Jonge Ambtenaren Netwerk (JAN) Postbus 202 1000 AE Amsterdam Datum: 1 december 2014 Betreft: Voorstel nieuwe vorm medezeggenschap Beste Arjan, COR- en OR-leden, Tijdens de CORferentie van 3 november 2014 werd het ons jonge ambtenaren pijnlijk duidelijk: onze gemeentesecretaris en onze medezeggenschap liggen niet op één lijn wat betreft de nieuwe vorm van medezeggenschap. Beide partijen hebben een standpunt ingenomen wat voor de ander onbespreekbaar lijkt. Beide kampen hebben zo hun redelijke argumenten: De COR en de OR-en beroepen zich op de WOR en zijn bang dat de organisatie de rechten van medewerkers met de voeten zal treden als de medezeggenschap een andere structuur krijgt, Arjan wijst op zijn voorkeur voor het vormen van één enkele OR met het oog op 1Amsterdam. Veel COR- en OR-leden willen wel veranderen, maar niet ineens. Het hogere doel waarvoor beide partijen strijden (een krachtige organisatie met gelukkige medewerkers) lijkt in de discussie soms uit zicht te verdwijnen. En dat is in tijden van reorganisatie nou juist niet de bedoeling! Wij hopen van harte dat het niet aankomt op vertragende juridische procedures die afleiden van het werkelijke doel. Wij van JAN denken dat het anders kan. Frisser. Meer bottum-up en daardoor met meer draagvlak in de hele organisatie. Meer vanuit vertrouwen tussen zeggenschap en medezeggenschap. En samen met één doel: een sterke organisatie. JAN is heel blij met de houding van zowel Arjan van Gils als de COR ten opzichte van verjonging van de medezeggenschap: beide partijen geven aan graag meer jonge COR/OR-leden te verwelkomen. JAN wil hier met haar achterban van 1000 jonge collega s graag bij helpen. Hier is wat ons betreft wel meer voor nodig dan een betere communicatie om collega s te betrekken. Voor vernieuwde betrokkenheid en frisse energie is volgens ons ook een nieuwe structuur nodig: de lakens moeten worden opgeschud. Doe geen nieuwe wijn in oude zakken, maar kies voor een vorm waarin iedereen een frisse start kan maken. Hierover meer in bijlage 1. JAN s voorstel: De stip op de horizon Eén rechtstreeks gekozen OR, ondersteund met tijdelijke en structurele expertcommissies en een kennis- en ondersteuningscentrum. De overgang van de oude naar de nieuwe situatie in 2017 Omdat de stip op de horizon wellicht een te grote stap is kan er gekeken worden naar een overgangssituatie. Het startpunt blijft echter rechtstreekse verkiezingen in het eerste kwartaal van 2015 voor de OR waarbij elke medewerker op iedereen mag stemmen.
Uitgangspunten bij deze nieuwe vorm van medezeggenschap zijn: 1. Een krachtige organisatie Het belang van een krachtige organisatie staat bovenaan voor zowel zeggenschap als medezeggenschap. Gelukkige en betrokken medewerkers zijn hier het meest essentiële onderdeel van. Als zij zich thuis voelen, werken met passie, gehoord worden en zich kunnen ontwikkelen werkt de organisatie op volle kracht wat ten goede komt aan de bewoners van Amsterdam. 2. Vertrouwen Bestuurder en medezeggenschap informeren elkaar structureel en vanuit vertrouwen. Ze adviseren elkaar proactief in plaats van reactief. Er wordt samen verder vooruit gekeken zodat de organisatieontwikkelingen hun snelheid niet verliezen. Overleg gaat over inhoud en strategie in plaats van over proces en details. Dit doen ze tijdens het proces van adviesvorming en ze zetten elkaar daarmee niet voor voldongen feiten. Elkaar verwijten maken is verleden tijd. Beide partijen beamen dat ze goed werk verrichten voor hetzelfde belang en stralen dit samen uit naar de organisatie, zonder de opbouwend kritische blik te verliezen. 3. Betrokkenheid Betrokkenheid van alle medewerkers via directe participatie of medezeggenschap is de missie van de nieuwe OR. De hoogste taak van de OR moet zijn: faciliteren dat alle medewerkers van zich kunnen laten horen, kunnen meedenken en kunnen meebeslissen. Nieuwe vormen van medezeggenschap zoals het inzetten van social media, prijsvragen, debatavonden, workshops medezeggenschap, beloningen, een kennisbank : een kaartenbak met deskundigen op een specifiek terrein, LEAN-oplossingsgroepen, een flexibele vulling van commissies en expertgroepen en supportgroepen en het ruimte bieden aan nieuwe initiatieven vanuit de organisatie kunnen deze betrokkenheid stimuleren. Het kenniscentrum krijgt hierin een trekkersrol. 4. Frisse energie OR-leden en commissieleden melden zich aan vanuit interesse, kennis en passie. Meer doorstroom in OR- en commissieleden zorgt ervoor dat de passie en interesse aangewakkerd blijft. Een OR-lid dat jarenlange ervaring heeft kan last krijgen van beroepsdeformatie omdat hij teveel losgeweekt raakt van zijn eigen werk en dat willen we graag voorkomen. Het goed combineren van de eigen functie en het lid zijn van de OR moet dus mogelijk zijn. Hoe kan de nieuwe vorm er concreet uitzien? 1 kleinere OR Deze OR is kleiner dan de huidige COR en houdt zich bezig met hoofdlijnen. Omdat deze OR rechtstreeks gekozen is, is er echt sprake van een bottum-up beweging met de grootst mogelijke invloed van de stem van elke medewerker. Voor de rechtstreekse OR verkiezingen wordt gewerkt met kieslijsten, die zelf de verantwoordelijkheid hebben diversiteit binnen de lijst te waarborgen. Een ondersteuningscentrum wordt opgebouwd, waarbij het begeleiden van het proces van het vormen van commissies en werkgroepen (het vullen van de kennis- en ervaringsbank) een eerste belangrijke taak is. Organische aanpassingen op grond van behoefte Op grond van sollicitaties wordt een kennisbank samengesteld waaruit de OR/het ondersteuningscentrum commissies en werkgroepen samenstelt. Dit zijn commissies op thema, maar
ook commissies op dienst, stadsdeel (RVE) en clusterniveau zoals ze nu bestaan. De RVE s waarvan men zeker weet dat ze samen aan één commissie genoeg hebben zullen direct samen één commissie krijgen. Andere RVE s starten met een eigen commissie (zoals zij eerder een OR hadden) en zullen de opdracht krijgen om te onderzoeken of fuseren met andere RVE-commissies in de komende periode mogelijk is. Als dit mogelijk is, doen zij dit ook direct. Langzamerhand zal er dus op organische wijze een structuur ontstaan die gebaseerd is op behoefte en vraag, en waarbij voldoende rekening is gehouden met de verschillen tussen de RVE s. De commissies en werkgroepen worden gevuld met zowel experts op procesniveau (LEAN) als inhoudelijke experts en medewerkers uit alle lagen van de werkvloer (zowel een uitvoerende collega als een manager). Streven is met deze verdeling (1 OR, commissies en werkgroepen) een afspiegeling te zijn van de medewerkers van de gemeente Amsterdam. Extra suggestie voor verdere invulling en mandaat De medewerkers in de kennisbank krijgen betaalde uren zodra zij zich inzetten voor een commissie of werkgroep. De commissies en werkgroepen mogen overleg plegen met de directie op RVE/stadsdeel niveau (of, in het geval het gaat om een commissie op clusterniveau, de clusterdirecteur). Zij brengen hiervan de OR op de hoogte. Pas bij meningsverschillen wordt dit voor een besluit tot op het niveau van de OR en de gemeentesecretaris gebracht. Zo houden de OR en de gemeentesecretaris hun handen vrij voor de hoofdlijnen en strategisch beleid met oog op de toekomst. Graag vernemen wij van u of ons voorstel voor zowel de gemeentesecretaris als de COR en de OR-en een werkbare suggestie is of in ieder geval een goede suggestie voor een nieuwe denkrichting. Zelfs als er uiteindelijk toch gekozen wordt voor een structuur met OR-en, GOR-en en een COR blijft JAN graag meedenken over verjonging en vernieuwing. Bedankt voor uw aandacht! Hoogachtend, JAN
Bijlage 1: Waarom niet de vertrouwde structuur behouden en langzaam vernieuwen? 1. Dichtbij Wij vinden het net als de COR erg belangrijk dat alle medewerkers worden gehoord en er medezeggenschap heel dichtbij de medewerkers mogelijk is. Volgens ons is de oude structuur met ORen op RVE niveau (eerder diensten en stadsdelen) daar niet per definitie een antwoord op. Momenteel zijn er OR-en die de medewerkers in het geheel niet betrekken (of zij proberen het wel, maar slagen hier niet in) en medezeggenschap geen frisse vibe geven. Uiteraard zijn er ook OR-en die momenteel heel goed werk verrichten. De leden hiervan kunnen uiteraard solliciteren op de kennisbank. Nieuw gevulde commissies, zorgvuldig en divers samengesteld vanuit de kennisbank zonder vriendjespolitiek kunnen wel worden ingesteld op RVE- en stadsdeelniveau. Bij een meningsverschil met de directie hebben zij altijd de OR als macht achter zich staan. Eigen mandaat is dus niet per definitie noodzakelijk. 2. Flexibel Wij zien ook graag een andere structuur omdat jonge collega s niet gebonden zijn aan 1 RVE of stadsdeel. Zij zien zichzelf als flexibele medewerkers van de gemeente en streven ernaar hun talenten zo goed mogelijk in te zetten, misschien zelfs elke 2 jaar bij een ander gedeelte van de gemeente. Als je in een OR op RVE niveau zit en vervolgens ergens anders komt te werken zit je ineens niet meer in de medezeggenschap als we handelen volgens de oude structuur! Een meer flexibel ingerichte medezeggenschap voldoet beter aan de moderne tijd waarin mobiliteit en ontwikkeling, netwerkvorming en samenwerken voorop staan. Wij denken ook dat het nodig is om de bestaande structuur anders in te richten omdat anders bestaande OR-leden op plekken blijven waar ze al zaten en verandering en vernieuwing de komende 3 jaar alsnog tegenhouden vanwege eerder verworven persoonlijke privileges. 3. Samen Een laatste reden waarom wij graag een andere structuur zouden zien: het is volgens ons niet in korte tijd haalbaar om de vele OR-en te vullen met meerdere jonge collega s en zo verjonging binnen de oude structuur tot stand te brengen. Bijvoorbeeld ook omdat bij sommige RVE s niet eens jonge collega s werkzaam zijn. Eén jonge collega in een al gevestigde OR sneeuwt al snel onder (door kennisachterstand en de leeftijd zullen ze sneller onzeker zijn en niet tegen de stroom in durven denken of spreken in hun eentje). Jonge mensen werken graag samen. Daarom liever 1 OR waarin een deel jonge/vernieuwende collega s terechtkomen, gekozen via kieslijsten (en toch liever niet op gereserveerde stoeltjes, want dat doet geen recht aan de kiezer). Daarnaast een kennisbank waarin alle collega s kunnen participeren en worden beloond naar inzet. Mensen kunnen persoonlijk worden gevraagd voor de kennisbank, door hun manager worden voorgedragen, of zelf solliciteren.
Bijlage 2: Nieuwe medezeggenschap: JAN denkt mee Ideeën voor het vergroten van betrokkenheid van alle medewerkers + het stimuleren van betrokkenheid onder jonge ambtenaren Nieuwe uitstraling van de OR naar alle medewerkers 1. Opereren op basis van vertrouwen en dialoog (ook met de gemeentesecretaris) 2. Streef ernaar een afspiegeling te zijn van de organisatie. Als dat niet het geval is: zet hier zelf proactief op in. Zorg zo dat de OR/COR een plek is waar iedereen bij wil horen en waar iedereen zich vertegenwoordigd voelt. 3. Gebruik het Appreciative Inquiry uitgangspunt: Focus niet op het verbeteren van zwakten, maar focus op beter gebruik van sterkten! 4. Stimuleer actief jonge ambtenaren zitting te nemen in de COR/OR (schakel o.a. JAN en traineepool hiervoor in) Zorg voor stageplekken / leer-werkplekken in de COR/OR om jonge ambtenaren te laten ervaren hoe het is Zorg voor flexibele plekken in de COR/OR voor jonge ambtenaren (i.p.v. voor 4 jaar verkiesbaar stellen: elk jaar of elke 2 jaar een ander of een groepje van 4 die elkaar mogen afwisselen en als groepje verkozen worden) Geef hen die verkozen worden en een tijdelijk contract hebben een vast contract als hun zitting in het geding komt door beëindiging van het contract Jonge ambtenaren voelen zich misschien nog niet deskundig genoeg om zich verkiesbaar te stellen. Zorg voor een mentor, of benadruk dat er ruimte is om al doende deskundigheid op te doen. Zorg dat jonge ambtenaren die zich verkiesbaar stellen niet bang zijn om onderuit gehaald te worden vanwege een domme vraag of een kennisachterstand. Zorg dat de onderwerpen die de OR/COR behandelt interessant genoeg zijn (of worden gemaakt) voor jonge ambtenaren. 5. Maak de OR/COR frisser, bruisender en aantrekkelijker (hier kunnen jonge ambtenaren heel goed over mee denken) door bijvoorbeeld nieuwe vormen van vergaderen en afstemming Nieuwe werkwijzen in contact met medewerkers 1. Een levende relatie met de achterban: leg proactief verbindingen in de organisatie, juist na de verkiezingen vorm niet na de verkiezingen een afgesloten cultuur 2. Online medezeggenschap via social media + virtueel bereiken van achterban 3. Zorg voor snellere communicatie met de achterban in de vorm van korte vragen en antwoorden in Jip- en Janneketaal in plaats van uitvoerige verhandelingen. 4. Organiseer inspirerende bijeenkomsten/workshops/feestjes/borrels over medezeggenschap in combinatie met ophalen mening of vraag uit de organisatie 5. Organiseer debatavonden over thema s en maak er een samenvattend filmpje van 6. Schrijf prijsvragen uit voor nieuwe vormen van organisatieontwikkeling 7. Aanjagen en faciliteren nieuwe initiatieven (bijvoorbeeld 20/10) uit de organisatie i.p.v. hiërarchische Top-down benadering: zorg dat creatieve, goede ideeën ook echt de ruimte en prioriteit krijgen en tot uitvoer komen Nieuwe interne werkwijzen 1. Werk met commissies en projectgroepen voor een flexibele samenstelling rond een vaste kern 2. Gebruik voor het voorgaande punt een kennisbank : een kaartenbak met deskundigen op een specifiek terrein (eventueel ook oud-or-leden) 3. Stimuleer creatief en positief denken door niet alles vast te leggen in gedetailleerde regeltjes
4. Stimuleer creatief en positief denken door out-of-the-box vergaderplekken 5. Stel een adviesgroep in van jonge ambtenaren die geen zitting nemen in de OR/COR, maar wel als officiële vraagbaak fungeert en opdrachten/vraagstukken kan onderzoeken en uitwerken (zoals de Frisdenkers van JAN) 6. Organiseer een jonge denktank die zich gaat bezighouden met vernieuwen en innovatie van de OR 7. Neem zitting in de OR mee in het carrièreperspectief 8. Beloon zitting in de OR met toeslagen, opleidingen of vrijstellingen 9. Zorg ook bij de niet-jonge OR leden voor een eerdergenoemde supportgroep om het lid heen Wat kan JAN doen naast meedenken? 1. Mogelijkheid tot zitting in de OR onder de aandacht brengen bij de achterban 2. JAN-ers laten stemmen op de jonge ambtenaren die zich verkiesbaar stellen 3. Zorgen voor een inhoudelijke supportgroep /intervisiegroep die regelmatig bij elkaar komt om de verkozen nieuwe jonge OR leden bij te staan in de OR jaren zodat zij hun power en positieve verwondering niet verliezen