Rapportage Werken aan de Zorg November 2010 Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Plexus en BKB

Rapportage Werken aan de Zorg November 2010 Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Plexus en BKB

M eer T ijd voor de C liënt Meer Tijd voor de Cliënt Werken aan de Zorg

2

1 Voorwoord Deze inventarisatie brengt in kaart wat de ontwikkeling is van de administratieve lasten in de Nederlandse zorg in het licht van het gevoerde beleid. Naast de algemene trends worden ook verschillen tussen instellingen inzichtelijk gemaakt. We lichten er mooie voorbeelden uit die laten zien dat instellingen zelf veel kunnen doen om de administratieve handelingen te verminderen. Deze inventarisatie is één van de zes inventarisaties binnen het traject Werken aan de zorg. Eerder dit jaar zijn de effecten van het beleid al inzichtelijk gemaakt rondom de thema s Kosten & Kwaliteit en Bouw en Diversiteit van Wonen. De komende tijd volgen er nog deelonderzoeken rondom de thema s Aantrekkelijkheid van de Arbeidsmarkt, de Rol van de Zorgvrager, en tot slot Waardecreatie in de Zorg. Dit rapport wordt op 23 november gepresenteerd aan het ministerie van VWS en het werkveld tijdens een publieksbijeenkomst ten kantore van het CVZ in Diemen. Wij wensen u veel leesplezier. Plexus en BKB Breukelen, november 2010 3 Werken aan de Zorg

Inhoud 3 8 9 10 10 11 12 14 14 15 15 16 16 17 17 17 18 27 28 29 30 31 33 35 36 37 38 39 1. Voorwoord Leeswijzer 2. Management samenvatting 2.1 Overheid neemt initiatief om administratieve lasten te verminderen 2.2. Commissie de Beer 2.3. Nulmeting administratieve lasten 2004 2.4. Enge definitie administratieve lasten sluit niet aan op praktijk 2.5. Vraagstelling rapportage: Wat is de impact van beleid sinds 2000 op de administratieve handelingen in de zorg? 2.6. Aanpak om vraagstelling te beantwoorden 2.7. Definitie overheid administratieve lasten weinigzeggend voor veldpartijen 2.8. Beheerskosten nemen af 2.9. Overhead in instellingen neemt toe; grote verschillen tussen instellingen 2.10. Hoe de administratieve handelingen voor professionals zich ontwikkelen is onduidelijk 2.11. Hoe de administratieve handelingen voor patiënten zich ontwikkelen is onduidelijk 2.12. Beleid om administratieve handelingen terug te dringen (nog) niet succesvol 2.13. Discrepantie lijkt tussen objectiveerbare stijging administratie vs. stijging ervaren lasten door veld 2.14. Oorzaken voor uitblijven daling administratieve handelingen 2.15 De agenda voor de toekomst: op weg naar minder administratieve lasten 3. Inleiding 3.1. Overheid neemt initiatief om administratieve lasten te verminderen 3.2. Commissie de Beer 3.3. Nulmeting administratieve lasten 2004 3.4. Definities 3.5. Enge definitie administratieve lasten sluit niet aan op praktijk 3.6. Vraagstelling rapportage: Wat is de impact van beleid sinds 2000 op de administratieve handelingen in de zorg? 3.7. Aanpak om vraagstelling te beantwoorden 3.8. Opmerkingen vooraf ter interpretatie bevindingen 3.9. Verdere opbouw van de rapportage 3.10. Referenties 4 Werken aan de Zorg

40 41 41 45 47 48 50 51 51 53 55 56 57 59 60 62 67 72 74 79 80 83 84 85 4. Administratieve lasten dalen volgens enge definitie 4.1. Administratieve lasten worden vanuit verschillende trajecten aangepakt 4.2. Er komt meer aandacht voor ervaren last omdat behaalde resultaten niet op de werkvloer worden ervaren 4.3. Overheid neemt initiatieven om de administratieve handelingen voor PGBhouders terug te dringen 4.4. Lastenreductie krijgt geen erkenning vanuit het veld 4.5. Referenties 5. Beheerskosten in de zorgsector zijn afgenomen met de invoering van Zvw 5.1. De gehanteerde definities van beheerskosten 5.2. Daling van 16% aan beheerskosten t.o.v. Budgettair Kader Zorg 5.3. Sinds invoering Zvw dalen beheerskosten, wel geremd door de invoering van de WMO 5.4. Daling van het aantal zorgverzekeraars brengt daling in beheerskosten 5.5. Conclusie: concurrentie tussen zorgverzekeraars zorgt voor een daling in beheerskosten, invoering WMO remt deze neerwaartse trend door in stand houden AWBZ 5.6. Referenties 6. Overhead in zorginstellingen: grote verschillen 6.1. Omvang overhead wisselt per zorgsector 6.2. Overhead in ziekenhuizen neemt toe, maar grote verschillen tussen instellingen 6.3. Overhead in GGZ-instellingen neemt toe, maar grote verschillen tussen instellingen 6.4. Overhead in gehandicaptenzorg neemt toe, maar grote verschillen tussen instellingen 6.5. Overhead lijkt in VV&T licht te stijgen, maar grote verschillen tussen instellingen 6.6. Groepspraktijk wordt de standaard voor huisartsen; administratieve han delingen worden gedelegeerd 6.7. Algemeen: schotten in financiering/bekostiging leiden tot administratieve handelingen 6.8. Algemeen: behoefte aan standaardisatie informatieuitvragen 6.9. Conclusie: overhead groeit licht, afstemming verseist. Grote verschillen tussen instellingen 6.10. Referenties 5 Werken aan de Zorg

86 88 89 91 92 93 93 96 97 98 100 101 102 103 103 104 106 107 108 109 109 110 111 111 111 112 113 7. Tijdsbesteding van professionals verschilt tussen sectoren 7.1. Gemiddeld wordt in de zorg 38% van de tijd niet besteed aan zorg 7.2. Administratieve handelingen huisartsen is toegenomen, maar neemt langzaam weer af 7.3. Weinig bekend over de ontwikkeling in de tijdsbesteding van medisch specialisten 7.4. In Verpleging &Verzorging besteden professionals 34% van hun tijd niet aan de patiënt 7.5. In de gehandicaptenzorg besteden behandelaren 35% van hun tijd niet aan de patiënt 7.6. Tijdsbesteding GGZ professionals 7.7. Algemeen: Ervaren lasten vaak door gevoel van tijdsverspilling 7.8. Bestuurdersonderzoek laat zien dat er een toename van administratie last voor professionals wordt ervaren 7.9. Professionalisering van de zorgsector: registreren hoort erbij. Wens om afgerekend te worden op uitkomsten 7.10. Conclusie: professionals ervaren een stijging 7.11. Referenties 8. Administratieve handelingen voor patiënten 8.1. Administratie lasten voor patiënten lopen sterk uiteen 8.2. Administratieve handelingen bij indicatiestelling vooral door langs elkaar heen werken 8.3. De administratieve lasten bij PGB hoger dan bij zorg in natura 8.4. Conclusie 8.5. Referenties 9. Concluderend: beheerkosten nemen af, overhead en ervaren lasten nemen toe, actie is noodzakelijk 9.1. Definitie overheid administratieve lasten weinigzeggend voor veldpartijen 9.2. Beheerskosten nemen af 9.3. Overhead in instellingen neemt toe; grote verschillen tussen instellingen 9.4. Hoe de administratieve handelingen voor professionals zich ontwikkelen is onduidelijk 9.5. Hoe de administratieve handelingen voor patiënten zich ontwikkelen is onduidelijk 9.6. De invloed van beleid: de ontwikkelingen op een rij 9.7. Beleid om administratieve handelingen terug te dringen (nog) niet succesvol 9.8. Discrepantie lijkt tussen objectiveerbare stijging administratie vs. stijging ervaren lasten door veld 6 Werken aan de Zorg

114 116 122 9.9. Oorzaken voor uitblijven daling administratieve handelingen 9.10. De agenda voor de toekomst: op weg naar minder administratieve lasten 9.11. Referenties PWC (2010), Paper Merkbaar minder moeite, 4 mei 2010, Price Waterhouse Coopers Werken aan de Zorg, Kosten en Kwaliteit, Plexus en BKB, mei 2010. www.werkenaandezorg.nl 123 126 139 142 Bijlage I - Van aanbod- naar vraagsturing Bijlage II - Bestuurdersonderzoek Bijlage III - Focusgroepen Colofon 7 Werken aan de Zorg

Leeswijzer In deze leeswijzer beschrijven we hoe deze rapportage is opgebouwd. De rapportage begint met de managementsamenvatting. In de managementsamenvatting zijn de belangrijkste conclusies, interessante voorbeelden en aanbevelingen aan het veld en beleidsmakers opgenomen om de administratieve lasten te verminderen. In de hoofdstukken na de managementsamenvatting worden de administratieve lasten vanuit verschillende perspectieven besproken. Vijf domeinen van administratieve lasten komen in vier deelonderzoeken aan de orde. Het rapport is als volgt ingedeeld: Hoofdstuk 2 is de management samenvatting; Hoofdstuk 3 is de inleiding op het rapport; Hoofdstuk 4 beschrijft de effecten van het gevoerde beleid van de overheid op de reductie van administratieve lasten; Hoofdstuk 5 gaat in op de personeelsamenstelling in ziekenhuizen, geestelijke gezondheidszorg, verpleging, verzorging en thuiszorg, gehandicaptenzorg en zelfstandige behandelcentra; Hoofdstuk 6 gaat in op de tijdsbesteding van zorgprofessionals in verschillende sectoren; Hoofdstuk 7 gaat in op administratieve handelingen door patiënten; Hoofdstuk 8 gaat in op de beheerskosten van het Nederlandse zorgstelsel; Hoofdstuk 9 is de conclusie van het rapport. Tot slot is er een drietal bijlagen opgenomen in deze rapportage: Bijlage I geeft meer details over de introductie van vraagsturing in de zorg; Bijlage II bestaat uit een samenvatting het bestuurdersonderzoek; Bijlage III bevat een samenvatting van de bevindingen uit de focusgroepen. 8 Werken aan de Zorg

M eer T ijd voor de C liënt 2 Managementsamenvatting Deze rapportage beschrijft de aanpak van administratieve lasten in de Nederlandse zorg. In dit hoofdstuk bespreken we de achtergrond van het onderwerp. Vervolgens komen de centrale vraagstelling en de opbouw van de rapportage aan bod. 9 Werken aan de Zorg

2.1 Overheid neemt initiatief om administratieve lasten te verminderen Met de introductie van vraagsturing in de zorg wordt uitdrukking gegeven aan de wens van de overheid om minder te reguleren. De ingevoerde stelselwijzigingen hebben tot doel om meer verantwoordelijkheid bij veldpartijen te leggen. In de Zorgverzekeringswet (Zvw) zijn voorschriften en regels zoveel mogelijk beperkt en is er gekozen voor een terughoudende overheid en ruimte voor zorginstellingen en zorgprofessionals. De overheid heeft verder ook ingezet op meer transparantie van kwaliteit van zorg, hetgeen registratie met zich meebrengt die eerder niet noodzakelijk was. Ook los van vraagsturing, heeft de overheid het terugdringen van administratieve lasten al langere tijd op de agenda staan. De belangrijkste doelen zijn dat professionals meer tijd overhouden voor hun échte werk en dat burgers een betere toegang hebben tot voorzieningen waar ze recht op hebben. 1 Om dit voornemen in de praktijk te brengen heeft de overheid verschillende initiatieven genomen om de administratieve lasten in de zorg te verminderen. 2.2 Commissie de Beer In december 2000 wordt door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) de Commissie Terugdringing administratieve lasten zorgsector ingesteld (commissie de Beer). Deze commissie krijgt als opdracht concrete voorstellen te ontwikkelen om de administratieve lasten in de zorgsector terug te dringen. In totaal identificeert de commissie de Beer voor 1 miljard aan administratieve lasten in de gezondheidszorg veroorzaakt door wet- en regelgeving vanuit de overheid (zie 3.4 voor definities). De commissie schat in dat maximaal 300 miljoen van deze lasten te reduceren is. De commissie doet onderzoek naar administratieve lasten in vijf zorgwetten: de Ziekenfonds Wet (ZFW), de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ), Wet Tarieven Gezondheidszorg (WTG), Wet Ziekenhuis Voorzieningen (WZV) en Wet Toegang Ziektekostenverzekeringen (WTZ). Het rapport dat in 2002 verschijnt beschrijft drie belangrijke oorzaken van administratieve lasten in de zorgsector: Onvoldoende aansluiting tussen het beleid en de praktijk; Grote behoefte aan informatie door verschillende partijen in verhouding tot de ervaren relevantie vanuit zorginstellingen; Sterke belangstelling voor verantwoording en controle, met name controles op rechtmatigheid in plaats van doelmatigheid. 1 } www.regeldruk.nl 10 Werken aan de Zorg

Daarnaast beschrijft het rapport voorstellen voor het terugdringen van administratieve lasten. Aandachtspunten zijn onder andere de bouw, financiering, prijzen, farmacie en jaarverslaggeving. Naar aanleiding van het rapport presenteert het ministerie van VWS in 2002 een implementatieplan o.b.v. de voorstellen van Commissie de Beer. VWS stelt in haar implementatieplan voor om de verschillende initiatieven samen met veldpartijen uit te voeren. Voorbeelden die beschreven staan in het implementatieplan zijn: Het komen tot eenzelfde type verslaglegging voor zorginstellingen, teneinde het aantal enquêtes vanuit de overheid richting deze zorginstellingen te verminderen; Het eerder in het jaar vaststellen van nieuwe beleidsregels voor het komende jaar door het toenmalige College Tarieven Gezondheidszorg; Meer elektronisch declaratieverkeer tussen zorginstellingen en zorgverzekeraars. 2.3 Nulmeting administratieve lasten 2004 In juli 2003 besluit het kabinet Balkenende II dat elk departement een nulmeting van administratieve lasten moet uitvoeren en twee reductiescenario s (een van 25% en een van 35%) moet maken op basis van deze nulmeting. Vervolgens moet een externe commissie toezien op de voortgang van de reductie van de administratieve lasten. Uit deze (nieuwe) nulmeting komt naar voren dat in de zorg voor een bedrag van 1,4 miljard aan administratieve lasten aanwezig is. Naar aanleiding van deze nulmeting heeft VWS in 2004 een programma ontwikkeld voor het terugdringen van administratieve lasten. Bij dit programma wordt al aangegeven dat bij het reduceren van administratieve lasten ook rekening moet worden gehouden met de door burgers en bedrijven (met name zorginstellingen en zorgverzekeraars) ervaren last. Het plan van aanpak bestond uit drie sporen: Het verminderen van administratieve lasten in bestaande wetgeving; Het monitoren en toetsen van nieuwe wet- en regelgeving op administratieve lasten; Het uitwerken van extra ideeën om de administratieve lasten waar mogelijk verder te verminderen. 60% van de administratieve lasten blijkt veroorzaakt door Europese wet- en regelgeving. De reductiemogelijkheden hiervan zijn op korte termijn beperkt. Met name administratieve lasten door wet- en regelgeving op het gebied van gezondheidsbescherming (zoals de Warenwet) hebben vaak een internationale herkomst. In het plan van aanpak wordt als doel gesteld een reductie van 25% van de administratieve lasten veroorzaakt door nationale wetgeving in 2007. Wanneer het plan van aanpak in 2004 wordt gepresenteerd lopen er reeds een aantal projecten in het kader van de uitvoering van het advies van commissie de Beer. Ook in 2005 worden plannen gepresenteerd voor de aanpak van administratieve lasten. Deze plannen worden verdeeld in drie categorieën: 11 Werken aan de Zorg

Reductie van administratieve lasten door minder regels in de zorg; Reductie van administratieve lasten door herziening van de Warenwet en Drank - en horecawet; Reductie van administratieve lasten door het stroomlijnen van gegevensstromen tussen zorginstellingen, toezichthouders en financiers. De concrete acties die voortvloeien uit de nulmeting leunen in sterke mate op het eerdere advies van de commissie de Beer en het implementatieplan uit 2002. De acties zijn in zekere mate een verdere uitwerking van de eerder benoemde punten. In de brief van VWS naar de Tweede Kamer in april 2004, worden de volgende acties beschreven: Dereguleren (merendeel van de maatregelen): Tot slot worden ook enkele extra administratieve lasten voorzien, door bijvoorbeeld 2.4 Enge definitie administratieve lasten sluit niet aan op praktijk Uit deze inventarisatie komt naar voren dat de overheid begrippen hanteert die door het veld vaak niet goed worden begrepen. Administratieve lasten, inhoudelijke nalevingskosten en toezichtslasten zijn volgens de overheid gedaald, echter de lasten van administratieve handelingen die het veld ervaart en wellicht de werkelijke aantal administratieve handelingen stijgt. De oorzaak is gelegen in het feit dat de definitie van administratieve lasten in enge zin alleen die administratieve lasten omvat die voortvloeien uit de wet- en regelgeving van de overheid. In de praktijk ervaren zorginstellingen juist ook administratieve druk vanuit bijvoorbeeld zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten, de Inspectie voor de Volksgezondheid, etc. Administratieve lasten worden door het grote publiek, maar ook functionarissen in de zorg geassocieerd met termen als rompslomp en papierberg. In het algemeen wordt dan gedoeld op administratieve handelingen die door anderen (niet noodzakelijkerwijs de overheid) zijn opgelegd en als nodeloos tijdrovend of nutteloos worden ervaren. Het veld en het grote publiek benadert het begrip administratieve lasten dus fundamenteel anders dan de overheid. Dit is waarschijnlijk een van de oorzaken waarom het veld de behaalde administratieve lastenreductie niet erkent. Daarom kijken we in deze inventarisatie niet naar enge definitie van administratieve lasten van de overheid, maar naar alle administratieve handelingen die in het veld worden ervaren. Hierbij maken we gebruik van vier indicatoren voor het totaal aan administratieve handelingen in de zorg: 12 Werken aan de Zorg

Beheerskosten: en zorgverzekeraars, zoals gedefinieerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Overheadpersoneel Tijdsbesteding professionals Tijdsbesteding zorgpatiënten Door de administratie handelingen in de zorg te bekijken aan de hand van deze vier aanvullende domeinen naast de enge overheidsdefinitie administratieve lasten, ontstaat een integraal beeld van de totale omvang van deze handelingen de inzet van goed geschoold overheadpersoneel leiden tot een reductie van administratieve handelingen van professionals. Of een daling van de beheerskosten kan gepaard gaan met een stijging van de administratieve handelingen door patiënten. Om een idee te krijgen van de administratieve handelingen in de zorg moeten deze domeinen dus zowel afzonderlijk als in gezamenlijkheid worden bekeken. 13 Werken aan de Zorg

2.5 Vraagstelling rapportage: Wat is de impact van beleid sinds 2000 op de administratieve handelingen in de zorg? Ondanks de initiatieven van de overheid en de reeds gerealiseerde administratieve lastenreductie, zijn de ervaringen van het veld anders. In berichten rondom het nieuwe zorgstelsel zijn de administratieve lasten een terugkerend thema. De verantwoordingsplicht en het declareren van zorgproducten vereist inderdaad registratie en administratieve verwerking. Het is voor te stellen dat de administratie door de grotere transparantie in de zorg er dan ook anders uit zijn komen te zien. De doelstelling voor dit onderzoek is het zichtbaar maken van de ontwikkelingen van de omvang van de administratieve handelingen in de zorg vanaf het jaar 2000. We proberen steeds zo veel mogelijk onderscheid te maken tussen verschillende zorgsectoren, aangezien de administratieve handelingen per zorgsector verschillen. In deze rapportage beantwoorden we de vragen: Hoe ontwikkelen het administratief handelen en de ervaren lasten in de Nederlandse zorg zich? Wat zijn manieren om deze lasten te verminderen? Hoe hanteren individuele instellingen interne en externe regels en hoe organiseren zij administratieve processen, wat zijn de interessante voorbeelden? 2.6 Aanpak om vraagstelling te beantwoorden Naast de overheidsdefinitie maken we bij het beantwoorden van deze vraagstelling gebruik van de eerder geschetste vier aanvullende domeinen om administratieve handelingen te benaderen. De volgende niveaus worden onderscheiden: Administratieve lasten volgens overheidsdefinitie; De beheerskosten op zorgstelselniveau; De omvang van het overheadpersoneel op instellingsniveau; De tijdsbesteding en ervaren lasten van zorgprofessionals; De kosten, tijdsbesteding en ervaren lasten van patiënten. 2 Om de vraagstelling te beantwoorden hebben we eerst de literatuur en relevante databases geraadpleegd. Aan de hand van relevante zoektermen is er voor verschillende zorgsectoren gezocht naar documenten en databases aangaande administratieve lasten in de periode 2000-heden. 2 } Kosten worden uitgedrukt in tijd en waar mogelijk ook in geld. 14 Werken aan de Zorg

2.7 Definitie overheid administratieve lasten weinigzeggend voor veldpartijen Een belangrijke conclusie uit deze inventarisatie is dat de enge definitie van administratieve lasten weinigzeggend is voor veldpartijen. Want alhoewel de overheid volgens haar eigen definities succesvol is in het terugdringen van administratieve lasten, is dit maar een deel van de werkelijkheid. Wanneer namelijk volgens deze definitie de administratieve lasten dalen, betekent dit niet automatisch dat het aantal administratieve handelingen in de zorg daadwerkelijk afneemt. De definitie houdt namelijk alleen rekening met administratieve lasten veroorzaakt door de overheid, terwijl in de praktijk administratieve handelingen ook door andere partijen zoals financiers, toezichthouders en zorginstellingen zelf worden veroorzaakt. Daarnaast worden een deel van administratieve lasten reducties pas in 2011 gerealiseerd, hetgeen maakt dat het veld anno 2010 deze (eventuele) reductie in administratieve lasten ook nog helemaal niet kan ervaren. 2.8 Beheerskosten nemen af Met de invoering van de Zvw in 2006 wordt er onder druk van marktwerking en de daarmee gepaard gaande concurrentie een daling ingezet van bedrijfskosten voor zorgverzekeraars. Fusies tussen ziekenfondsverzekeraars en particuliere verzekeraars zorgen al voor een daling in bedrijfskosten en onder druk van marktwerking gaan zorgverzekeraars efficiënter werken. De doelmatigheidswinst van zorgverzekeraars zet na 2006 verder door. De besparing met de Zvw in 2008 ten opzichte van de ZFW op bedrijfskosten van zorgverzekeraars is ongeveer 380 miljoen. Hiermee lijkt ook een daling van de totale beheerskosten zijn ingezet. Deze wordt echter geremd door de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) in 2007. Het blijkt dat gemeenten door een gebrek aan schaalvoordelen de WMO minder doelmatig uitvoeren dan de zorgkantoren door een gebrek aan schaalvoordelen en door een gebrek aan standaardisatie van onder andere informatieuitvragen, aanbestedingen en declaratieverkeer tussen aanbieders en gemeenten. De keus van decentrale inkoop van huishoudelijke hulp door gemeenten leidt lagere kosten in het primaire proces, echter deze besparingen worden nu deels teniet gedaan door hogere beheerskosten. Voornamelijk komt dit door een minder efficiënte uitvoering van de inkoop door een gebrek aan standaardisatie. Door standaardisatie van inkoop van huishoudelijke hulp kunnen de beheerskosten voor de uitvoering van WMO dalen, zonder dat het kostenvoordeel in het primaire proces verloren gaat. Tot slot is met de invoering van de WMO een nieuw financieringskader naast de AWBZ geïntroduceerd. Daardoor worden nu uitvoeringskosten voor beide wetten gemaakt, hetgeen de beheerskosten doet toenemen. 15 Werken aan de Zorg

2.9 Overhead in instellingen neemt toe; grote verschillen tussen instellingen Alhoewel het aandeel patiëntgebonden personeel toeneemt in zorginstellingen is ook de algemene trend dat de omvang van de overhead toeneemt. Dit geldt met name voor ziekenhuizen en Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) instellingen. Over alle onderzochte zorginstellingen genomen is er in de zorg in de periode 2000-2008 een stijging van personele overheadkosten van 470 miljoen, gecorrigeerd voor de banengroei in de zorg ten gevolge van een gestegen zorgvraag. Daarnaast zijn ook de patiëntgebonden functies toegenomen met zo n 200 miljoen. De groei van de overhead en patiëntgebonden functies is ten kosten gegaan van de facilitaire functies. De invoering van de Zvw lijkt deze geleidelijke trend niet te hebben beïnvloed. Opvallend is het feit dat het verschil in overhead tussen zorginstellingen van gelijke omvang in de verschillende zorgsectoren een factor twee à vier bedraagt. Wanneer men dit vergelijkt met de relatief beperkte stijging in overhead over de jaren heen, suggereert dit dat de zorginstellingen vooral zelf veel kunnen doen om de bureaucratie te beperken. Deze conclusie komt ook naar voren in de focusgroepen, waarin zorginstellingen aangeven dat ook zijzelf veel kunnen doen in het professionaliseren van de sector door het verbeteren van administratieve processen (zie ook bijlage III en de verschillende voorbeelden in deze inventarisatie). Daarnaast geven sommige zorginstellingen aan dat financiers en toezichthouders soms onnodig wantrouwend zijn richting zorginstellingen. Er lijkt een soms (te) sterke focus op rechtmatigheid, in plaats van doelmatigheid en kwaliteit. Dit uit zich in soms veelvuldige controles, waarvan zorginstellingen het idee hebben dat de moeite in tijd en geld (van zowel zorginstelling als financier/toezichthouder) gepaard gaande met de controle, niet opwegen tegen de (geringe) kans op het ontdekken van onvolkomenheden of fraude. 2.10 Hoe de administratieve handelingen voor professionals zich ontwikkelen is onduidelijk Een aanzienlijk deel van de tijd van zorgprofessionals gaat naar administratieve handelingen. Hoe deze trend zich ontwikkelt door de tijd is onduidelijk. Wel komt uit het bestuurdersonderzoek naar voren dat in het veld wordt ervaren dat professionals het steeds drukker krijgen met administratie. 92% van de deelnemende bestuurders geeft aan dat de administratie voor professionals is toegenomen sinds 2000. Ook bij de tijdsbesteding van professionals komen aanzienlijke verschillen tussen zorginstellingen naar voren, hetgeen suggereert dat de inrichting van de organisatie in sterke mate mede bepalend is voor de hoeveelheid tijd die professionals kunnen besteden aan het leveren van zorg. 16 Werken aan de Zorg

2.11 Hoe de administratieve handelingen voor patiënten zich ontwikkelen is onduidelijk Voor de administratieve lasten van patiënten is het weergeven van een trend door de tijd niet mogelijk omdat er geen systematische registraties van beschikbaar zijn, en de verschillende onderzoeken niet goed op elkaar aansluiten. Wel is bekend dat voor sommige groepen (zoals gehandicapten en ouderen) de administratieve lasten veel hoger liggen dan voor andere. Zij doen namelijk vaak tegelijkertijd een beroep op verschillende regelingen, waarbij de informatieuitvraag niet op elkaar is afgestemd. Ook voor houders van een PGB liggen de administratieve lasten hoger van voor patiënten die kiezen voor zorg in natura. 2.12 Beleid om administratieve handelingen terug te dringen (nog) niet succesvol Volgens haar eigen definitie heeft de overheid de laatste jaren succes geboekt in het terugdringen van de administratieve lasten. Uit deze inventarisatie blijkt echter dat op de andere meerzeggende domeinen zoals overhead bij zorginstellingen nog geen succes is geboekt. Alhoewel er aanzienlijke verschillen tussen zorginstellingen aanwezig zijn het percentage overhead, is het aandeel overhead door de jaren heen licht gestegen. Dit duidt erop dat het overheidsbeleid dat zich gericht heeft op het verminderen van de administratieve lasten in de zorg (nog) niet echt succesvol is geweest. Over de ontwikkeling van tijd besteedt aan administratie door professionals en patiënten zijn geen eenduidige conclusies te trekken, door het ontbreken van systematische registraties. 2.13 Discrepantie lijkt tussen objectiveerbare stijging administratie vs. stijging ervaren lasten door veld Het is opvallend dat er een discrepantie lijkt te bestaan tussen de indruk van een almaar sterk toenemende ervaren last door patiënten en professionals (zie bijlage II) en de objectiveerbare administratieve handelingen. Alhoewel de administratieve handelingen wel licht lijken te stijgen, is deze objectiveerbare stijging beduidend minder dan de stijging van de ervaren lasten door veldpartijen. Een mogelijke oorzaak hiervoor kan zijn dat de lasten voor professionals wel degelijk harder zijn gestegen, maar dat we door gebrek aan goede informatie hier geen inzicht in hebben. Een andere, ons inziens meer waarschijnlijke oorzaak is dat professionals en zorginstellingen naar hun idee weinig zeggenschap in de omvang en aard van de administratieve handelingen hebben die zorginstellingen, toezichthouders en financiers creëren en dat de frustratie hierover de boventoon voert in het 17 Werken aan de Zorg

debat rondom (ervaren) administratieve lasten in de zorg. Verder is ons tijdens de focusgroepen opgevallen dat met name professionals vaak slecht op de hoogte zijn van het doel van een specifieke registratie, en wat een specifieke registratie aan (eventuele) (stuur)informatie oplevert. Het niet weten waarom men dingen doet leidt tot frustratie en daarmee tot een ervaren administratieve last. Ook lijken sommige routines ertoe te leiden dat ondoelmatige administratieve processen lang in stand blijven. Door weerstand tegen nieuwe manieren van werken kunnen ogenschijnlijke winsten soms niet, of pas na lange tijd gerealiseerd worden. Tot slot is er sprake van een professionalisering van de zorgsector die gepaard gaat met het meer en meer afleggen van verantwoording over de eigen resultaten, onder andere via registraties. Een deel van de mensen werkzaam in de zorg is nog bezig met deze nieuwe manier van werken te internaliseren, hetgeen ook mede debet is aan de discrepantie tussen de objectiveerbare stijging van de administratieve lasten en de ervaren administratieve last. 2.14 Oorzaken voor uitblijven daling administratieve handelingen Hieronder beschrijven we de onderliggende oorzaken voor de toename van overhead en administratie voor professionals. Grofweg liggen deze oorzaken op drie vlakken: Een verschillende inrichting van zorginstellingen en administratieve processen leidt tot aanzienlijke verschillen tussen zorginstellingen; Het bestaan van meerdere financiering- en bekostigingssystemen naast elkaar; Een slechte afstemming tussen verschillende beleidsorganen, gemeenten, zorgkantoren en zorgverzekeraars over de verschillende informatieuitvragen. Los van bovenstaande oorzaken moet men (zowel de overheid als zorginstellingen) erkennen dat in een complexe samenleving en zorgstelsel als de onze, een bepaald niveau van administratieve handelingen altijd noodzakelijk zullen blijven. Heldere communicatie hierover en daardoor het temperen van verwachtingen in het veld, kunnen teleurstellingen voorkomen en daardoor mogelijkerwijs de ervaren lasten te verminderen. Daarnaast lijken veld, overheid, toezichthouders en financiers bij incidenten onder druk van publieke opinie en media aandacht en geneigd in de reflex te schieten om meer in plaats van minder regels te maken. Het vergt doortastendheid van zowel beleidsmakers als veldpartijen om dan vooral het lange termijn perspectief in het vizier te houden. 18 Werken aan de Zorg