ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE BUREAU FRONTLIJN Gemeente Rotterdam versie: 4 juli 2013
Inhoudsopgave LET OP: ieder team binnen Bureau Frontlijn heeft een specifieke teambijlage Hoofdstuk 1 1.1 Algemeen 1.2 Missie en visie 1.3 Organigram Hoofdstuk 2: 2.1 Weekagenda 2.2 Weekbriefing en weekplanning 2.3 Weekroutine en planning 2.4 Briefing 2.5 Debriefing 2.6 Casusoverleg 2.7 Werkprincipes Hoofdstuk 3: Dagelijks werkproces Traject verloop 3.1 Werven 3.2 Aanmelding 3.3 Intake 3.4 Toestemmingsformulier 3.5 Checklist en Plan van Aanpak 3.6 Matrix 3.7 Start traject 3.8 Traject 3.9 Evaluatie 3.10 Nazorg 3.11 Huisbezoek 3.12 Crisis 3.13 Samenwerking 3.14 Standaard trainingen 3.15 Gezinstrainingen en workshops 3.16 Oudertrainingen werk 3.17 Standaard materiaal Hoofdstuk 4 Informatie 4.1 Registratiesysteem 4.2 Informatie uitwisselen (mondeling/schriftelijk) 4.3 Casemanagement(overleg) 4.4 Rapportages mbt resultaten 4.5 Netwerk 4.6 Communicatie 4.7 Positie van de stagiaire bij informatiedeling 2
Hoofdstuk 5: Organisatie 5.1 Leiding algemeen 5.2 Algemeen opschalingsmodel en taken en verantwoordelijkheden 5.3 Bureau leiding 5.4 Projectleider 5.5 Werkbegeleider 5.6 Casusbegeleider 5.6 Coach 5.7 WEP er 5.8 Student 5.9 Vrijwilliger 5.10 Algemene projectstructuur per team 5.11 Model leidinggeven Teambijlage 1. Opdracht en programmabeschrijving 2. Werkproces op maat 3. Organigram Team Inhoud Bijlage 1. Toestemmingsformulier ook digitaal 2. Checklist ook digitaal 3. Format PVA 4. Koelkastplan* 5. Vragenlijsten Evaluatie checken! 6. Protocol Huisbezoeken alleen digitaal 7. Grenzen & stappenplannen (illegaliteit, huiselijk geweld, kindermishandeling) 8. Standaard Trainingen * 9. Standaard Materiaal * 10. Protocol Werkbezoeken 11. Opschaling & Knelpunten 12. Gedragscode Bureau Frontlijn 13. Rapportagecyclus in RIS handleiding * 14. Studentbegeleiding * * beschikbaar in augustus 3
Hoofdstuk 1 1.1 Algemeen Bureau Frontlijn is een gemeentelijk bureau, dat vooral werkzaam is in de achterstandswijken van Rotterdam. Was in aanvang de opzet om vooral nieuwe methodieken te ontwikkelen en die over te dragen aan bestaande organisaties is later juist ook de uitvoering een belangrijk onderdeel geworden van de dagelijkse praktijk. Het bureau heeft als kenmerk het werken met stagiaires, dichtbij mensen interveniëren in de dagelijkse gang van zaken. Daarbij via training en coaching zorgen dat mensen het zelf kunnen. Het wegwerken van de sociale achterstanden en verbeteren van kansen van mensen is prioriteit. 1.2 Missie en visie De missie is om de sociale en andere achterstanden van mensen, die wonen in de achterstandswijken van Rotterdam zoveel mogelijk weg te werken met grote aandacht voor vele doelgroepen zoals kinderen én ouders. De visie is dat we door trainen en coachen van vaardigheden, de betreffende mensen op een niveau krijgen, dat zij op een menswaardige en zelfstandige wijze deel kunnen nemen aan het maatschappelijk verkeer. Onderwijs én werk zijn daarbij belangrijke ingrediënten. 1.3 Organigram: o De algemene leiding bureau berust bij één afdelingshoofd en een algemeen adjunct die naast waarnemer, specifieke taken heeft zoals P & O en financiën. o Op bureauniveau is er ondersteuning o Per programmaonderdeel is er één algemeen projectleider die eindverantwoordelijk is voor het programma. Bij grotere programma onderdelen wordt de projectleider ondersteund door adjunct projectleiders o Werkbegeleiders sturen coaches aan en zijn eindverantwoordelijk op casusniveau o Coaches kunnen vaste medewerkers zijn of stagiaires o Coaches begeleiden gezinnen/jongeren. Ze hebben een gedeelde verantwoordelijkheid met de werkbegeleider op casusniveau. De werkbegeleider is eindverantwoordelijk. Organigram Hoofd Alg. adjunct Ondersteuning Projectleider Projectleider Projectleider Werkbegeleiders Coaches Stagiaires 4
Hoofdstuk 2: Dagelijks werkproces 2.1 Weekagenda Per (studenten-)team wordt een zogenaamde weekagenda bijgehouden, waarin alle afspraken staan vermeld en wie van het team betrokken is. Voorkeur is een papieren versie of een whiteboard op een centrale plek. De werkbegeleider faciliteert dit, maar alle teamleden zijn verantwoordelijk voor up-to-date houden en aanvullen van informatie op de weekagenda. Hierop staat o.a. de planning van huisbezoeken (overzicht of alle huishoudens worden bezocht) en de belangrijkste agendapunten. 2.2 Weekbriefing en weekplanning Elke eerste dag van de werkweek vindt de weekbriefing plaats aan de hand van de weekkagenda. In deze briefing komt het volgende aan de orde: o Sluitende weekplanning met ruimte voor crisisinterventies o Wekelijks inhoudelijk (casus) overleg indien nodig (voorbereiding wie wat wanneer) o Interne informatiedeling rondom casussen en hulpvragen bewoners o Delen van belangrijke informatie zoals; telefoonnummers van contactpersonen, succesverhalen, positieve en negatieve ervaringen, informatiemateriaal o Nieuwe intakes o Stand van zaken begeleide gezinnen (loopt het of is ingrijpen gewenst) o Risico s en crisissen o Overleggen (intern en met derden) o Werving o Workshops o Behoefte training medewerkers / stagiaires (wie wanneer) o Persoonlijke gesprekken (coaching en reflectie) o Bijzondere gelegenheden: werkbezoeken, workshops, conferenties 2.3 Weekroutine en planning Met weekroutine wordt gedoeld op de dagelijkse briefings en contactmomenten. De weekroutine is een belangrijk instrument dat rust en structuur in het werkproces brengt. We houden met het gehele team vast aan deze weekroutine omdat we dan weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Door de hectiek van het werk is het belangrijk om vaste tijdstippen te hebben waarop belangrijke zaken besproken en geventileerd kunnen worden. We verwachten dus van je dat je rekening houdt met deze weekstructuur; dit mag je ook van anderen verwachten. Doel weekroutine: o Het delen van belangrijke en bruikbare informatie: tijdens de briefings kun je met anderen informatie delen waar anderen ook iets aan zullen hebben tijdens hun dagelijkse bezigheden (bijvoorbeeld belangrijke telefoonnummers van contactpersonen, succesverhalen, positieve en negatieve ervaringen, informatiemateriaal) o Sluitende planning: de stagiaire en diens begeleider houden elkaar op de hoogte van de planning van die dagen van de week. o Informatiedeling rondom casussen: vragen rondom de hulp aan de cliënten worden besproken 5
9.00-10.00 weekbriefing en weekplanning 9.00-9.15 briefing 9.00-9.15 briefing 9.00-9.15 briefing 9.00-9.15 briefing Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag 16.45-17.00 debriefing 16.45-17.00 debriefing 16.45-17.00 debriefing 16.30-17.00 debriefing 16.45-17.00 debriefing Casusoverleg stagiaire & werkbegeleider: eens per 2-3 weken Casusoverleg werkbegeleider & projectleider: eens per 3 weken Teamoverleg: eens per 1-2 weken 2.4 Briefing Dagelijks ongeveer 15 minuten inhoud alle zaken welke die dag moeten worden afgehandeld en door wie. Alle coaches/stagiaires plannen briefings als vast moment in in hun agenda en zijn er in principe altijd bij, tenzij daar een belangrijke reden voor is (in overleg met werkbegeleider). Inhoud: o Nieuwe intakes o Bijzonderheden gezinnen o Welke gezinnen worden bezocht en door wie o Welke doelen vandaag te behalen o Bijzondere actie (workshops, crisis etc) o Is voorbereiding voor alle dag-acties oké bijvoorbeeld logistiek (auto s, OVchipkaarten) etc. o Zijn er zieken, is vervanging nodig, moeten afspraken geannuleerd worden en door wie 2.5 Debriefing Dagelijks ongeveer 15 minuten. o Zijn dag-doelen behaald o Zijn er zaken die de komende dagen extra aandacht vragen o Zijn er nieuwe crisissen o Zijn er bijzonderheden vanuit werkbegeleider/projectleider o Is logistiek goed afgehandeld o Kan iedereen met goed gevoel naar huis of is 1 op 1 gesprek nodig met werkbegeleider o Telefonisch afmelden (ongeacht tijdstip) bij werkbegeleider als men niet bij debriefing aanwezig kan zijn 6
2.6 Casusoverleg o Casusoverleg koppel: stagiaires bereiden voor en zorgen dat PVA gereed is en voortgang van het gezin in systeem up-to-date is bijgewerkt. De werkbegeleider leest PvA en adviseert/coacht. Eventueel collegiale hulp inroepen o Alle cliënten uit actieve caseload worden tijdens het casusoverleg besproken o Tijdens het casusoverleg worden twee onderwerpen besproken; 1. de algemene vooruitgang van de cliënt én de voortgang van de concrete doelen, subdoelen en actiepunten uit het PvA o Bij intensieve cliënten zal de werkbegeleider ter voorbereiding op het gesprek de actuele dossiers doornemen. o Binnen het team vindt een teambreed casusoverleg plaats om de 2 tot 3 weken plaats. Dit is vooral bedoeld om van elkaar te leren. Daarnaast voorkomt het dat een te eenzijdig perspectief ontstaat op een casus: collega s denken kritisch en opbouwend mee om alternatieve en vernieuwende oplossingen te bedenken. Het overleg wordt geleid door werkbegeleider en de projectleider probeert aan te sluiten waar mogelijk. o Het casusoverleg is tevens een leermoment. Er is ook ruimte voor inhoudelijke feedback. Het werk van de stagiaires wordt tegen het licht gehouden en waar mogelijk aangevuld en verrijkt. 2.7 Werkprincipes o Belang burger staat voorop o Respectvolle bejegening, eerlijk en transparant o Open mind, neutraal, nabij, niet óver maar mét o Alle leefvelden/ alle gezinsleden o Crisis oplossen in acute fase o Doen! Situationele logica o Coachen en trainen i.p.v. hulpverlenen o Groei via vaardigheden o Wederkerigheid & zingeving o Prioriteiten: ABC o Vrijwilligheid o Werken in tweetallen, nooit alleen op huisbezoek 7
Hoofdstuk 3: Traject verloop In dit hoofdstuk wordt het trajectverloop beschreven aan de hand van de volgende stappen. Dit zijn de basisstappen die onderdeel uit maken van elk coachingstraject binnen Bureau Frontlijn. 3.1 Werven o Afhankelijk van de opdracht van het team vindt (proactieve) werving van nieuwe cliënten plaats o Vanuit een positieve benaderingswijze wordt bij huishoudens aangebeld en gesprek aangegaan. Medewerkers stellen proactief hulpvragen en actiepunten vast en proberen direct een intake uit te voeren, of plannen een gesprek voor een intake in samen met bewoner o Er zijn brieven en folders beschikbaar om achter te laten indien bewoners niet thuis worden aangetroffen o Medewerkers houden bij welke adressen zijn bezocht en wat het resultaat van de actie is. Dit wordt in RIS geregistreerd door betrokken medewerker. o Medewerkers hebben legitimatiebewijs van Gemeente Rotterdam in hun bezit en tonen dit altijd tijdens het aanbellen 3.2 Aanmelding Per team van bureau frontlijn verschilt de wijze waarop een aanmelding binnenkomt. o CZ: Werkbegeleider neemt melding in ontvangst als schoolcontactpersoon of direct van ouders. WB ontvangt relevante gegevens naam, adres, telefoonnummer en regelt afspraak. Zelfmelders kunnen zich direct bij werkbegeleider of via schoolcontactpersoon aanmelden. School wordt daarvan op de hoogte gebracht tenzij gezin daar zwaarwegende bezwaren tegen heeft. o JIT: Via Veiligheidshuis of Dosa. Zo mogelijk bezoek tijdens detentie of (on)aangekondigd huisbezoek = 1 e contact. Verder zelfde procedure o MH: Via contactpersoon Bouman GGZ worden persoonsgegevens aangeleverd waarna afspraak voor intake wordt gemaakt. Verder zelfde procedure o Kantelwijken: Onaangekondigde huisbezoeken, via vindplaatsen, zelfmelders of informatiegestuurd via netwerk. Verder zelfde procedure o Zelfmelders of via netwerk. Direct contact telefonisch of op locatie. Verder zelfde procedure 8
3.3 Intake o Direct tijdens werving, of aan de hand van een afspraak. Intake vindt plaats aan de keukentafel en wordt gedaan door twee medewerkers waarvan 1 eventueel de betrokken coach/stagiaire. In ieder geval één vaste medewerker is aanwezig tijdens intakegesprek. Meervoudig kijken. Alle gezinsleden alle leefvelden. Checklist wordt altijd in zijn geheel doorlopen (sommige vragen volgen in latere gesprekken). 3.4 Toestemmingsformulier (bijlage toestemmingsformulier ) o Tijdens 1 e huisbezoek of tegelijk met goedkeuring plan van aanpak toestemming vragen voor informatie uitwisseling. Toestemmingsfomulier is een standaardformulier. Deze wordt duidelijk uitgelegd en samen met bewoner in tweevoud ingevuld. Eén exemplaar wordt bij bewoner achtergelaten, andere exemplaar wordt gearchiveerd of ingescand en in systeem opgenomen. 3.5 Checklist en Plan van Aanpak (bijlage checklist, bijlage plan van aanpak ) o Standaard checklist invullen + bijzonderheden per onderdeel (JIT, CZ enz) o Checklist zelfde dag invoeren (anders zo snel mogelijk) in RIS en plan van aanpak opstellen o Plan van aanpak zo nodig aanvullen en tijdens eerste huisbezoek na intake bespreken en laten goedkeuren + ondertekening 3.6 Koelkastplan (bijlage koelkastplan ) o Bij de start van de begeleiding krijgen bewoners het zogenaamde koelkastplan. Dit is een samenvatting of versimpelde versie van het plan van aanpak (op het niveau van doelen en subdoelen). Dit plan is verdeeld in drie categorieën, namelijk zwaar (rood: bewoner heeft nog veel hulp nodig), middel (oranje: veel training en coaching nodig) en licht (groen: bewoner kan veel zelf). Deze kleuren corresponderen met de drie fasen binnen de coachingstrajecten: de ondersteuningsfase (rood) de trainingsfase (oranje) de zelfstandige fase (groen) ` Via het koelkastplan heeft de bewoner overzicht en kan hij sturen en groeien. 3.7 Start traject o Nader kennismaken en plan van aanpak doorlopen en compleet maken. Cliënt ondertekent het definitieve PvA. o Waar mogelijk vindt tijdens de aanvangsfase van het coachingstraject een informele kennismakingsactiviteit plaats zoals een wandeling, bezoek aan kinderboerderij o.i.d. Dit is belangrijk vanwege afleiding van stressvolle situatie maar ook vanwege bonding tussen coach/stagiaire en burger. o Aan de hand van het plan van aanpak en de matrix wordt het begeleidingsplan uitgevoerd. Met de bewoner worden nadere afspraken gemaakt over de intensiteit van de begeleiding (wat is nodig) de voortgang (bewoner heeft zelf belangrijke rol) en de duur. De bewoners worden minimaal 1 keer per week bezocht om de voortgang erin te houden. Zoveel mogelijk wordt gebruik gemaakt van standaard interventies en standaard trainingen en standaard materiaal 9
o De duur van de huisbezoeken kan variëren en is afhankelijk van de benodigde actie(s). Bijv. als er vuilniszakken met post zijn dan kan een huisbezoek enkele uren duren, net zo lang als nodig is. 3.8 Traject o Het traject kent grofweg 3 fasen, gebaseerd op het ABC tje. De eerste fase is de ondersteuningsfase. In deze fase wordt de intake gedaan en een inventarisatie gemaakt van benodigde interventies. Dit is tevens de acute fase en tijdens deze fase worden de meest elementaire basisvoorzieningen in orde gemaakt opdat de stress binnen de gezinssituatie wordt verminderd (hierbij kan nadruk liggen bij hulpverlening en het oplossen van dringende problemen). In deze fase kan dus ook sprake zijn van crisis, in dat geval is sprake van zeer intensieve ondersteuning. Daarna volgt de trainingsfase waarin coach/stagiaire en burger samen aan de slag gaan. In deze fase worden vaardigheden aangeleerd via training en coaching. In de laatste fase zijn burgers zelfstandig en is de coach/stagiaire vanaf de zijlijn betrokken: de burger doet het zelf (dit is de zelfstandige fase). 3.9 Evaluatie (bijlage vragenlijsten evaluatie ) o Er zijn drie verschillende soorten evaluatie s: Tussentijdse evaluatie Eindevaluatie Nazorgevaluatie o De evaluatievragenlijsten worden uitgewerkt in RIS in een speciaal daarvoor bestaand tabblad. o De tussentijdse evaluatie wordt gepland tijdens het lopende coachingstraject om voortgang en tevredenheid te bespreken. Een extra tussentijds evaluatiegesprek kan worden ingepland indien voortgang onvoldoende is. o Tijdens de eindevaluatie wordt samen met burger kritisch gekeken of alle doelen zijn behaald. Daarnaast wordt het coachingstraject samen met burger geëvalueerd. Er is een algemene vragenlijst waar vanuit burgers worden bevraagd naar hun ervaring en mening over het coachingstraject o Waar nodig worden extra hulpmiddelen uitgereikt o Er worden afspraken gemaakt over contact bij terugval of vragen, en er wordt een afspraak gemaakt voor een nazorggesprek o Soms is het nodig om de coaching geleidelijk af te bouwen i.v.m. terugval. In dat geval wordt voordat het nazorggesprek plaats vindt (na 4-6 maanden), een belcontact of huisbezoek ingepland o Verder kunnen partners of gespecialiseerde zorg worden ingezet, als nog specialistische begeleiding nodig blijft. o De laatste stap is een warme overdracht naar Voorwerk (vrijwilligerswerk). Indien er echter kansen zijn op een normale baan wordt daar samen met de vaste contactpersonen van W&I (Sozawe) op ingezet. De tijdens de begeleiding geleerde vaardigheden worden met W&I besproken en er wordt actief naar werk gezocht. 3.10 Nazorg (bijlage vragenlijsten evaluatie ) o De begeleiding wordt min of meer feestelijk afgesloten, soms met certificaat, fotomoment etc. De betrokkene kan het nu zelf. Hij/zij mag echter altijd opnieuw aankloppen als dat nodig is. o Van het deel Voorwerk of werk wordt een portfolio samengesteld. 10
o Er wordt na 4 tot 6 maanden na afsluiting van het traject een nazorggesprek ingepland o In sommige teams geldt extra nazorgactie: in dat geval worden cliënten 6 weken na het eindgesprek gebeld om te vragen hoe het gaat Afzonderlijke uitgangspunten gekoppeld aan trajectverloop: 3.11 Huisbezoek o Protocol huisbezoeken gemeente Rotterdam is van toepassing (bijlage Protocol Huisbezoeken ) o Alle huisbezoeken worden door een tweetal medewerkers uitgevoerd. Dit tweetal heeft zoveel mogelijk een zelfde samenstelling i.v.m. continuïteit in contact met bewoner. o Aantal huisbezoeken hangt af van de ernst van de situatie en vaardigheden van de bewoners. Minimaal één keer per week. In crisissituatie vaker o Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor weekplanning van huisbezoeken. Deze planning wordt voorafgaand aan de volgende week tijdens de laatste debriefing besproken en sluitend gemaakt. o Maak afspraken over afzeggen bij verhindering o Probeer indien mogelijk een vast moment in de week te kiezen voor het huisbezoek o Voorbereiding huisbezoek: Bereid huisbezoeken voor door op te schrijven waar je mee aan de slag wilt gaan (subdoelen/actiepunten). Je bedenkt dan meteen ook of je materiaal mee moet nemen voor eventuele trainingsactiviteiten (zoals een laptop of oefenmaterialen). 3.12 Crisis o Crisissen direct oppakken voorafgaand aan een eventuele intake. Overleg plegen met projectleiding of leiding bureau, als extra steun nodig is bij het oplossen (zie 6.2 opschaling) o Is er sprake van illegale situaties, zoals criminaliteit, illegaliteit, huiselijk geweld, kindermishandeling en bijvoorbeeld opzettelijke fraude met uitkeringen, dan worden die situatie beëindigd. De situatie wordt gemeld bij de projectleiding en die overlegt met de bureauleiding over de te nemen stappen. Uitgangspunt is dat de illegale activiteit per direct moet stoppen. Wel wordt de mogelijk schade voor die voor de burger ontstaat zoveel mogelijk beperkt en wordt er rekening gehouden met de belangen van kinderen (nooit zomaar op straat). In een aantal gevallen is echter niet te voorkomen dat aangifte wordt gedaan van misdrijven bij de politie. In geval van huiselijk geweld is het slachtoffer (de vrouw) echter degene die aangifte moet doen. De stedelijke procedure wordt gevolgd. (bijlage grenzen & stappenplannen (illegaliteit, huiselijk geweld, kindermishandeling) ) 3.13 Samenwerking o Vanuit het belang van de burger wordt er samengewerkt met een scala aan organisaties. Er is altijd overleg met- en toestemming van- de bewoner nodig. Bij CZ is er een wijkteam van zorgorganisaties waarmee wordt samengewerkt. Bij andere programmaonderdelen niet. Bureau Frontlijn blijft verantwoordelijk voor de basisbegeleiding (zie hoofdstuk 5: Informatie) 3.14 Standaard trainingen (bijlage standaard trainingen ) 11
o Per leefveld zijn er standaard trainingen die op individueel niveau aan betrokkenen wordt gegeven. Door oefenen worden mensen vaardiger. o Een aantal trainingen zijn geschikt (te maken) om in groepsverband te geven, als dat mogelijk is geniet dat de voorkeur o Een overzicht van standaard trainingen is bijgevoegd 3.15 Gezinstrainingen en workshops o Vanuit de verschillende programmaonderdelen zijn er trainingen en workshops. Ook voor individuele ouder en kind trainingen. Indien mogelijk wordt er in groepen getraind (efficiëntie), daarnaast wordt gebruik gemaakt van standaard individuele trainingen of maatwerk. In RIS kun je op niveau van subdoel en/of actiepunt trainingen en hulmiddelen voor de burger opvragen. 3.16 Oudertrainingen werk o Vanuit het E-leaningprogramma en E-TV, worden zowel op individueel als op groepsniveau trainingen gegeven. Bijvoorbeeld sollicitatietrainingen, brieven schrijven, gesprekken voeren, beroepenoriëntatie etc. In RIS kun je op niveau van subdoel en/of actiepunt trainingen en hulmiddelen voor de burger opvragen. 3.17 Standaard materiaal (bijlage standaard materiaal ) o Bij de start van de begeleiding of daarna op het meest geschikte moment krijgen betrokkenen (indien nodig) standaard materialen uitgereikt zoals; ordner perforator, kasboek, huishoudboekje, nadenkstoeltje, Roosters belonen en straffen, schoonmaakrooster, traphekje, CD-rom E-learning en een samen leren box 12
Hoofdstuk 4: Informatie 4.1 Registratiesysteem o Betrokkene heeft desgevraagd altijd recht op inzage eigen dossier (uitdraai/afschrift) o Elk contact met of over gezin moet in RIS worden geregistreerd met datum en tijd, dus huisbezoeken, telefonisch contact, contact op kantoor en contacten met partners o Het dossier (brondocument) moet compleet en up-to-date zijn 4.2 Informatie uitwisselen (mondeling/schriftelijk) o Voor alle medewerkers inclusief stagiaires, gelden de regels van vertrouwelijkheid en geheimhouding. Door alle medewerkers is daartoe een verklaring ondertekend of ambtseed/ambtsbelofte afgelegd. Extra aandacht voor beveiligen USB stick, versnipperen dossiers, notitieblok, zorgvuldigheid met papieren dossiers. o Passief kan vooraf aan een casus door partners informatie worden verstrekt door bijvoorbeeld veiligheidshuis, Dosa-regisseur, scholen etc. Deze informatie wordt tijdens de intake op waarheid gecontroleerd o Actief wordt uitsluitend informatie uitgewisseld met toestemming van de betrokkene o Anoniem kan informatie worden verstrekt aan partners, bijvoorbeeld rapportages of trends o Anoniem kan ten alle tijden advies gevraagd worden over een casus aan partners 13
o Wanneer rapportage wordt gedeeld met externen dan is het gezin hiervan op de hoogte en geeft het daar expliciet toestemming voor. Het is een belangrijk uitgangspunt dat het gezin expliciet op de hoogte wordt gebracht wanneer informatie wordt gedeeld met netwerkpartners. 4.3 Casemanagement(overleg) 1. Casemanagementoverleg vindt plaats indien het in het belang van burger is 2. Casemanagementoverleg vindt plaats met toestemming van burger. Burger is in beginsel aanwezig bij casemanagementoverleg (i.v.m. emancipatie en betrokkenheid eigen situatie) 3. Casemanagementoverleg kan alleen plaatsvinden zonder burger indien hij/zij toestemming geeft aan Bureau Frontlijn om als zaakwaarnemer op te treden. 4. Casemanagementoverleg zonder burger en zonder toestemming van burger vindt alleen plaats wanneer er een zwaarwegend belang is zoals kindermishandeling of huiselijk geweld. Laatstgenoemde situatie wordt altijd met projectleider besproken. Van dit contact wordt altijd verslag gedaan aan burger. 4.4 Rapportages mbt resultaten o Er wordt een jaarplanning gemaakt door projectleider, waarin alle programmaonderdelen, de te behalen resultaten en doelen en de financiële consequenties staan vermeld inclusief de nieuw te ontwikkelen programma s o Vanuit RIS wordt gerapporteerd aan ambtelijke bazen o Vanuit RIS worden standaard rapportages geleverd aan opdrachtgevers, deze zijn in alle gevallen geanonimiseerd. Tussen rapportages en eindrapportages, o Vanuit RIS rapporteert de projectleiding aan de bureauleiding 4.5 Netwerk o Sociale kaart van partners die een bijdrage leveren op casusniveau wordt (is) een sociale kaart gemaakt. De projectleiding is verantwoordelijk voor het up to date houden hiervan. Deze sociale kaart is opgenomen in de database van RIS o Tweemaandelijks wordt de bureau brede sociale kaart bijgewerkt door ondersteuning van de bureauleiding. Projectleiding geeft wijzigingen en aanvullingen door. Sociale kaart is geïntegreerd met het registratiesysteem. o Er wordt een lijst bijgehouden van interne en externe partners die belangrijk zijn voor de verdere ontwikkeling van projecten en nieuwe ideeën. Sociale kaart op stedelijk en landelijk niveau 4.6 Communicatie o Perscontacten gaan altijd via bureauleiding o Er is een protocol werkbezoeken (bijlage protocol werkbezoeken ) o Externe werkbezoeken worden besproken in het wekelijks projectleidersoverleg, wat is het doel van het bezoek en welke vorm (huisbezoeken, panelgesprek, presentatie). Eén projectleider is verantwoordelijk voor de organisatie. De anderen verlenen hand en span diensten waar nodig o Wat is het belang voor het project, is onderwerp van overleg en zo mogelijk wordt gestuurd op een hoger rendement 14
o Door bureau ondersteuning worden alle werkbezoeken bijgehouden en de eventuele resultaten o Als stagiaires worden ingezet tijdens het werkbezoek, bij voorkeur stagiaires die in 2e helft stagejaar zitten i.v.m. ervaring 4.7 Positie van de stagiaire bij informatiedeling o De coaches/stagiaires handelen over het algemeen samen met de ouders de communicatie met externen af op het niveau van de dagelijkse contacten (klantmanager/belastingdienst/kinderopvang/eneco/waterschap e.d.). De werkbegeleider monitort dit intensief. Wanneer er contact plaatsvindt met hulpverleners of andere betrokkenen die het dagelijkse contact overschrijden, dan wordt dit vooraf expliciet besproken tussen stagiaire en begeleider. Afhankelijk daarvan neemt één van hen contact op met de betrokken hulpverlener (bij voorkeur is dit de begeleider i.v.m. continuïteit en verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij het begeleidingsproces). o De coach/stagiaire zorgt ervoor dat rapportage die naar buiten gaat eerst met je werkbegeleider wordt voorbesproken. De werkbegeleider wordt altijd toegevoegd als geadresseerde wanneer het gaat om mailcontacten over casussen. 15
Hoofdstuk 5: Organisatie 5.1 Leiding algemeen o Bij Bureau Frontlijn wordt leiding geven volgens de principes van fairplay, proportionaliteit en subsidiariteit. Er wordt gestuurd op grote zelfstandigheid van de projectleiding, met wel voldoende ondersteuning. Er wordt ook gestuurd op onderlinge samenhang tussen de verschillende programmaonderdelen. Stagiaires en nieuwe medewerkers worden intensief begeleid. Er wordt veel geïnvesteerd in het kennisniveau van alle medewerkers, door middel van cursussen en korte trainingen. Zowel bij crisissen bij burgers als personele crisissen worden volgens het hierna volgende model opgeschaald. o Bureau Frontlijn hanteert een gedragscode - bijlage gedragscode Bureau Frontlijn 5.2 Algemeen opschalingsmodel en taken en verantwoordelijkheden Coach/stagiaire Werkbegeleider Algemeen projectleider Hoofd Bureau Frontlijn o Zie voor nadere uitleg over opschaling en knelpunten (bijlage opschaling en knelpunten) 5.3 Bureau leiding Verantwoordelijk voor: o Algehele verantwoordelijk voor totaal o Aquisitie o Duurzaamheid programma s o Personele taken o Financiële administratie o Kleine kas 5.4 Projectleider o Algeheel verantwoordelijk voor het project. Bij meerdere projectleiders is er één eindverantwoordelijk de anderen vervullen deeltaken bijvoorbeeld inhoudelijk of procesmatig en deeltaken bij aansturing o Stuurt de werkbegeleiders aan o Zorgt ervoor dat afgesproken resultaten worden behaald o Stuurt waar nodig bij o Rapporteert (in- en extern) en overlegt met leiding bureau o Verantwoordelijk voor interne en externe contacten o Verantwoordelijk deskundigheidsbevordering in afstemming met andere projectleiders o Verantwoordelijk voor werving o Verantwoordelijk voor inwerkperiode nieuw personeel of stagiaires o Verantwoordelijk ziekteverzuim en verlof o Verantwoordelijk sfeer en teambuilding 16
5.5 Werkbegeleider o Stuurt stagiaires aan op casusniveau, eindverantwoording voor caseload o Dagelijkse briefingen en D-briefingen o Verantwoordelijk voor toegewezen in- en externe contacten o Verantwoordelijk voor afhandelen crisissen o Verantwoordelijk dagelijkse gang van zaken o Meer controlerende functie in begin (telefoontjes, mailtjes (eerste 3 mnd) o Meedenken methodiekontwikkeling 5.6 Casusbegeleider o Betrokken bij actieve werving (indien van toepassing) o Betrokken als ervaringsdeskundige bij ingewikkelde casussen o Coaching on the job van werkbegeleiders en stagiaires o Betrokken bij kennisdeling binnen het team als ervaringsdeskundige 5.7 Coach o Verantwoordelijk op casusniveau 5.8 WEP er (werkervaringsplaats): o Werken ter ondersteuning van de werkbegeleider o Projectleider maakt individuele afspraken met WEP er omtrent taken en verantwoordelijkheden 5.9 Stagiaire o Verantwoordelijk op casusniveau o Stagiaires werken zoveel mogelijk in een vast koppel 5.10 Vrijwilliger o Verantwoordelijk voor toegewezen deeltaken 5.11 Algemene projectstructuur per team Projectleider Casusbegeleider werkbegeleider werkbegeleider Coaches/ Stagiaires werkbegeleider Coaches/ Stagiaires Coaches/ Stagiaires 17
5.12 Model leidinggeven o Onderstaand model wordt gebruikt bij Bureau Frontlijn. Bij situationeel leiderschap houdt men rekening met de kennis/ervaring en motivatie van de medewerkers. Steun I N S T R U C T I E Onbekwaam Bekwaam Onbewust Kennis en ervaring zijn niet aanwezig. Dus veel steun en veel instructie Kennis en ervaring zijn onbewust aanwezig. Dus minder instructie wel veel steun Bewust Men is zich ervan bewust dat kennis en ervaring nog onvoldoende aanwezig zijn. Dus veel instructie minder steun Kennis en ervaring zijn beide aanwezig Dus weinig steun en weinig instructie veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid 18