2011 Energiemanagementsysteem Priva 10/20/2011
Inleiding Energiemanagement is een van de kernactiviteiten van de Priva organisatie. Met de klimaatbeheerssystemen in tuinbouw en gebouwen van Priva, maar ook de energiemonitoringsoplossingen van Van Beek is de nodige ervaring opgedaan. Bewust en onbewust wordt ook ons eigen energieverbruik gemanaged. In dit document worden deze activiteiten voor het eerst opgeschreven om dit interne energiemanagement ook in de toekomst te borgen. Zo worden de energie- en daarmee CO 2 -reductiedoelstellingen en het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) beleid van Priva ondersteund. In dit document is het energiemanagementsysteem van Priva opgesteld op basis van ISO 16001 1 en aanvullende richtlijnen uit de CO 2 -prestatieladder 2. Meiny Prins, CEO Priva 1 ISO 16001, Energy Management System, 2009 2 SKAO, Handboek CO 2 -prestatieladder 2.0, 16 maart 2011
Inhoudsopgave Inleiding... 2 1. Grenzen van de organisatie... 4 2. Energiebeleid... 5 2.1 MVO beleidsverklaring... 5 3. Oriëntatie, identificatie en planning... 6 3.1 Bedrijfsactiviteiten... 6 3.2 Emissiescopes... 6 3.3 Referentiejaar... 7 3.4 Conversiefactoren... 7 4. Implementatie en operatie... 8 4.1 Verantwoordelijkheden... 8 4.2 Doelstellingen... 8 5. Monitoring en meting... 9 5.1 Continue monitoring... 9 5.2 Rapportage... 9 5.3 Interne audits... 9 5.4 Externe audits... 9 6. Afwijkingen, correctieve en preventieve maatregelen... 10
1. Grenzen van de organisatie De grenzen van de organisatie van Priva zijn vastgesteld in het document Organizational Boundary Priva. In dat document is vastgelegd dat de Organizational Boundary is bepaald volgens de Operational Control Approach zoals beschreven in het Greenhouse Gas Protocol. De grenzen in dat document zijn opgesteld op basis van de Nederlandse activiteiten van de Priva Holding. De B.V. s die binnen deze begrenzing vallen zijn Priva B.V. en Van Beek Ingenieurs B.V. In dit document worden deze verder benoemd als Priva. De interpretatie van deze Organizational Boundary gebeurt jaarlijks in de CO 2 -footprint. Daar wordt weergegeven welke kantoren en hoeveel fte er in het betreffende jaar binnen de organisatorische grenzen vallen. Op basis daarvan worden energiefactoren zoals het energieverbruik per fte en per m 2 of m 3 weergegeven. Het energiemanagementsysteem zoals beschreven in dit document, is geïmplementeerd voor deze Nederlandse activiteiten.
2. Energiebeleid Inherent heeft Priva altijd een energiebeleid gehad. In haar oplossingen en in haar eigen bedrijfsvoering optimaliseert zij al jaren energie efficiëntie. In lijn hiermee zijn een overkoepelende Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) beleidsverklaring en CO 2 -reductiedoelstellingen opgesteld. De verklaring staat hieronder en meer informatie over de reductiedoelstellingen is te vinden in paragraaf 4.2. 2.1 MVO beleidsverklaring Priva toont al jaren aan dat het mogelijk is om duurzame oplossingen te ontwikkelen voor complexe vraagstukken op het gebied van klimaatbeheersing en procesbeheer in glastuinbouw en utiliteitsbouw. Duurzaamheid is voor Priva dan ook geen etiket of modetrend maar het bestaansrecht van dit internationale familiebedrijf. Maar maatschappelijk verantwoord ondernemen is meer dan het ontwikkelen van duurzame ideeën. Het toont ook op welke wijze je als bedrijf deel uit wilt maken van de wereld om je heen. Priva realiseert wereldwijd oplossingen voor het op verantwoorde wijze voorzien in basisbehoeften van mensen: vakkundig en op natuurlijke wijze gekweekt voedsel en siergewas, en een werk- en leefomgeving die optimaal is afgestemd op de wensen van de gebruiker. Priva streeft daarbij naar een minimale belasting van onze planeet en maakt daarom in haar oplossingen zo efficiënt mogelijk gebruik van schaarse natuurlijke hulpbronnen als water en energie. Samen werken aan een klimaat van groei Respect voor elkaar en onze omgeving, betrokkenheid bij elkaar en onze klanten én de ambitie om onze beloftes waar te maken om zo een bijdrage te kunnen leveren aan een betere wereld. Dat zijn elke dag de uitgangspunten bij het handelen van de mensen van Priva. Daarnaast verwachten wij ook van onze toeleveranciers en partners dat zij niet alleen die uitgangspunten van Priva onderschrijven, maar ook dat zij zich actief inzetten om zelf ook bij te dragen aan het behoud van onze planeet: door zich verre te houden van verspilling en vervuiling, kinderarbeid en corruptie en door zich in te zetten voor goede arbeidsomstandigheden voor hun eigen medewerkers en die van hún leveranciers. Alleen dan kan Priva samen met haar toeleveranciers werken aan een klimaat van groei, van wederzijds respect en van betrokkenheid.
3. Oriëntatie, identificatie en planning 3.1 Bedrijfsactiviteiten Priva is in eerste instantie een kantorenorganisatie. Het gros van het energieverbruik zit in het zakelijk en woon-werkverkeer van de medewerkers; per auto, OV en vliegtuig (dit laatste uiteraard alleen bij zakelijk verkeer). Verder wordt er op twee locaties gewerkt, maar de grootste locatie (het hoofdkantoor in De Lier) is zodanig efficiënt, dat de gebouwen gemiddeld een laag aandeel hebben in het totale verbruik. Daarentegen is het aandeel vliegreizen bij Priva relatief hoog. Dit komt vanwege de unieke positie van Priva als wereld marktleider op het gebied van (high-tech) klimaatsystemen in de tuinbouw. Klanten willen graag dat onze medewerkers fysiek langskomen en dit brengt veel vluchten met zich mee. Sinds een aantal jaar Priva het beleid think global, act local : op wereldschaal denken we na over waar onze kansen liggen en waar we lokaal aanwezig willen zijn. Deze kantoren zorgen er in combinatie met het wereldwijde partner- en dealernetwerk voor dat Priva dicht bij de markt en dicht bij de klant staat. We opereren met respect voor lokale omstandigheden en tegelijkertijd reduceren we de benodigde vluchten. Behalve de kantooractiviteiten worden er bij Priva ook producten verkocht. Deze producten bestaan uit onderdelen van verschillende leveranciers die in het hoofdkantoor in De Lier in elkaar worden gezet. Dit betekent dat er vooral in de keten grote energieposten zitten. Priva heeft op dit moment al strikte afspraken met haar leveranciers wat betreft verschillende MVO-aspecten 3 en controleert hen jaarlijks op hun kwaliteit en MVO beleid. In de toekomst zal dieper op het energieaspect in worden gegaan; zowel van de producten als van de bijbehorende verpakkingen en transportmethodes. 3.2 Emissiescopes De bovengenoemde energieaspecten van de bedrijfsactiviteiten worden in de rapportages (CO 2 -footprint, CO 2 -reductiedoelstellingen, etc.) vertaald naar CO 2 -emissies. Deze emissies worden gerapporteerd volgens de zogenoemde scopes zoals gedefinieerd in het Greenhouse Gas Protocol en de ISO 14064: Scope 1 emissies of directe emissies Scope 1 of directe emissies zijn emissies door de eigen organisatie. emissies vanwege het eigen gasverbruik emissies door het eigen wagenpark emissies door verbruik van koelmiddelen Scope 2 emissies of indirecte emissies Scope 2 of indirecte emissies zijn emissies die ontstaan door de opwekking van elektriciteit die de organisatie gebruikt, zoals emissies door centrales die deze elektriciteit leveren. In de CO 2 -prestatieladder worden Business air Travel en Personal Cars for business travel tot scope 2 gerekend. In de Nederlandse rapportages wordt deze aanpassing aangehouden. In de international rapportages welke niet relevant zijn voor de CO 2 -prestatieladder worden deze categorieën in lijn met de eerder genoemde internationale protocollen onder scope 3 gerapporteerd. 3 Geen kinderarbeid of geforceerd arbeid; niet samenwerken met corrupte bedrijven/instanties en/of onderhandelingen aangaan; gelijke rechten alle medewerkers; etc.
Scope 3 emissies of overige indirecte emissies Scope 3 emissies of overige indirecte emissies zijn een gevolg van de activiteiten van het bedrijf (de organisatie), maar komen voort uit bronnen die geen eigendom van het bedrijf zijn noch beheerd worden door het bedrijf. Voorbeelden zijn emissies die voortkomen uit: het zakelijke of woon-werkverkeer van het personeel met vervoersmiddelen die geen eigendom van het bedrijf zijn (privéauto s, OV, vliegtuigen, etc.) de productie van ingekochte materialen (kantoorartikelen, eten/drinken, etc.) de verwerking van het afval het gebruik van het door het bedrijf aangeboden/verkochte werk, dienst of levering 3.3 Referentiejaar Priva meet al jaren haar energieverbruik en voert deze gegevens al sinds 2008 in de milieubarometer in. Deze gegevens worden echter pas sinds 2010 geregistreerd volgens de specifieke richtlijnen van het Greenhouse Gas Protocol en de CO 2 -prestatieladder (bijv. onderscheid tussen leaseverbruik en zakelijk verkeer met privéauto s). De eerste officiële CO 2 -footprint is gemaakt voor 2010; vandaar dat dit als referentiejaar is gekozen. 3.4 Conversiefactoren Om de verschillende vormen van energieverbruik om te zetten in CO 2 -uitstoot worden de conversiefactoren van de CO 2 -prestatieladder gebruikt, aangevuld met factoren van de Milieubarometer 4. Veranderingen met betrekking tot deze conversiefactoren worden altijd vermeldt in de nieuwste footprint. Op het moment dat deze factoren veranderen, worden ook de CO 2 -footprints van het referentiejaar en eventueel ook voorgaande jaren aangepast. Op die manier kan de voortgang ten opzichte van de CO 2 -reductiedoelstellingen eenvoudig worden bijgehouden. 4 CO 2 factoren in de Milieubarometer, Stichting Stimular, 6 mei 2011
4. Implementatie en operatie 4.1 Verantwoordelijkheden Voor de implementatie van het MVO-beleid en specifiek het energiemanagementsysteem in Nederland is het volgende team samengesteld: Directie Quality Manager MVO Manager Facility Communications Finance & Accounting Purchasing Figuur 1 Priva MVO team Nederland De directie, onder leiding van Meiny Prins, is eindverantwoordelijk voor het MVO beleid. Dit beleid wordt aangedragen en na goedkeuring van de directie geïmplementeerd door de MVO manager. De borging van het beleid wordt gecontroleerd door middel van interne audits- door de Quality Manager. Facility is verantwoordelijk voor de correctieve en preventieve maatregelen in de kantoren alsook het verzamelen van de data met betrekking tot het energieverbruik in de kantoren. Finance & Accounting is verantwoordelijk voor correctieve, preventieve maatregelen in het vervoerswezen van Priva, alsook het verzamelen van data hierover. Communications zorgt voor de interne en externe communicatie over het energiebeleid en de voortgang ervan, maar ook de verschillende duurzame initiatieven. Tot slot zorgt de afdeling Purchasing voor het contact met de leveranciers in de gehele inkoopketen van het bedrijf. 4.2 Doelstellingen Het MVO team stelt de CO 2 -reductiedoelstellingen op met goedkeuring van de directie. Deze doelstellingen en de bijbehorende reductiemaatregelen worden vermeld in de CO 2 - footprint en dus net als de footprint jaarlijks geüpdatet. De voortgang ten opzichte van de doelstellingen door een vergelijking met het basisjaar 2010 wordt ook beschreven in de footprints die volgen op het basisjaar.
5. Monitoring en meting 5.1 Continue monitoring In beide kantoren (niet in de trainingslocatie) wordt het energiegebruik continu bijgehouden door een verbinding tussen de verbruiksmeters en een computer systeem. Van Beek gebruikt hiervoor hun eigen ontwikkeling Erbis Online, Priva vergaart de data uit het (eigen) gebouw beheersysteem. In het laatste geval worden de data in TCVision uitgelezen en via TCHistory opgeslagen op de beheerspc. Naast het eenvoudigweg opslaan van de meetgegevens wordt voor het Priva kantoor in De Lier maandelijks een beoordeling van warmte- en koudebehoefte uitgevoerd om de balans in het WKO systeem te beoordelen en eventueel de vraag uit het systeem bij te stellen. Doordat niet alleen het energiegebruik, maar ook de trend over uren, dagen en weken bekend is, kan eenvoudiger een analyse worden uitgevoerd om mogelijke besparingen in energie te vinden en te realiseren. Ook effecten van maatregelen zoals vernieuwing van delen van de installatie kunnen zo gemakkelijk gekwantificeerd worden. 5.2 Rapportage De overige verbruiksgegevens worden jaarlijks gemonitord in de CO 2 -footprint. Vanaf 2008 zijn deze gegevens al ingevuld in de milieubarometer en vanaf 2010 gebeurt dit volgens de officiële richtlijnen van het GHG Protocol en de CO 2 -prestatieladder. Het basisjaar van deze footprint wordt over 2010 opgesteld. In de jaren hierna worden de verbruiksgegevens vergeleken met dat basisjaar. Zo wordt gekeken of de reductiedoelstellingen worden gehaald en zo niet of er correctieve of preventieve maatregelen nodig zijn. 5.3 Interne audits Jaarlijks worden het onderhevig energiemanagementsysteem en het energie- en reductiebeleid intern beoordeeld. Hierbij wordt gekeken of het energieverbruik volgens de in paragraaf 3.2 beschreven richtlijnen is opgesteld in de jaarlijkse footprint; of dit energieverbruik juist wordt gerelateerd aan de activiteiten in de organisatie; of correct wordt beschreven in welke gebieden sprake is van significant energieverbruik en significante veranderingen en of de kansen voor verbetering van energie-efficiency via reductiemaatregelen of sectorinitiatieven voldoende zijn uitgewerkt. 5.4 Externe audits Naast de interne audit wordt ook jaarlijks een externe audit gehouden specifiek voor de CO 2 -prestatieladder. In eerste instantie om vast te stellen welk CO 2 bewust niveau Priva heeft en vervolgens in een jaarlijkse heraudit om te kijken of dit niveau gehandhaafd is. Daarbij worden het energiemanagementsysteem, het energiebeleid met reductiedoelstellingen en de CO 2 -footprint, maar ook het communicatiebeleid, de deelname aan sectorinitiatieven en aantoonbare betrokkenheid van de organisatie getoetst.
6. Afwijkingen, correctieve en preventieve maatregelen Op basis van de continue monitoring, de rapportages en interne en externe audits zoals beschreven in hoofdstuk 5, wordt vastgesteld of de resultaten afwijken van de reductiedoelstellingen. Wanneer de reductiedoelstellingen ruim gehaald worden, wordt gekeken of de doelstellingen aangescherpt kunnen worden. Als de CO 2 -reductie echter niet voldoende is geweest om te voldoen aan de doelstellingen, wordt er gekeken waar dat aan ligt en hoe de reductiemaatregelen verder aangescherpt kunnen worden. Zodoende om het jaar daarna alsnog de reductiedoelstellingen te halen. Er wordt dan gekeken in welke categorieën vooral moeilijkheden bestonden en hoe die opgelost kunnen worden.