Gemeente Amersfoort Collegebesluit Org. onderdeel: Opsteller: CST/FIN mw T.A.M. Smid-Verheul User-id: VER4 Tel: 4635 Onderwerp: HANDREIKING INHUUR EXTERNEN Toelichting: In de eerste helft van 2005 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Amersfoort een onderzoek uitgevoerd naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inhuur van externen door de gemeente Amersfoort. Het onderzoek was gericht op de inhuur van externen voor beleids- en organisatieontwikkeling. Bijgevoegde handreiking is een praktische uitwerking van de aanbevelingen van dat onderzoek. De inhuur van externen betreft externen die ingehuurd worden ter tijdelijke opvulling van vacatures; om piekbelastingen op te lossen of te voorkomen of bij onvoorziene capaciteitsproblemen (projecten) in reguliere processen. Het gaat dus niet om de inhuur van diensten, zoals catering, beveiliging of groenvoorziening. Het college besluit: 1. In te stemmen met de Handreiking Inhuur Externen; 2. dat aan het college gerapporteerd wordt over de volumes en duur van de inhuur van externen in de bedrijfsvoeringrapportages (bij de lente- en herfstbrief). Reg.nr. 2949841 Datum 23-01-2009 verantwoordelijken datum paraaf.. sectorcontroller directeur sector directeur sector juridisch advies gemeentecontroller staf P&O d.d. 15-12-2008 Collegebehandeling agendastuk hamerstuk geheim embargo datum: tijd: vergadering datum agd.pnt paraaf secretaris Hamerstuk akkoord secretaris burgemeester weth. Luchtenveld weth. Hekman weth. Eerdmans weth. Van Daalen weth. Kruyt weth. Boeve Advies De Raad De Ronde Het Besluit Raadsinformatiebrief geen Peiling Voorbereiding besluit Collegebesluit d.d.: conform aangehouden vervallen
Handreiking Inhuur Externen Aanleiding In de eerste helft van 2005 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Amersfoort een onderzoek uitgevoerd naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inhuur van externen door de gemeente Amersfoort. Het onderzoek was gericht op de inhuur van externen voor beleids- en organisatieontwikkeling. Het Plan van Aanpak hieromtrent is besproken in de raadsvergadering van 28 juni 2005. Speelveld Bij de inhuur van externen gaat het om externen die ingehuurd worden ter tijdelijke opvulling van vacatures; om piekbelastingen op te lossen of te voorkomen of bij onvoorziene capaciteitsproblemen (projecten) in reguliere processen. Het gaat dus hierbij niet om de inhuur van diensten, zoals catering, beveiliging of groenvoorziening. Doel van deze handreiking De inhuur van externen is (politiek) gevoelig, maar in een regiegemeente als Amersfoort ook onvermijdelijk. De volgende 11 stappen helpen elke inhuurder van externen met het nemen van de juiste beslissingen. Je kunt uiteraard ook jouw inkoopadviseur vragen om ondersteuning bij de inhuur van een externe. Advies of Arbeidsbemiddeling? Wat betreft het inzetten van personeel van buiten voor het verrichten van bepaalde diensten is het belangrijk een onderscheid te maken tussen adviesdiensten (een zgn. 2A-dienst ) en arbeidsbemiddeling ( een zgn. 2B-dienst). Je huurt advies in, als: de werkzaamheden niet deel uitmaken van, maar aanvullend zijn op de reguliere werkzaamheden; de opdrachtnemer van buitenaf, vanuit zijn eigen organisatie, de opdracht uitvoert of om een opdracht, waarbij de opdrachtnemer zijn werk binnen de organisatie van de opdrachtgever moet uitvoeren; er sprake is van een (advies)opdracht met een concreet eindresultaat; jij het bureau betaalt voor de geleerde diensten op basis van een vaste prijs of op basis van gewerkte uren met veelal een maximumprijs; er geen gezag- of arbeidsverhouding is tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, al zal de opdrachtnemer uiteraard bij de uitvoering van de opdracht aanwijzingen van de opdrachtgever opvolgen. Van arbeidsbemiddeling is sprake, wanneer: personeel (tijdelijk of voor lange termijn) in dienst is en blijft bij de verstrekkende instelling jij het bureau betaalt voor de geleverde diensten bijvoorbeeld op uurbasis. De 11 stappen: 1. Heb je handjes nodig (lees: arbeidsbemiddeling), bied eerst de vacature aan tegelijkertijd bij de 3 contractpartijen van het perceel waar de functie betrekking op heeft. Dit zijn: Op het gebied van A: ONDERSTEUNENDE MIDDELEN EN UITVOERING zijn de contractpartijen (in alfabetische volgorde): Manpower Start Tempo Team Op het gebied van B: SOCIAAL en WELZIJN zijn de contractpartijen (in alfabetische volgorde): BMC Manpower Randstad Op het gebied van C: RUIMTELIJKE ORDENING EN INRICHTING zijn de contractpartijen (in alfabetische volgorde): BMC Interwork Randstad
Op het gebied van D: MANAGEMENT, STAF, BELEID EN FINANCIËN zijn de contractpartijen (in alfabetische volgorde): BMC Maandag in combinatie met JE Consultancy Randstad Voor payrollen (met of zonder ABP-pensioen) is gekozen voor DA&A Driessen BV. Op het gebied van ICT INFRASTRUCTUUR zijn de contractpartijen (in alfabetische volgorde): Acknowledge BT Professional Services Nederland B.V. Getronics PinkRoccade Nederland B.V. En op het gebied van ICT PROJECTMANAGEMENT zijn de contractpartijen (in alfabetische volgorde): Acknowledge BT Professional Services Nederland B.V. Paxton IT Services B.V. Al deze partijen hebben al ingestemd met onze inkoopvoorwaarden in het raamcontract. Het tekenen van hun opdrachtbevestiging / Nadere Overeenkomst volstaat. 2. Afwijken van inhuur bij de 3 gecontracteerde partijen per perceel is mogelijk, indien: het een gespecialiseerde, complexe of politiek gevoelige functie betreft, volgens de gemandateerde, OF de gecontracteerde bureaus geen geschikte kandidaten kunnen aanbieden binnen 24 uur (LBO functies), danwel 48 uur (MBO+ functies). In deze gevallen kun je zelf een bureau of persoon benaderen, maar wel binnen de grenzen van het Amersfoortse Inkoopbeleid en de Europese Aanbestedingsregels. Zie verder stap 4. 3. In het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid is het van belang dat je van de opdrachtnemer eist, dat: a. hij zich verplicht tot de naleving van de sociale verzekeringswetten, rechtspositionele aanspraken en belastingwetten ten aanzien van de arbeidskracht die betrokken is bij de werkz aamheden. b. hij de gemeente Amersfoort vrijwaart van alle vorderingen en/of naheffingen van sociale lasten en/of belastingen en/of rechtspositionele aanspraken met betrekking tot de arbeidskracht die betrokken is bij de werkzaamheden. c. hij waarborgt dat de arbeidskrachten gerechtigd zijn om in Nederland arbeid te verrichten. De bureaus genoemd in stap 1 hebben reeds aangegeven dit geborgd te hebben via een geblokkeerde rekening (G-rekening) of via certificering via NEN 4400, zie www.normeringarbeid.nl Bij de inhuur van een ander bureau, vraag specifiek hoe zij dit kunnen borgen! 4. Bij de behoefte aan een adviesdienst (zie de bovengenoemde definitie), dient de Nota Inkoopbeleid te worden nageleefd, dus minstens 3 offertes aanvragen en openbaar (met of zonder voorselectie) als de opdracht meer bedraagt dan de Europese aanbestedingsdrempel (vanaf 1/1/2008 is deze: 206.000 Euro). Dit bedrag dient beschouwd te worden gedurende de looptijd van het project of -indien geen eindtijd geldt- over 4 jaar genomen. Er is een standaard offerteaanvraag gemaakt voor de inhuur van projectleiders / ingenieurs. Deze is op de Inkoop Toolkit beschikbaar. De Voorwaarden die het eerst van toepassing zijn verklaard, zijn geldig. Stuur daarom bij je eerste contact altijd de Algemene Inkoopvoorwaarden mee en verklaar deze geldend en wijs de Voorwaarden van de leverancier nadrukkelijk af! Om het initiatief in onze hand te houden, stelt de gemeente Amersfoort de opdrachtbrief op, inclusief de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Amersfoort. 5. Wanneer de opdrachtgever tegen een negatief advies van de inkoopadviseur, toch anders wil aanbesteden dan hierboven genoemd, op basis van zijn "gegronde redenen" vraagt de opdrachtgever om het oordeel van zijn sectordirecteur via een sectorbesluit. Bij dit besluit voegt de opdrachtgever het advies van de inkoopadviseur. De uiteindelijke verantwoordelijkheid wordt dan in het kader van integraal management teruggelegd bij de directeur van de opdrachtgever. Bij een verlenging van een contract met een ingehuurde tijdelijke externe, dient het hele werkproces doorlopen te worden (dus indien nodig mét sectorbesluit).
6. De inkoopadviseurs hebben in DECADE inzicht in wie welke personen/bureaus heeft ingehuurd en kunnen daarom helpen bij het uitwisselen van ervaringen met externen. 7. Ex-werknemers van de gemeente mogen ingehuurd worden binnen 2 jaar na uitdiensttreding in 2 gevallen: - indien het andere werkzaamheden/andere sectoren betreffen, dan die de functionaris in dienst bij de gemeente deed; - indien de gemeente gebaat is bij het afronden van een bestaand eindig project, waarvan de continuïteit in gevaar is bij het niet afronden door het betreffende persoon. Tot het inhuren van een ex-werknemer in andere situaties dan deze twee, beslist de sectordirecteur met melding aan de gemeentesecretaris. 8. Voor het inhuren van een externe langer dan 2 jaar achtereenvolgend, is goedkeuring van de afdelingsmanager nodig. Dit geldt tevens voor de contractverlenging van een externe die nu al 2 jaar of langer bij de gemeente werkt. 9. PSA draagt er zorg voor dat elke externe de bijgevoegde binnenkomstverklaring ondertekent inclusief de integriteitverklaring en de betreffende bijlagen heeft gezien, resp. ondertekent (zie bijlage 1 en 2). 10. Bij de inhuur van een Zelfstandige Zonder Personeel ( ZZP-er ), vraagt deze een VAR verklaring aan. Een VAR verklaring is een verklaring die een zelfstandige kan aanvragen en waarin de Belastingdienst ondermeer bepaalt of de opdrachtgever loonheffing en premie werknemersverzekeringen moet betalen voor de zelfstandige aan wie hij een opdracht wil geven. Een 'Verklaring arbeidsrelatie' is geldig tot het einde van het jaar van afgifte. Bij voortduring van de inhuur over de jaargrens heen, dient de ZZP-er een nieuwe VAR te verstrekken. Bij het afgeven van de VAR verklaring bekijkt de Belastingdienst of de zelfstandige voor meerdere opdrachtgevers werkt, of deze zich als zelfstandig ondernemer afficheert, of hij aansprakelijk is voor de onderneming en of hij wordt doorbetaald tijdens ziekte. Er gelden een aantal voorwaarden t.a.v. de VAR: a. De werkzaamheden komen overeen met de werkzaamheden die in de verklaring zijn vermeld. b. De werkzaamheden worden binnen de geldigheidsduur van de verklaring verricht. c. De opdrachtgever stelt uw identiteit vast en bewaart kopieën van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) en van uw 'Verklaring arbeidsrelatie' bij zijn administratie. Als in de verklaring staat: dat de ingehuurde 'winst uit onderneming' heeft [VAR WUO]; of dat zijn 'inkomsten voor rekening en risico van uw vennootschap' [VAR DGA] zijn, dan mag de gemeente erop vertrouwen dat de gemeente geen loonheffing hoeft in te houden en af te dragen. In de overige 2 situaties: [ loon uit dienstbetrekking [VAR-loon]; en resultaat uit overige werkzaamheden [VAR-ROW], blijft de gemeente aansprakelijk als er een probleem optreedt. De externe wordt alsnog gevraagd een VAR-DGA of een VAR-WUO aan te vragen en bij ons in te leveren. De ZZP-er overhandigt het kopie van zijn VAR-WUO of VAR-DGA verklaring en zijn identiteitsbewijs aan de formatiebeheerder van de sector en de afdeling PSA t.b.v. PIMS. 11. In het gemeentelijk jaarverslag wordt al vanaf 2007 inzicht gegeven in het totale volume van inhuur externen. In de lente- en herfstbrief zullen de sectoren gaan rapporteren over de volumes en duur van de inhuur van externen, te beginnen over 2008. De centrale Inkoopcoordinator zal jaarlijks de gemeentebrede inhuur van externen analyseren en optimalisatie-initiatieven aandragen aan het Controllersoverleg.
Binnenkomstverklaring Persoonsgegevens Naam en voorletters: Functie: Naam van sector en/of afdeling: Aard werkrelatie met Gemeente Amersfoort: Ambtenaar in tijdelijke dienst Uitzendkracht Gedetacheerde Consultant Stagiair Schoonmaak / catering / onderhoudsbedrijf Arbeidskrachten die op projectbasis wordt ingehuurd De gemeente Amersfoort wil een integere organisatie zijn met een open werkklimaat, die zich inzet voor de belangen van de stad Amersfoort en het vertrouwen heeft van de burgers. Medewerker verklaart daartoe: Kennis genomen te hebben van de gedragsregels Integriteit, zoals beschreven in de brochure: Zo zijn onze manieren. De Integriteitverklaring ondertekend te hebben. (Indien ZZP-er) De VAR verklaring (WUO of DGA) ingeleverd te hebben bij de opdrachtgever. De hulpmiddelen te gebruiken voor toegang tot locaties en apparatuur van de gemeente Amersfoort uitsluitend voor het doel waarvoor deze aan mij ter beschikking zijn gesteld. Voor mij bestemde toegangsmiddelen behoud ik voor mijzelf en geef ik niet aan collega s of derden, tenzij daarover afspraken zijn gemaakt met mijn opdrachtgever. Zich te houden aan de regels die per locatie van de gemeente Amersfoort zijn gesteld ten aanzien van het ontvangen en begeleiden van bezoekers. Kennis te hebben genomen van het E-mail protocol, zoals verwoord in de Richtlijn inzake het gebruik van elektronische post (E-mail). Zich te conformeren aan de huisregels van de gemeente Amersfoort voor opdrachten in en rondom haar gebouwen bij het aangaan van elke opdracht en zorg te dragen voor de informatieverstrekking naar haar medewerkers en/of onderaannemers. Zich te conformeren aan bovengenoemde protocollen en huisregels. Ondertekening externe medewerker Ondertekening opdrachtgever
Integriteitverklaring De gemeente Amersfoort wil een integere organisatie zijn met een open werkklimaat, die zich inzet voor de belangen van de stad Amersfoort en het vertrouwen heeft van de burgers. Daartoe beloof ik als externe medewerker/stagiair het volgende: - Ik zal trouw zijn aan de grondwet en de overige wetten van het rijk; - Ik zal me inzetten voor het algemeen belang van de stad en werken voor alle burgers van Amersfoort; - Ik zal onpartijdig handelen en de democratische beginselen respecteren; - Ik zal in contacten met burgers en vertegenwoordigers van bedrijven en maatschappelijke organisaties een betrouwbare vertegenwoordiger van de gemeente Amersfoort zijn; - Ik ben loyaal ten opzichte van de bestuursorganen van de stad en het door hen vastgestelde beleid; - Ik maak van de overheidsmacht die mij is toevertrouwd geen misbruik; - Ik ga zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en met gemeentelijke eigendommen; - Ik zal de geloofwaardigheid van de gemeente Amersfoort niet schaden; - Ik zal me houden aan de integriteitregels Zo zijn onze manieren van de gemeente Amersfoort Dat beloof ik! Op werd de integriteitverklaring volgens bovenstaande tekst afgelegd. Ondertekening: externe medewerker afdelingshoofd