Beleidsplan 2012-2013 Toon Hermans Huis Emmeloord versiedatum 1 april 2012
Beleidsplan 2012-2013 1. Terugblik, pag. 3 2. Doelstelling en beleidsactiviteiten, pag. 3 3. Aanbod voor de doelgroep, pag. 4 4. Organisatiestructuur, pag. 5 a. Vrijwilligers, pag. 5 b. Bestuur/Coördinator(en), pag. 5 c. Aanbieders van activiteiten, pag. 6 d. Samenwerkingspartners, pag. 6 5. Communicatie, pag. 7 6. Financiën, pag. 7 2
1. Terugblik Het waren Marijke de Valk en Noud Wijnen die het initiatief genomen hebben tot de oprichting van een Toon Hermans Huis in Emmeloord. Op 18 oktober 2011 kwam het bestuur van de op te richten stichting in zijn eerste vergadering bijeen. Het oprichtingsbestuur ging als een echte kwartiermaker aan de slag. Er werd veel tijd en energie gestopt in een zorgvuldige aanpak zoals overleg met bestuurders en medewerkers van andere Toon Hermans Huizen in Nederland, contacten intensiveren binnen de medische wereld, contacten leggen met potentiële sponsoren, zoeken naar een geschikte locatie enzovoort. Op 22 februari 2012 was de notariële oprichting van de Stichting Toon Hermans Huis Emmeloord een feit. Een eerste stap maar tegelijkertijd ook een mijlpaal. 2. Doelstelling en beleidsactiviteiten De eerste opdracht die de Stichting Toon Hermans Huis Emmeloord zich heeft gesteld, is het vinden van een geschikte locatie en het langzaam en zorgvuldig opstarten van haar activiteiten. Ook aan het bekend maken van het Toon Hermans Huis in Emmeloord en omstreken zal de nodige aandacht besteed worden. Om dit doel te bereiken zijn de komende jaren de inspanningen gericht op: A. De samenwerking met kankerpatiëntenverenigingen en zorgaanbieders, o.a. door: samenwerkingsafspraken aan te gaan met Antonius Ziekenhuis en Dokter J.H. Jansencentrum, in het bijzonder de afdeling Oncologie en alle overige afdelingen die hierbij betrokken zijn. Ook wordt samenwerking gezocht met Isala Klinieken te Zwolle. Ter plaatse zal de eerste opvang aan de mensen geboden worden. Indien wenselijk worden bezoekers doorverwezen naar het Toon Hermans Huis Emmeloord. Het trainen van vrijwilligers om hen in staat te stellen gepaste zorg te verlenen. Ter voorbereiding van het aantrekken van vrijwilligers een begeleidingsgroep op te richten om een plan te maken waarin vastgelegd wordt op welke wijze wat door wie wordt aangepakt. Promotie van het Toon Hermans Huis in Emmeloord en omstreken. B. Het werven van voldoende middelen om een goede financiële basis te leggen voor de toekomst: a. Door actieve fondswerving, met het accent op meerjarige donaties, zal een sterke financiële zekerheid gecreëerd worden t.b.v. de meerjarige exploitatie van het huis en alle activiteitenprogramma s. b. Door contact te leggen en/of het intensiveren van contacten met subsidieverstrekkers, sponsoren, vrienden enzovoort en de bevolking. De bedoeling is om het Toon Hermans Huis Emmeloord breed neer te zetten in Emmeloord en omstreken. Bekendheid van dit initiatief in de regio is bepalend voor het zo noodzakelijke draagvlak bij de bewoners. Slechts door voldoende draagvlak te creëren zal het Toon Hermans Huis kunnen 3
functioneren en voldoende middelen kunnen genereren voor een jaarlijks sluitende exploitatie. C. Intensiveren van de samenwerking tussen de Toon Hermans Huizen in Nederland. In de periode 2012-2013 zullen de reeds bestaande contacten met de Toon Hermans Huizen geïntensiveerd worden. Dit heeft als resultaat dat de boodschap breder uitgedragen wordt, dat activiteiten gedeeld worden en dat er meer bekendheid en daardoor meer inloop gecreëerd wordt. Het lidmaatschap van de koepelvereniging voor inloophuizen IPSOAttendum wordt aangegaan, waarmee ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering, beleids- en kwaliteitsontwikkeling en borging wordt verkregen. 3. Aanbod voor de doelgroep Er is inmiddels een geschikte locatie voor huisvesting gevonden. En zodra alle formaliteiten rond het (mede)gebruik van deze locatie met AllerZorg geregeld zijn, wordt er een planning gemaakt van het aanbod dat mede afhankelijk zal zijn van de mogelijkheden die deze locatie (Saturnusstraat 79-E te Emmeloord) biedt. In het gehele aanbod staan begrip en aandacht voor de mens centraal. Samengevat voorziet het Toon Hermans Huis in: a. een ontmoetingsplek met op de eerste plaats een inloopfunctie, een prettige plek om te komen en te verblijven; b. informatievoorziening: ondersteuning van gasten door verheldering van hun vragen en door hen daarbij handreikingen bieden; samenwerkingsprojecten tussen Toon Hermans Huis Emmeloord en Antonius Ziekenhuis te Emmeloord, het Dokter J.H. Jansencentrum te Emmeloord, Isala Klinieken te Zwolle, overige zorgcentra, diverse kankerpatiëntenverenigingen en andere relevante organisaties; c. (creatieve) activiteiten gericht op ontmoeten, ontspannen, verwennen; d. het faciliteren van bijeenkomsten georganiseerd door patiëntenverenigingen; e. contacten met complementaire zorgaanbieders; f. presentaties over het Toon Hermans Huis Emmeloord, zowel in huis als op locatie. Ook door het organiseren van diverse evenementen zal de bekendheid van het Toon Hermans Huis Emmeloord verbreed worden. Door de bekendheid van het Toon Hermans Huis Emmeloord bij een breder publiek te vergroten, hopen wij ook in de toekomst zoveel mogelijk mensen te kunnen bereiken en te ondersteunen. De beeldvorming over wat in het Toon Hermans Huis te verkrijgen is, is soms onjuist. Mensen verwachten bedden of artsen aan te treffen. Daarom is publiciteit, bijvoorbeeld door open dagen te organiseren, een belangrijk instrument om de doelstelling te realiseren. 4
4. Organisatiestructuur De activiteiten van het Toon Hermans Huis Emmeloord worden door diverse medewerkers en partijen gerealiseerd. De vier te onderscheiden hoofdgroepen hierin zijn a) vrijwilligers, b) bestuur en coördinator(en), c) aanbieders van activiteiten en d) samenwerkingspartners. Voor de komende jaren wordt dit concept uitgewerkt en in omvang afgestemd op de binnen het kader van de doelstelling beschikbare middelen en te verwachten resultaten. a. Vrijwilligers Het Toon Hermans Huis Emmeloord is een vrijwilligersorganisatie. De onder a), b), c) en d) genoemde medewerkers zijn vrijwilligers die zorg dragen voor het bestuur of voor de uitvoering van de dagelijkse gang van zaken in het huis. Het team vrijwilligers (a) is of wordt geschoold in het omgaan met de doelgroep. Vrijwilligers hebben als primaire taak de ontvangst en opvang van de gasten. Ze doen dit in eerste instantie door het bieden van een luisterend oor. Daarnaast zorgen zij ervoor dat de ruimtes er representatief uitzien. Per dagdeel wordt er naar gestreefd om voldoende vrijwilligers aanwezig te hebben. Sommige vrijwilligers hebben een specifiek aandachtsgebied naast hun algemene werkzaamheden (bijvoorbeeld documentatie of inrichting). Er zijn procedures en handleidingen ontwikkeld voor het vrijwilligersbeleid. Met vrijwilligers wordt na een sollicitatieprocedure en een proefperiode een schriftelijke overeenkomst aangegaan waarin ook de deelname aan scholing is opgenomen. Er vindt structureel overleg plaats tussen de vrijwilligers en de coördinator(en). Dit biedt de mogelijkheid om als collega s zaken te delen of te overleggen. Naast dit overleg is er intervisie onder deskundige begeleiding. Hierin kunnen met name persoonlijke ervaringen met gasten besproken worden. Het Toon Hermans Huis Emmeloord biedt het team van vrijwilligers bovendien ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door werkervaring en scholing. De scholing voor zowel nieuwe als ervaren vrijwilligers wordt regelmatig aangepast op basis van wensen van vrijwilligers en ervaringen. De scholing voor 2012-2013 bestaat uit: - intervisie; - bijscholingsavonden: nieuwe en bekende therapievormen; - gesprekstraining; - samenwerken en ervaringsleren. b. Bestuur/Coördinator(en) Het Toon Hermans Huis Emmeloord wordt bestuurd door een onbezoldigd bestuur met twee coördinatoren voor de dagelijkse leiding. Het bestuur van de stichting bestaat uit: Voorzitter: dhr. A.J.W.M. Wijnen; Secretaris: mevr. M. Schaap-Sijtsma; 5
Penningmeester: dhr. S. de Witte; Leden: - mevr. J.C. van de Grootevheen; - mevr. M.C. Hanssen-Nieland; - mevr. D. Nauta; - mevr. M.N. Rusius-de Koeijer; - dhr. G.H. Schrale; - mevr. M.C. de Valk. Bij de samenstelling van het bestuur is gestreefd naar een zo groot mogelijke diversiteit in achtergrond zodat hierdoor draagvlak en relevante expertise worden bereikt. Voornaamste taken van het bestuur, naast het uitdragen van de doelstelling van het Toon Hermans Huis en het vinden van een geschikte locatie, zijn: -het werven van fondsen; -het adviseren bij beleidsvorming en -uitvoering op hoofdlijnen; -het evalueren van activiteiten en monitoren doelstellingen; -het maken van samenwerkingsafspraken met relevante bedrijven/organisaties; -het dragen van eindverantwoordelijkheid. Als coördinatoren zijn aangesteld: - dhr. G. Platvoet; - mevr. R. van Woerden. De coördinator(en) is/zijn verantwoordelijk voor de beleidsuitvoering, de coördinatie van vrijwilligers, het opzetten en aansturen van nieuwe projecten/activiteiten, het leggen van contacten en het beheer van de financiële zaken. c. Aanbieders van activiteiten De activiteiten die binnen het Toon Hermans Huis Emmeloord plaatsvinden, worden aangeboden door gekwalificeerde vrijwilligers die op basis van een samenwerkingsovereenkomst deze activiteiten uitvoeren. Deze aanbieders voorzien in de: - wekelijks terugkerende activiteiten; - incidentele activiteiten. d. Samenwerkingspartners Het aangaan en onderhouden van relaties met partijen die eveneens inspanningen verrichten ten behoeve van kankerpatiënten en hun naasten/nabestaanden is voor de Stichting Toon Hermans Huis Emmeloord van essentieel belang. De accenten bij het in gang te zetten beleid inzake uitbreiding c.q. intensivering van de contacten en samenwerking met deze instellingen en organisaties liggen op: 1. het bundelen van krachten en het gezamenlijk aanbieden van activiteiten; 2. het participeren door afgevaardigden van verenigingen/organisaties, werkgroepen en andere gasten; 6
3. het inspelen op behoeftes van de belangenverenigingen/organisaties voor het ontvangen van grotere groepen en het uitbreiden van bijeenkomsten; 4. het bewerkstelligen van de aansluiting met de keten oncologie van Antonius Ziekenhuis, Dokter J.H. Jansencentrum en Isala Klinieken, met als doel de toegankelijkheid voor patiënten en hun naasten zo soepel mogelijk te laten verlopen. Een verdere uitwerking van dit beleidsvoornemen zal nog worden geconcretiseerd. Samenwerking met overige Toon Hermans Huizen De samenwerking met de andere Toon Hermans Huizen bestaat uit een driemaandelijks overleg met de coördinator van het Toon Hermans Huis Amersfoort en het tweejaarlijks overleg met de directies/leiding van de Toon Hermans Huizen in Nederland. Koepelvereniging De Stichting Toon Hermans Huis Emmeloord wordt lid van de koepelvereniging voor inloophuizen t.b.v. kankerpatiënten IPSO-Attendum. De gezamenlijke bedrijfsvoeringzaken (contractbeheer e.d.), beleids- en kwaliteitsontwikkeling en borging van de kwaliteit zijn hier ondergebracht. 5. Communicatie De Stichting Toon Hermans Huis Emmeloord zal via duidelijke en brede communicatie haar bestaan en activiteiten bij het publiek bekend maken: 1. via diverse kanalen informatie verspreiden (partnerorganisaties, verwijzers, pers) met behulp van verschillende mediavormen (zoals website, interviews, columns, advertenties, nieuwsbrief, folders, posters, vlaggen en dergelijke) voor het uitdragen van informatie, aankondigingen of resultaten vanuit het Toon Hermans Huis; 2. informatie verstrekken aan specifieke doelgroepen. Zowel de inhoud als de vorm van de informatie wordt op de doelgroep afgestemd. Relevante inspiratie hiertoe komt van patiëntenverenigingen. Naast deze communicatie gericht op de omgeving, is specifieke aandacht voor de interne communicatie onmisbaar. Hiervoor worden de volgende middelen gehanteerd: a. vrijwilligersoverleg; hierin worden bestuurlijke en huishoudelijke zaken besproken met de vrijwilligers; b. handleiding voor gastvrouw/heer; c. communicatieklapper, prikborden ter plekke; d. sociale activiteiten. 6. Financiën De Stichting Toon Hermans Huis Emmeloord is in haar exploitatie volledig afhankelijk van giften, donaties en sponsoring. Werving van deze middelen in verhouding tot de uitgaven is dus van essentieel belang. Het regionaal werven van middelen en gelden vindt op verschillende manieren plaats, waarbij bovendien steeds gezocht wordt naar nieuwe creatieve manieren om inkomsten te genereren. 7
Het aantrekken van zogeheten Ambassadeurs, Vrienden en Begunstigers van het Toon Hermans Huis kan hieraan een belangrijke bijdrage leveren. Ambassadeurs, Vrienden ("De club van 100") en Begunstigers van het Toon Hermans Huis Emmeloord Deze groepen ondersteunen in financieel opzicht het Toon Hermans Huis door middel van een jaarlijkse vaste bijdrage. Er is onderscheid wat betreft de minimum hoogte van de te doneren bedragen door respectievelijk Ambassadeurs, Vrienden en Begunstigers van het Toon Hermans Huis Emmeloord. Alles is gericht op een sluitende (meerjaren) exploitatie. Overige inkomsten Op incidentele basis vergaart het Toon Hermans Huis Emmeloord financiële middelen dankzij giften, legaten en sponsoractiviteiten. 8