Veel gestelde vragen aan het Kernteam implementatie VTH-kwaliteitscriteria 2.1 Veel gestelde vragen: 1. Moet ik mee doen aan dit implementatietraject? Nee, er is geen verplichting om gebruik te maken van het implementatietraject en de ondersteuning die op landelijk, provinciaal of regionaal niveau wordt geboden. Het landelijk kernteam kwaliteit rapporteert tijdens het proces aan alle betrokkenen over de resultaten van het implementatietraject. Dit betekent dat als je er voor kiest om niet mee te doen aan de zelfevaluatie en de vervolgstappen, dit in de openbare rapportage zal worden vermeld. 2. Hebben de VTH-kwaliteitscriteria 2.1 een wettelijke status? Nee, de VTH-kwaliteitscriteria 2.1 hebben nog geen wettelijke status. Het wetgevingstraject is hier voor gestart. Na 2015 worden deze kwaliteitscriteria wettelijk geborgd in een algemene maatregel van bestuur gekoppeld aan het wetsvoorstel VTH of eventueel de Omgevingswet. 3. Hoe zijn de kwaliteitscriteria tot stand gekomen en waar is dit te vinden? In het rapport VTH-kwaliteitscriteria 2.1 staat op pagina 5 en 6 het proces kort beschreven. Verdere achtergrondinformatie kunt u vinden op http://www.infomil.nl/onderwerpen/zelfevaluatietool. 4. Een gemeente die aan het herindelen is met twee andere gemeenten heeft de zelfevaluatietool gezamenlijk ingevuld aan de hand van de situatie per 1 januari 2015. Mag dat? Ja, de resultaten mogen door alle drie de gemeenten worden gebruikt en ook mag er gezamenlijk een verbeterplan worden opgesteld. Het gaat er immers om dat de nieuwe organisatie per 1 januari 2015 voldoet aan de VTH-kwaliteitscriteria 2.1 en deze criteria goed geborgd. 5. De planning voor het invullen van de zelfevaluatietool strookt niet met het proces van inrichten van de omgevingsdienst. Hierdoor is het nog maar deels mogelijk om de zelfevaluatietool in te vullen. Kan de planning voor het invullen van de zelfevaluatietool worden aangepast? Nee, de planning voor het invullen van de zelfevaluatietool kan niet worden aangepast. Het implementatietraject VTH-kwaliteitscriteria 2.1 is een landelijk overeengekomen traject. Ook dit betreft een afspraak tussen VNG, IPO en Rijk. De fase voor het opstellen van het verbeterplan is van juni tot en met september 2013. Dit betekent dat vòòr 1 oktober 2013 het proces om te gaan voldoen aan de kwaliteitscriteria voor het VTH-werkveld goed moet zijn doordacht. De ervaring leert dat de implementatie van de criteria een forse inspanning is. 6. Wordt er voor het opstellen van een verbeterplan een format geleverd? Ja, door het landelijke kernteam kwaliteit VTH 2.1 zal een format worden opgesteld dat in mei 13 aan alle partners wordt aangeboden.
7. Hoe moet de zelfevaluatietool worden ingevuld voor taken die niet binnen mijn organisatie voorkomen? Is het mogelijk dat de organisatie een beleidskeuze maakt om bepaalde taken niet uit te voeren? Behoeft de organisatie dan niet aan de criteria voor betreffende taken te voldoen? Als taken niet (kunnen) voorkomen hoeven deze niet te worden ingevuld. Zo zijn er bijvoorbeeld gemeenten waar geen monumenten zijn. Een organisatie die aangeeft dat een taak in het geheel niet voorkomt heeft een verantwoordingsplicht om duidelijk te maken waarom de betreffende situatie voor de gemeente geheel niet van toepassing is. Het maken van een bestuurlijke beleidskeuze om een taak niet uit te voeren is niet toegestaan. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht geldt de plicht tot handhaven. Het bestuur kan namelijk ongevraagd met een handhavingsverzoek of klacht worden geconfronteerd en zal deze dan moeten behandelen. Voor alle taakvelden dient een risico-analyse te worden gemaakt en de deskundigheid te worden geborgd ingeval het risico zich voordoet. 8. Kunnen voor activiteiten waar niet aan wordt voldaan raamcontracten met adviseurs worden afgesloten zodat langs deze weg aan de kwaliteitscriteria (competenties, capaciteit) wordt voldaan? In de VTH-kwaliteitscriteria 2.1 staat vermeld wanneer een taak binnen de overheid moet worden uitgevoerd en wanneer een taak mag worden uitbesteed (zie ook de toelichting bij de in de rapportage van de set kwaliteitscriteria, pagina 19-23). Er moet worden voldaan aan de spelregel: wanneer uitbesteden is toegestaan verklaart de uitvoerende organisatie te voldoen aan de kwaliteitscriteria. Dit betekent dat de organisatie die de betreffende deskundigheid levert aan het bevoegd gezag moet voldoen aan de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa en de activiteiten dienen uitgevoerd te worden op basis van de overige criteria voor proces, inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. 9. Is er een relatie met het werkaanbod? Als er geen of heel weinig werk is of als je geen of heel weinig activiteiten op een bepaald terrein hebt, moet je dan toch aan de criteria voldoen of moet dit via samenwerking of uitbesteding worden geregeld? De kwaliteitscriteria zijn minimale eisen en niet gerelateerd aan het werkaanbod. Organisaties die een beperkt aantal activiteiten uitvoeren, dienen te voldoen aan dezelfde criteria als organisaties die veelvuldig deze activiteiten uitvoeren. De criteria voor kritieke massa geven de organisaties een ondergrens van het aantal medewerkers en hun deskundigheid, die nodig is om activiteiten in continuïteit te kunnen uitvoeren. Bij een aantal organisaties zal vanuit het werkaanbod een grotere capaciteit nodig zijn voor een aantal deskundigheden dan in de set kwaliteitscriteria op basis van kritieke massa staat aangegeven. In de procescriteria is bij criterium 2 (probleemanalyse) en criterium 11 (borging personele en financiële capaciteit) aangegeven op basis waarvan de capaciteit moet worden vastgesteld en geborgd. Voor de situatie dat er geen werk c.q. activiteit is, geldt de beantwoording op vraag 8. 10. Brandveiligheidstaken uitbesteden aan de veiligheidsregio / regionale brandweer is uitbesteding binnen de overheid. Welke spelregels gelden hiervoor? In de rapportage VTH-kwaliteitscriteria 2.1 staan op pagina s 19-23 de spelregels voor uitbesteding beschreven. Alle activiteiten bij deskundigheidsgebied 14 Brandveiligheid dienen binnen de overheid georganiseerd te zijn. De deskundigheid is bij uitbesteding aan de veiligheidsregio belegd bij personen die zijn aangesteld door het bestuur van een gemeenschappelijke regeling waaraan het bevoegd gezag voor de betreffende activiteiten deelneemt. De organisatie die de betreffende deskundigheid levert moet
voldoen aan de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa en de activiteiten dienen uitgevoerd te worden op basis van de overige criteria voor proces, inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. 11. Is er een schema waarin overzichtelijk vermeld wordt wat al dan niet uitbesteed mag worden aan een marktpartij. Welke onderwerpen betreft dit? In figuur 3 op pagina 20 in de rapportage VTH-kwaliteitscriteria 2.1 staat een schematische weergave van deskundigheidsgebieden die binnen de overheid uitgevoerd moeten worden en die uitbesteed mogen worden. Bij de deskundigheidsgebieden staat vervolgens aangegeven welke activiteiten dit precies betreft. 12. Klopt het dat een parttimer die minder dan 24 uur werkt, voor geen enkele activiteit mee mag worden geteld? Dit in de gedachte dat een medewerker zich minstens 1/3 of 2/3 van een fte met een activiteit bezig moet houden. Hoe moeten we met deze parttimers om te gaan? Het gaat om een richtinggevende tijdsbesteding vertaald in een deel (1/3 of 2/3 deel) van de totale tijdsbesteding van een fulltime medewerker gebaseerd op een 36-urige werkweek. De essentie van dit criterium is het hebben van voldoende werkervaring om een activiteit dusdanig vaak uit te voeren dat deze activiteit beheerst wordt, zelfstandig en met voldoende up to date kennis kan worden uitgevoerd. 13. Wat houdt het netto-uren-vereiste in? Medewerkers hebben wettelijk recht op bepaald verlof bijvoorbeeld voor OR-werkzaamheden of voor ouderschapsverlof. Betekent dit dat als iemand een beroep doet op zijn wettelijk recht om in de OR te zitten of ouderschapsverlof op te nemen dat hij bepaalde werkzaamheden die bijvoorbeeld 2/3 van de tijd gedaan moeten worden niet meer mag uitvoeren? Dit lijkt in strijd met andere regels. Ook voor deze situatie geldt het criterium, dat een medewerker voldoende werkervaring moet hebben om een activiteit dusdanig vaak uit te voeren dat deze activiteit beheerst wordt, en zelfstandig en met voldoende up to date kennis kan worden uitgevoerd. Per situatie, per medewerker zal beoordeeld moeten worden of aan de essentie van het criterium wordt voldaan. 14. Spelregel 2, wat betekent controle van een HBO'er voor het werk van een MBO'er? Hoe dit te regelen? Op welke wijze moet dit worden aangetoond? Spelregel 2 luidt: "Een HBO-opleidingniveau is niet voor alle activiteiten noodzakelijk. Zo lang de uitvoering gecontroleerd wordt door iemand die wel voldoet aan de gestelde eisen voor dit deskundighedengebied." Activiteiten kunnen worden uitgevoerd door medewerkers met een lager opleidingsniveau dan de criteria voor kritieke massa voorschrijven, onder voorwaarde dat deze uitvoering gecontroleerd wordt door een medewerker die wel voldoet aan de gestelde eisen voor dit deskundigheidsgebied. In de rapportage VTH-kwaliteitscriteria 2.1 staat op pagina 25 en 26 een voorbeeld beschreven. In de criteria is niet vastgelegd hoe het bevoegd gezag dit borgt. 15. Gaan de provincies de zelfevaluaties en de verbeterplannen beoordelen? Hoe wordt door de provincies gecontroleerd? Op welke wijze wordt door de provincies gerapporteerd? De provinciale coördinatoren kunnen via de zelfevaluatietool individuele rapporten en een provinciaal geconsolideerde managementrapportage maken. Via deze voorziening kunnen provincies de voortgang van het invullen van de tool en het opstellen van de
verbeterplannen bewaken. Zonodig zal de provincie achterblijvende organisaties aanspreken, stimuleren en eventuele maatwerkafspraken maken. De coördinator stelt een provinciebrede rapportage op over de resultaten van de zelfevaluatie en verbeterplannen op basis van de informatie uit de zelfevaluatietool. Eventuele individuele afspraken met organisaties zullen in de provinciale rapportage worden vermeld. Hoe de coördinerende procesrol verder wordt ingevuld, is aan de individuele provincie. 16. Hoe kan de provincie zien dat de zelfevaluatie door de verschillende partijen is ingevuld? Hoe kan de provincie zien of een en ander correct en volledig is ingevuld? De provinciaal coördinator heeft via de zelfevaluatietool toegang tot de gegevens van alle organisaties in de provincie. De coördinator kan de gegevens inzien, analyseren en op basis hiervan vragen stellen of conclusies trekken. 17. Naar wie moeten de verbeterplannen worden gestuurd? En worden die landelijk ook nog ergens verzameld? De verbeterplannen moeten via de zelfevaluatietool worden ge-upload. De provinciaal coördinator heeft dan toegang tot het verbeterplan. Door de provinciaal coördinator wordt een provinciebrede rapportage over de verbeterplannen gemaakt. Vanuit de landelijke projectleiding wordt een landelijke rapportage gemaakt die aan de betrokken partners (VNG, UvW, IPO, Rijk) wordt aangeboden. 18. Er worden eisen gesteld aan kritische massa, zijn er ook regels voor permanente educatie? Ja, in de VTH-kwaliteitscriteria 2.1 zijn geen eisen gesteld aan permanente educatie. In algemene zin dient elke organisatie de uitvoering van haar taken te borgen. Daarbij hoort het scholen en trainen van medewerkers. In criterium 11.1 d in de rapportage VTH-kwaliteitscriteria 2.1 staat dat er een jaarlijkse reservering van middelen voor permanente her-, en bijscholing moet zijn. In criterium 11.2 wordt beschreven hoe een organisatie de kritische massa moet borgen. Binnen het toenmalige Programma Uitvoering met Ambitie (PUmA) is het project Arbeidsmarkt en Deskundigheid uitgevoerd. In dat kader wordt wel aan de ontwikkeling van permanente educatie gewerkt. 19. Hoe verhouden de VTH-kwaliteitscriteria 2.1 zich tot de private kwaliteitsborging, het advies van de Commissie Dekker? Vanuit de landelijke projectleiding wordt er naar gestreefd om te regelen dat voor marktpartijen dezelfde eisen gelden als voor de overheid. (NB: Zie ook voorlopig visiedocument van de Vereniging voor Bouw en Woningtoezicht (VBWT), "Privaat wat moet, publiek wat onvermijdelijk is" dat op 12 maart 2013 is verschenen). 20. De RUD zal de zelfevaluatie invullen. Bij de eigen organisatie zijn nog 2 personen achter gebleven die zich met milieuonderwerpen bezig houden. Moet die organisatie de zelfevaluatie dan zelf ook nog invullen? Ja, degene die de taak uitvoert vult zelfevaluatietool in. Het is en blijft wel de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag dat de zelfevaluatietool wordt ingevuld voor alle VTH-taken. Het bevoegd gezag moet daarom afspraken maken met de RUD over het invullen en de resultaten van de tool. 21. Verdient het aanbeveling dat elke invuller van de zelfevaluatie een eigen code heeft? Of kan de code van de invuller van de RUD-gegevens ook door de provincie en zelfs door alle gemeenten worden gebruikt?
De zelfevaluatietool is zo ingericht dat invullers en reviewers die de tool gaan gebruiken een unieke toegangscode krijgen. Op deze manier wordt gewaarborgd dat de uitkomsten van de zelfevaluatie alleen toegankelijk zijn voor de gebruiker. Ook RUD's kunnen hiervan gebruik maken. Zij krijgen ook een toegangscode om de tool te gebruiken. De reviewer van de desbetreffende organisatie heeft de bevoegdheid om met een aanmeldformulier dat staat op www.infomil.nl/zelfevaluatietool aan te geven welke medewerkers in zijn organisatie een rol moeten krijgen. De helpdesk geeft dan een inlogcode voor die medewerkers. Meer informatie over het gebruik van de tool is te vinden op de website van InfoMil http://www.infomil.nl/zelfevaluatietool Voor achtergrondinformatie over de zelfevaluatietool VTH-kwaliteitscriteria en met inhoudelijke vragen is de digitale helpdesk van InfoMil beschikbaar via http://www.infomil.nl/zelfevaluatietool/vragen-antwoorden 22. Is het implementatietraject VTH-kwaliteitscriteria 2.1 ook bedoeld voor de waterschappen? Het implementatietraject VTH-kwaliteitscriteria 2.1 is ook op de waterschappen van toepassing. De reden hiervoor is dat de aangepaste procescriteria (in vergelijking met het vingerende Besluit omgevingsrecht - Bor - en de Ministeriële regeling omgevingsrecht Mor -), na de wettelijke borging, ook op de aanhakende wetten, waaronder de Waterwet, van toepassing worden. Veel gemeenten hebben het deskundigheidsgebied Afvalwater en activiteit 4 van het deskundigheidsgebied Bodem, bouwstoffen en water uitbesteed aan het waterschap. De waterschappen dienen in dat geval ook aan betreffende kritische massacriteria te voldoen. 23. Hoe moeten waterschappen de zelfevaluatietool invullen? Alleen de vragen uit de zelfevaluatietool die van toepassing zijn moeten worden ingevuld. Bij de start van het invullen van de zelfevaluatietool kan de scope worden aangegeven. Door nvt aan te geven worden de niet relevante vragen niet meer getoond en betreft het een beperkte hoeveelheid te beantwoorden vragen. Met de Unie van Waterschappen worden nog afspraken gemaakt voor een eenduidige invulling. 24. Hoe stem ik het invullen van de zelfevaluatietool af met de regionale uitvoeringsdienst? Hoe kan dit praktisch worden geregeld? Inhoudelijk afstemmen is niet nodig. Ieder vult de tool in voor de taken die men zelf uitvoert. De taken die een gemeente zelf uitvoert vult men zelf in, de taken die bij de RUD belegd zijn voert de RUD in. Bij het bepalen van de scope kan de eerste selectie gemaakt worden, bij deelonderwerpen daarna kan men dit afzonderlijk aangeven (door de kleur geel en aangeven dat dit bij de RUD belegd is). Als opdrachtgever wil een gemeente of provincie natuurlijk ook weten of de taken wel conform de kwaliteitscriteria worden uitgevoerd. Hiertoe kan men de managementrapportage aan de RUD vragen. 25. Wat is de relatie tussen "waarstaatjegemeente.nl" en de landelijke zelfevaluatietool die in het implementatietraject VTH-kwaliteitscriteria 2.1 wordt gebruikt? De zelfevaluatietool is een hulpmiddel bij de implementatie van de VTHkwaliteitscriteria 2.1. Hiermee verkrijgt een organisatie inzicht in of wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria 2.1 voor de VTH-taken. Het instrument "waarstaatjegemeente.nl" is een compact basispakket van indicatoren en informatie die inzicht biedt op de uitvoering van medebewindstaken. Een organisatie kan met de inzet van dit instrument toezichtinformatie bijhouden en inzichtelijk krijgen. Tevens is het mogelijk om met behulp van dit instrument te benchmarken. Het uitvoeren van de zelfevaluatietool is nodig om antwoord te kunnen geven op de vragen over de kwaliteit van de VTH-taken die gesteld worden in waarstaatjegemeente.nl.
26. Hoeveel tijd kost het om de zelfevaluatietool in te vullen? Het invullen van de tool, mits goed voorbereid, neemt ongeveer 1 dag in beslag. In de voorbereiding gaat de meeste tijd zitten. Hoeveel tijd het u uiteindelijk kost hangt ook af van: of u (en de andere 'invullers') op de hoogte bent van de inhoud van de kwaliteitscriteria, versie 2.1 van september 2012; of u al eens eerder een zelfevaluatietool heeft ingevuld (de vorige versie); dan kent u namelijk de opbouw van de tool en de manier van vraagstelling; of u over alle benodigde documenten beschikt of en binnen welk tijdsbestek u een beroep kunt doen op collega's om u te ondersteunen bij het invullen van vragen over hun betreffende vakgebied; hoe en waar u de taken binnen de organisatie heeft belegd. 27. Waar kunnen we terecht met overige vragen? Op de site van InfoMil staan, veelgestelde vragen en de antwoorden daarop. Zie: http://www.infomil.nl/onderwerpen/integrale/omgevingsvergunning/zelfevaluatietool Maar mogelijk heeft u een andere vraag, dan kunt u deze daar ook voorleggen aan de helpdesk. Op deze manier wordt geprobeerd de gebruikers/invullers van de zelfevaluatietool zo goed mogelijk te ondersteunen. Uiteraard kunt u in voorkomend geval ook contact opnemen met uw provinciaal coördinator.