Inhoudsopgave 1. VOORBEELDEN BIJ RICHTLIJN INDEXEREN ROUWKAARTEN. 1 1.1. ALGEMENE OPMERKINGEN. 1 2. GEHUWDE VROUWEN WORDEN MET HUN MEISJESNAAM GEÏNDEXEERD 2 3. HET INDEXEREN VAN KINDEREN EN AANGETROUWDE KINDEREN 3 4. DE GEBOORTEDATUM VAN DE HOOFDPERSOON 4 5. TWEEMAAL GEHUWD DAN BEIDE PARTNERS NOTEREN 5 6. HET INDEXEREN VAN EERDER OVERLEDEN PARTNER EN HUIDIGE PARTNER 6 1. Voorbeelden bij Richtlijn Indexeren Rouwkaarten. In de hierna volgende voorbeelden worden een aantal situaties geïllustreerd die bij het indexeren van de rouwkaarten moeilijkheden kunnen geven bij het indexeren. De ervaringen van de controleurs zijn hierin verwerkt. Het indexeren is niet een strikt standaard procedure en er zijn situaties waarbij de medewerker die het indexeren uitvoert besluiten moet over de juiste invulling. Dan dient er steeds voor ogen gehouden worden dat het vinden van de rouwkaart door een onderzoeker van hoofdbelang is. Wij houden ons zeer aanbevolen voor terugkoppeling. 1.1. Algemene opmerkingen. Als het geslacht van een persoon niet duidelijk is door de naam of uit de tekst dan dient deze persoon aangegeven worden als onbekend. Veelal is alleen de Voornaam of de Roepnaam op de kaart aangegeven. Alleen het invullen van de Voornaam is dan voldoende. Als er bij een persoon geen Voornaam en geen Roepnaam staat, dan s.v.p. niet N.N. of een dergelijke afkorting gebruiken. De indicatie Foto aanvinken als er op de rouwkaart een foto staat. Dit komt slecht zelden voor. De rouwkaart kan niet geïndexeerd worden in de volgende situaties: o De kwaliteit is zo slecht dat de tekst onleesbaar is. o Op de kaart staat geen enkele persoon met een achternaam. o Op de kaart staat geen enkele persoon met een voornaam of roepnaam, ook niet in initialen. o Op de kaart staat geen jaartal en dit is ook niet uit de tekst af te leiden. 1
2. Gehuwde vrouwen worden met hun meisjesnaam geïndexeerd De overledene is een gehuwde vrouw en wordt geïndexeerd met haar meisjesnaam, dus als Cornelia Limper. Haar eerder overleden echtgenoot wordt geïndexeerd als Franciscus Harmsen. Opmerkingen: Het veld Voornamen*: wordt altijd ingevuld, het veld Roepnaam: alleen als deze expliciet wordt genoemd. Denk er aan het veld Man/Vrouw*: correct in te vullen. De Geboortedatum: is onbekend en wordt niet aangepast, echter de leeftijd bij overlijden is bekend en wordt ingevuld in het lftd: veld. Franciscus is eerder overleden, daarom staat zijn Overlijdensdatum: op voor. Bij Cornelia is de Overlijdensplaats: bekend, dan dient de Woonplaats: niet te worden ingevuld. Het veld Rol*: staat standaard op hoofdpersoon ; bij Franciscus moet deze aangepast worden naar partner. Bij de kinderen en de aangetrouwde kinderen wordt de familienaam niet genoemd en daarom worden deze niet geïndexeerd. 2
3. Het indexeren van kinderen en aangetrouwde kinderen Ons advies is om kinderen van de hoofdpersoon die dezelfde achternaam hebben als de hoofdpersoon, niet te indexeren. Reden hiervoor is dat bij het later zoeken in de index de achternaam van de overledene getoond wordt en daarmee de rouwkaart gevonden wordt. Wanneer ook de kinderen (met dezelfde achternaam!) bij het zoeken gevonden worden is het interpreteren door de onderzoeker moeilijker. De aangetrouwde kinderen worden wel geïndexeerd, de schoondochters met de meisjesnaam. Wanneer de kinderen en aangetrouwde kinderen niet met de familienaam genoemd worden dan worden ze niet geïndexeerd. In dit voorbeeld worden de initialen van de partner genoemd. Merk op dat de opvolgende initialen gevolgd worden door een punt. Dus zonder spatie tussen de opvolgende initialen. 3
4. De geboortedatum van de hoofdpersoon Op de meeste rouwkaarten wordt de leeftijd van de hoofdpersoon gegeven, dikwijls staat er de geboortedatum en een heel enkele keer kan de leeftijd niet vastgesteld worden. Deze drie situatie zijn hieronder aangegeven. In het lft wordt de leeftijd ingevuld. De Geboortedatum en de vóór indicatie worden niet gewijzigd. Bij het bevestigen van de invoer wordt de (circa) geboortedatum automatisch ingevuld. Hier kan de exacte Geboortedatum worden ingevuld alsmede de op indicatie. Bij een onbekende geboortedatum en onbekende leeftijd van de hoofdpersoon wordt de automatisch ingevulde Geboortedatum en vóór indicatie niet gewijzigd. 4
5. Tweemaal gehuwd dan beide partners noteren De overledene was tweemaal gehuwd en beide partners zijn reeds overleden. De partners worden genoteerd met de meisjesnaam, dus als Cornelia Pont en Catharina I.J.A. Vink Opmerkingen: Bij de hoofdpersoon worden dus twee partners geïndexeerd. Als er initialen gebruikt zijn dan volgt een punt na iedere initiaal, tussen opvolgende initialen staat geen spatie. Personen met dezelfde achternaam als de hoofdpersoon worden niet geïndexeerd (vaak zijn dit de eigen kinderen!). Aangetrouwde kinderen met een andere familienaam dan de hoofdpersoon worden wel geïndexeerd. Op deze kaart staat ook de woonplaats van de kinderen en deze worden bij het indexeren ook genoteerd. Soms staan er enigszins verborgen andere namen, zoals hier G. Hartdorff, deze worden wel geïndexeerd. De relatie tot de hoofdpersoon, de Rol* is dan overige. 5
6. Het indexeren van eerder overleden partner en huidige partner Bij het indexeren van een eerder overleden partner en bij het indexeren van de huidige partner is extra zorgvuldigheid geboden bij het juist invullen van de tijd indicaties. Bij de eerder overleden partner Anton Hermens wordt zijn overlijdensdatum opgegeven als vóór zijn echtgenote Corry Limpens. De huidige echtgenoot Rein Hermens overlijdt na Corry Limpens. 6