ConsultManager Update februari 2016 (versie 9.2) Dit document bevat een beschrijving van de aanpassingen en nieuwe functionaliteit in de nieuwe programmaversie 9.2 alsmede installatie instructies. Lees dit voordat u de update installeert! Voor wie is deze update? Deze update is voor alle ConsultManager gebruikers met versie 9.1 van het programma. Werkt u nog met versie 9.0 of lager, dan dient u eerst de update(s) naar versie 9.1 te doen voordat u deze update naar versie 9.2 kunt doen. We willen bij deze iedereen bedanken voor het aandragen van suggesties en het signaleren van onvolkomenheden! epraktijk gebruikers U hoeft deze update niet zelf te downloaden en te installeren. De update wordt voor u gedaan, u krijgt bericht wanneer het klaar is. Leest u a.u.b. wel onderstaande beschrijving van aanpassingen en nieuwe functionaliteit zodat u daarvan op de hoogte bent.
Nieuw in ConsultManager 9.2 Agenda - Markeringskleuren. Er zijn 2 extra markeringskleuren toegevoegd voor agenda items. U heeft nu in totaal 4 alternatieve kleuren tot uw beschikking, deze kunt u instellen bij de Gebruikersinstellingen, tabblad Agenda. Bovendien is het nu mogelijk om in de keuzelijst met agenda items voor elk item een aparte kleur in te stellen. Doe dit bij Gebruikersinstellingen, tabblad Details, knop AGENDA ITEMS. bggz - Standaard zorgdomein. Bij de Gebruikersinstellingen, tabblad basis GGZ, kunt u nu een standaard zorgdomein opgeven. Deze voorkeursinstelling wordt overgenomen bij aanmaak van een nieuw behandeltraject. - Nadere omschrijving beroep. Bij de Gebruikersinstellingen, tabblad basis GGZ, is nu een extra veld opgenomen voor een nadere omschrijving van de beroepcode. Deze moet u invullen i.v.m. declaraties en DIS aanlevering. - Nieuwe OVP prestatiecode. Voor OVP consulten moet een nieuwe prestatiecode gebruikt worden: 198300 in plaats van de tot nu toe gebruikte code 194073. Het maximum tarief is 95,89. Lijstnr. voor de basis GGZ is 063. Pas dit aan in uw Tarievenlijst. sggz - Nieuwe OVP prestatiecode. Voor OVP consulten moet een nieuwe prestatiecode gebruikt worden: 198300 in plaats van de tot nu toe gebruikte code 194073. Het maximum tarief is 95,89. Lijstnr. voor de specialistische GGZ is 050. Pas dit aan in uw Tarievenlijst. - DBC sluiten: extra controles. Wordt een DBC gesloten met als reden Afsluiten vanwege openen vervolg-dbc, dan volgt een waarschuwing wanneer de DBC korter is dan 365 dagen. De einddatum wordt dan aangepast. - Nadere omschrijving beroep. Bij de Gebruikersinstellingen, tabblad DBC1, is nu een extra veld opgenomen voor een nadere omschrijving van de beroepcode. Deze moet u invullen i.v.m. declaraties en DIS aanlevering. - Standaard zorgdomein. Bij de Gebruikersinstellingen, tabblad DBC2, kunt u nu een standaard zorgdomein opgeven. Deze voorkeursinstelling wordt overgenomen bij aanmaak van een nieuwe DBC. - Zorgvraagzwaarte indicator. Voor DBC's die vanaf 1-1-2016 worden geopend, moet de zorgvraagzwaarte indicator (zvz-i) weer worden vermeld op de electronische declaratie. Er zijn aanpassingen gedaan in ConsultManager om ervoor te zorgen dat dit ook gebeurt. De zvz-i wordt afgeleid uit de diagnoses en is een getal tussen 001 en 007. U vindt deze terug op posities 7-9 van de prestatiecode. De zorgverzekeraar krijgt deze niet te zien, want Vecozo blindeert de zvz-i voordat de declaratie wordt doorgestuurd naar de verzekeraar. Hiermee is er dus geen probleem met privacy. Alleen Vektis en het Zorginstituut beschikken over de geaggregeerde zvz-i gegevens, maar er is geborgd dat een zvz-i niet te herleiden is naar een persoon. Zie ook de berichtgeving van de LVVP hieromtrent.
Jeugdzorg - Nieuwe versie declaratiestandaarden. Voor de JW321 en JW303 declaratieberichten zijn nieuwe versies (2.0) van de standaarden in gebruik genomen. Binnen ConsultManager zijn hiervoor de benodigde aanpassingen gedaan. - JW303 declaraties. In de JW303 declaratieberichten wordt nu aangetekend of het bericht als declaratie of als factuur wordt ingediend omdat sommige gemeenten dat verschil willen maken. Een declaratie is een verantwoording van een verrichte prestatie met daaraan verbonden tarief, hier zit administratietechnisch niet direct een betalingsverplichting aan voor de ontvangende partij. Een factuur is een rekening voor een verrichte prestatie waar wel een betalingsverplichting aan vast zit. Of u een JW303 als declaratie of als factuur moet indienen kan (zoals gebruikelijk) van gemeente tot gemeente verschillen en houdt verband met hoe de gemeentelijke administratie werkt. Wil een gemeente de JW303 als factuur ontvangen, dan moet u dat aantekenen bij deze gemeente in de module Gemeenten, tabblad basis GGZ c.q. DBC. Zolang u daar niets specificeert zal een JW303 als declaratie worden ingediend. - Losse prestaties declareren. Het is nu mogelijk om losse prestaties in een JW303 declaratie naar de gemeente te sturen. De prestaties moeten opgenomen worden in de Tarievenlijst. Vanuit het tabblad Facturatie van bggz traject of sggz DBC, vanuit het cliëntdossier en vanuit de cliënt stamgegevens, tabblad Kind, kunt u prestaties vastleggen en declareren. AGB codes die voor deze declaraties gebruikt moeten worden, moeten worden ingevuld bij de Gebruikersinstellingen, tabblad Jeugdzorg. Zie voor meer detail de handleiding Jeugdzorg. ROM - Automatisch invullen normgroep. Bij het aanvragen van een test kijkt het programma na keuze van de test of deze al eerder voor dezelfde cliënt is aangevraagd. Zo ja, dan wordt automatisch dezelfde normgroep al ingevuld die bij de vorige test gekozen was. - Automatisch invullen meetdomein. Bij het aanvragen van een test wordt nu waar mogelijk automatisch het bijbehorende SBG meetdomein ingevuld. - Invulinstructies vragenlijst. Bij de online vragenlijsten worden de invulinstructies nu niet alleen aan het begin getoond, maar kunnen op elk gewenst moment tijdens het invullen nogmaals ingezien worden. - Eind ROM behandeling wordt begin ROM vervolgbehandeling. Bij het aanmaken van een vervolg DBC wordt nu gekeken, of er op de voorgaande DBC een eind ROM gedaan is (aard meting=07. Einde behandeling of 08. Follow-up). Wordt er een test gevonden binnen 30 dagen van de sluitdatum van de voorgaande DBC, dan wordt deze ROM gedupliceerd en als begin ROM geregistreerd op de vervolg DBC. (aard meting=03. Start behandeling). Ook voor nieuwe basis GGZ behandelingen wordt gekeken of er een voorgaande behandeling is en wordt een aanwezige eind ROM op dezelfde manier als begin ROM op de nieuwe behandeling geregistreerd. - Anonimiteit CQiv-amb. Als eerste vraag bij de klanttevredenheidsvragenlijst CQiv-amb kan de invuller aangeven of de afname van de vragenlijst anoniem is. Wanneer dat zo is, zal de uitslag van de vragenlijst geblindeerd worden in ConsultManager en dus niet meer zichtbaar zijn voor de behandelaar. De resultaten worden wel meegenomen in de geaggregeerde CQiv-amb rapportage. - PDF rapportage. In het tabblad ROM bij cliënt, bggz behandeltraject en sggz DBC kan nu een uitgebreide rapportage opgevraagd worden door de gewenste testen aan te vinken en te klikken op de knop RAPPORTAGE MAKEN. - Geaggregeerde rapportage. Het is binnenkort ook mogelijk om een rapportage op te vragen die de hele praktijk beslaat. Als eerste kunt u een klanttevredenheidsrapportage aanvragen op basis van alle uitgezette CQiv-amb vragenlijsten in een aan te geven periode. U krijgt een rapportage te zien waarin voor totaal en subschalen de gemiddelde
score getoond wordt met standaarddeviatie. Waar van toepassing worden aparte rapportages getoond voor bggz, sggz en totaal. Cliënten - Koppeling met Topicus KIS. Er is een knop rechts onder in het cliëntdossier geplaatst, waarmee het mogelijk is om direct het Topicus KIS dossier van de betreffende cliënt op te roepen. Dit wordt geopend in een apart browservenster. Om hiervan gebruik te kunnen maken moet u in de map ConsultManager een nieuwe map aanmaken met de naam TopicusKIS (precies zo gespeld als hier). Verder moet u aangemeld zijn bij Topicus KIS en uw gegevens invullen bij de Gebruikersinstellingen, tabblad Div.. Correspondentie - Nieuwe sjablonen. Er zijn nieuwe sjablonen toegevoegd voor gebruik binnen ConsultManager: een behandelovereenkomst en een terugvalpreventieplan. Documentenbeheer - Verbeterde weergave. In het detailscherm van het gearchiveerde document is het venster met de voorvertoning van de eerste pagina groter gemaakt, zodat de inhoud beter leesbaar is. Bij het openen van een PDF document komt nu niet langer eerst een tussenscherm met waarschuwing en Export knop, maar wordt de PDF direct geopend. Nota's - Verwijderen nota's. Bij het verwijderen van een nota of electronische declaratie worden alle items van de nota/declaratie verwijderd, maar de nota/declaratie zelf blijft nu aanwezig als lege nota/declaratie. Er wordt een opmerking bij geplaatst dat de items verwijderd zijn. Door het niet verwijderen van de nota/declaratie blijft de notanummering intact en kunt u achteraf gemakkelijker nazoeken wat er met een nota/declaratie gebeurd is. Verzekeraars - Verwerking wijzigingen. Verzekeraarsgegevens zijn bijgewerkt naar de situatie van 26-1- 2016. MyMindspace - Integratie met ConsultManager. Op diverse plaatsen in het programma ziet u nu schermen of onderdelen die met MyMindspace te maken hebben. Via Navigatie komt u met de keuze voor 'ehealth trajecten' in een lijst met ehealth trajecten die actief zijn op MyMindspace. Bij elke cliënt, bggz traject en sggz DBC is een nieuwe tabblad gemaakt 'ehealth'. Hier ziet u het MyMindspace traject van de betreffende cliënt/traject/dbc met ook een tabel waarin de activiteiten getoond worden. Vanuit dit tabblad kunt u ook een nieuw traject starten. De MyMindspace functionaliteit zal binnenkort geactiveerd worden. Er zal een aparte handleiding komen voor het gebruik ervan.
Instructies voor installatie van de update en overzetten van oude gegevens Windows (Windows 7 en hoger) 1. Download de updatebestanden via de link die u van WeTransfer per e-mail ontvangen heeft. Er is een updatebestand voor Windows (CSM92_Update_WIN) en een voor Mac (CSM92_Update_MAC). 2. De updatebestanden zijn gecomprimeerde (zip) bestanden. Pak het updatebestand CSM92_Update_WIN uit, b.v. door rechtermuisklik > alles uitpakken (zie afbeelding). Afhankelijk van de instellingen op uw computer wordt de extensie.zip wel of niet getoond. uitpakken openen 3. U heeft nu een uitgepakte map CSM92_Update_WIN op uw bureaublad. Hierin bevindt zich de map ConsultManager9.2 met daarin alle nieuwe programmabestanden. Verplaats (of kopieer plak) deze map naar zijn bestemming. Heeft u het programma bijvoorbeeld geïnstalleerd in Mijn Documenten, dan moet de nieuwe map ConsultManager9.2 geplaatst worden in Mijn Documenten/ConsultManager/. Hier staat al de map ConsultManager9.1 en enkele andere mappen. U moet nu de situatie hebben van de afbeelding hieronder links. N.B. Heeft u niet precies deze mappenstructuur, dan heeft het geen zin om door te gaan: de import van oude gegevens zal niet lukken en u krijgt een melding Kan bestand niet vinden. 4. Verwijder de oude snelkoppeling naar CSM van uw bureaublad. 5. Maak een nieuwe snelkoppeling aan. Ga naar de map ConsultManager/ ConsultManager9.2/ en klik met de rechtermuisknop op het programmabestand CSM.exe (extensie.exe wordt wel of niet getoond afhankelijk van uw instellingen). Kies voor
Kopiëren naar... bureaublad (snelkoppeling maken) en een snelkoppeling wordt op het bureaublad gezet. 6. Start het nieuwe programma op via de snelkoppeling. Wordt als eerste alleen om een gebruikersnaam gevraagd, vul dan csm1 in in plaats van uw eigen naam die de computer automatisch daar probeert in te voeren. Gebruik daarna als inloggegevens accountnaam=update en wachtwoord=update om ConsultManager op te starten. 7. Na opstarten komt u in de weekagenda. Klik op de knop UPDATE (rechts boven) en vervolgens op IMPORTEREN. 8. Het overzetten van uw oude gegevens naar de nieuwe bestanden gaat beginnen. Het overzetten kan enkele minuten duren afhankelijk van de hoeveelheid gegevens. U dient dit proces niet te onderbreken. Er verschijnt een mededeling wanneer het importeren voltooid is. U moet dan opnieuw opstarten met dezelfde accountnaam/wachtwoord combinatie als in de oude programmaversie.
MacOSX (OSX 10.7 en hoger) 1. Download de updatebestanden via de link die u van WeTransfer per e-mail ontvangen heeft. Er is een updatebestand voor Windows (CSM92_Update_WIN) en een voor Mac (CSM92_Update_MAC). 2. De updatebestanden zijn gecomprimeerde (zip) bestanden. Pak het updatebestand CSM92_Update_MAC uit door erop te dubbelklikken. 3. U heeft nu een map ConsultManager9.2 met daarin alle nieuwe programmabestanden. Verplaats (of kopieer plak) deze map naar zijn bestemming. Heeft u het programma geïnstalleerd in Documenten, dan moet de nieuwe map ConsultManager9.2 geplaatst worden in Documenten/ConsultManager/. U moet nu de volgende situatie hebben: N.B. Heeft u niet precies deze mappenstructuur, dan heeft het geen zin om door te gaan: de import van oude gegevens zal niet lukken en u krijgt een melding Kan bestand niet vinden. 4. Verwijder de oude snelkoppeling naar ConsultManager uit de dock (naar buiten de dock slepen en loslaten of via rechtermuisklik > Verwijder uit dock). 5. Maak een nieuwe snelkoppeling aan. Ga naar de map ConsultManager/ Consultmanager9.2/ en sleep het programmabestand CSM van deze map naar de gewenste plaats in de dock. 6. Start het nieuwe programma op vanuit de dock. Wordt als eerste alleen om een gebruikersnaam gevraagd, vul dan csm1 in in plaats van uw eigen naam die de computer automatisch daar probeert in te voeren. Gebruik daarna als inloggegevens accountnaam=update en wachtwoord=update om ConsultManager op te starten. 7. Na opstarten komt u in de weekagenda. Klik op de knop UPDATE en vervolgens op IMPORTEREN.
8. Het overzetten van uw oude gegevens naar de nieuwe bestanden gaat beginnen. Het overzetten kan enkele minuten duren afhankelijk van de hoeveelheid gegevens. U dient dit proces niet te onderbreken. Er verschijnt een mededeling wanneer het importeren voltooid is. U moet dan opnieuw opstarten met dezelfde accountnaam/wachtwoord combinatie als in de oude programmaversie.