HOE STEL JE EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMEN?
COMMUNICATIEKANALEN KIES JE IN FUNCTIE VAN: 1. Doelstelling(en) van je communicatie 2. Doelgroep(en) die je wil bereiken 3. Boodschap die je wil overbrengen 4. Eigenschappen eigen aan het kanaal zelf
IEDEREEN MOET VOLGENDE MAAND WETEN DAT DE PROCEDURE VERMISTE PERSONEN IS VERANDERD. WE ZULLEN HET IN HET PERSONEELSMAGAZINE ZETTEN. AKKOORD OF NIET AKKOORD?
1. KEUZE VAN KANALEN AAN DE HAND VAN INTERNE COMMUNICATIE DOELSTELLINGEN
COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN 1. Informeren, kennis overdragen 2. Overtuigen & werven 3. Motiveren en binden
1.DOELTELLING: INFORMEREN & KENNIS OVERDRAGEN TAKEN Intranet Maandelijkse nieuwsbrief E-mail to all / per doelgroep Lijncommunicatie Informatielijn, telefonische helpdesk Werkoverleg Mededelingen ad valvas Digitale informatieschermen HRM Intranet Maandelijkse nieuwsbrief Personeelsblad Mededelingen ad valvas Digitale informatieschermen BELEID Intranet Maandelijkse nieuwsbrief Personeelsblad Stafvergaderingen Personeelsbijeenkomst
2. DOELSTELLING: OVERTUIGEN EN WERVEN VOORAL MONDELING Werkoverleg, afdelingsoverleg Cursus / training Workshop Presentatie Personeelsbijeenkomst Creatieve vormen zoals theater, andere manier van presenteren ONDERSTEUN SCHRIFTELIJK
3. DOELSTELLING: MOTIVEREN EN BINDEN MEDEWERKERS BLIJVEN INFORMEREN & WAARDERING TONEN Personeelsblad, nieuwsbrief Andere vormen: bv. SMS om te bedanken / attenties geven INPUT / FEEDBACK MOGELIJK MAKEN Blog Forum op intranet Ideeënbus Sociale media: Interne gesloten Facebook groep: mensen verbinden -> overschrijdend afdelingen, locaties en biedt meteen interactie Spreekuur leidinggevende BEVORDEREN ORGANISATIECULTUUR & BETROKKENHEID Personeelsfeest: netwerking, binding Meetings voor kaderpersoneel: netwerking, collegialiteit Team-meetings/teambuilding: netwerking
TRAP VAN QUIRKE
MET EEN BERICHT OP INTRANET EN EEN MEDEDELING OP HET PRIKBORD, WETEN OOK DE SCHOONMAKERS WEL DAT ZE VOLGENDE WEEK LANGS EEN ANDERE WEG DE PERSONEELSPARKING OP MOETEN AKKOORD OF NIET AKKOORD?
2. KEUZE VAN KANALEN IN FUNCTIE VAN INTERNE DOELGROEPEN
2. INTERNE DOELGROEPEN FUNCTIES directie, middenmanagement, medewerkers dokters, verpleegkundigen, administratief medewerkers, onderhoudspersoneel, afdeling x, y, gepensioneerden, vrijwilligers, stagiaires, langdurig zieken, uitbestede diensten (bv. catering) LEEFTIJD, OPLEIDING, TAAL TOEGANG TOT COMMUNICATIE: PC of niet Eigen werkplek of niet Voltijds halftijds
HOE IEDEREEN BETREKKEN EN BEREIKEN? HALFTIJDS, NACHT, AFGELEGEN CAMPUS? GEEN COMPUTER? Herhaal, herhaal, herhaal Tools die zichtbaar blijven en op verschillende tijdstippen kunnen worden uitgestuurd Tools voor thuis of op een andere locatie Mondelinge communicatie blijft nodig Stafvergaderingen, teambuildings: op meerdere momenten Personeelsfeest: houd rekening met de shiften voor start en einde
OM ER VOOR TE ZORGEN DAT IEDEREEN ZICH GEDRAAGT CONFORM DE NIEUWE AFSPRAKEN ALS DE GEZONDHEIDSINSPECTIE KOMT, STUURT DE DIRECTEUR EEN E-MAIL UIT MET EEN LINK NAAR DE GEDRAGSREGELS OP INTRANET AKKOORD OF NIET AKKOORD?
3. KEUZE VAN KANALEN IN FUNCTIE VAN DE COMMUNICATIEBOODSCHAP
3. COMMUNICATIEBOODSCHAP Eenvoud van de boodschap Complexiteit / gevoeligheid / persoonsgebondenheid van de boodschap Pop-up bericht Digitaal scherm Intranet Nieuwsbrief Persoonlijke e-mail, brief Meetings, presentaties: alle / doelgroep Opleiding / training / workshop 1-op-1 gesprek Schriftelijke kanalen Mondelinge kanalen
4. KANALEN KIEZEN IN FUNCTIE VAN MOGELIJKHEDEN EN BEPERKINGEN VAN HET KANAAL
VOORDELEN EN NADELEN AFWEGEN KANAAL MOGELIJKHEDEN BEPERKINGEN Persoonlijke communicatie Communicatie op papier Audiovisuele communicatie Digitaal Meest effectief Tweerichting Meer uitleg mogelijk Snel Grote afstanden overbruggen Herleesbaar in eigen tempo Iedereen zelfde informatie Soms visueel (bv. personeelsblad) Combinatie horen en zien Grote impact, beter onthouden Snel Steeds actueel Ideaal voor minder complexe info Tweerichting Minder goed onthouden Interpretatie, vertekening Eenrichting Onbekend of de ontvanger de info leest Arbeidsintensief (duur) Digitale drager nodig Soms als onpersoonlijk ervaren Bereikt de niet-digitale medewerkers niet
HOE MAAK JE NU EEN COMMUNICATIEPLAN?
LEG EERST EEN BASISSTRUCTUUR VAST DIE VOOR 80% VAN DE INTERNE COMMUNICATIE WERKT Vaste overlegstructuren Intranet Personeelsblad Nieuwsberichten (digitaal of op papier) Creëeer AANSLUITENDE communcatiekanalen indien nodig
BASISSTRUCTUUR
COMMUNICATIEMATRIX communicatie middel Nieuwsbrief leidinggevenden Maandelijkse nieuwsbrief doel soort info doelgroep frequentie eigenaar Informeren, achtergrond beleid Informeren Taken, beleid leidinggevenden Elke 14 dagen Taken, beleid, HRM Intranet Informeren Taken, beleid, HRM Iedereen - Iedereen - Afdelingen 1 x per maand dagelijks directeur communicatie communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken Beleid, Human interest, Motivatie Iedereen 4 x per jaar personeelsdienst
GEÏNTEGREERDE COMMUNICATIE Snelbericht E-mail Intranet Personeelsblad Posters Nieuwsbrief Lijncommunicatie Teambijeenkomsten
COMMUNICATIEPLAN VOOR EEN SPECIFIEK PROJECT
VOORBEELD: GRIEPVACCINATIE VOOR MEDEWERKERS Doelstelling: 80% van onze medewerkers laat zich vaccineren tegen de griep -> gedrag beïnvloeden (vorig jaar maar 50%) Doelgroep: Alle medewerkers, maar in de eerste plaats de medewerkers die dagelijks direct in aanraking komen met patiënten en bewoners Boodschap: Griepvaccinatie is belangrijk. Op die manier voorkomen we dat we zelf ziek worden, maar ook dat onze bewoners, patiënten de ziekte van ons kunnen overkijgen. We willen daarom dat iedereen zich komt inenten in november. Timing: september november
Voorbeeld: griepvaccinatie voor medewerkers EERSTE HELFT SEPTEMBER Fase 1: Informeren via - Posters - Flyers personeelsrestaurant - Poll op intranet: voor/tegen griepvaccinatie - Arbeidsgeneesheer aan het woord in personeelsmagazine herfst (verschijnt 1/9) - Intranet: nieuwsberichten homepage EIND SEPTEMBER/ BEGIN OKTOBER Fase 2: werven - Maandelijkse nieuwsbrief - Inranet: nieuwsberichten homepage Lijncommunicatie via - Nieuwsbrief aan hoofdverpleegkundigen - Mondelinge herhaling hoofdverpleegkundigenvergadering -> duidleijke opdracht om dit mondeling aan team te communiceren Intranet pagina: wie/wat/waarom/hoe/waar/wanneer inenten EIND NOVEMBER - DECEMBER Fase 3: betrekken / feedback geven: Personeelsmagazine winter: getuigenissen over waarom van vaccinatie Maandelijkse nieuwsbrief: bedankt! SEPTEMBER, OKTOBER, NOVEMBER
VOORBEELD: GRIEPVACCINATIE VOOR MEDEWERKERS Doelstelling Doelgroep Boodschap Medium Timing Frequentie Griepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor INFORMEREN iedereen onze patiënt personeelsmagazine 1/sep 1 x per 3 maanden INFORMEREN iedereen Griepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor onze patiënt posters prikklokken (opvallend) 5/sep tot 1 dec INFORMEREN iedereen Griepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor onze patiënt flyers personeelsrestaurant 10/sep INFORMEREN iedereen Griepvaccinatie medewerkers: doe jij ook mee? poll intranet: stemmogelijkheid 10/sep tot 24 sept INFORMEREN iedereen Wie/wat/waarom griepvaccinatie pagina op intranet 5/sep Tot 1 dec zichtbaar INFORMEREN iedereen Wie/wat/waarom griepvaccinatie nieuwsbericht op intranet 10/sep, 17/sep 2 x herhalen WERVEN iedereen Periode griepvaccinatie gaat nu in: meld je aan nieuwsbericht op intranet 24/sep, 8/okt 2 x herhalen (2 weken) WERVEN WERVEN WERVEN iedereen Periode griepvaccinatie gaat nu in: meld je aan maandelijkse nieuwsbrief 30/sep verpleegkundigen Zet je medewerkers aan om zich in te enten wekelijkse nieuwsbrief 1/okt, 8 okt, hoofdverpleegkundigen 15 okt 3 x herhalen verpleegkundigen Zet je medewerkers aan om zich in te enten hoofdverpleegkundigenvergadering: agendapunt 5/okt FEEDBACK / BETREKKEN iedereen Bedankt voor jullie medewerking. maandelijkse nieuwsbrief 30/okt FEEDBACK / BETREKKEN iedereen Aantal inentingen. Duiding via interviews medewerkers personeelsmagazine 1/dec 1 x per 3 maanden
MEER INFO OF VRAGEN? ANN@COMAAN.BE 0472 93 00 30