Protocol Telewerken 2012 Gemeente Heemskerk Januari 2012
Inhoudsopgave Protocol Telewerken 3 Geregistreerd onder nummer BIVO/2012/29960
Protocol Telewerken 1. Overwegingen Het terugdringen van de milieueffecten van mobiliteit behoren tot het oogmerk van telewerken. De tijdwinst in reistijd die telewerken oplevert kan efficiënt worden ingezet. Telewerken biedt flexibiliteit om werk en privé optimaal met elkaar in balans te brengen. 2. Uitgangspunten en mogelijkheden Uitgangspunten Voor alle medewerkers is een goed geoutilleerde werkplek in het gemeentehuis aanwezig. Telewerken biedt de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk het netwerk en de systemen van de gemeente Heemskerk te benaderen om digitaal werkzaamheden te verrichten. Telewerken is ondersteunend aan het tijd- en plaatsonafhankelijk uitvoeren van werkzaamheden. Leidinggevenden sturen op basis van vertrouwen en maken in goed overleg heldere output/prestatieafspraken met hun medewerkers. Medewerkers zijn flexibel, nemen verantwoordelijkheid en leggen verantwoording af. Mogelijkheden In overleg met de leidinggevende is het voor medewerkers mogelijk zijn/haar werkzaamheden te verrichten vanaf een locatie buiten de kantooromgeving, meestal zijnde het woonadres. De afweging om gebruik te maken van de telewerkfaciliteiten wordt op individuele basis gemaakt. 3. Aanwezigheid, bereikbaarheid en beschikbaarheid 1. Per organisatie-eenheid worden onder supervisie van de leidinggevende afspraken gemaakt over de noodzakelijke bezetting, zodat essentiële onderdelen op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn voor dienstverlening. 2. De medewerker is met inachtneming van de afspraken die hij hierover met zijn leidinggevende heeft gemaakt zelf verantwoordelijk voor het geven van inzicht in zijn bereikbaarheid en beschikbaarheid buiten de kantooromgeving. 4. Verantwoorde werkplek 2 De medewerker draagt er zorg voor dat de werkplek buiten de kantooromgeving waarvandaan hij zijn werkzaamheden verricht zodanig is geoutilleerd dat de arbeid op zoveel mogelijk ergonomische wijze kan worden verricht. 2 De medewerker zal door de werkgever op de hoogte worden gesteld van de eisen die de Arbo-wet aan het gebruik van een werkplek stelt ten einde mogelijke RSI-klachten te voorkomen (zie link). 5. Werktijden, overuren en verlofuren 1 De medewerker blijft bij de invulling van zijn werktijden binnen de omvang (urental) van zijn betrekking. 2 De aanspraak op enigerlei loontoeslag is niet aanwezig als de telewerker zelf de tijdstippen kan bepalen waarop hij arbeid verricht. 3 Er kan slechts sprake zijn van overwerk (of het opbouwen van verlof) wanneer de telewerker daarover afspraken met zijn leidinggevende heeft gemaakt.
6. Vergoedingen voor ICT voorzieningen 1 De medewerker die zijn privé middelen inzet heeft recht op een vergoeding, die jaarlijks wordt vastgesteld en geëvalueerd. 2 De vergoeding wordt aan het begin van het kalenderjaar gelijktijdig met het salaris uitbetaald. 3 Van werkgeverszijde verstekte voorzieningen gerelateerd aan het telewerken kunnen in de plaats treden van de vergoeding dan wel hierop geheel of gedeeltelijk in mindering worden gebracht. 7. Criteria toegang netwerk Voor het middels een token verkrijgen van digitale toegang tot het gemeentelijk netwerk en zijn systemen gelden de volgende technische criteria: 1 Configuratie eisen Telewerken maakt het mogelijk om vanaf een externe locatie in te loggen op het lokale netwerk. Om dit contact mogelijk te maken draagt de medewerker zorg voor een veilige locatie, waarbij zijn/haar externe configuratie minimaal voldoet aan de volgende technische eisen: Microsoft XP besturingssysteem Microsoft Internet Explorer versie 7 Update Anti Virus Scanner 2 Systeem/netwerk Telewerken maakt het mogelijk om 24 x 7 vanaf een externe locatie in te loggen op het netwerk om gebruik te maken van applicaties en databases, uitgezonderd de onderhoud/service uren (deze worden gemeld via http://www.intranet.lan). Het gebruik van telewerken wordt uitsluitend door systeembeheer op de gebruikelijke wijze ondersteund gedurende de kantooruren op maandag t/m vrijdag van 08.30-17.00 uur op afstand vanuit het gemeentehuis. 3. Applicaties Bij gebruik van applicaties wordt de ondersteuning verzorgd door de applicatiebeheerder. Storingen van applicaties worden verholpen op tijden dat de betreffende applicatiebeheerder beschikbaar is. 8. Beveiliging Van de medewerker wordt verwacht dat hij met inachtneming van de integriteitcode oog heeft voor de informatiebeveiliging wanneer vanaf een andere locatie wordt gewerkt. 9. Hardheidsclausule De leidinggevende is bevoegd om naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid uitvoering te geven aan dit protocol. 10. Toetsingscommissie 1 Er is een Toetsingscommissie Telewerken die als volgt is samengesteld: vertegenwoordiger namens het management, tevens voorzitter; vertegenwoordiger namens de O.R., lid; vertegenwoordiger namens het G.O., lid; medewerker P&O, adviseur.
2 De commissie is ingesteld om een goede toepassing en naleving van het protocol te bevorderen. Daartoe heeft zij de volgende mogelijkheden: het behandelen van en het geven van een oordeel over klachten; het doen van eigen onderzoek op grond van signalen, ontvangen uit klachten en overige verkregen informatie; het geven van advies en het doen van aanbevelingen aan het management; het evalueren van het protocol. 11. Slotbepalingen Dit protocol treedt in werking vanaf 1 januari 2012 en kan worden aangehaald als: Protocol telewerken van de gemeente Heemskerk 2012. Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 4 september 2012.