk door de gebruikers eruit gehaald wordt. De rol van de functioneel applicatiebeheerder is hierbij erg belangrijk. Door het goed inrichten van het functioneel applicatiebeheer worden namelijk de mogelijkheden van software applicatie beter benut en kunnen gebruikers optimaal profiteren van de ICT ondersteuning. Uit de MT-sessie met beide gemeenten kwam nadrukkelijk naar voren dat op dit punt bij beide gemeenten nog veel winst te behalen is. Dit betekent dat in de komende jaren het functioneel applicatiebeheer van de belangrijkste applicaties verder geoptimaliseerd dient te worden. Tot slot moet er door de gemeente ook worden geanticipeerd op de ontwikkelingen dat software steeds vaker als een SAAS (Software as a service) oplossing wordt aangeboden. Dit betekent dat het technisch ICT beheer volledig bij de leverancier ligt en dat de gebruiker via een internetverbinding gebruik maakt van de software. Hierdoor verschuiven ICT taken bij de gemeente van het technisch beheer naar functioneel applicatiebeheer en goed opdrachtgeverschap. Dit opdrachtgeverschap ( demandmanagement ) kan worden ingevuld door een regiefunctionaris welke verantwoordelijk is voor het aansturen/bewaken van werk dat in meer of mindere mate is uitbesteed. In de volgende figuur zijn de drie hoofdtaken van de regiefunctionaris schematisch weergegeven: Pagina 14
Geconcludeerd wordt dat de ontwikkelingen op ICT gebied ook veranderingen tot gevolg hebben voor de aansturing van alle ICT taken binnen de gemeenten. In de volgende figuur zijn deze veranderingen voor de ICT functies weergegeven: Pagina 15
4 Operatie : Planning, middelen en aansturing In dit hoofdstuk is een globale planning uitgewerkt waarin het tijdspad voor de nog uit te voeren projecten is weergegeven. Tevens is een kostenoverzicht voor de eerste twee jaar opgesteld. 4.1 Projectenplanning In de volgende figuur zijn de projecten voor de periode 2015-2018 schematisch weergegeven. In principe worden hier de zaken aangehaald die expliciet in dit plan worden genoemd. Echter ook bestaande applicaties waarbij vervanging noodzakelijk is geworden, bijvoorbeeld doordat deze niet meer voldoen aan standaarden, geen support meer krijgen, dienen vanzelfsprekend vervangen te worden. Uitgangspunt is dan wel dat er naar een SAAS-oplossing wordt gezocht. Indien dit niet mogelijk is dient de investering te voldoen aan de drie jaren regel. Voorbeelden van programmatuur die noodzakelijkerwijs aan vervanging toe is zijn de gemeentelijke beheerssystemen, zoals het wegbeheer, groenbeheer en rioolbeheer. Deze zaken dienen in de vervangingsprogramma s te worden opgenomen en maken deel uit van de reguliere begroting. Deze posten zijn dus in dit plan niet opgenomen. Pagina 16
4.2 Middelen 2015-2016 eenmalig jaarlijks BAG-GBA (procesmatig) 0 0 Digikoppeling melding en levering 10.000 3.000 NHR (Handelsregister) koppeling op CMG) 10.000 3.000 Volledig Digitaal werken 15.000 4.000 BIG (baseline informatiebeveiliging implementatie en uitvoering Audits) 20.000 10.000 Kadaster (implementatie en koppeling) 15.000 5.000 I-Burgerzaken /Modernisering GBA reeds begroot reeds begroot Het Nieuwe Werken reeds begroot reeds begroot BGT reeds begroot reeds begroot Website - dienstverlening 30.000 12.500 Onvoorzien - ontwikkelingen 20.000 0 Totaal 120.000 37.500 1) Kostenraming is per gemeente afzonderlijk 2) In overzicht nog geen rekening gehouden met kosten externe inhuur 3) De kosten voor 2017 ev jaren zijn niet opgenomen, omdat deze sterk afhankelijk zijn van ontwikkelingen en keuzes 4.3 Aansturing programma In de afgelopen jaren is voor de aansturing van de ICT gerelateerde projecten naar tevredenheid gebruik gemaakt van de regiegroep Dienstverlening. De uitvoering van het informatiebeleidsplan 2015-2018 heeft een zodanige omvang dat het gerechtvaardigd is om deze structuur de komende jaren te continueren. Taak van de regiegroep is om de uitvoering van het informatiebeleidsplan, de voortgang op projecten en de voortgang van de realisatie van overheidsprogramma s te monitoren. Het aansturingsmodel is in de volgende figuur schematisch weergegeven. Pagina 17
Bijlage 1 : Huidige stand van zaken In onderstaand overzicht is de stand van zaken weergegeven van de projecten zoals deze in de afgelopen jaren door de regiegroep elektronische dienstverlening gemonitord zijn. Het feit dat in sommige gevallen de oorspronkelijke planning niet is gerealiseerd kan komen doordat op landelijk niveau de centrale voorzieningen (of de basisregistraties) zijn vertraagd of het herprioriteren van taken/activiteiten. In een enkel geval is de vertraging gekomen doordat technische koppelingen moeilijker en/ of kostbaarder zijn dan oorspronkelijk door de leveranciers was aangegeven. Nr. Onderwerp Oorspronkelijke gereed planning Website en digitale dienstverlening 1 Webrichtlijnen 2012 - minimale eisen 2015 - alle eisen Ja Ja 2 Aangesloten op mijn Overheid 2015 nee 3 Aangesloten op berichtenbox voor burgers 2015 nee 4 Aangesloten op berichtenbox voor ondernemers 2015 nee 5 Aangesloten op 14-netnummer 2015 Ja 6 Aangesloten op Antwoord contentcollectie Is komen te vervallen - 7 Aangesloten op E-herkenning (DIGID voor bedrijven) 2015 Woudrichem ja Aalburg : nee Basisregistraties en landelijke voorzieningen 8 Aangesloten op de Basisregistratie Adressen en gebouwen 2011 ja (BAG) 8 Aangesloten op het nieuwe handelsregister (NHR) 2015 Nee, opdracht verstrekt 9 Aansluiting op BRK (kadaster) 2015 Ja 10 Aangesloten op Antwoord voor bedrijven 2011 Ja 11 Aangesloten op basisregistratie voor personen (BRP) 2009 Ja 12 Opbouw BGT (Basiskaart Grootschalige topografie) gereed 2016 Nee, uitbesteed 13 WOZ - BAG koppeling 2012 Ja, ligt bij SVHW 14 Geautomatiseerde gegevensuitwisseling met SVHW 2015 Nee, 15 Verplicht gebruik basisregistraties in de organisatie 2011 Ja, gedeeltelijk Technische voorzieningen 16 Digikoppeling 2015 Nee (Aalburg Sociaal Domein wel) 17 DIGImelding 2015 Nee, nog niet gereed 18 Digilevering 2015 Nee, nog niet gereed Modernisering GBA - BRP 19 Modernisering GBA - BRP 2016 Nee, I- burgerzaken opdracht verstrekt Beveiligingsbeleid 20 Digid-assessment 2013/2014 Ja 2 x uitgevoerd 21 Aansluiten op de IBD 2014 Ja Digitaal werken & Zaakgericht registreren 22 Uitvoer fase 1 plan van aanpak (digitaal werken en zaakgericht registreren) 2014 Ja 23 Uitvoer fase 2 plan van aanpak (zaakgericht werken) 2015 Nee Technisch 24 Nieuwe telefooncentrale 2012/2013 Ja Pagina 18
Bijlage 2 : Samenvatting Informatiebeleidsplan (poster) Pagina 19