Handleiding Macrobestand 2BRON

Handleiding Macrobestand 2BRON Dienst Uitvoering Onderwijs Versie 3.8 november 2014

Beginnen met 2BRON 2 1. Ik wil een deelnemer met het macro bestand invoeren en aanleveren 4 1.1 Eisen aan het bestand 4 1.2 Ik wil het macrobestand invullen met gegevens van een deelnemer die ik voor de eerste keer ga aanleveren 5 1.2.1 Ik wil de persoonsgegevens op het macrobestand invullen en beschik over het BSN van een deelnemer 5 1.2.2 Ik wil de persoonsgegevens op het macrobestand invullen en beschik niet over het BSN van een deelnemer 5 1.2.3 Ik wil de inschrijvingsgegevens van een deelnemer op het macrobestand invullen 6 1.2.4 Ik wil de opleiding (tabblad periode) die de deelnemer doet op het macrobestand invullen 7 1.2.5 Ik wil de stagegevens (BPV) van een deelnemer op het macrobestand invullen 8 1.2.6 Ik wil de diplomagegevens van een deelnemer op het macrobestand invullen 9 1.2.7 Ik wil het generieke examenonderdeel van een deelnemer op het macrobestand invullen 10 1.3 Ik wil het macrobestand importeren 11 1.4 Ik wil mijn terugkoppelbestand verwerken 12 1.4.1 Ik wil mijn afgekeurde meldingen via de macro wijzigen 12 1.5 Ik wil iets doorgeven via het macrobestand 13 1.5.1 Hoe kan ik zien of er al gegevens van mijn deelnemer in BRON staan? 13 1.5.2 Ik wil via het macrobestand gegevens toevoegen/wijzigen van een deelnemer 13 1.5.3 Ik wil een deelnemer uitschrijven via het macrobestand 13 1.5.4 Ik wil examen (dipoma)gegevens van een deelnemer aanleveren via het macrobestand 14 1.5.5 Ik wil iets verwijderen via het macrobestand 14 1.5.6 Ik wil dat de bestanden op een andere plek op mijn computer worden opgeslagen. 15 1.6 Bijzondere situaties 15 1.6.1 Ik wil de adresgegevens van een in het buitenland wonende deelnemer invoeren/toevoegen via het macrobestand 15 1.6.2 Mijn deelnemer doet twee opleidingen aan mijn instelling 16 1.6.3 Op de beveiligde site staat een CSV bestand voor mij klaar, wat moet ik daar mee doen? 17 1.6.4 Ik lever een deelnemer aan met de volledige gegevensset, hiervoor geldt in volgende situaties een specifieke werkwijze 17 1.7 Begrippen en afkortingen lijst 19 Bijlage 1 21 Handleiding Macrobestand november 2014 1

Beginnen met 2BRON 2BRON is een door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) ontwikkelde tool waarmee u gegevens kunt uitwisselen met BRON. 2BRON is géén administratiepakket, maar biedt wel de mogelijkheid om gegevens uit uw administratiepakket te leveren aan BRON als uw pakket hiervoor niet geschikt is. 2BRON is daarmee de brug tussen uw pakket en BRON. DUO adviseert om, wanneer u meer dan 350 deelnemers hebt, een eigen pakket aan te schaffen. U kunt een bestaand pakket kopen. Er zijn verschillende softwareleveranciers die een administratiepakket aanbieden dat kan uitwisselen met BRON. Zij houden wijzigingen voor u in de gaten en zullen aanpassingen in het pakket verrichten daar waar dat nodig is. Veel softwareleveranciers zijn daartoe aangesloten bij het Technisch Overleg. De uitwisseling houdt in dat u (uw onderwijsinstelling) gegevens betreffende leerlingen/deelnemers digitaal opstuurt naar DUO. DUO controleert deze gegevens, legt deze eventueel vast in BRON en informeert u of de gegevens goedgekeurd of afgekeurd zijn. Deze uitwisseling vindt digitaal plaats via een beveiligd portaal; de zogenaamde beveiligde site. Hieronder ziet u een schematische weergave van het proces. Fotobestanden opvragen en opslaan Het proces begint met het opvragen van fotobestanden. Deze fotobestanden moeten opgeslagen worden. Stap 1. Nieuwe/gewijzig de gegevens in 2BRON invoeren Als de fotobestanden zijn ingelezen kunnen nieuwe of gewijzigde gegevens ingevoerd worden. Stap 2. Gegevens exporteren uit 2BRON Als de gegevens gecontroleerd zijn en waar nodig aangepast zijn, kunnen ze geëxporteerd worden. Stap 3. Exportbestand versturen via de beveiligde site Terugkoppelbestand inlezen in 2BRON Als het exportbestand gemaakt is, moet u het bestand opslaan, daarna kan deze verstuurd worden via de beveiligde site. Stap 4. Het terugkoppelbestand kan worden ingelezen in 2BRON en de afgekeurde meldingen moeten verwerkt worden. Stap 5. Na aanpassing van de afgekeurde gegevens gaat u verder bij stap 3. U levert de aangepaste gegevens opnieuw aan BRON. In deze handleiding komen een aantal facetten van 2BRON aan de orde. In de schermen zijn informatieknoppen opgenomen. Als u op een informatiebutton klikt ziet u de informatie die noodzakelijk is voor het gebruik van 2BRON. Handleiding Macrobestand november 2014 2

Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs (IPO), telefoonnummer (050) 599 90 00 (optie 2), mailadres ipo@duo.nl. In dit hele proces van uitwisseling wordt gebruik gemaakt van diverse begrippen en afkortingen. In hoofdstuk 1.6 vindt u daarom een begrippen- en afkortingenlijst. Deze begrippen en afkortingen worden in de volgende hoofdstukken van deze handleiding vervolgens zonder verdere uitleg gebruikt. Handleiding Macrobestand november 2014 3

1. Ik wil een deelnemer met het macro bestand invoeren en aanleveren Heeft u meer dan 100 deelnemers en wilt u niet alle gegevens overtypen in 2BRON, dan kunt u gebruik maken van een Excel macro bestand. U kunt gegevens van uw deelnemers opnemen in deze macro, vervolgens een exportbestand aanmaken en dit bestand inlezen in 2BRON. U kunt de macro opvragen bij de helpdesk IPO (050-5999000). Het gebruik van de macro kan handig zijn als u meer dan 100 deelnemers moet invoeren in 2BRON. Heeft u minder dan 100 deelnemers dan raden wij het gebruik van het Excel macro bestand af. 1.1 Eisen aan het bestand Als u gebruik gaat maken van het macrobestand, moet u rekening houden met een aantal eisen waar het bestand aan moet voldoen. Voldoet het macrobestand niet aan deze eisen, dan zal 2BRON uw aangeleverde gegevens afkeuren en worden de gegevens niet opgenomen in BRON. Hieronder worden de eisen puntsgewijs genoemd. Bij een Inschrijving moet een Student aanwezig zijn met hetzelfde studentnummer Als er meerdere inschrijvingen voorkomen met hetzelfde studentnummer, moet het inschrijvingsvolgnummer van deze inschrijvingen verschillen Bij een Inschrijving moet een Periode aanwezig zijn met hetzelfde studentnummer en inschrijvingsvolgnummer en waarvan de datum Ingang periode gelijk is aan de datum Ingang inschrijving. Bij een Periode moet een Inschrijving aanwezig zijn met hetzelfde studentnummer en inschrijvingsvolgnummer. Als er meerdere periodes voorkomen met hetzelfde studentnummer en inschrijvingsvolgnummer,moet de datum Ingang periode van deze periodes verschillen Bij een Bpv moet een Inschrijving aanwezig zijn met hetzelfde studentnummer en inschrijvingsvolgnummer. Als er meerdere bpv s voorkomen met hetzelfde studentnummer en inschrijvingsvolgnummer, moet het Bpv-volgnummer van deze bpv s verschillen Bij een Diploma moet een Inschrijving aanwezig zijn met hetzelfde studentnummer en inschrijvingsvolgnummer. Als er meerdere diploma s voorkomen met hetzelfde studentnummer en inschrijvingsvolgnummer moet de behaalde (Deel)kwalificatie van deze diploma s verschillen. Voor uitleg met recordsoorten van bovenstaande punten, zie bijlage 1 Let op: In 2BRON is het mogelijk om voorkeurcrebo s door te geven. Maakt u hier gebruik van, zorg er dan voor dat u al uw crebo s hebt doorgegeven als voorkeurcrebo. Doet u dit niet dan ontvangt u een afkeurmelding in 2BRON van de crebo s die u niet als voorkeurscrebo hebt doorgegeven. Handleiding Macrobestand november 2014 4

1.2 Ik wil het macrobestand invullen met gegevens van een deelnemer die ik voor de eerste keer ga aanleveren Open de macro. Er wordt gevraagd of u de macro s wilt inschakelen of niet in wilt schakelen. Kies voor macro s inschakelen. In de macro wordt nu een voorbeeldregel getoond. Houdt u zich aan het formaat dat in deze regel wordt getoond en let erop of u de velden moet vullen met cijfers en/of letters. Daarnaast moet u niet vergeten om de voorbeeldregels te verwijderen als u een exportbestand aan gaat maken. 1.2.1 Ik wil de persoonsgegevens op het macrobestand invullen en beschik over het BSN van een deelnemer Heeft u een deelnemer die in het buitenland woont, zie hoofdstuk 1.5.1 Ik wil de adresgegevens van een in het buitenland wonende deelnemer invoeren/toevoegen via het macrobestand. Klik op het tabblad persoon om naar het tabblad te gaan waar u de persoonsgegevens van een deelnemer kunt invullen. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. Dit nummer mag maximaal vijftien posities bevatten. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. Het leerlingnummer is de schakel tussen de verschillende tabbladen. Op elk tabblad staat in de eerste kolom het leerling nummer van een deelnemer. Het veld aanleverpunt is een verplicht veld. Hier vult u het aanleverpunt in. Het veld onderwijsnummer vult u niet, omdat u over het BSN beschikt. Het is niet toegestaan om beide velden te vullen. Omdat u beschikt over het BSN van een deelnemer, kunt u volstaan met het invoeren van de korte gegevensset (BSN, geboortedatum, geslacht en postcode). LET OP: U moet beginnen met vullen vanaf regel 4 (direct onder de kopjes). Doet u dit niet en begint u bijvoorbeeld op regel 5, dan leidt dit tot foutmeldingen. LET OP: De overige velden hoeft u niet te vullen. 1.2.2 Ik wil de persoonsgegevens op het macrobestand invullen en beschik niet over het BSN van een deelnemer Heeft u een deelnemer die in het buitenland woont, zie hoofdstuk 1.5.1 Ik wil de adresgegevens van een in het buitenland wonende deelnemer invoeren/toevoegen via het macrobestand. Klik op het tabblad persoon om naar het tabblad te gaan waar u de persoonsgegevens van een deelnemer kunt invullen. Handleiding Macrobestand november 2014 5

Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. Dit nummer mag maximaal vijftien posities bevatten. Het leerlingnummer is de schakel tussen de verschillende tabbladen. Op elk tabblad staat in de eerste kolom het leerling nummer van een deelnemer. Het veld aanleverpunt is een verplicht veld. Hier vult u het aanleverpunt in. Het veld onderwijsnummer vult u niet. Omdat u niet over het BSN van een deelnemer beschikt, vult u de volgende velden: Achternaam, voorvoegsel, voornamen, geboortedatum, geslacht, straat, huisnummer, huisnummer toevoeging, postcode, plaats en nationaliteit. De velden huisnummer. aan en locatie kunt u gebruiken als een deelnemer bijvoorbeeld op een woonboot woont. Bijvoorbeeld huisnummer aan: TO (tegenover) en locatie : de Hema. LET OP: U moet beginnen met vullen vanaf regel 4 (direct onder de kopjes). Doet u dit niet en begint u bijvoorbeeld op regel 5, dan leid dit tot foutmeldingen. LET OP: De overige velden vult u niet. Doet u dit wel, dan kan dit leiden tot foutmeldingen. 1.2.3 Ik wil de inschrijvingsgegevens van een deelnemer op het macrobestand invullen Klik op het tabblad inschrijving om naar het tabblad te gaan waar u de inschrijvingsgegevens van een deelnemer kunt invullen. Vul de velden in en let daarbij op onderstaande. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. U moet hetzelfde nummer gebruiken als u op het tabblad persoon heeft gebruikt. Het inschrijvingsvolgnummer is een door de instelling gekozen volgnummer om meerdere inschrijvingen bij één persoon uit elkaar te kunnen houden. Gebruik het inschrijvingsvolgnummer 001 voor al uw deelnemers. Pas als uw deelnemer een tweede studie aan uw instituut volgt, gebruikt u inschrijvingsvolgnummer 002 De soort mutatie hoeft alleen gevuld te worden als het gaat om het verwijderen van een melding. U vult dan een V in. Gaat het niet om een verwijdering van een melding, dan laat u dit veld leeg. De velden werkelijke datum uitschrijving en reden uitstroom vult u niet. Deze vult u pas als de deelnemer zich uitschrijft. Handleiding Macrobestand november 2014 6

N.B. De waardes die u moet gebruiken om bijvoorbeeld een veld als hoogste vooropleiding te vullen, kunt u vinden in het Programma van Eisen (hoofdstuk 7.1 Waardelijsten en referentietabellen) (http://www.duo.nl/zakelijk/bve/inschrijvingsgegevens/programmas_van_eisen. asp) 1.2.4 Ik wil de opleiding (tabblad periode) die de deelnemer doet op het macrobestand invullen Klik op het tabblad periode om naar het tabblad te gaan waar u de opleidingsgegevens van een deelnemer kunt invullen. Vul de velden in en let daarbij op onderstaande. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. U moet wel hetzelfde nummer gebruiken als u op het tabblad persoon en inschrijving heeft gebruikt. Het inschrijvingsvolgnummer is een door de instelling gekozen volgnummer om meerdere inschrijvingen bij één persoon uit elkaar te kunnen houden. U vult het inschrijvingsvolgnummer in dat u ook hebt ingevuld op het tabblad inschrijving. De soort mutatie hoeft alleen gevuld te worden als het gaat om het verwijderen van een melding. U vult dan een V in. Gaat het niet om een verwijdering van een melding, dan laat u dit veld leeg. In het veld datum ingang vult u de datum in waarop de opleiding start. Deze datum moet hetzelfde zijn als de datum ingang op het tabblad inschrijving. In het veld CREBO code vult u de CREBO code van de betreffende opleiding in. In het veld leerweg vult u in of het een beroepsopleidende leerweg (BOL) betreft, een beroepsbegeleidende leerweg (BBL) of derde leerweg (OVO). Als het om een examendeelnemer (EX) gaat, laat u dit veld leeg. In het veld intensiteit vult u in of het een voltijd (VT), deeltijd (DT) of een examendeelnemer (EX) betreft. Hebt u bij het veld CREBO code een nummer ingevuld dat begint met een 9 dan mag het niveau niet worden gevuld. Het niveau zit in het nummer versleuteld. Vult u bij het veld CREBO code een nummer in dat is dat begint met 79 of 22 dan moet u bij niveau 1, 2, 3 of 4 invullen. In het veld locatie vult u het 12-cijferige vestigingsnummer van de Kamer van Koophandel van de betreffende vestiging in. U kunt dit nummer opzoeken op de site van de Kamer van Koophandel door te zoeken met uw kamer van koophandelnummer. (http://www.kvk.nl/) Als u de velden ingevuld heeft klikt u op <opslaan>. Handleiding Macrobestand november 2014 7

U kunt er nu voor kiezen om de gegevens aan te leveren aan BRON. U moet ten minste de velden persoon, inschrijving en periode vullen om aan BRON te kunnen leveren. Meer gegevens mag, minder niet. Wilt u nu aanleveren, zie hoofdstuk 1.3 Ik wil het macrobestand importeren. U kunt er ook voor kiezen om direct de stagegevens (tabblad BPV) te vullen en daarna de gegevens aan BRON aan te leveren. Wilt u het tabblad BPV vullen, zie hoofdstuk 1.1.5 Ik wil de stagegegevens (BPV) van een deelnemer op het macrobestand invullen. 1.2.5 Ik wil de stagegevens (BPV) van een deelnemer op het macrobestand invullen Klik op het tabblad BPV om naar het tabblad te gaan waar u de stagegegevens van een deelnemer kunt invullen. Vul de velden in en let daarbij op onderstaande. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. U moet wel hetzelfde nummer gebruiken als u op het tabblad persoon en inschrijving heeft gebruikt. Vul het inschrijvingsvolgnummer in dat u ook hebt ingevuld op het tabblad inschrijving en het tabblad periode. Het BPV volgnummer is een door de instelling gekozen volgnummer. Een opvolgend BPV volgnummer wordt gebruikt wanneer de deelnemer meerdere stages doet. Het BPV volgnummer moet uit twee cijfers bestaan, moet altijd gevuld worden en mag niet 00 zijn. Wij raden u aan om te beginnen met 01. De soort mutatie hoeft alleen gevuld te worden als het gaat om het verwijderen van een melding. U vult dan een V in. Gaat het niet om een verwijdering van een melding, dan laat u dit veld leeg. In het veld afsluitdatum BPV vult u de datum in waarop u met het stagebedrijf overeen bent gekomen dat de deelnemer zin of haar stage daar gaat doen. Deze datum moet voor of op de datum begin BPV liggen? In het veld datum begin BPV vult u de datum in waarop de stageperiode begint. Deze datum mag nooit voor de begindatum inschrijving liggen. In het veld geplande datum einde BPV vult u de datum in waarop de deelnemer verwacht zijn of haar stage te beëindigen. In het veld werkelijke datum einde BPV vult u de datum in waarop de deelnemer daadwerkelijk zijn stage heeft beëindigd. Handleiding Macrobestand november 2014 8

In het veld code leerbedrijf vult u de code van het leerbedrijf in waar de deelnemer de stage gaat doen. De code leerbedrijf kunt u opzoeken op www.stagemarkt.nl (zoeken voor docent). De code leerbedrijf is een lang nummer dat begint met het brinnummer van het kenniscentrum (bijvoorbeeld: 00SE9728KX0015602). Als u de code hebt gevuld, vult u de velden aan de rechterkant niet. Het veld omvang is optioneel verplicht. Indien de omvang niet bekend is, vult u dit veld met 0. Is de omvang bekend, dan vult u in dit veld het aantal uren. Het veld moet numeriek worden gevuld en mag maximaal vier posities lang zijn. Vult u die veld niet, dan zal dit leiden tot een afkeursignaal. Alleen als er geen code leerbedrijf bekend is, vult u de vijf velden Brin code KBB, Naam leerbedrijf, postcode leerbedrijf, Huisnummer leerbedrijf en Crebo code BPV in. Via een uitwisseling tussen DUO en SBB wordt dan geprobeerd de code te achterhalen en teruggekoppeld aan de instelling. U kunt er nu voor kiezen om de gegevens aan BRON aan te leveren. Kiest u hiervoor zie dan hoofdstuk 1.3 Ik wil het macrobestand importeren. U kunt er ook voor kiezen om direct de diplomagegevens te vullen en daarna de gegevens te exporteren. Wilt u het tabblad diploma vullen, zie hoofdstuk 1.1.6 Ik wil de diplomagegevens van een deelnemer op het macrobestand invullen. LET OP: Ondanks dat het in het Excel bestand optioneel is, moet u of het code leerbedrijf of de vijf velden invullen. 1.2.6 Ik wil de diplomagegevens van een deelnemer op het macrobestand invullen Klik op het tabblad diploma om naar het tabblad te gaan waar u de diplomagegevens van een deelnemer kunt invullen. Vul de velden in en let daarbij op onderstaande. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. U moet wel hetzelfde nummer gebruiken als u op het tabblad persoon en inschrijving heeft gebruikt. Het inschrijvingsvolgnummer is een door de instelling gekozen volgnummer om meerdere inschrijvingen bij één persoon uit elkaar te kunnen houden. Vul het inschrijvingsvolgnummer in dat u ook hebt ingevuld op de eerdere tabbladen. De soort mutatie hoeft alleen gevuld te worden als het gaat om het verwijderen van een melding. U vult dan een V in. Gaat het niet om een verwijdering van een melding, dan laat u dit veld leeg. In het veld behaalde (deel)kwalificatie vult u de kwalificatie (CREBO code) in van de opleiding die de deelnemer heeft behaald. In het veld datum behaald vult u de datum in waarop de deelnemer de kwalificatie heeft behaald. Handleiding Macrobestand november 2014 9

U kunt er nu voor kiezen om de gegevens aan BRON aan te leveren. Kiest u hiervoor, zie dan hoofdstuk 1.3 Ik wil het macrobestand importeren. LET OP: Vergeet niet om de inschrijving te beëindigen door middel van het doorgeven van de werkelijke datum uitschrijving en de reden uitstroom. 1.2.7 Ik wil het generieke examenonderdeel van een deelnemer op het macrobestand invullen Klik op het tabblad examenonderdeel om naar het tabblad te gaan waar u de generieke examenonderdelen van een deelnemer kunt invullen. Vul de velden in en let daarbij op onderstaande. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. U moet wel hetzelfde nummer gebruiken als u op het tabblad persoon en inschrijving hebt gebruikt of in het verleden hebt gebruikt/aangeleverd De soort mutatie hoeft alleen gevuld te worden als het gaat om het verwijderen van een melding. U vult dan een V in. Gaat het niet om een verwijdering van een melding, dan laat u dit veld leeg. Het inschrijvingsvolgnummer is een door de instelling gekozen volgnummer om meerdere inschrijvingen bij één persoon uit elkaar te kunnen houden. Vul het inschrijvingsvolgnummer in dat u ook hebt ingevuld op de eerdere tabbladen, of die u in het verleden hebt gebruikt/aangeleverd. In het veld behaalde (deel)kwalificatie vult u de kwalificatie (CREBO code, gelijk aan die op het tabblad diploma of in BRON) in van de opleiding die de deelnemer heeft behaald. Als u een los (niet aan een diploma gekoppeld) generiek examenonderdeel wilt aanleveren, dan mat u de velden inschrijvingsvolgnummer en behaalde (deel)kwalificatie niet vullen! In het veld Code generiek examenonderdeel vult u de code in van het betreffende examenonderdeel. Voor Nederlands MBO 4 is dit 3005. Vrijstellingen: In het veld Vrijstelling IE en Vrijstelling CE mag u alleen MBO invullen. Andere waarden worden door BRON niet geaccepteerd. Het bijbehorende veld waar u het cijfer in vult, moet ondanks de vrijstelling wel gevuld worden. In het veld Vrijstelling generiek examenonderdeel kunt u MBO, HAVO en VWO invullen. Vult u hier HAVO of VWO in, dan mag u de velden IE en CE niet vullen. U kunt er nu voor kiezen om de gegevens aan BRON aan te leveren. Kiest u hiervoor, zie dan hoofdstuk 1.3 Ik wil het macrobestand importeren. Handleiding Macrobestand november 2014 10

1.3 Ik wil het macrobestand importeren U gaat naar het tabblad startscherm in de macro en klikt op exportgegevens. Er is nu een bestand aangemaakt op uw computer, met de gegevens die u in de macro heeft ingevoerd. Het bestand kunt u in dezelfde map vinden als waar u het Excel macro bestand heeft opgeslagen. U kunt het exportbestand nu inlezen in 2BRON. Vanuit het hoofdscherm 2BRON klikt u op Student & Inschrijving, vervolgens kiest u voor Gegevens muteren, onderaan de pagina. Daarna klikt u de knop Importeren. Op het volgende scherm kiest u voor de optie Gegevens inlezen achter de tekst macro bestand. U kunt hierna door middel van klikken op het vergootglas, aan de rechterzijde van het scherm, het bestand selecteren. Nadat u het juiste bestand hebt geselecteerd kiest u onder stap 2 voor Gegevens inlezen. Wanneer er geen fouten worden gevonden in het bestand, ziet u op het scherm een overzicht van de gegevens die nieuw zijn en het aantal gegevens die al bekend zijn in 2BRON. Om het macrobestand daadwerkelijk in te voeren in 2BRON klikt u op gegevens verwerken. Als het inlezen van het Macrobestand is voltooid, verschijnt er Verwerking gereed, Macrobestand is ingelezen, in het scherm. De gegevens van de leerlingen die u hebt ingevoerd in de macro staan nu in 2BRON. U klikt op Naar inschrijvingen om naar het overzicht van de huidige stand in 2BRON te gaan Importeren is afgebroken Indien de informatie in het macrobestand niet volledig of correct is, krijgt u een overzicht van de foutieve of ontbrekende gegevens te zien. U kunt deze informatie, indien gewenst, exporteren naar een Excelbestand. Dit kan via de knop Exporteren fouten naar Excel. In de default export map wordt een bestand gezet genaamd 2BN_fout.csv. U moet de gegevens die gemeld worden in dit overzicht aanpassen in uw macrobestand. Na aanpassen van deze gegevens kunt u opnieuw het Macro bestand inlezen, zoals hierboven beschreven staat Handleiding Macrobestand november 2014 11

1.4 Ik wil mijn terugkoppelbestand verwerken Na het versturen en succesvol verwerken door BRON van een aanleverbestand staat het terugkoppelbestand de volgende werkdag voor u klaar op de beveiligde site. In de Handleiding beveiligde site kunt u informatie vinden over de werkwijze van het ophalen van een terugkoppelbestand. Na het ophalen van het terugkoppelbestand, moet u het bestand opslaan op uw computer. Slaat u het bestand niet op,dan is het niet mogelijk om het terugkoppelbestand in de lezen in 2BRON. In 2BRON kiest u voor Stand in 2BRON. Hierna komt u via Importeren op het juiste scherm. U ziet op het scherm informatie over het terugkoppelbestand, aan de rechterzijde van deze informatie kunt u klikken op Gegevens inlezen. U selecteert het juiste bestand en klikt op gegevens inlezen. 1.4.1 Ik wil mijn afgekeurde meldingen via de macro wijzigen Indien er sprake is van afgekeurde melding, dan kunt u deze gegevens aanpassen via het macrobestand. U heeft de mogelijkheid om de afgekeurde meldingen te exporteren naar een Excelbestand. Dit kan handig zijn, als er bijvoorbeeld meerdere afkeuringen zijn en u wilt deze afkeuringen selecteren op soort signaal. Nadat u de afgekeurde meldingen hebt aangepast, kunt het macrobestand opnieuw inlezen. De werkwijze hiervoor vind u in hoofdstuk 1.2. U vult op het tabblad persoon altijd de korte gegevens set (BSN of onderwijsnummer al naar gelang is teruggekoppeld na de initiële aanmelding), geboortedatum, geslacht en postcode) + het leerlingnummer en het aanleverpuntnummer. Op elk tabblad waarvoor u gegevens wilt toevoegen moet u het leerlingnummer invullen. Ook laat u de reeds aanwezige gegevens op het tabblad waarbij u een toevoeging wilt doen staan. De gevulde tabbladen waarbij u géén toevoeging wilt doen (behalve het tabblad persoon ) moet u leeg maken. Doet u dit niet, dan resulteert dit in een afkeur. LET OP: Indien u niet zeker weet of er gegevens van uw deelnemer opgenomen zijn in BRON, kunt u gebruik maken van de inkijktool BRON. Zie hoofdstuk 1.4.1 Hoe kan ik zien of er al gegevens van mijn deelnemer in BRON staan? Handleiding Macrobestand november 2014 12

1.5 Ik wil iets doorgeven via het macrobestand Er zijn verschillende dingen die u via het macrobestand kunt doorgeven. In dit hoofdstuk wordt dit toegelicht. Als u via het macrobestand iets van een deelnemer wilt wijzigen, moet u goed op het leerling nummer letten. Dit is de schakel tussen de verschillende tabbladen. Op elk tabblad staat in de eerste kolom het leerling nummer van een deelnemer. 1.5.1 Hoe kan ik zien of er al gegevens van mijn deelnemer in BRON staan? Log in op de beveiligde site (https://zakelijk.duo.nl/zp). U klikt op IKB (Inkijktool BRON) zoeken, en vult een BSN of onderwijsnummer in. Vervolgens klikt u weer op <zoeken>. De tabbladen verschijnen met alle gegevens die in BRON staan. 1.5.2 Ik wil via het macrobestand gegevens toevoegen/wijzigen van een deelnemer U vult op het tabblad persoon altijd de korte gegevens set (BSN of onderwijsnummer al naar gelang is teruggekoppeld na de initiële aanmelding), geboortedatum, geslacht en postcode) + het leerlingnummer en het aanleverpuntnummer. Daarna kunt u in het betreffende tabblad de gegevens toevoegen. Op elk tabblad waarvoor u gegevens wilt toevoegen moet u het leerlingnummer invullen. Ook laat u de reeds aanwezige gegevens op het tabblad waarbij u een toevoeging wilt doen staan. LET OP: U moet altijd inschrijvingsgegevens aanleveren. Doet u dit niet dan resulteert dit in een afkeur. 1.5.3 Ik wil een deelnemer uitschrijven via het macrobestand U vult op het tabblad persoon altijd de korte gegevens set (BSN of onderwijsnummer al naar gelang is teruggekoppeld na de initiële aanmelding), geboortedatum, geslacht en postcode) + het leerlingnummer en het aanleverpuntnummer. U vult op het tabblad inschrijving het leerlingnummer, de werkelijke datum uitschrijving en de reden uitstroom. Bij soort mutatie vult u niets in. Als u de werkelijke datum uitschrijving en de reden uitstroom vult, moet u in het tabblad BPV ook het leerlingnummer en de werkelijke datum einde BPV vullen. Bij soort mutatie vult u niets in. U laat reeds aanwezige gegevens op de tabbladen inschrijving en BPV staan. Als de deelnemer geen diploma heeft behaald dan laat u dit tabblad leeg. Heeft de deelnemer een diploma behaald, zie hoofdstuk 1.4.4 Ik wil examen (diploma)gegevens van een deelnemer aanleveren via het macrobestand. Handleiding Macrobestand november 2014 13

1.5.4 Ik wil examen (dipoma)gegevens van een deelnemer aanleveren via het macrobestand Klik op het tabblad diploma om naar het tabblad te gaan waar u de diplomagegevens van een deelnemer kunt invullen. Vul de velden in en let daarbij op onderstaande. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. U moet wel hetzelfde nummer gebruiken als u op het tabblad persoon en inschrijving heeft gebruikt. Het inschrijvingsvolgnummer is een door de instelling gekozen volgnummer om meerdere inschrijvingen bij één persoon uit elkaar te kunnen houden. Vul het inschrijvingsvolgnummer in dat u ook hebt ingevuld op de eerder tabbladen. De soort mutatie vult u, indien het gaat om het verwijderen van een melding een V in. In alle andere situaties laat u dit veld leeg. In het veld behaalde (deel)kwalificatie vult u de kwalificatie (CREBO code) in van de opleiding die de deelnemer heeft behaald. In het veld datum behaald vult u de datum in waarop de deelnemer de kwalificatie heeft behaald. 1.5.5 Ik wil iets verwijderen via het macrobestand Als u bijvoorbeeld een inschrijving uit BRON wilt verwijderen vult u op het tabblad persoon altijd de korte gegevens set (BSN of onderwijsnummer al naar gelang is teruggekoppeld na de initiële aanmelding), geboortedatum, geslacht en postcode) + het leerlingnummer en het aanleverpuntnummer. U vult op het tabblad inschrijving het leerlingnummer en het inschrijvingsvolgnummer. Bij soort mutatie vult u de V van verwijderen in. U kunt alleen gegevens verwijderen die opgenomen zijn in BRON. Alle overige gegevens worden automatisch verwijderd. U vult op het tabblad BPV het leerlingnummer en het inschrijvingsvolgnummer. Bij soort mutatie vult u de V van verwijderen in. U kunt alleen gegevens verwijderen die opgenomen zijn in BRON. U vult op het tabblad diploma het leerlingnummer en het inschrijvingsvolgnummer. Bij soort mutatie vult u de V van verwijderen in. U kunt alleen gegevens verwijderen die opgenomen zijn in BRON. Als u gegevens wilt verwijderen die nog niet in BRON staan, kunt u deze deleten uit het Excel bestand of verwijderen in 2BRON zelf. Handleiding Macrobestand november 2014 14

1.5.6 Ik wil dat de bestanden op een andere plek op mijn computer worden opgeslagen. Vanuit het hoofdscherm gaat u naar ga naar beheer2bron. Achter Instellingen klikt u op Ga naar. Hier vindt u de gegevens zoals u heeft opgegeven tijdens het doorlopen van de stappen van De eerste keer gebruik 2BRON. Via het vergootglas achter de standaard importfolder kunt aangeven op welke (nieuwe) locatie u uw importbestanden wil opslaan. Dezelfde mogelijkheid is er voor het kiezen van een nieuwe locatie voor het opslaan van exportbestanden. Na aanpassing van deze locatie klikt u op gegevens opslaan 1.6 Bijzondere situaties Bij de aanlevering van gegevens kunnen een aantal bijzondere situaties voorkomen. In dit hoofdstuk worden deze toegelicht. 1.6.1 Ik wil de adresgegevens van een in het buitenland wonende deelnemer invoeren/toevoegen via het macrobestand Klik op het tabblad persoon om naar het tabblad te gaan waar u de persoonsgegevens van een deelnemer kunt invullen. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. Het leerlingnummer is de schakel tussen de verschillende tabbladen. Op elk tabblad staat in de eerste kolom het leerling nummer van een deelnemer. Het veld aanleverpunt is een verplicht veld. Hier vult u het aanleverpunt in. Het veld onderwijsnummer vult u niet. U levert een deelnemer die in het buitenland woont nooit aan met een BSN, ongeacht of u een BSN heeft of niet. U vult de volgende velden: Achternaam, voorvoegsel, voornamen, geboortedatum, geslacht, adres buitenland 1, adres buitenland 2, adres buitenland 3 en nationaliteit. LET OP: U moet beginnen met vullen vanaf regel 4 (direct onder de kopjes). Doet u dit niet en begint u bijvoorbeeld op regel 5, dan leid dit tot foutmeldingen. LET OP: De overige velden vult u niet. Doet u dit wel, dan kan dit leiden tot foutmeldingen. Handleiding Macrobestand november 2014 15

1.6.2 Mijn deelnemer doet twee opleidingen aan mijn instelling Als de deelnemer stopt met de oude opleiding, moet u de deelnemer voor deze opleiding uitschrijven, zie hoofdstuk 1.4.3 Ik wil een deelnemer uitschrijven via het macrobestand. U gaat nu een nieuwe melding maken. Zie hoofdstuk 1.1.1 als u beschikt over het BSN van de deelnemer, en hoofdstuk 1.1.2 als u niet over het BSN van de deelnemer beschikt. Vervolgens gaat u de inschrijvings- en periodegegevens invoeren. Klik op het tabblad inschrijving om naar het tabblad te gaan waar u de inschrijvingsgegevens van een deelnemer kunt invullen. Bij soort mutatie vult u niets in. Dit veld laat u leeg. Omdat het een deelnemer betreft die een tweede opleiding aan uw instelling volgt, gebruikt u nu een ander inschrijvingsvolgnummer bijv. 002. De velden werkelijke datum uitschrijving en reden uitstroom vult u niet. Deze vult u pas als de deelnemer zich uitschrijft en de werkelijke datum uitschrijving wordt gevuld, zie hoofdstuk 1.4.3 Ik wil een deelnemer uitschrijven via het macrobestand. Klik op het tabblad periode om naar het tabblad te gaan waar u de opleidingsgegevens van een deelnemer kunt invullen. Vul de velden in en let daarbij op onderstaande. Het veld leerlingnummer is een verplicht veld. Dit nummer kunt u naar eigen inzicht invullen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het BSN van een deelnemer gebruiken. U moet wel hetzelfde nummer gebruiken als u op het tabblad persoon en inschrijving (bijv. 002) heeft gebruikt. Het inschrijvingsvolgnummer is een door de instelling gekozen volgnummer om meerdere inschrijvingen bij één persoon uit elkaar te kunnen houden. U vult het inschrijvingsvolgnummer in dat u ook hebt ingevuld op het tabblad inschrijving. Bij soort mutatie vult u niets in. Dit veld laat u leeg. In het veld datum ingang vult u de datum in waarop de opleiding start. Deze datum moet hetzelfde zijn als de datum ingang op het tabblad inschrijving. In het veld CREBO code vult u de CREBO code van de betreffende opleiding in. In het veld leerweg vult u in of het een beroepsopleidende leerweg (BOL) betreft of een beroepsbegeleidende leerweg (BBL). In het veld intensiteit vult u in of het een voltijd (VT), deeltijd (DT) of een examendeelnemer (EX) betreft. LET OP: Indien u bij intensiteit examendeelnemer hebt ingevuld, mag de leerweg niet gevuld worden. Handleiding Macrobestand november 2014 16

Hebt u bij het veld CREBO code een nummer ingevuld dat begint met een 9 dan mag het niveau niet worden gevuld. Het niveau zit in het nummer versleuteld. Vult u bij het veld CREBO code een nummer in dat is dat begint met 79 of 22 dan moet u bij niveau 1, 2, 3 of 4 invullen. In het veld locatie vult u het 12-cijferige vestigingsnummer van de Kamer van Koophandel van de betreffende vestiging in. U kunt dit nummer opzoeken op de site van de Kamer van Koophandel door te zoeken met uw kamer van koophandelnummer. (http://www.kvk.nl/) Als u de velden ingevuld heeft klikt u op <opslaan>. U kunt er nu voor kiezen om de gegevens aan te leveren aan BRON. U moet ten minste de velden persoon, inschrijving en periode vullen om aan BRON te kunnen leveren. Meer gegevens mag, minder niet. Wilt u nu aanleveren, zie hoofdstuk 1.2 Ik wil het macrobestand importeren. U kunt er ook voor kiezen om direct de stagegevens (tabblad BPV) te vullen en daarna de gegevens aan BRON aan te leveren. Wilt u het tabblad BPV vullen, zie hoofdstuk 1.1.5 Ik wil de stagegegevens (BPV) van een deelnemer op het macrobestand invullen. 1.6.3 Op de beveiligde site staat een CSV bestand voor mij klaar, wat moet ik daar mee doen? Als er een zogenaamd CSV bestand voor u klaar staat op de beveiligde site kunt u deze downloaden en vervolgens openen. In dit bestand ziet u welke identificerende gegevens er van uw deelnemers gewijzigd zijn vanuit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Deze wijzigingen worden aan u teruggekoppeld door middel van het CSV bestand. Als er bijvoorbeeld een BSN van een deelnemer bekend is geworden wordt deze in dit bestand aan u teruggekoppeld. Vanaf dit moment moet u het BSN gebruiken. Zie hoofdstuk 1.5.4 Ik lever een deelnemer aan met de volledige gegevensset, hiervoor geldt in volgende situaties een specifieke werkwijze. LET OP: Het is mogelijk dat er geen afwijkende gegevens zijn, u hoeft dan niets met het CSV bestand te doen. 1.6.4 Ik lever een deelnemer aan met de volledige gegevensset, hiervoor geldt in volgende situaties een specifieke werkwijze Als u een deelnemer met de volledige gegevensset heeft aangeleverd (u beschikte niet over een BSN), dan krijgt u een BSN of onderwijsnummer teruggekoppeld. Bij een volgende wijziging van de melding moet u het volgende doen. Handleiding Macrobestand november 2014 17

Bij een volgende wijziging vult u op het tabblad persoon in het veld BSN of Onderwijsnummer het teruggekoppelde BSN of onderwijsnummer in, daarnaast vult u de velden geboortedatum, geslacht en postcode, leerlingnummer en het aanleverpuntnummer. Handleiding Macrobestand november 2014 18

1.7 Begrippen en afkortingen lijst Afgekeurde melding Melding geleverd aan, en afgekeurd door BRON. De gegevens die met deze melding zijn aangeleverd zijn afgekeurd en niet vastgelegd in BRON. U moet de gegevens aanpassen en opnieuw leveren aan BRON. Afkeursignaal Een afgekeurde melding is altijd voorzien van een signaal met een korte omschrijving van de reden. In de handleidingen voor BRON Niet Bekostigd Onderwijs BVE of VO wordt uitgelegd hoe u deze afkeuring kunt oplossen. Batch Digitaal bestand met daarin meldingen die door de onderwijsinstelling aan DUO/BRON geleverd moeten worden ten einde gegevens over de leerlingen/deelnemers in BRON te registreren. Batchnummer Nummer van een aanlever- of terugkoppelbestand. Het batchnummer is een opeenvolgend nummer dat 2BRON meegeeft aan het aanleverbestand ter unieke identificatie door BRON. De nummering start altijd met 001. Na gebruik van 999 wordt opnieuw begonnen met batchnummer 001. Als een batch wordt afgekeurd, zal een aangepaste batch met hetzelfde batchnummer door de instelling verstuurd moeten worden. Bij een afgekeurde batch wordt namelijk het batchnummer niet in BRON vastgelegd. Bestand importeren Het overbrengen van een (aanlever)bestand met gegevens van leerlingen/deelnemers (bijvoorbeeld uw leerlingadministratiesysteem) naar 2BRON. Bestand exporteren Het aanmaken van een (aanlever)bestand met gegevens (meldingen) van leerlingen/deelnemers naar de door u geselecteerde map. Beveiligde site Deze beveiligde internet site wordt gebruikt voor o.a. de uitwisseling tussen scholen/instellingen en DUO. Inloggen op de Beveiligde site kan alleen met een inlognaam, wachtwoord en tokengenerator (door DUO verstrekt). BPV (-overeenkomst) (Overeenkomst voor) Beroeps Praktijk Vorming. BRIN Basis Registratie Instellingen: Overzicht van alle scholen, instellingen en de hiermee samenhangende vestigingen. Dit bestand wordt regelmatig door DUO geactualiseerd. BRON Basis Register Onderwijs. BSN BVE-instelling Crebo Burgerservicenummer; het nummer dat door de belastingdienst wordt toegekend aan een natuurlijk persoon. Een onderwijsinstelling die valt onder de WEB. Centraal Register Beroeps Opleidingen. Foutmelding Opmerking dat de melding na controleren melding door 2BRON een fout bevat. GBA Gemeentelijke Basis Administratie. GBA-verificatie Controle van door BRON ontvangen persoonsgegevens bij de GBA. Hiermee wordt de identificatie van een persoon geregeld. Goedgekeurde melding De gegevens die met deze melding zijn aangeleverd zijn goedgekeurd en vastgelegd in BRON. Inlezen bestand Zie bestand importeren. Inschrijfgegevens Gegevens die betrekking hebben op de inschrijving van een leerling of deelnemer. Inschrijvings- Door een onderwijsinstelling gegenereerd nummer waarmee volgnummer een inschrijving van een deelnemer aan die onderwijsinstelling uniek kan worden geïdentificeerd. Handleiding Macrobestand november 2014 19

IPO Melding Onderwijsinstelling Onderwijsnummer PvE Terugkoppelbestand Informatiepunt Onderwijs. Reeks gegevens in een batch die betrekking hebben op een individuele leerling/deelnemer. Een melding bestaat uit identificerende persoonsgegevens en inschrijfgegevens. Een batch kan meer dan één melding bevatten. Meldingen komen voor in zowel aanleverbestanden als terugkoppelbestanden. De school of instelling die op basis van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs is erkend voor het verzorgen van onderwijs in de vorm van (beroeps)opleidingen en waarvan het bevoegd gezag de leerlingen/deelnemers de gelegenheid geeft een examen af te leggen. Uniek identificerend nummer dat DUO aan een onderwijsontvangende toekent wanneer via de GBA niet is vastgesteld is dat de deelnemer beschikt over een BSN. Programma van Eisen. Digitaal bestand met de terugkoppelgegevens van DUO die aan de instelling wordt gezonden. Een terugkoppelbestand bevat meldingen waarmee een reactie wordt gegeven op meldingen in aanleverbestanden die door BRON zijn verwerkt. Een terugkoppelbestand kan goedgekeurde- en afgekeurde meldingen bevatten. In een terugkoppelbestand kunnen meldingen voorkomen uit verschillende aanleverbestanden.. Handleiding Macrobestand november 2014 20

Bijlage 1 Algemeen De structuur en de inhoud van het 2BN-bestand (macrobestand) is door de nieuwe versie van 2BRON niet gewijzigd. Het bestand kent de volgende recordtypes: 100-record: studentgegevens 200-record: inschrijvingsgegevens 300-record: periode(opleiding)gegevens 400-record: bpv(stage)-gegevens 500-record: diplomagegevens De samenhang tussen de recordtypes is als volgt: bij een 100-record (student) kunnen 0, 1 of meer 200-records (inschrijving) voorkomen bij een 200-record (inschrijving) moet 1 100-record (student) aanwezig zijn bij een 200-record (inschrijving) moeten 1 of meer 300-records (periode) voorkomen bij een 200-record (inschrijving) kunnen 0, 1 of meer 400-records (bpv) voorkomen bij een 200-record (inschrijving) kunnen 0, 1 of meer 500-records (diploma) voorkomen bij een 300-record (periode) moet 1 200-record (inschrijving) aanwezig zijn bij een 400-record (bpv) moet 1 200-record (inschrijving) aanwezig zijn bij een 500-record (diploma) moet 1 200-record (inschrijving) aanwezig zijn Bij een student kunnen in één bestand dus meerdere inschrijvingen worden geleverd, en bij een inschrijving meerdere periodes en/of bpv- en/of diplomagegevens mits wordt voldaan de eisen die aan het bestand worden gesteld (zie verderop). Het veld mutatiesoort uit het 200-, 300-, 400- en 500-records is alleen nog van belang voor het doorgeven van verwijderingen (soort mutatie = V ). Voor nieuwe of gewijzigde gegevens kunnen gewoon de gegevens worden doorgegeven en bepaalt 2BRON of het nieuwe of (on)gewijzigde gegevens betreft. Eisen aan het bestand Voor de 2BN-bestanden (macrobestanden) die in 2BRON geïmporteerd kunnen worden gelden de volgende eisen: Bij een 200-record (inschrijving) moet een 100-record (student) aanwezig zijn met hetzelfde studentnummer Als er 200-records (inschrijving) voorkomen met hetzelfde studentnummer moet het volgnummer inschrijving van deze 200-records verschillen Bij een 200-record (inschrijving) moet een 300-record (periode) aanwezig met dezelfde sleutel (studentnummer en volgnummer inschrijving) en waarvan datum ingang periode gelijk is aan de datum ingang inschrijving. Bij een 300-record (periode) moet een 200-record (inschrijving) aanwezig zijn met dezelfde sleutel (studentnummer en volgnummer inschrijving) Handleiding Macrobestand november 2014 21

Als er 300-records (periode) voorkomen met dezelfde sleutel (studentnummer en volgnummer inschrijving) moet de datum ingang periode van deze 300- records verschillen Bij een 400-record (bpv) moet een 200-record (inschrijving) aanwezig zijn met dezelfde sleutel (studentnummer en volgnummer inschrijving) Als er 400-records (bpv) voorkomen met dezelfde sleutel (studentnummer en volgnummer inschrijving) moet het bpv-volgnummer van deze 400-records verschillen Bij een 500-record (diploma) moet een 200-record (inschrijving) aanwezig zijn met dezelfde sleutel (studentnummer en volgnummer inschrijving) Als er 500-records (diploma) voorkomen met dezelfde sleutel (studentnummer en volgnummer inschrijving) moet de behaalde (deel)kwalificatie van deze 500-records verschillen Daarnaast wordt de inhoud van de velden uit de verschillende recordtypes in 2BRON gecontroleerd conform de (meeste) controles uit het PvE voor de gegevens uitwisseling voor BRON BVE. Als er bij het controleren van het bestand een fout wordt geconstateerd wordt het bestand niet ingelezen en worden er geen mutaties vastgelegd in 2BRON Wijzigen sleutelgegevens Een student wordt bij DUO uniek geïdentificeerd met de volgende gegevens: BSN of OWN geboortedatum geslacht postcode of landcode Indien een van deze sleutelgegevens van de student wijzigt moet dit als volgt worden opgenomen in het 2BN-bestand: de oude gegevens moeten worden opgenomen in de reguliere kolommen de nieuwe gegevens moeten worden opgenomen in de kolommen met de toevoeging achterhaald of gewijzigd bij een wijziging van postcode of landcode moet in de kolom datum ingang adreswijziging de ingangsdatum van de wijziging worden opgenomen N.B. een wijziging van BSN, geboortedatum en geslacht kan alleen worden doorgegeven als de student nog geen BSN heeft. Ter verduidelijking een paar voorbeelden: Voorbeeld 1 BSN wordt bekend: Van een student met een onderwijsnummer krijgt de instelling het BSN. De wijziging van onderwijsnummer naar BSN moet dan als volgt worden opgenomen in het 2BN-bestand: in de kolom onderwijsnummer wordt het onderwijsnummer opgenomen (het oude gegeven) in de kolom BSN achterhaald wordt het BSN opgenomen (het nieuwe gegeven). Handleiding Macrobestand november 2014 22

Voorbeeld 2 wijziging geboortedatum: Indien de geboortedatum van een student moet worden gewijzigd wordt dit als volgt opgenomen in het 2BN-bestand: in de kolom geboortedatum wordt de oude geboortedatum opgenomen (het oude gegeven) in de kolom geboortedatum gewijzigd wordt de nieuwe geboortedatum opgenomen (het nieuwe gegeven). Handleiding Macrobestand november 2014 23