Zorg voor kwaliteit Onderzoek naar de kwaliteitsbewaking van Stichting Oosterpoort Inspectie jeugdzorg Utrecht, september 2005
2 Inspectie jeugdzorg
Inhoudsopgave Samenvatting... 5 Hoofdstuk 1 - Het onderzoek... 7 Hoofdstuk 2 - De resultaten van het onderzoek... 9 2.1 De PDSA-benadering... 9 2.2 Het primaire proces van Oosterpoort in de PDSA-cyclus... 9 2.3 Bevindingen... 11 Hoofdstuk 3 - Analyse en conclusie van de inspectie... 13 Hoofdstuk 4 - Aanbevelingen... 15 Bijlage 1 - Plan van aanpak onderzoek kwaliteitsbewaking... 17 3
4 Inspectie jeugdzorg
Samenvatting In dit rapport doet de Inspectie jeugdzorg verslag van een onderzoek bij de stichting Oosterpoort naar de wijze waarop de kwaliteitsbewaking functioneert. Centraal staat de vraagstelling: Hoe organiseert Oosterpoort dat indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aanwezig zijn en voldoen aan geselecteerde wettelijke bepalingen? Kader Als kader voor beoordeling van de kwaliteitsbewaking hanteert de inspectie de PDSA-cyclus, de cyclische benadering die ook in het Kwaliteitsprogramma Jeugdzorg centraal staat. Conclusie van de inspectie over de kwaliteitsbewaking van Oosterpoort Oosterpoort hanteert (management)doelen als het gaat om de aanwezigheid en (minder expliciet) de functie van de documenten indicatiebesluit en hulpverleningsplan. Op casusniveau zijn aanzetten gegeven om die doelen ook te realiseren 1. Vooral voor wat betreft de inhoud van beide documenten is dit nog niet op instellingsniveau uitgewerkt. De instelling verzamelt nog niet systematisch informatie over de mate waarin in de praktijk de doelen worden gehaald. Dit gebeurt wel op casusniveau, maar niet systematisch. Zicht op bewaking en noodzakelijke verbetering ontbreekt daardoor. De inspectie concludeert dat van een geborgde kwaliteitsbewaking op onderzochte onderdelen dan ook nog geen sprake is. Aanbevelingen Op grond van het onderzoek komt de inspectie tot de volgende aanbevelingen aan de instelling: Zorg dat Oosterpoort voor elke cliënt voldoet aan de aanwezigheid van een indicatiebesluit en een hulpverleningsplan conform de eisen. Organiseer de verzameling van informatie zodat op instellingsniveau bekend is of deze eis gehaald wordt en waar niet en waarom niet. Stel als instelling vast aan welke inhoudelijke eisen het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan moeten voldoen en organiseer dat beide documenten aan deze eisen worden getoetst. Organiseer de foutopvang, dat wil zeggen zorg dat het bekend is wanneer de (aanwezigheid of inhoud van) documenten niet goed zijn en wie vervolgens welke actie onderneemt om dit te herstellen. 1 Oosterpoort tekent hierbij aan: De instelling wordt daarbij gehinderd door het gegeven dat ze voor het indicatiebesluit en de hulpverleningsdoelen, afhankelijk is van Bureau Jeugdzorg. 5
6 Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 1 - Het onderzoek De inspectie voert in 2005 een toezicht uit naar de aanwezigheid en functionaliteit van 2 belangrijke documenten in de jeugdzorg: het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. In 2002 en 2004 is dit onderzoek ook al uitgevoerd, maar dit jaar doet de inspectie het. Niet alleen voert de inspectie zelf steekproeven uit naar de aanwezigheid van genoemde documenten, voor het eerst onderzoekt de inspectie of en hoe instellingen organiseren en bewaken dat beide documenten aanwezig zijn en voldoen aan minimale eisen. Feitelijk kijkt de inspectie hoe instellingen hun kwaliteit bewaken op het terrein van het primaire proces. Instellingen zijn namelijk zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg 2 en voor de bewaking van die kwaliteit. Oosterpoort heeft al eerder aangegeven de inspectie te willen uitnodigen om te kijken hoe de instelling vormgeeft aan kwaliteitsbewaking. Dit is de reden dat de inspectie dit type van onderzoek bij Oosterpoort heeft uitgevoerd. Werkwijze De inspectie hanteert voor dit onderzoek de volgende vraagstelling: Hoe organiseert Oosterpoort dat indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aanwezig zijn en voldoen aan geselecteerde wettelijke bepalingen? 3 Deze onderzoeksvraag is een inventariserende en toetsende vraag. De inspectie vraagt informatie over de organisatie van het hulpverleningsproces, specifiek gericht op in ieder geval de bewaking van de aanwezigheid van het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. De inspectie toetst vervolgens of de (werking van de) bewakingsinstrumenten die de instelling noemt ook in de praktijk te zien zijn. De opzet is nader uitgewerkt in een plan van aanpak dat als bijlage in het rapport is opgenomen. De instelling bepaalt daarmee welke onderzoeksactiviteiten de inspectie uitvoert. De volgende onderzoeksactiviteiten zijn ondernomen: een gesprek met de directeur en de pedagogisch administrateur van Oosterpoort. Van de kant van de inspectie waren drie inspecteurs aanwezig: de 2 accountinspecteurs voor de provincie Noord- Brabant en de accountinspecteur voor de provincie Limburg. De accountinspecteur voor Limburg was aanwezig om ervaring op te doen met dit type van onderzoek. 2 In de Wet op de jeugdzorg is expliciet geregeld dat instellingen systematisch gegevens moeten verzamelen als onderdeel van het waarborgen dat verantwoorde zorg wordt geleverd 3 De instelling geeft hierbij aan: de vraagstelling rond de aanwezigheid van indicatiestelling en hulpverleningsplan zich, ingevolge de Wet, afspeelt op het scheivlak tussen BJZ en de instelling voor geïndiceerde zorg. En juist daar is momenteel veel aan de hand en wordt door alle partijen gezocht naar een nieuwe, effectieve roldifferentiatie die past bij de Wet. Zover is het echter nog niet. 7
Inzage in het door de instelling aangereikte instrumentarium: het wachtlijstoverzicht, door de pedagogische administrateur van de instelling toegelicht aan de inspectie. Ter voorbereiding op het overleg heeft de instelling twee documenten aan de inspectie gestuurd: het jaarplan 2005 en de kwartaalrapportage, eerste kwartaal 2005. De inspectie heeft nog geen steekproef uitgevoerd naar de daadwerkelijke aanwezigheid en functionaliteit van het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. Deze steekproef zal de inspectie later dit jaar bij Oosterpoort uitvoeren. 8
Hoofdstuk 2 - De resultaten van het onderzoek De bevindingen worden geordend met behulp van de zogenaamde PDSA-benadering, zoals deze in het programma Kwaliteit in de jeugdzorg ook wordt gehanteerd 4. Een korte toelichting van deze benadering wordt in paragraaf 2.1 beschreven. In paragraaf 2.2 wordt het primaire proces van Oosterpoort, zoals dit in het onderzoek door de instelling is toegelicht, beschreven in termen van de PDSA-cyclus. In de slotparagraaf worden de bevindingen uit het onderzoek toegelicht. 2.1 De PDSA-benadering Het ook in de jeugdzorg veel toegepaste INK-model (Instituut voor Nederlandse Kwaliteit) heeft als centraal kenmerk de cyclische benadering van verander- en verbeterprocessen waarbij geleerd wordt door sturing op resultaten. Als basis geldt hiervoor de PDSA-cyclus. De cyclus (cirkel) bestaat uit vier onderdelen: - Plannen: plannen van activiteiten en het stellen van doelen - Doen: uitvoeren van geplande activiteiten - Studie: nagaan of en in hoeverre afgesproken doelen zijn gerealiseerd - Act: aanpassen van het proces 2.2 Het primaire proces van Oosterpoort in de PDSA-cyclus In het onderzoek heeft de instelling Oosterpoort aangegeven hoe de start van de hulpverlening is gestructureerd, specifiek rond het werken met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen. Hierna wordt dit proces beschreven waarbij de vier onderdelen van de PDSA-cyclus als ordening gelden. 1. Plan: stellen van (management)doelen Zoals elke zorgaanbieder in Noord-Brabant heeft ook Oosterpoort aangegeven aan de provincie naar aanleiding van de hertoetsing in 2002 van de inspectie dat voor elke cliënt een indicatiebesluit en een hulpverleningsplan aanwezig is dat aan de eisen voldoet. Daarmee is dit voor de instelling tegelijk een opdracht. Met andere woorden, de instelling heeft als te realiseren doel: - zorgen dat voor elke cliënt een indicatiebesluit aanwezig is; - dat voldoet aan de minimaal te stellen eisen; - dat een hierop afgestemd hulpverleningsplan aanwezig is; - dat voldoet aan de minimaal te stellen (inhoudelijke) eisen. 4 Zie GGZ Nederland, Programma kwaliteit in de Jeugdzorg II, Doorbreken met kwaliteit, p. 11. 9
In het jaarplan worden over dit onderwerp nog meer doelen door de instelling genoemd: - 95% van de indicaties zijn juist; - 95% van de indicaties wordt gematched met de juiste hulp; - in 80% van de hulpverleningen wordt het module HVP (hulpverleningsplan) 2 weken na start opgestuurd ter ondertekening. De instelling geeft verder (bij monde van de directeur) aan dat de inhoud van hulpverleningsplannen nog niet is wat deze zou moeten kunnen zijn. De plannen zijn lang en niet altijd even concreet. Dit jaar zal worden gebruikt om te investeren in korte, zakelijke, concrete hulpverleningsplannen. Een format hiervoor is opgesteld Daarnaast zal de instelling zich bezig gaan houden met het invoeren van het HKZ-systeem. Dit systeem bevat veel concrete normen die verder gaan dan de Wet op de jeugdzorg. 2. Do: uitvoering van activiteiten De instelling heeft de start van de hulpverlening als volgt georganiseerd: - Voor Oosterpoort begint het proces met de aanmelding van de cliënt door Bureau Jeugdzorg (BJZ). Oosterpoort ontvangt van BJZ een digitale gegevensdrager met daarop: aanmelding, indicatiebesluit en diagnostisch beeld. Check: de pedagogische administratie controleert de volledigheid van gegevens. Als het indicatiebesluit of het diagnostisch beeld ontbreken, wordt BJZ gevraagd om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Pas daarna wordt de cliënt ingevoerd. - De cliënt wordt ingevoerd en komt op een (wacht)lijst te staan. De datum van afgifte van het indicatiebesluit is leidend voor de volgorde op de lijst. - Nadat de cliënt op de lijst is gezet, dient de cliëntmanager zich inhoudelijk met de cliënt te bemoeien. Oosterpoort heeft vijf cliëntmanagers. Check: De cliëntmanager beoordeelt de indicatie op inhoud: kan Oosterpoort de gevraagde hulp bieden en zo ja op welke termijn en waar. Aan de hand van welke criteria dit gebeurt, is niet vastgelegd. Het is daarmee niet bekendof cliëntmanagers in de beoordeling dezelfde criteria hanteren. Bij onzekerheid wordt de inhoud van het indicatiebesluit besproken in een gezamenlijk overleg tussen de cliëntmanagers. - Bij onduidelijkheden neemt de cliëntmanager van Oosterpoort contact op met de casemanager van BJZ. Nieuw beleid: - De cliëntmanager maakt een concept hulpverleningsplan volgens een vast format. Dit is nu nog geen gangbare praktijk, maar deze werkwijze zal wel binnenkort ingevoerd worden. Hiertoe is een format opgesteld dat op dit moment in de instelling wordt besproken. - De cliëntmanager organiseert een overleg met de jeugdige, ouders en de casemanager van BJZ. - Na dit overleg draagt de cliëntmanager het vastgestelde hulpverleningsplan over aan een behandelcoördinator. 10
- De behandelcoördinator voert overleg met de ouders en jeugdige. Vervolgens stelt de behandelcoördinator een meer gedetailleerd hulpverleningsplan op voor de module die de jeugdige en ouders krijgen aangeboden. Overzicht wachtlijst + indicaties De instelling hanteert op de pedagogische administratie een overzicht van de jeugdigen die aangemeld zijn en op de wachtlijst staan voor hulpvormen. Het overzicht kent ook een kolom waarin toelichtende opmerkingen van cliëntmanagers of administratie zijn aangegeven. Op deze lijst wordt per casus bijgehouden of er een indicatiebesluit van BJZ aanwezig is. Bij jeugdigen waarvan op de lijst is aangegeven dat de indicatie nog niet binnen is, wordt contact gezocht met BJZ. Toch is soms onduidelijk wie daarop welke actie onderneemt en of de jeugdige en ouders weten waarom ze nog steeds op de wachtlijst staan. 3. Study (nagaan in hoeverre de afgesproken doelen zijn gerealiseerd) en 4. act (aanpassen van het proces) Bij een toelichting op de activiteiten die worden uitgevoerd in de start van de hulpverlening heeft de instelling aangegeven welke checks (bewakingsactiviteiten) in dit proces zijn opgenomen en welke actie vervolgens wordt ondernomen: - de pedagogische administratie bewaakt dat de aanmelding van BJZ compleet is. Als dit niet zo is wordt met BJZ contact opgenomen. De aanmelding wordt pas geëffectueerd als de benodigde informatie van BJZ binnen is. - De cliëntmanager beoordeelt het indicatiebesluit inhoudelijk. Als dit vragen oplevert wordt contact gezocht met BJZ. 2.3 Bevindingen De inspectie zoekt naar de wijze waarop de instelling bewaakt dat in het hulpverleningsproces wordt gewerkt met het indicatiebesluit en hulpverleningsproces. De inspectie heeft daartoe onderzocht hoe dit op casusniveau gebeurt en op instellingsniveau. Dit leidt tot de volgende bevindingen. Op casusniveau De instelling bewaakt dat een indicatiebesluit aanwezig is. Binnen de instelling beoordeelt één van de vijf cliëntmanagers de inhoud van een indicatiebesluit. De instelling heeft niet vastgelegd aan de hand van welke criteria deze beoordeling plaatsvindt. Indien alleen de cliëntmanager de casus onderhanden heeft, bewaakt hij de aanwezigheid en de inhoud van het hulpverleningsplan, in alle andere gevallen gebeurt dit door de behandelcoördinator. Het is in de instelling wel geregeld wie de aanwezigheid en inhoud van een op te stellen hulpverleningsplan bewaakt maar niet hoe dit gebeurt. 11
Op instellingsniveau De instelling stelt eisen aan de aanwezigheid van indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen. De indicaties moeten er zijn en moeten juist zijn. Plannen moeten er altijd zijn, het format stelt eisen aan de inhoud. De instelling heeft geen systeem waarmee informatie wordt verzameld over de aanwezigheid van indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen op instellingsniveau. De instelling kan niet zeggen in hoeveel gevallen in een bepaalde periode indicatiebesluiten ontbraken bij aanmelding of gedateerd waren, of hulpverleningsplannen ontbraken of te laat waren. De instelling heeft wel formele, maar geen inhoudelijke criteria vastgesteld waaraan indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen van de instelling worden beoordeeld. De inhoudelijke beoordeling die plaatsvindt, wordt uitgevoerd door personen die hiervoor een eigen toetsingskader hanteren 5. 5 De instelling merkt op dat klanttevredenheid momenteel systematisch gemeten wordt bij een aantal hulpvarianten. De instelling participeert in een landelijk pilotproject rond klanttevredenheid en doelrealisatie. Dit project wordt naar verwachting eind 2005 operationeel. De instelling heeft er voor gekozen om niet lopende de voorbereiding een eigen systematiek te ontwikkelen. 12
Hoofdstuk 3 - Analyse en conclusie van de inspectie In dit onderzoek heeft de inspectie onderzocht of en hoe Oosterpoort een bewakingssysteem heeft voor het werken met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen die aan de eisen voldoen. Daartoe heeft de inspectie de instelling bevraagd op de wijze waarop die bewaking op casusniveau en op instellingsniveau is ingericht. 1. Analyse: kwaliteitsbewaking op casusniveau De wijze waarop op casusniveau het proces is georganiseerd, laat zien dat het werken met beide documenten als eis geldt. Nadrukkelijk wordt bewaakt dat een indicatiebesluit aanwezig is, zonder dit besluit zal het hulpverleningsproces in principe niet starten. Het is de inspectie niet helder geworden dat de aanwezigheid van een hulpverleningsplan op dezelfde wijze wordt bewaakt en ook dat het plan als absolute voorwaarde voor de start geldt. De bewaking van de inhoud van beide documenten is verschillend geregeld. De inhoud van indicatiebesluiten worden door cliëntmanagers beoordeeld, niet duidelijk is aan de hand van welke criteria. Dit maakt dat deze beoordeling meer persoonsgebonden is en minder of niet vanuit de instelling wordt georganiseerd. De inhoud van het hulpverleningsplan van Oosterpoort wordt gestuurd door het format. Of en hoe de aanwezigheid en inhoud van het hulpverleningsplan in een casus wordt bewaakt en door wie heeft de instelling niet duidelijk kunnen maken. 2. Analyse: kwaliteitsbewaking op instellingsniveau De instelling hanteert duidelijk als doel/eis dat met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen wordt gewerkt. Op instellingsniveau wordt echter niet systematisch informatie verzameld om vast te kunnen stellen of ook daadwerkelijk in de praktijk gewerkt wordt volgens de doelen. Omdat dit inzicht ontbreekt, kan de instelling geen gerichte maatregelen nemen wanneer de kwaliteit te wensen mocht overlaat. 3. Analyse: de kwaliteitsbewaking van Oosterpoort versus de PDSA-cyclus Als de wijze waarop Oosterpoort de kwaliteit bewaakt (op genoemde documenten) wordt gerelateerd aan de PDSA-cyclus, dan komt de inspectie tot de volgende bevindingen. Plan: de instelling stelt doelen/normen voor de aanwezigheid en inhoud van beide documenten. Ten aanzien van de aanwezigheid geldt hierbij een concrete eis (altijd aanwezig). Ten aanzien van de inhoud van beide documenten zijn de eisen veel minder concreet. Do: vooral op casusniveau organiseert de instelling dat van de doelen afgeleide activiteiten worden ondernomen. Zo wordt het indicatiebesluit qua aanwezigheid en inhoud getoetst. In beide gevallen geldt dat deze bewaking persoonsafhankelijk is, zo is niet vastgesteld waaraan de inhoud wordt 13
getoetst. Op instellingsniveau is niet systematisch georganiseerd dat informatie wordt verzameld om te kunnen beoordelen of gestelde doelen/eisen worden gehaald in de praktijk. Study en Act: deze fase is sterk afhankelijk van de wat in voorgaande fasen gebeurt. Omdat Oosterpoort op onderdelen wel concrete doelen stelt, maar niet systematisch informatie verzamelt die inzicht geeft in de mate waarin die doelen worden gehaald, is het niet mogelijk om te beoordelen of in de praktijk aanpassingen nodig zijn. 4. Conclusie van de inspectie over de kwaliteitsbewaking van Oosterpoort Oosterpoort hanteert doelen als het gaat om de aanwezigheid en (minder expliciet) de functie van de documenten indicatiebesluit en hulpverleningsplan. Op casusniveau zijn aanzetten gegeven om die doelen ook te realiseren. Vooral voor wat betreft de inhoud van beide documenten is dit nog niet op instellingsniveau uitgewerkt. De instelling verzamelt nog niet systematisch informatie over de mate waarin in de praktijk de doelen worden gehaald. Zicht op bewaking en noodzakelijke verbetering ontbreekt daardoor. De inspectie concludeert dat van een geborgde kwaliteitsbewaking op onderzochte onderdelen dan ook nog geen sprake is. 14
Hoofdstuk 4 - Aanbevelingen Op grond van het onderzoek komt de inspectie tot de volgende aanbevelingen aan de instelling: Zorg dat Oosterpoort voor elke cliënt voldoet aan de aanwezigheid van een indicatiebesluit en een hulpverleningsplan conform de eisen. Organiseer de verzameling van informatie zodat op instellingsniveau bekend is of deze eis gehaald wordt en waar niet en waarom niet. Stel als instelling vast aan welke inhoudelijke eisen het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan moeten voldoen en organiseer dat beide documenten aan deze eisen worden getoetst. Organiseer de foutopvang, dat wil zeggen zorg dat het bekend is wanneer de (aanwezigheid of inhoud van) documenten niet goed zijn en wie vervolgens welke actie onderneemt om dit te herstellen. 15
16 Inspectie jeugdzorg
Bijlage 1 - Plan van aanpak onderzoek kwaliteitsbewaking Plan van aanpak Provinciaal thema Noord-Brabant: Kwaliteitsbewaking door instellingen 1. Aanleiding Dat de inspectie onderzoek doet naar de aanwezigheid en de functie van het hulpverleningsplan is niet nieuw. In 2000 werd voor de eerste keer, specifiek per instelling, onderzoek gedaan naar de uitvoering van het primaire proces van hulpverlening. Hierbij is het hulpverleningsproces bekeken op enkele cruciale momenten; het hulpverleningsplan, de evaluatie en afsluiting. De resultaten van deze toetsing gaven aanleiding tot het uitvoeren van een hertoetsing in 2002. Bij deze hertoetsing stond de start van het hulpverleningsproces centraal, vooral het eerste hulpverleningsplan bij de start van de hulp. Na afloop van beide onderzoeken zijn verbeteringsafspraken gemaakt met de onderzochte instellingen. Beide onderzoeken werden uitgevoerd op verzoek van de provincie Noord-Brabant. Eind 2004 deed de inspectie onderzoek naar de aanwezigheid en functionaliteit van het hulpverleningsplan van de zorgaanbieder en de aansluiting van dit plan op het indicatiebesluit van Bureau Jeugdzorg. Dit onderzoek werd uitgevoerd op verzoek van het Ministerie van VWS. Bij dit landelijke onderzoek zijn vijf zorgaanbieder beloond vanwege de zeer goede resultaten. Hoewel 1 van de 5 beloonde zorgaanbieders uit Noord-Brabant kwam blijkt dat op de functionaliteit van het hulpverleningsplan nog een verbetering te behalen valt. De provincie Noord-Brabant heeft in het kader van het jaarwerkplan 2005 de inspectie verzocht om onderzoek te doen naar de wijze waarop instellingen vormgeven aan kwaliteitsbewaking en dan vooral gericht op de onderwerpen die in bovengenoemd onderzoek door de inspectie onderzocht zijn. Het gaat dan specifiek om hoe instellingen zelf bewaken dat de hulpverlening voldoet aan de gerechtvaardigde verwachtingen ten aanzien van de kwaliteit die cliënten mogen hebben. De voorwaarde die in dit onderzoek centraal staat is de aanwezigheid en functionaliteit van het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. Aanleiding hiervoor is dat cliënten van de jeugdzorg in Noord-Brabant nog niet te allen tijde een indicatiebesluit en hulpverleningsplan krijgen dat aan alle wettelijke eisen voldoet. De provincie houdt (conform de wetgeving) de instellingen ervoor verantwoordelijk dat zij ervoor zorgen dat cliënten krijgen waar ze op mogen rekenen en dat ze dit ook actief bewaken. 2. Vraagstelling De provincie wil dat de inspectie onderzoekt of en hoe Brabantse instellingen bewaken dat de genoemde documenten aanwezig zijn en aan de eisen voldoen. Ook wil de provincie dat de inspectie daadwerkelijk toetst of het klopt dat de documenten aanwezig zijn. De volgende vragen zijn voor het inspectieonderzoek opgesteld: 17
1. Hoe organiseren Bureau jeugdzorg Brabant en de Brabantse zorgaanbieders dat indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aanwezig zijn en voldoen aan geselecteerde wettelijke bepalingen? 2. Zijn in de dossiers van Bureau Jeugdzorg en de zorgaanbieders in Brabant beide documenten in de dossiers aanwezig en voldoen deze documenten aan de eisen? Onderzoeksvraag 1 De eerste onderzoeksvraag is een inventariserende en toetsende vraag. De inspectie zal aan instellingen informatie vragen over de organisatie van het hulpverleningsproces, specifiek gericht op in ieder geval de bewaking van de aanwezigheid van het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. De inspectie toetst vervolgens of de (werking van de) bewakingsinstrumenten die de instelling noemt ook in de praktijk te zien zijn. Onderzoeksvraag 2 Bij deze onderzoeksvraag toetst de inspectie de eisen die gelden als voorwaarden voor de functionaliteit van het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. Bij het toetsen van de indicatiebesluiten op functionaliteit toetst de inspectie daarom in ieder geval of: - De besluiten in de cliëntendossiers aanwezig zijn; - de besluiten actueel zijn - aan de minimale inhoudelijke eisen voldoen - de jeugdige en de ouders bij de besluiten zijn betrokken. Bij het toetsen van de hulpverleningsplannen op functionaliteit onderzoekt de inspectie daarom in ieder geval of: - de plannen in het cliëntendossier aanwezig zijn; - de plannen tijdig zijn opgesteld - de plannen aan de minimale inhoudelijke eisen voldoen - de plannen zijn besproken met jeugdigen, ouders en BJZ. Bij deze toetsing van de aanwezigheid en inhoud van indicatiebesluit en hulpverleningsplannen wordt het instrument gebruikt zoals is aangegeven in bijlage 1. In overleg met de desbetreffende instelling (BJZ of zorgaanbieder) kan de inspectie ook functionaliteitseisen toetsen die de instelling zelf hanteert. 3. Resultaat Een provinciaal rapport dat de provincie inzicht biedt in de onderzoeksresultaten op grond van de onderzochte vragen. In het rapport geeft de inspectie een oordeel over de mate waarin een instelling de kwaliteitsbewaking heeft georganiseerd op de aanwezigheid en functionaliteit van de beide documenten. 18
Aanvullend zal de inspectie oordelen over de mate waarin de instelling in de praktijk daadwerkelijk voldoet aan (de wettelijke eisen voor) het werken met indicatiestellingen en hulpverleningsplannen. Waar alleen een steekproef heeft plaatsgevonden zal uiteraard alleen over de resultaten hiervan worden gerapporteerd. 4. Beoogd effect De inspectie verwacht met het rapport een bijdrage te kunnen leveren aan een verbetering van (het organiseren van) de cliëntgerichtheid van BJZ en zorgaanbieders bij de start van de geïndiceerde hulp. De provinciale overheid kan met de uitkomsten van het onderzoek komen tot afspraken met de zorgaanbieders over kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbewaking. 5. Aanpak van het onderzoek De inspectie hanteert als leidraad bij het onderzoek het draaiboek inspectietoetsingen zoals dit is opgesteld door het jeugdzorgberaad, de provincie Noord-Brabant en de inspectie. Voorbereiding (stap 2 in het draaiboek) 6 : - de inspectie stelt een plan van aanpak op voor het onderzoek. Dit plan wordt na overleg met en instemming door de provincie besproken met (een vertegenwoordiging van) het jeugdzorgberaad. De jeugdzorginstellingen krijgen daarmee de kans om te reageren op de inhoud en vorm van het voorgenomen onderzoek. Het plan van aanpak zal waar nodig worden aangepast. - De provincie kondigt het onderzoek aan bij de instellingen. De planning is dat dit medio juli gebeurt. In de aankondiging zal de provincie aangeven welke maatregelen zij van plan is te nemen op grond van de onderzoeksresultaten. - Met de aankondiging van de provincie zal de inspectie het plan van aanpak versturen aan de instellingen. De inspectie zal in de begeleidende brief aangeven wat bij het onderzoek van instellingen wordt verwacht en welke belasting het onderzoek voor instellingen betekent. Introductie van de toetsing (Stap 3 in het draaiboek) De aankondiging van het toezicht is voor de twee onderzoeksvragen verschillend. De inspectie maakt met de directie van een instelling een afspraak over het onderzoek naar de kwaliteitsbewaking. De steekproef wordt kort voorafgaand aan de toetsing aangekondigd, opdat de instelling tijd heeft om de agenda s van de betrokken personen vrij te maken. Niet alle instellingen zullen in het lopende jaar worden getoetst. Met de provincie is afgesproken dat de Inspectie Jeugdzorg, in ieder geval 2 instellingen toetst. Uitvoering van het onderzoek (stap 4 in het draaiboek) Wat onderzoekt de inspectie? 6 Stap 1 in het draaiboek is het formuleren van de toezichtwens door de provincie 19
Kwaliteitsbewaking Een instelling is zelf verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de uitvoering van taken respectievelijk zorg. 7 De inspectie toetst in dit onderzoek hoe de instelling deze verantwoordelijkheid invult specifiek voor de kwaliteit van de beide documenten. Daartoe heeft de inspectie vragen opgesteld, waar van de instelling een antwoord op wordt verwacht. Deze vragen zijn: a. Ten aanzien van de organisatie van de aanwezigheid van beide documenten: Op casusniveau I Wie en wat (welk instrument) signaleert het ontbreken van (1 van beide) documenten? Aan wie wordt een signaal hierover afgegeven? II Wie organiseert dat ontbrekende documenten alsnog opgesteld of aangeleverd worden? III Welke medewerker organiseert dit en hoe? (welke instrumenten worden gebruikt?) Op instellings-/voorzieningenniveau IV Wie informeert wie over (het resultaat van) de bewaking van aanwezigheid van documenten? V Wat wordt hierover waar geregistreerd? VI Gebruikt de instelling hierbij prestatie-indicatoren, zo ja welke? b. Ten aanzien van de organisatie van de vereiste inhoud van documenten: Op casusniveau: I Wie controleert de inhoud van indicatiebesluit en hulpverleningsplan? II Aan de hand waarvan vindt deze controle plaats (criteria?) III Wie organiseert dat documenten alsnog aan gewenste inhoud gaan voldoen? IV Hoe organiseert deze medewerker dat? V Waar is dat (aan) te zien? Op instellings-/voorzieningenniveau: VI Wie informeert wie over de bewaking van inhoud van documenten? VII Wat wordt hierover waar geregistreerd? VIII Gebruikt de instelling hierbij prestatie-indicatoren, zo ja welke? Steekproef dossiertoets De inspectie onderzoekt: - de aanwezigheid en functionaliteit van het indicatiebesluit en hulpverleningsplannen. 7 Wet op de jeugdzorg, artikel 13 en 26 20
Aanwezigheid: de inspectie toetst of in het papieren dossier dat instellingen van hun cliënten aanmaken een indicatiebesluit en een hulpverleningsplan aanwezig is. Het gaat dan om indicatiebesluiten die zijn opgesteld ten behoeve van de hulpvariant waar de jeugdige hulp krijgt. Ook gaat het om hulpverleningsplannen die voor de cliënt zijn opgesteld ten behoeve van de hulpvariant waarin zij verblijven. Functionaliteit: de inspectie toetst de indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aan minimale wettelijke eisen die als voorwaarden gelden voor het werken met functionele documenten. Waar doet de inspectie haar onderzoek? De inspectie voert onderzoek uit bij (een selectie van) de zorgaanbieders en/of bij Bureau Jeugdzorg. Voor beide partijen geldt dat verwacht mag worden dat de documenten in het aangelegde cliëntendossier aanwezig zijn. De toets kan bij elke instelling worden uitgevoerd, ongeacht of bij deze instelling het onderzoek naar het kwaliteitssysteem plaatsvindt. Hoe voert de inspectie het onderzoek uit? Bewaking door de instelling op de documenten De inspectie voert overleg met de directie van die instelling waarbij de toets op de documenten heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden. Aan de hand van de vragen (zij bijlage 1) inventariseert en toetst de inspectie hoe een instelling organiseert dat documenten er zijn en functioneel zijn. De instelling wordt gevraagd om inzicht te geven in de instrumenten die voor de bewaking worden gebruikt en de functionarissen die hierbij betrokken zijn. Voorbeelden van instrumenten zijn concreet vastgelegde afspraken, informatiesystemen, een protocol etc. Vervolgens toetst de inspectie of het (bewakings)systeem aantoonbaar functioneert zoals door de directie is aangegeven. Dossiertoets van indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen Op verzoek van de provincie kondigt de inspectie het onderzoek kort van tevoren aan. De inspectie wil enkel dossiers toetsen die een reëel en een zo recent mogelijk beeld geven van de wijze waarop BJZ en de zorgaanbieders werken. Dit betekent dat de inspectie dossiers onderzoekt waarbij de start van de hulp in 2005 heeft plaatsgevonden. Om rekening te houden met uitzonderingen ten aanzien van het opstellen van hulpverleningsplannen onderzoekt de inspectie dossiers die ten tijde van het onderzoek minstens zes weken oud zijn. De inspectie heeft hiertoe een lijst nodig van jeugdigen die binnen de aangegeven periode zijn gestart met hulp. De inspectie zal aan de instelling vragen ter plekke een dergelijke lijst op te stellen/uit te draaien. Lukt dit de instelling op dat moment niet dan zal de inspectie zelf willekeurig dossiers selecteren en ervoor zorgen dat enkel dossiers worden getoetst waarvan aannemelijk is dat deze binnen de gestelde periode vallen. 21
Wanneer de inspectie een dossier aantreft waarin gezochte documenten ontbreken, dan zal de inspectie dit dossier ter verificatie laten zien aan een medewerker die de instelling hiervoor aanwijst. Zodoende kan de instelling verifiëren dat het klopt dat het dossier niet volledig is. De inspectie zal bij elke instelling waar deze steekproef wordt gehouden, de instelling aanbieden om een medewerker te laten meedoen met het onderzoeken van de dossiers. Bij voorkeur een medewerker die ook in de dagelijkse praktijk een taak heeft in het bewaken van de aanwezigheid en inhoud van de documenten. Door mee te doen kan de instelling via deze medewerker(s) ervaren aan de hand van welk toetsingskader de inspectie toetst en oordeelt. In ieder geval zal de inspectie de resultaten van de steekproef per dossier aan de instelling kenbaar maken, zodat de instelling zelf de toets kan vergelijken met haar eigen toets of werkwijze. Bij de aankondiging zal de instelling ook worden gewezen op de mogelijkheid om eigen medewerkers de dossiers van de steekproef te laten toetsen aan de hand van het toetsingskader van de inspectie en de uitkomsten hiervan uit te wisselen en te bespreken met de inspectie. Rapportage over het onderzoek (Stap 5 van het draaiboek) De inspectie stelt een korte rapportage op over de documententoets, met daarin de onderzoeksresultaten, de conclusies en het oordeel van de inspectie. Indien gewenst voert de inspectie met desbetreffende directie van de onderzochte instelling overleg met als onderwerp de bewaking van de aanwezigheid en functionaliteit van de documenten. De resultaten van dit overleg worden in het uiteindelijke rapport opgenomen. Dit rapport wordt als concept aangeboden aan de instelling. Deze krijgt de gelegenheid het rapport te bezien op feitelijke onjuistheden. Vervolgens wordt (zonodig na aanpassing) het definitieve rapport aan de provincie en de instelling gezonden. Communicatie over het onderzoek (stap 6 en 7 van het draaiboek) Over de opzet van het onderzoek heeft overleg plaatsgevonden met (een delegatie van) het jeugdzorgberaad. Tijdens en na het onderzoek overlegt de inspectie met de instelling, vooral over de juistheid van de onderzoeksbevindingen. Overleg tussen inspectie en provincie over de resultaten van onderzoek vindt in ieder geval plaats na afronding van de onderzoeken. Als de resultaten daartoe aanleiding geven zal de inspectie tussentijds met de provincie en mogelijk met het jeugdzorgberaad in overleg treden. In ieder geval zullen afspraken worden gemaakt over externe communicatie over de onderzoeksresultaten richting media, doelgroepen. 6. Toezicht op resultaten van verbetertrajecten (stap 8 van het draaiboek) Tussen inspectie, provincie en instellingen zullen indien nodig afspraken worden gemaakt over toezicht op het resultaat van verbeteringen. 22
7. Evaluatie (stap 9 van het draaiboek) Na de onderzoeken wordt dit toezichttraject geëvalueerd door provincie, (onderzochte) instellingen en inspectie. 23
Bijlage Opzet Toets aanwezigheid indicatiebesluit en hulpverleningsplannen zorgaanbieder(s) Noord-Brabant Op verzoek van de provincie Noord-Brabant wordt in 2005 bij BJZ en/of zorgaanbieders getoetst of er indicatiebesluiten en hierop afgestemde hulpverleningsplannen in de dossiers aanwezig zijn. Onderstaand zijn de volgende onderwerpen uitgewerkt: 1. Aanwezigheid en inhoud van indicatiebesluit 2. Aanwezigheid en inhoud hulpverleningsplan: a. Opstellen van het hulpverleningsplan b. Inhoud van het hulpverleningsplan c. Overleg over het hulpverleningsplan 3. Bewaking van aanwezigheid en inhoud van beide documenten De inspectie hanteert bij de term hulpverleningsplan de volgende werkdefinitie: een hulpverleningsplan van een zorgaanbieder is een als zodanig herkenbaar document, afgestemd op de inhoud van het indicatiebesluit, waarin de zorgaanbieder aangeeft wat er wanneer door wie wordt gedaan om de gevraagde zorg te leveren en met wie er over het document is overleg met welk resultaat. 1. Toets aanwezigheid en inhoud indicatiebesluit 8 Indicatiebesluit Vraag 1 Is in het dossier een eerste indicatiebesluit van BJZ aanwezig? 2. Is het indicatiebesluit recent? Staat in het indicatiebesluit aangegeven wat de problemen van de jeugdige zijn? ja nee, einde vragenlijst ja, bij start (vervangende) hulp jonger dan 13 weken ja, is zichtbaar binnen termijn (13 weken) geactualiseerd door BJZ/bericht van BJZ van verlenging geldigheid nee, ouder dan 13 weken bij start hulp ongedateerd ja, geheel ja, gedeeltelijk, toelichting.. nee Toelichting (verwachting van de inspectie) De inspectie verwacht aan te treffen het formulier indicatiebesluit zoals dit als sjabloon gebruikt wordt in Brabant (Raamhulpverleningsplan?) De hulp moet starten binnen 13 weken nadat BJZ het indicatiebesluit heeft afgegeven. Of er moet een actualisatie (ook maximaal 13 weken oud) van het indicatiebesluit aanwezig zijn in de vorm van een notitie, verslag, aanvulling etc. De inspectie verwacht dat is aangegeven wat de problemen zijn waarvoor geïndiceerde zorg nodig is 8 Als basis voor het toetsingskader geldt de Wet op de jeugdzorg 24
3. Staat in het indicatiebesluit aangegeven: Heeft BJZ zichtbaar overleg gevoerd met jeugdige over ontwerp van het besluit? Indien overleg is gevoerd, is de mening van de jeugdige zichtbaar Heeft BJZ zichtbaar overleg gevoerd met de ouders over ontwerp van het besluit? Indien overleg is gevoerd, is de mening van de ouders zichtbaar welk verblijf(plaats) jeugdige nodig heeft? welke jeugdhulp jeugdige nodig heeft? of observatiediagnostiek nodig is ja nee, jeugdige te jong ja nee ja nee ja nee De inspectie verwacht dat expliciet aandacht wordt besteed aan: - het al of niet nodig zijn van een andere verblijfplaats - de noodzaak van jeugdhulp - de noodzaak van diagnostiek De inspectie verwacht dat de zorgaanbieder kan zien dat over het besluit met de jeugdige overleg heeft plaatsgevonden. De inspectie verwacht dat de zorgaanbieder moet kunnen zien wat jeugdigen van het besluit vinden Zie hiervoor Zie bij jeugdige 2. Toets aanwezigheid en inhoud hulpverleningsplan Opstellen hulpverleningsplan 1. Datum start hulpverlening Bevat het dossier een hulpverleningsplan? 2. Datum opstellen hulpverleningsplan 2. Is het plan voor start hulp opgesteld? ja nee, einde vragenlijst plan niet gedateerd aan datum niet zichtbaar wanneer plan is opgesteld ja nee, dagen na start (vervangende) hulp opgesteld nee,.weken na start hulp niet zichtbaar De inspectie verwacht dat het dossier een document bevat met de naam: hulpverleningsplan of behandelplan De inspectie verwacht dat de instelling aangeeft wanneer het plan is opgesteld Als het indicatiebesluit op tijd is dan moet in principe een plan voorafgaand aan de start van de hulp kunnen worden opgesteld. 25
3. Is het plan voor opname vastgesteld? Ja, besproken met/instemming van: ouders jeugdige BJZ --------------------- nee, reden zichtbaar nee, geen reden zichtbaar, nl. Een vastgesteld plan is een plan dat is besproken met ouders en jeugdigen en BJZ, waar partijen hun mening over hebben kunnen geven. (dit is een meervoudige vraag, meerdere antwoordcategorieën kunnen worden aangekruist) Inhoud hulpverleningsplan Is in het plan aangegeven wie de hulp coördineert? Is in het plan aangegeven wie de contactpersoon namens de zorgaanbieder is? IS het plan zichtbaar afgestemd op het indicatiebesluit? ja, functie nee, ja, nee, Ja: alleen verwijzing naar het bestaan van een indicatiebesluit genoemd doelen/opdrachten uit indicatiebesluit genoemd naast doelen ook info problemen/stoornissen van jeugdige uit indicatiebesluit overgenomen in plan. nee niet zichtbaar Overleg over hulpverleningsplan Is in het plan te zien dat ja dit is besproken met de nee, jeugdige ouder dan jongere? 12 jaar nee, jeugdige onder 12 jaar, namelijk jaar Indien overleg is gevoerd, is de mening van de jeugdige zichtbaar Is in het plan te zien dat dit is besproken met de ouders? ja nee ja nee, reden aangegeven nee De inspectie verwacht een naam of functie van degene die de hulp coördineert Naam en functie worden verwacht De inspectie verwacht dat in een plan aangegeven is wat de plaatser verwacht van de zorgaanbieder en dat de zorgaanbieder dit als uitgangspunt neemt voor zijn plan, dus die verwachting/doelen/opdrachten in het plan opneemt. (Over de inhoud van hulpverleningsplannen zijn nauwelijks wettelijke eisen. Als de instelling zelf inhoudelijke eisen stelt kan de inspectie deze in de toets meenemen) De inspectie verwacht dat het resultaat van het overleg met de jongere op een voor de jongere zichtbare manier in het plan is opgenomen, dus een mening of in ieder geval een melding dat het is besproken en wat de jeugdige ervan vond. De inspectie verwacht dat de zorgaanbieder moet kunnen zien wat jeugdigen van het hulpverleningsplan vinden 26
Indien overleg is gevoerd, is de mening van de ouders zichtbaar Is in het plan aangegeven dat het is besproken met de plaatser? Heeft de plaatser ingestemd met het plan? ja nee ja nee, reden aangegeven nee ja nee, reden aangegeven nee Zie bij jeugdige De inspectie verwacht dat de plaatser beoordeelt of het plan van aanbieder qua inhoud aansluit bij het opgestelde indicatiebesluit 27