WERKBLAD Maak een doelgroepanalyse van jouw team Module 1 Wat is leidinggeven In de module hebben we gesproken over hoe belangrijk het is dat je je team goed kent. Als je weet wat ze belangrijk vinden dan kun je ze gemakkelijker motiveren en zijn ze eerder bereid om iets voor je te doen. Voor deze opdracht ga je daarom goed onderzoeken wat de interesses zijn van je team. Wat wordt er binnen het team veel besproken en wat vinden ze leuk. Maar let op! Jouw team bestaat uit verschillende mensen en die zouden los van het team best nog andere behoeftes en interesses kunnen hebben en als je die kent dan leidt dat bijna altijd tot zeer verassende en nieuwe inzichten. Lees voor je aan deze opdracht begint eerst het stukje theorie over Mensen succesvol benaderen. Opdracht 1. Schrijf op wat het team als geheel belangrijk vindt en wat veel besproken wordt. Wat vinden ze helemaal niet belangrijk en wanneer val je echt buiten de groep? 2. Beschrijf van twee personen in je team de volgende punten: de interesses; minstens één element wat belangrijk is in het leven van deze personen; het ontwikkelingsniveau; wat deze mensen als een beloning ervaren. Minstens drie verschillende. Als je volledig wilt zijn dan kun je deze beschrijving voor alle mensen maken die jij aanstuurt. Ik weet zeker dat je daar veel aan zult hebben. Ik zeg altijd je hebt het pas goed gedaan als je morgen voor je collega een cadeautje kunt kopen waarvan jij zeker weet dat hij het leuk zal vinden (geen fles wijn dus of een boekenbon)
Mensen succesvol benaderen Om een boodschap goed over te kunnen brengen is het belangrijk dat je je kunt verplaatsen in de beleving van de ander. Het is dus belangrijk om te weten hoe de ander denkt en hoe hij tegen de wereld aankijkt. Je moet je dus in je cursisten verdiepen voordat je aan de slag kunt als mentor. Weet je welke mensen je krijgt toegewezen en weet je wat ze beweegt, weet je waar ze mee zitten? Zullen ze dat tegen je vertellen of houden ze het voor zich en zijn ze helemaal niet zo open. Stel je zelf eens de volgende vraag: Hoe goed ken je de personen die je gaat begeleiden? En als je ze goed kent welk cadeau zou je dan voor ze kopen als ze morgen jarig zijn? Zes categorieën Om meer inzicht te krijgen in jouw cursisten is het goed om ze eerst nauwkeurig te beschrijven. Je weet waarschijnlijk al best veel van ze maar sommige dingen zijn nog onbekend. De volgende categorieën kunnen je helpen bij het compleet maken van deze persoonsbeschrijving. 1. Waarin zijn deze mensen geïnteresseerd? Iedereen heeft een aantal zaken, waar men meer interesse in heeft en waar men in zijn of haar vrije tijd mee bezig is. Het is te herkennen aan de (soort) hobby, het favoriete tvprogramma, de manier van vakantie houden, sport, actief of passief bezig willen zijn, enzovoort. Soms zijn hobby s niet gemakkelijk te achterhalen. Maakt u een beschrijving van een groep dan wordt het een lange lijst, waar u niet veel mee kunt. Toch zijn er heel herkenbare interesses, die zich op de een of andere manier vaak binnen de groep voordoen. Het kan een actuele gebeurtenis zijn. Bijvoorbeeld het wereldkampioenschap schaatsen, maar in een groep die voornamelijk uit jongere vrouwen bestaat, is de laatste mode of trend waarschijnlijk een belangrijker interessegebied. Als u de interesses inventariseert, zorg dan dat u ze formuleert in wat er gedaan wordt.
Bijvoorbeeld: naar TV kijken, in de tuin werken, trimmen, naar hardlopen kijken. Hiermee ontdekt u of ze liever lekker zelf bezig zijn of juist liever ernaar kijken. Op basis van de interesses kunt u gericht aandacht geven, voorbeelden gebruiken of vergelijkingen maken, of ze gebruiken om een goede prestatie te belonen of de aard van de uit te voeren activiteit kiezen. In ieder geval kunt u aansluiten bij zaken of werkwijze(n) waar ze lol aan beleven. 2. Wat is belangrijk in het leven van deze mensen? Iedereen streeft in zijn leven naar het bereiken van een doel. Iedereen heeft een of twee zaken, waar men alles voor doet. Vaak bewust, maar ook vaak onbewust. Dat doel hoeft helemaal niet verheven te zijn. Sommigen vinden het mooiste wat ze kunnen bereiken: voldoende geld verdienen om met een lekker biertje en je voeten omhoog naar de vogeltjes te kunnen kijken. Voor een ander kan het betekenen volgens een ideaal te leven, of om een goede baan te krijgen waar anderen ook waardering voor hebben. Weer anderen zijn bijzonder gevoelig voor een mooi huis op goede stand, of voor gewoon veel geld verdienen. Het zijn die factoren in het leven van mensen waar ze helemaal voor zullen gaan. Vaak zelfs zonder dat zelf te willen of te kunnen zeggen dat het dat is waar ze zich zo voor inspannen. In de literatuur worden ze satisfiers of needgratifiers genoemd. Vertaald spreken we van drijfveren of loopbaanankers. Meestal zijn het maar een of twee ankers, die deze zeer belangrijke rol spelen. Bij belangrijke keuzes in uw werk of leven moeten deze ankers ingevuld blijven. Als u kunt ontdekken wat voor die mensen het meest belangrijke anker is, dan hebt u een van de belangrijkste instrumenten in de hand om iemand te motiveren. Als u er in slaagt de mensen duidelijk te laten voelen, dat het meedoen aan die actie ook een stap is in de richting van hun eigen doelen, dan zal het verder bijzonder weinig moeite kosten hen tot die activiteit te brengen. Gaat het er daarentegen tegenin, dan wens ik u veel sterkte bij uw pogingen. Het achterhalen wat deze belangrijke ankers zijn, gaat meestal het beste door te kijken en te luisteren. Dat kan dan best wel enige tijd duren, maar het loont de moeite. Alhoewel iedereen de eigen drijfveren en ankers op heel verschillende manieren zal beschrijven, komt men in de literatuur acht categorieën tegen, waar ze allemaal bij ingedeeld kunnen worden.
Voor de loopbaanankers is de volgende indeling gemaakt: Technisch/functioneel: Management/leiderschap: Autonomie/ onafhankelijkheid: Zekerheid/geborgenheid: Dienstverlening/toewijding: Uitdaging: Ondernemerschap: Levensstijl: Streven een hoog niveau te bereiken in een bepaald (vak)gebied. Volledig aansprakelijk zijn voor het bereiken van totale resultaten. Onafhankelijk zijn en in staat zijn kernbeslissingen op eigen kracht te nemen. Zorg dragen voor een solide en voorspelbare toekomst. Dingen willen doen die een of andere waarde verwezenlijken. Oplossen van schijnbaar onoplosbare problemen, overwinnen van moeilijke obstakels of tegenstanders. Iets nieuws scheppen en uitblinken in wat er wordt bereikt. Alle belangrijke factoren in uw werkend leven samenbrengen tot een geheel. Wat verwachten deze mensen van de situatie? Ieder mens heeft op basis van wat er eerder gebeurd is een beeld van wat hem te wachten staat. Het probleem is dat dat beeld helemaal niet correct hoeft te zijn. Maar het is er wel. Als er opnieuw werkoverleg gestart wordt en in het verleden het werkoverleg een bron van ergernis was, dan kunt u er zeker van zijn dat het gros met het nodige voorbehoud of zelfs tegenzin bij het nieuwe overleg komt zitten. Als u niet eerst iets doet om dat vooroordeel weg te nemen of te verminderen, hebt u de eerste problemen al klaar liggen. Erger nog: als u zich dit niet vooraf realiseert, dan ontdekt u pas bij de start dat er een paar onwillige mensen zitten. Als het de mensen iets oplevert zijn ze daarentegen zeer bereid om mee te doen.
In deze categorie is het dus erg belangrijk na te gaan hoe de mensen waarschijnlijk, op basis van voorgeschiedenis tegenover deze actie zullen staan. Hebt u daar zicht op dan kunt u van tevoren rekening houden met deze houding en een passende vorm verzinnen waar niet het negatieve verleden maar de positieve toekomst in de kijker staat. Een activiteit heeft de meeste kans van slagen als de mensen er enthousiast aan kunnen beginnen. 3. Wat zijn de fysieke kenmerken? Als u een beroep moet doen op een extra inspanning na een dag hard werken, is het een groot verschil of u met een groep operators van voor in de twintig te maken hebt of met mensen van boven de veertig. Als de groep nogal verschillend van samenstelling is, bijvoorbeeld jong en oud, man en vrouw, mannetjesputters en frêle figuurtjes dan stelt dat voorwaarden aan de manier waarop u de activiteit gaat inrichten. U maakt het uzelf en die mensen heel wat gemakkelijker als u aan kunt sluiten bij hun fysieke mogelijkheden. Een gevolg kan zijn dat u kiest voor een ander tijdstip, verschillende soorten activiteiten/werkvormen, of een andere plaats. 4. Wat is hun ontwikkelingsniveau? Het is belangrijk om goed aan te sluiten bij het ontwikkelings- en kennisniveau van de mensen die u begeleidt. Als u de taal spreekt die de ander verstaat, is er een grotere kans dat hij de nieuwe informatie in zich op kan nemen. Tussen twee haakjes: het is moeilijker om dingen eenvoudig weer te geven dan om een ingewikkeld verhaal te houden. Ook al lijkt het laatste meer indruk te maken. Aansluiten bij wat men weet en kent betekent niet alleen weten welke scholing en opleiding men gehad heeft, maar ook informele opleiding in de vorm van werk- en levenservaring. 5. Waarmee kunt u ze belonen? De persoon zal om het gevraagde uit te kunnen voeren een inspanning moeten leveren. Om hem daartoe te kunnen motiveren en stimuleren is beloning van de gewenste performance een uitstekend hulpmiddel. De beloning moet dan wel als positief ervaren worden. Ieder bedrijf kent zijn formele beloningsstructuren met bonussen, gratificaties ed. Die kunt u echter maar sporadisch of helemaal niet uitdelen. Het gaat erom dat u ook nadenkt over beloningsvormen die niet met geld te maken hebben en die toch dat positieve gevoel bij de mensen van uw doelgroep teweegbrengt.
Het opstellen van een doelgroepbeschrijving Het opstellen van een doelgroepbeschrijving is altijd gebonden aan een speciale concreet te beschrijven gebeurtenis. Voorbeelden hiervan zijn: het inrichten van werkoverleg, het samenwerken in een Quality-project, het houden van een informatiebijeenkomst, het opstellen van een werkinstructie, het feedback geven naar aanleiding van een audit, opstellen van een verbetervoorstel voor een team operators, het nagaan waarom bepaalde mensen ongewenst gedrag vertonen. U kunt er vast zelf nog een aantal bij schrijven.