KPMG Management Services Postbus 29765 2502 LT Den Haag Prinses Catharina-Amaliastraat 5 2496 D Den Haag Telefoon (070) 338 2338 Fax (070)338 2416 Gemeente Alphen aan den Rijn t.a.v. mevrouw H. Cuperus Postbus 13 2400 AA ALPHEN AAN DEN RIJN Den Haag, 19 november 2014 Betreft: Onze ref Rl5/028/BGALP4 Alphen aan den^ijn 11NOV 2014 Afd. J M'/T^ Opbergen Aanbieding definitieve rapportage BAG-inspectie 3/i BDVD Routing: Geachte mevrouw Cuperus, Op 30 september jl. heeft de heer M.P. la Rivière bij de gemeente Alphen aan den Rijn de BAG-inspectie uitgevoerd. Bijgaand treft u de definitieve rapportage van de inspectie aan. Voor de administratieve afwikkeling dient u de rapportage van de inspectie alsmede deze aanbiedingsbrief aan het ministerie van Infrastructuur en Milieu te zenden. Het eindresultaat wordt dan gepubliceerd. Daarnaast ontvangt u van het ministerie een vergoeding voor de gemaakte kosten. Wij stellen het zeer op prijs door u in de gelegenheid te zijn gesteld de inspectie bij de gemeente Alphen aan den Rijn te hebben mogen uitvoeren. Met vriendelijke groet. Director KPMG Management Services B.V,, ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33169258, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative ('KPMG International'), een Zwitserse entiteit.
Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Gemeente Alphen aan den Rijn 19 november 2014
Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 30 september 2014 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is éen hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11-2014
m 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ("ja") en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te be met "nee, maar", leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 7 bladzijden. De bijlage bevat 12 bladzijden. Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11-2014
Gemeente Contactpersoon E-mail Alphen aan den Rijn Hermina Cuperus HCuperus@alphenaandenrijn.nl Vestigingsadres Stadhuisplein 1 Postadres Postbus 13, 2400 AA Alphen aan den Rijn Telefoonnummer 0172-464641 Datum inspectie 30 september 2014 Locatie inspectie (zover afwijkend van vestigingsadres gemeente) Stadhuisplein 1 2405 SH Alphen aan den Rijn Versie en datum inspectierapportage Definitief, d.d. 19 november 2014 Naam inspectie-instelling Naam lead-inspecteur en eventuele andere inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit gemeente KPMG Management Services B.V. KPMG Management Services B.V. N.v.t. Teamleider Functioneel beheer en Gegevens beheer BAG-beheerder (4x) Vergunningverlener Handhaver Materiedeskundige Geometrie Materiedeskundige Uitwijk en Back-up Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11-2014
Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie Verificatiepunten bestandscontroles Onvoldoende De gemeente Alphen aan den Rijn voldoet bij dit verificatiepunt aan 3 van de 7 criteria. Op basis van het statusrapport met betrekking tot de periode 01/07/2011-05/09/2014 (peildatum 23/09/2014) is vastgesteld dat de gemeente niet voldoet aan de norm met betrekking tot de eis dat mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaringen van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen zijn opgenomen. De percentages waarbij de mutaties conform de wettelijke termijn zijn afgehandeld zijn als volgt: woonplaats, 100,0%; openbare Ruimte, 94,0%; nummeraanduiding, 73,8%; pand, 83,2%; verblijfsobject, 75,9%; ligplaats, 100% en standplaats, 0,0%. De gemeente voldoet hiermee ook niet aan de norm ten aanzien van de eis dat alle berichten binnen vijf werkdagen na de documentdatum aan de Landelijke Voorziening BAG zijn aangeboden. Op basis van de Statusrapportage d.d. 23/09/2014 voldoet de gemeente Alphen aan den Rijn voor de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 niet aan de norm ten aanzien van de eis dat de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" zijn veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie. Het percentage bedraagt 53,1%. Uit de Statusrapportage d.d. 23/09/2014 blijkt dat in de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 de norm met betrekking tot de eis dat de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek, binnen een halfjaar een beslissing heeft genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie, wordt overschreden. Voor de objectsoorten Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject bedragen de percentages resp. 100,0%, 31,2% en 82,8%. Voor de objectsoorten Woonplaats, Openbare ruimte, Ligplaats en Standplaats zijn geen objecten in onderzoek geplaatst. Verificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende Met betrekking tot een steekproef van 100 waarnemingen zijn 17 omissies geconstateerd. Hiermee voldoet de gemeente Alphen aan den Rijn niet aan de norm conform het inspectieprotocol. Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11-2014
Verificatiepunten controle inbedding processen Onvoldoende De gemeente Alphen aan den Rijn maakt gebruik van het Handboek BAG, gemeente Alphen aan den Rijn, versie 2.0, 02-05-2014. Het geheel van procesbeschrijvingen is volledig, juist en consistent weergegeven. De gemeente Alphen aan den Rijn heeft de inbedding van de processen toegelicht tijdens de beheerinspectie. De gemeente Alphen aan den Rijn beschikt over een regeling 'Algemene mandaten aan afdelingsmanagers, juni 2014, versie 2.0'. Ondermandaten op persoonsniveau zijn verleend met gebruikmaking van een door het afdelingshoofd ondertekend 'Persoonsformulier Ondermandaat'. Voor de afdeling Automatisering & Informatisering / Functioneel & Gegevensbeheer, waar het BAG-beheer onder valt, heeft de inspecteur op de dag van de inspectie de ondertekende persoonsformulieren ondermandaat ontvangen. De persoonsformulieren ondermandaat zijn ondertekend op 29-09-2014 en daarmee per deze datum formeel van kracht, en niet per 01-01-2014. Dit vormt een omissie. Verificatiepunten controle werking processen Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoende Voor de gemeente Alphen aan den Rijn geldt dat het beheer van de BAG in hoge mate bij de BAG-beheerder(s) is gecentraliseerd. Dit zorgt ervoor dat de procesgang relatief weinig overdrachtsmomenten kent. Dit bevordert doelmatigheid, verkorting van doorlooptijd en reductie van de kans op omissies. De interviews met de materiedeskundige medewerkers hebben deze gecentraliseerde wijze van werken bevestigd. Voldoende De gemeente Alphen aan den Rijn maakt gebruik van de BAG-applicatie Neuron Registratie 7.2 van Vicrea. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verificatiepunten continuïteit system (backup en herstel) Uitsluitingen Voldoende De gemeente Alphen aan den Rijn heeft het uitwijkdraaiboek (d.d. 11-09- 2014) overlegd aan de inspecteur. Tevens is de uitwijkprocedure tijdens de inspectiedag door de gemeente toegelicht. Voldoende De gemeente genereert op dagelijkse basis een back-up op de uitwijklocatie (mirror). Niet van toepassing Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11-2014
Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies Herinspectie geïndiceerd en De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Ja De gemeente voldoet niet aan de criteria omtrent de verificatiepunten: 'Bestandscontroles', 'Steekproef registratie en register' en 'Inbedding processen'. Derhalve dient de gemeente Alphen aan den Rijn met betrekking tot deze verificatiepunten een herinspectie te laten verrichten. De overige verificatiepunten voldoen aan de gestelde eisen, waardoor een herinspectie conform het inspectieprotocol voor deze onderdelen niet van toepassing is. Handtekening (lead)inspecteur KPMG Management Services B.V. Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11-2014
BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN Verificatiepunt bestandscontroles Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? wettelijke norm Wet: artt, 12, 16 98% Brondocumenten dienen met een maximale verwerkingstermijn van 4 dagen te worden geregistreerd. Deze eis geldt voor 98% van de massa. Binnen de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 wordt niet aan deze eis voldaan (zie Statusrapportage d.d. 23/09/2014). Voor de objectsoorten Woonplaats, Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand, Verblijfsobject, Ligplaats en Standplaats bedragen de percentages resp. 100%, 94,0%, 73,8%, 83,2%, 75,9%, 100% en 0,0%. De gemeente Alphen aan den Rijn vormt per 1 januari 2014 een fusiegemeente (100.000+ gemeente) met de gemeenten Boskoop en Rijnwoude. Uit de mondelinge toelichting van de gemeente wordt het de inspecteur duidelijk dat sinds de gemeentelijke samenvoeging de BAGgerelateerde werkprocessen zijn geharmoniseerd en gestandaardiseerd. Daarnaast zijn naar aanleiding van een proefaudit op 19 en 20 mei jl. verbeterpunten en acties gedefinieerd die in een 'Beheerlogboek BAG' zijn vastgelegd. De voortgang van de verbeterpunten en acties wordt door de BAG-beheerder gemonitord. Een van de acties die maandelijks wordt uitgevoerd is het opvragen van een statusrapportage bij de landelijke voorziening (LV) waarna een aansluiting wordt gemaakt met de eigen BAG-applicatie. De aansluiting richt zich op de geregistreerde aantallen en het halen van de wettelijk termijnen. Eventuele verschillen worden geanalyseerd. Van deze actie wordt door de BAG-beheerder een apart controlebestand bijgehouden. 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet : artt. 16, 31 98% Zie bovenstaande toelichting. Pagina 1 van 13
Verificatiepunt bestandscontroles 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? wettelijke norm Wet : artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen. Binnen de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 is er sprake geweest van 38 geweigerde berichten. Uit de mondelinge toelichting van de BAGbeheerder wordt het de inspecteur duidelijk dat voordat een mutatie naar de LV kan worden doorgezet binnen de BAG-applicatie een verificatie op verplichte velden wordt uitgevoerd ter voorkoming dat onvolledige gegevens aan de LV worden aangeboden. Na aanbieding van mutaties aan de LV genereert de BAG-applicatie dagelijks (op datum) een statusoverzicht van de doorgezette mutaties naar de LV. Dit overzicht wordt op dagbasis door de BAG-beheerder gecontroleerd op geweigerde berichten. Wanneer sprake is van een technische onvolkomenheid m.b.t. de BAG-applicatie dan wordt direct de software leverancier ingeschakeld om de technische onvolkomenheden te verhelpen en de berichten opnieuw aan te bieden. 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Wet: art. 7 98% Op basis van de Statusrapportage d.d. 23/09/2014 voldoet de gemeente Alphen aan den Rijn voor de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 niet aan deze eis. Het percentage bedraagt 53,1%. Uit de mondelinge toelichting van de BAGbeheerder wordt het de inspecteur duidelijk dat het lage percentage in hoofdzaak wordt veroorzaakt door de samenvoeging van de gemeenten. Het proces m.b.t. het inmeten van de definitieve pandgeometrie bij de gemeenten Boskoop en Rijnwoude was vóór de samenvoeging anders georganiseerd dan bij de gemeente Alphen aan den Rijn. De afdeling GBKA Beheer van de gemeente Alphen aan den Rijn heeft na de fusie hard gewerkt om het achterstalligonderhoud m.b.t. de definitieve pandgeometrie voor de gemeenten Boskoop en Rijnwoude in te lopen. Hiertoe is een plan van aanpak opgesteld en ten uitvoer gebracht. De gemeente Alphen heeft de Pagina 2 van 13
Verificatiepunt bestandscontroles ^ wettelijke norm beschikking over eigen landmeters en is een zelfmetende gemeente. De gemeente heeft de achterstand per 01-09- 2014 volledig weggewerkt. Nee, Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art 39 90% Uit de Statusrapportage d.d. 23/09/2014 blijkt dat er in de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 geen terugmeldingen zijn geweest. Uit de mondelinge toelichting van de BAGbeheerder wordt het de inspecteur duidelijk dat in geval van een terugmelding het uitgangspunt is dat deze binnen 2 dagen wordt afgehandeld; het in onderzoek plaatsen wordt zoveel als mogelijk voorkomen. Ter ondersteuning van deze mondelinge toelichting heeft de inspecteur op de dag van inspectie 5 kopieën van e-mails ontvangen inzake de afhandeling van terugmeldingen aan de LV. 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90% Uit de Statusrapportage d.d. 23/09/2014 blijkt dat in de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 de norm wordt overschreden. Voor de objectsoorten Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject bedragen de percentages resp. 100,0%, 31,2% en 82,8%. Voor de objectsoorten Woonplaats, Openbare ruimte, Ligplaats en Standplaats zijn geen objecten in onderzoek geplaats. Uit de mondelinge toelichting van de BAGbeheerder wordt het de inspecteur duidelijk dat de percentages in sterkte mate worden beïnvloed door in onderzoek geplaatste mutaties bij de gemeente Boskoop. De BAG-beheerder geeft aan dat het proces nu is aangescherpt. Nee, Pagina 3 van 13
Verificatiepunt bestandscontroles 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V (met document).; wettelijke norm Wet: art 31 98% Uit de Statusrapportage d.d. 23/09/2014 blijkt dat in de peilperiode 01/07/2011-05/09/2014 de totalen van het aantal objecten per objecttype nagenoeg op elkaar aansluiten. Voor de objecttypen Woonplaats, Openbare ruimte, Nummeraanduiding, Pand, Verblijfsobject, Ligplaats en Standplaats bedragen de aansluitingspercentages resp. 100,0%, 99,9%, 100,0%, 100,0%, 100,0%, 100,0% en 98,5%. Verificatiepunten steekproef registratie en register Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? wettelijke norm Wet : art. 9 98% Het totaal aantal waarnemingen bedraagt 100. Hiervan zijn de brondocumenten van 87 waarnemingen vooraf getraceerd. De overige 13 waarnemingen zijn tijdig getraceerd en ten behoeve van de steekproef beschikbaar gesteld. 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Wet: art. 14a 98% De steekproef met betrekking tot de gemeente Alphen aan den Rijn bevatte 100 mutaties. Inzake 17 mutaties heeft de inspecteur omissies vastgesteld. Voor de volgende 6 mutaties geldt dat het pand niet terug was te vinden op het betreffende brondocument: 0499100002021456 0499100002021761 0499100002017143 0499100002020108 0499100002015133 0499100002020751 Voor de volgende mutatie geldt dat het onderliggende brondocument niet als brondocument kan worden aangemerkt: 0484010000009968 Voor de volgende 10 mutaties geldt dat de geregistreerde documentdatum niet juist Is: 0484100000013665 0484010000150474 1672200000009391 0484010002030468 Pagina 4 van 13
Verificatiepunten steekproef registratie en register 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? ; wettelijke norm Wet: art. 14a 98% 0484200002037353 1672200000009920 1672010000009960 1672200000009960 1672200000009912 0484010000151504 Zie toelichting vorig verificatiepunt. Verificatiepunten controle inbedding processen Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? wettelijke norm Wet: art. 16 Wet : artt. 10, 14a Nee Zie Handboek BAG, gemeente Alphen aan den Rijn, versie 2.0, 02-05-2014. Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.1 Aanvraag omgevingsvergunning melden bij de BAG en 3.2 Verlening omgevingsvergunning melden aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.1 Aanvraag omgevingsvergunning melden bij de BAG en 4.2 Vergunning verwerken in de BAG. 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet : artt. 10, 14a Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.3 Intrekken omgevingsvergunning melden aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.4 Intrekken verwerken in de BAG. Pagina 5 van 13
Verificatiepunten controle inbedding processen 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? wettelijke norm Wet : artt. 10, 14a Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.5 Nieuwe fase melden aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.7 Nieuwe fase verwerken in de BAG. 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet : artt. 10, 14a Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.5 Nieuwe fase melden aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.7 Nieuwe fase verwerken in de BAG. 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Regeling: catalogus Regeling: catalogus Wet : artt. 10, 14a Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder. Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder. Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.4 Vergunningsvrije bouw/sloop melden aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.7 Nieuwe fase verwerken in de BAG. 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de Wet : artt. 10, 14a Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.5 Nieuwe fase melden aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.7 Nieuwe fase verwerken in de BAG. Pagina 6 van 13
Verificatiepunten controle inbedding processen basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? wettelijke norm 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? Wet: art 6a, 10 en 39 Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.7 Terugmelding aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.8 Terugmelding verwerken in de BAG. 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? Wet: art 40 Zie Processenhandboek: Hoofdstuk 3: 3.7 Terugmelding aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.8 Terugmelding verwerken in de BAG. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met document) Regeling: art. 2 Zie Processenhandboek. Het geheel van procesbeschrijvingen is volledig, juist en consistent weergegeven. Pagina 7 van 13
Verificatiepunten controle inbedding processen 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) l wettelijke norm Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 De gemeente beschikt over een regeling 'Algemene mandaten aan afdelingsmanagers, juni 2014, versie 2.0'. Ondermandaten op persoonsniveau zijn verleend met gebruikmaking van een door het afdelingshoofd ondertekend 'Persoonsformulier Ondermandaat'. Voor de afdeling Automatisering & Informatisering / Functioneel & Gegevensbeheer, waar het BAG-beheer onder valt, heeft de inspecteur op de dag van de inspectie de ondertekende persoonsformulieren ondermandaat ontvangen. De persoonsformulieren ondermandaat zijn ondertekend op 29-09-2014 en daarmee per deze datum formeel van kracht, en niet per 01-01-2014. Dit vormt een omissie. 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Zie toelichting vorig verificatiepunt. 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Zie toelichting vorig verificatiepunt. 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Zie toelichting vorig verificatiepunt. Pagina 8 van 13
Verificatiepunten controle inbedding processen. adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? wettelijke norm Regeling: catalogus De gemeente Alphen aan den Rijn is zelfmetend en hanteert de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Regeling: catalogus Gebaseerd op regeling: art. 2 Zie toelichting vorig verificatiepunt. De gemeente Alphen aan den Rijn beschikt naast de reguliere procesbeschrijvingen t.a.v. de BAG niet over een specifiek kwaliteitssysteem, dan wel een gestructureerd en systematisch systeem van interne audits, gericht op onderzoeken van de kwaliteit van de BAG. De gemeente Alphen aan den Rijn heeft wel met ingang van 29-08-2014 een 'Kwaliteitsplan Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)' opgesteld. In dit plan is beschreven hoe binnen de gemeente de gegevens en processen worden gecontroleerd. Pagina 9 van 13
Verificatiepunten controle werking processen Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? wettelijke norm Wet: art. 16 Voor de gemeente Alphen aan den Rijn geldt dat het beheer van de BAG in hoge mate bij de BAGbeheerder(s) is gecentraliseerd. Dit zorgt ervoor dat de procesgang relatief weinig overdrachtsmomenten kent. Dit bevordert doelmatigheid, verkorting van doorlooptijd en reductie van de kans op omissies. De interviews met de materiedeskundige medewerkers hebben deze gecentraliseerde wijze van werken bevestigd. De gemeente Alpen aan den Rijn beschikt na de fusie per 1 januari 2014 over 4 BAG-beheerders. Bij de onderlinge werkverdeling is gekozen voor een gebiedsgewijze indeling. De BAG-beheerders hebben wekelijks een BAG-overleg. 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 Nee, De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 Nee, De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. Pagina 10 van 13
Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Norm wettelijke norm. Wet : art. 31 100% Ja. De gemeente Alphen aan den Rijn maakt gebruik van de BAG-applicatie Neuron Registratie 7.2 van Vicrea. Pagina 11 van 13
Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? V (met document) I wettelijke norm Wet: art. 14; Regeling: art 3 De gemeente Alphen aan den Rijn heeft een uitwijkconfiguratie voor de gemeente Alphen aan den Rijn op de uitwijklocatie Langeroode, Genielaan 1, Alphen aan den Rijn. 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? Gebaseerd op Wet: art. 14 Zie 'Uitwijkdraaiboek Gemeente Alphen aan den Rijn, Axians, versie 2.0 d.d. 11-09-2014'. Het document bevat een beschrijving welke activiteiten stap voor stap dienen te worden doorlopen. Het document bevat echter geen duidelijke omschrijving van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Gebaseerd op Wet: art. 14 Het 'Uitwijkdraaiboek Gemeente Alphen aan den Rijn, Axians, versie 2.0 d.d. 11-09-2014' is beschikbaar bij de afdeling Automatisering & Informatisering / Functioneel & Gegevensbeheer. 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Zie verslag 'Uitwijktest gemeente Alphen aan den Rijn t.b.v. BAG audit en zelfreflectie BRP, 23 september 2014'. 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Zie 'Uitwijkdraaiboek Gemeente Alphen aan den Rijn, Axians, versie 2.0 d.d. 11-09-2014' en zie het verslag 'Uitwijktest gemeente Alphen aan den Rijn t.b.v. BAG audit en zelfreflectie BRP, 23 september 2014'. Pagina 12 van 13
Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Wordt van de In de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? wettelijkè norm Wet: art. 14; Regeling: art 3 Wet: art. 14a Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 3a, De gemeente genereert op dagelijkse basis een back-up op de uitwijklocatie (mirror). Reconstructie vindt plaats aan de hand van de fysieke documenten. Het systeem genereert automatisch een backup verslag. 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 De gemeente genereert op dagelijkse basis een back-up op de uitwijklocatie (mirror). Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 De laatste test is uitgevoerd op 21-08-2014, zie document 'BAG-rapportage test restore back-up d.d. 22-08-2014'. Pagina 13 van 13