Aanbesteding accountantsopdracht Programma van Eisen Gemeente Nuth
1 - INHOUDSOPGAVE Blz 1 Inleiding 3 1.1 doel van de aanbesteding 1.2 voorbehoud 1.3 informatieronde 1.4 indienen van de offerte 1.5 opening van de offertes 1.6 presentatie 2 nadere informatie 7 2.1 wijzigingen data 2.2 kosten offerte 2.3 vertrouwelijkheid 2.4 uitsluitings- en geschiktheidscriteria 2.5 gunningscriteria 2.6 wegingsfactoren 3 algemene informatie gemeente Nuth 9 3.1 kerngegevens per 1 januari 2014 3.2 bestuur, organisatie en besturingsfilosofie 4 programma van eisen 11 4.1 gestelde eisen aan de dienstverlener 4.2 gestelde eisen aan de accountancy werkzaamheden 4.2.1 controlewerkzaamheden en certificering 4.2.2 deelverklaringen 4.2.3 advisering 4.2.4 communicatie 4.2.5 meerwerk 5 prijsopgaaf 17 Bijlagen: 1. In te vullen formulier prijsopgaaf; 2. Jaarrekening 2012; 3. Begroting 2014; 4. Organisatiebesluit; 5. Verordening 212 Gemeente Nuth; 6. Verordening 213 Gemeente Nuth; 7. Controle opdracht jaarrekening 2012 inclusief nadere inkadering rechtmatigheidstoets 8. Overzicht (deel-)verklaringen;
2 - Voor u ligt het programma van eisen van de gemeente Nuth met betrekking tot de accountantsopdracht. Op grond van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Nuth en de aard en de omvang van de dienstverlening en het drempelbedrag bij een langlopende dienstverleningsovereenkomst moeten voor deze opdracht tenminste 5 offertes gevraagd worden. Gelet op de aard van de te sluiten dienstverleningsovereenkomst wordt gekozen voor onderhands aanbesteden en, in afwijking van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid, het vragen van een offerte bij enkel de onderstaande partijen aangezien zij de enige zijn die op de gemeentelijke markt actief zijn, te weten: Ernst & Young; Deloitte; Bij deze procedure kunnen de gevraagde dienstverleners op basis van dit programma van eisen direct een offerte indienen naar aanleiding van de aan hun toegezonden opdracht. Uit deze offertes zal op grond van de objectieve criteria die in dit programma van eisen zijn verwoord een keuze tot gunning worden gemaakt. De door de raad in 2012 ingestelde Auditcommissie vormt in deze procedure de selectiecommissie. Zij zullen de beoordeling van de offertes uitvoeren en de gemeenteraad terzake van advies voorzien Ambtelijk wordt deze aanbesteding voor de gemeente Nuth begeleid door de Griffier en de Concerncontroler. Voor het indienen van alle stukken geldt het volgende adres. Gemeente Nuth, t.a.v. de raadsgriffier de heer P. J.M. Boyen Postbus 22000, 6360 AA Nuth telefoon 045-5659107/0610233416 E-mail piet.boyen@nuth.nl
3-1. Inleiding 1.1 Doel van de aanbesteding Het doel van de aanbesteding is te komen tot een nieuw contract met een accountant voor de accountantsopdracht vanaf 1 januari 2014. De accountantsopdracht is gericht op de controle en certificering en de daarmede samenhangende advisering en ondersteuning. Het contract met de huidige accountant loopt af per 31 december 2013, maar de controle van de jaarrekening 2013 maakt deel uit van de opdracht over 2013. De gemeente Nuth wil op transparante wijze een bewuste keuze maken voor de inhuur van accountantsdiensten. De Auditcommissie heeft op 27 januari 2014 ingestemd met dit programma van eisen. De overeenkomst geldt in principe voor 5 boekjaren. De looptijd vangt aan op 1 januari 2014. Dit betekent dat de huidige accountant in de loop van 2014 het boekjaar 2013 afrondt met een verklaring bij de jaarrekening 2013 en de benodigde deelverklaringen over het boekjaar 2013. De te sluiten overeenkomst eindigt derhalve van rechtswege op 31 december 2018. Dit betekent dat de werkzaamheden van de nieuwe accountant eindigen in de loop van 2019 met een verklaring bij de jaarrekening 2018 en de benodigde deelverklaringen over het boekjaar 2018. 1.2 Voorbehoud De gemeente behoudt zich het recht voor om de gehele aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens heeft de gemeente Nuth geen verplichting tot gunning. De gemeente behoudt zich het recht voor de procedure voor die aanbieder te stoppen, die gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat hij zijn voor deze aanvraag relevante bedrijfsactiviteiten heeft gestaakt. De gemeente behoudt zich het recht voor de door inschrijvers ingediende documenten, die niet voldoen aan de voorgeschreven aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. Door het uitbrengen van een offerte verklaart aanbieder zich akkoord met deze en alle andere in dit document vermelde voorwaarden. De gemeente Nuth behoudt zich het recht voor te allen tijde de verstrekte gegevens en verklaringen aan een nader onderzoek te onderwerpen en op juistheid te controleren en de opgegeven referenties te benaderen. 1.3 Informatieronde Degenen die dit programma van eisen hebben ontvangen worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen en opmerkingen te maken over de gevraagde dienstverlening en/of de offerte- en beoordelingsprocedure. Daartoe is in een schriftelijke vragenronde ( prebid fase ) voorzien. Alle vragen naar aanleiding van dit programma van eisen dienen per mail uiterlijk 4 februari 2014, te zijn ontvangen. Het risico voor de (tijdige) verzending van de vragen ligt bij de verzender. Mailadres voor het indienen van vragen is: piet.boyen@nuth.nl. Alle vragen die via mail zijn gesteld en de antwoorden alsmede de eventuele extra informatie, zullen schriftelijk worden bevestigd aan alle ontvangers van dit programma van eisen en dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het Programma van Eisen.
4 - Alléén vragen die op tijd worden ontvangen, worden beantwoord. Na de prebid fase kunnen geen vragen meer worden gesteld en/of opmerkingen worden gemaakt. Het Programma van Eisen is ten tijde van de verzending van de antwoorden definitief. Uiterlijk 07 februari 2014 zullen de antwoorden worden verstuurd. Het is niet toegestaan om op een andere dan de hierboven aangegeven wijze contact te zoeken met leden van de begeleidingsgroep of anderen die bij de selectieprocedure zijn betrokken ter verkrijging van welke informatie dan ook op straffe van uitsluiting van deelname aan deze aanbesteding. Alle informatie dient vertrouwelijk te worden behandeld.
5-1.4 Indienen van de offerte De offerte dient uiterlijk op woensdag 12 februari 2014 om 16.00 uur in het bezit van de gemeente Nuth te zijn. Inschrijvingen die om welke reden dan ook niet tijdig zijn ontvangen door de gemeente Nuth zullen terzijde worden gelegd en niet in behandeling worden genomen. Het indienen van de offerte kan op twee manieren. 1. De offerte wordt in een gesloten envelop persoonlijk overhandigd aan de griffier in persoon of, bij zijn afwezigheid, aan het secretariaat van de griffie. Het adres is Deweverplein 1 te Nuth. Het overhandigen van de offerte kan uitsluitend op werkdagen tussen 09.00 en 16.00 uur. 2. De offerte wordt per post toegestuurd aan het in het voorwoord genoemde postadres. Het risico van vertraging in de postbestelling berust bij de verzender. Indien de inschrijving per post wordt verzonden dient gebruik gemaakt te worden van een dubbele gesloten envelop en dient op beide enveloppen vermeld te staan: AANBESTEDING ACCOUNTANTSOPDRACHT, NIET OPENEN! De envelop dient voldoende gefrankeerd te zijn. Per e-mail of per telefax ingediende offertes worden niet geaccepteerd. Een complete offerte bestaat uit: 1. Een rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief 2.1. Inhoudsopgave; 2.2. Een korte presentatie van de aanbieder en een managementsamenvatting van de offerte maar zonder prijsopgave; 2.3. Beschrijving van de aanbieding aan de hand van de eisen en criteria in hoofdstuk 4 van het PVE; 2.4. Prijsopgave aan de hand van de criteria en condities in hoofdstuk 5 van het PVE conform bijlage 1).
6 - Toelichting op de (wijze van) indiening van de offerte: De volgorde van de offerte dient overeen te komen met de volgorde van dit Programma van Eisen. De offerte mag geen voorbehoud bevatten. De door de aanbieder in te vullen bijlage dient exact op de gevraagde manier te worden ingevuld, met verstrekking van alle gewenste gegevens. Eventueel aanvullende informatie kan de aanbieder op een apart blad bijvoegen. De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en moet op papier worden ingediend. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de gemeente Nuth desgewenst schriftelijk aan de aanbieder om verduidelijking verzoeken, welke deel zal uitmaken van de offerte. Correspondentie en ontvangen bescheiden zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd. Uitsluitend offertes waarin alle gevraagde gegevens, benodigd voor de beoordeling, aangeleverd zijn worden in behandeling genomen. 1.5 Opening van de offertes Na sluiting van de termijn voor de indiening van offertes worden de enveloppen met de offertes door de voorzitter van de auditcommissie, de raadsgriffier en of de concerncontroler geopend. De opening van de offertes is niet openbaar. Van de opening van de offertes wordt een proces verbaal opgesteld. Zo kort mogelijk na de opening wordt aan alle partijen die hebben ingeschreven het proces verbaal van de opening toegezonden. 1.6 Presentatie Een presentatie door de aanbieder maakt onderdeel uit van deze aanbesteding. Hiertoe zullen alle aanbieders worden uitgenodigd, waarvan de offertes voldoen aan de gehanteerde uitsluitings- en geschiktheidscriteria ( zie 2.4). Bij de presentatie kan de aanbieder de door hem uitgebrachte offerte kort toelichten. Dit kan echter geen wijziging of aanvulling van de offerte tot gevolg hebben. Bij de presentatie zullen aanwezig zijn de leden van de selectiecommissie. Tijdens de presentatie hebben zij de gelegenheid om vragen te stellen aan de aanbieder. De presentatie dient verzorgd te worden door de verantwoordelijke partner(s) én de medewerkers die, na de eventuele gunning, belast zullen worden met de eigenlijke werkzaamheden. De presentaties zullen op woensdag 19 februari 2014 plaatsvinden.
7-2. Nadere informatie 2.1 Wijzigingen data Alle in dit document genoemde data zijn in principe vast. Mocht zich de noodzaak voordoen om deze data desondanks te wijzigen dan zal daarover tijdig met betrokkenen worden gecommuniceerd. 2.2 Kosten offerte Aan de offerte zullen voor de Gemeente Nuth geen kosten verbonden zijn, ongeacht of de verdere aanbestedingsprocedure al dan niet tot het sluiten van een overeenkomst zal leiden. 2.3 Vertrouwelijkheid De informatie in dit programma van eisen alsmede in de hieraan toegevoegde bijlagen dient zo vertrouwelijk mogelijk te worden behandeld. 2.4 Uitsluitings- en geschiktheids criteria Wanneer de navolgende informatie ontbreekt c.q. de verstrekte informatie niet voldoet aan de hieronder gestelde criteria, behoudt de gemeente Nuth zich het recht voor de offerte terzijde te leggen en uit te sluiten voor de verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. 1. Een rechtsgeldig ondertekende verklaring waaruit blijkt dat de aanbieder optreedt voor eigen naam en risico en dat geen sprake is van onderaanneming. 2. Een rechtsgeldig ondertekende verklaring waaruit blijkt dat de aanbieder beschikt over een verzekering tegen beroepsrisico s. 3. De aanbiedingen dienen in de Nederlandse taal te geschieden. 4. Er moet sprake zijn van minimaal 5 lopende gelijksoortige accountantsopdrachten bij een Nederlandse gemeente met minder dan 30.000 inwoners. Dit moet blijken uit een referentielijst van lopende gelijksoortige controle opdrachten bij overheidsorganisaties waarin afzonderlijk weergegeven de lopende accountantsopdrachten bij gemeenten met minder dan 30.000 inwoners. 5. De geoffreerde prijzen dienen in euro s opgegeven te worden en er moet sprake zijn van een vaste prijs gedurende de hele contractperiode (behoudens indexering). De offerte dient minimaal 6 maanden na de sluitingstermijn van deze aanvraag geldig te zijn. Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend.
8-2.5 Gunningscriteria De opdracht zal worden gegund aan de aanbieder met de economisch meest voordelige aanbieding. Daarbij zal worden gelet op: Kwaliteit : de mate waarin de aanbieding en de daarop volgende presentatie voldoen aan de gestelde eisen; De geoffreerde prijzen en tarieven. 2.6 Wegingsfactoren De criteria zijn opgenomen in onderstaand wegingsmodel: Weging Kwaliteit (totaal weging): 50 % Gespecificeerd naar de volgende deelcriteria: - Kwaliteitscriterium 1: gemeentelijke kennis en ervaring 12,5%; - Kwaliteitscriterium 2: werken met politiek dominante omgeving 12,5%; - Kwaliteitscriterium 3: controlekwaliteit 12,5%; - Kwaliteitscriterium 4. Advies- en ondersteuningskwaliteit 12,5%. Prijzen en tarieven: 50 %.
9-3. Algemene informatie Gemeente Nuth 3.1 Kerngegevens per 1 januari 2014 Inwoners: ca. 15.650 Formatie: 78 formatieplaatsen Oppervlakte in ha: 3.317 ha Aantal woonruimten: 6.969 Aantal bedrijfsvestigingen: 834 Voor nadere informatie is beschikbaar: De Jaarrekening 2012; De Programmabegroting 2014; Meer algemene informatie over de gemeente Nuth is te vinden op de website www.nuth.nl 3.2 Bestuur, organisatie en besturingsfilosofie Positie van de raad Het dualisme brengt een scheiding van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen raad en college met zich mee. De raad heeft een kaderstellende, een controlerende en een volksvertegenwoordigende rol. Het college bestuurt en verantwoordt. De door de raad vastgestelde Controleverordening ex artikel 213 van de Gemeentewet beschrijft uitvoerig de inhoud van de controlerende taak van de raad. De raad is opdrachtgever voor de accountantscontrole. Voor de inhoud van het opdrachtgeverschap wordt verwezen naar de bijgevoegde verordening ex 213 van de Gemeentewet. Uit deze verordening blijkt dat de raad in zijn positie als opdrachtgever de regie heeft over de controle opdracht aan de accountant. Het spreekt voor zich dat de raad zijn rol alleen goed kan vervullen in goed overleg met het college en met de opdrachtnemer i.c de controlerende accountant. De raad van de gemeente Nuth heeft de auditcommissie tot taak meegegeven de aanbesteding van de accountantfunctie namens de raad voor te bereiden. De auditcommissie laat zich daarbij ambtelijk ondersteunen door de raadsgriffier en de concerncontroler en eventueel het hoofd Bedrijfsbeheer. De ambtelijke organisatie De accountantscontrole richt zich primair op de jaarrekening. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening. De ambtelijke organisatie is voor de accountant onderwerp van controle, met name waar het gaat om de volgende aspecten van de organisatie: - het financieel beheer - de inrichting van de financiële organisatie.
10 - De controle richt zich vooral op de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie zodanig zijn dat zij een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. In bijlage 4 treft u het organisatiebesluit van de Gemeente Nuth aan. Hierin zijn de basisregels over de ambtelijke organisatie vastgelegd. De organisatiestructuur is beschreven waarbij per afdeling de hoofdtaken zijn gedefinieerd. Tevens zijn bondig de taakinhoud van de gemeentesecretaris, de raadsgriffier, het afdelingshoofd alsmede de controllersfunctie beschreven. Overige in dit verband relevante informatie: Verordening 212 gemeente Nuth (bijlage 5) Verordening 213 gemeente Nuth (bijlage 6)
11-4. Programma van eisen In dit hoofdstuk worden, in aanvulling op de in hoofdstuk 2 aangegeven uitsluitings- en geschiktheidscriteria, de eisen beschreven die worden gesteld aan de dienstverlener en aan de dienstverlening. Zoals in hoofdstuk 2 weergegeven wordt de selectie uitgevoerd aan de hand van de gunningscriteria prijzen en tarieven (zie hoofdstuk 5) en kwaliteit. T.a.v de kwaliteit zijn de eisen onderstaand geformuleerd. Bepalend voor de beoordeling is de mate waarin de aanbieding en de daarop volgende presentatie voldoen aan de gestelde eisen. 4.1 Gestelde eisen aan de dienstverlener In aanvulling op de uitsluitings- en geschiktheidscriteria in hoofdstuk 2 stellen wij de navolgende eisen aan de dienstverlener: a. De accountant dient ruime kennis en ervaring op het gebied van de wet- en regelgeving van de Nederlandse gemeenten te hebben. Het gaat daarbij om het totale brede terrein van gemeentelijk beleid en beheer. Dus met inbegrip van kennis en ervaring op deelterreinen van het gemeentelijk takenpakket zoals vastgoed, lokale belastingen, sociale zaken, treasury e.a. De accountant dient tevens over brede kennis en ervaring te beschikken betreffende het functioneren van complexe organisaties. Kennis en ervaring betreffende het functioneren van kleinere gemeentelijke organisaties is daarbij een must. De offerte moet helder inzicht geven in de aanwezigheid van deze kennis en ervaring. De aanbieder moet in dat verband ook een beschrijving geven van de eigen organisatie waarin minimaal: organogram; personele omvang en personeelsverloop; opleidings- en ervaringsgegevens inclusief referenties van de in te zetten teamleden en gegevens van de locatie van waaruit zal worden gewerkt. b. De aanbieder moet voldoen aan onze kwaliteitsvoorwaarden m.b.t deskundigheid; continuïteit en flexibiliteit: Deskundigheid: - De aanbieder heeft een deskundig management en dito medewerkers. De aanbieder dient duidelijk inzicht te geven in de kwaliteiten van het management en de kennis en ervaring van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van de werkzaamheden; - De medewerkers beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift. Continuïteit: - De aanbieder dient over een gezonde financiële en economische draagkracht te beschikken waarmee de continuïteit over een langere periode gewaarborgd is. - De aanbieder is in staat de continuïteit te waarborgen gedurende de uitvoering van de werkzaamheden. Tijdens de looptijd van de overeenkomst moet het aantal wisselingen in de samenstelling van het controleteam zoveel mogelijk worden beperkt. Bij personele wisselingen moeten adequate voorzieningen getroffen worden om de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen. Bij personele wisselingen zal er binnen het controleteam sprake zijn van kennisoverdracht. Uitgangspunt moet zijn dat de interimcontroles en de eindcontrole door dezelfde teamleden worden uitgevoerd. Flexibiliteit: - De aanbieder zorgt voor een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de teamleiding. De gemeente wil dat de accountant na verzoek binnen een redelijke termijn in staat is om de benodigde capaciteit te leveren. Dat is binnen een week en bij calamiteiten direct. - De aanbieder speelt flexibel in op onvoorziene situaties. c. De accountant dient de accountantsfunctie af te stemmen op de positie van de raad en de besturingsfilosofie van de gemeente Nuth. De aanbieder moet gewend zijn
12 - aan het opereren in een politieke omgeving. Met gevoel voor de lokale bestuurlijke verhoudingen moet de accountant een bijdrage leveren aan een optimale uitoefening door de raad van zijn controlerende rol zoals deze is vastgelegd in de Controleverordening (verordening ex art. 213 GW). Met de uitoefening van de accountantstaak moet een bijdrage worden geleverd aan de kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke organisatie. Een en ander veronderstelt dat de aanbieder een uitgewerkte visie heeft op modern overheidsbestuur. Aanbieders dienen deze visie te overleggen. De gemeente Nuth hecht daarbij veel waarde aan het oordeel van de accountant. Bij de uitoefening van zijn werkzaamheden moet de accountant in staat zijn vroegtijdig relevante knelpunten en mogelijke verbeteringen te signaleren. Bij de beoordeling van de aanbiedingen wordt de mate waarin de aanbieder blijkens zijn controlefilosofie zal bijdragen aan de permanente kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke organisatie gewogen. Hierbij wordt gekeken naar de mate waarin de controlewerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie, die zicht heeft op zijn risicomarges en deze risico s ook adequaat beheerst. Verwacht wordt dat deze bijdrage leidt tot suggesties en aanbevelingen in de uit te brengen rapportages en in het overleg met (raads)commissies en management. In dit verband stelt de gemeente prijs op pro-actief meedenken over het afleggen van verantwoording aan de burger (in het kader van de transparante organisatie) en daaraan gekoppelde maatregelen voor controle op de rechtmatigheid. De aanbieders worden verzocht met oog voor het bovenstaande hun controlefilosofie te beschrijven. Daarbij dient de aanbieder aan te geven of en op welke wijze hij kan garanderen dat hij adequaat zal inspelen op actuele gebeurtenissen binnen de Gemeente Nuth. 4.2 Gestelde eisen aan de accountancy werkzaamheden De gemeente Nuth verwacht van de accountant dat hij de accountantsopdracht overeenkomstig artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) uitvoert. De accountantsopdracht wordt in de volgende (sub)paragrafen nader omschreven. 4.2.1 Controlewerkzaamheden en certificering Algemeen De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrags- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de Gemeentewet (m.n. art.212 en 213), het actuele Besluit begroting en verantwoording, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, controleprotocollen van andere overheden maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen en relevante besluiten van raad en college. Tevens dienen risico s die de gemeente loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke exploitatie, actief gesignaleerd te worden. Daarnaast ook de risico s van gebreken in de bedrijfsvoering. Indien de controle aanwijzingen voor fraude oplevert, zal hierover terstond worden gerapporteerd. De controlewerkzaamheden zijn echter niet expliciet gericht op het ontdekken van fraude.
13 - Invulling controle opdracht jaarrekening 2013 Met ingang van boekjaar 2004 is de accountantscontrole aangescherpt, met name door het uitbreiden van de controle op rechtmatigheid. De accountantscontrole op rechtmatigheid voor 2012 is gebaseerd op het door de raad vastgestelde controleprotocol 2013. Daarin zijn ook de door de raad vastgestelde toleranties opgenomen te weten: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Strekking accountantsverklaring: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke niet gecorrigeerde fout of onzekerheid rapporteert die gelijk is aan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Controle opdracht jaarrekening 2014 De offerte dient uit te gaan van een volledige rechtmatigheidstoets zonder beperkingen in de opdracht en met handhaving van de goedkeurings- en rapportagetoleranties zoals die zijn gehanteerd voor de controle opdracht 2012 (zie bijlage 7). In de offerte dient duidelijk en uitputtend aangegeven te worden welke eisen worden gesteld aan het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie. In de offerte en presentatie moet duidelijk worden aangegeven welke visie de accountant heeft op de rechtmatigheidscontrole Rapportageproducten van de opdrachtnemer Over de uit te voeren werkzaamheden wordt verslag uitgebracht volgens de hierna opgenomen rapportagestructuur: Rapportage Tijdstip Inhoud Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interimcontrole Verslag van bevindingen Na afronding van de interimcontrole. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Mogelijke risico s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording Raad (hoofdlijnen) en College Raad
14 - mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Accountantsverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening. Oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Raad Toelichting De jaarlijkse aanpak van de controlewerkzaamheden wordt gestart met het door de accountant indienen van een controleplan, waarin accenten voor dat betreffende jaar worden opgenomen. De raad formuleert de controleopdracht. Na afronding van de interimcontroles wordt, in overeenstemming met een daartoe vastgestelde jaarplanning doch uiterlijk in december, een managementletter (voor het MT en college) en bestuurssamenvatting (voor de raad met afschrift aan het college) uitgebracht. De accountant dient er voor te zorgen dat de rapportages van de verschillende doelgroepen (management en bestuur) op elkaar afgestemd zijn en zorgt zoveel als mogelijk voor eenzelfde niveau van rapporteren. Na gereedmelding door de gemeente van de concept jaarrekening wordt, in overeenstemming met een daartoe vastgestelde planning doch uiterlijk binnen 1 maand, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen inzake de jaarrekening aangeleverd. Specifieke accountantsverklaringen gericht op deelverantwoordingen aan het college ten behoeve van verschillende ministeries, de provincie of andere instanties worden aangeleverd conform de daartoe vastgestelde jaarplanning. Het streven is om hierbij zoveel mogelijk te komen tot een single audit gekoppeld aan de controle op de jaarrekening. Dit onderwerp wordt nader uitgewerkt in 4.2.2. De jaarrekening wordt opgebouwd uit de gegevens van de verschillende afdelingen. Deze gegevens komen uit de centrale administratie van de gemeente Nuth (Civision Middelen). De afdelingen dienen door de accountant vooraf geïnformeerd te worden over op te nemen opmerkingen in het verslag van bevindingen bij de jaarrekening, aangevuld met gedetailleerde informatie waarop de opmerkingen zijn gestoeld. De accountant dient in de rapportages opbouwend kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen hetgeen ook betekent dat de bevindingen in begrijpelijke taal zijn opgesteld en dat waar mogelijk jargon wordt vermeden. In de rapportages dient een consistente lijn te worden gevolgd, waarbij oplossingsgerichte adviezen worden verstrekt. In ieder geval dienen de standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, ontwikkelingen, verslaglegging, balans, overige bevindingen) naar voren te komen. Binnen de reguliere controle- en rapportagewerkzaamheden dient de aanbieder rekening te houden met specifieke wensen van de gemeente. De gemeente gaat er vanuit dat dit niet
15 - leidt tot extra werkzaamheden omdat de onderwerpen zo zullen worden gekozen dat deze heel nauw samenhangen met de reguliere controle. In de offerte en de daarop volgende presentatie dient de aanbieder aan te geven hoe aan de bovenstaande eisen wordt voldaan. 4.2.2 Deelverklaringen Tot de opdracht behoort in voorkomende gevallen ook het afgeven van deelverklaringen ten behoeve van onder andere verschillende ministeries en provincie. De noodzaak tot het afgeven van deelverklaringen bestaat bij verschillende eenheden van de gemeente. In bijlage 8 is een actuele opgave opgenomen van de af te geven deelverklaringen. De goedkeuringstoleranties zijn overeenkomstig het BAPG, tenzij de rijks- of provinciale richtlijnen andere goedkeuringstoleranties voorschrijven. 4.2.3 Advisering In het verlengde van de onder 4.2.1 en 4.2.2 beschreven werkzaamheden is advisering een integraal onderdeel van de reguliere accountantsopdracht. De advisering betreft primair adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Daarnaast omvat de door ons gevraagde adviserende inbreng alle overige activiteiten die direct gericht zijn op ondersteuning van: - de raad in zijn controlerende taak - het college in zijn verantwoordingsrol - het ambtelijk apparaat bij het adequaat vormgeven van het financieel beheer en de financiële organisatie. Deze tot de adviesfunctie behorende ondersteuning krijgt o.a op de volgende wijze vorm: - de deelname van de accountant aan de besprekingen en overleggen zoals ingekaderd in het communicatie overzicht in par 4.2.4 - het op verzoek of op eigen initiatief voeren van noodzakelijke aanvullende overleggen tussen de accountant en de gemeentelijke overlegpartners die zijn benoemd in het communicatie overzicht in par 4.2.4, over de voortgang of zich voordoende ontwikkelingen. Te denken valt o.a aan de volgende onderwerpen van overleg: ontwikkeling van de controlfunctie; ontwikkeling en afstemming van de bestuurlijke informatievoorziening; ontwikkeling van systemen van administratieve organisatie en interne controle - het actief vormgeven van een informatiestroom richting raad, college en ambtelijke organisatie m.b.t voor de gemeente relevante ontwikkelingen binnen het vakgebied van de accountancy. De uitvoering van de advisering dient op eigen initiatief, maar ook in voorkomende gevallen op verzoek plaats te vinden. Wij verwachten van de accountant dat zijn adviezen oplossingsgericht zijn en toegespitst op de Nuthse situatie. Een afzonderlijke opdrachtbevestiging voor de hierboven beschreven advisering wordt niet gegeven; de werkzaamheden passen binnen de uitvoering van de reguliere werkzaamheden. Vergoeding voor de advisering wordt dus geacht te zijn inbegrepen in de vaste prijs die in rekening wordt gebracht. In de offerte dient door de aanbieder duidelijk te worden weergegeven op welke wijze, in welke mate en met welke omvang inhoud wordt gegeven aan de bovenstaande eisen ten aanzien van de in de aanbieding begrepen advisering. De ervaring leert dat de door ons gevraagde adviesinbreng vereist dat de aanbieder de beschikking heeft over een substantieel adviespotentieel. In dit verband vragen wij de aanbieder opgave te doen van zijn kennis en ervaring op het terrein van het adviseren van gemeenteraden en colleges m.b.t de vormgeving van hun onderscheiden rollen. Idem voor wat betreft kennis en ervaring met bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Tenslotte vragen wij de aanbieder in-
16 - zicht te verschaffen in de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten, waarop de accountant kan terugvallen bij het uitoefenen van de reguliere accountantswerkzaamheden en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk, zoals deskundigheid op het gebied van belastingrecht, ICT, EDP-audit, diepteonderzoeken, treasury, grondbedrijf, bedrijfsvergelijkingen, administratieve organisatie, juridische vraagstukken, milieuproblematiek. 4.2.4 Communicatie Bij de beoordeling van de aanbiedingen is van belang op welke wijze en met welke intensiteit met de bestuurlijke en ambtelijke organisatie wordt gecommuniceerd. De aanbieder wordt gevraagd een beschrijving te geven van de wijze waarop hij denkt aan deze samenwerking (mede) vorm te gaan geven. Tenminste dient in de communicatiestructuur rekening te worden gehouden met: - Bespreken van het controleplan met de ambtelijke organisatie; - Bespreken van de concept-rapporten van bevindingen met het MT en de concerncontroler; - Bespreken van het rapport van bevindingen betreffende de jaarrekening met het MT, de concerncontroler, het college van burgemeester & wethouders en de auditcommissie/raad. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Het MT en de concerncontroler is het 1 e aanspreekpunt voor de accountant inzake het jaarlijks op te stellen controleplan. Met hen zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. De auditcommissie bereidt de behandeling in de raad voor met betrekking tot te behandelen stukken die betrekking hebben op control en jaarrekening. Dit betreft minimaal de voorbereiding van de behandeling in de raad van de jaarrekening. 4.2.5 Meerwerk Incidenteel kan het mogelijk zijn dat meer werkzaamheden moeten worden uitgevoerd dan op basis van het contract en dit programma van eisen kon worden voorzien. Uitgangspunt is dat meerwerk door de accountant slechts wordt uitgevoerd op basis van een voorafgaand aan de werkzaamheden door de gemeente verstrekte schriftelijke opdracht. Bij meerwerk-opdrachten wordt een vast uurtarief gehanteerd (zie hoofdstuk 5 - Prijsopgaaf).
17-5. Prijsopgaaf De prijsopgave dient gebaseerd te zijn op de looptijd van het contract van 5 jaar. Het indexcijfer CAO-lonen (bedrijfsklasse financiële instellingen en zakelijke dienstverlening (65-74)) van het CBS is jaarlijks van toepassing. De prijsopgave dient gesplitst te zijn in de volgende onderdelen: a. een vast jaarbedrag voor 2014 (daarna jaarlijks te indexeren) inclusief alle onkosten. Dit jaarbedrag betreft de totale accountantsopdracht inclusief Sisa-verantwoording met uitzondering van de incidentele deelverklaringen- zoals beschreven in hoofdstuk 4 en is inclusief de daarbij behorende advisering en communicatie. Het bedrag wordt opgegeven in totaal; b. Een vast uurtarief voor alle meerwerk-opdrachten en incidentele deelverklaringen (zie paragraaf 4.2.5) Toelichting: Algemeen U dient voor de prijsopgaaf gebruik te maken van het formulier opgenomen als bijlage 1. Onder vast jaarbedrag verstaan wij een prijs die onafhankelijk is van de feitelijke inzet van de opdrachtnemer en exclusief vooraf geautoriseerd meerwerk, incidentele deelverklaringen en indexering. Ad a. Indien het pakket van de accountantsopdracht als gevolg van rijksbeleid of anderszins substantiële onvoorziene veranderingen ondergaat zal de prijs in gezamenlijk overleg bijgesteld worden. Dit kan alleen gebeuren indien de wijziging zodanig is dat er sprake is van een veranderende inspannings- en resultaatverplichting van de accountantsberoepsgroep in zijn algemeenheid. De bijstelling gebeurt op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het vaste jaarbedrag vast. Ad b. Meerwerk is alleen mogelijk na voorafgaand verleende opdracht door daarvoor gemachtigde medewerkers van de gemeente. Ten aanzien van het benodigde aantal uren voor meerwerk dan wel voor een incidentele deelverklaring wordt vooraf een opgaaf gedaan. Dit moet afzonderlijk worden gefactureerd gespecificeerd naar datum, omvang in uren en de inhoud.
18 - BIJLAGE 1, PRIJSOPGAAF Onderdeel Vast jaarbedrag 2014 inclusief alle onkosten voor de werkzaamheden verbonden aan het afgeven van de verklaringen omtrent de jaarstukken inclusief Sisa-verantwoording genoemd onder 4.2.1. Een vast uurtarief voor alle meerwerkopdrachten en incidentele deelverklaringen (zie paragraaf 4.2.5). Geoffreerde prijs