Offerteaanvraag Europese aanbesteding Voor de levering van PR- en (marketing)communicatiediensten en de levering van promotioneel drukwerk Voor ROC de Leijgraaf Status: Definitief Datum: 10-4-2012 Referentie: ROCL-2012-02 ROCL-2012-02 Pagina 1 van 30
Inhoudsopgave Begrippenlijst... 4 1.Inleiding... 7 1.1 Opbouw Offerteaanvraag... 7 1.2 ROC de Leijgraaf... 7 1.3 Doelstelling van de aanbesteding... 7 1.3.1 Afdeling Marketing, Verkoop & Communicatie... 8 1.3.2 Uitgangspunten... 8 1.3.3 Doelgroepen... 9 1.4 Overlegstructuren... 10 1.4.1 Interne communicatie structuur... 11 1.4.2 Externe communicatie... 12 1.5 Huidige situatie... 12 1.6 Gewenste situatie... 13 1.6.1 Managementinformatie... 13 1.6.2 Budgetten... 13 1.6.3 Omvang van de levering... 14 2 Inschrijvingsprocedure... 15 2.1 Bindende voorwaarden tot inschrijving... 15 2.2 Communicatie... 16 2.2.1. Contactpersoon aanbestedende dienst... 16 2.2.2 Contactpersoon inschrijver... 16 2.3 Vragen, toe- en inlichtingen op offerteaanvraag... 16 2.3.1 Indienen van Vragen... 16 2.3.2 Pre-bid meeting... 17 2.4 Wijze van aanbieden van Inschrijvingen... 17 2.5 Prijzen... 18 2.6 Rangorde documenten... 18 2.7 Onvolkomenheden... 18 2.8 Intellectueel eigendom... 18 2.9 Planning aanbesteding... 19 3 Geschiktheidscriteria... 20 3.1 Inleiding... 20 3.2 Uitsluitingsgronden... 20 ROCL-2012-02 Pagina 2 van 30
3.3 Selectiecriteria... 21 3.3.1 Eisen met betrekking tot economische en financiële draagkracht... 21 3.3.2 Eisen met betrekking tot vakbekwaamheid... 22 4 Gunningscriteria... 25 4.1 Gunningscriteria met uitsluitend karakter... 25 4.2 Overige gunningscriteria... 25 4.2.1 Prijs... 25 4.2.2 Kwaliteit... 27 4.3 Presentatie... 29 Bijlagen ROCL-2012-02 Pagina 3 van 30
Begrippenlijst Tenzij hier uitdrukkelijk van wordt afgeweken, hebben woorden die met een hoofdletter zijn geschreven (alsmede vervoegingen of het meer- en/of enkelvoud daarvan) de betekenis zoals hieronder vermeld. Artikel Een artikel uit de Conceptovereenkomst. Alternatief Een Inschrijving die niet bestekconform is, maar wel voldoet aan de minimumeisen die Opdrachtgever voor alternatieven stelt. Bao Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten van 16 juli 2005, Stb. 408, zoals laatstelijk gewijzigd. Bijlage Een bijlage (1 tot en met 14) bij de Offerteaanvraag. Beoordelingscommissie Samengesteld multidisciplinair team dat namens de Opdrachtgever de aanbesteding voorbereidt, uitvoert en de Inschrijvingen beoordeelt. Beoordelingsnormen De waarde die aan een Selectie- of Gunningscriterium wordt toegekend, alsmede de elementen die van belang zijn ter bepaling van de score die aan een betreffende Inschrijving per Selectie- of Gunningscriterium wordt toegekend. Combinant Een Ondernemer die onderdeel uitmaakt van een Samenwerkingsverband. EG-Richtlijn Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004, betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, die via het Bao in het Nederlandse rechtssysteem is geïmplementeerd. Europese aanbesteding Aanbesteding volgens de voorschriften van het Bao. Gunningscriteria Criteria, zoals vermeld in de Offerteaanvraag, op basis waarvan de Opdrachtgever de Inschrijvingen beoordeelt, rangschikt en aan de hand waarvan de Opdrachtgever bepaalt welke Inschrijving voor gunning in aanmerking komt. ROCL-2012-02 Pagina 4 van 30
Inschrijver Een Ondernemer die geïnteresseerd is in verwerving van de Opdracht en een Inschrijving doet. Inschrijving Een, naar aanleiding van een Offerteaanvraag, door een Inschrijver ingediend aanbod om de Opdracht uit te voeren. Nota van Inlichtingen Document waarin de antwoorden op vragen van Inschrijvers zijn opgenomen, alsmede eventuele wijzigingen van de Offerteaanvraag en/of Bijlagen. De Nota( s) van Inlichtingen maakt/maken onderdeel uit van de Offerteaanvraag en prevaleert/prevaleren boven het overige deel van de Offerteaanvraag en de daarbij behorende Bijlagen. Onderaannemer Persoon of organisatie die in opdracht van Opdrachtnemer, zonder voor hem in dienst te zijn, de uit deze aanbesteding voortvloeiende Overeenkomst gedeeltelijk uitvoert. Ondernemer Een aannemer, opdrachtnemer of dienstverlener als bedoeld in het Bao, of een Samenwerkingsverband. Offerteaanvraag Een beschrijving van de Opdracht en de voor die Opdracht geldende Selectie- en Gunningscriteria, Beoordelingsnormen en Uitsluitingsgronden. Het concept van de Overeenkomst maakt onderdeel uit van de Offerteaanvraag. Opdracht Een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten als bedoeld in het Bao, die het onderwerp is van een aanbesteding. Opdrachtgever De aanbestedende dienst, zijnde ROC de Leijgraaf. Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund en waarmee de Overeenkomst wordt gesloten. Openbare aanbestedingsprocedure Procedure waarbij alle belangstellende Ondernemers, naar aanleiding van een publicatie van de aanbesteding door Opdrachtgever, een Inschrijving mogen doen. Overeenkomst Een overeenkomst tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin de bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de Opdracht, alsmede de (overige) rechten en verplichtingen van betrokken partijen worden vastgelegd. Perceel Afgebakende onderdelen van een Opdracht, waarop, voor elk afzonderlijk deel, kan worden ingeschreven. ROCL-2012-02 Pagina 5 van 30
Samenwerkingsverband Combinatie van Ondernemers, die gezamenlijk een Inschrijving doen en die hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de gehele Opdracht. Selectiecriteria De eisen waaraan een Inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de Opdracht. Standaardformulier Formulier in de vorm van een verplicht voorgeschreven opmaak behorende bij een Offerteaanvraag, in te vullen door een Inschrijver. Uitsluitingsgronden Minimale eisen, gesteld door de Opdrachtgever, waaraan de Inschrijving moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor beoordeling. Werkdag Een kalenderdag, niet zijnde (i) een zaterdag of zondag, (ii) een algemeen erkende feestdag in Nederland of (iii) het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet. ROCL-2012-02 Pagina 6 van 30
1. Inleiding 1.1 Opbouw Offerteaanvraag In deze offerteaanvraag is in het eerste hoofdstuk allereerst ROC de Leijgraaf beschreven met daarbij de doelstelling van deze aanbesteding. Hoofdstuk 2 beschrijft de te volgen procedure rondom deze aanbesteding. Vervolgens zijn in hoofdstuk 3 de criteria beschreven waaraan u als Inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor de beoordeling van uw offerte. En ten slotte zijn alle gunningscriteria waarop de ingediende offerte wordt beoordeeld beschreven. In de bijlagen treft u aanvullende informatie aan en zijn tevens de invulbladen die gebruikt dienen te worden voor uw Inschrijving toegevoegd. 1.2 ROC de Leijgraaf ROC de Leijgraaf is een kennisinstelling, werkzaam in de regio Noordoost Brabant. Hier kunnen jongeren en volwassenen terecht voor een MBO-opleiding, deeltijd HAVO of VMBO- T (Vavo). Tevens beschikt het ROC over een Loopbaancentrum die deelnemers helpt bij (re)integratie en inburgering. Voor bedrijven en instellingen wordt contractonderwijs aangeboden in de vorm van passende opleidingen, cursussen en trainingen. De aangeboden opleidingen zijn onderverdeeld in de volgende leerwegen: - BOL; beroepsopleidende leerweg - BBL; beroepsbegeleidende leerweg - DT BOL; deeltijd beroepsopleidende leerweg - VAVO; Voortgezet Algemeen Volwassenen Onderwijs - NT2; staatsexamen Nederlands als tweede taal - KSE; Kwalificatiestructuur Educatie - Inburgering; - Cursussen en trainingen Deze opleidingen worden gegeven op diverse niveaus met verschillende studielooptijden en diverse startmomenten. Vestigingen van ROC de Leijgraaf bevinden zich in de volgende plaatsen: Oss, Veghel, Uden, Cuijk, Boxmeer en Mill. Momenteel heeft de organisatie 8500 deelnemers, voltijds dan wel in deeltijd, en ruim 700 personeelsleden. Voor meer informatie over ROC de Leijgraaf kunt u terecht op de website: www.leijgraaf.nl. Hier treft u het organogram en diverse andere informatie aan over de organisatie. 1.3 Doelstelling van de aanbesteding Voor de stafafdeling Marketing, communicatie & Verkoop wenst ROC de Leijgraaf, conform een openbare procedure, met één partij een overeenkomst aan te gaan, die voor al haar PR & communicatie belangen zal zorgdragen. Aangezien er geen eigen afdeling PR- Communicatie aanwezig is bij de Aanbesteder worden alle daaraan gerelateerde activiteiten (inclusief de levering van producten) in deze aanbesteding, in één perceel, meegenomen. Doelstelling van dit project is om een geschikte opdrachtnemer te vinden die als partner kan optreden in cruciale en omvangrijke communicatieprocessen. Deze aanbesteding zal moeten leiden tot het vinden van een professionele dienstverlener die zorgt voor het continueren en waar mogelijk uitbouwen van de positie van ROC de Leijgraaf als kennisonderneming in de regio door middel van het vertalen van de communicatiestrategie in daadwerkelijke acties. Met deze aanbesteding wenst ROC de Leijgraaf een geschikte Opdrachtnemer te contracteren die in staat is de dienstverlening naar behoren (kwalitatief en concurrerend) te leveren, conform de eisen die in dit Aanbestedingsdocument zijn vermeld. Een Inschrijving die betrekking heeft op onderdelen van een perceel wordt niet in behandeling genomen. ROCL-2012-02 Pagina 7 van 30
ROC de Leijgraaf zal voor het gehele perceel (1 perceel) een Inschrijver contracteren. Het doel is met ingang van 1 januari 2013 één overeenkomst voor een periode van twee jaar te sluiten, met de mogelijkheid tot verlenging met twee maal één jaar. Uit alle lagen van de organisatie (van bestuur tot medewerkers) zijn zoveel mogelijk de eisen en wensen geïnventariseerd. Deze aanbesteding richt zich op beoordeling van de kwaliteit van de opdrachtnemer, het inlevingsvermogen, de producten, de prijs en ervaring met het uitvoeren van dergelijke activiteiten. 1.3.1 Afdeling Marketing, Verkoop & Communicatie De stafafdeling Marketing, Verkoop & Communicatie (M,V&C), waar de opdrachtnemer straks deel van uit maakt, beschouwt het als haar taak om de organisatieonderdelen van ROC de Leijgraaf te voorzien van informatie over ontwikkelingen in de regionale arbeidsmarkt en gevraagd en ongevraagd te adviseren over afstemming van het aanbod van opleidingen en cursussen op het gebied van participatie, kwalificatie en innovatie. De stafafdeling faciliteert en initieert contractonderwijsactiviteiten en is daarnaast voor een groot deel eindverantwoordelijk voor de PR & communicatieactiviteiten. De markt waarop ROC de Leijgraaf actief is, is de regionale arbeidsmarkt in Noordoost- Brabant. De primaire rol van de Leijgraaf is om degenen, die zich aanbieden op de arbeidsmarkt, d.m.v. scholing zo kansrijk mogelijk te maken en ze daarmee te helpen een plek in het arbeidsproces te vinden en te behouden. Het marketingbeleid van ROC de Leijgraaf is gericht op het behouden en waarnodig uitbouwen van de positie van regionale beroepsopleider en loopbaancentrum door het aanbod op de vraag af te stemmen en zodoende in de behoeften van de regionale arbeidsmarktpartijen te voorzien. 1.3.2 Uitgangspunten Het marketingbeleid en daaruit voortvloeiende activiteiten vinden zijn oorsprong in de missie van ROC de Leijgraaf: ROC de Leijgraaf wil een wezenlijke bijdrage leveren aan een welvarend Noordoost- Brabant door mensen kansrijk te maken en hen een leven lang te laten leren. ROC de Leijgraaf heeft hierin een spilfunctie. Geworteld in en gevoed door Noordoost-Brabant. ROC de Leijgraaf beschouwt de inbedding in de regio als een van haar belangrijkste uitgangspunten. Met leren als uitgangspunt willen we partnerships aangaan in en met de regio. ROC de Leijgraaf werkt in een specifieke regio van de Nederlandse arbeidsmarkt, met specifieke behoeften en wensen van zowel jongeren, bedrijven, instellingen en gemeenten. In de vormgeving van haar marketingbeleid en haar aanbod neemt ROC de Leijgraaf deze behoeften als uitgangspunt. Daarom biedt ROC de Leijgraaf in het kader van het Leven Lang Leren regulier- en contractonderwijs aan. Het continue proces, waarin personen en organisaties de nodige kennis, vaardigheden en attitudes verwerven om hun professionele, sociale en culturele taken in een snel veranderende samenleving beter aan te kunnen, vraagt om een klantgerichte organisatie. ROCL-2012-02 Pagina 8 van 30
Naast maatschappelijke redenen, die verwoord zijn in de missie, zijn er een aantal belangrijke interne argumenten om naast regulier ook actief te zijn met contractonderwijs. Deze argumenten zijn: een verbetering in de aansluiting tussen vragen uit het veld en het regulier onderwijs; een actualisering van de kwalificaties van docenten; een betere benutting van de infrastructuur. 1.3.3 Doelgroepen Uit de missie blijkt dat de Leijgraaf zich richt op een breed pallet aan doelgroepen. Daarnaast heeft het ook te maken met een groot aantal beïnvloeders en actoren. Onderstaand figuur maakt inzichtelijk met welke partijen we te maken hebben. ROC de Leijgraaf heeft in kaart gebracht welke aspecten van de organisatie-identiteit relevantie hebben voor haar doelgroepen en tevens ROC de Leijgraaf te onderscheiden van andere deelnemers van contractonderwijs. Drie merkwaarden blijken relevant en onderscheidend en worden als uitgangspunt voor het communicatiebeleid genomen: Verbindingskracht. Theorie en praktijk verbinden, en mens en maatschappij bij elkaar brengen. Gewoon doen. Wij hebben oog voor hoofd, hart en handen. Een praktijkgerichte opleider zijn met de genen van een regio waar mensen doen en producten gemaakt worden. Dichtbij zijn. ROC de Leijgraaf is letterlijk dichtbij, met diverse vestigingen verspreid in de regio. Dat is waar regionaal voor staat: er concreet zijn voor onderwijs, overheid en ondernemingen. Maar ook in overdrachtelijke zin is de Leijgraaf dichtbij. ROCL-2012-02 Pagina 9 van 30
De communicatiestrategie voor 2012-2014 zal gericht zijn op: Behouden en nadrukkelijk doorvertalen richting interne en externe doelgroepen van sterke imagokenmerken: thuisgevoel, sfeer, arbeidsmarktaansluiting, beroepsvaardige studenten, carrièreperspectief, aansluiting op bedrijfsleven, betrokkenheid, goede voorlichting, aansluiting vmbo en eigentijds ingericht Bekend maken en bewijzen richting interne en externe doelgroepen van minder sterke, onontgonnen imagokenmerken: loopbaanbegeleiding, professionaliteit, servicegerichtheid, opleidingskwaliteit en de studentontwikkeling Bekend maken en bewijzen richting interne en externe doelgroepen van de totale dienstverleningsbreedte van ROC de Leijgraaf in de rol van regionale kennisinstelling met een duidelijke spilfunctie De communicatiedoelgroepen voor ROC de Leijgraaf zijn divers en niet homogeen. De verschillende doelgroepen zijn als volgt gerubriceerd. Tevens zijn per doelgroep de bijbehorende communicatieboodschappen genoemd: - Instroommarkt: ROC de Leijgraaf kiest voor jou - Zakelijke markt: ook voor bedrijfsopleidingen kunt u terecht bij de Leijgraaf - Interne organisatie: jij bent de sleutel tot succes - Arbeidsmarkt: de Leijgraaf heeft aandacht voor het individu - Overige stakeholders: de Leijgraaf is een kennisinstelling met een breed dienstenaanbod en een duidelijke spilfunctie in de regio Hoewel het van belang is dat de Leijgraaf waarden eenduidig gecommuniceerd worden richting de verschillende actoren, is er in zijn algemeenheid toch sprake van een gedifferentieerd marketingbeleid. Afhankelijk van de doelgroep kan bijvoorbeeld in de communicatie een bepaalde waarde extra belicht worden, de prijsstelling verschillen of het relatiemanagement anders georganiseerd zijn. 1.4 Overlegstructuren De organisatie ROC de Leijgraaf is ingericht volgens het matrix model. Lijnmanagement is verantwoordelijk. budgettering - planning - uitvoering Stafmanagement ondersteunt. adviseren - coördineren - innoveren Dit model is concreet vertaald naar de onderstaande onderwijs- en stafafdelingen. ROCL-2012-02 Pagina 10 van 30
1.4.1 Interne communicatie structuur De stafafdeling Marketing, Verkoop & Communicatie is integraal verantwoordelijk voor het communicatiebeleid en strategie. Voor de werving van reguliere leerlingen en zakelijke markt communicatie wordt er intensief samengewerkt met de onderwijsafdelingen. Voor concern communicatie en interne communicatie wordt er samengewerkt met het College van Bestuur en de twee andere stafafdelingen. Iedere onderwijsafdeling wordt aangestuurd door een afdelingsmanagement team (AMT). Een van de leden van dit AMT beheert de portefeuille Marketing, Verkoop & Communicatie. De commercieel directeur heeft periodiek overleg met de verschillende portefeuillehouders (tactisch marketingcommunicatie overleg). Iedere afdeling is tevens voorzien van een communicatie contactpersoon. Hij of zij wordt aangestuurd door de portefeuillehouder. Deze contactpersoon is betrokken bij allerlei operationele communicatie activiteiten. De communicatiecontactpersonen hebben periodiek een operationeel Marketingcommunicatieoverleg, gedurende dit overleg worden alle operationele activiteiten in het tijdsbestek van 3 maanden besproken en in gang gezet. De onderwijsafdelingen zijn opgebouwd uit verschillende teams. Ieder team kent een zogenaamde regisseur instroom en werving. De communicatie contactpersoon stemt activiteiten zoals een Open Dag of een Informatie Avond af met deze regisseurs zodat bij een event iedereen betrokken is. Naast bovengenoemde tactisch en operationeel overleg is er periodiek een overleg tussen de commercieel directeur en het College van Bestuur. Hier worden thema s als concerncommunicatie en nieuwe projecten besproken. ROCL-2012-02 Pagina 11 van 30
De besproken communicatiestructuur laat zich als volgt grafisch weergeven. Betrokken medewerkers Van inschrijver Strategisch MVC niveau (CvB en commercieel directeur) Marketingberaad Strategisch adviseur MT agendapunt MARCOM Tactisch MVC niveau (portefeuillehouders en commercieel directeur) Portefeuillehouders overleg Strategisch adviseur & accountmanagement AMT agendapunt MARCOM Operationeel MVC niveau Operationeel MARCOM team met account manager en projectmanagers Accountmanagement & projectmanagers Onze toekomstige opdrachtnemer is bij alle overleggen betrokken. Bij het strategisch overleg zijn de account director / accountmanager en de strategische adviseur betrokken. Bij het tactisch overleg zijn de account director / accountmanager betrokken en bij het operationeel overleg is de accountmanager en zo nodig een projectmanager aanwezig. 1.4.2 Externe communicatie ROC de Leijgraaf kent diverse stakeholders en participeert ook in diverse overleggen. De opdrachtnemer vertegenwoordigt hierbij de Leijgraaf. Voorbeelden hiervan zijn het MBO communicatienetwerk, gemeentelijk overleg en het hofleveranciersoverleg met de diverse omringende VMBO s. 1.5 Huidige situatie ROC de Leijgraaf heeft enkele jaren geleden al haar PR- en communicatieactiviteiten uitbesteed aan een derde. Op geen enkele wijze voert de Aanbesteder deze activiteiten nog zelf uit. De volgende onderdelen zijn uitbesteed: - alle interne en externe communicatie (behalve perscontacten); - alle vormgeving; - alle communicatie uitingen (digitaal, papier, beeldschermen; - de gehele huisstijlbewaking; - de inkoop van promotioneel drukwerk; - het beheer van alle bestanden en back-uppen hiervan; - het tekstschrijven; - het persbeleid en het schrijven van persberichten; - evenementen organisatie (zoals open dag, informatieavonden, decanendag etc.). ROCL-2012-02 Pagina 12 van 30
1.6 Gewenste situatie De Aanbesteder wil het huidige niveau van dienstverlening en leveringen continueren door deze bij één Opdrachtnemer onder te brengen. De Aanbesteder staat open voor vernieuwingen of aanvullingen op de huidige dienstverlening, zolang deze aansluiten bij het strategisch plan van de afdeling. De Inschrijver dient aan te sluiten bij de huidige communicatiestructuren en organisatie. Het is aan de Inschrijver om de resultaten van communicatie-inspanningen meetbaar te maken, waarbij een opsplitsing wordt gemaakt naar de diverse uitingen en/of activiteiten. De Aanbesteder wil de komende periode online marketing en online communicatie instrumenten, prominent inzetten voor zowel het werven van leerlingen (instroommarkt) als communicatie met zittende leerlingen, medewerkers en het regionale bedrijfsleven, gemeenten en instellingen. De Aanbesteder zal de ervaringen en aantoonbare resultaten op dit gebied meenemen in de beoordelingen van de Inschrijvingen. De Aanbesteder zal kritisch kijken naar de kwaliteit dienstverlening en de wijze waarop de nieuwe leverancier haar processen georganiseerd heeft. De Aanbesteder wil op strategisch niveau een koppeling maken met een ervaren strategisch denker. Dit dient een vast contactpersoon te zijn die dicht bij de organisatie komt te staan. Op tactisch niveau wil de Aanbesteder altijd te maken krijgen met slechts één contactpersoon, aan wie bepaalde eisen gesteld worden (opleiding, ervaring en kennisniveau). De Aanbesteder realiseert zich de complexiteit van deze dienstverlening en is bereid om voldoende energie te steken in het realiseren van een optimale samenwerking. Het College van Bestuur wil minimaal één keer per maand een strategisch overleg hebben met de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer krijgt de beschikking over een eigen e-mail account, intern telefoonnummer en visitekaartjes van de Aanbesteder om zich te kunnen profileren als de vertegenwoordiger van de Aanbesteder. De Opdrachtnemer zal moeten deelnemen aan belangrijke overleggen (intern en extern) waar PR- en communicatieonderwerpen aan de orde komen. Dit zullen ook overleggen zijn met andere (onderwijs)instellingen. De bandbreedte waarbinnen gewerkt kan worden, zal tijdens de strategische overleggen besproken worden. 1.6.1 Managementinformatie De Opdrachtnemer levert minimaal tien werkdagen voorafgaand aan elk driemaandelijks overleg managementinformatie aan die ten minste bestaat uit: Bedrijfsplan & Jaarplan tevens budget versus werkelijkheid Overzicht projecten en uren die buiten het bedrijfsplan en jaarplan vallen Overzichtstatistieken van resultaatsmetingen zoals bezoekers van digitale publicaties Overzichten voorraad drukwerk en verbruik Overzichten eventuele klachten en status van afhandeling ervan Opsplitsing van ingezette uren en budgetten naar activiteiten Resultaten van metingen uitgesplitst naar activiteiten/uitingen 1.6.2 Budgetten Elk jaar wordt er samen met de Opdrachtnemer op strategisch niveau een jaarplan vastgesteld. De uitwerking en invulling hiervan vindt plaats op tactisch en operationeel niveau. Pas na goedkeuring op strategisch niveau worden budgetten toegekend. Het is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om deze budgetten te bewaken. Er wordt dus gewerkt binnen dit vastgestelde budget. Per maand wordt hier een voorschot op verstrekt en middels een facturatie worden de werkelijke kosten in rekening of mindering ROCL-2012-02 Pagina 13 van 30
gebracht. Meerwerk mag pas worden gefactureerd na uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever. 1.6.3 Omvang van de levering Aan de hieronder omschreven hoeveelheid kan de Inschrijver bij een gunning geen rechten ontlenen, de omvang wordt gebruikt voor de beoordeling van de prijs van de Inschrijver. Voor alle deelnemingen (moeder- en/of dochterbedrijven) van ROC De Leijgraaf, dan wel instellingen die nu of in de toekomst vallen onder een kenniseenheid, alsmede alle instellingen en/of bedrijven die organisatorisch vallen onder het samenwerkingsverband ROC De Leijgraaf geldt dat zij, indien gewenst, gebruik kunnen maken van de Overeenkomst voortvloeiend uit de Aanbesteding. Alle overeengekomen voorwaarden en bepalingen zullen voor deze deelnemingen van toepassing zijn. Activiteit Aantal uur 2011 Begeleiding Totaal 3050 Strategie, communicatie- en media advies 550 Account management 800 Project management 1100 Concept en ontwerp 600 Creatie Totaal 2150 PR- en tekstschrijven 1150 DTP, incl. internet onderhoud 1000 Activiteit Bedragen 2011 Productiekosten 150.000,00 Prints, opslag media, pdf etc. 7.000,00 Internetdiensten, drukwerk, fotografie etc. 143.000,00 Mediakosten Bedragen 2011 Media-inkoop, handling en plaatsingskosten 75.000,00 Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Bovengenoemde bedragen en activiteiten hebben betrekking op de operationele kosten in 2011. Investeringen zijn buiten beschouwing gelaten. Voor komende jaren worden met name investeringen verwacht op de gebieden van online marketing & communicatie (o.a. website, narrow casting, introductie SharePoint). De Aanbesteder houdt zich het recht voor om deze investeringen bij een derde partij in opdracht te geven. ROCL-2012-02 Pagina 14 van 30
2 Inschrijvingsprocedure 2.1 Bindende voorwaarden tot inschrijving Het doen van een inschrijving houdt in dat u met de bepalingen uit dit beschrijvend document instemt: U dient de inschrijving geheel in overeenstemming met dit beschrijvend document en bijbehorende documenten aan te leveren; Uw inschrijving dient door een daartoe rechtsgeldig bevoegd persoon te worden ondertekend; Uw inschrijving dient voor de aanbestedende dienst geheel kosteloos te zijn; Op deze offerteaanvraag en op alle daaruit voortvloeiende (rechts)handelingen zijn de algemene inkoopvoorwaarden voor diensten van ROC de Leijgraaf van toepassing. In bijlage 3: Algemene inkoopvoorwaarden vindt u een exemplaar. Uw algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten; Uw inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden; U mag de gegevens, die ROC de Leijgraaf u in verband met deze procedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt; Intellectueel eigendom: u mag dit beschrijvend document uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt. Het is u niet toegestaan het beschrijvend document en bijbehorende documenten aan derden ter beschikking te stellen of voor een ander doel dan waarvoor deze is verstrekt te verveelvoudigen; Het is niet toegestaan medewerk(st)ers van de aanbestedende dienst tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan verwoord in dit document; Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in uw bedrijfsvoering welke van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de contactpersonen als vermeld onder paragraaf 2.2.1. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens heeft de Aanbesteder geen verplichting tot gunning. Door het doen van een inschrijving verklaart u zich akkoord met het voorbehoud en het op dat gebied gestelde; Indien u gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat u uw voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt de aanbestedende dienst zich eveneens het recht voor uw inschrijving om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen; U heeft in bovenstaande situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins; ROC de Leijgraaf zal uw inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke welke u in het kader van de aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen; De door u ingediende Inschrijving is onherroepelijk en onvoorwaardelijk. Herroepelijke en voorwaardelijke Inschrijvingen worden uitgesloten van de aanbesteding. De door u verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen; Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij u; Op het moment van gunning zijn de voorwaarden van de opgegeven dienstverlening en de aangeboden tarieven van de inschrijver, zonder uitzondering van toepassing. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn exclusief BTW, echter inclusief alle overige kosten. De prijzen dienen gesteld te zijn in euro s. ROCL-2012-02 Pagina 15 van 30
2.2 Communicatie 2.2.1. Contactpersoon aanbestedende dienst De contactpersoon gedurende de aanbestedingsfase namens de aanbestedende dienst is: Naam Aanbesteder Bezoekadres Vestigingsplaats ROC de Leijgraaf Euterpelaan 100 5344 CS Oss Postadres Woonplaats Postbus 420 5460 AK Veghel Contactpersoon Functie E-mailadres Homepage Mevrouw L. Francois Coördinator Inkoop lineke.francois@leijgraaf.nl www.leijgraaf.nl 2.2.2 Contactpersoon inschrijver ROC de Leijgraaf wil het contact met de Inschrijver laten verlopen via een vaste contactpersoon en (bij afwezigheid) door een plaatsvervanger. Beide contactpersonen van de Inschrijver hebben volledige beslissingsbevoegdheid en zijn gemachtigd om namens de Inschrijver op te treden. U kunt het formulier in bijlage 2 gebruiken voor het invullen van de gegevens van deze contactpersonen. 2.3 Vragen, toe- en inlichtingen op offerteaanvraag 2.3.1 Indienen van Vragen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding dienen uitsluitend per e-mail te gebeuren via het hierboven opgegeven e-mailadres onder vermelding Aanbesteding PR- en communicatie. Gedurende de aanbestedingsprocedure is het niet toegestaan contact op te nemen met andere personen binnen ROC de Leijgraaf met betrekking tot de inhoud van de aanbesteding. Ten aanzien van de informatie-uitwisseling geldt expliciet dat telefonische vragen niet in behandeling worden genomen. Alle door of namens ROC de Leijgraaf verstrekte mondelinge informatie heeft geen enkele rechtsgeldigheid, tenzij deze schriftelijk is bevestigd in een Nota van Inlichtingen. Het standaardformulier voor het indienen van de vragen treft u aan als bijlage 5. De Inschrijver mag deze digitale documenten qua inhoud, lay-out en vorm niet aanpassen. Geïnteresseerden hebben tot maandag 7 mei 2012 voor 17.00 om vragen in te dienen voor de 1 e ronde. Uiterlijk 15 mei 2012 wordt de 1 e Nota van Inlichtingen enkel via aanbestedingskalender gepubliceerd. Vervolgens is er nog een tweede mogelijkheid tot het stellen van vragen, deze dienen uiterlijk donderdag 7 juni 2012 voor 12.00 uur per e- ROCL-2012-02 Pagina 16 van 30
mail te worden gesteld. Beantwoording vindt plaats door middel van publicatie van de 2 e Nota van Inlichtingen op donderdag 14 juni 2012. De Nota s van Inlichtingen bevatten geanonimiseerde antwoorden op alle ontvangen vragen van aanbieders en eventuele verdere toe- en inlichtingen. De Nota s van Inlichtingen gelden als aanvulling op de offerteaanvraag en maken hiervan onderdeel uit. 2.3.2 Pre-bid meeting Bij voldoende aanmeldingen zal een Prebid-meeting gehouden worden, waarin de achtergrond van de aanbesteding zal worden toegelicht In verband met het ter beschikking stellen van een passende ruimte, worden Inschrijvers die aan de informatiebijeenkomst wensen deel te nemen verzocht hun gewenste aanwezigheid uiterlijk 21 mei 2012 voor 12.00 uur per e-mail kenbaar te maken aan de in 2.2.1 genoemde contactpersoon. Per Inschrijver zullen maximaal 2 vertegenwoordigers bij deze Prebid-meeting worden toegelaten. Indien de prebid-meeting doorgang vindt, zal deze in beginsel plaatsvinden op 24 mei 2012 om 10.30 uur op een locatie van ROC de Leijgraaf. U kunt zich melden bij de receptie van het gebouw. 2.4 Wijze van aanbieden van Inschrijvingen Alleen Inschrijvingen die met inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden neemt ROC de Leijgraaf in behandeling: - De Inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend in tweevoud en 1 exemplaar digitaal (USB stick, CD-ROM of DVD) uiterlijk dinsdag 14 augustus voor 12:00 uur ontvangen te zijn door ROC de Leijgraaf. - Per e-mail of fax ingediende Inschrijvingen worden niet in behandeling genomen. - De Inschrijving is minimaal geldig tot 31 december 2012 - Na bovengenoemd tijdstip is het aanbieden van een Inschrijving niet meer mogelijk en kan een partij niet meer deelnemen aan de aanbesteding. - De aanduiding van de hoofdstukken in de Inschrijving dient in overeenstemming te zijn met de in de offerteaanvraag en bijlagen beschreven volgorde en aangegeven aanduiding. - Officiële documenten dienen ondertekend te zijn door een daartoe bevoegde functionaris. - Als u uw Inschrijving persoonlijk bezorgt, dan mag u deze uitsluitend afgeven bij de algemene receptie, op het bezoekadres (zie 2.2.1). Bij persoonlijke bezorging ontvangt u een bewijs van ontvangst met vermelding van datum en tijdstip. - Frankeer de envelop, waarmee u uw Inschrijving inzendt, voldoende. - Op verzoek zendt ROC de Leijgraaf u een Proces Verbaal van Opening toe. - Het risico van iedere vertraging (ook bij aanlevering per post of koeriersdienst) is voor uw eigen rekening; - De te hanteren volgorde van de in te dienen Inschrijving staat beschreven in bijlage 1. - De Inschrijving dient in een gesloten envelop (of doos) ingeleverd te worden. U vermeld op de envelop expliciet de volgende gegevens: ROCL-2012-02 Pagina 17 van 30
ROC de Leijgraaf Postbus 420, 5460 AK Veghel Europese aanbesteding PR- en communicatiediensten t.a.v. mevrouw Lineke Francois Niet openen voor 14 augustus 2012; 12.00 uur Inschrijvingen welke niet aan de wijze van aanbieden voldoen, zullen door de met de opening belaste medewerkers niet ter evaluatie worden aangeboden. Indien dit laatste het geval mocht zijn dan zult u hierover schriftelijk worden geïnformeerd, onder vermelding van de reden. 2.5 Prijzen ROC de Leijgraaf voert geen prijsonderhandelingen. Dit betekent dat de Inschrijver de prijs volledig bepaalt door het indienen van een inschrijving en dat deze slechts een gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden. ROC de Leijgraaf wil vaste prijzen waarin eventuele kortingspercentages reeds verwerkt zijn. De prijs voor drukwerkproducten is bindend, het risico voor reclameopbrengsten ligt geheel bij de Inschrijver. 2.6 Rangorde documenten Ingeval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en de offerteaanvraag prevaleert het bepaalde in de Nota van inlichtingen. Indien er meer Nota s van Inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.7 Onvolkomenheden Dit document is met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk negen dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving, aan de onder paragraaf 2.2.1 per e-mail kenbaar te maken met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Als naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in dit beschrijvend document zitten en deze niet door inschrijver zijn gemeld, dan zal dit in het voordeel van ROC de Leijgraaf worden uitgelegd. 2.8 Intellectueel eigendom Uw inschrijving en alle bijlagen welke u in het kader van deze aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven, worden op het moment van ontvangst eigendom van ROC de Leijgraaf. ROC de Leijgraaf heeft het recht om ideeën, suggesties, (tekst)voorstellen en andere door de inschrijver verstrekte informatie en documenten in het kader van deze aanbesteding te gebruiken/bewerken, ook al wordt de opdracht niet aan de inschrijver gegund. Het gebruik, de bewerking of andersoortige modellering geeft geen recht op enige vergoeding onder welke naam of titel dan ook. ROC de Leijgraaf staat er echter voor in dat informatie afkomstig van de inschrijver, waarvan hij de vertrouwelijkheid kent dan ROCL-2012-02 Pagina 18 van 30
wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal worden behandeld en in ieder geval rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de inschrijver. 2.9 Planning aanbesteding De planning van de aanbesteding is, onder voorbehoud, als volgt: Activiteit Datum Publicatie 10 april 2012 Uiterste datum stellen vragen 7 mei 2012 voor 12.00 uur Publicatie Nota van Inlichtingen 15 mei 2012 Aanmelden pre-bid meeting 21 mei 2012 voor 12.00 uur Pre-bid meeting (onder voorbehoud) 24 mei 2012 om 10.30 Uiterste datum stellen vragen 7 juni 2012 voor 12.00 uur Publicatie 2 e Nota van Inlichtingen 14 juni 2012 Uiterste inleverdatum Inschrijvingen 14 augustus 2012 voor 12.00 uur Uitnodiging Inschrijvers presentatie 21 augustus 2012 Presentatie 28 augustus 2012 Voorlopige gunning 6 september 2012 Gunning 20 september 2012 Ingangsdatum overeenkomst 1 januari 2013 ROCL-2012-02 Pagina 19 van 30
3 Geschiktheidscriteria 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de, in het kader van deze aanbestedingsprocedure, te hanteren Uitsluitingsgronden en Selectiecriteria omschreven. De Uitsluitingsgronden en de Selectiecriteria dienen ertoe de Opdrachtgever te overtuigen dat de Inschrijver geschikt kan worden geacht de te gunnen Opdrachten correct en tijdig uit te voeren De Inschrijver dient aan de in dit hoofdstuk gestelde eisen te voldoen en de Bijlagen volledig in te vullen. Indien niet aan een van de gestelde eisen wordt voldaan volgt uitsluiting van verdere beoordeling. 3.2 Uitsluitingsgronden De Opdrachtgever sluit van deelneming aan de Opdracht uit iedere Inschrijver: Jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. De Opdrachtgever kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de hierboven weergegeven Uitsluitingsgronden. De Opdrachtgever sluit van deelneming aan de Opdracht uit iedere Inschrijver: a. die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving; b. wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving, aanhangig is gemaakt; c. jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; d. die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de Opdrachtgever aannemelijk kan maken; e. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland; f. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland, of ROCL-2012-02 Pagina 20 van 30