Vereniging Hogescholen T.a.v. het bestuur Prinsessegracht 21 2514 AP Den Haag Datum Onderwerp E-mail 11 juni 2014 Ideeën ter verbetering medezeggenschap secretariaat@lsvb.nl Geachte bestuursleden van de Vereniging Hogescholen, De medezeggenschap is een krachtig instrument om de kwaliteit van een hogeschool te bewaken. De medezeggenschapsraad functioneert idealiter als kritische vriend van de bestuurder: een orgaan van medewerkers en studenten dat altijd gevraagd en ongevraagd bijdraagt aan de besluitvorming. De medezeggenschap houdt zich daarbij primair bezig met de inhoud van wat er speelt. Een goede medezeggenschapsraad is kritisch, zonder het belang van de onderwijsinstelling als geheel te vergeten. Gelukkig heeft u het belang van medezeggenschap altijd onderschreven. Helaas zien wij dat goede, effectieve medezeggenschap nog lang niet overal een gegeven is. Het is iets waar in geïnvesteerd dient te worden. Medezeggenschap met oog voor de bestuurder en hart voor het onderwijs kan alleen ontstaan als er van twee kanten geïnvesteerd wordt in een goede samenwerking. De medezeggenschap doet dit door een actieve, open en betrokken houding. Voor bestuurders geldt dat zij de medezeggenschap betrekken bij het opstellen en uitvoeren van beleid. Ze kunnen zaken afstemmen met de medezeggenschap en hen in de gelegenheid stellen goed te functioneren. Onze organisaties zijn in het verleden met onderzoeken en voorstellen gekomen om de medezeggenschap in de volle breedte te versterken. Naar aanleiding van het faciliteitenonderzoek 1 van de Landelijke Studenten Vakbond (LSVb), het Studenten Overleg Medezeggenschap (SOM) en het Landelijk Overleg Fracties (LOF) heeft op 31 juli 2013 een gesprek plaatsgevonden met de Vereniging Hogescholen. Gezamenlijk is geconstateerd dat er veel en grote verschillen zijn tussen het functioneren van de medezeggenschap in Nederland en dat de medezeggenschapsraad niet altijd betrokken en ondersteund wordt om de werkzaamheden op een goede manier uit te voeren. In dat gesprek is afgesproken dat onze organisaties met ideeën zouden komen om de medezeggenschap te versterken. Hierbij is ook het (ISO) betrokken, ook zij hebben met een onderzoek 2 een aanzet geleverd om de medezeggenschap te versterken. Op 3 april 2014 vond er een vervolggesprek plaats waarin onze ideeën werden besproken. Deze ideeën zijn opgenomen in de brief die u nu leest. 1 http://www.rijksoverheid.nl/bestanden/documenten-en-publicaties/rapporten/2013/12/06/faciliteitenvergeleken/faciliteiten-vergeleken.pdf 2 http://www.iso.nl/website/wp-content/uploads/2013/11/1213-goede-medezeggenschap-is-mensenwerk.pdf 1
In deze brief behandelen wij thema's die volgens ons van belang zijn voor het creëren van een geëquipeerde, betrokken en goed functionerende medezeggenschap. Het gaat hierbij om facilitering van de medezeggenschap in de breedste zin van het woord. Met deze brief willen wij het gesprek aangaan om de kwaliteitscultuur rondom medezeggenschap te versterken, zodat deze studenten, medewerkers en bestuurders in staat stelt het beste uit zichzelf en de onderwijsinstelling te halen. Per thema geven wij aan hoe wij hier het belang voor medezeggenschap en bestuurder zien en beschrijven wij ook hoe de uitwerking hiervan volgens ons concreet vorm kan krijgen. Dat gaat wat ons betreft beide kanten op. Niet alleen vragen wij iets van de onderwijsbestuurder, ook van de medezeggenschappers zelf wordt een actieve, constructieve houding en bijpassende inzet gevraagd. Tot slot zijn wij uiteraard ook zelf bereid onze taak op ons te nemen. Graag zouden wij deze thema's met u bespreken en op basis hiervan vaststellen waar overeenstemming over te vinden is. Dit geeft beide achterbannen (medezeggenschapsraden en onderwijsbestuurders) een handvat. Door de medezeggenschap in staat te stellen goed te functioneren kan er een kwaliteitscultuur ontstaan die studenten, medewerkers en bestuurders in staat stelt het beste uit zichzelf en de onderwijsinstelling te halen. Daar draait het uiteindelijk om: een bloeiende hogeschool! Samenwerking tussen bestuurder en medezeggenschap Voor een effectieve samenwerking en een zo goed mogelijk evenwicht tussen de verschillende organen van een hogeschool is een professionele en eerlijke verstandhouding essentieel. Afspraken tussen bestuurder en medezeggenschapsraad zullen veel discussies over procedures en de werkwijzen voorkomen. Door de medezeggenschapsraad al in een vroeg stadium te betrekken wordt bijvoorbeeld voorkomen dat besluitvorming in het laatste stadium veel vertraging op kan lopen. Ook neemt de kwaliteit van besluitvorming toe en ontstaat er meer draagvlak vanuit de organisatie doordat alle stakeholders zich gehoord voelen. Dit zorgt ervoor dat besluitvorming niet onnodig wordt vertraagd en conflicten tussen bestuurder en medezeggenschap worden voorkomen. Concreet denken wij aan de volgende punten: 1. De medezeggenschap wordt tijdig betrokken bij alle processen met gevolgen voor medewerkers en/of studenten. Dit gebeurt op een zodanig tijdstip dat dit van wezenlijke invloed is op de besluitvorming. 2. De vraag of een medezeggenschapsraad informatie nodig heeft voor de uitvoering van zijn taken (zoals bedoeld in WHW 10.19 lid 6) is ter beoordeling van de raad zelf 3. 3. De medezeggenschapsraad heeft met betrekking tot het informatierecht toegang tot alle informatie binnen de instelling tenzij er specifieke, zwaarwegende redenen zijn om informatie te onthouden. 4. Ook in het geval van vertrouwelijke informatie wordt deze aan de medezeggenschapsraad verstrekt. De raad gaat hier op een verantwoordelijke wijze mee om. Dit kan gepaard gaan met de eis een geheimhoudingsverklaring te tekenen. In overleg met de medezeggenschapsraad kan er voor gekozen worden informatie slechts aan het dagelijks bestuur, een specifieke commissie of een afvaardiging van de raad te verstrekken. 5. De medezeggenschapsraad en de bestuurder maken aan het begin van een raadsjaar afspraken over de wijze waarop de raad vroegtijdig bij voorstellen en beleid betrokken kan worden 3 Hierop aansluitend heeft Tweede Kamerlid Tanja Jadnanansing hier een motie over ingediend met nummer 33495-49. 2
6. Instemmings- en adviesverzoeken en de bijbehorende stukken worden de raad minimaal twee weken voor de eerste (raads)vergadering over dit onderwerp toegezonden. Uiteraard kan er in incidentele, spoedeisende gevallen tussen medezeggenschapsraad en bestuurder een uitzondering worden gemaakt. 7. Instemmings- en adviesverzoeken worden door de medezeggenschapsraad binnen een redelijke termijn in behandeling genomen. Hierbij kan gedacht worden aan een doorlooptijd van maximaal tien weken totdat de besluitvorming plaats vindt. 8. Medezeggenschapsraden en bestuurders zetten zich in om de besluitvorming te laten plaatsvinden op inhoudelijke gronden. 9. De centrale medezeggenschapsraad heeft minimaal tweemaal per jaar overleg met de Raad van Toezicht in afwezigheid van het College van Bestuur. Uiteraard kan hiernaast (ook aansluitend of voorafgaand) een overleg met zowel Raad van Toezicht als College van Bestuur plaatsvinden. Verschillen van mening Ondanks goede afspraken en een goede cultuur kan het voor komen dat de medezeggenschapsraad en de bestuurder een verschil van mening hebben over inhoud of procedures. De volgende punten dragen in onze ogen bij aan het voorkomen van meningsverschillen die de goede samenwerking op het spel zetten of tot onnodige vertraging leiden: 1. Indien een medezeggenschapsraad niet instemt en een bestuurder zich hier niet bij neer wil leggen kan de bestuurder een geschillenprocedure starten. Dit heeft dan een opschortende werking voor het bestreden besluit. Afwijken hiervan gebeurt alleen in zeer spoedeisende en uitzonderlijke gevallen. 2. Een medezeggenschapsraad geeft inhoudelijk mondeling of schriftelijk onderbouwd weer waarom hij een beslissing neemt. 3. Adviezen vanuit de medezeggenschapsraad worden door het bestuur overgenomen of onderbouwd afgewezen. 4. Bij een verschil van inzicht over wet- en regelgeving, bijvoorbeeld bij de vraag of sprake is van instemmings- of adviesbevoegdheid of de vraag welke procedure gevolgd hoort te worden, kan een onafhankelijk extern adviseur benaderd worden. Afspraken zijn het beste te maken in tijden waarin het goed gaat. Op (bijvoorbeeld jaarlijks) gemaakte afspraken is terug te vallen terwijl het maken van afspraken in tijden waarin het minder goed gaat meer dan eens lastig of onmogelijk is gebleken. Tijdsbesteding raadsleden Uit het eerder genoemde onderzoek naar faciliteiten blijkt dat de minimale tijdsbesteding van medezeggenschapsraden op het hbo twee à drie uur is en dat is in onze ogen te weinig tijd om raadswerkzaamheden naar behoren uit te voeren. Ook wij verwachten van raadsleden dat zij vrijwillig meer tijd in medezeggenschap stoppen dan deze uren, maar de verhouding tussen de tijdsinvestering in de praktijk en die op papier is op dit moment scheef gegroeid. Op basis van een inventarisatie bij medezeggenschapsraden in het hbo 4 komt naar voren dat een tijdsinvestering van 16 tot 24 uur per week als benodigd wordt gezien om het raadswerk 4 Deze inventarisatie is gehouden onder de achterban van SOM en de LSVb. 3
naar behoren te kunnen doen. Hierin vallen onder andere vergaderuren, voorbereidingstijd, interne 5 en externe 6 werkgroepen en contact met de achterban. Voor leden van het dagelijks bestuur geldt dat er ongeveer zes tot acht uur per week extra wordt gestoken in de raadswerkzaamheden, onder andere in verband met de afstemming van onderwerpen voor vergaderingen en extra overleggen. Decentrale raden hebben veelal minder externe commissies en werkgroepen dan raadsleden op centraal niveau, waardoor er voor hen ook minder uren voor het raadswerk beschikbaar hoeven te zijn. Naar aanleiding van deze inventarisatie lijkt een verdeling als onderstaande optimaal voor het goed vervullen van het raadswerk. Soort orgaan Leden Leden dagelijks bestuur Centrale raad 16 uur per week 24 uur per week Decentrale raad 12 uur per week 18 uur per week Opleidingscommissie 4 uur per week n.v.t. Een lastige factor blijft het verschil tussen onderwijsinstellingen. In eerste instantie lijkt een onderscheid tussen grote en kleine hogescholen voor de hand te liggen maar dat blijkt op het hbo niet goed te werken. Dit komt doordat juist kleine hogescholen vaak geen deelraden hebben en de centrale raad daarmee juist extra taken krijgt. Ons advies is dan ook om bovenstaande uren als norm te hanteren waarbij afwijken mogelijk is op basis van de specifieke individuele situatie van een onderwijsinstelling. Dit volgens het 'comply or explain'-principe. De omgang met medezeggenschapsraadsleden Naast deze urennormen is het belangrijk dat de hele onderwijsinstelling bewust is van de belangrijke rol van de medezeggenschap. De raadsleden moeten in de gelegenheid gesteld worden om de raadswerkzaamheden zo goed als mogelijk uit te voeren. De uren die voor medezeggenschap gereserveerd worden mogen niet gevuld worden met bijvoorbeeld verplichte colleges. Lid zijn van een medezeggenschapsraad is geen vrijbrief om te pas en te onpas mee te kunnen zwaaien, maar medezeggenschappers moeten in de gelegenheid gesteld worden om bij de gezamenlijke overleggen (raadvergaderingen, bestuurder/raad, RvT/raad et cetera) aanwezig te zijn. Relatie centrale en decentrale medezeggenschap Daarnaast adviseren wij het gesprek tussen de centrale en de decentrale medezeggenschap beter te faciliteren. Op een aantal hogescholen zijn hier zeer positieve ervaringen mee. Op andere hogescholen werken de verschillende medezeggenschapsorganen veelal los van elkaar. Door minimaal twee keer per jaar een bijeenkomst te organiseren tussen de centrale en de decentrale medezeggenschapsraden wordt de gehele medezeggenschap sterker, waardoor de kwaliteit van besluitvorming toeneemt en het uiteindelijke beleid breder gedragen wordt. 5 Definities en invulling hiervan verschillen. In principe komt het in alle gevallen neer op een aantal raadsleden dat zich op georganiseerde wijze specialiseert in één of meerdere onderwerpen of thema s. 6 Dit gaat om groepen uit verschillende delen van de hogeschool die een gezamenlijke doelstelling hebben. Bijvoorbeeld het discussiëren over een nieuwe OER, een projectgroep van een aanbesteding, een beleidscommissie of werkdrukcommissie. 4
Vergoeding Voor de vergoeding van de medezeggenschappers is het van belang dat er een balans gevonden wordt tussen werkbaarheid en redelijkheid. In andere woorden: de hoogte van de vergoeding moet ervoor zorgen dat raadsleden de functie naar behoren kunnen uitoefenen zonder dat de vergoeding personen aantrekt die enkel het geld willen opstrijken zonder de bijbehorende inspanning te leveren. Budget voor training, scholing en andere activiteiten Ontwikkeling is van onschatbare waarde voor medezeggenschapsraden: hierdoor wordt er betere feedback op de verschillende stukken geleverd. Een jaarlijks trainingsbudget draagt hier aan bij, waarbij de raad zelf invulling aan de (interne dan wel externe) scholing kan geven. Het trainingsbudget kan onderdeel zijn van een algemeen budget voor de medezeggenschapsraad. Dit algemene budget kan de raad naast training en scholing gebruiken voor een achterbanraadpleging, communicatie-uiting of bijvoorbeeld externe vergaderkosten. Een budget van 1.000,- per zetel per jaar lijkt hierin toereikend. Hieruit wordt niet de vergoeding aan raadsleden, ambtelijke ondersteuning of eventuele externe juridische adviezen betaald. Ambtelijke ondersteuning De taken van de ondersteuning van een griffier of ambtelijk secretaris verschillen per hogeschool en hangen mede samen met de behoefte van de medezeggenschapsraad, maar zijn altijd belangrijk voor het functioneren van een goede medezeggenschap voor zowel raad als bestuur. Uit een steekproef en gesprekken met medezeggenschapsraden blijkt dat de minimumtaken van goede ondersteuning in ieder geval zijn: het doorsturen, archiveren en ordenen van binnenkomende en uitgaande post, het opstellen van agenda s, het bijhouden van acties en besluiten, het notuleren van overleggen en het schrijven van conceptbrieven en -emails. Bij een deel van de hogescholen heeft de ondersteuner ook een adviserende rol richting de medezeggenschapsraad. Dit zijn dan veelal griffiers die zelf ervaring hebben in de medezeggenschap. De raden die gebruik maken van een dergelijke griffier geven aan dat dit een enorm waardevolle toevoeging is omdat discussies niet tweemaal gevoerd hoeven te worden en omdat de griffier wat betreft kennis en ervaring voor continuïteit zorgt binnen de medezeggenschapsraad. Deze inhoudelijke rol versterkt het proces rondom medezeggenschap. Als bijlage zijn twee brieven toegevoegd van medezeggenschapsraden die deze inhoudelijke rol prijzen en aanbevelen. Juist vanwege de belangrijke functie die de ambtelijke ondersteuning vervult is het belangrijk dat hier genoeg tijd voor beschikbaar is. Onderstaand vindt u een richtlijn hiervoor. Op een aantal hogescholen is dit al standaard of wordt zelfs extra ondersteuning ingezet. Wij zouden graag zien dat iedere raad een minimale ondersteuning krijgt en dat raden en bestuurder samen op basis van dit voorstel kijken of ondersteuning verbeterd kan worden. Soort raad Grote hogeschool Middelgrote hogeschool Kleine hogeschool Centrale raad Minimaal 1.0 fte Minimaal 0.8 fte Minimaal 0.6 fte Decentrale raad Minimaal 0.8 fte Minimaal 0.6 fte Minimaal 0.4 fte 5
Overige faciliteiten Naast adequate ondersteuning zijn faciliteiten bepalend voor medezeggenschapsraden. Het uitgangspunt hierbij is dat studenten wat betreft faciliteiten dezelfde rechten en plichten hebben als reguliere medewerkers van een onderwijsinstelling. Dit betekent dat studenten beschikking hebben tot een werkplek, vergadermogelijkheden van de onderwijsinstelling, een computer, een telefoon, print- en kopieerfaciliteiten en koffie- en theefaciliteiten. Door middel van deze brief hopen wij dat het gesprek tussen besturen en medezeggenschapsraden wordt aangegaan. Daarnaast willen wij graag het gesprek met u aangaan, zodat de medezeggenschap versterkt kan worden op bovenstaande punten. Graag wisselen wij hier nader met u gedachten over uit. Met vriendelijke groet, Landelijke Studenten Vakbond 6