Nieuwsbrief Loonadministratie Hierbij ontvangt u de nieuwsbrief van de loonadministratie 2012-2013. In deze nieuwsbrief vermelden wij de belangrijkste wijzigingen die overheid door wil voeren en de gevolgen hiervan voor u als ondernemer en uw loonadministratie. - Levensloop => Vitaliteitsregeling De levensloopregeling waarmee werknemers met fiscale hulp kunnen sparen voor verlofdagen en een sabbatical gaat verdwijnen. Het overgangsrecht voor de levensloopregeling wordt aangepast. Tot 31 december 2021 kunnen deelnemers het opgebouwde levenslooptegoed vrij besteden. In 2013 kunnen deelnemers aan de levensloopregeling het saldo tegen een bijzonder regeling opnemen, dit volgens de toezegging van de staatssecretaris van Ministerie van Financiën. Van het opgenomen bedrag is 20% belastingvrij over het restant zal men regulier belasting verschuldigd zijn. De bedoeling van deze regeling, die alleen zal gelden in 2013, is de hoop de economie op deze manier een positieve stimulans te geven. Aanvankelijk zou de levensloopregeling opgaan in de vitaliteits-regeling maar deze plannen zijn met het Belastingplan van 2013 geschrapt. - Forensentaks Het wetsvoorstel herziening fiscale behandeling woon-werkverkeer is officieel ingetrokken. In dit wetsvoorstel was opgenomen dat de onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer zou komen te vervallen. Aangezien het voorstel is ingetrokken betekent dit dat reiskostenvergoedingen voorlopig onbelast kan blijven en dat woon-werk kilometers die werknemers maken met een auto van de zaak niet als privé kilometers gelden. - Wijziging premiekorting Per 1 januari 2013 treden er een aantal wijzigingen op ten aanzien van het in dienst nemen van een oudere of arbeidsgehandicapte werknemer. - Neemt u een 50-plusser met een uitkering in dienst, dan heeft u recht op een premiekorting van 7.000,- per jaar (was 6.500,-); - Neemt u een zieke of arbeidsgehandicapte werknemer in dienst, die minimaal het minimumloon verdient, stijgt de premiekorting van 2.042,- naar 7.000,- per jaar; - Neemt u een werknemer met een WAJONG-uitkering in dient met loondispensatie, dan heeft u mogelijk recht op een premiekorting van 3.500,- per jaar; - De premiekorting voor 62-plussers komt te vervallen.
- Wet Allocatie Arbeidskrachten Door Intermediairs (WAADI) Sinds enige tijd moeten bedrijven die arbeidskrachten ter beschikking stellen aan andere bedrijven voldoen aan de registratieplicht Waadi (Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs). Concreet houdt dit in dat bedrijven die deze arbeidskrachten ter beschikking stellen een extra vermelding van de doelomschrijving in het Handelsregister van de kamer van Koophandel moeten hebben (de zogenaamde SBI code moet worden aangevuld met bijvoorbeeld uitzenden, detacheren of ter beschikking stellen van personeel aan derden). Mogelijk verhuurt u uw eigen personeel wel eens aan een collega ondernemer of opdrachtgever. In dit geval zult u dit kenbaar moeten maken bij de Kamer van Koophandel, dit is mogelijk door een wijzigingsformulier van de KvK in te vullen. Bovenstaande geldt voor ondernemingen die personeel ter beschikking stellen aan anderen. Het kan voorkomen dat uw bedrijf personeel (dus: geen ZZP er, maar echt personeel) van een ander bedrijf inhuurt als gevolg van bijvoorbeeld een piek in de werkzaamheden. Deze bedrijven dienen uiteraard zelf zorg te dragen voor de wijziging bij de Kamer van Koophandel. Indien bedrijven niet goed geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel, kan de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid een boete van 12.000 opleggen (voor elke arbeidskracht die wordt verhuurd) aan zowel verhuurder als inlener. De registratieplicht Waadi heeft derhalve ook consequenties voor bedrijven die personeel inlenen. Als zij zaken doen met een bedrijf waarbij de registratie niet juist is bij de Kamer van Koophandel, loopt dit bedrijf eveneens het risico op een boete van 12.000 voor elke arbeidskracht die via een niet-geregistreerd bedrijf aan het werk is. Wij adviseren u derhalve om bij de bedrijven waar u personeel van inhuurt te controleren of de juiste SBI-code bij de Kamer van Koophandel is toegevoegd. Mocht u zelf personeel uitlenen adviseren wij het wijzigingsformulier te gebruiken om dit kenbaar te maken bij de Kamer van Koophandel. - Wet Uniformering Loonbegrip (WUL) Vanaf 1 januari wordt het loonstrookje van uw werknemers eenvoudiger. Er komt dan namelijk één loonbegrip voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).
Het uniformeren van het loonbegrip heeft voor u als werkgever belangrijke gevolgen voor onder andere: - de vergoeding van de bijdrage Zvw; - de bijtelling privégebruik auto; - de WW-Awf premie - de levensloopregeling Vergoeding van de bijdrage Zvw Nu wordt de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw nog vergoedt door de werkgever en wordt tegelijktijd ingehouden op het loon van de werknemers.uw werknemer is over deze vergoeding loonbelasting/premie volksverzekeringen verschuldigd. Vanaf 1 januari 2013 wordt de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw vervangen door een werkgeversheffing Zvw. De werknemer ziet de inkomensafhankelijke bijdrage niet meer terug op zijn loonstrook. Hij is de bijdrage niet meer verschuldigd en uw bijdrage (de nieuwe werkgeversheffing) wordt niet gezien als loon voor de werknemer. Uitzondering De bijdrage Zvw wordt niet helemaal afgeschaft. Voor bepaalde werknemers, zoals de directeur-grootaandeelhouder die niet verplicht verzekerd is voor de werknemersverzekeringen, verandert er niets. Als werkgever blijft u in dat geval de bijdrage Zvw inhouden op het nettoloon. De bijdrage (een bepaald percentage) wordt berekend over het loon voor de Zvw. Bijtelling privégebruik auto Een andere belangrijke wijziging is de behandeling van de bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak. Nu is deze bijtelling nog loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de Zvw, maar geen loon voor de werknemersverzekeringen. Vanaf 1 januari 2013 is de bijtelling privégebruik auto ook loon voor de werknemersverzekeringen. Haalt uw werknemer nu niet het maximumpremieloon, maar straks wel doordat de auto van de zaak voortaan meetelt, dan moet u volgend jaar meer premies werknemersverzekeringen afdragen. Voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet geldt nu dat een werkgever zich voor een eventuele naheffing kan vrijwaren door gebruik te maken van een Verklaring geen privé gebruik auto of een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Dat kan straks ook voor de premieheffing werknemersverzekeringen, indien en voor zover de genoemde verklaringen uiteraard in hun huidige vorm blijven bestaan. In het geval (achteraf) blijkt dat toch een bijtelling had moeten plaatsvinden, vindt in die situatie de naheffing plaats bij de werknemer, tenzij de werkgever feitelijk wist dat er ondanks de verklaring sprake was van privégebruik.
WW-Awf premie Het werknemersdeel van de WW-premie voor het Awf (Algemeen Wachtgeldfonds) wordt geheel afgeschaft. Tevens komt de Awf-franchise volledig te vervallen. Het vervallen van de franchise zou gepaard gaan met een lager premiepercentage. Echter voor werkgevers die veel werknemers in dienst hebben met een laag loon betekent dit waarschijnlijk een stijging van de Ww-lasten. Levensloopregeling Spaart uw werknemer in een levensloopregeling, dan is de inleg per 1 januari 2013 geen loon meer, dus ook niet voor de werknemersverzekeringen. De inleg is dan aftrekbaar voor alle loonheffingen en uw bijdrage is geen loon. Neemt uw werknemer in 2013 levenslooptegoed op, dan is deze opname loon voor alle loonheffingen, dus inclusief de werknemersverzekeringen. - Werkkostenregeling (WKR) Vanaf 1 januari 2011 kunnen werkgevers gebruik maken van de Werkkostenregeling. Tot nu toe hebben nog maar weinig werkgevers de overstap gemaakt. De Werkkostenregeling is namelijk nog niet verplicht. Nog één jaar, tot en met 2013, mag u nog kiezen voor het oude systeem van (vrije) vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer. De Werkkostenregeling betekent werk aan de winkel, verdiep u nu al in de Werkkostenregeling, want voor u het weet is het 2014 en is de regeling verplicht. De Werkkostenregeling in het kort De regeling komt op het volgende neer: u mag tot maximaal 1,5% (% 2013)van de totale fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Dit heet de vrije ruimte. Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden gerichte vrijstellingen, zoals voor cursussen, maaltijden bij overwerk en zakelijke verhuiskosten. Voor bepaalde vormen van loon in natura geldt een nihilwaardering. Denk bijvoorbeeld aan de ter beschikking gestelde mobiele telefoon of smartphone, waarvan het zakelijk gebruik meer dan 10% is. Bereid u op tijd voor De keuze voor de Werkkostenregeling is niet van de ene op de andere dag gemaakt. U zult zich goed moeten voorbereiden. Dat kan door vier stappen te volgen:
1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. De gegevens vindt u terug in uw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden. 2. Deel de kosten in: wat valt onder de vrije ruimte, vallen bepaalde vergoedingen of verstrekkingen onder de gerichte vrijstelling of is wellicht een nihilwaardering van toepassing? 3. Bepaal de fiscale loonsom. Hier moet u uitgaan van een schatting. Wellicht heeft u al aardig in kaart waar het totale fiscale loon eind 2012 op uitkomt. Volgend jaar hoort de werkgeversbijdrage Zvw niet meer tot het fiscaal loon van uw werknemers. Dat betekent dat het belastbaar (fiscaal) loon van uw werknemers volgend jaar dus iets daalt. Houd hier rekening mee in uw schatting. 4. Overleg op tijd met uw werknemers en de ondernemingsraad. Het kan zijn dat u door de Werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. In de meeste gevallen heeft u hiervoor toestemming nodig van uw werknemers. Overleg is dan ook geboden. Sluit u een nieuw arbeidscontract af, houd dan alvast rekening met de komst van de Werkkostenregeling. Jaarlijks dient u als werkgever te kiezen voor de methode van de werkkostenregeling of dat u het oude regime van vergoedingen en verstrekking blijft hanteren. Vanaf 1 januari 2014 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers. Uiteraard kunt u voor meer informatie of voor een berekening van wat de WKR voor u zult gaan betekenen contact met ons opnemen. - WML (wettelijk minimumloon) Elk jaar worden de bruto bedragen van het wettelijk minimumloon verhoogd. Het bruto minimumloon per 1 januari 2013 is als volgt: - 23 jaar en ouder 1.469,40 per maand - 22 jaar 1.249,00 per maand - 21 jaar 1.065,30 per maand - 20 jaar 903,70 per maand - 19 jaar 771,45 per maand - 18 jaar 668,60 per maand - 17 jaar 580,40 per maand - 16 jaar 506,95 per maand - 15 jaar 440,80 per maand
- Overige wijzigingen - modernisering Ziektewet en WGA-flex De Eerste Kamer ging kortgeleden akkoord met de hervorming van de ziektewet. Hierdoor wordt de premie die u betaald afhankelijk van het aantal werknemers dat vanuit uw onderneming de ziektewet instroomt. Ook de WGA houdt rekening met de instroom van uw onderneming. Vanaf 2014 wordt de gedifferentieerde WGA premie ingevoerd en gaat u premie betalen voor uw (ex)werknemers die vanuit de ziektewet in de WGA terechtkomen. Net als voor de reguliere WGA kunt u voor zowel de ziektewet als gedifferntieerde WGA premie eigen risicodrager worden. - afdrachtsvermindering onderwijs In het belastingplan 2013 waren ingrijpende wijzigingen opgenomen ten aanzien van de afdrachtsvermindering onderwijs. Tijdens de behandeling van dit plan is de wijziging doorgeschoven naar 2014, wel zijn de bedragen van de vermindering verlaagd. De afdrachtsvermindering zal mogelijk worden omgezet in een subsidieregeling. - hervorming ontslagstelsel en WW De beoogde ingangsdatum van de hervormingen en aanpassingen in het ontslagstelsel en de WW zal medio 2014 zijn. Vanwege het feit dat er nog geen uitsluitsel is over de procedures, vergoedingen en aanpassingen aan de WW houden wij het bij het informeren over de komende mogelijke wijzigingen. - Correspondentie belastingdienst Mogelijk heeft u van de belastingdienst de aangiftebrief over het jaar 2013 en het eventuele gedifferentieerde premie percentage voor de WGA ontvangen. Het gedifferentieerde WGA percentage hebben wij nodig voor het inrichten in juist instellen van de loonadministratie. Wij willen u verzoeken deze brieven zorgvuldig te bewaren en (een kopie) naar ons toe te zenden. - Betaling aangiften loonheffingen Indien u zelf van de Belastingdienst geen aangiftebrief loonheffingen 2013 heeft ontvangen, zult u eind 2012/begin 2013 van ons de aangiftebrief loonheffingen 2013 ontvangen. Hierop zijn de uiterste betaaldata en betalingskenmerken voor de loonaangiften van 2013 opgenomen.
Wij verzoeken u deze brief zorgvuldig te bewaren en te gebruiken bij de betalingen van de loonheffingenaangiften. Ieder tijdvak heeft een ander betalingskenmerk en bij een foutieve betaling is het mogelijk dat de belastingdienst u een betaalverzuimboete oplegt. - IBAN Zoals u wellicht door uw eigen bank al bent geïnformeerd zijn vanaf februari 2014 alleen nog maar betalingen mogelijk met het langere rekeningnummer IBAN. Hierdoor zullen wij het komende jaar ook aanpassingen gaan doorvoeren in de loonadministratie zodat alle bankrekeningnummers tijdig worden omgezet naar IBAN. - Proefplaatsing Indien u iemand met een WAO-, WIA-, WAZ-, Wajong-, Ziektewet- of WW-uitkering in dienst neemt die moeilijk aan werk komt en van wie u niet weet of hij de functie goed kan invullen is er een proefplaatsing mogelijk van maximaal 6 maanden (was drie maanden). De werknemer kan dan met behoudt van uitkering bij de werkgever werken. De werkgever betaald geen loon tijdens de proefplaatsing. Voorwaarde voor proefplaatsing is dat u de bedoeling heeft om de werknemer na proefplaatsing minstens 6 maanden een dienstverband te geven. Tijdens proefplaatsing kunt u bekijken of de werknemer geschikt is voor de functie. U vraagt een proefplaatsing samen met de toekomstige werknemer aan bij het UWV. - Extra heffing lonen boven de 150.000,00 De Tweede Kamer is akkoord gegaan met de Wet uitwerking fiscale maatregelen Begrotingsakkoord 2013. In deze wet staat dat voor hoge inkomens in 2013 een extra heffing bij de werkgever zal plaatsvinden van 16% over in 2012 genoten lonen (inclusief bonussen) voor zover deze boven een bedrag van 150.000 uitkomen. Voor elke 10.000 hoger fiscaal loon boven 150.000 zal door de werkgever een bedrag van 1.600 aan belasting moeten worden betaald. - Kerstpakketten / Eindejaarsuitkering / 13 e maand Met de feestdagen voor de deur zult u wellicht als blijk van waardering een kerstpakket aan uw werknemers uitreiken. Zoals u wellicht weet, dient de werkgever eindheffing te betalen of deze verstrekking waar mogelijk onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR. Om deze verstrekking juist in de loonadministratie te verwerken verzoeken wij u de kopie(en) van de factu(u)r(en) aan te leveren. Ook wanneer u een werknemer een eindejaarsuitkering, bonus of 13 e maand wilt geven verzoeken wij u contact met ons op te nemen.